12 Top POS-Funktionen, die Sie für bessere Kassiervorgänge im Jahr 2026 benötigen
Die neue Ära der Registrierkasse: Moderne POS-Systeme bieten Funktionen wie Kreditkartenverarbeitung und Kundendatenbanken und verwandeln sich so von traditionellen Registrierkassen zu umfassenden Business-Tools.
Der unterschätzte Rechnungsheld: Die Rechnungserstellung ist eine wichtige, oft übersehene Funktion von POS-Systemen, die den Abrechnungsprozess optimiert und das Finanzmanagement von Unternehmen verbessert.
POS-Pfaue und Praktikabilität: Trotz unterschiedlicher Funktionen je nach Zielkunden haben alle POS-Systeme grundlegende Eigenschaften gemeinsam, die einen reibungslosen Betrieb und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften gewährleisten.
Einfachheit trifft Erfolg: Effektive POS-Systeme vereinfachen Geschäftsabläufe, sodass Unternehmen Prozesse effizient steuern und einen reibungslosen Umsatzfluss sicherstellen können.
Technikorientierte Transaktionen: Von Self-Checkout-Optionen bis zu detaillierten Kundendatenbanken – innovative POS-Funktionen kommen den sich wandelnden Anforderungen von Unternehmen entgegen und steigern das Kundenerlebnis.
Von Self-Checkout bis zu Kundendatenbanken – die Funktionen, die von führenden Point-of-Sale (POS) Systemen angeboten werden, können sich je nach Zielkundschaft stark unterscheiden.
Doch trotz einzigartiger Geschäftsmodelle gibt es einige grundlegende Funktionen, die jedes POS-System haben muss. Hier sind die 12 wichtigsten Funktionen, die meiner Meinung nach entscheidend sind, um ein großartiges Kundenerlebnis zu schaffen und gleichzeitig den Sicherheitsvorschriften zu entsprechen.
Was sind Point-of-Sale-Funktionen?
Wenn ich von POS-Funktionen spreche, meine ich die zusätzlichen Leistungen, die Ihr Kassensystem bietet und die es von einer einfachen Registrierkasse abheben. Diese können einfach sein – wie das Ermöglichen von Kreditkartenzahlungen – oder komplex, wie eine umfassende Kundenverwaltungsdatenbank im Backend.
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Dies sind die wichtigsten Funktionen für Betreiber, die ihr Geschäft vereinfachen und den Umsatz steigern wollen:
1. Rechnungsstellung
Auch wenn selten darüber gesprochen wird, ist die Rechnungsstellung eine Schlüsselkomponente eines POS-Systems.
Rechnungen erfassen nicht nur Verkäufe. Sie dokumentieren auch Einkäufe, Wartungen, Rückerstattungen und mehr. Das Erstellen, Verwalten und Kategorisieren dieser Rechnungen kann aufwendig werden – besonders, wenn Sie ein Unternehmen mit vielen Verkäufen oder ein kleines Unternehmen mit begrenzter Belegschaft sind.
Die meisten POS-Systeme bieten Rechnungsstellung standardmäßig an, dennoch sollten Sie überprüfen, ob die von Ihnen in Erwägung gezogenen POS-Systeme genug Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Anforderungen bieten.
- Können Sie Rechnungen direkt am POS-Gerät erstellen und teilen?
- Lässt sich ein Barcode-Scanner anschließen?
- Können Rechnungen digital per E-Mail oder SMS versandt werden?
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Rechnungsstellungs-Tool Steuern und Gebühren je nach Region korrekt berechnet. Das wird Ihnen in der Steuerzeit viel Stress ersparen.
2. Lagerverwaltung
Wenn Sie Ihre POS-Terminals mit Lagerverwaltungssystemen verknüpfen, können Sie den Bestand in Echtzeit verfolgen. So stellen Sie sicher, dass Produkte stets verfügbar sind – besonders wenn Sie ein Einzelhandelsunternehmen sind.
Mit diesen Daten können Sie auch Kundenpräferenzen erkennen und Ihre Bestseller nach Filiale, Standort und Zeit gezielt auffüllen.
3. Vielfältige Zahlungsmöglichkeiten
Kunden kaufen mehr, wenn der Prozess einfach ist – auch beim Bezahlen.
Mehrere Zahlungsmöglichkeiten zu bieten, gibt Kunden die nötige Flexibilität für ihre bevorzugte Zahlungsmethode und steigert dadurch Ihre Umsätze.
Ihr POS-Terminal sollte alle (oder die meisten) der folgenden Zahlungsmethoden unterstützen:
- Traditionelle Zahlungsmethoden wie Bargeld, Schecks usw.
- Kredit-/Debitkarten, inklusive gängiger Zahlungsanbieter wie MasterCard, Visa usw.
- Online-Zahlungsmethoden wie Google Pay, Apple Pay, Samsung Pay, Venmo und PayPal
Außerdem können Sie Kunden ermöglichen, Geschenkgutscheine und Coupons einzulösen oder Zahlungspläne wie Ratenzahlungen und Teilzahlungen einzurichten.
4. Berichte und Analysen
Verkaufsdaten bieten wertvolle Einblicke in Ihre Vertriebsaktivitäten, und Ihr POS ist der beste Ort, um diese zu erfassen.
Mit POS-Daten lassen sich Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Neukundengewinnungskosten und Kundenwert auswerten. Sie helfen Ihnen dabei, die Unternehmensleistung zu verstehen und aufzuzeigen, was funktioniert und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Oft unterstützt ein POS-System sogar Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung und Zeiterfassung, um die Produktivität zu messen.
Wenn Analyse-Tools direkt in Ihr POS integriert sind, bietet das weitere Vorteile wie:
- Bereitstellung der Daten im benötigten Format, damit die Datenverarbeitung schneller und einfacher wird – ein Punkt, mit dem laut nahezu zwei Drittel aller Unternehmen Schwierigkeiten haben.
- Erleichterung interner Geschäftsprüfungen, da alle Daten in leicht zugänglichen Vertriebsberichten gespeichert werden.
Sie können die Daten zudem nutzen, um das Kundenerlebnis mit personalisierten Empfehlungen zu verbessern (dazu gleich mehr).
5. Kundenbeziehungsmanagement
Eine nativ in Ihr POS integrierte Funktion für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) kann genutzt werden, um während des Checkouts Kundenprofile zu erstellen, sodass Sie Kundendaten wie Kontaktdaten, Kaufhistorie, Name usw. speichern können.
Diese Daten können auf zwei Arten genutzt werden, um Geschäftsprozesse zu verbessern und Kundenbeziehungen zu vertiefen:
Rechtzeitige Updates bereitstellen
Dies ist besonders im E-Commerce nützlich, wo Sie regelmäßig über den Bestellstatus informieren müssen.
Sobald eine Bestellung aufgegeben wurde, kann Ihr POS dem Kunden die Rechnung per E-Mail oder SMS zusenden – basierend auf den im CRM erfassten und gespeicherten Informationen. Diese Informationen können Sie während des Online-Checkouts oder beim Bezahlen an der Kasse (bei Vor-Ort-Käufen) erfassen.
Eine personalisierte Erfahrung schaffen
CRM-Daten können Aufschluss über die Vorlieben und das Verhalten Ihrer Kunden geben und so genutzt werden, um das Einkaufserlebnis individuell zu gestalten—etwas, das 71 % der Verbraucher von einem Unternehmen erwarten.
Sie können Kundendaten beim Checkout vorausfüllen, individuelle Preise, Rabatte, Geschenkkarten und mehr anbieten.
Neben dem positiven Gefühl für den Kunden fördert Personalisierung die Wiederholungskäufe, indem sie den Prozess für die Kunden kinderleicht macht.
Beispielsweise könnte das CRM beim POS automatisch einen Gutschein einlösen, den der Kunde bei einer früheren Transaktion erhalten hat, um den Checkout zu beschleunigen.
6. Mobilität
Mobile POS (mPOS) Systeme sind mobile POS-Geräte – meist ein Tablet oder mobiles Endgerät – mit denen überall unterwegs Zahlungen akzeptiert werden können. Ihre Beliebtheit steigt kontinuierlich, wobei erwartet wird, dass bis 2028 mindestens zwei Milliarden Menschen Transaktionen über mobile POS durchführen werden.
Warum? Mit mPOS können Unternehmen von überall aus sicher Zahlungen akzeptieren.
Nehmen Sie einen Foodtruck als Beispiel: Sein Erfolg hängt davon ab, Kunden schnell bedienen zu können. Ein mPOS ermöglicht dies, indem Bestellungen und Zahlungen unabhängig vom Standort angenommen werden können.
7. Integrationen
POS-Daten können nahezu jeden Geschäftsbereich bereichern. Damit das gelingt, muss Ihr POS jedoch mit anderen Tools und Plattformen kommunizieren können.
Hier kommen Ihre nativen und Drittanbieter-Integrationen ins Spiel.
Die Integration Ihres POS-Systems ohne Ihre bestehenden Plattformen und Prozesse zu beeinträchtigen (oder umgekehrt), bringt mehrfach Vorteile:
- Ermöglichen Sie Omnichannel-Commerce, indem Sie Ihre stationären und Online-Shops verbinden.
- Konsolidieren Sie all Ihre Transaktionsdaten, um ein umfassenderes Verständnis für Ihre Unternehmensleistung zu erhalten.
- Sorgen Sie für eine bessere Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen.
8. Skalierbarkeit
Wenn Sie eine skalierbare POS-Lösung aufbauen, wird es einfacher, neue Filialen, Kanäle, Produkte und Dienstleistungen hinzuzufügen.
Mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens können Sie mehr Transaktionen abwickeln und weitere Tools integrieren.
Erwägen Sie die Investition in ein cloudbasiertes Enterprise-POS-System. Dieses passt die Systemnutzung automatisch an veränderte Anforderungen an und ist daher besser für ein Wachstum geeignet.
So stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden weiterhin ungestört einkaufen können, ohne Ihr Budget zu sprengen.
Vor Ort vs. cloudbasiert
Ich würde On-Premise-POS-Systeme hier nicht abschreiben. Sie sind sicherer und individueller anpassbar als cloudbasierte Lösungen.
Der Nachteil? Das Skalieren und die Wartung von lokalen Systemen ist teurer, und Sie müssen interne Entwickler einstellen und schulen, um diese zu betreuen.
9. Kundensupport
Probleme treten häufig bei der Arbeit mit jeder Technologie auf – insbesondere beim Skalieren oder bei der Integration mit Drittanbieter-Apps. POS-Systeme (Kassensysteme) bilden da keine Ausnahme – ohne rechtzeitige Unterstützung können Ihnen schnell Umsätze in Höhe von Tausenden von Dollar entgehen.
Überprüfen Sie, ob Ihr bevorzugtes POS-System einen zuverlässigen Kundensupport über verschiedene Kanäle wie Telefon, E-Mail oder Chat anbietet. Einige bieten bei höheren Abonnementplänen sogar einen dedizierten Account-Manager.
Eine gute Möglichkeit, die Effektivität des Kundenservices eines Anbieters einzuschätzen, ist das Überprüfen von Online-Bewertungsplattformen und das Lesen von ausführlichen Erfahrungsberichten zu einem System.
Ein Beispiel: Eine schnelle Google-Suche nach Clover POS zeigt eine Menge gemischter Bewertungen bezüglich des Kundenservices – obwohl wir sie als ziemlich gut erlebt haben (solange Ihre Situation nicht zu komplex ist).
10. KI-Funktionen
Wie die meisten Technologien heutzutage nutzen POS-Systeme Künstliche Intelligenz (KI), um Geschäftsprozesse zu vereinfachen und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Sie können KI zum Beispiel einsetzen, um personalisierte Empfehlungen auf Basis von Kundenpräferenzen zu machen oder Bestandsmanagement-Prozesse zu automatisieren.
Am interessantesten (für mich): KI kann auch zur Verifizierung von Transaktionen genutzt werden. Sie bewertet Risiken in Echtzeit, indem sie Transaktionsmuster analysiert und Anomalien erkennt, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten.
Da KI laufend dazulernt, wird ihre Zuverlässigkeit bei der Erkennung von Betrugsfällen mit der Zeit immer höher.
11. Berechtigungen und Zugriff
Achten Sie auf POS-Systeme, bei denen Sie kontrollieren können, wer auf das System und dessen Daten Zugriff hat.
Es sollte Ihnen ermöglichen, während der Systemeinrichtung rollenbasierte Berechtigungen festzulegen – mit entsprechender Schulung des Kassenpersonals, sodass nur relevante Mitarbeitende Zugriff auf POS-Daten erhalten und die Sicherheit nicht gefährdet wird.
Der Zugang zu den richtigen Informationen zum passenden Zeitpunkt ermöglicht Geschäftsinhabern und Führungskräften einen transparenten Arbeitsablauf, der durch umfassende POS-Schulungen die Produktivität und Effizienz steigert. Zum Beispiel werden Bestandsdaten meist an das Lagerteam weitergegeben, damit diese bei niedrigen Lagerbeständen informiert werden.
12. Sicherheits- und Compliance-Funktionen
POS-Systeme sind ein wahres Schatzkästchen an Kundeninformationen. Sie speichern Daten wie Kreditkarteninformationen und personenbezogene Daten (PII), die Hacker nutzen könnten, um unbefugte Bestellungen auszulösen oder – schlimmer noch – Identitätsdiebstahl zu begehen.
Ganz zu schweigen davon, dass Sie ohne ordnungsgemäße Zahlungssicherheit riskieren, dass Hacker auf andere Programme, Systeme und Geräte zugreifen.
Am sichersten ist die Wahl eines POS-Systems, das den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) erfüllt.
PCI DSS definiert Sicherheitsstandards für alle Unternehmen, die große Kreditkartenanbieter nutzen.
Unternehmen müssen bei allen Transaktionen an ihren POS-Systemen PCI DSS-konform arbeiten. Dazu gehört, dass lediglich wertvolle Kundendaten gespeichert und regelmäßige Audits durchgeführt werden, um eventuelle Schwachstellen zu erkennen.
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