Was ist Rückstandsbestellung? Überblick & Best Practices
Backordering ist die Praxis, Kunden den Kauf (und die Bezahlung) von Artikeln zu ermöglichen, die vorübergehend nicht auf Lager sind. Ob als Reaktion auf eine Unterbrechung der Lieferkette oder als Teil Ihrer Kostenminimierungsstrategie – das Erlernen des richtigen Umgangs mit Backordering im Bestandsmanagement kann Ihnen helfen, Ihr Geschäft auszubauen und in einer wettbewerbsintensiven E-Commerce-Umgebung erfolgreich zu sein.
Kundenbestellungen anzunehmen, die momentan nicht ausgeführt werden können, aber in naher Zukunft verschickt werden, hilft Ihnen, Verkäufe zu sichern, die andernfalls verloren gegangen wären. Es kann auch eine gezielte Strategie sein, um Ihre Lagerhaltungskosten möglichst niedrig zu halten, allerdings erfordert diese fortgeschrittene Methode eine exzellente Bestandsverwaltungssoftware, um wirklich effektiv zu sein.
Was ist Backordering?
Backordering ist die Praxis, Bestellungen von Kunden aufzugeben, obwohl die gewünschten Artikel im Lagerbestand derzeit nicht verfügbar sind. Dies kann durch Engpässe und Probleme in der Lieferkette geschehen, beispielsweise wenn sich ein großer Teil Ihres Lagerbestands auf einem Frachtschiff befindet, das darauf wartet, im Hafen von Long Beach anzulegen. Möglicherweise betreiben Sie auch ein Just-in-Time-Bestandsmanagement, bei dem ein Artikel erst dann vom Lieferanten geliefert wird, wenn die Bestellung eingegangen ist.
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In diesem Prozess wird die Bestellung für den nachbestellten Artikel direkt an den Lieferanten weitergeleitet, nicht an das Fulfillment-Lager. Wenn Ihr normaler Ablauf vorsieht, dass alle Bestellungen über Ihr Lieferzentrum laufen, kann es zu Verzögerungen bei der Auslieferung und Verarbeitung der Artikel kommen. Im Just-in-Time-Modell machen Sie den Lieferanten praktisch zu Ihrem Fulfillment-Center – ein geschickter Trick, wenn man ihn meistern kann.
Backordering & modernes Fulfillment
Früher war es gang und gäbe, dass Waren kurzfristig ausverkauft waren – zu Zeiten, als der Großteil des Einkaufs noch im Kolonialwarenladen stattfand und der alte Herr Parsons schätzen musste, wie viel Saatgut oder Tierfutter bis zur Ankunft der nächsten Lieferung gebraucht würde.
Das 20. Jahrhundert brachte weitaus komplexere Lieferketten und ausgefeilte cloudbasierte Bestandsverwaltungs-Tools. Durch automatisierte Bestandsverwaltung-Software, Containertransporte und intelligente Datenbanksysteme können Inventarverantwortliche die Zeit, in der Waren kostspielig und unverkäuflich im Lager liegen, drastisch verkürzen.
Mit automatisierter Bestandsverwaltungssoftware können Unternehmen ihren Backordering-Prozess effizienter gestalten. Wer sich mit den Vorteilen von Bestandsverwaltungssoftware auskennt, kann diese Strategie gezielt einsetzen, um Effizienz und Kundenzufriedenheit zu optimieren.
Dies hat direkte Auswirkungen auf das Kundenerlebnis: Heute kann man so gut wie alles kaufen, und zwar in der Zeit, die es braucht, um eine Kreditkartennummer einzutippen – das ist eines der angenehmsten Merkmale der modernen Welt.
Natürlich wissen Sie, dass sich hinter den Kulissen große logistische Herausforderungen verbergen. Geht irgendetwas schief, drohen frustrierende Verzögerungen bei der Lieferung, kostspielige Überbestände bei Artikeln mit geringer Nachfrage oder sogar Stornierungen bereits getätigter Käufe.
Backordering + Bestandsverwaltung
Bestandsmanagement ist der Bereich, in dem Backordering zu einem echten Lebensretter wird. Informieren Sie den Kunden, dass ein gewünschtes Produkt nicht vorrätig ist und geben Sie an, wann es ungefähr wieder verfügbar sein wird. Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten und liefern Sie eine möglichst genaue Schätzung zum Liefertermin.
Ist die Wartezeit zu lang, bieten Sie eine Alternative an – zum Beispiel einen ähnlichen Artikel, der sofort lieferbar ist, oder einen Rabatt auf den Verkaufspreis, um die Wartezeit auszugleichen.
Wie Sie vielleicht schon gemerkt haben, steckt viel Aufwand hinter diesem Prozess. Damit der Kunde zufrieden ist, müssen Sie mindestens folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Wissen, dass der Artikel nicht auf Lager ist.
- Einen ungefähren Zeitpunkt kennen, wann er wieder verfügbar ist.
- Diese Information an die Bestandsverwaltungsdatenbank weitergeben, die mit Ihrer Kunden-Website verknüpft ist.
- Vordefinierte Optionen für die Bestellabwicklung anbieten, vom kurzen Versandaufschub bis hin zu einem Rabatt oder dem Vorschlag eines Ersatzartikels.
- Die Bestellung abwickeln und nachbestellte Artikel in Ihren Lieferprozess einbinden – idealerweise mit einer intelligenten Entscheidung, ob die Waren einzeln nachgeliefert oder gesammelt verschickt werden sollen.
Beachten Sie:
- Punkte 1 und 2 hängen im Wesentlichen davon ab, dass Sie Ihren eigenen Bestand und Ihre Lieferkette kennen. Sie können sogar mit kostenloser Bestandsverwaltungssoftware starten und sich dann bei Bedarf weiterentwickeln.
- Punkt 3 ist eine Webdesign-Frage, die so einfach wie ein Popup-Hinweis sein kann, aber sie muss auf tatsächlich nachbestellte Artikel abgestimmt sein und der Hinweis muss entfernt werden, sobald die Ware eingetroffen ist.
- Punkt 4 ist ein Webentwicklungs- bzw. Bestellabwicklungsproblem und kann Kopfschmerzen bereiten, wenn Ihre Front- und Backend-Systeme nicht ordnungsgemäß integriert sind und gut miteinander kommunizieren.
- Punkt 5 ist die Auftragsabwicklung und erfolgt hauptsächlich in Ihrem Lager, wobei von der Geschäftsleitung lediglich Richtlinien auf hoher Ebene vorgegeben werden.
Was tun, wenn der Bestand aufgebraucht ist?
Sie haben also einen Kunden, der sich entschieden hat, bei Ihnen zu kaufen, und eines oder mehrere der gewünschten Produkte sind nicht vorrätig. Sie haben jetzt einige Möglichkeiten, je nachdem, wie Ihre voraussichtliche Lieferzeit ist und wie zuverlässig Sie die Lieferung zusagen können. Nehmen Sie diese Tabelle als Anregung und passen Sie die Strategien gerne an Ihr Unternehmen an:
| Voraussichtliche Verzögerungsdauer | Sollten Sie den Kunden informieren? | Optionale Maßnahmen |
|---|---|---|
| 1-3 Tage | Optional, aber wahrscheinlich nicht erforderlich | Passen Sie den voraussichtlichen Versand- und Bearbeitungszeitraum an |
| 4-7 Tage | Optional, aber empfehlenswert | Informieren Sie den Kunden mit einer Entschuldigung über die Verzögerung |
| 1-2 Wochen | Ja | Bieten Sie Alternativartikel oder vergünstigten Versand an |
| Über 2 Wochen | Ja | Bieten Sie Alternativen oder Rabatte für zukünftige Einkäufe an |
Bei Engpässen empfiehlt es sich auch, die Herausforderungen im Bestandsmanagement zu betrachten, um ein umfassenderes Verständnis und bessere Entscheidungsgrundlagen zu gewinnen.
Nachbestellung als bewusste Strategie
Nachbestellungen sind mehr als nur eine Notfallmaßnahme für Ihr E-Commerce-Geschäft. Sie können Ihre Bestandsteuerung darauf aufbauen, Vorbestellungen für Produkte anzunehmen, die Sie technisch gesehen noch gar nicht vorrätig haben. Ihr Online-Shop wird so effektiv zum Distributor Ihrer Lieferanten – wenn Sie es richtig machen, bringt das große Vorteile.
Wie funktioniert Nachbestellung?
Nehmen wir an, Sie betreiben ein kleines Online-Unternehmen, und es kommt ein neues Produkt auf den Markt, von dem Sie überzeugt sind, dass Ihre Kunden es lieben werden. Ganz sicher sind Sie sich aber noch nicht, und Ihr Unternehmen ist zu klein, um einen größeren Flop problemlos wegstecken zu können – so wie Apple das bei schwachen iPhone-Verkäufen kann.
Sie wissen nicht, wie groß die Kundennachfrage sein wird, und Störungen Ihres begrenzten Cashflows könnten Ihr Geschäftsergebnis ernsthaft gefährden.
Was tun Sie nun?
- Erstellen Sie zunächst eine reguläre Produktseite – genauso, wie Sie es tun würden, wenn die nicht vorrätigen Artikel tatsächlich bei Ihnen auf Lager wären.
- Bearbeiten Sie die Zahlung für den Bestand wie gewohnt und leiten Sie dann die Bestellung in einer Art Echtzeitaustausch an den Großhändler weiter, der Sie beliefert.
- Anstatt den Bestand für Ihr Auslieferungslager zu bestellen, was nur die Wartezeiten und Lagerkosten erhöht, nutzen Sie Ihre Bestellverwaltungssoftware, um die Lieferadresse des Kunden direkt weiterzugeben und die Ware direkt dorthin senden zu lassen.
So ähnlich ist Amazon damals beim Einstieg vorgegangen. Anstatt teure Standorte auf der ganzen Welt zu unterhalten, fungierte die erste große E-Commerce-Website lediglich als Vermittler zwischen Kundschaft und Buch- oder Warensellern.
Dies verschaffte Amazon Vorteile – sie konnten die Bestandsverfolgung überspringen und sowohl das Problem zu hoher Bestände als auch niedriger Lagerbestände zu einem Problem anderer machen.
Nachbestellende Kunden zufriedenstellen
Wenn Sie das Nachbestellen richtig managen, bemerkt der Kunde möglicherweise nie einen Rückstand oder Lieferverzögerungen.
Dennoch ist es sinnvoll, eine Kommunikationsstrategie parat zu haben, wenn etwas nicht wie geplant läuft. Kundenzufriedenheit ist entscheidend, während Sie komplexe Nachbestellungsaufgaben mit den von ihnen gekauften Produkten abwickeln – gerade wenn Sie auf Wiederkehrer und Empfehlungen hoffen. Hier sind einige Tipps, wie Sie alle bei Laune halten, wenn Sie die Erfüllung nicht selbst steuern:
- Alle auf dem Laufenden halten: Erstellen Sie ein Social-Media-Konto; die Plattform spielt keine Rolle, aber Twitter und Facebook sind nach wie vor beliebt. Veröffentlichen Sie Benachrichtigungen über Verzögerungen und Artikel mit geringem Lagerbestand.
- Mehrere Nachbestellpunkte einrichten: Machen Sie es Ihren Kunden leicht, eine Bestellung bei Ihnen aufzugeben. Fügen Sie Links zu Produkten oder Kategorien in all Ihre Mitteilungen ein und geben Sie kürzlichen Käufern eingeschränkten Zugriff auf Ihr öffentliches Enterprise-Bestandsmanagementsystem, damit sie ihre bestellten Produkte verfolgen können.
- Gönnen Sie sich Sicherheitsbestände: Sicherheitsbestände sind die geringe Anzahl von gefragten Artikeln, die Sie ohnehin im Regal haben – für alle Fälle. Wenn es einmal zu einem Notfall kommt, etwa zu einer Nachfragespitze oder ein Lieferant kein Rohmaterial mehr für Ihr Produkt hat, sind ein paar zusätzliche Stücke zur Erfüllung von Prioritätsbestellungen sehr nützlich.
Alles auf einen Blick
Clevere Unternehmer sind immer am Innovieren. Egal, ob Sie einen kurzfristigen Engpass ausgleichen oder mit der Just-in-Time-Lieferung experimentieren – Rückbestellungen sind ein Teil des intelligenten Bestandsmanagements, auf den Sie nicht verzichten können.
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