Guía de Optimización de Inventarios: 12 Técnicas Comprobadas
Faltantes por todas partes: Más del 50% de los compradores en línea en 2022 no pudieron completar su compra debido a productos agotados.
Obstáculo para el comprador: Se perdieron un número significativo de ventas potenciales por la falta de stock, lo que muestra la necesidad crítica de una mejor gestión de inventarios.
¡Adiós, botón de comprar!: La alta tasa de faltantes demuestra una de las mayores frustraciones para los compradores en línea, quienes recurren a la competencia.
Drama del carrito vacío: Las empresas deben encontrar soluciones para mantener sus estantes virtuales abastecidos y no perder clientes listos para comprar.
La tristeza del desabastecimiento: Una gestión eficiente del stock es crucial para retener clientes y concretar ventas, ya que los faltantes afectan negativamente los ingresos.
Más del 50% de los compradores en línea no pudieron completar una compra en 2022 porque los productos estaban agotados.
La falta de existencias realmente provoca la pérdida de ventas.
Pero eso no significa que debas llenar tu almacén con un millón de unidades. Hay un costo al mantener inventario también, y es caro.
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La optimización de inventario es la clave para resolver estos problemas. Es tu boleto de oro para potencialmente ahorrar miles de dólares en costos implícitos y explícitos.
En esta guía, explicamos diversas técnicas de optimización de inventario para ayudarte a encontrar los niveles de inventario más rentables para mantener. Vamos a ello.
¿Qué es la optimización de inventario?
La optimización de inventario es el proceso de determinar el nivel óptimo de inventario en función de la oferta y la demanda para minimizar los costos de inventario.
Si tienes menos unidades en stock de las que necesitas, corres el riesgo de perder clientes.
Como explican Benjamin Knight y Dmitry Mitrofanov en un artículo de HBR:
Quedarse sin existencias es una situación costosa para cualquier minorista.
Si no hay un sustituto adecuado, el minorista pierde ingresos.
Incluso si hay un reemplazo, el cliente podría frustrarse, lo que puede traducirse en menor fidelidad y menor valor de vida del cliente.
También existen costos por mantener exceso de inventario.
- Necesitas capital para comprar inventario, sobre el cual pagas el coste de capital.
- Luego están los costos de almacenar el inventario: seguro, servicios públicos y más.
- También existe el riesgo de merma, robo, errores y daños al almacenar productos en el almacén.
Para mantener un inventario óptimo, necesitas una técnica de optimización de inventario que te ayude a mantener el inventario mínimo sin el riesgo de quedarte sin existencias.
¿Qué puede hacer la optimización de inventario por tu marca?
Así es como la optimización de inventario aporta valor a tu marca:
- Mejora la satisfacción del cliente. El beneficio más crítico de optimizar el inventario es que te ayuda a satisfacer la demanda del cliente evitando quedarte sin stock. Perder repetidamente pedidos solo porque no tienes suficiente inventario puede convertirse en grandes pérdidas y clientes descontentos que, a largo plazo, podrían irse con tu competencia.
- Menor costo de almacenamiento. El inventario que tienes en el almacén te cuesta dinero. Primero, está el coste de oportunidad. Si tienes $100,000 en inventario sin movimiento, podrías haber invertido ese dinero en valores del mercado monetario y generar, digamos, un 3% (o $3,000) de rendimiento. Luego hay otros costes, como daños al inventario y almacenamiento.
- Menor riesgo de quedarte sin existencias. Mantener el inventario óptimo ayuda a evitar quiebres de stock. Tu inventario de seguridad se tiene en cuenta al calcular el nivel óptimo de inventario. Cuando el inventario alcanza el nivel de seguridad, haces otro pedido y lo recibes antes de que se agote dicho inventario de seguridad.
- Mejora la rentabilidad y el flujo de caja. Optimizar los niveles de inventario reduce el coste de capital y mejora la rentabilidad. En industrias con mucho inventario, el aumento en dólares de la rentabilidad puede ser asombrosamente alto. Además, como no tendrás efectivo inmovilizado en inventario después de la optimización, tendrás más efectivo disponible como capital de trabajo.
¿Qué desafíos enfrentarás en tu camino hacia la optimización de inventario?
Los desafíos específicos que enfrentas al optimizar el inventario dependen de tu industria y de las técnicas de optimización de inventario que elijas.
Sin embargo, aquí tienes una lista de los tipos de desafíos que puedes esperar:
- Pronóstico de demanda inexacto. Predecir la demanda es la parte más difícil de optimizar el inventario. Puedes estimar la demanda según tendencias, estacionalidad y factores económicos. Es muy probable que tu pronóstico sea incorrecto, pero la idea es acercarse lo más posible.
- Interrupciones en la cadena de suministro. Puedes reservar un stock de seguridad según el tiempo de entrega promedio. Pero si hay una guerra en el país de donde estás obteniendo productos, no tendrás muchas opciones. Por eso es importante construir una cadena de suministro resiliente y diversificar tus proveedores.
- Escalabilidad. A medida que aumentan el tamaño del negocio, las ubicaciones y los SKU, optimizar los niveles de inventario puede volverse abrumador. Las herramientas modernas potenciadas por IA pueden ayudar a abordar los problemas de escalabilidad, pero es posible que debas invertir un poco más en la implementación de sistemas de inteligencia artificial (IA) y la capacitación de tu equipo.
- Determinación del nivel óptimo de inventario. ¿Cuándo deberías reponer tu inventario? ¿Cuánto deberías pedir? Estas preguntas requieren análisis, y la respuesta depende de tu pronóstico de demanda, los tiempos de entrega y los costes de almacenamiento.
- Costo de actualización de sistemas heredados. Es posible que debas actualizar a sistemas más potentes para rastrear el inventario en varias ubicaciones y automatizar tareas relacionadas con el inventario de forma eficaz. Esta actualización suele ser costosa, y si no estás preparado, tus limitaciones presupuestarias pueden obligarte a poner una pausa.
12 técnicas probadas de optimización de inventario para aumentar la eficiencia
Existen varias técnicas de optimización de inventario. Algunas solo se aplican a unas pocas industrias, mientras que otras son más generales.
Veamos estas técnicas para que puedas elegir una para tu estrategia de optimización de inventario.
1. Pronostica tu demanda
El pronóstico de la demanda es la técnica de optimización de inventario más básica. Todas las demás técnicas que mencionamos en esta guía comienzan con el pronóstico de la demanda.
Para pronosticar la demanda, revisas los datos históricos de ventas, las tendencias actuales del mercado, las condiciones económicas generales y cualquier parámetro específico de la industria, como los precios de las materias primas.
Un pronóstico de la demanda es una estimación, y casi siempre te equivocarás.
Sin embargo, tener en cuenta los efectos de los parámetros que mencionamos te ayuda a acercarte más al número real.
Supongamos que vendes productos de regalo en Etsy.
Al acercarse la temporada navideña, te preguntas cuántas unidades de tus artículos más vendidos deberías tener en stock.
Revisas la sección de análisis de Etsy y el panorama económico actual, y crees que necesitarás 50,000 unidades en diciembre.
Añades un margen de seguridad del 20% y mantienes 60,000 unidades en inventario.
La venta real podría ser de 30,000 unidades, o bien de 70,000 unidades. En cualquier caso, tendrás una referencia para la cantidad de unidades que debes mantener en inventario, asegurando que no haya desabastecimientos.
2. Prioriza con el análisis ABC
¿Recuerdas el principio de Pareto de la escuela? Decía: Aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas.
Si tienes varios artículos en inventario, échale un vistazo rápido a tu stock. Notarás que aproximadamente el 20% de los productos representan el 80% de los ingresos por ventas.
El análisis ABC utiliza este principio y establece que puedes dividir tus productos inventariados en tres categorías:
- Artículos A: Son productos de alto valor que representan aproximadamente el 20% de las unidades de inventario y el 80% de tus ventas. Estos ítems impactan fuertemente en la rentabilidad, por lo que es fundamental controlarlos, pronosticar su demanda con precisión y revisar frecuentemente los niveles de inventario.
- Artículos B: Los artículos B tienen un valor moderado; representan aproximadamente el 30% de las unidades en inventario y el 15% de las ventas. Estos requieren un enfoque equilibrado: monitoréalos regularmente y asegúrate de no quedarte sin stock, pero sin tanta intensidad como a los artículos A.
- Artículos C: Estos artículos representan la mayor parte de tu inventario en cantidad (alrededor del 50%), pero solo cerca del 5% de las ventas. Tienen menor impacto financiero, por lo que tiene sentido monitorearlos con menos rigor.
La composición, tanto en unidades como en valor, puede diferir significativamente según tu portafolio de inventario.
Sin embargo, los principios del análisis ABC nos ofrecen un marco valioso para comprender qué artículos priorizar, de modo que podamos optimizar nuestros esfuerzos y utilizar el capital de manera más eficiente.
3. Cantidad económica de pedido (EOQ)
La cantidad económica de pedido te ayuda a determinar una cantidad de pedido óptima basada en tres factores:
- Demanda
- Costes de pedido
- Costes de almacenamiento
Debes introducir estos datos en la siguiente fórmula, y obtendrás la cantidad total (en unidades) de inventario que deberías pedir:
EOQ = 2 (D x K) / C
D es la demanda anual total, K es el coste del pedido por cada orden de compra y C es el coste anual de almacenamiento por unidad.
La demanda anual se estima en base a los datos históricos de ventas y otros factores, como las condiciones económicas y las preferencias de los clientes.
Los costes de pedido incluyen los costes relacionados con una orden de compra, como envío y manipulación.
Los costes de almacenamiento son una de las categorías más caras, oscilando entre el 25 % y el 40 % de la inversión promedio en inventario de una empresa.
Los costes de almacenamiento de inventario incluyen costes como:
- Coste de capital: El coste de capital incluye los intereses sobre el capital de trabajo vinculado al inventario si se financia mediante deuda. Si pides prestados $100,000 al 5% para financiar el inventario, el coste de capital sería de $5,000.
- Costes de almacenamiento: Incluyen los costes relacionados con la propiedad y operación de tu almacén, como servicios y los intereses del arrendamiento.
- Otros costes: Tu inventario podría dañarse mientras está almacenado en el almacén, el artículo podría pasar de moda, o los productos pueden perderse o ser robados. Existen diversos riesgos para el inventario almacenado, y debes cuantificarlos. Usa tu experiencia y estima la cantidad de productos que podrías perder por estos riesgos.
Ejemplo de escenario EOQ
Supongamos que vendes suéteres. Vendiste 100,000 unidades el año pasado y esperas vender 140,000 el próximo año. Tu coste por cada pedido es de $100 y el coste de almacenamiento por unidad es de $5.
Así se calcularía tu EOQ:
2367 unidades = 2 (140,000 x 100) / 5
Cada vez que realices un pedido, debería ser de 2,367 unidades—puedes redondearlo a 2,400 unidades. Y debes realizar un pedido cada vez que el inventario llegue al nivel de stock de seguridad, el cual se calcula así:
Stock de seguridad = (Ventas diarias máximas x Tiempo máximo de entrega) - (Ventas diarias promedio x Tiempo de entrega promedio)
Supongamos que:
- Las ventas diarias máximas y el promedio son 200 unidades y 100 unidades por día, respectivamente
- El tiempo máximo y promedio que tu proveedor tarda en entregar un pedido son 5 días y 3 días, respectivamente
En ese caso, deberás hacer un pedido cada vez que tengas 700 unidades restantes en inventario. Así sería el cálculo:
700 = (200 x 5) - (100 x 3)
4. Implementa la gestión de inventario justo a tiempo (JIT)
Toyota implementó JIT como parte del Toyota Production System (TPS) para alcanzar objetivos clave como aumentar la eficiencia, minimizar el desperdicio y mejorar la calidad general.
JIT es un sistema “pull” en el que los bienes se reciben en el proceso de producción solo cuando se necesitan.
Los materiales, piezas y productos se suministran desde el proceso anterior o de un proveedor externo directamente al proceso siempre que se supone que van a utilizarse, eliminando todos los costes de almacenamiento que incurres al mantener inventario.
JIT ha ayudado a Toyota a construir un sistema de producción resiliente, pero existen varios riesgos inherentes al usar JIT.
Por ejemplo, las interrupciones en la cadena de suministro y el tiempo de inactividad no planificado pueden provocar retrasos en las entregas y detener tu producción.
Por eso mismo Toyota no adopta un enfoque más estratégico para implementar JIT. Como se describió magistralmente en un artículo de HBR:
Toyota adopta un enfoque estratégico para la planificación de inventarios.
Desde el punto de vista operativo, esto se sostiene sobre tres pilares: inventarios estratégicamente dimensionados en los lugares correctos para servir como colchón y satisfacer la demanda cambiante, stock de seguridad que considera el riesgo de interrupciones y una visión matizada de los tiempos de entrega.
Se ha señalado que la empresa aprendió mucho del terremoto y tsunami de Tōhoku ocurrido en 2011, después del cual identificó piezas vulnerables a interrupciones y, como resultado, candidatas a ser almacenadas.
De JIT a simplemente inteligente—el inventario gestionado por el proveedor es una evolución natural.
5. Automatiza con software de gestión de inventarios impulsado por IA
El software de gestión de inventarios puede automatizar casi todo el proceso de administración de inventario, siempre que elijas el software adecuado.
Un sistema básico de automatización de inventarios puede:
- Realizar pedidos cuando el nivel de inventario alcanza el punto de pedido
- Seleccionar el mejor proveedor en base al precio, tiempo de entrega y otros factores
- Rastrear el inventario en tiempo real
- Generar etiquetas de envío para los pedidos
- Construir informes automatizados de inventario que ofrezcan información sobre el desempeño y un resumen de métricas como tasas de rotación e inventario envejecido
Las herramientas de gestión de inventario han existido durante un tiempo, pero la mayoría ahora están evolucionando hacia plataformas de gestión de inventarios impulsadas por IA.
Decir que la IA está a punto de revolucionar todas las áreas del negocio, incluida la optimización de inventario, es quedarse corto.
Casi el 40% de los directores minoristas declararon en una encuesta de 2023 que utilizan IA, visión por computadora y visión artificial para operaciones y departamentos seleccionados.
El 35% de los encuestados dijo que ya ha escalado este tipo de tecnología, y el 15% afirmó que implementará estas tecnologías en los próximos 12 meses.
Ejemplos de optimización de inventarios con IA
Tecnologías como la IA y el aprendizaje automático amplían las capacidades del software básico de optimización de inventarios de diversas maneras.
Aquí tienes algunos ejemplos:
- Mejor capacidad de previsión. Los algoritmos de IA integran varios factores, incluidos datos de ventas, tendencias de mercado y estacionalidad, así como factores externos como condiciones económicas y patrones meteorológicos para predecir la demanda. Ajusta automáticamente la previsión en función de datos en tiempo real para garantizar que tus pronósticos siempre se basen en información actualizada.
La IA es excelente para prever la demanda—la optimización de inventarios multinivel asegura que el resto de la red escuche.
- Puntos de pedido dinámicos. Un sistema de IA puede ajustar automáticamente el punto de pedido según datos en tiempo real como la demanda, los plazos de entrega y los niveles actuales de inventario. Si estás por entrar en unos meses de desaceleración debido a la estacionalidad, el algoritmo de IA reducirá automáticamente el punto de pedido y minimizará el coste de almacenamiento de inventario.
- Identifica a tus mejores proveedores. El algoritmo de IA puede monitorizar métricas de desempeño de los proveedores como los plazos de entrega y la precisión de los pedidos para ayudarte a identificar a los mejores proveedores.
- Toma de decisiones estratégicas. Las soluciones de optimización de inventarios mediante IA no solo generan informes analíticos. También ofrecen valiosos conocimientos sobre el comportamiento del cliente, tendencias de ventas y desempeño de inventario que te ayudan a tomar decisiones basadas en datos.
Si bien los sistemas de inventario impulsados por IA requieren una inversión inicial, el beneficio a largo plazo puede ser excelente si implementas y utilizas bien el sistema.
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6. Aprovecha los servicios 3PL
Al asociarte con servicios 3PL tienes acceso a su tecnología e infraestructura, que incluye funcionalidades que pueden ayudarte a optimizar el inventario.
Las capacidades varían entre los proveedores de servicios 3PL, pero aquí tienes una visión general de lo que puedes esperar:
- Tecnología y analítica avanzadas. Muchos proveedores 3PL ofrecen avanzados sistemas de gestión de almacenes (WMS) con funciones como seguimiento de inventarios y analítica. Estas herramientas te permiten rastrear KPIs y visualizar datos de inventario, ayudándote a tomar decisiones más inteligentes.
- Almacenaje y distribución eficiente. Los servicios 3PL gestionan grandes almacenes en ubicaciones estratégicas. Esto reduce tus costes de almacenamiento y te permite entregar pedidos más rápido.
- Pronóstico y planificación de la demanda. Los proveedores de servicios 3PL a menudo trabajan estrechamente con los clientes para pronosticar con precisión la demanda y gestionar los niveles de inventario. Dada su experiencia con una amplia gama de clientes y, posiblemente, otros clientes de tu sector, su aporte puede ser de gran valor.
- Soporte multicanal. Los proveedores 3PL pueden ayudarte a gestionar inventarios a través de diversos canales de venta, como ecommerce, venta minorista y mayorista. Mantener tu inventario sincronizado en todos los canales ayuda a evitar el exceso de stock—simplemente puedes mover artículos entre canales si tienes exceso en alguno de ellos.
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7. Supervisa los indicadores clave de rendimiento (KPIs)
El monitoreo de KPIs no es exactamente una técnica de optimización, pero es una excelente manera de evaluar la efectividad de la técnica que estás usando.
Esto significa que la supervisión de KPIs es un excelente método complementario para aplicar junto con cualquier otra técnica de optimización que utilices.
Las métricas que deberías estar rastreando
Los KPIs que monitorees dependerán de tus objetivos. Aquí tienes algunos importantes KPIs de optimización de inventario:
- Índice de rotación de inventario. La rotación de inventario mide la cantidad de veces que el inventario se vende o se reemplaza durante un período específico—un mes, trimestre o año. Una rotación baja indica exceso de inventario o inventario de lento movimiento, y viceversa. No hay puntos de referencia porque cada negocio es único, pero de 5 a 10 es un rango adecuado para negocios minoristas.
Aquí tienes la fórmula para calcular la rotación de inventario:
Costo de Productos Vendidos (COGS) / Inventario Promedio = Rotación de Inventario
Donde el inventario promedio se calcula así:
[Inventario Inicial + Inventario Final] / 2 = Inventario Promedio
- Días de inventario en ventas (DSI). El DSI es el número promedio de días que se tarda en vender todo el inventario. Un DSI alto indica que el inventario ha estado en tu almacén durante demasiado tiempo, lo que podría llevar a mayores costos de capital y de almacenamiento.
La fórmula para calcular el DSI es:
[Inventario promedio / COGS] x 365 = Días de inventario en ventas
- Tasa de pedidos pendientes. La tasa de pedidos pendientes es el porcentaje de pedidos que no pudieron ser cumplidos porque no había suficiente inventario. Altas tasas de pedidos pendientes son el resultado de pronósticos de demanda deficientes o una mala gestión de inventario.
Así es como puedes calcular la tasa de pedidos pendientes:
Número total de unidades pendientes / Número total de unidades pedidas = Tasa de pedidos pendientes
- Retorno bruto de la inversión en margen (GMROI). El GMROI mide la rentabilidad del inventario para un negocio minorista. Te indica la cantidad de beneficio que generas por cada dólar invertido en compras de inventario.
Aquí tienes la fórmula:
Beneficio bruto / Costo promedio de inventario = Retorno bruto de la inversión en margen
Donde el costo promedio del inventario se calcula así:
(Inventario actual + Inventario anterior) / Número de períodos = Costo promedio de inventario
Reflexiones finales
El método específico que utilices para optimizar el inventario depende de tu industria y de los objetivos de tu empresa.
Si eres dueño de un negocio minorista de calzado, lo mejor es optar por métodos más sencillos como EOQ. Si también vendes esos zapatos en línea, podrías considerar el uso de un servicio 3PL.
Por otro lado, si eres un fabricante con un amplio portafolio de productos, ABC o JIT pueden ser excelentes opciones.
Sin embargo, casi todos pueden beneficiarse de implementar un sistema de gestión de inventario.
Centraliza los datos de inventario necesarios para tomar decisiones de inventario más inteligentes y basadas en datos y facilita la implementación de una técnica de optimización de inventario.
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Preguntas frecuentes sobre optimización de inventario
Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos, repasemos rápidamente algunas preguntas comunes relacionadas con la optimización de inventario.
¿Cómo impacta la optimización del inventario en la reducción de costos y la satisfacción del cliente?
La optimización del inventario impacta directamente en los costos relacionados con el inventario.
Cuando mantienes un nivel óptimo de inventario, incurres en menos costos de almacenamiento y costos de retención, como el costo del capital y los servicios públicos en tu almacén.
Además, el valor en dólares del riesgo asociado a tu inventario disminuye cuando tienes menos unidades; el riesgo incluye daño, robo y merma.
La satisfacción del cliente es un resultado de la optimización del inventario.
Cuando puedes minimizar el índice de pedidos pendientes y entregar los pedidos a tiempo mediante la optimización, notarás un aumento en la tasa de retención y, con el tiempo, construirás una base de clientes más leal.
¿Cuáles son los componentes clave de una estrategia efectiva de optimización de inventario?
Estos son los tres impulsores clave del éxito en la optimización de inventario:
- Predicción precisa de la demanda. La demanda pronosticada forma la base de cualquier técnica de optimización. Es imposible pronosticar la demanda con exactitud hasta la última unidad, pero el uso de técnicas avanzadas como el modelado predictivo, el análisis de regresión, simulaciones de Monte Carlo y el pronóstico bayesiano puede ayudarte a acercarte al número real.
- Una cadena de suministro resiliente. Las circunstancias extraordinarias provocarán interrupciones. No puedes evitar desastres naturales y guerras, por eso necesitas una cadena de suministro resiliente. Diversifica tus proveedores en distintas regiones, construye relaciones colaborativas con ellos, mantén suficiente inventario de seguridad y elabora un plan de respuesta ante crisis. Los eventos adversos seguirán ocurriendo, pero estarás mejor preparado para afrontarlos.
- Compromiso de los empleados. Se gana poco sacando a los empleados de su zona de confort cuando emprendes un proceso de optimización. En su lugar, busca su opinión sobre cómo creen que debería optimizarse el inventario y qué sistemas deberían emplearse.
¿Cómo puede una pequeña empresa mejorar la precisión del inventario?
La mejor manera es comenzar por lo básico. La primera tarea debe ser lograr una visibilidad total de los datos del inventario utilizando un sistema de gestión de inventario.
Una vez que tienes toda la información, empieza por establecer un inventario de seguridad para que siempre tengas suficiente para cumplir con los niveles de servicio. Luego, determina la estrategia que mejor funcione para tu negocio.
