Auftragsverwaltungs-Workflow: 7 Schritte zur Optimierung der Auftragsabwicklung
Perfektion in der Auftragsverwaltung: Die Optimierung Ihres Auftragsverwaltungs-Workflows gleicht Prozesse ab, reduziert Fehler, verbessert Lieferzeiten und steigert die Kundenzufriedenheit. Das Verständnis jeder Phase ist entscheidend, um effektive Tools und Strategien einzusetzen.
Synchronisation führt zum Erfolg: Synchronisierte Prozesse sorgen für ein nahtloses E-Commerce-Erlebnis, führen zu Effizienz und weniger kostspieligen Fehlern – und begeistern so letztlich Ihre Kunden.
Phasen setzen den Rahmen: Das Verständnis der Phasen des Auftragsmanagements ist der Schlüssel zur Auswahl der richtigen Verbesserungen und Werkzeuge, um Ihre Abläufe zu optimieren.
E-Commerce-Management umfasst viele bewegliche Teile, die fein abgestimmt werden müssen.
Einer der lohnendsten (und wirkungsvollsten) Bereiche zum Optimieren ist dein Bestellmanagement-Workflow.
Denn wenn alle relevanten Prozesse im Einklang sind, fügt sich der Rest von selbst. Das Ergebnis: weniger teure Fehler, pünktlichere Lieferungen und dankbare Kundschaft.
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Aber seien wir ehrlich – du musst zuerst die verschiedenen Phasen verstehen. Erst dann kannst du die richtigen Tools und Strategien einsetzen, um deinen Workflow zu transformieren.
Darum geht es in diesem Beitrag.
Was ist ein Bestellmanagement-Workflow?
Ein Bestellmanagement-Workflow beschreibt die Abfolge der Schritte von der Auftragserteilung bis zur Auslieferung. Er ist das Fundament eines effizienten, skalierbaren und reibungslosen Auftragsabwicklungsprozesses.
Wenn du ihn gut im Griff hast, bleiben alle Prozesse synchron, Tools und Teams sind koordiniert und kein wichtiges Detail – ob Bestand, Zahlung oder Kundendaten – geht verloren.
Die Phasen eines optimierten Bestellmanagement-Workflows
Ein gut strukturierter Bestellmanagement-Workflow sorgt dafür, dass jede Bestellung effizient vom Checkout bis zur Auslieferung (und darüber hinaus) abgewickelt wird.
So sieht das Ganze in der Praxis aus bei Kendra Kookware, einer fiktiven Marke für angehende Hobbyköchinnen und -köche, die Profiausrüstung wollen.
Bonus: Ich habe einige Tool-Empfehlungen ergänzt, mit denen du jede Phase optimierst. Diese Tools sind die Geheimwaffe für einen reibungslosen Ablauf.
1. Auftragserfassung und -aufnahme
Der erste Schritt im Bestellprozess besteht darin, Auftragsdetails aus Vertriebskanälen wie deiner Website zu erfassen.
So werden alle notwendigen Informationen zur Bestellung (z. B. Menge) und zum Kunden (z. B. Versandpräferenz) zentral gesammelt, damit alles seinen Lauf nehmen kann.
🛠️ Tool(s), die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein Order Management System (OMS) automatisiert diesen Schritt, indem es Bestelldaten sofort erfasst und über alle Plattformen hinweg synchronisiert – einschließlich ERP und CRM. Es überwacht zudem im Hintergrund den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung.
Du kannst hierfür auch spezielle Auftragserfassungstools nutzen. Und siehe da: Wir haben eine Liste der besten Softwarelösungen für die Auftragserfassung zusammengestellt:
Beispiel:
Kara, eine aufstrebende Kulinarik-Content-Creatorin, bestellt ein Kochmesser- und Brett-Set im Onlineshop von Kendra Kookware.
Das OMS des Unternehmens Linnworks erfasst ihre Daten sofort und bestätigt ihren Auftrag per automatisierter E-Mail.
2. Zahlungsabwicklung und -verifizierung
Bevor eine Bestellung weiterbearbeitet wird, prüft ein effizientes Auftragsmanagementsystem die Zahlungsdetails und kontrolliert auf betrügerische Aktivitäten.
In dieser Phase wird sichergestellt, dass Transaktionen stets autorisiert und verschlüsselt werden, um die Gelder sicher an Ihr Händlerkonto zu übermitteln.
Das ist eine notwendige Maßnahme sowohl für das Unternehmen als auch für die Kundschaft.
🛠️ Tool/s, die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein Zahlungsgateway und Zahlungsabwickler übernehmen die Abwicklung von Online-Zahlungen. Das Gateway überträgt die Zahlungsdaten zuerst sicher.
Anschließend kommuniziert der Zahlungsabwickler mit den Banken, um die Überweisung abzuschließen.
Beispiel:
Kara zahlt mit ihrer Kreditkarte. Das Zahlungsgateway von Kendra Kookware, Stripe, überprüft die Transaktion und verarbeitet die Zahlung sicher. Nach Freigabe wird der Bestellstatus auf „Bezahlt“ aktualisiert.
3. Bestandsmanagement und Lagerzuordnung
In diesem Schritt werden die Lagerbestände geprüft, um die Verfügbarkeit zu bestätigen.
Ist ein Produkt nicht vorrätig, können Sie eine Nachbestellung anlegen oder der Kundschaft ein Ersatzprodukt vorschlagen.
Echtzeitdaten sind unbedingt erforderlich, um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden.
🛠️ Tool/s, die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein Bestandsmanagementsystem (IMS) verfolgt die Warenbewegungen vor dem Kauf. Es markiert Produkte, bei denen der Vorrat knapp wird, und löst den Auffüllprozess aus.
Es unterscheidet sich von einem OMS, das die Überwachung Ihrer Waren nach dem Kauf übernimmt.
Allerdings bieten einige Softwarelösungen wie Cin7 Core und Linnworks beide Funktionen an und ermöglichen Nutzenden eine ganzheitliche Übersicht.
Beispiel:
Das Lagersystem von Kendra Kookware, Linnworks, bestätigt, dass das Kochmesser- und Brett-Set vorrätig ist. Da die Verfügbarkeit knapp wird, markiert Linnworks das Produkt zur Nachbestellung, reserviert jedoch die Bestellung von Kara, um Lieferengpässe zu vermeiden.
4. Auftragsabwicklung und Versand
Sobald die Bestellung bestätigt ist, wird sie an das richtige Lager weitergeleitet. Das Lagerteam krempelt die Ärmel hoch, um die richtigen Artikel zu picken, verpacken und zu versenden.
All diese Arbeitsschritte erfordern strategische Entscheidungen, die Ihnen viel Geld sparen können.
Das Kommissionieren benötigt die schnellsten Wege, um die Effizienz der Mitarbeitenden zu optimieren; beim Verpacken sollten die kostengünstigsten Materialien eingesetzt werden, um die Artikel sicher und zuverlässig zu liefern.
Der Versandprozess umfasst die Wahl eines momentan günstigsten Versanddienstleisters, sofern Sie nicht selbst versenden.
🛠️ Tool/s, die wir unbedingt empfehlen:
Die Optimierung der Auftragsabwicklung ist der Bereich, in dem ein OMS glänzt. Das richtige OMS kann fehleranfällige Schritte in dieser Phase automatisieren, wie die Auswahl des passenden Lagers, die Wahl der Kommissionierwege, Verpackungsmaterialien und Versanddienstleister.
Spezialisierte Lösungen wie Software für Kommissionierung und Verpackung sowie Versandsoftware sind ebenfalls verfügbar, um diese ressourcenintensiven Prozesse zu optimieren.
Beispiel:
Mit Linnworks Pickwave konnten die Lagerarbeiter die richtigen Lagerplätze für Karas Artikel finden.
Linnworks empfiehlt außerdem eine Kartongröße und druckt ein Versandetikett für FedEx, das zum Zeitpunkt der Etikettenerstellung den besten Tarif und die beste Lieferzeit bietet.
5. Lieferung der Bestellung und Status-Updates
Das Paket hat das Lager verlassen, aber die Bestellung bleibt weiterhin Ihre Verantwortung. Die Automatisierung von Status-Updates ist notwendig, um Echtzeitgenauigkeit zu gewährleisten.
Das Verfolgen und Überwachen des Status und die Weiterleitung der Informationen an Ihre Kunden gehören zu einer hervorragenden Kundenerfahrung.
Zugleich bietet es Ihnen die Möglichkeit, Fehler im Prozess zu erkennen und sofort gegenzusteuern.
🛠️ Tool/s, die wir unbedingt empfehlen:
Ein OMS mit Sendungsverfolgungsfunktionen aktualisiert den Lieferstatus automatisch im System und stellt voraussichtliche Lieferzeiten per E-Mail oder SMS zur Verfügung.
Beispiel:
Kara erhält eine Versandbestätigung per E-Mail von Kendra Kookware, inklusive ihrer FedEx-Sendungsnummer. Sie prüft den Status und sieht, dass ihr Paket auf dem Weg zur Auslieferung ist.
6. Prozesse nach der Zustellung
Es ist wichtig, Rückgaben und Umtausch bei der Optimierung Ihres Auftragsmanagement-Workflows zu berücksichtigen.
Kunden, die online einkaufen, legen großen Wert auf Marken, die einen reibungslosen Prozess nach der Zustellung ermöglichen.
Zu diesem Zeitpunkt bearbeiten Sie die Rücksendung der Artikel in Ihr Lager, wo Sie sie auf Schäden überprüfen und den Vorgang freigeben können.
🛠️ Tool/s, die wir unbedingt empfehlen:
Ein OMS kann Probleme nach der Zustellung vereinfachen. Es kann automatisch Rücksendeetiketten erzeugen und Bestandsdaten beim Rücklauf aktualisieren.
Beispiel:
Kara liebt das Aussehen ihres neuen Kochgeschirrs, entscheidet sich aber dafür, das Viermesser-Set von Kendra Kookware zu bevorzugen, das auch das Kochmesser beinhaltet.
Sie leitet eine Rückgabe ein und das Auftragsverwaltungssystem von Kendra Kookware erstellt sofort ein Rücksendeetikett.
Sobald der Artikel eingegangen ist, passt Linnworks die Bestandszahlen von Kendra Kookware an und Kara erhält eine Gutschrift, die sie für ihren nächsten Einkauf verwenden kann.
Warum optimierte Workflows im Auftragsmanagement wichtig sind
Du trägst die Verantwortung, Bestellungen pünktlich zu liefern. Die Verbesserung deines Auftragsmanagementsystems ist der erste Schritt, dies zu erfüllen.
Wenn du alle dazugehörigen Prozesse standardisierst, kann dies eine Vielzahl von Vorteilen auslösen:
- Betriebliche Effizienz. Echtzeitdaten können dabei helfen, Probleme bei der Bedarfsplanung und beim Routing von Bestellungen zu vermeiden, wodurch dein Unternehmen agiler wird.
- Mitarbeiterproduktivität. Vierundneunzig Prozent der befragten Arbeitnehmer gaben an, dass sie in ihrer Rolle sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben ausführen. Dein Fulfillment-Team bildet da keine Ausnahme. Wenn du wichtige Abläufe optimierst und automatisierst, gewinnen die Mitarbeitenden Zeit für strategischere Aufgaben.
- Reibungslose Koordination. Vernetzte Prozesse und Plattformen verbessern die Zusammenarbeit zwischen Teams.
- Schnellere Auftragsabwicklung. Die Beseitigung repetitiver Aufgaben und teurer Fehler durch Automatisierung reduziert unnötige Reibung. Studien zeigen, dass Automatisierung die Bearbeitungszeiten für Bestellungen um 10 % bis 15 % verbessern kann.
- Kundenzufriedenheit. Fünfundzwanzig Prozent der Käufer stornieren Berichten zufolge Bestellungen, wenn die Lieferung zu lange dauert. Eine Beschleunigung der Lieferung ist ein Weg, solche Verluste zu vermeiden und das Wohlwollen der Kundschaft aufrechtzuerhalten.
All dies bedeutet: Ein solider Workflow im Auftragsmanagement ebnet den Weg für reibungslose Abläufe, minimiert Fehler, reduziert Verzögerungen und sorgt für einen effizienten Ablauf.
Lass uns genauer anschauen, was notwendig ist, um diese Vorteile zu erreichen.
So automatisierst und optimierst du deine Workflows im Auftragsmanagement
Automatisierung von chaotischen oder ineffizienten Prozessen kann langfristig noch mehr Probleme verursachen.
So verbesserst du deinen Workflow im Auftragsmanagement und nutzt Automatisierung für effizientere, schnellere Abläufe.
Schritt 1: Analysiere deinen aktuellen Workflow und identifiziere Engpässe
Überall spontan Brände zu löschen ist keine nachhaltige Strategie für das Auftragsmanagement – das zehrt dich nur aus.
Setze stattdessen auf einen systematischen Ansatz, indem du deinen gesamten Ablauf prüfst, um die eigentlichen Schwachstellen zu erkennen.
Sie sollten nachverfolgen, wie Bestellungen durch jede Phase laufen und Ineffizienzen erkennen, bevor sie sich anhäufen. Achten Sie dabei auf Dinge wie:
- Manuelle Verzögerungen. Manuelle Rechnungsstellung, Aktualisierung der Bestände oder Prozesse der Lagerabwicklung verlangsamen die Effizienz in nachgelagerten Schritten.
- Doppelte Arbeitsschritte. Verschiedene Abteilungen geben die gleichen Daten in separate Excel-Tabellen ein, um Zahlungen und Bestellstatus zu verfolgen. Das führt zu abweichenden Aufzeichnungen.
- Wiederkehrende Engpässe. Kundenbestellungen stauen sich, weil ein Vertriebsmitarbeiter regelmäßig vergisst, die Warenverfügbarkeit zu bestätigen, bevor er den nächsten Schritt freigibt.
- Fehlende Transparenz. Keine Benachrichtigungen in Echtzeit für Bestellungen, die sich wegen verspäteter Lieferung verzögern könnten. Das zwingt frustrierte Teams dazu, in letzter Minute aufzuholen.
Ein häufiges Problem ist Fehlbestand-Abweichungen, bei denen Lagerbestände nicht in Echtzeit aktualisiert werden.
Das führt zu Rückständen oder Überverkäufen – eine Situation, die niemand möchte!
Manuelle Prozesse sind ebenfalls eine große Ursache, insbesondere wenn Bestellungen überprüft oder angepasst werden müssen, bevor sie weiterbearbeitet werden können.
Die Automatisierung wichtiger Schritte wie Bestellweiterleitung, Lagerzuordnung und Rechnungsstellung hat schon vielen Unternehmen geholfen, Engpässe zu reduzieren.
Mit den ermittelten Schwachstellen können Sie nun planen, wie Sie die Automatisierung umsetzen.
Gehen Sie zuerst die manuellen Prozesse an, die Ihre Effizienz schwächen. Je schneller Sie diese Hindernisse beseitigen, desto früher entlasten Sie Ihr Team.
Wenn Ihre Abläufe nicht zeitkritisch sind oder keine dringenden Engpässe bestehen, gehen Sie schrittweise vor. Automatisieren Sie Ihren Bestellmanagement-Workflow eine Phase nach der anderen.
Die Optimierung dieser Reibungspunkte kann auch dazu beitragen, die Zustimmung von Stakeholdern zu gewinnen, die unmittelbare und spürbare Ergebnisse sehen.
Schritt 2: Das richtige Bestellmanagement-System wählen
Sie haben die wichtigsten Aufgaben identifiziert, die sich für die Automatisierung eignen. Jetzt ist es an der Zeit, das beste Bestellmanagement-System (OMS) auszuwählen, um dies umzusetzen.
Ihr OMS automatisiert den gesamten Bestellabwicklungsprozess über alle Kanäle hinweg – von Bestellungen bis zur Nachverfolgung und Rücksendungen. Wie Sie oben gesehen haben, ist es ein praktisches Tool für nahezu jede Phase.
Achten Sie darauf, dass es sich in Ihren bestehenden Tech-Stack integrieren lässt.
Cin7 Core bietet beispielsweise mehr als 200 direkte Integrationen mit führenden E-Commerce-, Buchhaltungs-, CRM- und Drittanbieter-Logistikdiensten.
Beginnen Sie mit einer Systemüberprüfung, um sicherzustellen, dass Ihre bestehenden Systeme bereit für Veränderungen sind. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kompatibilität, Dimensionierung, Integrationen und Geschäftsprozesse.
Weitere unverzichtbare Funktionen sind Echtzeit-Tracking von Bestellungen und Omnichannel-Fulfillment.
Hier ein Beispiel, das ihre Bedeutung unterstreicht:
Aristocrazy, eine Marke für Schmuck und Uhren, verfügte nicht über eine Bestandsübersicht in den Online- und stationären Geschäften.
Durch die Einführung der Salesforce Commerce Cloud konnte das Unternehmen den Bestand zentralisieren, BOPIS (online kaufen, im Geschäft abholen) ermöglichen und Bestände aus den Filialen für die Erfüllung von Online-Bestellungen nutzen. Mit der Konfiguration eines kundenorientierten OMS beschleunigte Aristocrazy den Versand und steigerte die Fulfillment-Rate.
Mit einem OMS besteht ein geringeres Risiko für menschliche Fehler, weniger Verzögerungen und ein schnellerer sowie verlässlicherer Ablauf. Berücksichtigen Sie diese Top-Lösungen, um Ihre Suche nach der am besten passenden Lösung für Ihr Unternehmen zu verfeinern.
Die Einführung Ihres neuen OMS sollte mit Bedacht erfolgen.
Ein OMS ist sehr datengesteuert.
Wenn Artikelnummern (SKUs) nicht korrekt angelegt sind, Kundendaten-Elemente nicht standardisiert werden oder Sie sich darauf konzentrieren, die Bestellung einzufangen und auf dem Weg zu beheben, wird das OMS als Problem angesehen, das sich auf den Kunden auswirkt.
Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Bestellungen und die Daten zur Bearbeitung der Bestellungen klar definiert sind.
Andernfalls verbringen Sie viel Zeit damit, Probleme zu lösen, die hätten vermieden werden können.
Hier einige Tipps, die Sie beachten sollten, damit Ihr OMS die Effizienz steigert und nicht beeinträchtigt:
- Planen Sie die Einrichtung. Konfigurieren Sie das System und migrieren Sie saubere, doppeltfreie Daten, um Implementierungsprobleme zu vermeiden.
- Schulen Sie Ihr Team. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit rollenbasiertem, praxisnahem Training aus, damit sie das System in- und auswendig lernen. Bringen Sie ihnen Best Practices für Dateneingabe und Überwachung bei.
- Überwachen und anpassen. Sprechen Sie mit Ihrem Team über etwaige Herausforderungen oder Probleme, die vor und nach der Implementierung auftreten.
- Erfolg messen. Verfolgen Sie Ausführungsgeschwindigkeit, Bestellgenauigkeit und Lagerverfügbarkeit, um den ROI Ihrer Investition zu maximieren.
Schritt 3: Integration mit Zahlungsanbietern, Vertriebskanälen und Versanddienstleistern
Automatisierte Workflows im Auftragsmanagement leben von Integration.
Ihr OMS, Ihre Vertriebskanäle, Zahlungsanbieter und Versanddienstleister sind nicht automatisch miteinander verbunden. Dank Integrationen können jedoch all diese Systeme synchronisiert werden.
Ich habe die verschiedenen Phasen vorhin skizziert, um Ihnen einen Überblick über den vollständigen Auftragsverwaltungsprozess zu geben, aber hier ist eine direktere Darstellung des vollintegrierten Ablaufs:
Nehmen wir an, unsere fiktive Marke von vorhin, Kendra Kookware, verkauft auch auf dem Marktplatz Amazon (neben ihrer Shopify-Website).
Sie nutzen Stripe als Zahlungsanbieter, Linnworks als OMS und FedEx für den Versand.
Die Synchronisierung dieser Systeme führt zu folgendem Ablauf:
Ein Kunde namens Karl kauft über das Amazon-Schaufenster. Stripe prüft blitzschnell die Transaktion und gibt die Zahlung frei.
Linnworks erkennt dann den bezahlten Status und stößt bei FedEx den Versand der Socken an den Kunden an.
Gleichzeitig aktualisiert Linnworks die Lagerbestände sowohl auf Amazon als auch auf Shopify, um den Verkauf zu berücksichtigen. Alles – von der Auftragserfassung bis zur Lieferung – läuft vollautomatisch.
OMS-Lösungen wie Linnworks bieten zahlreiche vorinstallierte Integrationen. Alles, was Sie tun müssen, ist sich einzuloggen, die Plattformen zu autorisieren und alles zu synchronisieren.
Deshalb habe ich in Schritt 2 empfohlen, ein OMS zu wählen, das zu Ihrer vorhandenen Technik passt.
Falls direkte Integrationen nicht möglich sind, ist das kein Problem. Sie können immer Tools wie Zapier oder individuell entwickelte APIs nutzen, um die Lücke zu schließen.
Schritt 4: Automatisieren Sie Echtzeit-Benachrichtigungen und Tracking-Updates
Laut einer von Parcel Monitor durchgeführten Studie beträgt die durchschnittliche Öffnungsrate von Benachrichtigungen nach dem Kauf 62 %. Ihre Kundschaft mit zeitnahen Updates auf dem Laufenden zu halten, schafft Vertrauen und verbessert das Kundenerlebnis.
Natürlich möchten Sie nicht jedes Mal Bestelldetails herunterladen und Trackingdaten manuell hochladen müssen.
Echtzeit-Transparenz ist entscheidend.
Wenn wir in der Lage sind, die Auftragsstatus durch den Workflow zu überwachen, können wir Abweichungen auf Basis der Verweilzeit eines Auftrags in einem Status erkennen und sowohl auf systembedingte als auch auf prozessbedingte Verzögerungen reagieren.
Um den Kommunikationsaspekt Ihres Workflows zur Auftragsverwaltung zu automatisieren, nutzen Sie das integrierte Benachrichtigungstool Ihrer E-Commerce-Plattform oder Ihres CRM-Systems.
Synchronisieren Sie es mit Ihrem OMS, damit Ihre Kundinnen und Kunden automatisch Auftragsdetails und Versandbenachrichtigungen erhalten. Mit Tools wie Linnworks können Sie auftragsbezogene Benachrichtigungen einrichten.
Schritt 5: Setzen Sie Tools und Methoden zur Verbesserung der Auftragsgenauigkeit ein
Automatisierung garantiert keine 100 %ige Auftragsgenauigkeit.
Verbessern Sie Ihre Chancen durch Investitionen in technische Hilfsmittel wie Barcode-Scanning, SKU-Tracking und automatisiertes Auftragsmanagement.
- Barcode-Scanning. Das Lagerpersonal kann den Scanner beim Kommissionieren, Verpacken und Versenden der Artikel verwenden. Jeder Scan aktualisiert automatisch das OMS und andere Systeme.
- SKU-Verfolgung. Stock Keeping Units (SKUs) helfen dabei, Produkte bis ins kleinste Detail zu verfolgen. Jede Variante erhält eine eindeutige SKU, wodurch sich Lagerbestände leichter auffinden, Verkäufe überwachen und Verwechslungen vermeiden lassen. Barcode-Scanner oder RFID-Tags erfassen SKU-Daten und synchronisieren sie in ein IMS oder OMS für eine Aktualisierung des Lagerbestands in Echtzeit.
- Automatisierte Auftragsabwicklung. Bei dieser Methode werden Roboter und intelligente Software eingesetzt, um den Kommissionier- und Verpackungsprozess zu optimieren. Beispiel: Nespresso automatisierte die Auftragsabwicklung mit robotergesteuerten Kommissionierern und erreichte 99,9 % Auftragsgenauigkeit und 200 % höhere Produktivität.
Wir haben den Einsatz von Automatisierung und Barcode-Scanning-Technologien ausgeweitet.
Double-Verification-Systeme, bei denen Entnahmen oder Packvorgänge gegengeprüft werden, haben auch bei uns die Fehlerquote drastisch reduziert.
Zusätzlich verbessert das Training des Personals für Ausnahmefälle, wie z. B. einen nicht vorrätigen Artikel oder eine Sendung an die falsche Adresse, ebenfalls die Genauigkeit.
Best Practices wie die Standardisierung von Vorlagen für Bestellformulare und Packzettel können helfen, Fehler zu minimieren. Mit einheitlichen Layouts ist es weniger wahrscheinlich, dass Bestelldetails übersehen oder falsch gelesen werden.
Schließlich sollten mehrere Qualitätskontrollpunkte eingeführt werden.
- Bestellung eingegangen? Check.
- Kommissionierung? Check.
- Verpacken? Check.
- Versand? Check.
Automatisierung übernimmt den Großteil der Arbeit, aber menschliche Kontrolle bleibt ein unverzichtbares Sicherheitsnetz.
Schritt 6: Workflow-Management-Software einführen
Das OMS konzentriert sich auf den Prozess der Auftragsverwaltung – Auftragseingang, Nachverfolgung und Ausführung. Es koordiniert jedoch nicht unbedingt Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Teams.
Genau hier kann die Automatisierung bei groß angelegten Abläufen chaotisch werden.
Der Vertrieb macht das Fulfillment für Verzögerungen verantwortlich. Fulfillment gibt dem Lagerbestand die Schuld an fehlenden Artikeln. Der Kundenservice steckt dazwischen fest.
Workflow-Management-Software (WMS) vernetzt Abteilungen, um eben dieses Chaos zu vermeiden. Sie zentralisiert wichtige Aufgaben wie:
- Auftragserfassung: Weist Aufträge automatisch zu und leitet sie an das richtige Team weiter – ganz ohne manuelle Übergaben
- Zahlungsabwicklung: Überprüft, ob Zahlungen vor der Auftragsausführung freigegeben sind
- Erstellung von Versandetiketten: Erstellt Etiketten und synchronisiert mit Dienstleistern für Tracking in Echtzeit, Bearbeitung von Ausnahmen und reibungslose Koordination zwischen den Abteilungen
Der FMCG-Distributor (Fast-Moving Consumer Goods) Grand Meltique hat sein Geschäft erweitert — allerdings nicht ohne einige Kopfschmerzen.
Sie bauten eine riesige Fabrik mit 8.100 Quadratfuß und eine Kühlhausanlage, um der Nachfrage gerecht zu werden, aber ihr veraltetes System konnte das Tempo nicht halten. Sie verkauften zu viel, die Auftragsabwicklung war langsam und die Kosten stiegen. Ein Upgrade auf das Workflow-Management-System von Anchanto drehte das Blatt, erhöhte die Lagergenauigkeit auf über 95 % und rationalisierte die Abwicklung.
Ein WMS sollte wie Ihr OMS funktionieren. Es sollte zu Ihren bestehenden Systemen passen und gleichzeitig das Wachstum erleichtern.
Schritt 7: Verpflichten Sie sich zur laufenden Workflow-Optimierung
Überprüfen Sie Ihre Workflow-Map aus Schritt 1 mindestens einmal pro Quartal (oder früher, wenn immer wieder Engpässe auftreten). Machen Sie Optimierung zur langfristigen Gewohnheit, indem Sie Folgendes durchführen:
- Vierteljährliche Workflow-Audits. Suchen Sie nach veralteten Schritten, redundanten Prozessen oder neuen Engpässen, die durch Systemänderungen oder externe Faktoren entstehen. Dokumentieren Sie notwendige Anpassungen.
- Überwachung der wichtigsten Kennzahlen. Vergleichen Sie Durchlaufzeiten bei der Auftragsbearbeitung, Fulfillment-Genauigkeit und Fehlerquoten vor und nach den Optimierungen. Nutzen Sie die Reporting-Tools in Ihrem OMS oder WMS, um aktuelle Erkenntnisse zu generieren.
- Anpassungen vor der Hochsaison. Testen Sie Ihr System vor wichtigen Verkaufsperioden auf Belastbarkeit. Schulen Sie das Personal auf Notfallpläne für den Fall von Herausforderungen.
- Kontinuierlicher Feedback-Loop. Ihr Team und Ihre Kunden können nach der Automatisierung Ineffizienzen entdecken, die Ihnen entgehen könnten – hören Sie ihnen zu.
Anschließend wiederholen Sie den Prozess. Die Automatisierung von Order-Management-Workflows ist ein Kreislauf kontinuierlicher Verbesserung, um Ihre Fulfillment-Strategie zukunftssicher zu machen.
Herausforderungen bei Order-Management-Workflows (& wie Sie sie meistern)
Das Order-Management wird komplexer, je mehr Vertriebskanäle Sie erschließen, neue Produkte einführen und im Grunde alles tun, was Ihr Unternehmen wachsen lässt.
Damit Sie das Wachstum gut bewältigen, sollten Sie auf folgende Herausforderungen vorbereitet sein:
Komplexe Omnichannel-Bestellungen verwalten
Forbes gibt an, dass Unternehmen mit Omnichannel-Strategien 89 % ihrer Kunden halten – das Verbinden all Ihrer Vertriebskanäle ist also eine sinnvolle Maßnahme.
Wählen Sie jedoch nicht das passende Tool, kann dies Ihre bestehenden Order-Management-Prozesse ausbremsen.
Eine der größten Herausforderungen, die wir bei Marken sehen, ist das Bestandsmanagement über mehrere Vertriebskanäle hinweg, während gleichzeitig das Fulfillment den Marktplatz-Vorgaben entsprechen muss.
Verspätete Lieferungen, Überverkäufe und manuelle Workflows können schnell Wachstumsblockaden werden.
Die Wahl Ihres OMS bestimmt Ihre Anpassungsfähigkeit. Wenn es sich nahtlos in Ihren E-Commerce-Tech-Stack integriert, ermöglicht es einen reibungslosen Datenfluss und verbessert langfristig Ihre Abläufe.
Samok erklärt:
Die Lösung besteht darin, das Marktplatz-Management zu zentralisieren, Bestandsaktualisierungen zu automatisieren und die Koordination im Lager zu verbessern. Viele Marken optimieren ihren Fulfillment-Ansatz weiter, indem sie datengesteuerte Entscheidungen fördern.
Spitzen bei Bestellungen während Hochsaison managen
Bestellspitzen sind grundsätzlich wünschenswert. Aber niemand möchte, dass Ihr Team während der Hochsaison hektisch versucht, den Bestand wieder aufzufüllen.
Das bringt Ihr Order-Management-System aus dem Gleichgewicht.
Um den Nachfrageanstieg zu bedienen, brauchen Sie ein Bestandsprognosetool, das Ihre Performance verfolgt und Marktentwicklungen sowie Kundenverhalten versteht.
Wenn die geschäftige Zeit naht, stellen diese Funktionen sicher, dass Sie stets ausreichend Ware haben.
Umgang mit Störungen in der Lieferkette
Störungen in der Lieferkette sollten ein eigenes Kapitel in Ihrem Order-Management-Handbuch bekommen.
Mit Notfallplänen für Versand- und Logistikverzögerungen können Sie Stolpersteine im Order-Management vermeiden.
Das Risiko, sich nur auf einen einzigen Lieferanten zu verlassen, ist für Ihr Unternehmen hoch.
Wenn Sie mit verschiedenen Dienstleistern zusammenarbeiten und Software nutzen, um für jede Bestellung den besten Fulfillment-Partner zu bestimmen, können Sie besser Preise und Konditionen verhandeln – das führt zu Kosteneinsparungen.
Fazit
Wenn Sie Ihren Workflow für das Auftragsmanagement verstehen – und jede Phase optimieren –, sorgen Sie für reibungslosere Prozesse, weniger Verzögerungen und ein besseres Kundenerlebnis.
Ein optimiertes Auftragsmanagement-System kann Fehlbestände vermeiden, Fehler bei der Ausführung reduzieren und Ihr Unternehmenswachstum unterstützen.
Mit den oben genannten Tool-Vorschlägen und bewährten Methoden können Sie die Bestellgenauigkeit verbessern, die Lieferung beschleunigen und Ihre Kundschaft zufriedenstellen.
Optimieren Sie noch heute Ihren Workflow im Auftragsmanagement.
Hier sind weitere hilfreiche Ressourcen zum Thema:
- 25 Beste Fulfillment-Software für den E-Commerce 2025
- Ein Leitfaden zum globalen Auftragsabwicklungsprozess
- Vollständiger Leitfaden zur Bestandsverfolgung: Methoden, Best Practices & Top-Tools
- Mikro-Fulfillment: Der umfassende Leitfaden zur Optimierung Ihrer E-Commerce-Logistik für die taggleiche Lieferung
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rnrnNicht unbedingt! Für eine Handvoll Bestellungen auf einer Plattform ist Automatisierung oft nicht nötig.rnrnrnrnAber wenn die Auftragsabwicklung Ihren Tag dominiert – vor allem, wenn Sie niemanden haben, an den Sie delegieren können – kann Automatisierung spürbar entlasten.rnrnrnrnDiese Kennzahlen zeigen, wie gut ein Unternehmen Bestellungen bearbeitet und ausliefert. Für qualitative Einblicke ziehen Sie Bewertungen und Umfragen zur Kundenzufriedenheit heran.","_accordion_3_row_content":"field_row_content","accordion":4,"_accordion":"field_accordion_accordion"},"mode":"preview","anchor":"FAQ"} /-->rnrnWird die Auftragsabwicklung zu viel, ziehen Sie zeitweise Aushilfspersonal oder das Outsourcing der Fulfillment-Prozesse in Betracht.","_accordion_2_row_content":"field_row_content","accordion_3_row_header":"Welche Kennzahlen sollte ich verfolgen, um den Erfolg meines Workflows im Auftragsmanagement zu messen?","_accordion_3_row_header":"field_row_header","accordion_3_row_content":"rnrnBeobachten Sie diese KPIs im Auftragsmanagement für die Effizienzmessung: Bestellgenauigkeit, pünktliche Lieferung, Durchlaufzeit pro Bestellung und Erfüllungsrate von Bestellungen. Auch die Kundenzufriedenheitswerte sollten Sie im Blick behalten.rnrn rnrnDiese Kennzahlen zeigen, wie gut ein Unternehmen Bestellungen bearbeitet und ausliefert. 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