¿Qué es el pedido pendiente? Descripción general y mejores prácticas
La preventa es la práctica de permitir que los clientes compren (y paguen) productos que temporalmente no tienes en inventario. Ya sea como respuesta a un contratiempo en la cadena de suministro o como parte de tu estrategia para contener costos, aprender a gestionar preventas en la administración de inventario puede ayudarte a hacer crecer tu negocio y prosperar en un entorno de comercio electrónico competitivo.
Tomar pedidos de clientes que no pueden ser abastecidos en este momento, pero que serán enviados en un futuro cercano, te ayuda a captar ventas que de otro modo se perderían. También puede ser una estrategia deliberada para mantener tus costos de almacenamiento lo más bajos posible, aunque esta técnica avanzada requiere de un excelente software de gestión de inventario para ejecutarse eficazmente.
¿Qué es la preventa?
La preventa es la práctica de aceptar un pedido de tus clientes por productos que tal vez no tienes en inventario en ese momento. Esto puede suceder debido a escasez y problemas en la cadena de suministro, como cuando la mitad de tu inventario está en un barco de carga esperando para atracar en Long Beach. También podrías estar utilizando gestión de inventario justo a tiempo, en la cual el artículo no se envía desde el proveedor hasta que el pedido es procesado.
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En este proceso, la solicitud de un producto en preventa va directamente al proveedor en lugar de al almacén de cumplimiento. Si tu flujo normal es que todos los pedidos pasen por tu centro de entregas, podrías tener un retraso en la entrega y procesamiento de los artículos. En un modelo justo a tiempo, básicamente conviertes al proveedor en tu centro de cumplimiento, lo cual es una jugada ingeniosa si puedes gestionarlo.
Preventa y cumplimiento moderno
Antes era común quedarse sin productos en los tiempos en que la mayoría de las compras se hacían en la tienda de ultramarinos, y el viejo Sr. Parsons tenía que calcular a ojo cuánta comida y semillas iba a vender durante el mes que tardaba en procesar una orden de compra.
El siglo XX trajo cadenas de suministro mucho más complejas y herramientas sofisticadas de gestión de inventario en la nube. Con software de gestión de inventario automatizado, envíos en contenedores y sistemas de bases de datos inteligentes, los responsables de inventario pueden reducir drásticamente el tiempo que el stock permanece caro y sin vender en las estanterías del almacén.
Con software automatizado de gestión de inventarios, las empresas pueden agilizar su proceso de preventa. Comprender los beneficios del software de gestión de inventario puede ayudarte a optimizar esta estrategia para una mayor eficiencia y satisfacción del cliente.
Esto tiene consecuencias reales para la experiencia del cliente. Poder comprar cualquier cosa en el tiempo que se tarda en escribir un número de tarjeta, es una de las mejores características del mundo moderno.
Por supuesto, sabes que detrás de todo hay una enorme cola logística. Si algo falla, te enfrentas a retrasos frustrantes en la fecha de entrega, sobreabastecimiento costoso de productos con baja demanda, o incluso cancelaciones de ventas ya efectuadas.
Preventa + gestión de inventario
La gestión de inventario es donde la preventa resulta clave. Indícale al cliente que el producto que desea está agotado y aproximadamente cuándo estará disponible. Disculpa la molestia y dale una estimación aproximada de cuándo será entregado.
Si la espera va a ser demasiado larga, ofrécele una alternativa, como un artículo similar que pueda recibir ahora o un descuento en la compra para compensar la espera.
Como habrás notado, este proceso implica varios pasos. Para lograr la satisfacción del cliente de esta manera, al menos deberías:
- Saber que el producto no está en inventario.
- Tener una idea de cuándo estará disponible.
- Transmitir esa información a la base de datos de inventario conectada con tu sitio web.
- Ofrecer opciones preestablecidas de cumplimiento de pedidos, desde un pequeño retraso hasta procesar un descuento o encontrar y recomendar un producto sustituto.
- Procesar el pedido y cargar los artículos en preventa en tu flujo de envíos, idealmente tomando una decisión inteligente sobre si se envían los productos por separado, a medida que llegan, o todos juntos en un solo paquete.
Ten en cuenta que:
- Los puntos 1 y 2 básicamente dependen de conocer tu propio inventario y cadena de suministro. Incluso puedes comenzar con software gratuito de gestión de inventario y escalar a partir de ahí según sea necesario.
- El punto 3 es una cuestión de diseño web que puede ser tan sencillo como una notificación emergente, pero debe estar vinculada a los artículos que realmente están en pedido pendiente, quitando el aviso en cuanto se reciba el stock.
- El punto 4 es un asunto de desarrollo web/procesamiento de pedidos, y puede ser un dolor de cabeza si tu frontend y backend no están correctamente integrados y comunicándose entre sí.
- El punto 5 es el cumplimiento de pedidos, y en su mayoría ocurrirá en tu almacén con poca más que la orientación de políticas generales de la gerencia.
¿Qué hacer cuando te quedas sin stock?
Así que tienes un cliente que ha decidido comprarte y uno o más de los productos que desea no están en stock. Tienes algunas opciones aquí, dependiendo de cuál sea tu tiempo de entrega probable y cuán confiablemente puedas prometer entregarlo. Toma esta tabla como sugerencia y siéntete libre de adaptar las estrategias para que se ajusten mejor a tu negocio:
| Duración anticipada del retraso | ¿Deberías notificar al cliente? | Soluciones opcionales |
|---|---|---|
| 1-3 días | Opcional, pero probablemente no necesario | Ajusta el período de envío y manejo anticipado |
| 4-7 días | Opcional, pero aconsejable | Informa al cliente sobre el retraso con una disculpa |
| 1-2 semanas | Sí | Ofrece productos alternativos o envío con descuento |
| Más de 2 semanas | Sí | Ofrece opciones alternativas o descuentos en futuras compras |
Cuando enfrentas escasez de stock, también es útil profundizar en los desafíos en la gestión de inventario, proporcionando una comprensión integral para tomar mejores decisiones.
El pedido pendiente como estrategia deliberada
El pedido pendiente es más que una técnica de gestión de emergencias para tu negocio de comercio electrónico. Puedes construir tu control de inventario tomando pedidos anticipados de productos que técnicamente aún no tienes en stock. Convertir tu tienda online en lo que efectivamente es un distribuidor para tus proveedores tiene enormes ventajas si puedes hacerlo bien.
¿Cómo funciona el pedido pendiente?
Imagina que tienes un pequeño negocio en línea y que hay un nuevo producto por salir al mercado que sabes que les va a encantar a tus clientes. Sin embargo, todavía no estás 100% seguro de eso y tu empresa no es lo suficientemente grande como para aguantar un gran fracaso, como hace Apple con las bajas ventas de iPhone.
No sabes cuál será la demanda de los clientes y las interrupciones en tu flujo de efectivo limitado podrían ser un verdadero problema para tus resultados.
¿Qué haces?
- Empieza creando una página de producto normal, igual que harías si tuvieras los artículos fuera de stock en tu almacén.
- Procesa el pago del inventario como siempre y luego reenvía el pedido al mayorista que te suministra, en una especie de intercambio en tiempo real.
- En lugar de pedir el stock para tu almacén, lo que solo aumenta los tiempos de espera y los costes de almacenamiento, utiliza tu software de gestión de pedidos para pasar la dirección de entrega del cliente y que lo envíen directamente allí.
Esto es muy parecido a como Amazon hacía las cosas cuando empezó. En lugar de mantener instalaciones costosas en todo el mundo, el primer gran sitio de comercio electrónico simplemente actuaba como intermediario conectando a una base de clientes con vendedores de libros y todo tipo de productos.
Esto liberó a Amazon: podían saltarse el seguimiento de inventario y convertir los problemas gemelos del exceso de inventario y los bajos niveles de stock en un problema de otra persona.
Cómo mantener contentos a los clientes con pedidos pendientes
Si gestionas bien los pedidos pendientes, es posible que el cliente nunca note un atraso ni demoras en los plazos de entrega.
Aun así, es bueno contar con una estrategia de comunicación para cuando las cosas no salen bien. Mantener satisfechos a los clientes mientras gestionas pedidos pendientes complejos con los productos que han comprado es importante si deseas que vuelvan a visitarte y te recomienden. Aquí tienes algunos trucos para mantener a todo el mundo contento cuando no tienes el control total sobre el cumplimiento:
- Mantén a todos informados: Crea una cuenta en redes sociales; no importa dónde, aunque Twitter y Facebook son siempre favoritas. Publica notificaciones sobre retrasos y productos con inventario bajo.
- Establece múltiples puntos de reorden: Facilita que los clientes hagan pedidos contigo. Incluye enlaces de productos o categorías en todas tus comunicaciones y proporciona a los compradores recientes acceso limitado a tu sistema de gestión de inventario empresarial público para que puedan rastrear sus productos pedidos.
- Invierte en stock de seguridad: El stock de seguridad es la pequeña cantidad de artículos con alta demanda que guardas en el estante, por si acaso. Si surge una emergencia, como un incremento en la demanda o un proveedor que se queda sin materias primas para el producto que vendes, tener algunos de reserva para satisfacer pedidos prioritarios es de gran ayuda.
Uniendo Todo
Los empresarios inteligentes siempre están innovando. Ya sea que estés cubriendo una escasez temporal o experimentando con entregas justo a tiempo, la preventa es una parte esencial de la gestión inteligente del inventario de la que no puedes prescindir.
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