Automatisiertes Auftragsmanagement: Ultimativer Leitfaden + 10 IMS-Tools
Menschlicher Faktor—Fehler an allen Ecken: Fehler sind im manuellen Auftragsmanagement häufig und führen zu Ineffizienzen und Verlusten. Die Automatisierung dieser Aufgaben kann Fehler verringern und den Prozess deutlich verschlanken.
Roboter als Retter in der Not: Die Automatisierung des Auftragsmanagements verbessert Genauigkeit und Effizienz, übernimmt sich wiederholende Aufgaben und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Zeit gespart ist Zeit gewonnen: Die Automatisierung beschleunigt die Auftragsabwicklung, reduziert Verzögerungen und damit auch die Unzufriedenheit der Kundschaft. Diese Zeitersparnis führt zu besserem Service und höherer Kundenzufriedenheit.
Kosteneffektive Automatisierungsmagie: Die Automatisierung des Auftragsmanagements kann die Betriebskosten erheblich senken, da manueller Aufwand minimiert und Fehler bereits im Vorfeld beseitigt werden, bevor sie teuer werden.
Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher: Automatisierung im Auftragsmanagement ist ein Schritt zur Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens – so bleiben Sie wettbewerbsfähig und können auf schnell veränderte Marktbedingungen reagieren.
Irren ist menschlich, die Automatisierung des Auftragsmanagements ist genial.
Viel Zeit wird für fehleranfällige Aufgaben verschwendet. (Hier ein Beispiel: manuelle Dateneingabe.)
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben Ihren Auftragsmanagement-Prozess ausbremsen und wie Sie diese automatisieren können.
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Das Ziel ist eine deutliche Verbesserung der betrieblichen Effizienz nach dem Kauf.
Legen wir los.
Was ist automatisiertes Auftragsmanagement?
Automatisiertes Auftragsmanagement vereinfacht die Verarbeitung und Auslieferung Ihrer Bestellungen.
Dieser moderne Prozess eliminiert die manuelle Dateneingabe, minimiert das Fehlerrisiko und beschleunigt die Bearbeitungs- sowie Lieferzeiten, sodass Ihr Fulfillment-Team etwas entspannter arbeiten kann.
Es handelt sich um eine effiziente Technik, die selbstständig läuft. Es benötigt nur ein Mindestmaß an menschlichem Eingreifen für Regeldefinition, Entscheidungsfindung, Bewertung und Tests.
Schauen wir uns an, wie dieser automatisierte Auftragsabwicklungsprozess von Anfang bis Ende funktioniert.
Wie funktioniert automatisiertes Auftragsmanagement?
Auftragsmanagement gliedert sich in verschiedene Phasen. In jeder Phase fallen zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Aufgaben an, die automatisiert werden können.
Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben, die Sie automatisieren sollten:
Auftragserfassung und Validierung
Die Anbindung Ihrer verschiedenen Vertriebskanäle—E-Commerce-Plattformen, Marktplätze und sogar Social-Media-Seiten—an Ihr ERP-System kann die Auftragsabwicklung beschleunigen.
Wenn Sie alle Auftragsdaten und Lagerbestände an einem Ort bündeln, kann ein automatisiertes Auftragsverarbeitungssystem Aufgaben übernehmen wie:
- Kundendaten validieren
- Prüfen des Lagerbestands
- Vergabe von Auftragsnummern
- Auslösen von Bestellbestätigungs-E-Mails
Der gesamte Prozess wird schneller und effizienter, sodass Sie Bestellungen blitzschnell weiterleiten können.
Auftragsverteilung und Fulfillment
Geprüfte Aufträge müssen direkt ins Kommissionieren und Verpacken übergeben werden, wobei die Automatisierung einen reibungslosen und kontinuierlichen Ablauf gewährleistet.
Ein automatisiertes Auftragsmanagementsystem kann:
- Die richtigen Artikel im Lager lokalisieren (sogar das richtige Lager auswählen, falls Sie mehrere besitzen)
- Die effizienteste Kommissionierroute im Lager empfehlen
- Die kostengünstigsten Verpackungsmaterialien und -größen für den jeweiligen Artikel vorschlagen
Weniger Fehler an dieser Stelle bedeuten weniger Kundenbeschwerden und einen besseren Ressourceneinsatz.
Versand der Bestellung
Sobald das verpackte Produkt seine Reise über das Lager hinaus antritt, können Sie sich auf die Automatisierung verlassen, um:
- Versandetiketten erstellen und drucken
- Sendungsverfolgungslinks für Kunden erstellen
- Den besten Versanddienstleister für die Lieferung auswählen – basierend auf Versandkosten, Geschwindigkeit oder Standort (die Optimierung der Spediteurauswahl ist einer der vielen Vorteile von Paketprüfsoftware)
All diese Elemente sorgen gemeinsam für eine reibungslose Versandabwicklung für Sie und Ihre Kunden.
Retouren
Rücksendungen sind ein unvermeidlicher Teil des Geschäfts, aber Automatisierung kann sie deutlich unkomplizierter machen.
Ein modernes Auftragsverwaltungssystem kann folgendes erzeugen:
- Rücksendeetiketten generieren
- Bestandsaufzeichnungen automatisch aktualisieren,
- Die Kommunikation mit dem Kunden vereinfachen.
Die Vereinfachung dieser Schritte spart enorm viel Zeit und kann Kunden echte Sicherheit geben. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie erneut bei Ihnen kaufen.
Ich habe hier nur die wichtigsten, aber grundlegenden Aufgaben genannt, die Sie automatisieren können. Je nach Auftragsverwaltungssystem können Sie noch viel mehr erledigen.
Doch bevor wir darauf eingehen, zeige ich Ihnen ein paar Gründe, warum die Automatisierung der Auftragsabwicklung für Ihr E-Commerce-Geschäft oberste Priorität haben sollte.
Warum Sie die Auftragsabwicklung automatisieren sollten
Wachsende Betriebsergebnisse sind eine tolle Nachricht.
Aber das bedeutet auch mehr Kopfschmerzen durch preisliche Ineffizienzen, langsame manuelle Prozesse und Softwarelösungen, die nicht miteinander kommunizieren.
So bringt die automatisierte Auftragsabwicklung alles wieder ins Gleichgewicht – und bewahrt Sie davor, ständig nach Schmerztabletten im Arzneischrank zu suchen:
- Verbesserte Auftragsgenauigkeit. Menschliche Fehler bei der Auftragserfassung und Bestandsverfolgung können Verzögerungen und kostspielige Rücksendungen verursachen. Im Jahr 2024 werden voraussichtlich 890 Milliarden $ an Retouren im Einzelhandel anfallen – automatisierte Auftragsverwaltung kann Ihr Unternehmen davor schützen, einen zu großen Teil davon tragen zu müssen.
- Kundenerlebnis steigern. Automatisierte Systeme können mithilfe von Daten Erkenntnisse nutzen, um den Service zu personalisieren und Kundenbedürfnisse vorherzusehen. Da für 73 % der Kunden das Erlebnis beim Einkauf entscheidend ist, ist das ein entscheidender Vorteil.
- Zeit- und Kosteneffizienz steigern. Automatisierte Systeme beschleunigen die Auftragsabwicklung, sodass mehr Bestellungen in kürzerer Zeit erledigt werden. Laut Deloitte verzeichnen Unternehmen nach Einführung intelligenter Automatisierung einen durchschnittlichen Kostenrückgang von 32 %.
- Echtzeit-Bestandsübersicht erzielen. Die Integration von Echtzeitdaten aus Vertriebskanälen und Lagern verhindert Überbestände und Fehlbestände. Forrester’s Studie zum IBM Sterling Order Management zeigt, dass Unternehmen mit besserer Sichtbarkeit ihre Gewinne um bis zu 4,2 Millionen Dollar steigern können.
- Maximale Skalierbarkeit der Prozesse. Automatisierte Systeme ermöglichen es, Arbeitsprozesse und Ressourcen flexibel anzupassen. Sie können in Hochphasen mehr Ressourcen einsetzen und in ruhigeren Zeiten wieder reduzieren.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre Auftragsabwicklung im E-Commerce transformieren können, um diese Vorteile zu realisieren.
Während Sie noch an manueller Auftragserfassung festhalten, automatisieren Ihre Wettbewerber längst. Zeit, die besten Tools für Auftragserfassung auszuloten und aufzuschließen.
So implementieren Sie automatisierte Auftragsabwicklung
Automatisierung sorgt für effizientere Bestellabwicklung – das Einrichten braucht jedoch Anleitung. Hier einige anerkannte Tipps aus der Branche für den Einstieg:
1. Identifizieren Sie Ihre größten Herausforderungen
Wo treten immer wieder Probleme bei der Auftragsabwicklung auf?
Betrachten Sie Ihre Kennzahlen genau, um die Antwort zu finden. Sie zeigen Ihnen direkt, an welchen Stellen es in Ihrem Prozess hakt.
Wenn Ihre Nicht-zugestellte-Bestellungen-Rate steigt, kann das bedeuten, dass Ihr System doppelte oder falsche Adressen speichert. Oder vielleicht ist es an der Zeit, über einen neuen Versanddienstleister nachzudenken.
Notieren Sie darüber hinaus Aufgaben, die Sie häufig ausbremsen, wie das Erstellen und Drucken von Versandetiketten oder das Abgleichen von Bestellungen mit dem Lagerbestand.
rnrnWenn auf der Benutzeroberfläche noch manuelle Eingaben von Bestellungen oder eine Übertragung von Bestellungen von einem System auf ein anderes erfolgen, sollte diese Vorgehensweise eingestellt werden.","_content":"field_blockquotewithavatar_content","authors_name":"Tyler Higgins","_authors_name":"field_blockquotewithavatar_authors_name","authors_name_link":"","_authors_name_link":"field_blockquotewithavatar_authors_name_link","authors_title":"Managing Director bei AArete","_authors_title":"field_blockquotewithavatar_authors_title","authors_title_link":"https://www.aarete.com/","_authors_title_link":"field_blockquotewithavatar_authors_title_link","image_id":27896,"_image_id":"field_blockquotewithavatar_image_id","blockquote_style":"blockquote-text--small","_blockquote_style":"field_blockquotewithavatar_blockquote_style","shareable_quote":"1","_shareable_quote":"field_blockquotewithavatar_shareable_quote"},"mode":"preview"} /-->Nachdem Sie diese identifiziert haben, überstürzen Sie keinen kompletten Systemwechsel.
Indem Sie sich auf jeden einzelnen Arbeitsablauf konzentrieren – egal ob Auftragsabwicklung, Routing, Versand oder Retouren – können Sie die einzelnen Schritte gezielter angehen.
Setzen Sie sich zuletzt klare Ziele. Möchten Sie die Bearbeitungszeit um 30 % verkürzen? Oder die Genauigkeit der Bestellungen um 15 % steigern?
Das Festlegen dieser Ziele gibt Ihnen eine klare Richtung für die nächsten Schritte.
2. Finden Sie die passenden Tools für Ihre Ziele
Die Automatisierung Ihres Bestellprozesses funktioniert nicht ohne die passende Bestellmanagement-Software (OMS).
Ein OMS steuert den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung – vom Abschließen des Kaufs durch den Kunden bis zur Zustellung der Artikel. Dies ist nur einer von vielen Vorteilen eines Order Management Systems.
Bei der Auswahl eines OMS sollten Sie einige Anforderungen festlegen. Achten Sie darauf, dass es…
…zu Ihrem Unternehmen passt
Jedes OMS hat seine eigenen Stärken. Einige sind für Einzelhändler mit hohem Bestellvolumen konzipiert, andere gehen besser auf spezielle Geschäftsanforderungen ein.
Zum Beispiel: BrightPearl ist eine hervorragende Lösung für Multichannel-Händler, weil es Verkäufe und Lagerbestand sowohl online als auch offline in Echtzeit synchronisieren kann.
Zusätzlich verfügt es über die Automation Engine, mit der Sie einfache Regeln für das Kommissionieren bis zum Versand für jeden verwalteten Kanal definieren können.
…die Probleme Ihrer Bestellprozesse löst
Der wichtigste Grund, vor der Einführung einer Automatisierung ein Team-Meeting zu veranstalten, ist sicherzustellen, dass Sie am Ende ein Tool verwenden, das Ihre tatsächlichen Herausforderungen löst.
Nehmen wir an, Sie haben festgestellt, dass die Ausgaben für Verpackungsmaterial gestiegen sind und Sie diese um 10 % senken möchten.
Linnworks hilft dabei, Artikel während der Lieferung sicher aufzubewahren, ohne unnötige Ressourcen zu verschwenden. Sie können vordefinierte Materialkriterien für die Verpackung festlegen, damit die Verpacker immer die passende Größe und Art verwenden.
…sich gut in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt
Ihr OMS sollte mit Ihren anderen Tools wie:
- Vertriebskanäle wie Ihre E-Commerce-Plattform,
- Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM),
- Unternehmensressourcenplanungssoftware (ERP),
- Lagerverwaltungssoftware (IMS),
- und Warehouse-Management-Software.
Tools wie BigCommerce und Shopify verfügen über robuste APIs und ein breit gefächertes App-Ökosystem, um Ihr OMS mühelos mit dem Rest Ihrer Betriebsabläufe zu verbinden. (Darauf gehen wir gleich noch näher ein.)
Wenn Sie weitere Empfehlungen für Auftragsmanagementsysteme (OMS) suchen, werfen Sie einen Blick auf unsere Top 10:
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Ein weiteres Tool, das Sie zur Verbesserung der Automatisierung benötigen könnten? Eine Lösung für das Lagerbestandsmanagement (IMS).
Einige Marken stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Automatisierung des Auftragsmanagements.
Nehmen Sie zum Beispiel 123 Baby Box.
Gründerin Zarina Bahadur berichtet: „Unsere größte Herausforderung war die Synchronisierung der Lagerbestände über alle Vertriebskanäle. Dieses Problem führte zu Überverkäufen – wir haben mehr Produkte verkauft, als tatsächlich verfügbar waren.“
Sie benötigen bessere Bestandstransparenz, um Ihren Auftragsmanagement-Prozess reibungslos zu gestalten.
Während IMS-Lösungen sich in erster Linie auf die Bestandsbewegung in Echtzeit vor dem Kauf konzentrieren, helfen sie auch dabei, den Warenfluss von der Einlagerung bis zum Versand zu verfolgen.
Die Nutzung eines IMS in Verbindung mit einem OMS verhindert Überverkäufe und Out-of-Stock-Situationen.
Gute Nachrichten: Leistungsstarke Plattformen wie Linnworks und Cin7 Core vereinen OMS- und IMS-Funktionen und ermöglichen Ihnen so eine nahtlose Verwaltung von Bestellungen und Lagerbestand an einem Ort.
Eine vollständige Liste der führenden IMS-Lösungen finden Sie unten:
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3. Verbinden Sie Ihre Systeme und Kanäle
Zweiundachtzig Prozent der Führungskräfte sagen, dass ein Mangel an End-to-End-Transparenz das größte Hindernis für zuverlässige Daten ist. Integration ist wichtig, weil Sie eine vollständige Übersicht Ihrer Daten benötigen.
Gerade für einen Prozess wie das Auftragsmanagement, der drei entscheidende Faktoren vereint: Bestellinformationen, Bestandsverfügbarkeit und Kundendaten.
Wie bereits zuvor erwähnt, kann Ihr OMS all diese Informationen enthalten, weshalb es mit Ihren wichtigsten Tools, die diese Daten erfassen und speichern, verbunden sein muss.
Andernfalls müssen Sie zur manuellen Dateneingabe greifen, um das Problem zu beheben, was den Sinn der Automatisierung vollkommen zunichtemacht.
Damit Automatisierung funktioniert, benötigen Sie Echtzeitdaten.
Zum Beispiel: Wenn Ihre Systeme den Lagerbestand nur in geplanten Chargen aktualisieren, besteht die Gefahr, dass mehrere Bestellungen für denselben begrenzten Bestand aufgegeben werden (was besonders bei Flash Sales und großen Werbeaktionen sehr wahrscheinlich ist!)
Eine Integration ist extrem wichtig, um einen solchen teuren Fehler zu vermeiden, der sich auch negativ auf das Kundenerlebnis auswirkt.
Im besten Fall kann sie sogar zu enormen Einsparungen für Ihre Marke führen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein kanadisches Unternehmen für Industrieböden löste seine Synchronisierungsprobleme, indem es Salesforce und QuickBooks Online verband.
Sie sparten $25.000 an Kosten für manuelle Dateneingaben und konnten über $5 Millionen an Transaktionen automatisieren sowie die Wartungskosten um 90 % senken.
Um Datensilos zu vermeiden, können Sie folgendes tun:
- Wählen Sie Plattformen mit einer großen Bandbreite an Integrationen, wie die, die ich im oben genannten Tipp erwähnt habe.
- Verlassen Sie sich auf Drittanbieterverknüpfungen wie Zapier, die als universelle Übersetzer für Ihre Tools fungieren.
- Gehen Sie den individuellen Weg, was allerdings kostspielig sein kann. Mit Hilfe von Entwicklern können Sie eigene APIs oder Verbindungen erstellen, damit alles reibungslos zusammenarbeitet.
Eine nahtlose Integration ist notwendig, um ein automatisiertes Auftragsmanagementsystem mit möglichst wenigen Störungen zu schaffen.
4. Schaffen Sie eine solide Grundlage für Ihre Workflows
Da Sie nun Ihre zentralen Herausforderungen kennen – vorausgesetzt, Sie haben den ersten Tipp umgesetzt – wissen Sie bereits, welche Aufgaben Sie optimieren müssen.
Automatisierung spart Zeit, erfordert jedoch einen gewissen manuellen Aufwand im Vorfeld.
Zunächst müssen Sie Workflows einrichten, um Ihr neues System startklar zu machen.
Ihre Software übernimmt dann die schwere Arbeit, aber Sie müssen vordefinierte Regeln oder Kriterien festlegen, denen sie folgen soll.
Welche Kriterien die richtigen sind, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren aktuellen Pain Points ab. Für das Order Routing können zum Beispiel Lagerbestände und Kundenstandort als Parameter verwendet werden.
Sobald Sie Ihre Regeln definiert haben, unterscheidet sich das Einpflegen ins OMS je nach Plattform. In der Regel greifen Sie auf die Einstellungen für Automatisierungen zu, die Sie wahrscheinlich im Workflow-Bereich Ihres Tools finden.
Anschließend legen Sie die Auslöser und Bedingungen fest.
Für Paketoptimierung könnte das so aussehen:
„Wenn das Bestellgewicht X übersteigt, nutze Versandmethode Y.“
Klare und durchdachte Automatisierungsregeln helfen Ihrem OMS dabei, diese wiederkehrenden Aufgaben gemäß Ihrer Standards zu bearbeiten.
Um Ihre Bestandsdaten aktuell und präzise zu halten, sollten Sie in Technologien wie Barcodescanner und RFID investieren.
Barcodes ersparen Ihrem Team die Dateneingabe, und RFID ermöglicht eine effiziente Erkennung von Artikeln beim Kommissionieren und Verpacken.
(Auf weitere dieser Technologien gehe ich im Abschnitt zum intelligenten Lager in den automatisierten OMS-Trends ein.)
5. Führen Sie Ihr Team an Automatisierung heran
Die digitale Transformation – wie die Umstellung auf ein automatisiertes Auftragsmanagement – stößt häufig auf Hindernisse. Eine aktuelle Studie nennt vier Hauptfaktoren, die diesen Widerstand verursachen:
- Persönliche Hürden. Mitarbeitende befürchten, ihren Arbeitsplatz zu verlieren oder fühlen sich unwohl beim Erlernen neuer Systeme.
- Organisatorische Herausforderungen. Bestehende Unternehmenskultur und fehlende Unterstützung durch Führungskräfte können die Einführung ausbremsen.
- Soziale Einflüsse. Schlüsselfiguren oder Abteilungen könnten sich aufgrund von Machtverhältnissen oder Büro-Politik gegen Veränderungen stemmen.
- Finanzielle Faktoren. Große finanzielle Verpflichtungen können Entscheidungsträger trotz späterer Effizienzgewinne abschrecken.
Angesichts all dieser Sorgen, die Ihren Mitarbeitenden durch den Kopf gehen, sollte es Teil Ihres Plans sein, sie zu beruhigen und anzuleiten.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie den Widerstand Ihrer Mitarbeitenden gegen diese Veränderung abbauen können:
- Starten Sie Pilotprojekte mit einer teilweisen Einführung, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor das gesamte System ausgerollt wird.
- Führen Sie praktische Schulungen und Workshops für Ihr Personal durch, um den Übergang zu erleichtern.
- Setzen Sie einen Verantwortlichen oder ein Automatisierungs-Team ein und erstellen Sie Leitfäden, um kontinuierliche Unterstützung zu bieten.
- Beziehen Sie alle Stakeholder mit ein und sammeln Sie Feedback, während Sie voranschreiten.
- Feiern Sie Erfolge und erreichte Meilensteine auf dem Weg.
Das Ziel ist es, die Automatisierung wie ein Upgrade und nicht wie ein Ärgernis wirken zu lassen. Zeigen Sie Ihrem Team die Vorteile auf und begleiten Sie es während des gesamten Prozesses, um die Akzeptanz zu erhöhen.
6. Erfolg messen und Arbeitsabläufe optimieren
Wir schließen den Kreis. Genau wie im ersten Schritt, als Sie Ihre größten Herausforderungen identifiziert haben, ist es jetzt an der Zeit zu prüfen, ob die Automatisierung diese auch tatsächlich löst.
Je nach Zielsetzung sollten Sie laut Expert:innen diese wichtigen Kennzahlen (KPIs) im Blick behalten:
