Wie man den Lagerbestand abgleicht & Schwund beseitigt
Bohnenzählen für Erwachsene: Es ist einfach, den Überblick über den Lagerbestand, wie z.B. Bohnenkonserven, zu verlieren, was zu Überbeständen und abgelaufenen Waren führen kann.
Die bittere Realität des Einzelhandels: Überbestände und abgelaufene Produkte können die Gewinne stark beeinträchtigen – eine genaue Bestandsführung ist daher für Unternehmen unerlässlich.
Das Wunder der Übereinstimmung von Aufzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr physischer Bestand mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmt, um teure Differenzen im Regal zu vermeiden.
Abgleich rettet den Tag: Der Lagerbestandsabgleich hilft Unternehmen, den Bestand genau zu erfassen und sowohl Überbestände als auch Verschwendung zu vermeiden.
Profi-Tipps für bessere Bestände: Nutzen Sie bewährte Strategien für ein effektives Bestandsmanagement, damit Ihre Regale stets bestens bestückt sind.
Du kaufst jedes Mal Dosenbohnen, wenn du im Supermarkt bist – weil du nicht genau weißt, wie viele du schon zu Hause hast.
Und heute schaust du endlich mal in die Vorratskammer. Siehe da: Es sind 9 Dosen ... und 4 davon sind schon abgelaufen.
Uff.
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Zum Glück sind Bohnen billig. Aber im Einzelhandel? Die Kosten für Überbestände, verlorene Bestände oder abgelaufene Produkte können ernsthaft an deinen Gewinnen nagen.
Es ist wichtig, dass das, was du meinst zu haben und was im System steht, mit dem übereinstimmt, was tatsächlich im Regal liegt.
Hier kommt die Bestandsabstimmung ins Spiel.
In diesem Artikel zeige ich dir einen effizienten Workflow zur Abstimmung und teile praxisbewährte Tipps, mit denen du deinen Bestand erfolgreich verwalten kannst.
Was ist Bestandsabstimmung?
Bestandsabstimmung ist der Prozess, bei dem überprüft wird, ob der physische Bestand mit den erfassten Daten übereinstimmt.
Sie ist deine erste Verteidigungslinie gegen Bestandsabweichungen und deren operative Auswirkungen – Probleme wie Überbestände, entgangene Verkäufe und unerwartete Kosten.
Eine ordentliche Bestandsabstimmung hilft dir, die Zahlen zu korrigieren. Aber mehr noch: Sie ermöglicht dir zu verstehen, warum sie überhaupt nicht stimmen, damit es nicht erneut passiert.
Aber warum treten Bestandsdifferenzen überhaupt auf?
Das ist die Billionen-Dollar-Frage. Genauer gesagt: 1,77 Billionen Dollar – so hoch waren 2023 die Kosten durch Bestandsverzerrungen im Einzelhandel.
Bestandsverzerrung, auch bekannt als Bestandslücken oder Nicht-Verfügbarkeit und Überbestände, entstehen, wenn du keinen klaren Überblick über deine tatsächlichen Zahlen hast.
Wie gelangen also Schwund und seine heimlichen Verwandten in dein Unternehmen?
- Einfache Fehlzählungen. Manuelle Zählungen, die schiefgehen. Passiert, insbesondere ohne die richtige Ausrüstung.
- Dateneingabefehler. Es reicht eine einzige falsche Ziffer, um den Bestandsbericht zu verfälschen.
- POS-Abweichungen. Kassensystem (POS) und Lagersystem sprechen nicht immer dieselbe Sprache.
- Lieferantenbetrug. Rechnungen, die nicht mit der tatsächlich gelieferten Ware übereinstimmen.
- Diebstahl/Ladendiebstahl. Leider können sowohl Kunden als auch Mitarbeitende sich an solchen Vergehen beteiligen.
- Produktschäden. Zerbrochene, abgelaufene oder unverkäufliche Artikel, die unerfasst bleiben.
- Ungebuchte Retouren. Rückgaben oder Umtausch, die nie wieder im System auftauchen.
Regelmäßige Bestandsabstimmung hilft dir, immer einen Schritt voraus zu sein, damit deine Aufzeichnungen aktuell bleiben und dein Geschäft keinen kollektiven Schaden nimmt.
So gleichst du deinen Bestand ab: 6 einfache Schritte für bessere Lagerkontrolle
Prüfe deinen Lagerbestand auf den Realitätscheck.
Ich erkläre dir einen effizienten Bestandsabstimmungsprozess, den du ganz einfach nachmachen kannst. Damit das Ganze greifbarer wird, schauen wir uns an, wie Finn’s Things – eine fiktive Marke für robuste, farbenfrohe Heimtieraccessoires – jeden Schritt umsetzt:
1. Wähle eine Methode
Wähle eine Methode zur Bestandsabstimmung, die zu deinen Geschäftsanforderungen passt. Dann bleib konsequent dabei – nur so lassen sich im Zeitverlauf Trends erkennen.
Hier die gängigsten Methoden und wo sie Sinn machen:
| Methode | Definition | Geeignet für |
|---|---|---|
| Saisonale Methode | Stimmt den Bestand zu saisonalen Spitzen ab – wie Quartalsende, Feiertagen oder großen Aktionszeiträumen. | Handelsmarken mit starken saisonalen Schwankungen |
| ABC-Methode | Klassifiziert den Bestand nach Wert oder Umschlagshäufigkeit: A (Bestseller), B (Mittelfeld), C (Langsamdreher) | Händler mit vielen Artikeln, Hersteller, Großhändler, die ihren Aufwand priorisieren müssen |
| Willkürliche Methode | Zufällige Stichproben ohne feste Reihenfolge oder Priorität. | Kleine Unternehmen oder schlanke Teams, die flexible, spontane Prüfungen benötigen |
Da Finn’s Things viele SKUs hat, haben sie sich für die ABC-Methode entschieden. Ihre Hundehalsbänder (in ausgefallenen Mustern und Neonfarben) sind die Bestseller – daher liegt dort der Fokus bei der Bestandsabstimmung.
2. Physische Bestandsaufnahme durchführen
Sobald Sie die Methode gewählt haben, ist es Zeit, Ihren Lagerbestand genau unter die Lupe zu nehmen.
Abhängig von Ihrem Ziel können Sie wählen zwischen:
- Vollständige Inventur: Prüfen Sie den gesamten Lagerbestand – ideal für umfassende Prüfungen.
- Permanente Inventur (Zykluszählung): Zählen Sie kleinere Teile Ihres Bestands (wie eine Produktkategorie, einen bestimmten Lagertyp oder Standort) im Wechsel. Dies lässt sich leichter in einen vollen Zeitplan einbauen.
Finn’s Things setzt auf zyklische Zählungen, um Waren mit hohem Umsatz im Blick zu behalten. Die „A“-Artikel werden monatlich, „B“-Artikel vierteljährlich und „C“-Artikel zweimal jährlich gezählt.
3. Mit digitalen/POS-Aufzeichnungen abgleichen
Bereit für den Moment der Wahrheit? Jetzt gilt es zu überprüfen, ob die tatsächlichen Lagerzahlen, also das Ergebnis Ihrer physischen Zählung, mit den digitalen Aufzeichnungen übereinstimmen.
Vergleichen Sie die Gesamtanzahl der Artikel im Geschäft mit den im Kassensystem (POS) verbuchten Beständen. Dieser Schritt zeigt Ihnen, ob Waren fehlen, zu viel vorhanden oder falsch gezählt wurden.
Finn’s Things exportiert die Daten aus dem Kassensystem und vergleicht sie mit dem tatsächlichen Bestand im Lager. Ihre Erfahrung hat ihnen gezeigt, dass selbst kleine Abweichungen von 3 bis 5 Stück zu Überverkäufen oder unnötigen Nachbestellungen führen können.
4. Abweichungen untersuchen
Stimmen die Zahlen nicht, gilt es, die Ursache herauszufinden. Prüfen Sie, was fehlt und untersuchen Sie mögliche Gründe für Inventurverluste.
Zum Beispiel bemerkt das Team hinter Finn’s Things, dass fünf Stück des meistverkauften Hundehalsbands in Neon-Orange fehlen.
Das haben sie unternommen:
- Letzte Bestellungen und Wareneingänge prüfen
- Finanz- und Verkaufsunterlagen auf Retouren überprüfen
- Bei der Marketingabteilung nachfragen, ob Artikel für Events/Muster/etc. verwendet wurden
Nach einiger Recherche wird klar, ein Lieferant hat die Artikel als geliefert markiert, aber die Sendung ist nie im Lager angekommen.
Daher wissen sie, dass die Abweichung nicht intern, sondern ein Problem beim Wareneingang ist.
Nehmen wir aber an, sie prüfen ihre Aufzeichnungen, die völlig in Ordnung sind. Dann bleibt als Ursache für den Bestandsverlust nur Diebstahl oder Betrug.
So oder so hilft es, dem Ursprung auf den Grund zu gehen, um Korrekturmaßnahmen einzuleiten und künftigen Problemen vorzubeugen.
5. Bestände aktualisieren und Abstimmungsbericht erstellen
Wo und wie etwas aus dem Ruder gelaufen ist, ist entscheidend. Ebenso wichtig ist das Aktualisieren Ihrer Daten, damit sie auch künftig sauber und verlässlich bleiben.
Das nimmt das Team von Finn’s Things in seinen Inventur-Abstimmungsbericht auf:
- Abweichung dokumentieren und Lösung vermerken
- Festhalten, wer die Abstimmung durchgeführt hat und wann
- Kommentare oder Anmerkungen zu besonderen Fällen ergänzen
- Abstimmungsberichte jeder Zählung in einem gemeinsamen Ordner ablegen
Optional: Sie können eine Spalte zur Bewertung des Lagerbestands hinzufügen, um finanzielle Auswirkungen von Abweichungen festzuhalten.
Ich habe für Sie eine herunterladbare Excel-Vorlage für die Abstimmung erstellt, damit Sie wissen, worauf Sie achten sollten:
Herunterladbare Excel-Abstimmungs-Vorlage
6. Reguläre Abstimmungsintervalle festlegen
Zu guter Letzt: Planen Sie die nächste Inventur. Die Bestandsabstimmung ist ein Vorgang, der wiederholt werden muss. Das Intervall richtet sich nach der gewählten Methode, Ihren Produkten und Zielen.
Je konsequenter Ihr Team handelt, desto verlässlicher werden Ihre Daten.
Klingt einfach, ist aber meist zeitaufwendig und mühselig. Sie benötigen also ein paar Tipps und Tricks, um effizienter zu werden.
Strategien zur Bestandsabstimmung, die die Rentabilität steigern
Unternehmen stellen den Betrieb dafür oft für ein paar Tage ein oder arbeiten außerhalb der regulären Zeiten, um Zeit für die Abstimmung des Lagerbestands zu schaffen.
Wer jedoch clever arbeitet, kann die Bestandsabstimmung so durchführen, dass die Bestandsgenauigkeit steigt, ohne den Betrieb wesentlich zu stören.
Hier einige von Experten empfohlene Tipps:
Standardisieren Sie mit einer klaren Verfahrensanweisung
Ein standardisierter Prozess für die Bestandsabstimmung garantiert Konsistenz und Wiederholbarkeit. Der erste Schritt ist daher, eine Standardarbeitsanweisung (SOP) zu entwickeln, nach der Ihr Team strukturiert vorgehen kann.
Es wird je nach Produkten und Arbeitsabläufen etwas anders aussehen als bei anderen Unternehmen. Im Kern sollte jedoch jede SOP Folgendes klar erfassen:
- Verantwortlichen bestimmen: Wer hat das Sagen? Bestimmen Sie die Schlüsselpersonen für Bestandsaufnahme, Datenerfassung, Kontrolle und Nachverfolgung.
- Den Zeitplan festlegen: Wann und wie oft sollten Sie eine Bestandsabstimmung durchführen? Sie können Ausfallzeiten außerhalb der Hochsaison einplanen oder diese vermeiden, indem Sie die Prüfungen nach Abschluss der Geschäftstätigkeit organisieren.
- Werkzeuge vorbereiten: Womit wird gearbeitet? Wählen und bereiten Sie die Systeme und Geräte vor, die Ihr Team für die Durchführung der Aufgaben benötigt.
- Dokumentationsschritte beschreiben: Was passiert nach der Zählung? Geben Sie klare Anweisungen zur Protokollierung von Problemen und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden darin, wie Abweichungen erfasst und behoben werden.
All diese Schritte sorgen zusammen für eine SOP, die Fehlerquoten bei der Bestandsaufnahme reduziert und sicherstellt, dass Ihr Team bei Problemen weiß, was zu tun ist.
Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Bestandsabstimmungsprozess mindestens einmal im Jahr.
Priorisieren Sie wichtige Bestände mit der ABC-Methode
Warum die ABC-Methode, fragen Sie?
Weil Sie zwar jedes Ihrer Produkte schätzen, aber nicht jedes gleich viel Aufmerksamkeit braucht.
Hier eine kurze Auffrischung: Die ABC-Methode folgt dem Pareto-Prinzip, wodurch Sie sich auf die 20 % der Produkte konzentrieren, die 80 % Ihres Umsatzes generieren.
Wenn Sie wissen, welche Produkte den größten Aufwand rechtfertigen – also wo sich Mühe am meisten lohnt –, können Sie mehr Zeit darauf verwenden, jene Bestände abzugleichen, die maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.
So könnte eine ABC-Zählung aussehen:
| Kategorie | Welche Produkte? | Umsatz % | Bestand % | Zählfrequenz |
|---|---|---|---|---|
| A | Umsatzstarke/gefragte Güter | 80% | 20% | Alle zwei Wochen bis monatlich |
| B | Durchschnittlich bis umsatzstarke/gefragte Güter | 15% | 10% | Vierteljährlich |
| C | Umsatzschwache/gering nachgefragte Güter | 5% | 70% | Halbjährlich |
Natürlich hängt die Definition von „hohem Wert“ von Ihrem Unternehmen ab.
Für manche Marken steht dabei nur der Umsatz im Vordergrund. Doch Sie können auch andere Faktoren berücksichtigen, wie Kundennachfrage, Rentabilität, Umschlagshäufigkeit oder gar die Geschäftsstrategie.
Unabhängig von Ihren Kriterien benötigen Ihre Produkte der Kategorie A die strengste Kontrolle und Überwachung. Sie verdienen einfach die saubersten Aufzeichnungen – schließlich sorgen sie für den Großteil Ihres Umsatzes.
Führen Sie zyklische Inventurzählungen statt Vollinventuren durch
Die zyklische Inventurzählung unterteilt die Aufgabe in kleine Häppchen. Sie bearbeiten jeweils nur einen Ausschnitt Ihres Bestandes.
Das ist ideal für Einzelhändler mit vielen SKUs und generell, um den gefürchteten Stillstand durch eine große Vollinventur zu vermeiden, die Ihr Unternehmen tagelang lahmlegen kann.
Es gibt drei Arten von zyklischen Inventurzählungen, je nach Zielsetzung:
- ABC-Zählung: Kommt Ihnen bekannt vor? Genau, wir haben sie gerade besprochen – priorisieren Sie Ihre Top-Artikel (Kategorie A) und zählen Sie diese häufiger als B- und C-Produkte.
- Zufallsauswahl-Zählung: Verkaufen Sie ähnliche Produkte in mehreren Kategorien? Dann könnte dies Ihre beste Option sein. Bestimmen Sie, welche Produktgruppen gezählt werden, und schließen Sie diese dann für die nächsten Zyklen aus, bis alle Produkttypen gezählt wurden. Auch bekannt als abnehmende Grundgesamtheit.
Kontrollgruppen-Zählung: Möchten Sie die Effektivität Ihrer Bestandsabstimmung testen? Dann ist diese Methode für Sie geeignet. Sie zählen wiederholt eine kleine, gleichbleibende Gruppe von Artikeln über einen kurzen Zeitraum. Wenn Fehler beseitigt und der Prozess optimiert wurden, übertragen Sie diesen auf den übrigen Bestand.
Noch eine Frage: Sind Vollinventuren damit überholt?
Keineswegs. Laut Karl Threadgold, Geschäftsführer von Threadgold Consulting:
Vollständige physische Bestandsaufnahmen haben nach wie vor ihren Platz, in der Regel jährlich am Jahresende oder nach einer Systemumstellung oder Lagerumstrukturierung.
Doch permanente Inventuren stellen sicher, dass Ihre Daten regelmäßig aktuell sind, sodass Sie Unstimmigkeiten erkennen, bevor sie zu kostspieligen Problemen werden.
Nutzen Sie Bestandsverwaltungssoftware für intelligentere Zählungen
Die Inventurabstimmung ist ein mühsamer Prozess. Umso frustrierender ist es, wenn die Zahlen trotz all der Mühe am Ende immer noch nicht übereinstimmen.
Die Lösung? Investieren Sie in Ihre Bestandsverwaltungssoftware (IMS) oder bringen Sie sie auf den neuesten Stand.
Eine gute Plattform automatisiert die Abstimmung und enthält Seriennummernverfolgung, sodass manuelle Fehler wie Zählfehler und Fehleingaben, die Ihren Prozess beeinträchtigen, der Vergangenheit angehören.
Hier der Beweis:
Das australische Musikfachgeschäft Big Music verbrachte früher einmal im Jahr komplette Wochenenden mit einer vollständigen Bestandsaufnahme und Inventurabstimmung im gesamten Laden.
Gründer Richard Berkman sagte, dass jeder im Team diese arbeitsreiche Zeit gehasst hat.
Nach dem Umstieg auf Cin7 konnten sie jedoch auf eine rollierende Inventurabstimmung umstellen. Laut Richard ist dies möglich, weil man mit dem Tool den Bestand in Komponenten aufteilen und abschnittsweise, nach Marke oder Sortiment arbeiten kann.
Kein Aufwand, keine Betriebsschließungen.
Quelle: Cin7
Weitere IMS-Funktionen, die Sie haben sollten, sind unter anderem Echtzeit-Warnungen bei Unstimmigkeiten, POS-Integration, mobile Datenerfassung, Barcode-Scanning und Unterstützung für permanente Inventur.
Laut Georgia Leybourne, Chief Marketing Officer von Linnworks:
IMS sollte das grundlegende Rückgrat Ihrer Bestandserfassung sein.
Echtzeit-zentrale Bestandsverwaltungssoftware synchronisiert Bestandszahlen automatisch an jedem Verkaufspunkt, bevor ein Problem auftritt.
Ohne diese Systemunterstützung ist die Untersuchung von Bestandsdifferenzen ein ständiges manuelles Unterfangen mit mehreren System-Anmeldungen und manuellen Zählungen in jedem System.
In dem Moment, in dem Sie denken, Sie hätten den Durchblick, sind Sie vermutlich schon wieder nicht aktuell und weitere Unstimmigkeiten treten auf.
Je mehr wertschöpfende Zusatzgeräte Sie integrieren, desto akkurater wird das System.
Barcodes, QR-Codes, RFID, Sicherheitssysteme und alle Arten von Tracking-Tools werden Abweichungen im IMS verringern, wenn diese vollständig vernetzt und funktionsfähig sind.
Werkzeuge wie Linnworks und Cin7 bieten fortschrittliche Funktionen und Integrationen, die Ihrem Team bei diesem sonst mühsamen Vorgang Unterstützung bieten können.
Nachfolgend finden Sie weitere Empfehlungen:
Integrieren Sie Ihr Kassensystem für eine Echtzeit-Abstimmung
Nur weil Sie bereits in einer technologieunterstützten Umgebung arbeiten, heißt das nicht, dass es keine blinden Flecken mehr gibt.
Wie bereits erwähnt, ist einer der größten Auslöser für Bestandsdifferenzen eine fehlende Verbindung zwischen Ihrem Kassen- (POS-) System und der Bestandsverwaltungssoftware.
Diese beiden wichtigen Systeme müssen miteinander kommunizieren.
Wenn Ihr Kassensystem die Lagerbestände nicht in Echtzeit aktualisiert, riskieren Sie, Produkte zu überverkaufen oder Dinge nachzubestellen, die Sie bereits vorrätig haben. Beides ist schlecht fürs Geschäft.
Wählen Sie eine Plattform, die sich reibungslos in Ihr restliches E-Commerce-Technologie-Setup integrieren lässt. Ein solches System hält all Ihre Daten auf dem gleichen Stand, sodass Sie nicht ständig aufholen müssen.
Tools wie Square bieten sogar grundlegende Bestandsverfolgungsfunktionen, mit denen Sie Lagerbestände im Blick behalten können.
Natürlich ist in der Geschäftswelt nichts wirklich „einrichten und vergessen“.
Jeremy Fitzgerald, Geschäftsführer von 86 Dead Stock (einem Online-Marktplatz für die Gastronomiebranche) empfiehlt: „Die Synchronisation von Kassensystem und Bestandsverwaltung erfordert eine sorgfältige Einrichtung und regelmäßige Wartung. Ich empfehle regelmäßige Überprüfungen der Menüpunkte, um sicherzustellen, dass sie den tatsächlich verwendeten Produkten entsprechen.“
Finden Sie heraus, welches unserer empfohlenen Tools zu Ihrem Unternehmen passt:
Verwenden Sie Barcodescanner, um Zählungen zu beschleunigen und zu validieren
Das Scannen von Barcodes ist eine bewährte Methode, um manuelle Eingabefehler zu reduzieren und den Zählprozess zu beschleunigen.
Einfach zielen, auf das Piepsen warten und voilà – die Infos sind im System. Um diese bequeme Effizienzstufe zu erreichen, müssen Sie jedoch Ihre Barcodedaten korrekt einrichten.
Sehen Sie sich an, wie viele verschiedene Produkte Sie lagern und ermitteln Sie, welcher Barcode-Typ die benötigten Informationen/Eigenschaften tragen kann:
- 1D-Barcodes (z.B. UPC oder EAN) eignen sich hervorragend für einfache Produktidentifikation.
- 2D-Barcodes (z.B. QR-Codes oder Data Matrix) können zusätzliche Informationen wie Seriennummern oder Ablaufdaten enthalten – ideal für komplexere Verfolgungsanforderungen.
Als nächstes entscheiden Sie, wie Sie den technischen Teil managen möchten.
Sie können eine dedizierte Barcodesoftware verwenden, die an Ihr aktuelles Bestandsverwaltungssystem angeschlossen wird, oder auf ein Bestandsmanagementsystem mit integrierter Barcode-Funktionalität umsteigen.
Wählen Sie das, was am besten zu Ihrem Budget und Ihrer Infrastruktur passt. Wichtig ist, dass es mit der Komplexität Ihres Lagers Schritt halten kann.
Organisieren Sie Ihr physisches Inventar für schnellere, übersichtlichere Zählungen
Technik und Teamwork bringen Sie weit. Aber wenn Sie diese Bemühungen nachhaltig gestalten möchten, müssen Sie auch ein entsprechendes Umfeld schaffen ... im wahrsten Sinne des Wortes.
Das bedeutet, dass Sie das Layout Ihres Lagers oder Ihres Lagerraums so anpassen, dass eine schnellere und sauberere Bestandsaufnahme unterstützt wird.
Beginnen Sie mit den Grundlagen:
- Klare SKU-Kennzeichnung, damit es keine Zweifel gibt, was was ist
- Zonenplanung, um Produkte logisch zu gruppieren (nach Kategorie, Umschlagshäufigkeit, Saisonalität – je nachdem, was für Ihren Ablauf Sinn macht).
Keith Gorney, Leiter der Lieferkette bei Pivotree (Anbieter für reibungslosen Handel), liefert ein gutes Beispiel:
Für Lagerhäuser ist es sinnvoll, SKUs mit hoher Umschlagshäufigkeit sowohl im Vorratslager als auch an vorderen Kommissionierplätzen zu halten.
Diese Artikel weisen typischerweise die meisten Abweichungen auf, daher sorgt ein guter Zugang für schnelle Zählungen und Bestandsabgleiche.
Besitzen Sie eine Einzelhandelsfläche, könnte der gespiegelte Planogramm-Ansatz gut für Sie funktionieren, da Sie sich nicht zwei unterschiedliche Layouts merken müssen.
Diese Strategie richtet Ihren Lagerraum an dem aus, was die Kundschaft im Laden sieht.
Das gespiegelte Planogramm bildet den Ablauf des Merchandising auf der Verkaufsfläche im Lagerraum ab.
Dies hilft dabei, das Kommissionieren, Auffüllen und Abstimmen für Teammitglieder zu vereinfachen, da der Arbeitsablauf zwischen Vorder- und Hinterraum nahtlos ist.
Analysieren Sie die Ursachen wiederkehrender Abweichungen
Sie kennen bereits die üblichen Verdächtigen, doch in jedem Unternehmen ragt ein Problem besonders hervor: Menschliches Versagen.
Brian Lim, Gründer von Marken wie I Heart Raves und Into the AM, teilt seine Perspektive:
Ganz oben auf der Liste steht der menschliche Fehler. Mitarbeiter zählen die Anzahl der Artikel falsch, scannen Barcodes fehlerhaft und geben Daten falsch ein – alles gängige Fehler im Tagesgeschäft.
Er erklärte außerdem, dass interner und externer Diebstahl eine große Rolle spielen – aber wie unterscheidet man diese? Der Trick besteht darin, das Team dazu anzuleiten, über die bloßen Zahlen hinauszuschauen.
Lim erläuterte, dass seltene Bestandsaufnahmen in Verbindung mit mangelnder Schulung häufig dazu führen, dass Bestandsabweichungen unbemerkt und ungeklärt bleiben.
Den Fehler zu finden ist nur Schritt eins. Der größere und spannendere Schritt verlangt, dass Ihr Team die Detektivmütze aufsetzt und herausfindet, wo sich der "Übeltäter" eingeschlichen hat.
Treten bestimmte Differenzen beispielsweise immer wieder während der gleichen Schicht oder in einem bestimmten Lagerbereich auf, könnte dies auf interne Probleme hinweisen.
Andererseits können Verluste bei stark diebstahlgefährdeten Artikeln oder Unstimmigkeiten bei Lieferungen auf externe Ursachen wie Ladendiebstahl oder lieferantenbedingten Schwund zurückzuführen sein.
Daher rät er Marken dazu:
Schulen Sie die Mitarbeiter im Umgang mit dem Inventar, der Datenerfassung und dem Erkennen von Unregelmäßigkeiten wie beschädigten Artikeln, Fehlzählungen und anderen Auffälligkeiten.
Fördern Sie Verantwortungsbewusstsein, indem Sie einzelnen Teammitgliedern bestimmte Inventarbereiche zuweisen.
Inventurabgleiche sind weit mehr als nur das Abgleichen von Zahlen. Wenn sie richtig durchgeführt werden, helfen sie außerdem, künftige Unstimmigkeiten schon im Keim zu ersticken.
Holen Sie sich die Unterstützung Ihres Teams
Ihr Personal ist Ihr wichtigstes Kapital, sagt Georgia Leybourne, CMO bei Linnworks.
Sie ist der Meinung, dass „Der Schlüssel zur Mitarbeitereinbindung beim Inventar ist es, vollkommen transparent darüber zu sein, was erreicht werden soll, welche Stolperfallen es gibt und wie sich verschiedene Szenarien auf das Unternehmen auswirken.“
Brian Lim (Into the AM) stimmt zu: „Mitarbeiter, die den Einfluss von Abweichungen auf das Unternehmen verstehen, engagieren sich stärker für die Einhaltung von Genauigkeit.“
Daher gilt:
Geben Sie ihnen Kontext und verdeutlichen Sie die Bedeutung der Inventurabgleiche. Sie werden sehen, dass sie mitziehen und Ihnen helfen, Ihr zweitwichtigstes Kapital zu pflegen: Ihr Inventar.
Damit sind wir wieder bei Tipp Nr. 1: Perfektionieren Sie Ihre SOP.
Wenn Sie eine solide Grundlage haben, fühlt sich die Einarbeitung Ihres Teams nicht wie das Hüten von Katzen an. Erklären Sie, warum die Inventur für das Unternehmen und für sie selbst so wichtig ist.
Und dann kommen die Details:
- Die To-dos. Bieten Sie praktische Workshops an. Kein verstaubtes Handbuch und keine PDFs per E-Mail, bitte.
- Die Ansprechperson. Weisen Sie klare Rollen zu. Die Verantwortlichen können auch Schulungen durchführen und Unterstützung geben.
- Die Werkzeuge. Zeigen Sie, wie Barcode-Scanner, mobile Apps oder andere eingesetzte Technik zu nutzen ist.
- Das Follow-up. Vereinbaren Sie nach 30 Tagen ein Nachmeeting, um Fragen zu beantworten und Routinen zu festigen.
Wenn Sie Mitarbeitende mit Wissen und Eigenverantwortung ausstatten, können Sie Ihre Prozesse beim Inventarmanagement verbessern und Ihre Strategien zur Verlustprävention stärken.
KPI-Tracking zur Überwachung von Schwund und Erfolgskennzahlen bei der Inventur
Metriken liefern Ihnen echte, unverfälschte Daten über Ihre Leistung. Wenn Sie Ihre Inventurleistung messen möchten, sind das die wichtigsten KPIs, die Sie im Blick behalten sollten:
- Inventurgenauigkeit: Wie schnell wird Ihr Lagerbestand verkauft und ersetzt? Eine hohe Umschlaghäufigkeit spiegelt ein effizientes Bestandsmanagement wider. Das bedeutet, Sie bleiben nicht auf veralteter Ware und Abweichungen sitzen.
Inventurgenauigkeit = (Gezählte Artikel ÷ Artikel laut Bestand) × 100
- Bestandsumschlagshäufigkeit: Welcher Prozentsatz Ihrer Bestandsaufzeichnungen ist korrekt? Dieser Wert zeigt die Präzision Ihrer Inventardaten und beweist, wie gut Ihre Nachverfolgungssysteme funktionieren!
Bestandsumschlagshäufigkeit = Kosten der verkauften Waren (COGS) ÷ durchschnittlicher Bestand
- Schwund oder Schwundrate: Welcher Prozentsatz deines Lagerbestands ist nicht auffindbar? Der Schwund ist die Differenz zwischen dem tatsächlichen Lagerbestand und dem im System erfassten Bestand. Ist dieser Wert hoch, solltest du deine Bestandskontrollprozesse optimieren oder die Häufigkeit der Bestandsabgleiche erhöhen.
Schwundrate = (Erfasster Bestand − Tatsächlicher Bestand) ÷ Erfasster Bestand × 100
- Abstimmungsgenauigkeit: Wie oft stimmen deine physischen Bestandsaufnahmen mit deinen Aufzeichnungen überein? Diese Kennzahl spiegelt die Effektivität deiner Bestandsabstimmungsprozesse wider. Sie zeigt, ob du deine Abläufe anpassen oder dein Team besser schulen musst.
Abstimmungsgenauigkeit = Anzahl der exakten Zählungen ÷ Gesamtanzahl der Zählungen × 100
- Cycle-Count-Abdeckung: Welcher Anteil deines Lagerbestandes wird regelmäßig überprüft? Damit wird ermittelt, wie viel von deinem Bestand bei periodischen Zählungen berücksichtigt wird. Eine umfassende Abdeckung stellt sicher, dass Abweichungen schnell erkannt und korrigiert werden.
Cycle-Count-Abdeckung = Anzahl der gezählten Artikel ÷ Gesamtanzahl der Artikel im Bestand × 100
Ergänze gern weitere Kennzahlen, die besser zu deinem Unternehmen passen. Was am wichtigsten ist, hängt von deinen Produkttypen, der Bestellmenge und der Bewegungsfrequenz deiner Bestände ab.
Mache deine Bestandsabstimmungsstrategie wirkungsvoll
Bestandsabstimmung ist keine einmalige Aktion. Dein Lager ist ständig in Bewegung – Produkte werden verkauft, retourniert, aufgefüllt oder beschädigt.
Solange du ein Einzelhandelsunternehmen führst, musst du es bei jeder Abstimmung richtig machen.
Regelmäßig durchgeführte Bestandsabstimmungen halten deine Aufzeichnungen korrekt, die Lagerbestände gesund und dein Team (und die Kundschaft) zufrieden. Wird sie vernachlässigt, häufen sich Fehler an und Gewinne rutschen unbemerkt durch die Lappen.
Hier findest du weitere relevante Artikel zum Bestandsmanagement, die du dir merken kannst, um deine Abläufe zu verbessern und Engpässe zu vermeiden:
- Just-in-Time-Bestandsmanagement (JIT): Der vollständige Leitfaden für reaktionsschnelle Abläufe
- Top 10 Herausforderungen im Bestandsmanagement und wie du sie löst
- KI-basiertes Bestandsmanagement: So setzt du Roboter für effiziente Lagerprozesse ein
- Konsignationslager erklärt: Ein Leitfaden für den Einzelhandel und E-Commerce
- Zyklusbestand: Was er ist, wie man ihn berechnet & die besten Tools
- Lagerhaltungskosten erklärt: Berechnung & Strategien zur Reduzierung
Der Einzelhandel steht nie still – und du solltest es auch nicht. Abonniere unseren Newsletter für die neuesten Einblicke, Strategien und Karrieretipps von führenden Einzelhandelsexpert:innen, die die Branche gestalten.
Häufig gestellte Fragen zur Inventurabstimmung
Haben Sie weitere Fragen zur Inventurabstimmung? Vielleicht finden Sie hier die Antworten.
Was ist eine „gute“ Schwundrate für mein Einzelhandelsunternehmen?
Das kommt auf Ihr Unternehmen an, aber laut FitSmallBusiness liegt eine gute Schwundrate zwischen 1 % und 2 %.
Nutzen Sie unseren Schwundrechner, um Ihre eigene Rate zu ermitteln, und erfahren Sie alles über Schwund in unserem Leitfaden.
Kann die Abstimmung vollständig automatisiert werden? Falls ja, was ist der Nachteil?
Ja, durch die Integration Ihrer Systeme (WMS, IMS, Barcodescanner-Technologie) ist das möglich. Allerdings benötigen Sie menschliche Kontrolle, um Anomalien zu erkennen, Trends zu analysieren und diesen entgegenzuwirken.
Wie stimme ich Lagerbestände über mehrere Filialen hinweg ab?
Stimmen Sie zunächst Ihre Bestandsdaten mit einer zentralisierten Lagerverwaltungssoftware ab. Dadurch erhalten Sie Echtzeit-Transparenz zu den Lagerbeständen im Ganzen und an jedem Standort. Führen Sie dann synchronisierte Inventurzyklen und geplante Prüfungen durch. Dasselbe gilt für das Bestandsmanagement über mehrere Verkaufskanäle.
