Automatisiertes Auftragsmanagement: Ultimativer Leitfaden + 10 IMS-Tools
Menschlicher Faktor – Fehler an allen Ecken: Bei manueller Auftragsbearbeitung sind Fehler häufig, was zu Ineffizienzen und Verlusten führt. Die Automatisierung dieser Aufgaben kann Fehler reduzieren und den Prozess effektiv optimieren.
Roboter als Retter: Automatisiertes Auftragsmanagement verbessert Genauigkeit und Effizienz, übernimmt sich wiederholende Aufgaben und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Zeit gespart ist Zeit gewonnen: Automatisierung beschleunigt die Auftragsbearbeitung, reduziert Verzögerungen und sorgt für mehr Kundenzufriedenheit. Diese Zeiteffizienz führt zu besserem Service und gesteigerter Kundenzufriedenheit.
Kosteneffiziente Automatisierungsmagie: Die Automatisierung des Auftragsmanagements kann die Betriebskosten deutlich senken, indem sie manuelle Arbeit minimiert und Fehler rechtzeitig korrigiert, bevor sie teuer werden.
Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher: Die Einführung der Automatisierung im Auftragsmanagement ist ein Schritt zur Zukunftssicherung des Unternehmens und hält es wettbewerbsfähig und anpassungsfähig an rapide Marktveränderungen.
Irren ist menschlich, die Automatisierung der Auftragsverwaltung ist genial.
Viel Zeit wird mit fehleranfälligen Aufgaben verschwendet. (Hier ein Beispiel: manuelle Dateneingabe.)
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben Ihren Auftragsverwaltungsprozess aufhalten, und lernen, wie Sie diese automatisieren können.
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Was ist automatisierte Auftragsverwaltung?
Automatisierte Auftragsverwaltung vereinfacht die Bearbeitung und Auslieferung Ihrer Bestellungen.
Dieser modernisierte Prozess beseitigt die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt Bearbeitungs- und Lieferzeiten, sodass Ihr Fulfillment-Team aufatmen kann.
Es handelt sich um eine effiziente Technologie, die selbstständig läuft. Sie erfordert nur minimalen menschlichen Eingriff zur Festlegung von Regeln, Entscheidungsfindung, Auswertung und Tests.
Schauen wir uns an, wie dieser automatisierte Auftragsabwicklungsprozess vom Anfang bis zum Ende funktioniert.
Wie funktioniert automatisierte Auftragsverwaltung?
Auftragsverwaltung lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen. Jede Phase beinhaltet zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Aufgaben, die durch Automatisierung verbessert werden können.
Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben, die Sie automatisieren sollten:
Erfassung und Validierung von Bestellungen
Durch die Verknüpfung Ihrer verschiedenen Vertriebskanäle—E-Commerce-Plattformen, Marktplätze und sogar Social-Media-Seiten—mit Ihrem ERP-System können Sie die Bestellbearbeitungszeit beschleunigen.
Wenn Sie alle Bestelldaten und Lagerbestände an einem Ort haben, kann ein automatisiertes Bestellverarbeitungssystem folgende Aufgaben übernehmen:
- Kundendaten validieren
- Lagerbestand überprüfen
- Bestellnummern zuweisen
- Bestellbestätigungs-E-Mails auslösen
Der gesamte Prozess wird schneller und effizienter, sodass Sie die Bestellung so schnell wie möglich weiterschieben können.
Auftragsweiterleitung und -abwicklung
Geprüfte Bestellungen müssen direkt zur Kommissionierung und Verpackung gelangen, und die Automatisierung sorgt für einen reibungslosen und gleichmäßigen Ablauf.
Ein automatisiertes Auftragsverwaltungssystem kann:
- Die richtigen Artikel in Ihrem Lager lokalisieren (sogar das richtige Lager auswählen, falls Sie mehrere haben)
- Die effizienteste Kommissionierroute im Lager empfehlen
- Die kostengünstigsten Verpackungsmaterialien und -größen basierend auf dem Produkt vorschlagen
Weniger Fehler in dieser Phase bedeuten weniger Kundenbeschwerden und eine bessere Ressourcennutzung.
Versand der Bestellung
Sobald das Paket zur Auslieferung bereit ist, können Sie sich auf Automatisierung verlassen, um:
- Versandetiketten generieren und drucken
- Sendungsverfolgungslinks für Kunden erstellen
- Den besten Versanddienstleister für die Lieferung basierend auf Versandkosten, Geschwindigkeit oder Standort auswählen (die Optimierung der Dienstleisterauswahl ist einer von vielen Vorteilen von Paketprüfungssoftware)
All diese Funktionen arbeiten zusammen, um für Sie und Ihre Kunden ein nahtloses Versand-Erlebnis zu schaffen.
Retouren
Rücksendungen sind ein unvermeidbarer Teil des Geschäfts, aber Automatisierung kann sie deutlich unkomplizierter machen.
Ein modernes Auftragsmanagementsystem kann folgendes erzeugen:
- Rücksendeetiketten generieren
- Bestandsaufzeichnungen automatisch aktualisieren,
- Kommunikation mit dem Kunden vereinfachen.
Die Vereinfachung dieser Schritte spart enorm viel Zeit und gibt Ihren Kunden spürbar mehr Sicherheit. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie erneut bei Ihnen kaufen.
Ich habe hier nur die wichtigsten, aber grundlegenden Aufgaben beschrieben, die Sie automatisieren können. Je nach Ihrem Auftragsmanagementsystem können Sie noch viel mehr tun.
Doch bevor wir darauf eingehen, möchte ich einige Gründe hervorheben, warum die Automatisierung der Auftragsabwicklung für Ihr E-Commerce-Geschäft oberste Priorität haben sollte.
Warum Sie die Auftragsabwicklung automatisieren sollten
Wachsende Geschäftsabläufe sind eine tolle Nachricht.
Allerdings führt das auch zu neuen, pochenden Kopfschmerzen durch Preisunregelmäßigkeiten, langsame manuelle Prozesse und Softwarelösungen, die sich nicht miteinander verbinden lassen.
So sorgt automatisiertes Auftragsmanagement dafür, dass alles wieder im Gleichklang läuft—und Sie nicht mehr ständig zur Schmerztablette greifen müssen:
- Verbessern Sie die Auftragsgenauigkeit. Menschliche Fehler bei der Auftragserfassung und Bestandsverfolgung verursachen Verzögerungen und teure Rücksendungen. Im Einzelhandel werden Rücksendungen voraussichtlich $890 Milliarden im Jahr 2024 erreichen—automatisierte Auftragsabwicklung kann Ihr Geschäft davor schützen, einen Großteil dieses teuren Kuchens abbekommen.
- Verbessern Sie das Kundenerlebnis. Automatisierte Systeme können Daten verwenden, um den Service zu personalisieren und Kundenbedürfnisse vorherzusehen. Da 73 % der Kunden das Erlebnis beim Einkauf priorisieren, ist dies ein klarer Vorteil.
- Steigern Sie Zeit- und Kosteneffizienz. Automatisierte Systeme beschleunigen die Auftragsbearbeitung, sodass Sie mehr Bestellungen in kürzerer Zeit erfüllen können. Laut Deloitte erzielen Unternehmen, sobald intelligente Automatisierung eingeführt ist, einen durchschnittlichen Rückgang der Kosten um 32 %.
- Echtzeit-Bestandsübersicht gewinnen. Die Integration von Echtzeitdaten aus Vertriebskanälen und Lagern verhindert Überbestände und Fehlbestände. Eine Forrester-Studie zu IBM Sterling Order Management hat gezeigt, dass Unternehmen durch bessere Übersicht den Gewinn um bis zu $4,2 Millionen steigern können.
- Maximieren Sie die Skalierbarkeit der Abläufe. Automatisierte Systeme helfen dabei, Ihre Arbeitsabläufe und Ressourcen flexibel anzupassen. So können Sie während Spitzenzeiten mehr Ressourcen zuweisen und in ruhigeren Phasen reduzieren.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Commerce-Auftragsabwicklung entsprechend transformieren können.
Ihre Mitbewerber automatisieren Aufträge, während Sie noch in manueller Erfassung untergehen. Zeit, die besten Tools für die Auftragserfassung zu entdecken und aufzuschließen.
Wie Sie automatisiertes Auftragsmanagement einführen
Automatisierung macht die Auftragsabwicklung effizienter, doch das Aufsetzen erfordert Anleitung. Hier sind einige branchenweit anerkannte Tipps für den Einstieg:
1. Identifizieren Sie Ihre größten Herausforderungen
An welchen Stellen hakt es immer wieder bei der Auftragsabwicklung?
Werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihre Kennzahlen, um die Antwort zu finden. Sie zeigen Ihnen direkt die größten Stolpersteine im Ablauf.
Wenn Ihre Nicht-Zustellrate steigt, kann das bedeuten, dass Ihr System doppelte oder fehlerhafte Adressen speichert. Oder es ist vielleicht an der Zeit, Ihren Versanddienstleister zu überdenken.
Notieren Sie darüber hinaus Aufgaben, die Ihnen regelmäßig Probleme bereiten, wie das Erstellen und Drucken von Versandetiketten oder das Zuordnen von Bestellungen zum Lagerbestand.
Basierend auf dem Reifegrad einer Organisation könnte nahezu jede Aufgabe in einen automatisierten Bestellprozess überführt werden.
An der Benutzeroberfläche gilt: Gibt es eine manuelle Eingabe von Bestellungen oder müssen Bestellungen von einem System ins andere übertragen werden, sollte diese Praxis eingestellt werden.
Nachdem Sie diese identifiziert haben, stürzen Sie sich nicht kopfüber in eine komplette Systemumstellung.
Konzentrieren Sie sich auf jeden einzelnen Arbeitsablauf – ob Bestellabwicklung, Routenplanung, Versand oder Retouren – um die jeweiligen Schritte gezielt anzugehen.
Setzen Sie schließlich klare Ziele. Möchten Sie die Bearbeitungszeit um 30 % reduzieren? Oder vielleicht die Genauigkeit der Bestellungen um 15 % steigern?
Die Festlegung dieser Zielvorgaben gibt Ihnen eine klare Richtung für das weitere Vorgehen.
2. Finden Sie die richtigen Tools für Ihre Ziele
Die Automatisierung Ihres Bestellprozesses funktioniert nicht ohne die passende Bestellverwaltungssoftware (OMS).
Ein OMS verwaltet den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung – von dem Moment, in dem ein Kunde seinen Kauf abschließt, bis zum Eintreffen der Ware beim Kunden. Das ist nur einer von vielen Vorteilen von Bestellmanagement-Systemen.
Bei der Auswahl eines OMS sollten Sie einige Anforderungen festlegen. Achten Sie darauf, dass es…
…zu Ihrem Unternehmen passt
Jedes OMS hat seine eigenen Stärken. Einige sind für Händler mit hohem Bestellvolumen ausgelegt. Andere gehen auf spezifischere Geschäftsanforderungen ein.
Zum Beispiel: BrightPearl ist eine hervorragende Lösung für Multichannel-Anbieter, da es den Verkauf und Bestand online wie offline in Echtzeit synchronisieren kann.
Darüber hinaus hat es die Automation Engine, mit der Sie für jeden von Ihnen betreuten Kanal einfache Regeln für die Schritte vom Kommissionieren bis zum Versand festlegen können.
…die Probleme in Ihren Bestellprozessen löst
Der Hauptgrund, aus dem Sie mit Ihrem Team sprechen sollten, bevor Sie ein Automatisierungsprojekt starten, ist sicherzustellen, dass Sie ein Tool wählen, das Ihre Schwachstellen tatsächlich beseitigt.
Angenommen, Sie haben festgestellt, dass Ihre Kosten für Verpackungsmaterial steigen und möchten diese um 10 % senken.
Linnworks kann dabei helfen, Artikel während der Lieferung sicher zu verpacken, ohne unnötige Ressourcen zu verschwenden. Sie können vorab Kriterien für Verpackungsmaterial festlegen, sodass Verpacker immer die passende Größe und Art der Verpackung nutzen.
…sich gut in Ihre Systemlandschaft integrieren lässt
Ihr OMS sollte sich problemlos mit Ihren anderen Lösungen verbinden, wie zum Beispiel:
- Vertriebskanäle wie Ihre E-Commerce-Plattform,
- Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM),
- Unternehmensressourcenplanungssoftware (ERP),
- Bestandsmanagement-Software (IMS),
- und Lagerverwaltungssoftware.
Tools wie BigCommerce und Shopify verfügen über robuste APIs und einen umfangreichen App-Marktplatz, um Ihr OMS einfach mit dem Rest Ihrer Abläufe zu verbinden. (Darauf gehen wir gleich noch genauer ein.)
Wenn Sie nach weiteren OMS-Empfehlungen suchen, sehen Sie sich unsere Top-10-Auswahl an:
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Ein weiteres Tool, das Sie zur Verbesserung der Automatisierung benötigen könnten? Eine Bestandsmanagement-Lösung (IMS).
Manche Marken stehen bei der Automatisierung der Auftragsverwaltung vor besonderen Herausforderungen.
Nehmen Sie zum Beispiel 123 Baby Box.
Gründerin Zarina Bahadur berichtet: „Unser größtes Problem war die Synchronisierung des Bestands über verschiedene Vertriebskanäle hinweg zu gewährleisten. Dies führte zu Überverkäufen – wir haben mehr Produkte verkauft, als wir tatsächlich verfügbar hatten.“
Sie benötigen eine bessere Bestandsübersicht, um Ihren Bestellabwicklungsprozess reibungslos am Laufen zu halten.
Auch wenn IMS-Lösungen in erster Linie auf die Bestandsbewegung in Echtzeit vor dem Kauf ausgelegt sind, helfen sie zudem dabei, den Produktfluss durch Ihr Unternehmen von der Einlagerung bis zum Versand zu verfolgen.
Die Nutzung eines IMS in Kombination mit einem OMS verhindert Überverkäufe und Fehlbestände.
Gute Nachrichten: Leistungsfähige Plattformen wie Linnworks und Cin7 Core vereinen OMS- und IMS-Funktionalitäten und ermöglichen Ihnen eine nahtlose Verwaltung von Bestellungen und Beständen an einem Ort.
Eine vollständige Liste erstklassiger IMS-Lösungen finden Sie unten:
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3. Verbinden Sie Ihre Systeme und Kanäle
Zweiundachtzig Prozent der Führungskräfte sagen, dass fehlende End-to-End-Transparenz das größte Hindernis für verlässliche Daten ist. Integration ist deshalb so wichtig, weil Sie ein vollständiges Bild Ihrer Daten erhalten müssen.
Gerade für einen Prozess wie die Auftragsabwicklung, der die drei wichtigsten Elemente vereint: Auftragsdaten, Bestandsverfügbarkeit und Kundendaten.
Wie ich bereits erwähnt habe, kann Ihr OMS all diese Informationen aufnehmen, deshalb muss es mit Ihren wichtigsten Tools verbunden werden, die diese Details erfassen und speichern.
Andernfalls müssen Sie die Daten manuell eingeben, um das Problem zu beheben, was den Sinn der Automatisierung völlig zunichte macht.
Sie benötigen Echtzeitdaten, damit die Automatisierung funktioniert.
Zum Beispiel: Wenn Ihre Systeme den Lagerbestand nur in geplanten Intervallen aktualisieren, besteht das Risiko, dass mehrere Bestellungen für denselben begrenzten Bestand aufgegeben werden (was besonders bei Blitzverkäufen und großen Aktionen sehr wahrscheinlich ist!)
Integration ist so wichtig, um einen solch kostspieligen Fehler zu vermeiden, der sich zudem negativ auf das Kundenerlebnis auswirkt.
Im besten Fall können Sie dadurch enorme Einsparungen für Ihre Marke erzielen.
Ein anschauliches Beispiel:
Ein kanadisches Unternehmen für Industrieböden hat seine Synchronisationsprobleme durch die Verknüpfung von Salesforce und QuickBooks Online gelöst.
Sie sparten $25.000 an Kosten für manuelle Dateneingabe und konnten über $5 Millionen an Transaktionen automatisieren und die Wartungskosten um 90 % senken.
Um Datensilos zu vermeiden, können Sie:
- Wählen Sie Plattformen mit einer großen Bandbreite an Integrationen, wie die, die ich im obigen Tipp erwähnt habe.
- Verlassen Sie sich auf Drittanbieter-Connectoren wie Zapier, die wie Universalübersetzer für Ihre Tools funktionieren.
- Gehen Sie den individuellen Weg, was jedoch teuer sein kann. Mit Unterstützung von Entwicklern können Sie eigene APIs oder Verbindungen erstellen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos zusammenarbeitet.
Nahtlose Integration ist notwendig, um ein automatisiertes Auftragsmanagementsystem mit minimalen Unterbrechungen zu schaffen.
4. Schaffen Sie eine starke Grundlage für Ihre Workflows
Da Sie Ihre wichtigsten Herausforderungen bereits kennen—vorausgesetzt, Sie haben den ersten Tipp umgesetzt—wissen Sie schon, welche Aufgaben zu optimieren sind.
Automatisierung spart Zeit, erfordert jedoch zu Beginn etwas manuelle Arbeit.
Zuerst müssen Sie Workflows einrichten, um Ihr neues System zum Laufen zu bringen.
Ihre Software übernimmt die Hauptarbeit, aber Sie müssen vordefinierte Regeln oder Kriterien festlegen, denen sie folgen soll.
Die Wahl der richtigen Kriterien hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren aktuellen Schmerzpunkten ab. Für die Auftragsverteilung können Sie beispielsweise Lagerbestände und Kundenstandort als Parameter festlegen.
Wenn Sie Ihre Regeln definiert haben, erfolgt die Eingabe in Ihr OMS je nach Plattform unterschiedlich. In der Regel greifen Sie auf die Automatisierungseinstellungen zu, die Sie wahrscheinlich im Workflow-Automatisierungsbereich Ihres Tools finden.
Anschließend geben Sie die Auslöser und Bedingungen ein.
Zur Paketoptimierung könnte das so aussehen:
„Wenn das Auftragsgewicht X überschreitet, verwende Versandmethode Y.“
Klare, gut durchdachte Automatisierungsregeln helfen Ihrem OMS, diese wiederkehrenden Aufgaben nach Ihren Standards zu bewältigen.
Um Lagerbestände aktuell und korrekt zu halten, sollten Sie in Technologien wie Barcodescanner und RFID investieren.
Barcodes ersparen Ihrem Team die Dateneingabe, während RFID eine effiziente Erkennung von Artikeln beim Kommissionieren und Verpacken ermöglicht.
(Mehr zu dieser Technologie finden Sie im Abschnitt über intelligente Lagerhaltung unter automatisierten OMS-Trends.)
5. So helfen Sie Ihrem Team, Automatisierung zu akzeptieren
Die digitale Transformation—wie die Umstellung auf ein automatisiertes Auftragsmanagement—stößt häufig auf Widerstände. Eine jüngste Studie hat vier Hauptgründe für diese Ablehnung herausgefunden:
- Persönliche Barrieren. Mitarbeiter befürchten möglicherweise, ihren Arbeitsplatz zu verlieren, oder fühlen sich unwohl beim Erlernen neuer Systeme.
- Organisatorische Herausforderungen. Die bestehende Unternehmenskultur und fehlende Unterstützung der Führungsebene können die Einführung verlangsamen.
- Soziale Einflüsse. Wichtige Teammitglieder oder Abteilungen könnten sich aufgrund von Machtstrukturen oder Bürokratie gegen die Veränderung stellen.
- Finanzielle Faktoren. Große finanzielle Verpflichtungen können Entscheidungsträger abschrecken, auch wenn damit künftig Effizienzgewinne einhergehen.
Mit all diesen Sorgen, die Ihren Mitarbeitenden durch den Kopf gehen, sollte es Teil Ihres Plans sein, sie zu beruhigen und zu begleiten.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie den Widerstand Ihrer Mitarbeitenden gegen diese Veränderungen aufbrechen können:
- Führen Sie Pilotprojekte mit einer teilweisen Einführung durch, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor das gesamte System ausgerollt wird.
- Organisieren Sie praktische Schulungen und Workshops für die Mitarbeitenden, um den Übergang zu erleichtern.
- Bestellen Sie eine:n Automationsbeauftragte:n oder ein Automatisierungsteam und erstellen Sie Leitfäden, um kontinuierliche Unterstützung zu gewährleisten.
- Beziehen Sie alle Beteiligten mit ein und holen Sie regelmäßig Feedback ein, während Sie voranschreiten.
- Feiern Sie Erfolge und Meilensteine auf dem Weg.
Ziel ist es, dass sich Automatisierung wie ein Fortschritt und nicht wie ein Hindernis anfühlt. Wenn Sie Ihrem Team die Vorteile deutlich machen und sie während des gesamten Prozesses begleiten, werden sie offener dafür sein.
6. Erfolg messen und Arbeitsabläufe optimieren
Wir haben den Kreis geschlossen. So wie Sie im ersten Schritt Ihre größten Herausforderungen identifiziert haben, ist es jetzt an der Zeit zu prüfen, ob die Automatisierung diese tatsächlich löst.
Hier sind einige wichtige KPIs, die Sie je nach Zielsetzung im Auge behalten sollten – laut Expertinnen und Experten:
<!-- wp:acf/blockquotewithavatar {"name":"acf/blockquotewithavatar","data":{"content":"Wenn Sie die Effizienz des Auftragsmanagements messen möchten, sind diese KPIs ein Muss:\r\n\r\nrnrn rnrnQuote nicht ausgelieferter Bestellungen zur Erfassung fehlgeschlagener Lieferungen und deren Ursachen.rnrnrnrn rnrnBearbeitungszeit von Bestellungen, um zu messen, wie schnell Bestellungen bearbeitet und versendet werden.rnrnrnrn rnrnRate pünktlich bearbeiteter Bestellungen, um sicherzustellen, dass Bestellungen innerhalb des zugesagten Zeitrahmens versendet werden.rnrnrnrn rnrnBestellgenauigkeit um Fehler gering zu halten.rnrnrnrn rnrnVerpackungssicherheit, um den Prozentsatz unbeschädigt ankommender Bestellungen zu verfolgen.rnrnrnrn rnrnLieferpünktlichkeitsrate, um die Zuverlässigkeit der Lieferungen zu messen.rnrnrnrn rnrnRetourenquote, um die Gründe für Rücksendungen zu analysieren.rnrnrnrn rnrnBestandsgenauigkeit, um Abweichungen im Lagerbestand zu erkennen.rnrnrnrn rnrnProduktivität des Verpackungsteams, um die Effizienz bei der Auftragsabwicklung zu überwachen","_content":"field_blockquotewithavatar_content","authors_name":"Michael Avgul","_authors_name":"field_blockquotewithavatar_authors_name","authors_name_link":"","_authors_name_link":"field_blockquotewithavatar_authors_name_link","authors_title":"Operations Manager bei Avalglass","_authors_title":"field_blockquotewithavatar_authors_title","authors_title_link":"https://avalglass.com/","_authors_title_link":"field_blockquotewithavatar_authors_title_link","image_id":"","_image_id":"field_blockquotewithavatar_image_id","blockquote_style":"blockquote-text--small","_blockquote_style":"field_blockquotewithavatar_blockquote_style","shareable_quote":"1","_shareable_quote":"field_blockquotewithavatar_shareable_quote"},"mode":"preview"} /-->Bei so vielen beweglichen Teilen ist das Verfolgen dieser KPIs kanalübergreifend eine Herausforderung.
Mit einem OMS können Einzelhändler den Prozess jedoch automatisieren und haben mehr Zeit, sich auf ein nahtloses Kundenerlebnis zu konzentrieren.
Durchschnittliche Auftragsbearbeitungszeit: Je nach Art des Geschäfts haben Händler unterschiedlich viel Einfluss auf die Bearbeitungszeit.
Retourenquote: Kunden senden eine von fünf Online-Bestellungen zurück – daher ist es wichtig, diesen KPI zu tracken.
Bearbeitungszeit für Rückerstattung: Es ist wichtig, eine erstklassige E-Commerce-Rückgaberichtlinie zu haben, die es den Kunden ermöglicht, ihr Geld sofort zurückzuerhalten.
Perfekte Bestellrate: Jeder Händler sollte eine hohe perfekte Bestellrate (mindestens 90 %) anstreben, um Effizienz und eine höhere Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
Ein OMS hilft Ihnen, die Zahlen zu überwachen, aber Sie brauchen eine klare Strategie zur Auswahl, Auswertung und Nutzung dieser Kennzahlen.
Wählen Sie KPIs, die zu Ihren Unternehmenszielen passen – sei es die Reduzierung von Versandfehlern, die Verbesserung der Liefergeschwindigkeit oder die Senkung der Retourenquote.
Metriken können helfen, Engpässe im Prozess zu identifizieren, um Ihre Automatisierungsregeln anzupassen.
Schauen Sie außerdem über oberflächliche Erfolge hinaus – manchmal liegt das eigentliche Problem hinter scheinbar guten Zahlen verborgen.
Wenn zum Beispiel die Bestellgenauigkeit stimmt, aber die Retourenquote hoch ist, könnte irgendwo anders ein Problem bestehen.
Ihr Augenmerk sollte nicht nur auf Letzterem liegen. Überprüfen Sie Ihre Produktbeschreibungen und Größeninformationen, um sicherzustellen, dass diese korrekt sind. Vielleicht haben Ihre Kunden Artikel erhalten, die nicht ihren Erwartungen entsprochen haben.
Automatisierung ist kein einmaliges Projekt, deshalb gilt: Testen und regelmäßig anpassen, um Ihre Arbeitsabläufe stetig zu optimieren.
4 Herausforderungen bei der Automatisierung des Auftragsmanagements (+ Lösungen)
Die Einführung eines neuen Systems, die Integration in bestehende Tools oder das Training Ihres Teams ist anfangs eine große Herausforderung.
Ein wenig Reibung ist da unvermeidbar.
Lassen Sie uns die anfänglichen Hürden, auf die die meisten Unternehmen stoßen, aufschlüsseln und Ihre Auftragsabwicklung optimieren.
1. Veraltete Systeme ablösen
Zwei Drittel der Unternehmen setzen weiterhin auf Altsysteme – aus Sicherheitsgründen (44 %), wegen Betriebsunterbrechungen (37 %) und Zuverlässigkeit (33 %).
Ja, auch veraltete Infrastruktur kann weiterhin Kundenbestellungen abwickeln. Aber sie ist langsam, umständlich und anfällig für Fehler sowie Sicherheitslücken.
Noch schlimmer: Häufig können Altsysteme nicht mit moderner Technologie kommunizieren.
Wenn Sie versuchen, Automatisierung in ein veraltetes System zu zwängen, entstehen Datensilos und häufige Abstürze. Das widerspricht dem eigentlichen Ziel der Automatisierung.
Lösung:
Zentralisieren Sie Ihren Tech-Stack mithilfe eines OMS mit speziell entwickelten Integrationsmöglichkeiten, zum Beispiel Linnworks, Cin7 Core oder CRM Creatio.
Als Aspire Furniture, ein Möbel-Großhändler, sein veraltetes System auf Linnworks migrierte, erhielt das Unternehmen eine bessere Kontrolle über das Bestandsmanagement.
Das neue System ermöglichte fortschrittliches Container-Tracking, Prognosetools, automatisierten Etikettendruck und eine nahtlose Integration mit Marktplätzen wie Debenhams und B&Q. Die Integration stellt sicher, dass Ihre gesamte technische Infrastruktur harmonisch zusammenarbeitet.
Entscheiden Sie sich für Cloud-basierte Anbieter oder solche mit starker API-Konnektivität für eine reibungslose Kommunikation zwischen den Plattformen.
2. Hohe Anfangsinvestitionen meistern
Die Implementierung eines OMS für E-Commerce-Plattformen kann zwischen $30 und über $1.000 pro Monat kosten. Die Kosten steigen noch weiter, wenn Sie CRM- und ERP-Systeme an Ihr OMS anbinden wollen.
Auch Ausgaben für Schulung, Support und langfristige Wartung summieren sich.
Gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen mit beschränktem Budget können diese Kosten schnell zur Belastung werden.
Lösung:
Investieren Sie in eine OMS-Plattform, die skalierbare Lösungen und flexible Preismodelle anbietet.
Quickbooks Online bietet Pay-as-you-go- oder gestaffelte Tarife – ideal, wenn Sie klein anfangen wollen. Für eine individuellere Lösung holen Sie sich ein Angebot von Anbietern wie Acumatica oder Brightpearl.
Vergleichen Sie die vollständigen Kostenstrukturen verschiedener Anbieter. Vergessen Sie nicht, nach laufenden Wartungskosten für Fehlerbehebungen, Funktions-Erweiterungen und Updates zu fragen.
3. Schlechte Daten beseitigen
So beeindruckend Automatisierung auch ist – sie ist nicht fehlerfrei. Werden falsche Informationen eingespeist, wird auch Ihr Prozess verfälscht.
In diesem Fall liegt die Schuld nicht am System.
Die Ursache ist schlechte Datenqualität. Ein ernstes Problem, das viele Branchen betrifft – auch den Einzelhandel.
Sie ist ein ständiger Störfaktor und kostet Unternehmen bis zu $12,9 Millionen jährlich.
Lösung:
Zuerst sollten Sie Namenskonventionen, Datumsformate, Artikelnummern (SKUs) und Maßeinheiten in all Ihren Systemen standardisieren. Schulen Sie außerdem Ihr Personal in diesen Best Practices.
Es ist zudem notwendig, die Datenqualitätsmetriken (nämlich: Genauigkeit, Konsistenz, Vollständigkeit, Aktualität und Gültigkeit) fortlaufend zu überwachen, damit nichts schiefgeht.
4. Minimierung von Systemausfällen und Fehlern
Es ist nicht die Frage ob, sondern wann—88 % der Führungskräfte rechnen mit einem größeren IT-Vorfall.
Noch schlimmer: Es kostet viel, wenn Sie nicht vorbereitet sind. Sechzig Prozent der Systemausfälle verursachen einen Verlust von 100.000 $ für Unternehmen und 15 % sogar mehr als 1 Million $.
Systemabstürze geschehen durch Überlastungen, veraltete Software oder schlechte Integration zwischen Systemen.
Für Ihr Auftragsmanagementsystem bedeutet das: Bestellverzögerungen, verpasste Lageraktualisierungen oder Kunden, die ihre Lieferungen nicht verfolgen können.
Lösung:
Cloudbasierte Lösungen mit zuverlässiger Betriebszeit und Integration können das Risiko von Ausfallzeiten und Fehlern minimieren. Cin7Core’s OMS und IMS sind dafür Paradebeispiele.
Sie verbinden Lagerverwaltung, Bestellrouting und Versand und reduzieren Systemausfälle, die durch getrennte Systeme verursacht werden.
Die cloudbasierte Infrastruktur bietet eine Synchronisierung in Echtzeit, hohe Verfügbarkeit und skalierbare Leistung, um wachsende Datenmengen ohne Abstürze zu bewältigen.
Natürlich bleibt regelmäßige Wartung (z. B. Software-Updates und Datensicherungen) entscheidend, um Störungen zu vermeiden.
Was bisher funktioniert hat, reicht womöglich nicht mehr aus, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Die zukunftssichere Automatisierung der Auftragsabwicklung hilft dabei, Verzögerungen, teure Fehler und verpasste Chancen bei steigendem Bestellvolumen zu verhindern.
Statten Sie sich mit skalierbaren Lösungen aus, die sich in der nächsten Sektion mit künftigen Trends weiterentwickeln.
Zukünftige Trends in der Auftragsmanagement-Automatisierung
Selbst bei automatisiertem Auftragsmanagement können sich Verzögerungen und Rückstände einschleichen, wenn Ihre Systeme nicht Schritt halten.
Die neuesten Tools und Technologien helfen Ihnen, die Nachfrage besser vorherzusagen, Lagerprozesse zu beschleunigen und Lagerbestände kanalübergreifend zu überwachen.
Hier erfahren Sie, wie die Zukunft der Auftragsabwicklung aussieht – und warum Sie sie nicht ignorieren sollten.
Zunehmende Nutzung von KI und maschinellem Lernen
Einundsiebzig Prozent der Einzelhändler setzen heute KI (Künstliche Intelligenz) ein, um ihre Abläufe grundlegend zu modernisieren. Und 25 % setzen sie gezielt dazu ein, Kundennachfrage vorherzusagen und Fehlbestände oder Überbestände zu vermeiden.
KI und maschinelles Lernen (ML) ermöglichen es Systemen, aus Daten zu lernen, sodass sie Muster in der Auftragsabwicklung mit minimalem menschlichen Eingriff schnell erkennen können.
KI und ML in der Praxis: Pipe17 und fabric
Der Anbieter für Auftragsmanagement Pipe17 sammelte 15,5 Millionen $ ein, um seine KI-gestützten Tools systemübergreifend auszubauen.
Eines dieser Tools ist „Pippen“, ein Order Operations Agent, der die Bestellrouting- und Ausnahmebearbeitung automatisiert.
Im Dezember 2024 stellte fabric die AI Order Cloud vor, ein KI-gestütztes Order-Management-System (OMS), das darauf ausgelegt ist, die Abläufe im Multichannel-Einzelhandel zu optimieren.
Zu den Funktionen gehören ein KI-Assistent, Trend-Erkennung und intelligente Empfehlungen.
Intelligente Lagerhaltung durch IoT und Robotik
Der Markt für intelligente Lagerhaltung wird von 22,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 75,7 Milliarden US-Dollar bis 2032 wachsen. Seine zwei Hauptkomponenten sind: Geräte des Internet der Dinge (IoT) und Robotik.
IoT-Sensoren wie RFID-Tags und Barcode-Scanner überwachen die Bewegungen im Lagerbestand sowie den Zustand der Lagertechnik.
Sie melden ungewöhnliche Aktivitäten oder Temperaturschwankungen, die die Produktqualität beeinträchtigen könnten.
Auf der robotergestützten Seite übernehmen Maschinen die schwere Arbeit — im wahrsten Sinne des Wortes. Sie kommissionieren, verpacken und sortieren Bestellungen, nutzen intelligente Kartierung zur schnellen Fortbewegung im Lager und optimieren Kommissionierwege.
Intelligente Lagerhaltung in der Praxis: Ocado Group
Ocado Group bringt ihre On-Grid Robotic Pick (OGRP)-Technologie für den Online-Lebensmittelhandel und die Logistikbranche auf den Markt.
OGRP-Roboter nutzen maschinelles Sehen und intelligente Sensoren, um die richtigen Greifpunkte zu erkennen und Artikel zu greifen und zu verpacken, ohne diese zu beschädigen.
Durch Verhaltensnachahmung können Menschen diese Roboter anleiten, bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Die Roboter werden immer besser, indem sie aus eigenen Erfahrungen und denen anderer Roboter im System lernen.
Prognoseanalytik für die Bedarfsprognose
KI-gestützte Bedarfsprognose bedeutet weniger Lagerüberhänge und geringere Lagerkosten.
Deloitte stellte fest, dass eine Hypermarché-Kette mit KI den Lagerbestand um 14 % reduzierte. Die KI analysierte frühere Verkaufszahlen und Trends, um zu ermitteln, welche Produkte auf Vorrat benötigt werden.
Dadurch vermied die Kette einen zu hohen Lagerbestand und hatte nur das, was sie wirklich brauchte. Ist beispielsweise der Lagerwert 100.000 $, könnten so 14.000 $ effektiver eingesetzt werden.
KI-Bedarfsprognose in der Praxis: Inventoro
Cin7 Core setzt auf diesen Trend und übernimmt Inventoro, eine KI-gestützte Software für Bestands- und Auftragsmanagement.
Die KI-gesteuerten Tools von Inventoro können Verkäufe prognostizieren, Langsamdreher ausräumen und die Nachbestückung automatisieren – und das alles in Echtzeit. Sie arbeiten zusammen, damit Fulfillment-Teams keine Last-Minute-Bestellungen bei Zulieferern machen müssen.
Aufstieg von Omnichannel-Order-Management-Lösungen
Neunzig Prozent der Einzelhändler verfügen inzwischen über eine Omnichannel-Strategie – gegenüber weniger als der Hälfte vor vier Jahren.
Omnichannel-Lösungen verwischen die Grenze zwischen Online- und Offline-Shopping, indem sie Teile des Auftragsmanagement-Prozesses automatisieren.
Unabhängig davon, wo oder wie Kunden einkaufen, erhalten sie den gleichen Servicegrad und Zugriff auf den Warenbestand.
Omnichannel-Auftragsmanagement in der Praxis: SmartActions Omni-Bot™
SmartActions Omni-Bot™ geht im Omnichannel-Auftragsmanagement mit virtuellen Agenten noch einen Schritt weiter.
Kunden können sich nach dem Auftragsstatus erkundigen, Bestellungen aufgeben oder Rückgaben anfragen. Es nutzt zu 100 % natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um Kundenanfragen über Sprache, Text oder Chat zu verstehen und zu beantworten.
Omni-Bot™ kann mehrere Datenpunkte gleichzeitig validieren, sodass Self-Service-Support effizienter und zeitsparender ist.
Dadurch haben Live-Agenten mehr Zeit, sich auf höherwertige Aufgaben wie die Koordination von Eilaufträgen oder die Lösung von Produktmängeln zu konzentrieren.
Blockchain-Integration für sichere, transparente Lieferketten
Die Ausgaben für Blockchain-Lösungen werden voraussichtlich nahe bei $19 Milliarden im Jahr 2024 liegen.
Für den E-Commerce automatisiert und sichert Blockchain-Technologie das Auftragsmanagement, indem jede Transaktion in einem dezentralen Hauptbuch erfasst wird.
Jeder in der Lieferkette greift auf eine einzige, transparente Datenquelle zu und verringert so Fehlinformationen und menschliche Fehler.
Noch besser: Blockchain-Lösungen lassen sich mit aufkommenden Technologien wie IoT, Smart Contracts und KI integrieren.
Blockchain-Integration in der Praxis: Deloitte
Deloitte leitete ein Blockchain-Projekt, das IoT (d.h. einen Echtzeit-Positionstracker) und AWS-Technologie nutzte, um die Sendungsverfolgung zu verbessern.
Alle Beteiligten – Versender, Spediteure und Empfänger – erhalten Zugang zu vertrauenswürdigen, manipulationssicheren Versandaufzeichnungen. Dies erhöhte die Transparenz und verbesserte die Zusammenarbeit zwischen Partnern in der Lieferkette.
Fazit
Die Automatisierung des Auftragsmanagements verschafft Ihrem Fulfillment-Team Zeit für wertschöpfendere Aufgaben wie Qualitätskontrolle, Lieferantenmanagement und Prozessoptimierung.
Beginnen Sie damit, die richtigen Tools auszuwählen, sie korrekt zu integrieren und klare Regeln festzulegen. Mit der Zeit erleben Sie einen reibungsloseren und effizienteren Fulfillment-Prozess mit weniger Fehlern.
Hier sind einige weitere Ressourcen, die Ihnen helfen, Ihren Auftragsabwicklungsprozess zu optimieren:
- 25 Beste Auftragsabwicklungssoftware für E-Commerce
- 20 Beste Sendungsverfolgungssoftware für Onlineshops
Bleiben Sie über E-Commerce-Trends, Tipps und Tools auf dem Laufenden, indem Sie den The Retail Exec Newsletter abonnieren.
Häufig gestellte Fragen zur automatisierten Auftragsverwaltung
Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen zur automatisierten Auftragsverwaltung, die Sie vom ersten Planungsschritt bis in die Phase nach der Implementierung begleiten.
Wie lange dauert es, bis sich die Investition in eine automatisierte Auftragsverwaltung rentiert?
Im Durchschnitt holen Unternehmen ihre Investition innerhalb von ein bis zwei Jahren wieder heraus – durch geringere Betriebskosten, weniger Fehler und eine schnellere Auftragsabwicklung.
Wie schnell Sie einen ROI durch automatisierte Auftragsverwaltung erreichen, hängt jedoch vom Umfang der Implementierung ab.
Gibt es bestimmte Branchen, in denen eine automatisierte Auftragsverwaltung besonders vorteilhaft ist?
Automatisierung vereinfacht mühsame Aufgaben, die sonst aufwendig von Hand erledigt werden müssen.
Branchen, die viele verschiedene Produkte (SKUs) und ein hohes Bestellaufkommen bewältigen, wie E-Commerce, Einzelhandel, Produktion und Distribution, profitieren besonders von einer automatisierten Auftragsverwaltung.
Was ist der Unterschied zwischen OMS und ERP, und brauche ich beides?
OMS übernehmen sämtliche Aufgaben rund um Bestellungen – von der Eingabe über die Bearbeitung bis zur Auslieferung. ERP-Systeme steuern umfassendere Geschäftsprozesse wie Finanzen, Lagerbestand und Supply Chain Management.
Es empfiehlt sich, in beide Systeme zu investieren, wenn Sie sowohl eine effiziente Auftragsabwicklung als auch vollständige Transparenz über Ihr Unternehmen erreichen möchten. All-in-One-Systeme wie Acumatica bieten eine umfassende ERP+OMS-Lösung mit Modulen für Finanzmanagement, Lagerhaltung, Auftragsverarbeitung und mehr.
Wie stelle ich sicher, dass meine Daten mit automatisierten Systemen sicher bleiben?
Auftragsverwaltungssysteme setzen integrierte Sicherheitsmaßnahmen ein.
Cin7 Core zum Beispiel bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Transparent Data Encryption (TDE), um Auftragsinformationen und Kundendaten zu schützen.
Linnworks verfügt über ein Vulnerability Disclosure Program, das ethische Hacker und Sicherheitsexperten dazu ermutigt, potenzielle Schwachstellen zu melden.
Das trägt zur weiteren Absicherung ihrer Systeme und Daten bei.
Allerdings liegt es auch an Ihnen, Zugriffskontrollen einzurichten, Audits durchzuführen und den Benutzerzugriff sowie Systemprotokolle regelmäßig zu überwachen, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.
Wie bewältigen automatisierte Systeme hohe Bestellvolumina während der Feiertage?
Automatisierte OMS vereinfachen die Auftragsabwicklung in Spitzenzeiten, indem Bestellungen an das nächstgelegene Lager mit verfügbarem Bestand weitergeleitet werden.
Das System verfolgt Ihren Bestand über mehrere Vertriebskanäle hinweg und Lagerprozesse und löst Nachbestellungen aus, sobald die Bestände unter den festgelegten Schwellenwert fallen.
So müssen Sie sich in der Feiertagssaison keine Sorgen machen, ausverkauft zu sein oder Ihre Regale mit Überhängen zu überfüllen.
