Guía Completa de Seguimiento de Inventario: Métodos y Las 10 Mejores Herramientas
Inventario en Armonía: Asegúrate de que tu inventario siempre esté organizado y actualizado a medida que tu empresa crece.
Objetivos de Crecimiento: Lleva el control de tu negocio en expansión para mantener un crecimiento y eficiencia constante.
Operaciones Ordenadas: Un inventario organizado conduce a operaciones más fluidas y a la satisfacción del cliente.
Éxito Organizado: El éxito llega con un inventario bien gestionado y una planificación estratégica del crecimiento.
Plena Organización: Tener tu inventario perfectamente organizado se traduce en un mejor desempeño empresarial y menos estrés.
A medida que tu negocio crece, quieres asegurarte de tener siempre bajo control todo tu inventario.
Lo último que deseas es un sistema de inventario desorganizado.
Imagina que tus niveles de inventario siempre llevan a quiebres de stock, hay pérdidas de inventario constantes debido a discrepancias, tienes una mala previsión de inventario y tus informes de inventario en realidad no te dicen mucho.
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Definitivamente no es el estado en el que quieres que esté tu inventario. Quiero mostrarte cómo evitarlo.
Aquí encontrarás una guía completa sobre el seguimiento de inventario y cómo integrarlo en tu negocio para dejar atrás los problemas comunes del comercio electrónico.
Juntos, hablaremos sobre los diferentes métodos de seguimiento de inventario que deberías considerar, las mejores prácticas, y nuestra lista recopilada de las mejores herramientas.
¿Qué es el seguimiento de inventario y por qué es importante?
El seguimiento de inventario es el proceso de gestionar el ciclo de inventario de un negocio. Esto significa monitorear y registrar el flujo de productos para rastrear niveles de inventario, ventas y pedidos.
Un sistema de seguimiento bien establecido utilizará software de gestión de inventario para facilitar y optimizar las operaciones de inventario.
El software de gestión de inventario rastrea con precisión los niveles de inventario en tiempo real, automatiza la reposición configurando puntos de reposición, predice la demanda de productos e integra con otros sistemas empresariales como contabilidad y gestión de la cadena de suministro.
El seguimiento de inventario es un eslabón esencial en la cadena de funcionamiento de un negocio.
El proceso afecta directamente diversos aspectos de las operaciones empresariales, la experiencia del cliente, el desempeño financiero y la reducción de riesgos.
En última instancia, los beneficios de un seguimiento de inventario pulido provienen de todas estas tareas diferenciadas.
¿Qué exactamente se rastrea en tu inventario?
Cuando hablamos de seguimiento de inventario… ¿Cuál es realmente la información que se monitorea? Aquí tienes algunos componentes clave:
- Seguimiento de SKU. Los SKU son códigos que actúan como identificadores únicos de los productos en tu inventario. El seguimiento de SKU es esencial en la gestión de inventario, ya que permite monitorear la identificación del producto, los niveles de inventario y las variantes como color y talla.
- Detalles del producto. Los sistemas de seguimiento de inventario rastrean información sobre tus productos. Esto incluye nombre del producto, descripción, categoría, información sobre variantes y cualquier otro dato que lo distinga.
- Niveles de stock. Registrar la cantidad de cada producto disponible en todos los almacenes e instalaciones de almacenamiento es importante para mantener registros precisos de inventario. Además de prevenir problemas de exceso de stock o falta de existencias, lo que puede reducir los costes de inventario en un 10%.
- Reabastecimiento y reposición. La gestión de inventario implica establecer puntos de reposición para el reabastecimiento automático y así evitar quiebres de stock. Para prevenir el exceso de existencias, tu sistema de inventario debe reconocer el nivel máximo de inventario que tu negocio puede almacenar.
- Seguimiento de ubicación. Además de rastrear qué productos tienes y sus cantidades, es fundamental conocer dónde se almacenan—ya sea en almacenes, secciones de almacenamiento, distribución por categorías o contenedores. Esto permite localizar productos específicos rápidamente durante la preparación y el envío.
- Números de lote. Para artículos que necesitan trazabilidad sencilla, rastrear los números de lote de los lotes de productos es crucial. Habitualmente, para productos perecederos, farmacéuticos y cosméticos, llevar el control del número de lote es vital para el control de calidad y el cumplimiento de normativas.
- Fechas de caducidad. Algunos productos son sensibles al tiempo. Los bienes perecederos, medicamentos y cosméticos requieren tener fechas de caducidad registradas para administrar la vida útil y aplicar correctamente un sistema FIFO.
- Productos en proceso (WIP). Los sistemas de seguimiento de inventario también registran las cantidades de productos aún en producción. Esto explica con precisión el flujo de trabajo de tu empresa y ayuda a crear cronogramas de producción eficientes. Un seguimiento detallado del WIP aclara el tiempo y los recursos empleados en el desarrollo del producto, facilitando la asignación de costes.
¿Cuáles son los desafíos del seguimiento de inventario?
A veces, el seguimiento de inventario no es siempre un camino de rosas.
Como ocurre con muchos aspectos de llevar un negocio de comercio electrónico, puedes encontrarte con desafíos y obstáculos a los que tendrás que hacer frente. Aquí tienes algunos a considerar para que sepas cómo abordarlos con anticipación.
Error humano
Es normal cometer errores—es importante reconocerlo. Aquí algunos desafíos que pueden surgir debido a errores humanos comunes:
- Datos no coincidentes. Los errores ocurren al ingresar datos manualmente. Cantidades de inventario o SKUs incorrectos llevarán a niveles de inventario inexactos, lo que puede causar agotamiento de existencias o sobrestock.
- Inconsistencias en el negocio. El error humano puede ocurrir cuando falta de procedimientos estandarizados en el manejo de inventario. Una formación insuficiente o poco actualizada en la gestión de inventario aumenta el riesgo de cometer errores humanos.
Para mitigar estos desafíos:
- Automatiza los procesos de inventario. Utilizar software para el seguimiento de inventario que automatice tareas como la entrada de datos reducirá errores derivados de la gestión manual.
- Estandariza la formación en inventario. No todo puede hacerlo un robot. Por eso, se debe ofrecer formación integral con procedimientos estandarizados para quienes gestionan el inventario, asegurando que todo siga el plan establecido.
Complejidad del inventario multicanal
Gestionar el inventario a través de diferentes canales de venta puede resultar complicado y provocar inconvenientes como:
- Problemas de sincronización. Cuando los niveles de stock no son consistentes o se actualizan incorrectamente entre canales. Esto lleva a malentendidos sobre el inventario disponible, sobrestock y agotamiento de existencias.
- Acomodar pedidos diversos y específicos de cada canal. Cada canal puede tener requisitos particulares para el cumplimiento de pedidos, como distintas opciones de envío. Cuando los métodos de fulfillment varían de un canal a otro, se agrega una capa de complejidad al seguimiento del inventario.
Para mitigar estos desafíos:
- Utiliza un sistema centralizado de seguimiento de inventario para sincronizar todos los canales de venta y mostrar niveles de stock en tiempo real y así evitar inconsistencias.
- Aplica una estrategia inteligente de fulfillment. Crea estrategias para el cumplimiento de pedidos que permitan procesar pedidos de forma flexible y adaptada a cada canal de venta. Esto puede incluir opciones como envío desde tienda, recogida en tienda o envío directo desde almacenes.
Interrupciones en la cadena de suministro
Cuando trabajas con proveedores externos, no debería sorprenderte que, a veces, ocurran interrupciones fuera de tu control.
- Retrasos y daños del proveedor. Problemas en el transporte pueden causar retrasos, daños e incluso la interrupción total de productos. Esta disrupción en la cadena de suministros es una causa directa de agotamiento de stock y de niveles bajos de inventario.
- Cambios en la demanda. Las tendencias del mercado están en constante cambio. Ya sea por las festividades, cambios de estación o modas inesperadas—estas fluctuaciones presionan los niveles de inventario. Esto puede implicar no poder cubrir todos los pedidos debido a la falta de preparación, o terminar con un exceso de stock que no tiene demanda.
Para mitigar estos desafíos:
- Diversifica los proveedores. Abastecerte de materiales desde varias fuentes es una buena opción para evitar la dependencia de un solo proveedor, ya sea diversificando proveedores o ubicaciones geográficas.
- Pronostica la demanda. Utiliza los datos de ventas para prever la demanda y las tendencias del mercado. Herramientas como el software ERP pueden brindar visibilidad en tiempo real sobre las operaciones del negocio y facilitar la gestión de recursos.
Discrepancias de datos
Cuando los conjuntos de datos no coinciden, sabes que algo anda mal. Esto puede deberse a:
- Pobre integración de sistemas. Los errores de integración pueden causar problemas de sincronización de datos cuando los sistemas de seguimiento de inventarios se conectan con otros sistemas empresariales.
- Demasiadas fuentes de datos. Utilizar numerosas fuentes de datos puede ser complicado sin la consolidación adecuada y actualizada, lo que lleva a discrepancias.
Para mitigar estos desafíos:
- Sincroniza regularmente tus plataformas. Sincroniza los datos periódicamente entre todas tus plataformas para asegurarte de que todos los sistemas integrados en tu negocio compartan una fuente de datos coherente.
- Audita y concilia periódicamente. Realizar auditorías de inventario te ayudará a detectar y resolver cualquier discrepancia de datos entre lo que tienes y tus registros. Esto también te permitirá identificar si las discrepancias provienen de mermas, errores de entrada de datos o robos.
6 Principales Beneficios del Seguimiento de Inventarios
Cuando implementas un seguimiento inteligente de inventario, los resultados son positivos. Aquí tienes algunos beneficios del seguimiento de inventario:
1. Niveles de stock óptimos
Los estudios demuestran que el 34% de las empresas han vendido involuntariamente un producto que no estaba disponible en su inventario.
Llevar un buen seguimiento de inventario resulta en un registro preciso de los niveles de existencias.
El seguimiento de inventarios en tiempo real ofrece una visibilidad precisa de tus niveles de inventario para tomar decisiones informadas en la gestión de existencias.
Esto evita los contratiempos financieros de excesos o faltantes de stock, que a menudo generan pérdida de rentabilidad.
2. Mejor gestión del flujo de caja
Cuando logras optimizar el seguimiento de tu inventario, gestionar tu flujo de caja se vuelve mucho más sencillo.
- Libera efectivo. Al evitar exceso de inventario de baja rotación, liberas efectivo que, de otra manera, estaría inmovilizado en los costos de almacenamiento de productos no vendidos.
- Evita productos de baja rotación. Tu proceso de ventas se agiliza cuando dedicas menos tiempo a mantener inventario y menos efectivo en costos de almacenamiento.
- Planes financieros transparentes. Con un entendimiento claro de los niveles de inventario, tu negocio puede planificar y presupuestar correctamente sus finanzas.
3. Mayor eficiencia en el almacén
Muchos de los beneficios de un buen seguimiento de inventario provienen del software de gestión de inventarios que integra tu negocio.
Utilizar software para optimizar las operaciones en el almacén reduce el tiempo que normalmente se emplearía en la gestión manual de almacenes. Esto significa que dispones de más tiempo para aumentar la productividad general de tu empresa.
Un buen software de seguimiento de inventario permite:
- Pronóstico de demanda preciso usando datos históricos de ventas.
- Reabastecimiento automatizado utilizando puntos de reorden en los niveles de inventario.
- Detección rápida de errores con seguimiento exacto y en tiempo real.
4. No más mermas de inventario
En una encuesta reciente, el 68% de los minoristas experimentan tasas de merma superiores al estándar del sector del 1.5%.
Un buen seguimiento de inventario significa que tus registros de existencias reflejan exactamente lo que tienes disponible.
Con seguimiento en tiempo real y registros detallados sobre los niveles de inventario, los errores administrativos son más difíciles de pasar por alto.
Esto permite identificar rápidamente discrepancias de datos, como robos o pérdidas, analizando los registros de inventario en busca de patrones y tendencias a través de métodos de seguimiento por número de serie.
Con un buen seguimiento de inventario, puedes ajustar esas inconsistencias inmediatamente para mantener registros precisos de stock.
5. Informes de alto nivel
El seguimiento de inventario proporciona mejores informes para ayudar en los procesos de toma de decisiones en el negocio. Un buen informe deriva de que el seguimiento de inventario sea:
- Preciso. Los sistemas de seguimiento de inventario recopilan datos detallados sobre los niveles y movimientos de existencias, lo que constituye una fuente confiable para la elaboración de informes de inventario.
- Actualizado. Las actualizaciones en tiempo real del inventario permiten a las empresas crear informes que reflejen el estado más reciente de los niveles de existencias. Los informes de inventario actualizados son cruciales para decisiones oportunas de ventas y compras.
- Integrador. El software de seguimiento de inventario a menudo se integra con otros programas que utilizas en tu empresa. La integración fluida permite obtener informes integrales con una visión empresarial más amplia, incluyendo aspectos como la gestión de la cadena de suministro, finanzas y más.
- Predictivo. Los sistemas de seguimiento de inventario utilizan registros históricos de datos de inventario para predecir tendencias futuras. Al analizar conjuntos de datos anteriores para elaborar informes, tu empresa puede prepararse para eventos o temporadas que cambien el flujo de inventario, como las festividades.
6. Seguimiento en múltiples ubicaciones
La mayoría de los compradores utilizan más de un canal de ventas durante su proceso de compra.
Por eso es importante hacer un seguimiento simultáneo de tus canales de venta en lo que respecta al inventario.
Una ventaja clave del seguimiento de inventario es la gestión de existencias en múltiples ubicaciones.
Ya sean tiendas físicas, contenedores de almacenamiento, ubicaciones de almacén, o los tres, los sistemas de seguimiento de inventario pueden gestionarlo todo.
El seguimiento de inventario utiliza una base de datos centralizada para administrar la información de inventario desde una sola plataforma.
Esto garantiza precisión, coherencia y una visión más amplia de los niveles de inventario de tu empresa.
Rastrear dónde está el inventario es bueno. MEIO ayuda a predecir dónde debería estar.
Métodos de Seguimiento de Inventario Que Debes Conocer
El 73% de las empresas aún se encuentran con datos de inventario inexactos.
Es importante conocer todos los métodos de inventario disponibles para que puedas implementar el que mejor funcione para tu negocio.
Además, es común que las empresas combinen varios métodos de seguimiento de inventario para llevar control de sus existencias, dependiendo de sus necesidades y presupuesto.
Por ejemplo, así es como negocios de diferentes tamaños pueden combinar sistemas de seguimiento de inventario:
- Pymes. Las pequeñas empresas pueden comenzar con un sistema manual de hojas de cálculo vinculado a un sistema de escaneo de códigos de barras.
- Marcas DTC (Directo al consumidor). Las marcas en crecimiento pueden optar por usar un sistema de gestión de inventario más avanzado con etiquetas RFID.
- Empresas. Las grandes empresas de comercio electrónico tienden a combinar software de gestión de inventario con etiquetas RFID de alta tecnología, servicios 3PL, y más.
Seguimiento manual usando hojas de cálculo
El seguimiento manual de tu inventario implica registrar los datos de inventario en una hoja de cálculo.
Al usar este método, debes diseñar el formato de la hoja de datos, creando columnas para atributos de inventario como SKU, nombres de productos, cantidades disponibles, niveles de reposición y más.
Este método requiere actualizar tus registros manual y regularmente.
Cualquier actividad de inventario, como inventario recibido, vendido o trasladado entre tus ubicaciones, debe registrarse en esa hoja de cálculo.
Ventajas
- Económico. Los costos asociados con la creación de una hoja de cálculo, como en Excel, son mínimos, especialmente al utilizar herramientas de hojas de cálculo en línea gratuitas como Google Sheets.
- Fácil de implementar. Una hoja de cálculo es fácil de construir y personalizar según las necesidades específicas de tu negocio.
Desventajas
- Riesgo de error humano. Como los datos se introducen manualmente en la hoja de cálculo, existe la posibilidad de errores humanos comunes, lo que provoca representaciones inexactas de los niveles de inventario.
- Consume tiempo. La introducción manual de datos es un trabajo laborioso, especialmente si quieres asegurarte de que los registros de inventario estén siempre actualizados. Como dicen, “El tiempo es dinero”. El coste temporal de la introducción manual de datos suele empezar a anular las ventajas económicas del seguimiento manual.
- Complejidad y escalabilidad limitadas. Aunque una hoja de cálculo es sencilla, puede ser demasiado sencilla. Las hojas de cálculo no siempre pueden soportar necesidades de inventario complejas, especialmente cuando tu empresa en crecimiento requiere una gran cantidad de registros.
Software de gestión de inventario
Los sistemas de software de gestión de inventario optimizan muchos procesos diarios relacionados con el inventario.
Dentro del software de gestión de inventario existen muchas funciones excelentes que pueden aportar beneficios a tu empresa. Por suerte para ti, hemos recopilado una lista.
Existen dos tipos de software de inventario:
- Sistemas basados en la nube. Son sistemas que se acceden a través de internet y están alojados en línea.
- Sistemas locales (on-premise). Estos sistemas se gestionan de forma interna y se instalan en un servidor local de la empresa.
Existen muchos beneficios de utilizar software de gestión de inventario. Sin embargo, el proceso de configuración inicial puede ser complicado.
Aquí tienes algunos aspectos clave a tener en cuenta al utilizar un software de gestión de inventario.
Ventajas
- Seguimiento en tiempo real. El software actualiza los niveles de inventario de manera regular para mostrarte exactamente lo que tienes en existencia.
- Automatización del inventario. El software optimiza los procesos de inventario y reduce la carga de trabajo manual asociada a la introducción de datos manual, la reposición y más.
- Integraciones. El software de gestión de inventario está listo para integrarse con otros sistemas de software de tu empresa y sistemas de seguimiento de inventario, permitiendo una gestión empresarial integral.
- Escalabilidad. Muchos sistemas de software se adaptan al crecimiento de tu empresa, así que no tendrás que preocuparte cuando los volúmenes aumenten.
Desventajas
- Costos de inicio. Los costos iniciales de configuración del software de gestión de inventario pueden ser elevados al elegir tu software de inventario, especialmente para empresas de gran tamaño.
- Mantenimiento regular. Aunque el software permite una gestión sin intervención manual, debes supervisar el rendimiento de tu sistema. Son necesarios mantenimientos y actualizaciones frecuentes para asegurar que tus sistemas estén actualizados.
- Dependencia tecnológica. Con el software, la gestión de tu inventario depende de la tecnología. Ya sea que utilices un sistema en la nube que depende de internet o un sistema local que depende del hardware, cualquier fallo interrumpirá las operaciones del negocio.
Escaneo de códigos de barras
Al utilizar un sistema de escaneo de códigos de barras, los productos se etiquetan con un código de barras único que actúa como identificador del producto.
Se escanea el código de barras de un producto cuando ese producto entra, sale o se mueve dentro de tu inventario.
Cuando se escanea el código de barras de un producto, el lector introduce los datos digitales del código en tu sistema de inventario.
Es importante señalar que el escaneo de códigos de barras no es un sistema independiente, sino que funciona en conjunto con otro sistema de gestión de inventario.
Por ejemplo, una PYME puede usar el escaneo de códigos de barras junto con el seguimiento manual, o una marca DTC más grande puede emplear el escaneo de códigos de barras en combinación con un software.
El sistema de inventario registra el movimiento y la actividad del producto, ya sea que se haya adquirido recientemente, vendido o transferido a una nueva ubicación de almacén.
Ventajas
- Precisión. El riesgo de errores de ingreso de datos se reduce porque los datos se leen con un código de barras único y fijo.
- Rentable. La impresión de códigos de barras y su sistema de escaneo suelen ser económicos de implementar en el negocio.
- Fácil de usar. Los sistemas de escaneo de códigos de barras son fáciles de aprender, lo que reduce los tiempos de capacitación de los empleados.
Desventajas
- Dependencia de la calidad del código de barras. Un sistema de escaneo de códigos de barras depende de la calidad física del código. Si la etiqueta del código está dañada o sucia, puede volverse ilegible. Esto genera demoras innecesarias en los procesos de inventario.
- Seguridad de los datos. Los códigos de barras no están encriptados y no se puede garantizar un escaneo autorizado. Esto significa que surgen preocupaciones de seguridad cuando se codifica información sensible en los códigos de barras.
Etiquetado RFID
Al igual que el escaneo de códigos de barras, la identificación por radiofrecuencia (RFID) implica una etiqueta con información de producto codificada y un lector para almacenar los datos recopilados.
El etiquetado RFID utiliza una etiqueta con un microchip para almacenar información y una antena para transmitir la información al lector.
Con el etiquetado RFID, el lector emite ondas de radio que activan la etiqueta para obtener los datos.
Los datos recolectados se envían y almacenan en un sistema de gestión de inventario de back-end. Luego, estos datos pueden ser recolectados nuevamente para múltiples propósitos de gestión de inventario, como rastrear existencias y observar patrones de inventario.
El etiquetado RFID puede funcionar en conjunto con varios métodos de seguimiento de inventario.
En las marcas DTC en crecimiento, típicamente, RFID funciona junto con el software de gestión de inventario para rastrear las operaciones de inventario. El escaneo RFID puede utilizarse junto con métodos de seguimiento como el escaneo de códigos de barras, integrando los datos en un sistema de gestión de inventario centralizado.
Ventajas
- Precisión. El riesgo de error en el ingreso de datos se reduce, ya que los datos se leen desde un microchip que no requiere introducción manual.
- Identificación automática. Las etiquetas RFID pueden leerse sin línea de visión directa. A diferencia del escaneo de códigos de barras, pueden ser leídas desde distancias mayores y diferentes ángulos.
Desventajas
- Interferencias en la lectura. Los artículos en un almacén de inventario, como objetos metálicos, líquidos y factores ambientales, pueden interferir en la lectura RFID.
- Mantenimiento regular. Los sistemas RFID requieren calibraciones frecuentes para que los procesos de inventario sean fluidos y para verificar el desgaste. Además, las etiquetas RFID pueden ser costosas, lo que supone una carga económica si las etiquetas se dañan con frecuencia.
Sistemas de tarjetas
Los sistemas de tarjetas implican el uso de tarjetas físicas o digitales para gestionar los productos del inventario.
Las tarjetas de productos contienen información sobre el inventario, como descripciones de los artículos, números de SKU, cantidades iniciales de productos, cantidades de stock añadidas o retiradas y transacciones de stock como ventas o recepciones de inventario.
Las tarjetas físicas de producto deben actualizarse manualmente y recuperarse físicamente para leer la información mencionada del producto.
Estas tarjetas suelen guardarse en un tarjetero adjunto a la ubicación de almacenamiento, compartimento o estante del producto.
Las tarjetas digitales pueden actualizarse automáticamente a través de software y se accede a ellas mediante capacidades de búsqueda en cualquier dispositivo.
Estas tarjetas digitales funcionan junto con los sistemas de gestión de inventario y se almacenan como registros de inventario en el software de gestión.
Ventajas
- Económico. Los costes asociados al uso de sistemas de tarjetas, especialmente tarjetas físicas, son mínimos.
- Fácil de implementar. Un sistema de tarjetas es fácil de crear y de personalizar según las necesidades específicas de tu empresa.
Desventajas
- Complejidad y escalabilidad limitadas. Los sistemas de tarjetas, especialmente las tarjetas físicas, no siempre pueden cubrir necesidades de inventario complejas, sobre todo a medida que tu empresa crece y requiere grandes cantidades de ingreso de datos.
- Riesgo de error humano. Cuando las tarjetas físicas requieren ser actualizadas y recuperadas manualmente, hay posibilidades de cometer errores humanos comunes, lo que genera una representación inexacta de los niveles de inventario.
3PLs
La logística de terceros (3PLs) son servicios especializados externalizados que pueden asistir en tus necesidades de gestión de inventario.
Los 3PLs asumen las tareas de seguimiento de inventario, gestión de niveles de stock y cumplimiento de pedidos por ti, para que puedas enfocarte en otros aspectos de tu negocio.
La mayoría de los 3PLs utilizan software que se integra con el ERP o sistemas de gestión de inventario de tu empresa. De este modo, no estás a ciegas respecto a tu inventario y almacenamiento.
Cuando se considera integrar un 3PL para las tareas de gestión de inventario, hay varios factores a tener en cuenta.
Ventajas
- Experiencia. Los 3PLs externalizados tienen amplia experiencia en gestión de inventario, sistemas y tecnologías avanzadas, y conocimientos especializados para ayudarte a cumplir las tareas de inventario.
- Escalabilidad. Debido a que los 3PLs están especializados en la gestión de inventario, pueden crecer a la par de tu empresa.
- Ahorro en costes. Para muchas empresas, recurrir a 3PLs es ideal para reducir los costes de inversión en almacenamiento, tecnología y sistemas de inventario.
Desventajas
- Control de inventario limitado. Con los 3PLs, la gestión de tu inventario pasa a manos externas. Tienes menos control sobre la gestión y seguimiento de tu inventario al depender de un recurso externo. Esto significa que tienes menos posibilidad de intervenir si tu 3PL no tiene un buen desempeño.
- Su sistema o ningún sistema. La mayoría de los sistemas de 3PL tienen procedimientos estandarizados de gestión de inventario que les permiten supervisar los inventarios de varias empresas al mismo tiempo. Esta estandarización dificulta personalizar la gestión del inventario de acuerdo a las necesidades específicas de tu inventario.
- Barreras de integración. A veces, los sistemas de tu empresa y los del 3PL no son compatibles, lo que dificulta la integración de sistemas. Esto puede provocar sistemas de datos asincrónicos entre tú y tu 3PL.
Seguimiento por lotes
El seguimiento por lotes permite rastrear las actividades de inventario de ciertos lotes de productos, como la ubicación, historial y movimiento del producto.
Se utiliza un sistema de seguimiento junto con el seguimiento por lotes para registrar el movimiento de diversos lotes. Esto puede hacerse manualmente registrando el movimiento del lote en una hoja de cálculo.
El seguimiento por lotes suele funcionar con tecnologías de escaneo como el escaneo de códigos de barras, escaneo de códigos QR y seguimiento por RFID.
Este método es especialmente relevante en productos que requieren una trazabilidad precisa, como los perecederos, los productos farmacéuticos y los cosméticos.
A los lotes de productos se les asigna un número de lote, y se registra información detallada sobre la producción, vencimiento, materias primas y ubicación.
Ventajas
- Gran trazabilidad. El seguimiento por lotes permite rastrear con precisión los productos a lo largo del proceso de producción y durante su movimiento en inventario. Esto mejora el control del producto en tu negocio.
- Capacidad de retiro eficiente. Cuando los productos están vinculados a números de lote, es más fácil retirar todos los productos potencialmente defectuosos. Si un producto presenta defectos, otros productos de ese lote pueden retirarse rápidamente para su inspección y control de calidad. Esto minimiza cualquier riesgo de seguridad o salud para los consumidores.
Desventajas
- Es un sistema dependiente del producto. Un sistema de seguimiento por lotes no se adapta a todas las industrias, ya que existen muchos factores que influyen en si el sistema es aplicable o no:
- Singularidad del producto. Los productos personalizados no pueden ser rastreados por lotes ya que los artículos únicos no provienen de un lote distinto.
- Valor del producto. Los productos de lujo y de alto valor a menudo necesitan ser rastreados de forma individual para tener un control preciso sobre los productos.
- Diferenciabilidad del producto. Los productos homogéneos mezclados en grandes cantidades son difíciles de rastrear porque pierden su identidad distintiva, especialmente en productos a granel como el petróleo o los productos químicos.
Comparación de Métodos de Inventario
Aunque los métodos anteriores no existen de forma aislada, aún podemos compararlos según los detalles que hemos destacado.
Veamos cómo se comparan en un formato de tabla práctica:
| Método | Costo | Beneficios clave | Desventajas clave |
| Seguimiento manual (hojas de cálculo) | Bajo | Económico, fácil de implementar | Alto riesgo de error humano, requiere mucho tiempo |
| Escaneo de código de barras | Medio | Preciso, económico, fácil de usar | Problemas de calidad del código de barras, preocupaciones de seguridad |
| Etiquetado RFID | Alto | Identificación automática, lectura a distancia | Caro, posible interferencia en la lectura |
| Software de gestión de inventario | Alto | Seguimiento en tiempo real, automatización, integración | Alto costo inicial, requiere mantenimiento regular |
| Sistemas de tarjetas (físicos/digitales) | Bajo | Económico, fácil de implementar | Escalabilidad limitada, riesgo de error humano |
| 3PL (logística de terceros) | Variable | Experiencia, escalabilidad, ahorro de costos | Control limitado, retos de integración |
| Seguimiento por lotes | Medio | Excelente trazabilidad, retiros eficientes | Dependiente del producto, no apto para todos los artículos |
Las 10 Mejores Herramientas para el Seguimiento Automatizado de Inventario
El seguimiento automatizado de inventario no aparece por arte de magia.
El seguimiento automatizado de inventario proviene de las herramientas y soluciones que tu empresa emplea para gestionar tu inventario.
Las herramientas de seguimiento de inventario son software con requisitos únicos, diseñados para agilizar el proceso de seguimiento de inventario.
Estas herramientas te ayudan a gestionar, reabastecer e informar sobre los niveles de inventario en tiempo real. Y, lo más importante, muchas de estas herramientas realizan estas tareas automáticamente, facilitando el trabajo.
Por suerte para ti, hemos evaluado y compilado muchas herramientas de gestión de inventario para crear una lista de las mejores de las mejores.
Aquí tienes las 10 mejores, en nuestra humilde opinión:
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Cómo elegir el método adecuado para el seguimiento del inventario
Con una gran cantidad de soluciones para el seguimiento del inventario disponibles, elegir un método que funcione para tu negocio puede ser abrumador.
Aquí tienes 5 pasos sencillos para ayudarte a seleccionar tu método ideal para el seguimiento del inventario.
1. Evalúa el tamaño y las necesidades de tu negocio
Es importante entender con qué recursos cuentas.
Evalúa la escala de tu empresa. Esto incluye comprender el volumen de inventario, cuántos SKUs utilizas, la naturaleza de tus productos (perecederos o de lujo) y cuán complejas son las operaciones de inventario.
Esto también coincide con la cantidad de recursos disponibles en tu negocio, como personal, tecnología, conocimiento previo de inventario y presupuesto.
Además, identifica qué objetivos esperas lograr con el nuevo sistema de seguimiento de inventario.
- ¿Esperas reducir el exceso de existencias?
- ¿Mejorar la eficiencia en el cumplimiento de órdenes de compra?
- ¿O tal vez, reducir los costos de almacenamiento de inventario?
Los objetivos de tu negocio estarán directamente relacionados con el sistema de seguimiento de inventario que elijas.
Gestionar el stock en tienda física es algo totalmente distinto que administrar un inventario online—ponte al día con la gestión de inventario minorista.
2. Asegúrate de que se integre con tu tecnología
Tu nuevo sistema de seguimiento de inventario no debería interrumpir lo que ya tienes funcionando.
Cualquiera sea la tecnología que utilices, asegúrate de que el sistema de inventario se integre de manera fluida con las herramientas tecnológicas actuales.
Cuando introduzcas tu sistema de seguimiento, tu ERP, POS y CRM, entre otros sistemas, deben seguir funcionando de manera conjunta.
Busca soluciones de seguimiento de inventario que ofrezcan integración sencilla e intercambio de datos fluido entre sistemas.
Si recurres a proveedores externos, consulta con ellos para confirmar que ofrecen soporte para la integración de sistemas.
3. Considera los costos
Diferentes sistemas de seguimiento de inventario tienen precios distintos.
Considera el presupuesto de tu negocio para implementar un sistema acorde a sus necesidades y metas establecidas.
Ten en cuenta cuánto estás dispuesto a invertir en un sistema más integral frente a una solución más manual y comprende cómo afectarán estas soluciones a la gestión a largo plazo del inventario.
Al evaluar sistemas de seguimiento de inventario, considera tanto la inversión inicial como los costes operativos continuos.
Luego, evalúa si las inversiones iniciales compensan a largo plazo y si puedes mantener los costes de operación constantes en el tiempo.
4. Elige un sistema que pueda escalar
Al pensar en un sistema de seguimiento de inventario, es crucial considerar cómo te respaldará a medida que crezcas.
Al evaluar los objetivos actuales de tu empresa, entiende cómo podrían evolucionar con el tiempo y cómo podrían cambiar tus metas en el futuro.
Esto también influirá en el tipo de sistema de seguimiento de inventario que usarás a largo plazo.
Es fundamental revisar las capacidades de escalabilidad y flexibilidad del sistema elegido. Busca opciones preparadas para el crecimiento del negocio, como la computación en la nube y capacidades de integración avanzada.
Además, busca sistemas que te permitan añadir nuevas funcionalidades y personalizarse. Esto hará que tu empresa pueda evolucionar, incorporando nuevas características que se adapten a tu negocio.
5. Pruébalo y monitoriza
Por más bueno que parezca un sistema, realiza pruebas para asegurarte de que es tu mejor elección.
Realiza una prueba con tu método potencial de seguimiento de inventario. Comienza ejecutando una prueba piloto rastreando inicialmente el inventario a pequeña escala.
Esto puede significar comenzar a rastrear una sola línea de productos o una ubicación específica de almacenamiento de inventario. A partir de ahí, puedes evaluar tus primeras impresiones y su eficacia, y señalar dónde podrían surgir posibles problemas.
Puedes hacer los ajustes necesarios a partir de los comentarios recolectados y determinar si apuestas completamente por el sistema.
Asegúrate de monitorear continuamente el desempeño de tu sistema de seguimiento de inventario.
De esta manera, puedes ver si estás en camino de alcanzar los objetivos de tu empresa y hacer los ajustes necesarios cuando sea requerido.
6 Mejores Prácticas de Seguimiento de Inventario para una Precisión Total
Como ocurre con cualquier cosa en la vida y en el trabajo, hay buenas y malas formas de realizar una tarea. El seguimiento de inventario no es diferente. Queremos orientarte para hacerlo de la manera correcta.
Estas son nuestras mejores prácticas para un seguimiento de inventario preciso para tu camino en el comercio electrónico.
1. Emplea la automatización
La automatización es clave cuando se trata de un seguimiento preciso del inventario—puede ahorrar hasta el 95% del tiempo dedicado al ingreso manual de datos.
La automatización en la gestión de inventario elimina el riesgo de errores humanos, la tensión del trabajo manual y cualquier retraso debido a la falta de seguimiento en tiempo real.
Existen muchas formas de implementar la automatización:
- Automatiza mediante software de seguimiento de inventario. El software de gestión de inventarios agiliza las operaciones diarias automatizando tareas. Procesos de inventario como el seguimiento, los informes, el procesamiento de pedidos y la reposición de existencias, se pueden automatizar totalmente con software de seguimiento de inventario.
- Automatiza el ingreso de datos. Aún puedes automatizar procesos de inventario sin software. Emplea el ingreso automático de datos de inventario con seguimiento por código de barras, RFID y sistemas 3PL.
2. Realiza auditorías regulares y conteos cíclicos
Monitorear tu inventario es fundamental para detectar errores o discrepancias antes de que se conviertan en un problema serio.
Es importante evaluar regularmente la eficacia de tu sistema de seguimiento de inventario tanto en épocas de alta como de baja actividad durante el año.
A continuación, te mostramos cómo hacerlo:
- Auditorías regulares. Los conteos físicos periódicos de inventario ayudan a equilibrar las existencias registradas con lo que tienes en los registros del sistema. Así, cualquier discrepancia debida a robo o pérdida puede identificarse y corregirse rápidamente.
- Conteos cíclicos. Prueba un sistema donde tu inventario se cuente de manera rotativa. Esto significa que los conteos físicos ocurrirán en diferentes momentos cada año. Esto asegura que tu inventario se mantenga preciso, sin importar la época del año.
3. Actualizaciones de inventario en tiempo real
Saber cómo está tu inventario en cualquier momento es una gran ventaja en la gestión de inventarios. El seguimiento en tiempo real te permite tener una comprensión clara del estado actual de tu inventario.
Esto es muy útil al tomar decisiones importantes respecto a la gestión del inventario.
Existen varias maneras de implementar el seguimiento en tiempo real:
- Sistemas de seguimiento de inventario. Muchos sistemas de inventario ofrecen seguimiento en tiempo real. Sistemas como el software de seguimiento de inventario y 3PLs expertos suelen incluir seguimiento en tiempo real.
- Un sistema centralizado. Utiliza un sistema centralizado de seguimiento de inventario en todas tus integraciones para sincronizar todos los sistemas empresariales. Esto te permitirá mostrar los niveles de existencia en tiempo real y evitar inconsistencias en los sistemas de tu empresa.
4. Capacitación integral del personal
Las personas que trabajan para ti deben saber qué está sucediendo.
Una manera sencilla de asegurar la precisión del inventario es mantener al personal de inventario al día en las prácticas y operaciones estandarizadas.
Los programas de formación para el personal son excelentes para que todos estén alineados.
Un programa de capacitación integral incluye aquel que te guía por las tareas diarias de inventario y cómo gestionarlas con precisión y cuidado.
Las tareas como mover inventario, registrar los niveles de inventario y reportar datos de inventario pueden estar sujetas a errores humanos.
Por eso, es importante formar a los miembros de tu equipo.
5. Ten en cuenta la previsión de la demanda
Una forma de predecir el futuro es analizar el pasado. La previsión de la demanda es una excelente manera de saber qué demandas de inventario podrías enfrentar y prepararte por adelantado.
Hay algunos aspectos que entran en juego para realizar una previsión de la demanda precisa:
- Utiliza datos históricos. Observa los patrones que experimenta el inventario de tu negocio. Reconoce cómo esos patrones te pueden ayudar a predecir la demanda futura y ajusta los niveles de inventario en consecuencia.
- Presta atención a las tendencias estacionales. Es la temporada. Ten en cuenta los cambios del mercado estacionales y las promociones programadas para ajustar los niveles de inventario. Estos suelen ser grandes eventos de ventas en épocas festivas como la Navidad y BFCM.
6. Emplea la valoración de inventario
La valoración de inventario te ayuda a reconocer el valor financiero de tu inventario disponible.
Esto te ayuda a asignar un valor monetario a tu inventario y puede reflejarse en los estados y decisiones financieros.
La valoración de inventario juega un papel importante en la precisión financiera de tu stock.
Asegúrate de utilizar el método de valoración de inventario adecuado para tus productos y reflejar con precisión el valor de tus artículos de inventario.
El método que utilices para valorar tu inventario depende en gran medida de tus productos y tu marca.
Los métodos incluyen:
- FIFO
- LIFO
- Costo promedio ponderado
- Identificación específica
Reflexiones finales
El seguimiento de inventario es un engranaje esencial en la maquinaria del negocio.
Desde controlar el flujo de inventario, hasta prever la demanda del inventario y reportar el estado de tu stock: el seguimiento de inventario lo cubre todo.
Lo bueno del seguimiento de inventario es que no hay una sola forma de hacerlo.
Hay muchas formas de emplear el seguimiento de inventario, según las necesidades, el tamaño, el presupuesto y el futuro de tu negocio.
Además, el seguimiento de inventario se facilita con las soluciones de software para tomar parte del trabajo por ti.
Automatizar el seguimiento del inventario ahora es sencillo con la ayuda de soluciones de software, lo que agiliza las operaciones diarias de inventario.
Recuerda estar siempre al tanto de las actividades de tu inventario.
Es fundamental monitorizar continuamente la rotación del inventario para evaluar el desempeño de tus ventas. Así como mantener niveles fijos de reabastecimiento para evitar la rotura de stock de productos, especialmente durante los periodos de mayor demanda.
De esta manera, la gestión de tu inventario estará en perfectas condiciones durante todo el año.
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Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de inventario
No podemos responder a todas las preguntas dentro de los límites de una entrada de blog, pero sí podemos agregar una sección de preguntas frecuentes para intentar resolver cualquier duda que te quede.
¿Qué características debo buscar en un sistema de seguimiento de inventario?
Tu sistema de seguimiento de inventario ideal depende de la naturaleza y los objetivos de tu negocio. Sin embargo, muchas funciones de los sistemas de seguimiento de inventario resultan beneficiosas para las empresas sin importar el sector.
Aquí tienes algunas:
- Seguimiento automatizado de inventario
- Actualizaciones de inventario en tiempo real
- Seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones
- Reportes completos
- Capacidad de integración
- Interfaz fácil de usar
¿Cómo elijo el sistema de seguimiento de inventario adecuado para mi pequeña empresa?
Elegir el sistema de seguimiento de inventario adecuado puede parecer abrumador, especialmente para una pequeña empresa. Sin embargo, al seguir estos sencillos pasos, la tarea se vuelve mucho más fácil:
- Evalúa qué necesitas que el sistema haga por tu pequeña empresa
- Comprende tus recursos: tu presupuesto, tu tecnología, tu personal, etc.
- Asegúrate de que tu nuevo sistema pueda integrarse fácilmente en tu negocio.
- Considera tus capacidades financieras: ¿tu pequeña empresa puede asumir los costes continuos de tu sistema de seguimiento?
- Planifica el crecimiento futuro de tu empresa.
- Supervisa el rendimiento de tu sistema para ver si estás alcanzando tus objetivos.
¿Cómo mejora la tecnología RFID el seguimiento de inventario?
La tecnología RFID puede mejorar mucho tu seguimiento de inventario. Así lo hace:
- Precisión. El riesgo de errores en la entrada de datos se reduce porque los datos se leen desde un microchip que no requiere entrada manual.
- Identificación automática. Las etiquetas RFID se pueden leer sin línea directa de visión. A diferencia de los códigos de barras, pueden leerse a mayor distancia y desde diferentes ángulos.
- Integración. La tecnología RFID normalmente se integra bien con los sistemas adyacentes de tu negocio, como ERP y WMS.
- Datos en tiempo real. Las etiquetas RFID transmiten datos a los lectores en tiempo real, proporcionando información actualizada sobre los niveles y movimientos de tu inventario.
