Gestión de Riesgos de Inventario: Guía + 7 Estrategias
En 2022, rebuscamos en cajas viejas y encontramos dos bolsos Damilano en perfecto estado.
Históricamente, los bolsos de marca se vendían como pan caliente en nuestras tiendas. Así que los hicimos limpiar profesionalmente, los ventilamos y nos dejamos la espalda creando los Reels perfectos para Instagram.
Pero esto fue lo que ocurrió: todavía están en nuestra sala, acumulando polvo, mientras sus anuncios online siguen publicados.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
¿El problema? No tuvimos en cuenta equilibrar hallazgos únicos y venderlos antes de que perdieran su valor. El nombre de la marca Damilano no tenía el mismo atractivo después de haber promocionado intensamente bolsos TUMI y Coach.
Esto es riesgo de inventario. El stock se estanca, mientras las ventas disminuyen. Estos productos no vendidos te cuestan dinero, de una manera u otra, mediante métodos ineficaces de rotación de stock.
La gestión del riesgo de inventario, por lo tanto, es una mitigación proactiva. Debes identificar potenciales amenazas dentro de tu inventario, evaluar su impacto y minimizarlas.
El objetivo es simple: proteger tu negocio. Así que, maximicemos tu flujo de caja y optimicemos tus operaciones.
Agárrate.
¿Qué es el riesgo de inventario?
Quieres la cantidad adecuada de SKUs demandados en el momento adecuado, en el lugar adecuado y al precio adecuado para mantener los niveles perfectos de inventario y que tus clientes estén satisfechos.
En teoría, el riesgo de inventario sucede cuando tu negocio se desvía de este principio en cualquier forma o práctica. Esto puede incluir tener productos que nadie quiere, ponerles precios demasiado altos o bajos, ubicarlos en las tiendas equivocadas o ofrecerlos en la época del año equivocada.
Cómo eliges estas cosas impacta directamente el perfil de riesgo de tu negocio.
Pero la realidad suele ser más complicada. Piensa en el riesgo de inventario como una telaraña de incertidumbres interconectadas.
Cada hilo representa una amenaza potencial.
Si tus estantes virtuales se vacían, tu almacén se llena de SKUs de lenta rotación o tu cadena de suministro sufre problemas, quedas atrapado en una pegajosa red de pérdidas.
En otras palabras, de todas formas, pierdes dinero. ¿Demasiado inventario? Arriesgas obsolescencia o caducidad. ¿Muy poco? Pierdes ventas y beneficio.
¿Cómo se manifiesta esto en distintas industrias?
No importa qué vendas, ni cómo lo vendas, el riesgo de inventario aplica a cualquier negocio.
- Minorista. Piensa en una tienda de ropa que se llena de abrigos pesados de invierno justo antes de que llegue una ola de calor. Esos son los “productos equivocados” en el “momento equivocado”. Si además están a un precio excesivo, es un TRIPLE golpe de riesgo de inventario.
- Manufactura. La demanda de un tipo concreto de funda para móvil puede desplomarse cuando se lanza un nuevo modelo de teléfono. (El iPhone 16 de Apple seguramente será otro ejemplo de esto.) Ese es el riesgo de “productos equivocados” en acción. Si ya han fabricado una gran cantidad, se quedan atrapados con stock obsoleto y excesivo.
- Comercio electrónico. Una tienda online puede tener problemas para seguir el ritmo de las tendencias del mercado, lo que lleva a rupturas de stock (el riesgo de “momento equivocado”). O, pueden sobrestimar la demanda y acabar con almacenes llenos de productos que nadie quiere. (Nuevamente, pongo como ejemplo mis bolsos Damilano sin vender).
4 tipos de riesgo de inventario
¿Has oído que todo empeora antes de mejorar?
Primero, te voy a mostrar algunos ejemplos devastadores y reales de riesgos de inventario: los efectos de la pérdida de inventario, la inexactitud y la mala gestión en la satisfacción del cliente. (Y su increíble impacto en los resultados financieros).
Después, veremos otros ejemplos reales de mitigación de riesgos recogidos en entrevistas con más de 35 líderes de negocios de ecommerce que he encuestado.
Aprendamos las lecciones de la escuela de los golpes duros.
1. Pronóstico inexacto
¿Qué tan importante es un pronóstico preciso para mitigar el riesgo de inventario? El enorme error de Best Buy puede arrojar algo de luz al respecto.
Estantes vacíos, clientes enojados: el fracaso de la previsión de Best Buy
Es diciembre de 2011, la temporada navideña está en pleno apogeo y Best Buy—el gigante de la electrónica, está en números rojos. Ellos publican un comunicado:
Debido a la abrumadora demanda de productos populares en BestBuy.com durante el periodo de noviembre y diciembre, nos hemos encontrado con una situación que ha afectado el canje de algunos de los pedidos en línea de nuestros clientes.
Lamentamos mucho la molestia que esto ha causado y hemos notificado a los clientes afectados.
La reacción fue rápida y severa, con críticos calificando esto como un “gran ojo morado” para el minorista en línea.
Una clienta decepcionada, Laura Suess, de Hastings, Minnesota, dijo:
¿Traducción?
Se equivocaron en la previsión de inventario durante la época más importante de compras del año, dejando sin cumplir innumerables demandas de clientes.
Y peor aún—impulsaron las ventas de sus rivales, Amazon y Target.
2. Proveedores poco fiables
Cuando vendes y envías productos en línea, depender demasiado de un solo proveedor puede inclinar la balanza hacia el colapso de la cadena de suministro.
Sobre todo si no tienes ningún plan logístico de contingencia establecido.
La escasez de pollo escuchada en todo el mundo
Febrero de 2018, y los fanáticos de Kentucky Fried Chicken (KFC) en el Reino Unido reciben una sorpresa. Un asombroso total de 750 de sus 900 locales tuvieron que cerrar.
¿El culpable? DHL, su nuevo socio de logística de terceros (3PL), no podía satisfacer la demanda de pollo fresco.
El sistema fue una pesadilla logística, con algunos locales esperando días por sus entregas.
La pérdida diaria estimada para la marca fue de unos impresionantes £1 millón. (Y eso sin contar el daño a su reputación).
The Guardian informó que la gente se había vuelto “loca por el pollo”, y algunos incluso llamaron a la POLICÍA para denunciar la escasez:
La decisión de KFC de recurrir a un único proveedor con un solo centro de distribución resultó desastrosa.
Es un recordatorio claro de que diversificar tu cadena de suministro y tener planes de contingencia listos puede marcar la diferencia entre unas operaciones fluidas y el colapso total de la cadena logística.
Si por fin has encontrado un proveedor confiable, ¿por qué no dejar que ellos lleven el control con el inventario gestionado por el proveedor?
3. Ciclo de vida del producto y obsolescencia
La vida útil de incluso los productos más innovadores es limitada. Y Apple lo demuestra año tras año.
La crisis de identidad del iPad
Apple recibió un duro golpe de realidad a finales de la década de 2010. Su antes revolucionario iPad estaba perdiendo atractivo, con ventas en caída durante 12 trimestres consecutivos.
La popularidad del iPad disminuyó por dos motivos. Primero, los iPhones más grandes como el 6S Plus hicieron menos evidente la necesidad de una tableta aparte.
Las actualizaciones del iPad por parte de Apple son menos frecuentes que las del iPhone, por lo que la tableta se siente menos "innovadora".
Como una forma de aumentar las ventas de iPad, Apple redujo el precio básico en 70 dólares. Aunque esta medida buscaba estimular la demanda, también creó un “riesgo de precio”.
Así que esta estrategia agresiva de descuentos erosionó los márgenes de beneficio y bajó el valor de la marca iPad.
Para que las empresas eviten quedarse con inventario obsoleto, deben adaptarse continuamente a las tendencias cambiantes del mercado, anticipar los avances tecnológicos y gestionar proactivamente el ciclo de vida de sus productos.
4. Merma de inventario
Cuando el inventario real de una empresa es menor que el registrado, se denomina merma de inventario.
¿Qué causa esta discrepancia?
Algunos de los culpables más comunes incluyen robo de inventario, daños, deterioro, errores, fraude o errores de conteo.
¿Pero lo más alarmante? La mayoría de estas mermas se atribuyen a errores aparentemente triviales. Piensa en errores tipográficos en la introducción de datos, conteos incorrectos durante los inventarios cíclicos e incluso artículos extraviados en enormes almacenes.
De hecho, muchas empresas se preocupan cuando la diferencia supera el 2%.
El impacto de una inconsistencia aparentemente menor puede ser considerable, afectando tanto tu rentabilidad como la satisfacción del cliente.
Veamos cómo estas mermas han afectado los procesos de gestión de inventario en empresas reales.
1. Robo de inventario: la amenaza interna de IKEA
Un empleado de IKEA, Suraj Samaroo, aprovechó su conocimiento del sistema de pedidos de la empresa. ¿Su plan? Sencillamente engañoso.
Emitía reembolsos fraudulentos por compras reales de clientes y luego manipulaba los registros de inventario para ocultar su delito.
En cuanto al delito en sí, fue sorprendentemente rápido: se embolsó $400,000 en menos de un año.
Por eso, debes vigilar de cerca los registros de tu inventario para proteger la rentabilidad de tu empresa: los candados y las cámaras de seguridad ya no son suficientes.
2. Daños por desastres naturales: El huracán Ian azota Florida
En septiembre de 2022, el huracán Ian, con vientos de 156 millas por hora, lluvias torrenciales y devastadoras marejadas ciclónicas, golpeó la costa suroeste de Florida.
En las secuelas, los daños a la infraestructura de Florida superaron los $112 mil millones, convirtiéndolo en el huracán más costoso en la historia del estado.
La industria citrícola, por ejemplo, sufrió pérdidas devastadoras, dejando a innumerables empresas e individuos luchando por recuperarse.
Cuando ocurre un desastre natural, sus efectos se extienden mucho más allá de la región inmediata. Hay interrupciones en las cadenas de suministro, daños en la infraestructura y cambios en los patrones de demanda de los consumidores.
De la noche a la mañana, las empresas pueden perder acceso a su inventario, incluso aquellas ubicadas lejos de la zona del desastre.
3. Errores básicos derriban a un gigante: El error de inventario de Target
Es 2013, y Target, el querido gigante minorista estadounidense, está expandiéndose agresivamente en Canadá por primera vez.
La empresa estaba entusiasmada por abrir 124 tiendas, esperando obtener rentabilidad en el primer año.
Pero tras bastidores había una bomba de tiempo: su nuevo y no probado sistema de gestión de inventarios.
Y luego, una serie de errores (aparentemente) menores causó que la ambiciosa expansión se convirtiera en una crisis logística: cuando los envíos llegaban a los centros de distribución, el sistema tenía problemas para rastrearlos.
En los almacenes, los productos se acumulaban mientras los estantes de las tiendas permanecían vacíos, dejando a los clientes confundidos y frustrados.
Sumando al caos, un sistema de cajas defectuoso causaba datos de ventas inexactos y una brecha creciente entre lo que figuraba en los libros y lo que realmente estaba disponible.
Las consecuencias fueron, previsiblemente, desastrosas. Lucharon con exceso de inventario, retrasos en el cumplimiento de pedidos, ventas perdidas y niveles de stock inexactos.
Target Canadá perdió dinero a raudales, acumulando pérdidas estimadas en $2 mil millones. Básicamente, la pesadilla de cualquier propietario de un negocio.
Para tu negocio de comercio electrónico, este caso sirve de advertencia para asegurarte de que cada producto esté contabilizado, cada transacción se registre con precisión y cada proceso esté optimizado para la máxima eficiencia.
No importa cuán grande o pequeño seas — la gestión de inventario en tiempo real puede mantener tu negocio a flote.
4. Gestión de productos perecederos: El problema del stock limitado y la vida útil corta
Una asombrosa 33% a 40% de los alimentos del mundo se desperdician o pierden cada año, perjudicando tanto al medio ambiente como a la economía. El año pasado, Target (una vez más, sí)—se vio envuelta en críticas en TikTok.
Un corte de energía selló una sección entera de un Target en Staten Island, y sus productos refrigerados terminaron en el basurero.
El incidente generó indignación, con muchos preguntándose por qué no se podían donar los alimentos.
Ha habido incidentes similares en los que tiendas como Trader Joe's han regalado alimentos antes de que se estropeen, pero la mayoría de las empresas tiene políticas estrictas para evitar responsabilidades legales.
Desde el punto de vista de la satisfacción del cliente, esto dañó la imagen de la marca. ¿Por qué no son más proactivos en la gestión de alimentos?
Desde la perspectiva de los resultados, todos los productos perecederos que se ven apilados en los estantes sellados son ventas perdidas. Y lo que es peor, el pasillo es una representación visual de la enorme cantidad de alimentos que desperdiciamos en el mundo.
Por lo tanto, una estrategia meticulosa de gestión de riesgos de inventario debe incluir control de temperatura, rotación cuidadosa, rebajas a tiempo y actualizaciones en tiempo real del inventario para predecir, reducir y contrarrestar el deterioro.
7 mejores prácticas para la gestión del riesgo en inventarios
Los ejemplos anteriores pueden haberte puesto el miedo de dios (del inventario)—y con razón. Pero no te desanimes.
También vengo armado con un expediente digital lleno de estrategias eficaces para la gestión de riesgos de inventario.
Escuchemos a los expertos—dueños de negocios de ecommerce que han mantenido a flote sus empresas mediante procesos automatizados, operaciones eficientes y seguimiento de métricas clave para mitigar los riesgos.
1. Mejora las técnicas de pronóstico
Para Julia North, fundadora de Wigonia, el riesgo de inventario es la posible pérdida financiera por exceso de stock o por tener muy poca mercancía para satisfacer la demanda del cliente.
¿Por qué?
Ella lo explica:
Para una marca de pelucas de lujo, este riesgo aumenta por la necesidad de equilibrar productos únicos y de alta calidad con la demanda de variedad.
Por eso, ella recalca la necesidad de métodos basados en datos para pronósticos precisos:
Usamos datos históricos de ventas y tendencias del mercado para predecir con precisión la demanda.
Esto nos ayuda a mantener niveles óptimos de inventario, reduciendo las posibilidades de sobreabastecimiento.
Por ejemplo, nuestra precisión en la previsión de la demanda mejoró en un 20% en los últimos dos años (artículos de alto valor, lo que representa mucho dinero ahorrado).
2. Usa software avanzado de gestión de inventarios
Un software de gestión de inventario sólido es el sistema nervioso central de tu negocio: proporciona información en tiempo real, automatiza procesos clave y resuelve proactivamente posibles problemas antes de que se agraven.
¿Cómo?
Un sistema de gestión de inventario en tiempo real te da visibilidad al segundo de tus niveles de inventario—lo que te permite monitorear los movimientos de stock, identificar posibles faltantes o excesos y tomar decisiones acertadas al instante.
Esto evita la falta de existencias, reduce los costes de almacenamiento y mejora la eficiencia operativa en general.
Existen muchas opciones disponibles, así que hemos recopilado una lista de los 10 mejores softwares de gestión de inventario para que comiences a explorar cuanto antes:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Subcontrata con proveedores de logística de terceros (3PL)
Un proveedor de logística de terceros (3PL) ayuda a las empresas a externalizar sus operaciones logísticas, como el transporte, almacenamiento y control de inventario.
Ellos se encargan del almacenamiento, envío y todo lo intermedio, así tú puedes enfocarte en lo que mejor sabes hacer: dirigir tu negocio.
Encontré un gran defensor de los 3PL en Amir Elaguizy, CEO y cofundador de Cratejoy Inc., quien explicó cómo los proveedores de 3PL han optimizado sus operaciones, permitiéndoles ver el bosque y no perderse entre la logística.
¿Qué significa el riesgo de inventario para ti?
En mi experiencia, quedarnos sin stock significa perder ventas y, potencialmente, empujar a los clientes hacia nuestros competidores.
Una forma eficaz de gestionar este riesgo es averiguar cuándo y qué subcontratar.
Asociarse con proveedores de logística de terceros (3PL) realmente puede aumentar la eficiencia y reducir los riesgos vinculados a la gestión de inventario.
Estas empresas se especializan en gestionar inventario, almacenamiento, transporte y cumplimiento de pedidos, lo que nos permite concentrarnos en nuestras principales actividades empresariales.
¿Pero cómo eliges a tus proveedores 3PL?
También es esencial elegir proveedores 3PL que hayan demostrado su confiabilidad y establecer acuerdos claros de nivel de servicio.
Mantener una comunicación cercana ayuda a resolver rápidamente cualquier inconveniente que pueda surgir.
Si eres nuevo en el mundo de los 3PL, tenemos justo la lista para ti:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
¿Recomendarías esta estrategia de mitigación de riesgos a otros propietarios de negocios?
Honestamente, desde que comenzamos a utilizar socios 3PL de manera estratégica, los dolores de cabeza de gestionar el inventario definitivamente han disminuido.
Es difícil precisar cifras exactas, pero calculo que nuestra tasa de éxito para evitar problemas graves de inventario ronda el 80%.
Creo que esto nos ayuda a reducir el riesgo y, al mismo tiempo, nos permite aumentar nuestra capacidad para atender mejor a nuestros clientes sin quedarnos atascados en cuestiones logísticas.
4. Mantén un stock de seguridad
Acumular un stock de seguridad—un inventario de “reserva”—es una decisión inteligente para cualquier empresa que gestione existencias, desde materias primas hasta productos terminados. Este es tu plan de contingencia en caso de picos de demanda o contratiempos en la cadena de suministro.
¿Por qué esto constituye una buena estrategia de gestión del riesgo de inventario?
Escuchemos a Erin Hendricks, presidenta y propietaria de Sammy’s Milk:
Básicamente, este es un inventario adicional que está ahí "por si acaso"—como si de repente todo el mundo quiere tu producto porque se hizo popular en TikTok, tienes existencias de respaldo para cubrir ese aumento de demanda sin sudar la gota gorda.
¿Pero cómo optimizar los niveles de stock de seguridad?
Hendricks dice:
Determinar la cantidad justa de stock de seguridad no se trata solo de adivinar. Requiere una sólida evaluación de riesgos y analizar los datos de ventas pasados.
Muchos lugares simplemente lo dejan al azar o usan estimaciones básicas, pero eso puede salir mal porque las cadenas de suministro hoy en día son complejas.
Además, cuando vendes a través de múltiples canales, es bastante difícil llevar el control de todo solo con una hoja de cálculo.
¿Y cuáles son los resultados?
Hasta ahora, este enfoque realmente ha dado frutos. Hemos podido cubrir la demanda inesperada en la mayoría de los casos sin acumular inventario invendible.
No tengo cifras exactas, pero puedo asegurar que ha reducido significativamente tanto el exceso de inventario como los quiebres de stock.
5. Diversifica tus proveedores
¿Recuerdas cuando KFC apostó todas sus alitas de pollo a DHL y... falló?
Mark Agnew, CEO y fundador de Eyeglasses.com, ha comprendido la importancia de diversificar proveedores para su negocio de comercio electrónico.
Especialmente porque sabe que la moda es muy susceptible a las tendencias en redes sociales.
Diversificamos nuestros proveedores para evitar cualquier fallo de un solo punto.
Por ejemplo, cuando uno de nuestros proveedores tuvo problemas de producción y no pudo suministrar una marca de gafas popular, teníamos proveedores alternativos preparados para intervenir, lo que evitó cualquier desilusión de los clientes y la posible pérdida de ventas.
¿Y la relación con los proveedores?
En la industria de la óptica, los riesgos más inminentes de inventario a menudo provienen de cambios repentinos en tendencias de moda y de interrupciones inesperadas en las cadenas de suministro globales.
Por ello, anticiparse a las tendencias y mantener las relaciones con los proveedores es fundamental.
6. Realiza auditorías y revisiones de inventario con regularidad
Para una empresa como Lobster Order que se dedica al servicio de mariscos frescos, las auditorías y revisiones de inventario son fundamentales para una gestión eficiente del stock.
«Analizamos métricas clave como la rotación de inventario y GMROI con regularidad para tomar decisiones informadas que nos ayudan a optimizar nuestros niveles con el mínimo riesgo,» dice el fundador Matt Bellerose.
Como puedes imaginar, las apuestas para su negocio de productos perecederos son altas.
Respecto a los mariscos, el tiempo lo es todo. Si no podemos vender nuestros productos con prontitud, la pérdida es enorme.
Por eso, auditar y revisar el inventario de forma regular puede ayudar a las empresas a:
- Controlar la frescura de los productos y las fechas de caducidad. Las empresas que manejan productos perecederos deben hacer esto para priorizar las ventas y evitar el desperdicio. Algunos de los métodos más populares para el control de inventario de perecederos son just-in-time (JIT), primero en entrar, primero en salir (FIFO) y primero en expirar, primero en salir (FEFO).
- Evaluar el desempeño del inventario: Identificar productos de baja rotación o inventario obsoleto analizando los datos de ventas y la rotación del inventario.
- Identificar discrepancias a tiempo. Si existen diferencias entre el inventario físico y los niveles registrados, los errores, robos o daños pueden ser detectados antes de que se conviertan en un problema mayor.
Para Lobster Order, Matt confía totalmente en:
…implementar un sistema rígido de rotación de inventario y seguir de cerca la frescura de los productos para reducir las mermas en un 30%.
7. Explora la integración del IoT en la gestión del inventario
El Internet de las cosas (IoT) es como una red de ojos y oídos para tu inventario, permitiéndote saber dónde están las cosas, cuánto tienes e incluso en qué condiciones se encuentran.
A su vez, esta información ayuda a las empresas a reducir el desperdicio, tomar mejores decisiones y, en última instancia, mantener satisfechos a sus clientes.
Pero, ¿cómo funciona esto en la vida real?
Imagina el viaje de un tomate excedente desde la granja hasta la mesa, guiado no por el azar, sino por una “nariz” impulsada por la computación cuántica.
Un ingeniero de la Universidad de Maryland desarrolló este innovador sensor para detectar la frescura en productos agrícolas, asegurándose de que quienes más lo necesitan reciban lo mejor.
¿Pero cómo detecta la “nariz” el deterioro? Los sensores, hechos con materiales cuánticos de extraordinaria sensibilidad, pueden detectar incluso las más mínimas trazas de gases emitidos por alimentos en mal estado, explica Cheng Gong.
Si crees que esto es revolucionario, no eres el único—ganó el premio a la Invención del Año de UMD en 2022.
La tecnología es el corazón de NourishNet, que une a productores, donantes y distribuidores para reducir el desperdicio y combatir la inseguridad alimentaria.
El modelo NourishNet demuestra cómo la tecnología inteligente puede mejorar radicalmente la gestión de inventarios, no solo facilitando un control rápido y eficiente, sino también conectando el excedente de alimentos con despensas comunitarias.
Reflexiones finales
Hemos recorrido el mundo salvaje de la gestión del riesgo de inventarios, desde bolsos Damilano llenos de polvo hasta KFC sin pollo. ¿Qué hemos aprendido?
Ya seas una tienda de barrio o un gigante del comercio electrónico, el riesgo de inventario no perdona a nadie.
Así que, considera diversificar a tus proveedores. Y mantén esas auditorías periódicas; son como chequeos de salud para tu inventario. Además, el IoT y la tecnología inteligente ya no son cosas de películas de ciencia ficción.
Tu mejor defensa frente a demandas fluctuantes, desastres naturales o interrupciones en la cadena de suministro es invertir en una sólida solución de gestión de inventarios en tiempo real.
Mantente al tanto del comercio electrónico. Suscríbete a nuestro boletín para recibir los últimos análisis y estrategias de expertos de los líderes del comercio electrónico directamente en tu bandeja de entrada.
