Guía Completa de Contabilidad para Comercio Electrónico: Guía + 20 Herramientas
La mayoría de los propietarios de negocios de comercio electrónico son espíritus emprendedores que preferirían hacer cualquier cosa antes que la contabilidad para ecommerce.
Pero los emprendedores también son inteligentes al llevar un control del dinero que gastan en su negocio, y probablemente por eso más del 40% de los pequeños empresarios gestionan por sí mismos la contabilidad y la teneduría de libros de su ecommerce.
Sin embargo, la contabilidad para ecommerce es compleja, sobre todo ahora que las marcas pueden enviar productos a diferentes países con diferentes leyes y sistemas fiscales.
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En esta guía, exploraremos los conceptos clave y las mejores prácticas de la contabilidad para ecommerce, incluyendo consideraciones fiscales, sistemas de gestión de inventarios, reportes financieros y software de contabilidad. Así que, vamos allá.
¿Qué es la contabilidad para ecommerce?
La contabilidad para ecommerce es la práctica de rastrear, registrar e informar las transacciones financieras de las marcas en línea, utilizando herramientas especializadas para abordar los retos únicos de la venta por internet.
Los negocios de ecommerce suelen ser bastante complejos, con transacciones realizadas en varios países, monedas y plataformas.
En mi propio negocio de ecommerce, vendo productos en mercados como Amazon, Etsy y Walmart, en mi propia tienda de Shopify y al por mayor a través del marketplace mayorista Faire.
Existen muchos tipos diferentes de transacciones que deben ser rastreadas e informadas, y la contabilidad para ecommerce es el sistema que utilizan los propietarios de negocios en línea para gestionar esto.
¿Por qué es importante la contabilidad para ecommerce?
La contabilidad para ecommerce es esencial porque, sin un sistema de contabilidad sólido, puede ser difícil comprender la salud financiera de tu negocio.
Cuando las marcas comienzan, a menudo revisan el saldo de su cuenta bancaria y, si hay dinero, consideran que el negocio va bien.
Pero tu saldo bancario no tiene en cuenta aspectos como el costo de los bienes vendidos (COGS), devoluciones y qué productos se están vendiendo bien o no son rentables.
Sin esta información, es imposible calcular la rentabilidad general de tu negocio.
El reporte financiero no es la única razón por la que debes contar con un buen sistema de contabilidad para ecommerce. Comprender tus obligaciones fiscales puede ser complicado sin un sistema, especialmente si tu empresa vende productos en varios países, provincias, estados, etc.
Aunque configurar un sistema de contabilidad puede llevar tiempo, si alguna vez tu negocio es auditado fiscalmente, ¡agradecerás haber dedicado tiempo a organizarlo!
Gestionar las finanzas de tu negocio es mucho más sencillo con un buen sistema de contabilidad implementado.
Contabilidad para ecommerce vs Tenencia de libros: ¿Cuál es la diferencia?
La teneduría de libros y la contabilidad son partes de las tareas contables del ecommerce, pero son diferentes.
La teneduría de libros es el proceso de registrar todas tus transacciones de entrada y salida del negocio y conciliar cada transacción para asegurarse de que se estén registrando correctamente.
Las transacciones incluyen ventas, reembolsos, devoluciones y gastos.
La contabilidad tiene un alcance mucho más amplio y abarca todo tu historial financiero, incluyendo informes y análisis.
También incluye el cumplimiento fiscal, permitiendo que tus equipos de contabilidad y finanzas paguen la cantidad correcta de impuestos.
En resumen, la teneduría de libros es una parte de tu proceso contable general que te permite registrar tus transacciones.
En cambio, la contabilidad es un término mucho más amplio que abarca todos los procesos, reportes y análisis financieros de tu negocio.
A menudo se confunden, ya que la teneduría de libros para ecommerce es el proceso diario de registrar y revisar las transacciones de tu empresa.
Esto significa que, como propietario de un negocio, normalmente utilizarás los procesos de teneduría de libros con más frecuencia que los procesos contables estratégicos.
Métodos de contabilidad para ecommerce
Existen dos métodos de contabilidad para los negocios de ecommerce: flujo de efectivo y devengo.
Al elegir un contador o un software contable, debes decidir qué método vas a utilizar. El método que elijas puede afectar tus impuestos sobre la renta al final del año y la forma en la que registras tus transacciones.
Contabilidad de devengo vs contabilidad de flujo de efectivo para ecommerce
La mayoría de los negocios utilizarán el método de devengo en su sistema contable, pero analicemos a continuación los pros y contras de cada uno.
Contabilidad en base de caja
La contabilidad de caja esencialmente mide la cantidad de dinero en la cuenta bancaria. A veces este método recibe el nombre de contabilidad por cuenta bancaria por esta misma razón.
La forma en que funciona es que los ingresos o gastos solo se contabilizan cuando el dinero realmente ha entrado o salido de tu cuenta.
Por ejemplo, si vendes un producto por $100, el ingreso solo se contabilizará en tu sistema cuando llegue a tu cuenta bancaria.
En el lado de los gastos, puede que hayas comprado 100 unidades de este producto, que cuestan $10 cada una, lo que significa que tendrías un gasto de $1,000. Estos $1,000 solo se contabilizarán en tu sistema cuando salgan de la cuenta.
Esto puede sonar como la forma más sencilla y lógica de llevar tus cuentas.
Aun así, es muy difícil hacer previsiones de rentabilidad usando este método, ya que no tiene en cuenta el COGS (costo de los productos vendidos) en cada venta, lo que complica prever cuántos productos necesitas vender y a qué precio para obtener beneficios.
La contabilidad de caja puede ser ideal para negocios pequeños y sencillos, pero para empresas más complejas como los comercios electrónicos, rápidamente se vuelve demasiado difícil de gestionar.
Contabilidad de devengo
La contabilidad de devengo es más beneficiosa a la hora de hacer previsiones, ya que incorpora el costo de los productos vendidos y los costes de almacenamiento cuando se realiza una venta.
La principal razón de que esto sea mejor para negocios de comercio electrónico es el inventario. Por ejemplo, si realizas un pedido grande de stock, una suma importante de dinero saldrá de tu cuenta bancaria.
Supongamos, por ejemplo, que el pedido fue de $10,000 por 10,000 unidades.
Con la contabilidad de caja, tu sistema contable registrará un coste de $10,000. Esto probablemente te hará ver como no rentable ese mes, ya que una gran cantidad ha salido de tu cuenta bancaria.
Esto significa que si fueras a informar sobre tus cifras, sería difícil reportar con precisión la rentabilidad de la empresa.
Con la contabilidad de devengo, el costo de cada una de las unidades solo se incurre cuando se vende un producto. Esto hace que sea mucho más sencillo entender cuánto dinero necesitas destinar a un producto para asegurarte de que siempre tienes inventario.
La contabilidad de devengo es el método preferido por la mayoría de los negocios de comercio electrónico porque ofrece una visión más precisa y realista de la salud financiera.
Captura el verdadero desempeño del negocio alineando los ingresos y los gastos con el periodo al que corresponden, permitiendo una mejor toma de decisiones empresariales y análisis financiero.
Esto es especialmente importante si esperas vender tu negocio en el futuro, ya que los compradores potenciales esperan ver informes financieros transparentes y precisos.
La mayoría de software de contabilidad te ayudará a soportar la contabilidad de devengo. Simplemente deberás añadir el COGS en el sistema, y el software conciliará cada venta.
Términos clave de contabilidad en comercio electrónico que debes conocer
Existe cierta jerga contable que deberías conocer al configurar un sistema contable para tu ecommerce.
Aprende los siguientes términos para ayudarte a configurar tu sistema más rápido, ¡y podrás impresionar a tu contador!
Costo de los productos vendidos (COGS)
El COGS son todos los costes directamente relacionados con la creación de un producto.
La fórmula general es:
COGS = Inventario inicial + Compras durante el período - Inventario final
Para la mayoría de negocios de comercio electrónico, esto incluye costes de producción, impuestos locales, envío/flete y almacenamiento.
Para algunos negocios de ecommerce, también podrías incluir ciertas tasas en el COGS, como informes de inspección/pruebas, diseño de productos o fotografía.
Sin embargo, estos costes a veces se registran como otros gastos, por ejemplo, marketing.
Beneficio bruto y beneficio neto
El beneficio bruto es tu ingreso menos el COGS.
El beneficio neto es el ingreso menos el COGS menos los demás gastos operativos de la empresa, como tarifas de Amazon, software IT, costes de envío, seguros, gastos de marketing, personal, etc.
Aquí tienes esas fórmulas:
Beneficio Bruto = Ingresos Totales - Costo de los Productos Vendidos
Beneficio Neto = Ingresos Totales - Costo de los Productos Vendidos - Gastos Operativos - Intereses - Impuestos
Impuesto sobre las ventas y IVA
La mayoría de los países tienen algún tipo de impuesto sobre las ventas.
En Europa, el impuesto sobre las ventas generalmente se llama IVA (Impuesto al Valor Agregado). En EE. UU., el impuesto sobre las ventas se añade al precio de venta, mientras que en Europa, el IVA generalmente está incluido en el precio que paga el cliente.
Tus obligaciones fiscales variarán según dónde vendas y la regulación fiscal local.
Por ejemplo, si vendes en Amazon en EE. UU., Amazon recaudará tu impuesto sobre las ventas por ti, mientras que en Europa, se espera que tú lo recaudes y lo pagues como parte de tu declaración de impuestos.
Generalmente, los negocios de comercio electrónico deben recaudar el impuesto en nombre del gobierno y pagarlo como parte de su declaración de impuestos.
Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Las cuentas por pagar son facturas que tu empresa necesita pagar, mientras que las cuentas por cobrar son facturas que tu empresa espera recibir.
Por ejemplo, si pides nuevo inventario, esa factura iría a cuentas por pagar.
Si tienes un cliente que pide 1,000 unidades pero las paga en la entrega, esa factura irá a cuentas por cobrar.
¿Necesito software de contabilidad para ecommerce?
Cuando empecé mi negocio, solo vendía en Amazon, y simplemente revisaba cuánto dinero tenía en mi cuenta bancaria para ver si tenía suficiente para comprar más inventario.
Pero esto hacía que me quedara sin inventario a menudo, ya que no podía prever claramente cuánto inventario necesitaría ni cuánto efectivo necesitaría para financiarlo.
El software de contabilidad te ayuda a gestionar efectivamente la contabilidad de tu tienda online, ya que normalmente se vincula con la plataforma de ventas que utilizas para importar todas tus transacciones y registrarlas correctamente en tu contabilidad.
Más del 67% de los contadores CPA prefieren trabajar con empresas que usan software de contabilidad, lo que muestra cómo la industria está avanzando hacia el software contable.
Qué buscar en el software de contabilidad
Al momento de elegir un software de contabilidad, hay varios aspectos que deberías considerar.
Cambiar de software contable es una molestia, así que debes elegir el correcto desde el principio.
Integraciones bancarias
Por lo general, tu cuenta bancaria se integrará con tu sistema de contabilidad para que puedas ver tu saldo actual y las transacciones.
Sin embargo, a veces puedes tener varias cuentas bancarias.
Por ejemplo, mi empresa tiene sede en el Reino Unido, así que tengo una cuenta empresarial en el Reino Unido. Sin embargo, realizo ventas en EE. UU. a través de Amazon y Walmart, por lo que tengo una cuenta bancaria estadounidense con Payoneer para ahorrar en tasas de cambio.
También tengo una cuenta PayPal para gestionar pedidos al por mayor.
Todas mis cuentas bancarias se integran con mi sistema contable Xero para poder rastrear los fondos que entran y salen del negocio.
Integraciones con procesadores de pago
La mayoría de las empresas de comercio electrónico venden a través de un proveedor de pagos como PayPal, Square o Stripe.
La mayoría de estas herramientas de procesamiento de tarjetas de crédito se integran con la mayoría de los sistemas de contabilidad, pero es esencial verificar que el proveedor que usas en tu país esté integrado con tu sistema contable.
Integraciones con plataformas de ventas
La mayoría del software de contabilidad se integra con todas las principales plataformas de comercio electrónico como Shopify, Bigcommerce y WooCommerce.
Supón que vendes principalmente a través de marketplaces como Etsy, Amazon o Walmart.
En ese caso, puedes necesitar un software intermediario como A2X, o Link My Books para conciliar todas las transacciones de ventas con tu sistema contable.
Seguimiento de inventario
Las mejores herramientas de contabilidad también se integrarán con tu sistema de gestión de inventario.
Esto es de gran ayuda para entender la salud general de tu negocio, ya que puedes ver cuánta mercancía ha sido contabilizada en tus registros financieros.
Si utilizas la contabilidad por el método de acumulación, esta integración es vital, ya que necesitas poder descontar el inventario a medida que se realiza una venta y añadir existencias cuando llega un nuevo envío.
Impuesto sobre las ventas
El impuesto sobre las ventas, o IVA, varía en cada país.
En Estados Unidos, cada estado tiene su propia tasa de impuesto sobre las ventas, que debe ser recaudada y contabilizada en tus cuentas.
Tu sistema contable debe registrar adecuadamente la recaudación de estos impuestos para que puedas presentar tu declaración fiscal.
Algunos softwares de contabilidad incluyen esta función, pero también puede ser útil obtener una integración como Avalra o Taxjar, ya que registrará la tasa impositiva por ti según donde se haya realizado la venta.
Taxjar también se integra con grandes plataformas como Shopify, haciendo que la recaudación de impuestos sea fluida.
Si utilizas marketplaces, como Amazon, normalmente el propio marketplace recauda el impuesto sobre las ventas, pero asegúrate de comprobarlo en los términos y condiciones del marketplace.
Informes financieros
Los informes financieros, o estados financieros, son una de las partes más críticas de tu sistema contable, ya que te permiten ver cuán rentable es tu negocio en detalle.
Estos son los informes más importantes:
Informe de ganancias y pérdidas (P&L o Informe PnL)
El estado de resultados (o informe de ingresos) es un informe que resume todas las transacciones a favor y en contra de tu negocio en un periodo determinado, como un año o un trimestre.
Este informe es esencial para mostrar la salud financiera de tu negocio y proporcionará a ti y a tu contador información sobre la rentabilidad del negocio.
Este informe también será la base para la valoración del negocio si alguna vez decides venderlo.
Balance general
El balance general es el informe que muestra los activos, pasivos y el patrimonio de los propietarios y accionistas del negocio.
En esencia, muestra lo que el negocio debe y lo que le deben al negocio.
Es especialmente útil para los inversionistas, ya que les da una idea de cuánto vale un negocio.
Estado de flujo de efectivo (CFS)
El CFS muestra el movimiento de efectivo hacia dentro y fuera del negocio a lo largo del tiempo.
Este informe se vuelve crítico si utilizas contabilidad de acumulación, ya que te ayudará a entender cuánto efectivo necesitarás durante el próximo año.
Informe de ventas por producto
Este informe muestra los ingresos generados por cada producto de tu inventario, ayudándote a identificar los productos más vendidos, los que tienen baja rotación y las tendencias a lo largo del tiempo.
Informe de ventas por canal
Este informe desglosa tus ventas por cada canal de venta, como tu propia tienda online, Amazon, eBay u otros marketplaces.
Te ayuda a evaluar el rendimiento de cada canal y distribuir los recursos en consecuencia.
Informes de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Estos informes te muestran cuánto dinero te deben y cuánto debes tú, así como las facturas relacionadas con estas cuentas.
Las mejores opciones de software de contabilidad para ecommerce
Al configurar tu sistema contable para ecommerce, debes considerar los diferentes canales de venta que tienes y pensar también en qué otras herramientas utilizas en tu negocio.
La primera decisión que debes tomar es elegir un software de contabilidad para ecommerce, y hay tres opciones principales para propietarios de negocios ecommerce.
1. QuickBooks Online
Ventajas
- Muy fácil de usar e intuitivo. Muestra claramente datos y métricas financieras importantes.
- Amplia gama de funciones, incluyendo facturación, reportes, gestión de inventarios y nómina.
- Muchas integraciones con otras aplicaciones de terceros y plataformas de comercio electrónico.
- Aplicación móvil.
- El precio crece junto con el negocio. Cuando tu empresa crece, también aumenta el acceso a las funciones.
- Interfaz intuitiva y fácil de usar, ideal para principiantes.
Contras
- Puede ser más caro que otras opciones, especialmente al añadir funciones adicionales.
- Algunas funciones adicionales, como la nómina, se cobran por separado.
2. Xero
Ventajas
- Interfaz limpia y fácil de usar con un panel muy intuitivo: este es el software que yo uso en mi negocio
- Muchas integraciones de terceros, lo que lo hace ideal para negocios de comercio electrónico
- Excelentes funciones de gestión de inventario
Contras
- Las funciones adicionales, como la nómina, se cobran por separado.
3. Zoho Books
Ventajas
- Zoho Books forma parte de la familia de herramientas de Zoho, así que si ya usas Zoho para otros aspectos de tu negocio, la integración es realmente sencilla.
- Interfaz simple e intuitiva.
- Asequible para pequeñas empresas.
Contras
- No tiene funciones avanzadas si planeas escalar tu negocio.
- Parte de la funcionalidad es limitada.
- Hay menos integraciones de terceros disponibles.
También puedes revisar la guía detallada de software de contabilidad para ecommerce de The Retail Exec, donde analizan cada opción en profundidad con valoraciones, precios y más información.
Algunas de sus recomendaciones coinciden con las mías, como verás en esta lista corta de los diez mejores:
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Otros softwares útiles de terceros para marcas de comercio electrónico
Por último, aquí tienes algunas otras herramientas útiles según mi experiencia.
A2X y Link My Books
A2X, MyWorks y Link My Books son integraciones esenciales para vendedores en marketplaces.
Importan automáticamente todas tus transacciones y clasifican todas las ventas y gastos. Ambos se integran perfectamente con Quickbooks y Xero.
No hay grandes diferencias entre los dos (aunque Link My Books es un poco más económico), y ambos admiten ventas entrantes de Amazon y eBay.
Integración con Shopify
Si tienes una tienda en Shopify, integrar tu software de contabilidad con Shopify es esencial.
Te ayuda a gestionar ventas, inventario y datos de clientes de forma fluida, asegurando el registro financiero correcto. Si el software de contabilidad que prefieres no se integra con Shopify, puedes considerar alguna de las diversas alternativas a Shopify disponibles en el mercado.
Open Payout
Open Payout importa todas tus transacciones de Etsy a tu software de contabilidad, facilitando el seguimiento de todas tus ventas.
Taxjar y Avalara
Estas integraciones te ayudan a automatizar los cálculos, informes y presentaciones de impuestos sobre las ventas, garantizando el cumplimiento de las normativas fiscales en diferentes jurisdicciones.
Haz de la salud financiera de tu marca una prioridad
La contabilidad para ecommerce es una parte vital de tu negocio, ya que es la única forma de obtener una idea clara de la salud financiera de tu empresa.
Los mejores sistemas de contabilidad se integrarán perfectamente con tu gestión de inventario y sistemas de gestión de pedidos y también se integrarán con otras aplicaciones de terceros.
Al contar con la mejor configuración para tu negocio, puedes tener una visión en tiempo real de lo que ocurre con tus finanzas para ayudarte a tomar las mejores decisiones para tu empresa.
Para obtener más conocimientos esenciales sobre negocios de ecommerce, suscríbete hoy al boletín de The Retail Exec.
Preguntas frecuentes sobre Contabilidad para Ecommerce
Aquí tienes un apéndice final donde abordaremos algunas preguntas relacionadas que no cubrimos en el contenido de esta publicación.
¿Cómo contabilizas las ventas realizadas a través de múltiples marketplaces o canales de venta online?
La contabilidad de ventas multicanal en ecommerce puede parecer abrumadora, pero es bastante sencilla si sigues el enfoque correcto.
Primero, querrás consolidar todos tus datos de ventas en un único sistema o reporte centralizado. Luego, categoriza cada venta por canal y concilia todo mensualmente. No olvides contabilizar también las tarifas o comisiones que cobran las plataformas de terceros.
¿Cuáles son las implicaciones contables específicas para los modelos de ingreso recurrente o por suscripción habituales en el ecommerce?
Con los modelos de suscripción, no puedes registrar todos los ingresos al inicio.
En su lugar, necesitas distribuirlos durante el periodo de suscripción usando métodos como reconocimiento lineal o basado en entregas. También es fundamental diferir adecuadamente los ingresos de cualquier suscripción pagada por adelantado hasta haber entregado esos bienes o servicios. Hacerlo correctamente garantiza la exactitud de los reportes financieros.
¿Cómo se reconocen y contabilizan correctamente devoluciones, reembolsos y contracargos en las ventas online?
Las devoluciones, reembolsos y contracargos requieren un seguimiento meticuloso en tus libros.
Para devoluciones, ajusta tus ingresos y el inventario en consecuencia. Los reembolsos suelen ir a una cuenta de contra ingresos. Y los contracargos pueden ser complicados: deberás contabilizar las tarifas, penalizaciones o incluso costes legales adicionales implicados.
Tener procesos robustos previene dolores de cabeza contables más adelante.
¿Cuáles son las mejores prácticas para integrar la contabilidad del ecommerce con la gestión de inventario, gestión de pedidos y otros sistemas operativos?
Integrar tu contabilidad con los sistemas operativos resulta muy ventajoso para los negocios de ecommerce.
Busca soluciones que sincronicen ventas, inventario y datos de pedidos de forma fluida entre plataformas para minimizar errores por ingreso manual. La conciliación automatizada mantiene tus registros contables precisos en tiempo real.
Y tener métricas centralizadas te brinda información valiosa para optimizar tus operaciones y finanzas.