B2B-Bestellmanagement Leitfaden: 6 Strategien & Tools
Kaffee-Chaos—Bestätigungen gehen verloren: Eine fehlende Bestellbestätigung kann die Erwartungen von Kunden besonders dann stören, wenn diese auf pünktliche Lieferung angewiesen sind, wie ein Anbieter von Premium-Kaffee. Eine gute Kommunikationskultur sorgt für Vertrauen und einen reibungslosen Ablauf der Partnerschaft.
Kommunikationsprobleme—Business-Variante: Selbst kleine Kommunikationsfehler können sich zu ernsthaften Problemen entwickeln und sowohl das Unternehmen als auch den Kunden beeinträchtigen. Klare, konsistente Kommunikation beugt Missverständnissen vor und stärkt die Geschäftsbeziehung.
Verspätungen bringen Ihre Kunden in Schwierigkeiten: Lieferverzögerungen, zum Beispiel durch fehlende Updates, können gravierende Auswirkungen auf Kunden haben, die auf pünktliche Lieferungen angewiesen sind. Vorausschauende und proaktive Logistik ist unerlässlich für die Zuverlässigkeit Ihrer Dienstleistungen.
Lieferprobleme—Eine unangenehme Mischung: Unerwartete Fehler im Bestellprozess können zu Betriebsstörungen bei Dienstleistern und Kunden führen. Ein robustes System und Notfallpläne helfen, potenzielle Unterbrechungen zu vermeiden.
Betriebliche Überforderung durch kleine Nachlässigkeiten: Kleine Unachtsamkeiten können sich zu großen Problemen für den Workflow und die Effizienz der Partner auswachsen. Wachsamkeit und regelmäßige Systemprüfungen helfen dabei, solche Kettenreaktionen zu verhindern.
Ein verpasstes Update, ein Kommunikationsfehler oder eine Lieferverzögerung.
Das sind nicht nur kleine Unannehmlichkeiten für Ihr Unternehmen – sie können auch die Abläufe Ihres Kunden völlig durcheinanderbringen.
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Premium-Lieferant für Kaffee, Tee, Maschinen und Zubehör und arbeiten mit Büros und Coworking Spaces zusammen.
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Ein neuer Kunde entscheidet sich für eine zweiwöchentliche Lieferung von Kaffee und Tee. Doch direkt nach dem Checkout versäumt es Ihr System, eine Bestellbestätigung zu versenden.
Das ist der erste Reibungspunkt.
Wenn der Kunde den Support kontaktiert, wird ihm bestätigt, dass die Bestellung im System ist und in ein bis drei Tagen eintreffen sollte – ohne ein genaues Datum und keine Uhrzeit.
Nicht ideal, aber der Kunde macht mit seinem Tag weiter.
Doch dann dauert die Lieferung länger als erwartet. Noch schlimmer: Als sie ankommt, stellt der Kunde fest, dass es zu einer Verwechslung bei einem Artikel in der Lieferung gekommen ist. Der Kunde hat Kartons mit Dark Roast Drip Bags bestellt, nicht Kaffeepads.
Solche Geschichten sind im B2B-Handel keineswegs selten.
Siebenundsiebzig Prozent der B2B-Käufer fanden ihren letzten Einkauf zu kompliziert, und der Bestellprozess zog sich über Wochen bis Monate hin.
Kleine Fehler in B2B-Bestellungen können zwei Unternehmen gefährden: Ihr eigenes und das Ihres Kunden. Und wenn das Vertrauen Schaden nimmt, wenden sich Kunden möglicherweise an die Konkurrenz auf der Suche nach einem verlässlicheren Service.
Wie verhindern Sie das? Beginnen Sie damit, Ihren B2B-Bestellprozess genau zu analysieren.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen einige von Experten empfohlene Möglichkeiten, Ihren Prozess zu verbessern.
Aber zuerst: Was ist B2B-Auftragsmanagement?
B2B-Auftragsmanagement bezeichnet den gesamten Ablauf, der nach der Auftragserteilung durch Ihren Kunden beginnt. Er umfasst den kompletten Prozess – von der Auftragserfassung über Bestandsmanagement, Auftragsabwicklung bis hin zur Auslieferung.
Im Gegensatz zum meist einfachen Ablauf von B2C-Bestellungen durchlaufen B2B-Transaktionen ein komplexes Netzwerk aus Workflows, Beziehungen und langfristigen Strategien.
Oracles Flussdiagramm zeigt, wie stark die einzelnen Schritte voneinander abhängen:
Der Prozess startet, wenn das Vertriebsteam die Bestellung erfasst und das System sie direkt mit dem entsprechenden Bestand verknüpft.
Das klingt einfach—Bestellung erfassen, Waren beschaffen, ausliefern.
Wenn etwas den Ablauf Bestellung-Beschaffung-Auslieferung stört, muss das System zu früheren Schritten zurückspringen. Das kann eine Terminverschiebung, eine Änderungsanfrage oder eine Lieferantenverzögerung sein.
In solchen Fällen springt das System aus Schritt 7 zurück zu Schritt 1, um den Bestandsstatus zu aktualisieren, Reservierungen anzupassen und die Warenzuteilung für die Bestellung zu bestätigen.
Ein weiterer Grund für Komplexität? B2B-Preise werden oft ausgehandelt und sind nicht fix. Diese individuellen Angebote erfordern Prozesse, die nicht so sauber und linear ablaufen wie im B2C.
Hinzu kommt die Herausforderung, mit mehreren Entscheidungsträgern umzugehen. Klare und konsistente Kommunikation sowie Transparenz sind beim Auftragsmanagement in jeder Phase unverzichtbar.
Vorteile eines gut geführten B2B-Auftragsmanagement-Systems
Ein effizienter Bestellprozess sorgt für schnellere, fehlerfreie Aufträge und reibungslosere Kundeninteraktionen.
Wir besprechen später die konkreten Strategien – zuerst ein Blick auf die wichtigsten Vorteile.
- Schnellere Verarbeitung. Vierundfünfzig Prozent der Branchenführer setzen neue oder verbesserte Abwicklungsprozesse ein, um die Geschwindigkeit der Auftragsbearbeitung zu erhöhen. Mehr Bestellungen in kürzerer Zeit abzuwickeln kann Ihre Service- und Zufriedenheitswerte steigern.
- Fehlerreduktion. B2B-Bestellfehler kosten im Durchschnitt 17.800 $. Wenn diese Fehler innerhalb der ersten fünf Minuten der Bearbeitung erkannt werden, können teure Probleme wie Lieferverzögerungen und unvollständige Sendungen verhindert werden.
- Verbesserte Kundentreue. Transparente Auftragsverfolgung, klare Kommunikation und reibungslose Abläufe schaffen positive Erfahrungen, die die Loyalität stärken. Loyale B2B-Kunden sind nicht nur verlässlich – sie geben über die Zeit auch mehr Geld aus.
- Skalierbarkeit. Wenn Sie Ihre Betriebsabläufe ohne Unterbrechungen skalieren, können Sie mehr Kunden bedienen und neue Chancen wahrnehmen. Ein optimiertes B2B-Auftragsmanagement verleiht Ihnen die nötige Flexibilität, da der B2B-E-Commerce bis 2026 voraussichtlich 36 Billionen $ übersteigen wird.
- Transparenz in der Lieferkette. Lieferkettentransparenz ermöglicht es Ihnen, sich an Transportverzögerungen, saisonale Schwankungen, Lieferantenengpässe und regulatorische Veränderungen anzupassen. Dies stellt eine zentrale Herausforderung für 18 % der leistungsstarken B2B-Unternehmen dar.
- Skalierbarkeit mit Leistung. Skalierung bedeutet, riesige Kataloge, komplexe Kontohierarchien und mehrstufige Workflows zu koordinieren und dennoch schnelle Ladezeiten zu gewährleisten. Zukunftssichere Systeme liefern eine gleichbleibende Performance, auch wenn das Transaktionsvolumen und die Komplexität der Daten stark steigt.
- Transparenz über jedes Lager und jeden Kanal hinweg. Tools wie Microsofts Inventory Visibility-Add-in aggregieren Bestandsdaten aus Ihrem ERP, WMS, POS und OMS, um eine einzige verlässliche Quelle zu bieten. Sie sehen, was in jedem Lager verfügbar ist, können Artikel reservieren, um Überverkäufe zu vermeiden, und sogar Bestände bestimmten Kunden oder Kanälen zuweisen.
- Intelligente Sortimentsplanung. Bestandsmanagement bedeutet zu entscheiden, welche Produkte Sie wann führen. Mit einer smarten Sortimentsplanung können Sie Kernsortimente, saisonale und trendige Produkte zur richtigen Zeit bevorraten, damit Kunden schnell finden, was sie wollen. Richtig umgesetzt steigert dies ganzjährig den Umsatz, erhöht den durchschnittlichen Bestellwert und gibt gebundenes Kapital aus schwer absetzbaren SKUs frei.
Die Optimierung Ihrer Auftragsmanagement-Strategie bedeutet weniger Kopfschmerzen und gesündere Gewinne. Im Folgenden zeige ich Ihnen bewährte Strategien, mit denen Sie dieses Ziel erreichen.
6 Strategien für ein effizientes B2B-Auftragsmanagement
Bei der raschen Lieferung der richtigen Produkte an Ihre B2B-Kunden sind viele Schritte zu beachten. Wenn Sie jeden Schritt und Ihre Gesamtstrategie verbessern, profitieren sowohl Ihr Betrieb als auch Ihre Kundenerfahrung.
1. Standardisieren und optimieren Sie Ihre Auftragsannahme-Prozesse
Ein klarer, wiederholbarer Auftragsannahme-Prozess minimiert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Betrieb.
Er verschafft Ihnen ein Sicherheitsnetz und gewährleistet Konsistenz und Zuverlässigkeit – so können Sie Routine- wie auch komplexe Aufträge effizient bearbeiten.
Order Management Software (OMS) wie BigCommerce und Linnworks sind in diesem Schritt besonders hilfreich. Einer der Vorteile von Order-Management-Systemen ist, dass sie die Lagerverfügbarkeit und Zahlungsfreigabe bereits bei der Auftragserfassung prüfen können.
Integriert in Ihre CRM-Lösung, erhalten Sie zudem ein vollständigeres Bild Ihres Kunden.
Ich beschreibe Bestellmanagementsysteme (OMS) gerne als das Rückgrat eines effizienten B2B-Bestellmanagements.
Ein OMS ist dafür verantwortlich, die Bestellabwicklung zu zentralisieren. Das ermöglicht eine Echtzeit-Sicht auf Lagerbestände, Bestellstatus und Kundendaten – alles entscheidend, um komplexe Bestellungen zu verwalten, die Genauigkeit der Auslieferung sicherzustellen und kundenspezifische Anforderungen zu erfüllen.
Wir haben eine Liste herausragender OMS-Plattformen zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, das richtige Tool zur Vereinfachung Ihres Bestellprozesses zu finden:
Manuelle Auftragseingabe ist ein Produktivitätskiller. Steigen Sie auf eines dieser Bestellerfassungstools um, bevor Ihr Team eine Rebellion anzettelt.
2. Echtzeit-Lagerverwaltung implementieren
Verspätete Lieferungen oder stornierte Bestellungen wegen fehlender Lagerbestände gefährden die Fähigkeit Ihrer Kunden, die Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen und können deren Ruf schaden.
Im B2B-Bereich stehen mehr auf dem Spiel als im B2C, aber die Lösung bleibt gleich: Investieren Sie in Bestandsverwaltungssoftware (IMS), die Echtzeitdaten liefert.
Mit IMS-Lösungen wie Cin7 können Sie Bestellungen, Verkäufe und den gesamten Lagerbestand verfolgen und Berichte zu Ihren Abläufen anzeigen. Da diese Lösungen Verkaufstrends und Leistungen überwachen können, sehen Sie, welche Artikel zu Überbeständen und Fehlbeständen neigen.
Beispiel: Gumball Poodle x Cin7
Die Gründerin der Statement-Sockenmarke Gumball Poodle, Erica Easley, verlässt sich auf Cin7 für die Lagerverwaltung.
Die Plattform liefert durchweg genaue Daten und historische Leistungsberichte, die sie nutzt, um Verkaufszyklen und -trends zu erkennen. Diese Erkenntnisse helfen der Marke, die Nachfrage besser vorherzusagen und einen schlankeren Bestand zu führen.
Quelle: Cin7
Wenn Sie mehrere Lager betreiben oder über Partner verkaufen, suchen Sie nach Bestandsdiensten, die Ihre bestehende Infrastruktur ergänzen.
Der Inventory Visibility Service von Microsoft beispielsweise stellt REST-APIs bereit, mit denen jedes System – vom OMS und ERP bis zur POS-Kasse – den Lagerbestand abfragen, Reservierungen vornehmen und sogar Bestände für wichtige Kunden reservieren kann.
Es ist nicht mehr nötig, im Lager anzurufen, um die Verfügbarkeit zu prüfen.
IMS automatisiert zudem weitere umständliche bestandsbezogene Abläufe wie Inventuraktualisierungen, Wiederbestellbenachrichtigungen und die Erstellung von Bestellaufträgen.
Wenn Sie eine zuverlässige Bestandsverwaltungssoftware benötigen, finden Sie nachfolgend unsere Top 30 Empfehlungen.
3. Optimieren Sie die Auftragsabwicklung mit fortschrittlicher Routenplanung und Zuteilung
Die richtigen Partner und Versandmethoden können Ihrem Unternehmen erhebliche Ressourcen einsparen.
Viele Tools, darunter OMS, IMS und Lagerverwaltungssysteme, können Ihnen hier weiterhelfen. ShipStation beispielsweise verfügt über eigene Versandverwaltungsfunktionen.
Darüber hinaus gibt es auch spezialisierte Versandlösungen wie ClickPost und Packlink, die sich ausschließlich auf die Optimierung von Logistikprozessen konzentrieren.
Beispiel: Agrim x ClickPost
B2B-Marktplatz Agrim nutzt ClickPost, um Versandabläufe zu automatisieren – wie das Generieren von Auftragsmanifesten, Etiketten und Zustellnachweisen.
Außerdem gibt es eine automatisierte Zuteilungs-Engine für Frachtführer, die Agrim dabei unterstützt, für jede Sendung den besten Dienstleister zu wählen. Diese Funktion verwendet regelbasierte maschinelle Lernverfahren, um historische Daten zu analysieren und für jede Lieferung den optimalen Frachtführer zuzuordnen.
Seit der Nutzung des Tools konnte Agrim die Bearbeitungszeit von Aufträgen und Supportanfragen um 60 % reduzieren.
Quelle: ClickPost
Diese Tools legen häufig einen Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit und nutzen KI-basierte Auswertungen und fortschrittliche Analytik, um Ihnen bei der Auswahl der effizientesten und umweltfreundlichsten Logistikpartner zu helfen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl der optimalen Lösung für Ihr B2B-Auftragsmanagement benötigen, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besonders empfehlenswerten Versandsoftware-Plattformen:
4. Steigern Sie das Kundenerlebnis mit Self-Service-Portalen
Wenn Käufer einen selbstreflektierten Lernweg erleben, ist die Wahrscheinlichkeit um 147 % höher, dass sie mehr kaufen als ursprünglich geplant.
Gartner
Wahrscheinlich bevorzugen deshalb mittlerweile 83 % von ihnen den Online-Self-Service gegenüber dem Kontakt mit dem Vertrieb.
Wenn Sie Ihren Kunden ein B2B-Self-Service-Portal anbieten, können diese den Einkaufsprozess selbstständig steuern und gleichzeitig Ihr Team entlasten, ohne auf Servicequalität zu verzichten.
Damit können Ihre Geschäftskunden zum Beispiel:
- Bestell- und Lieferstatus abrufen
- Waren nachbestellen
- Retouren verwalten
- Rechnungen und Berichte herunterladen
- Termine buchen
- Support-Tickets und Anfragen einreichen
- Auf Ressourcen zugreifen (Videos, Wissensdatenbank, Blog-Beiträge)
Sie können die Möglichkeiten von B2B-E-Commerce-Plattformen wie Shopify, BigCommerce und Lightspeed nutzen, um für Ihre Kunden einen individuell gestaltbaren, intuitiven Self-Service-Kanal einzurichten.
Beispiel: Brooklinen x Shopify
Brooklinen, eine Marke für Bett- und Badtextilien, startete ihren B2B-Shop mit Shopify. Die Plattform bewahrte das vertraute DTC-Website-Erlebnis und bot gleichzeitig eine leistungsstarke B2B-Funktionalität.
Kunden erhielten personalisierte Konten für ein einfacheres und individuelleres Einkaufserlebnis. Dies half Brooklinen, die Ineffizienzen bei telefonbasierten Großbestellungen zu beseitigen.
Quelle: Shopify
Die meisten B2B-E-Commerce-Plattformen unterstützen außerdem ein leistungsfähiges Auftragsmanagement für die Abwicklung von Großaufträgen, wiederkehrenden Bestellungen und komplexen Transaktionen.
Sie erhalten zudem eine zentrale Anlaufstelle für Ihre Kundenprofile, in der Sie Kaufhistorien und kontospezifische Vorlieben einsehen können.
Wenn Sie schon länger darüber nachdenken, Ihre Plattform zu modernisieren, ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Die richtige Wahl verschafft Ihnen bessere Möglichkeiten im B2B-Auftragsmanagement.
Werfen Sie einen Blick auf unsere Empfehlungen für die besten B2B-E-Commerce-Plattformen, um loszulegen.
5. Systeme integrieren für einheitliche Informationen
Bereits in diesem Leitfaden habe ich vier wichtige Tools für ein effizienteres B2B-Auftragsmanagement genannt. Das ist jedoch nur die Spitze des Eisbergs – Ihr E-Commerce-Technik-Stack umfasst vermutlich noch viele weitere Tools.
Wenn Sie alle diese Werkzeuge miteinander verbinden, wird ein nahtloser Datenfluss und eine konsistente Datennutzung sichergestellt. So stellen Sie sicher, dass jeder – unabhängig von der Abteilung – auf derselben Datengrundlage arbeitet.
Allerdings kann eine ordentliche Integration Zeit in Anspruch nehmen. Zunächst müssen Sie verstehen, wie Ihre Daten fließen und wie Ihr Unternehmen arbeitet.
Auf dieser Basis können Sie Ihre zentralen Tools auswählen. Die übrigen Systeme werden dann Schritt für Schritt ergänzt.
Bei der Auswahl sollten Sie Tools mit leistungsfähigen APIs oder Partner-Apps bevorzugen. Führende B2B-E-Commerce-Plattformen wie BigCommerce und Shopify bieten zum Beispiel zahlreiche Integrationen, um unterschiedlichste Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Hier noch ein nützlicher Tipp:
Es ist wichtig, daran zu denken, dass Integration nicht nur eine technische Umstellung ist – sie bedeutet auch eine operative Veränderung, die das Zusammenbringen von Teams und Arbeitsabläufen erfordert.
Im Rahmen eines Change-Management-Plans sollten Unternehmen untersuchen, wie sie KI und Automatisierung nutzen können, um Prozesse zu optimieren – entweder, indem Verbesserungsvorschläge gemacht oder diese gemeinsam mit Menschen umgesetzt werden.
Hinweis der Autorin:
Die Integration von Tools stellt die Konsistenz von Daten sicher, garantiert jedoch keine Datenrichtigkeit.
Hier sind einige Strategien zum Datenmanagement, um sicherzustellen, dass Ihre Daten der Realität entsprechen:
- Schulen Sie Ihr Team im effizienten Datenmanagement und der Erkennung potenzieller Fehler.
- Planen Sie regelmäßige Überprüfungen (Audits), um die Datenkonsistenz auf allen Plattformen zu gewährleisten.
- Legen Sie klare Richtlinien für die Dateneingabe fest.
6. Kontinuierliche Verbesserung mit Daten und KPIs
Wenn Sie die oben genannten Tipps anwenden, kommen Sie einem hocheffizienten B2B-Bestellmanagementsystem einen Schritt näher. Um jedoch auch weiterhin auf dem Laufenden zu bleiben, was Entwicklungen in der Branche und Kundenpräferenzen angeht, ist eine fortlaufende Verbesserung erforderlich.
Das Achten auf Kennzahlen kann Ihnen helfen, Lücken zu erkennen. Hier sind laut Expert:innen einige besonders wichtige KPIs, die Sie verfolgen sollten:
Die Überwachung von KPIs wie der Auftragsgenauigkeitsrate, Erfüllungszykluszeiten, Lagerumschlag, und Kundenzufriedenheit bietet hilfreiche Einblicke in die operative Effizienz.
Mit diesen Erkenntnissen können Marken strategische Entscheidungen treffen, die auf handfesten Daten basieren.
Diese operativen KPIs ermöglichen es Marken, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und durch Anpassungen der Gesamtstrategie bessere Ergebnisse zu erzielen.
Auftragsgenauigkeit und Erfüllungszeit sind Ihr täglich Brot, aber vergessen Sie nicht die Kundenzufriedenheit – Ihr Net Promoter Score zeigt Ihnen, ob Sie das Spiel gewinnen oder verlieren.
Ich empfehle ausdrücklich, Kundenrücklaufquoten zu analysieren, da sie auf mögliche Probleme mit Produktbeschreibungen oder Qualität hinweisen können.
Häufige Fallstricke im B2B-Auftragsmanagement (& wie Sie sie lösen)
Vierundsiebzig Prozent der B2B-Käufer wechseln zu einem Wettbewerber, wenn dieser ein reibungsloseres Kauferlebnis bietet. Sie erwarten eine transparente Kommunikation, Echtzeit-Updates und eine schnelle, präzise Auftragsabwicklung.
Ein Auftragsmanagement, das auf veraltete Prozesse und nicht verbundene Systeme setzt, wird diesen Erwartungen nicht gerecht.
Lassen Sie uns die häufigsten Fallstricke im B2B-Auftragsmanagement aufschlüsseln und Strategien erkunden, um Ihre Abläufe zu optimieren.
Disintegrierte Systeme
Von disintegrierten Systemen spricht man, wenn Softwaretools innerhalb einer Organisation unabhängig voneinander agieren und keine Echtzeitdaten übertragen oder teilen.
Unternehmen verlieren dadurch bis zu 1,2 Billionen Dollar jährlich aufgrund daraus resultierender interner Kommunikationsfehler und Ineffizienzen.
Hier ein Beispiel, wo das auftreten kann:
Ihr Betriebsteam verfolgt Kundenbestellungen, verwaltet den Lagerbestand und bearbeitet den Versand über das OMS, während die Finanzabteilung das Enterprise Resource Planning (ERP)-System für Backoffice-Funktionen wie Buchhaltung, Einkauf und Lieferkettenmanagement verwendet.
Wenn versendete Aufträge im OMS aktualisiert werden, ohne offene Rechnungen im ERP zu synchronisieren, kann das zu Umsatzverlusten und überzogener Kreditvergabe führen.
Im weiteren Verlauf kann dies zu Kundendisputen führen, wenn die Abrechnung nicht übereinstimmt.
Der Versuch, Ihr ERP zu einer All-in-One-Plattform umzuwandeln, ist oft ein Rezept für Verzögerungen und Budgetüberschreitungen; integrieren Sie stattdessen Ihr OMS als spezialisierte Schicht und lassen Sie jedes System das tun, was es am besten kann.
☝🏼 Lösung:
Integrieren Sie Ihr OMS in Ihren bestehenden Technologie-Stack.
Wenn Sie sich für eine Plattform wie Linnworks entscheiden, können Sie sich auf mehr als 70 Integrationen verlassen, um Echtzeit-Bestelldaten über Ihre Systeme hinweg zu synchronisieren.
Sie müssen keine Drittanbieterdienste bezahlen oder stundenlang APIs konfigurieren – dank robuster, integrierter Schnittstellen.
Manuelle Fehler
Fehler bei manueller Dateneingabe und beim Abgleichen von Daten entstehen durch Ablenkung, mangelnde Mitarbeiterschulung oder inkonsistente Arbeitsabläufe.
Vielleicht versendet Ihr Lagerteam einen Artikel mit dem falschen Produktcode oder vertut sich bei den Mengen. Ein einziger falscher Buchstabe – und schon werden Sie mit Rückerstattungsanfragen überhäuft.
Achtzig Prozent der Unternehmen werden scheitern, wenn sie ihre Datenverwaltung nicht modernisieren.
Und B2B-Unternehmen können dadurch mit schwerwiegenden Folgen konfrontiert werden: Produktionsverzögerungen, unzufriedene Kunden mit laufenden Verträgen und einbehaltene Zahlungen.
☝🏼 Lösung:
Automatisieren Sie Ihr Auftragsmanagement.
Tools wie Zoho Inventory bieten Funktionen wie Barcode-Scanning, um die manuelle Eingabe bei Lagerbeständen und Auftragsabwicklungen zu reduzieren.
Für abrechnungsnahe Prozesse bietet QuickBooks Online automatisierte Rechnungsstellung, Zahlungsnachverfolgung und Bankkonten-Integration für eine schnelle Abstimmung.
Schlechtes Kapazitätsmanagement
Schlechtes Kapazitätsmanagement entsteht, wenn Unternehmen ihre Ressourcen mangels vorausschauender Planung nicht mit der Nachfrage in Einklang bringen können.
Sie müssen die Liefertermine für Rückstände immer weiter verschieben – ein Bruch der Service-Levels (SLA), der Sie Verträge kosten kann.
Wenn Sie sich Mühe geben und trotzdem mit Überbuchungen oder Nachfragedefiziten kämpfen, ist oft das veraltete System die Ursache.
☝🏼 Lösung:
Mit IMS-Lösungen wie Settle und Cin7 Core erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Ihren Lagerbestand und profitieren von KI-gestützter Nachfrageprognose für eine optimierte Kapazitätsplanung.
Mit dem Upgrade auf das Fertigungsmodul von Cin7 Core erhalten Sie Zugriff auf den Kapazitätsplaner. Damit können Sie verfügbare, reservierte und verbrauchte Ressourcen nachverfolgen und Produktionszeiten maximieren.
Komplexe individuelle Preisgestaltung
B2B-Vertriebsmitarbeiter verwalten verschiedene Preisstrukturen (z. B. volumenbasierte, gestaffelte, vertraglich festgelegte Preise).
Ohne Automatisierung arbeitet Ihr Team unter Umständen mit veralteten Preisen oder vergisst, Rabatte auf Basis der Bestellhistorie einzuräumen.
Achtundvierzig Prozent der B2B-Kunden legen bei der Lieferantenauswahl den größten Wert auf den Preis.
Das bedeutet: Wenn Sie es nicht schaffen, wettbewerbsfähige und transparente Preise zu bieten, die den Anforderungen jedes Kunden entsprechen, gefährden Sie langfristige Geschäftsbeziehungen.
☝🏼 Lösung:
Wählen Sie B2B-E-Commerce-Lösungen, die flexible Preisstrukturen unterstützen und die Anwendung benutzerdefinierter Regeln automatisieren.
Zum Beispiel kann BigCommerce dabei helfen, personalisierte Preislisten und Rabatte, Echtzeit-Versandkostenangebote, Mehrwährungsunterstützung sowie einfache Gutschein-/Geschenkkarten einzurichten.
Einhaltung von Branchenvorschriften
Die Einhaltung von Vorschriften schützt Ihr B2B-Unternehmen, aber unterschiedliche regionale Regelungen können Ihre Bemühungen erschweren.
Gerade bei internationalen Logistikprozessen ist das aufgrund verschiedener Gesetze zum Datenschutz, Import-/Export-Beschränkungen und Sicherheitsstandards besonders überwältigend.
Konkretes Beispiel: Amazon Frankreich wurde kürzlich mit einer Geldstrafe von 32 Millionen € belegt, weil Datenschutzbestimmungen der DSGVO im Lagerbestands- und Auftragsmanagement verletzt wurden.
Nicht-Einhaltung kann dazu führen, dass Sie den Betrieb einstellen oder kostspielige Nachbesserungen vornehmen müssen, um Ihre Systeme auf den aktuellen Stand zu bringen. In manchen Fällen kann es zu vorübergehenden Schließungen kommen.
☝🏼 Lösung:
Bauen Sie einen Compliance-sicheren Tech-Stack mit integrierten, sich automatisch aktualisierenden Tools auf.
Beispiele: Acumatica’s ERP übernimmt Qualitätskontrolle, Datensicherheit und Branchen-Compliance für Sie. QuickBooks Online unterstützt Sie bei Steuer- und Lohnbuchhaltungskonformität.
Trends im B2B-Bestellmanagement, die Sie im Auge behalten sollten
Als Anbieter ist es Ihre Aufgabe, mit den sich wandelnden Erwartungen der B2B-Kunden Schritt zu halten. Das steht an und aus diesen Gründen sollten Sie es möglichst bald umsetzen:
KI-gesteuerte Analysen
Algorithmen erkennen Daten wesentlich schneller.
Solange Sie die richtigen Daten eingeben, liefern KI-basierte Tools präzise, tiefere und umsetzbare Erkenntnisse. Ganz abgesehen davon spart Ihr Team wertvolle Zeit bei der Datenauswertung.
Hier ein Beispiel, wie das Ihren Prozess optimieren kann:
KI-Technologien wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung ermöglichen es Systemen, Bestellungen in verschiedenen Formaten und Sprachen zu verarbeiten; dabei wird der Kontext verstanden und ein umfassender Status in Echtzeit bereitgestellt.
VAO Labs
Prognosebasierte Planung
Prognosebasierte Planung nutzt KI-Modelle, um Muster zu erkennen, die Ihr Geschäft beeinflussen.
Im Bestellmanagement spielt dies für das Bestandsmanagement eine wichtige Rolle. Sie möchten Ihre Produkte immer in der Goldlöckchen-Zone haben – also genau die richtige Menge vorrätig, um Überbestände und Engpässe zu vermeiden.
Cin7s Inventoro, ein Tool für Absatzprognosen, nutzt genau dieses Prinzip, um sehr genaue Vorhersagen bis auf den Tag zu erstellen.
Omnichannel-Bestellmanagement
Omnichannel-Bestellmanagement oder "Total Commerce" (wie es von Linnworks genannt wird), verwaltet alle Bestellungen über sämtliche Vertriebskanäle hinweg.
Alle Informationen in einem System zusammenzuführen, verschafft Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Lagerbestände. Diese Transparenz hilft Ihnen, Ihren Kunden jederzeit die gewünschten Waren zu liefern.
Hier ein Beispiel, wie eine bestimmte Lösung den Markt verändert:
Kunden unterscheiden ihre Interaktionen nicht nach Kanälen, sie wünschen sich ein einheitliches Markenerlebnis über alle Kanäle hinweg und DataXStream’s OMS+ unterstützt dies.
Egal ob Ihre Kunden das B2B-Portal nutzen, anrufen, E-Mails senden, Faxe verschicken, EDI-Bestellungen senden, in ein Geschäft gehen, Aufträge am LKW ändern oder im Lager einkaufen – OMS+ unterstützt Ihr Vertriebsteam, verarbeitet Transaktionen in Echtzeit und bietet all das in einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
Mobilfreundliche Oberflächen
Im B2B-Bereich hielten über 40 % der Unternehmen benutzerfreundliche Online- und Mobil-Oberflächen für einen notwendigen Bestandteil der Customer Experience.
Wenn Sie die Entscheidungsträger, die beim Einkaufen ihr Handy oder Tablet nutzen, nicht erreichen, verpassen Sie Geschäftschancen, Besucher und Interaktion.
Steigen Sie auf den Trend auf, und machen Sie das Aufgeben und Nachverfolgen von Bestellungen online auf jedem Gerät so intuitiv wie möglich.
Abschließende Gedanken
Wenn Sie Ihr B2B-Bestellmanagement optimieren, können Sie potenziellen Reibungspunkten immer einen Schritt voraus sein – vom Auftragseingang bis zur Auslieferung.
Das ist wichtig, denn Sie schließen nicht nur eine einzelne Transaktion ab – Sie bauen eine langfristige Partnerschaft auf.
Jede Bestellung ist eine Gelegenheit, Ihren Kunden zu zeigen, dass sie die richtige Wahl getroffen haben. Setzen Sie das Wissen aus diesem Artikel um – beginnen Sie mit den passenden Tools in Ihrem Portfolio.
Für weitere Informationen zu Bestellmanagement und nützlichen Tools schauen Sie sich gerne an:
- Multichannel-Inventarverwaltung: Vorteile, Best Practices & Top-Tools
- Vollständiger Leitfaden zur Bestandstransparenz: Methoden, bewährte Verfahren & Top-Tools
- E-Commerce-Lagerprozesse: Experten-Tipps & Ratschläge für Ihren Erfolg
- Leitfaden zum globalen Auftragsabwicklungsprozess
- Die 20 besten Tools zur Bestellverfolgung für Onlineshops 2025
- Die 25 besten Tools für die Auftragsabwicklung im E-Commerce 2025
B2B-Bestellmanagement: Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Hier finden Sie eine praktische Liste mit häufig gestellten Fragen, um Ihr B2B-Bestellmanagement weiter zu optimieren:
Woran erkenne ich, ob ich ein Order Management System (OMS) brauche?
Wenn Sie ständig darum kämpfen, Bestellungen zu verfolgen, Bestände zu aktualisieren oder Servicevereinbarungen einzuhalten, lohnt es sich wahrscheinlich, in ein Bestellmanagement-System zu investieren. Anstatt all diese Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, sorgt ein solches System für Struktur und einen reibungslosen Ablauf – und steigert so die Kundenzufriedenheit.
Wie unterstützt ein B2B-Bestellmanagement-System den Omnichannel-Vertrieb?
Omnichannel ist für 65 % der B2B-E-Commerce-Unternehmen ein wichtiger Wachstumstreiber. Allerdings kann es eine Herausforderung sein, Bestellungen, Lagerbestände und Kundeninteraktionen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg zu verfolgen.
Ein OMS synchronisiert Bestellungen und Lagerbestände auf allen Kontaktpunkten. So erhalten Ihre Kunden ein einheitliches, reibungsloses Erlebnis – unabhängig davon, wie und wo sie kaufen.
Was ist der Unterschied zwischen B2B-OMS und Bestandsverwaltungssoftware (IMS)?
Ein OMS steuert den gesamten Bestellfluss von der Verarbeitung und Rechnungsstellung bis zu Kundenbenachrichtigungen und pünktlicher Lieferung.
Eine IMS hingegen ist spezialisiert auf Lagerbestandskontrolle mit Funktionen wie Bestandüberwachung, Reporting-Tools, Bedarfsprognosen und IoT-Integration.
Wie gehen B2B-Bestellmanagement-Systeme mit Rückgaben und Umtausch um?
OMS vereinfacht Rückgaben und Umtausch, indem Genehmigungsprozesse automatisiert, Rücksendeanträge bearbeitet und Artikel während des Rückgabeprozesses nachverfolgt werden.
Das System verschickt automatische Statusmeldungen zum Rückgabevorgang und verbessert damit das Kundenerlebnis nach dem Kauf.
