Ablauf der Auftragsverwaltung: 7 Schritte zur Optimierung der Auftragsabwicklung
Glückliche Auftragsverwaltung: Die Optimierung Ihres Workflows in der Auftragsverwaltung sorgt für abgestimmte Prozesse, weniger Fehler, schnellere Lieferzeiten und eine höhere Kundenzufriedenheit. Das Verständnis jeder einzelnen Phase ist entscheidend für die Implementierung effektiver Werkzeuge und Strategien.
Synchronisierung bringt den Erfolg: Synchronisierte Prozesse gewährleisten ein reibungsloses E-Commerce-Erlebnis, führen zu Effizienz, weniger kostspieligen Fehlern und begeistern Ihre Kunden.
Phasen geben den Takt vor: Das Verständnis der Phasen der Auftragsverwaltung ist der Schlüssel, um die richtigen Verbesserungen und Tools zur Optimierung Ihrer Abläufe auszuwählen.
E-Commerce-Management umfasst viele bewegliche Teile, die fein abgestimmt werden müssen.
Einer der lohnendsten (und wirkungsvollsten) Bereiche zur Optimierung ist Ihr Bestellmanagement-Workflow.
Denn wenn alle relevanten Prozesse im Einklang sind, fügt sich der Rest von selbst. Das Ergebnis: weniger teure Fehler, pünktlichere Lieferungen und dankbare Kunden.
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Aber mal ehrlich – Sie müssen zuerst die verschiedenen Phasen verstehen. Erst dann können Sie die richtigen Tools und Strategien einsetzen, um Ihren Workflow zu transformieren.
Das alles behandeln wir in diesem Beitrag.
Was ist ein Bestellmanagement-Workflow?
Ein Bestellmanagement-Workflow beschreibt die Abfolge der einzelnen Schritte vom Bestelleingang bis zur Auslieferung. Er ist das Fundament eines effizienten, skalierbaren und reibungslosen Auftragsabwicklungsprozesses.
Wenn hier alles wie geschmiert läuft, sind alle Prozesse synchronisiert, Tools und Teams koordiniert, und kein wichtiges Detail — ob Lagerbestand, Zahlung oder Kundendaten — geht verloren.
Die Phasen eines optimierten Bestellmanagement-Workflows
Ein gut strukturierter Bestellmanagement-Workflow sorgt dafür, dass jede Bestellung effizient vom Checkout zur Lieferung (und darüber hinaus) gelangt.
So läuft es am Beispiel von Kendra Kookware ab – einer fiktiven Marke für ambitionierte Hobbyköche, die Profi-Ausrüstung wollen.
Bonus: Ich habe für jede Phase Tool-Empfehlungen ergänzt, mit denen Sie Ihren Workflow optimieren können. Diese Tools sind die Geheimwaffe für einen reibungslosen Ablauf.
1. Auftragserfassung und -eingabe
Der erste Schritt im Bestellprozess ist das Erfassen der Bestelldaten von Vertriebskanälen wie Ihrer Website.
So werden alle benötigten Informationen zur Bestellung (z. B. Menge) und zum Kunden (z. B. Versandpräferenz) zentralisiert, um alles in Gang zu setzen.
🛠️ Tool(s), die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein Order Management System (OMS) automatisiert diesen Schritt, indem es Bestelldaten sofort erfasst und auf allen Plattformen synchronisiert, einschließlich Ihres ERP und CRM. Es arbeitet zudem im Hintergrund und überwacht den gesamten Bestell-Lebenszyklus.
Auch Auftragserfassungstools können diese wichtige Aufgabe übernehmen. Und sehen Sie an, wir haben eine Liste der besten Auftragserfassungs-Software zusammengestellt, damit Sie loslegen können:
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Beispiel:
Kara, eine angehende Content Creatorin im Bereich Kulinarik, bestellt ein Kochmesser- und Brett-Set über den Onlineshop von Kendra Kookware.
Das OMS des Unternehmens Linnworks erfasst ihre Daten sofort und bestätigt den Auftrag mit einer automatisierten Bestätigungsmail.
2. Zahlungsabwicklung und -prüfung
Bevor eine Bestellung weiter bearbeitet wird, überprüft ein effizientes Auftragsmanagementsystem die Zahlungsdaten und kontrolliert auf betrügerische Aktivitäten.
Diese Phase stellt sicher, dass Transaktionen stets autorisiert und verschlüsselt sind, um die Gelder sicher auf Ihr Händlerkonto zu überweisen.
Dies ist eine notwendige Maßnahme sowohl für das Unternehmen als auch für die Kundschaft.
🛠️ Tool/s, die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein Zahlungsgateway und ein Zahlungsabwickler sind für die Abwicklung von Online-Zahlungen zuständig. Das Gateway überträgt die Zahlungsdaten zuerst sicher.
Danach kommuniziert der Zahlungsabwickler mit den Banken, um die Überweisung abzuschließen.
Beispiel:
Kara bezahlt mit ihrer Kreditkarte. Das Zahlungsgateway von Kendra Kookware, Stripe, prüft die Transaktion und verarbeitet die Zahlung sicher. Nach der Genehmigung wird der Bestellstatus auf "Bezahlt" aktualisiert.
3. Bestandsmanagement und Lagerzuteilung
In diesem Schritt werden die Lagerbestände überprüft, um die Warenverfügbarkeit zu bestätigen.
Ist ein Produkt nicht vorrätig, können Sie eine Nachbestellung anlegen oder der Kundschaft ein Ersatzprodukt vorschlagen.
Echtzeitdaten sind unerlässlich, um solche unbequemen Situationen zu vermeiden.
🛠️ Tool/s, die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein Bestandsmanagementsystem (IMS) verfolgt die Produktbewegungen vor dem Kauf. Es erkennt Produkte mit bald geringem Bestand und löst den Auffüllprozess aus.
Es unterscheidet sich von einem OMS, das die Überwachung der Ware nach dem Kauf abwickelt.
Einige Softwarelösungen wie Cin7 Core und Linnworks vereinen beide Funktionen und bieten Nutzern volle Transparenz entlang der gesamten Kette.
Beispiel:
Kendra Kookware’s Inventursystem, Linnworks, bestätigt, dass das Chefmesser und das Brett-Set auf Lager sind. Da die Verfügbarkeit knapp wird, kennzeichnet Linnworks das Produkt für die Nachbestellung und reserviert Karas Bestellung, um Lagerausfälle zu verhindern.
4. Auftragsabwicklung und Versand
Sobald die Bestellung bestätigt ist, wird sie an das richtige Lager weitergeleitet. Das Lagerteam krempelt die Ärmel hoch, um die richtigen Artikel zu picken, verpacken und zu versenden.
Alle diese Schritte erfordern strategische Entscheidungen, die Ihnen viel Geld sparen können.
Das Picken erfordert die schnellsten Wege, um die Effizienz der Mitarbeitenden zu optimieren; beim Verpacken sollten die kostengünstigsten Materialien genutzt werden, um die Ware zu sichern und eine sichere Zustellung zu gewährleisten.
Der Versandprozess umfasst die Organisation der Zustellung mit der derzeit günstigsten externen Option, falls Sie dies nicht selbst erledigen.
🛠️ Tool/s, die wir uneingeschränkt empfehlen:
Die Optimierung der Auftragsabwicklung ist das Gebiet, auf dem ein OMS glänzt. Das richtige OMS kann fehleranfällige Schritte in dieser Phase automatisieren, wie die Wahl des passenden Lagers, das Auswählen der Versandrouten, Verpackungsmaterialien und Versanddienstleister.
Spezialisierte Lösungen wie Software für Kommissionierung und Verpackung sowie Versandsoftware stehen ebenfalls zur Verfügung, um diese ressourcenintensiven Schritte zu optimieren.
Beispiel:
Mit Linnworks Pickwave konnten die Lagerarbeiter die richtigen Lagerplätze für Karas Artikel ausfindig machen.
Linnworks empfiehlt außerdem eine Kartongröße und druckt ein Versandetikett für FedEx aus, das zum Zeitpunkt der Erstellung des Etiketts den besten Tarif und die beste Lieferzeit bietet.
5. Auslieferung und Statusaktualisierungen der Bestellung
Das Paket hat das Lager verlassen, aber die Bestellung bleibt in Ihrem Verantwortungsbereich. Die Automatisierung von Statusmeldungen ist notwendig, um eine Echtzeit-Genauigkeit zu gewährleisten.
Die Nachverfolgung und Überwachung des Status sowie die Weiterleitung dieser Information an Ihre Kunden ist Teil eines hervorragenden Kundenerlebnisses.
Gleichzeitig haben Sie so die Möglichkeit, Fehler im Prozess zu erkennen und sofort gegenzusteuern.
🛠️ Tool/s, die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein OMS mit Funktionen zur Sendungsverfolgung aktualisiert automatisch den Lieferstatus im System und informiert Ihre Kunden per E-Mail oder SMS über die voraussichtliche Ankunftszeit.
Beispiel:
Kara erhält eine Versandbestätigung per E-Mail von Kendra Kookware, inklusive ihrer FedEx-Trackingnummer. Sie prüft den Status und sieht, dass ihr Paket sich in der Zustellung befindet.
6. Prozesse nach der Lieferung
Es ist wichtig, Rücksendungen und Umtausch bei der Optimierung Ihres Bestellmanagement-Workflows zu berücksichtigen.
Online-Kunden legen großen Wert auf Marken, die einen reibungslosen Prozess nach der Lieferung ermöglichen.
Zu diesem Zeitpunkt nehmen Sie die Rückgabe der Artikel in Ihr Lager entgegen, wo Sie diese auf Schäden überprüfen, um den Prozess zu genehmigen.
🛠️ Tool/s, die wir uneingeschränkt empfehlen:
Ein OMS kann Probleme nach der Lieferung vereinfachen. Es kann die Erstellung von Rücksendeetiketten automatisieren und Lagerbestände bei Rückgabe aktualisieren.
Beispiel:
Kara liebt das Aussehen ihres neuen Kochgeschirrs, entscheidet sich aber letztlich für das vierteilige Messerset von Kendra Kookware, das auch das Kochmesser enthält.
Sie leitet eine Rückgabe ein, und das Auftragsmanagementsystem von Kendra Kookware erstellt sofort ein Rücksendeetikett.
Sobald der Artikel eingetroffen ist, passt Linnworks die Lagerbestände von Kendra Kookware an und Kara erhält eine Gutschrift, die sie für ihren nächsten Einkauf verwenden kann.
Warum optimierte Auftragsmanagement-Workflows wichtig sind
Sie sind dafür verantwortlich, Bestellungen pünktlich zu liefern. Die Verbesserung Ihres Auftragsmanagementsystems ist der erste Schritt dazu.
Wenn Sie alle damit verbundenen Prozesse standardisieren, kann das eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen:
- Betriebliche Effizienz. Der Zugriff auf Echtzeitdaten kann dabei helfen, Störungen bei der Bedarfsplanung und der Auftragsabwicklung zu vermeiden und Ihr Unternehmen agiler zu machen.
- Mitarbeiterproduktivität. Vierundneunzig Prozent der befragten Arbeitnehmer gaben an, in ihrer Rolle wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben zu erledigen. Ihr Fulfillment-Personal ist da keine Ausnahme. Wenn Sie wichtige Prozesse optimieren und automatisieren, bleibt ihnen mehr Zeit für strategischere Aufgaben.
- Reibungslose Koordination. Vernetzte Prozesse und Plattformen verbessern die Zusammenarbeit zwischen Teams.
- Schnellere Auftragsabwicklung. Die Beseitigung von wiederkehrenden Aufgaben und teuren Fehlern durch Automatisierung vermeidet unnötige Reibungspunkte. Studien zeigen, dass Automatisierung die Bearbeitungszeiten von Aufträgen um 10 bis 15 % verbessern kann.
- Kundenzufriedenheit. Fünfundzwanzig Prozent der Käufer brechen offenbar Bestellungen ab, wenn die Lieferung zu lange dauert. Eine schnellere Abwicklung ist eine Möglichkeit, diesen Verlust zu vermeiden und Ihr Ansehen bei Kundinnen und Kunden zu sichern.
All dies zeigt: Ein solider Auftragsmanagement-Workflow ebnet den Weg für reibungslose Abläufe, minimiert Fehler, verringert Verzögerungen und sorgt dafür, dass alles wie gewünscht vorangeht.
Ich habe bei Kundinnen und Kunden eine 30–50 % schnellere Auftragsbearbeitung, eine 90 % geringere Fehlerquote bei Bestellungen und 20–40 % niedrigere Betriebskosten nach der Optimierung ihrer Workflows erlebt.
Einer der größten Vorteile liegt in der Kundenzufriedenheit – wenn Bestellungen schnell und korrekt abgewickelt werden, führt das zu besseren Bewertungen und höherer Loyalität
Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie sich diese Vorteile realisieren lassen.
So automatisieren und optimieren Sie Ihre Auftragsmanagement-Workflows
Die Automatisierung chaotischer oder ineffizienter Prozesse kann später noch mehr Kopfschmerzen verursachen.
So verbessern Sie Ihren Auftragsmanagement-Workflow und nutzen Automatisierung für reibungslosere und schnellere Abläufe.
Schritt 1: Überprüfen Sie Ihren aktuellen Workflow und identifizieren Sie Engpässe
Ständig einzelne Probleme in verschiedenen Auftragsmanagement-Phasen zu bekämpfen, ist keine gute Strategie – das macht Sie nur fertig.
Setzen Sie auf einen systematischen Ansatz, indem Sie Ihren gesamten Workflow überprüfen, um herauszufinden, wo die Probleme liegen.
Sie sollten nachvollziehen, wie Bestellungen jede Stufe durchlaufen, und Ineffizienzen erkennen, bevor sie sich summieren. Achten Sie auf folgende Dinge:
- Manuelle Verzögerungen. Manuelle Rechnungsstellung, Aktualisierung von Lagerbeständen oder Fulfillment-Prozesse im Lager bremsen die Effizienz auf allen Ebenen.
- Doppelte Arbeitsschritte. Verschiedene Abteilungen geben dieselben Daten in getrennte Excel-Tabellen ein, um Zahlungen und Bestellstatus zu verfolgen – das führt zu uneinheitlichen Aufzeichnungen.
- Wiederkehrende Engpässe. Kundenbestellungen stauen sich, weil ein Vertriebsmitarbeiter regelmäßig vergisst, vor der Freigabe die Lagerverfügbarkeit zu prüfen.
- Transparenzlücken. Fehlen von Echtzeit-Benachrichtigungen für Bestellungen mit Lieferverzug zwingt die Teams dazu, in letzter Minute hektisch aufzuholen.
Ein häufiges Problem sind Bestandsabweichungen, bei denen sich Lagerbestände nicht in Echtzeit aktualisieren.
Das führt zu Rückständen oder Überverkäufen – und das möchte niemand!
Manuelle Prozesse sind ein weiteres großes Problem, insbesondere wenn Bestellungen kontrolliert oder geändert werden müssen, bevor sie weiterbearbeitet werden können.
Die Automatisierung wichtiger Schritte wie Bestellrouting, Lagerplatzzuweisung und Rechnungsstellung hat vielen Unternehmen geholfen, Engpässe zu reduzieren.
Sind die Schwachstellen lokalisiert, können Sie mit der Planung der Automatisierung beginnen.
Gehen Sie zuerst die manuellen Prozesse an, die Ihre Effizienz am meisten behindern. Je schneller Sie diese Hindernisse entfernen, desto früher entlasten Sie Ihr Team spürbar.
Wenn Ihre Workflows jedoch nicht zeitkritisch sind oder keine dringenden Engpässe aufweisen, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Automatisieren Sie Ihre Auftragsabwicklung etappenweise – Stufe für Stufe.
Durch das Optimieren dieser Schmerzpunkte gewinnen Sie auch leichter die Zustimmung von Entscheidungsträgern, da diese sofortige, merkliche Ergebnisse sehen.
Schritt 2: Das passende Order-Management-System auswählen
Sie haben die wichtigsten Aufgaben identifiziert, die sich für die Automatisierung anbieten. Jetzt ist es an der Zeit, das beste Order-Management-System (OMS) auszuwählen, um diese umzusetzen.
Ihr OMS automatisiert den gesamten Fulfillment-Prozess über alle Kanäle hinweg – von der Bestellung bis zur Sendungsverfolgung und Rückabwicklung. Wie Sie oben gesehen haben, ist es ein nützliches Werkzeug für nahezu jede Stufe.
Suchen Sie nach einer Lösung, die sich in Ihren bestehenden Technologie-Stack integrieren lässt.
Cin7 Core beispielsweise bietet über 200 Direktintegrationen mit führenden E-Commerce-, Buchhaltungs-, CRM- und Logistikdienstleistern.
Beginnen Sie mit einer System-Bereitschaftsprüfung, um sicherzustellen, dass Ihre aktuellen Systeme bereit für Veränderungen sind. Prüfen Sie unter anderem Kompatibilität, Größe, Integrationen und Geschäftsprozesse.
Weitere unverzichtbare Funktionen sind Echtzeit-Auftragsverfolgung und Omnichannel-Fulfillment.
Hier ist ein Beispiel, das ihre Bedeutung unterstreicht:
Aristocrazy, eine Schmuck- und Uhrenmarke, hatte keine Transparenz über den Lagerbestand in Onlineshops und Filialen.
Durch die Einführung von Salesforce Commerce Cloud konnte das Unternehmen den Lagerbestand zentralisieren, BOPIS (Online kaufen, im Geschäft abholen) anbieten und Lagerbestände aus den Filialen nutzen, um Online-Bestellungen zu erfüllen. Mit der Konfiguration eines OMS mit Fokus auf die Kundenbedürfnisse beschleunigte Aristocrazy die Versandabwicklung und erhöhte die Erfüllungsraten.
Mit einem OMS sinkt das Risiko für menschliche Fehler, Verzögerungen werden reduziert und Arbeitsabläufe werden schneller und zuverlässiger. Berücksichtigen Sie diese Top-Lösungen, um die bestmögliche Option für Ihr Unternehmen zu finden.
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Das Einführen eines neuen OMS muss sorgfältig erfolgen.
Ein OMS ist sehr datengetrieben.
Wenn SKUs nicht korrekt eingerichtet, Kundendaten nicht standardisiert sind oder Sie dazu tendieren, Aufträge zu erfassen und Probleme später zu beheben, wird das OMS als das Problem wahrgenommen, das den Kunden beeinflusst.
Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Bestellungen und die Daten zur Abwicklung der Bestellungen klar definiert sind.
Andernfalls werden Sie viel Zeit damit verbringen, Probleme zu analysieren, die hätten vermieden werden können.
Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, damit Ihr OMS die Effizienz stärkt – und sie nicht beeinträchtigt:
- Planen Sie das Setup. Konfigurieren Sie das System und migrieren Sie saubere, doppelte-freie Daten, um Implementierungsprobleme zu vermeiden.
- Schulen Sie Ihr Team. Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit rollenbasierter, praxisnaher Schulung aus, damit sie das System in- und auswendig lernen. Schulen Sie sie in Best Practices zur Dateneingabe und Überwachung.
- Überwachen und anpassen. Checken Sie mit Ihrem Team ein, um Herausforderungen oder Probleme vor und nach der Implementierung zu besprechen.
- Erfolg messen. Verfolgen Sie Abwicklungsgeschwindigkeit, Bestellgenauigkeit und Warenverfügbarkeit, um den ROI Ihrer Investition zu realisieren.
Schritt 3: Integration mit Zahlungsanbietern, Vertriebskanälen und Versanddienstleistern
Automatisierte Workflows für das Bestellmanagement leben von Integration.
Ihr OMS, Vertriebskanäle, Zahlungsanbieter und Versanddienstleister sind nicht von Haus aus verbunden. Aber dank Integration können sich all diese Systeme synchronisieren.
Ich habe die verschiedenen Phasen bereits zuvor skizziert, um einen Überblick über den vollständigen Bestellmanagement-Workflow zu geben, aber hier ist eine direktere Aufschlüsselung des vollständig integrierten Prozesses:
Nehmen wir an, unsere fiktive Marke von vorhin, Kendra Kookware, verkauft zusätzlich zu ihrem Shopify-Shop auch auf dem Marktplatz Amazon.
Sie nutzen Stripe als Zahlungsanbieter, Linnworks als OMS und FedEx für den Versand.
Das Zusammenspiel dieser Systeme führt zu folgendem Ablauf:
Ein Kunde namens Karl kauft im Amazon-Shop ein. Stripe prüft die Transaktion schnell und gibt die Zahlung frei.
Linnworks erkennt anschließend den bezahlten Status und veranlasst FedEx, die Socken an den Kunden zu versenden.
Gleichzeitig aktualisiert Linnworks die Lagerbestände sowohl bei Amazon als auch bei Shopify, um den Verkauf zu berücksichtigen. Alles – von der Auftragserfassung bis zur Lieferung – läuft automatisch ab.
OMS-Lösungen wie Linnworks bieten integrierte Anbindungen an eine Vielzahl von Plattformen. Alles, was Sie tun müssen, ist sich einzuloggen, die Plattformen zu autorisieren und alles zu synchronisieren.
Deshalb habe ich in Schritt 2 empfohlen, ein OMS zu wählen, das zu Ihrer bestehenden Technologie passt.
Aber wenn direkte Integrationen nicht möglich sind, ist das kein Problem. Sie können immer Tools wie Zapier oder maßgeschneiderte APIs nutzen, um die Lücke zu schließen.
Schritt 4: Automatisieren Sie Echtzeitbenachrichtigungen und Tracking-Updates
Laut einer von Parcel Monitor durchgeführten Studie haben Benachrichtigungen nach dem Kauf eine Öffnungsrate von 62%. Ihre Kunden durch zeitnahe Updates auf dem Laufenden zu halten, schafft Vertrauen und verbessert das Kundenerlebnis.
Natürlich möchten Sie nicht jedes Mal Bestelldetails herunterladen und Tracking-Information manuell hochladen.
Echtzeit-Beobachtbarkeit ist entscheidend.
Wenn wir in der Lage sind, Bestellstatus während des Ablaufs zu überwachen, können wir Anomalien anhand der Zeitdauer, die eine Bestellung in einem Status verbleibt, erkennen und auf Verzögerungen—sowohl systembedingt als auch prozessbedingt—reagieren.
Um die Kommunikation in Ihrem Auftragsmanagement-Workflow zu automatisieren, nutzen Sie das integrierte Benachrichtigungstool Ihrer E-Commerce-Plattform oder CRM.
Synchronisieren Sie es mit Ihrem OMS, um Kunden automatisch Bestelldetails und Versandinformationen zu senden. Mit Tools wie Linnworks können Sie auftragsbezogene Benachrichtigungen einrichten.
Schritt 5: Werkzeuge und Praktiken nutzen, um die Bestellgenauigkeit zu verbessern
Automatisierung garantiert keine 100%ige Bestellgenauigkeit.
Verbessern Sie Ihre Chancen durch Investitionen in technische Hilfsmittel wie Barcode-Scanner, SKU-Tracking und automatisierte Bestellabwicklung.
- Barcode-Scanning. Das Lagerpersonal kann den Scanner beim Kommissionieren, Verpacken und Versenden der Artikel nutzen. Jeder Scan aktualisiert automatisch das OMS und andere Systeme.
- SKU-Verfolgung. Bestandsverwaltungseinheiten (SKUs) helfen dabei, Produkte bis ins kleinste Detail nachzuverfolgen. Jede Variante erhält eine einzigartige SKU, sodass Bestände leichter auffindbar sind, Verkäufe überwacht und Verwechslungen vermieden werden können. Barcode-Scanner oder RFID-Tags erfassen SKU-Daten und synchronisieren sie in ein IMS oder OMS für Echtzeit-Inventar-Updates.
- Automatisierte Auftragsabwicklung. Bei dieser Methode werden Roboter und intelligente Software eingesetzt, um den Kommissionier- und Verpackungsprozess zu optimieren. Beispiel: Nespresso hat die Auftragsabwicklung mit robotergestützten Kommissionierern automatisiert und damit 99,9% Auftragsgenauigkeit und 200% Produktivitätssteigerung erzielt.
Wir haben den Einsatz von Automatisierungs- und Barcode-Scanning-Technologien ausgeweitet.
Doppelprüfsysteme, bei denen Entnahmen oder Packvorgänge gegengeprüft werden, haben auch bei uns die Fehlerquote drastisch gesenkt.
Auch die Schulung der Mitarbeitenden auf den Umgang mit Ausnahmefällen, wie zum Beispiel wenn ein Artikel nicht vorrätig ist oder eine Bestellung an die falsche Adresse geschickt wurde, erhöht die Genauigkeit zusätzlich.
Best Practices wie die Standardisierung von Vorlagen für Bestellformulare und Packzettel helfen, Fehler zu minimieren. Mit konsistenten Layouts ist es weniger wahrscheinlich, dass Bestelldetails übersehen oder falsch verstanden werden.
Schließlich sollten Sie mehrere Qualitätskontrollpunkte implementieren.
- Bestellung eingegangen? Check.
- Kommissionieren? Check.
- Verpacken? Check.
- Versenden? Check.
Automatisierung übernimmt den Großteil der Arbeit, aber menschliche Kontrolle bleibt ein notwendiges Sicherheitsnetz.
Schritt 6: Einführung von Workflow-Management-Software
Ein OMS konzentriert sich auf den Auftragsmanagement-Prozess – Auftragseingang, Nachverfolgung und Erfüllung. Es koordiniert jedoch nicht zwangsläufig die Workflows verschiedener Teams.
Genau hier wird Automatisierung bei großen Abläufen schnell unübersichtlich.
Der Vertrieb schiebt Verzögerungen auf die Auftragsabwicklung. Die Auftragsabwicklung macht mangelnden Bestand verantwortlich. Der Kundenservice steckt zwischen den Stühlen.
Workflow-Management-Software (WMS) verbindet die Abteilungen miteinander und verhindert Chaos. Zentrale Aufgaben werden an einem Ort gebündelt, wie zum Beispiel:
- Auftragserfassung: Weist Aufträge automatisch dem richtigen Team zu und leitet sie weiter – ganz ohne händische Übergabe
- Zahlungsabwicklung: Überprüft doppelt, ob Zahlungen vor der Erfüllung bestätigt wurden
- Erstellung von Versandetiketten: Erstellt Etiketten und synchronisiert mit Versanddienstleistern für Echtzeit-Tracking, Ausnahmemanagement und nahtlose bereichsübergreifende Koordination
Der Distributor von Fast Moving Consumer Goods (FMCG) Grand Meltique hat sein Geschäft ausgebaut – allerdings nicht ohne einige Kopfschmerzen.
Sie haben ein riesiges Werk mit 8.100 Quadratmetern und eine Kühlhalle gebaut, um die Nachfrage zu bedienen, doch ihr Altsystem konnte nicht mithalten. Es wurde zu viel verkauft, die Auftragsabwicklung war langsam und die Kosten schnellten in die Höhe. Die Umstellung auf das Workflow-Management-System von Anchanto brachte die Wende: Die Bestandsgenauigkeit stieg auf über 95% und die Abläufe wurden effizienter.
Eine WMS sollte wie Ihr OMS funktionieren. Es sollte zu Ihrer bestehenden Systemlandschaft passen und gleichzeitig Wachstum problemlos unterstützen.
Schritt 7: Verpflichten Sie sich zur fortlaufenden Workflow-Optimierung
Überprüfen Sie Ihre Workflow-Map aus Schritt 1 mindestens einmal im Quartal (oder früher, wenn immer wieder Engpässe auftreten). Machen Sie Optimierung zu einer langfristigen Gewohnheit, indem Sie folgende Maßnahmen durchführen:
- Quartalsweise Workflow-Audits. Suchen Sie nach veralteten Schritten, redundanten Abläufen oder neuen Engpässen, die durch Systemänderungen oder externe Faktoren verursacht wurden. Dokumentieren Sie notwendige Anpassungen.
- Überwachung wichtiger Kennzahlen. Vergleichen Sie die Auftragsbearbeitungszeiten, Erfüllungsgenauigkeit und Fehlerquoten vor und nach Optimierungen. Nutzen Sie Reporting-Tools in Ihrem OMS oder WMS, um aktuelle Einblicke zu erhalten.
- Anpassungen vor der Hochsaison. Testen Sie Ihr System vor großen Verkaufsperioden auf Belastbarkeit. Schulen Sie das Personal auf Notfallpläne für den Fall von Schwierigkeiten.
- Kontinuierlicher Feedback-Loop. Ihr Team und Ihre Kunden können Ineffizienzen erkennen, die Ihnen nach der Automatisierung entgehen – hören Sie auf sie.
Wiederholen Sie dann den Prozess. Die Automatisierung von Order-Management-Workflows ist ein Kreislauf kontinuierlicher Verbesserungen, um Ihre Fulfillment-Strategie zukunftssicher zu machen.
Herausforderungen bei Order-Management-Workflows (& wie Sie sie überwinden können)
Order-Management wird komplexer, je mehr Vertriebskanäle Sie hinzufügen, neue Produkte einführen und generell Ihr Unternehmen wachsen lassen.
Um mit Wachstumsschmerzen gut umzugehen, sollten Sie auf folgende Herausforderungen vorbereitet sein:
Komplexe Omnichannel-Bestellungen verwalten
Forbes berichtete, dass Unternehmen mit Omnichannel-Strategien 89 % ihrer Kunden halten können – alle Vertriebskanäle zu verbinden, lohnt sich also.
Doch dies kann Ihren bestehenden Order-Management-Prozess beeinträchtigen, wenn Sie nicht das richtige Tool wählen.
Eine der größten Herausforderungen, die wir bei Marken beobachten, ist die Verwaltung von Beständen über mehrere Vertriebskanäle hinweg, während gleichzeitig die Erfüllung den Marktplatz-SLAs entspricht.
Verspätete Lieferungen, Überverkäufe und manuelle Workflows können schnell zu Wachstumshemmnissen werden.
Die Wahl Ihres OMS beeinflusst Ihre Anpassungsfähigkeit. Wenn es sich gut in Ihre E-Commerce-Technologien integriert, fördert es einen reibungslosen Datenfluss und verbessert langfristig Ihre Prozesse.
Samok erklärt:
Die Lösung liegt in der Zentralisierung der Marktplatzverwaltung, der Automatisierung von Bestandsaktualisierungen und der Verbesserung der Lagerhauskoordination. Viele Marken optimieren weiterhin ihren Ansatz für Fulfillment, indem sie datengestützte Entscheidungen verbessern.
Bewältigung von Auftragsspitzen in Hochzeiten
Bestellspitzen sieht man gern – doch niemand will, dass das Team während Hochzeiten hektisch Bestände auffüllt.
Das bringt Ihr Order-Management-System aus dem Gleichgewicht.
Um den Nachfrageschub zu bedienen, brauchen Sie ein Bestandsprognose-Tool, das Ihre Performance analysiert und Markttrends sowie das Kundenverhalten versteht.
In den hektischen Perioden sorgen diese Funktionen dafür, dass Sie stets genügend Bestand haben.
Umgang mit Störungen in der Lieferkette
Störungen in der Lieferkette sollten ein eigenes Kapitel in Ihrem Order-Management-Handbuch erhalten.
Mit Notfallplänen für Versand- und Logistikverzögerungen lassen sich Unterbrechungen im Auftragsmanagement vermeiden.
Das Risiko, sich nur auf einen Lieferanten zu verlassen, ist für Ihr Unternehmen hoch.
Wenn Sie mit verschiedenen Versanddienstleistern zusammenarbeiten und Software einsetzen, um für jede Bestellung den besten Fulfillment-Partner zu bestimmen, können Sie bessere Konditionen und Preise aushandeln – das führt zu Kosteneinsparungen (dies ist ein entscheidender Vorteil von Paketprüfungssoftware).
Fazit
Wenn Sie Ihren Ablauf im Auftragsmanagement verstehen und jede Stufe optimieren, sorgen Sie für reibungslosere Abläufe, weniger Verzögerungen und ein besseres Kundenerlebnis.
Ein optimiertes Auftragsmanagementsystem kann Lagerfehlbestände verhindern, Fulfillment-Fehler reduzieren und so das gesamte Geschäftswachstum fördern.
Mit dem oben genannten Tool-Vorschlag und den Best Practices können Sie die Bestellgenauigkeit verbessern, Lieferungen beschleunigen und Ihre Kunden zufriedenstellen.
Verbessern Sie noch heute Ihren Arbeitsablauf im Auftragsmanagement.
Hier sind weitere hilfreiche Ressourcen zum Thema:
- 25 Beste Fulfillment-Software für E-Commerce 2025
- Ein Leitfaden zum globalen Auftragsabwicklungsprozess
- Der vollständige Leitfaden zur Bestandsverfolgung: Methoden, Best Practices & Top-Tools
- Micro-Fulfillment: Der vollständige Leitfaden zur Optimierung Ihrer E-Commerce-Abläufe für Same-Day-Lieferung
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rnrnNicht immer! Bei nur wenigen Bestellungen auf einer Plattform benötigen Sie eventuell keine Automatisierung.rnrnrnrnWenn die Erfüllung jedoch anfängt, Ihren Tag zu dominieren – besonders ohne Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren – kann Automatisierung Sie entlasten.rnrnrnrnDiese Kennzahlen zeigen, wie effizient ein Unternehmen Bestellungen abwickelt und ausliefert. 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