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Mehr als 90 % der Unternehmen haben durch die Implementierung eines E-Commerce-ERP deutliche Verbesserungen ihrer Geschäftsprozesse festgestellt. Dennoch verfügen nur 35 % der großen E-Commerce-Unternehmen in Europa über ein ERP-System. 

Mit dem Wachstum von E-Commerce-Unternehmen werden diese in der Regel komplexer: Es gibt Lagerbestände in mehreren Lagern, Verkäufe über unterschiedliche Kanäle und Sendungen von verschiedenen Herstellern. 

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht entsprechend dem schnellen Wachstum Ihres Unternehmens anpassen, können schnell Fehler passieren. Dies kann sich katastrophal auf den Ruf Ihrer E-Commerce-Marke auswirken und all die harte Arbeit zunichtemachen, die Sie in den Ausbau Ihres Geschäfts investiert haben.

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Genau hier kommt ein E-Commerce-ERP ins Spiel. 

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen genau, was ein E-Commerce-ERP ist und welche Strategien Sie bei der Implementierung eines ERP anwenden können, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Fehler in der Auftragsabwicklung zu reduzieren und Ihr Unternehmen wachsen zu lassen.

Was bedeutet ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning (Unternehmensressourcenplanung). ERP integriert alle Geschäftsprozesse und Ressourcen an einem zentralen Ort, sodass alles zentral verwaltet werden kann. 

Oracle, einer der größten ERP-Software-Anbieter weltweit, sagt:

Enterprise Resource Planning (ERP) bezeichnet eine Art von SAAS-Software, die Organisationen zur Verwaltung von täglichen Geschäftsaktivitäten wie Buchhaltung, Beschaffung, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance sowie für das Management von Lieferketten einsetzen. 

Eine vollständige ERP-Suite umfasst zudem Unternehmensleistungsmanagement – Software, die bei der Planung, Budgetierung, Prognose und Berichterstattung der finanziellen Ergebnisse einer Organisation unterstützt.

Quelle: Oracle

ERP-SAAS-Software ist somit ein Werkzeug, das alle in Ihrem Unternehmen vorhandenen Tools und Ressourcen zusammenführt. ERPs finden sich nicht nur im E-Commerce. Die Baubranche ist weltweit der größte Nutzer von ERP-Software. Für E-Commerce-Unternehmen sind jedoch spezielle Funktionen erforderlich – genau darüber sprechen wir hier.

Was ist ein E-Commerce-ERP?

E-Commerce-ERP-Software ist für die E-Commerce-Branche entwickelt worden, um alle E-Commerce-Prozesse miteinander zu verknüpfen:

Ein ERP ist eine Möglichkeit, alle Ihre Geschäftsprozesse an einem Ort einzusehen und zu steuern. Außerdem ist es ein Weg, alle Ihre Systeme miteinander zu integrieren, sodass sie stets auf dem aktuellen Stand sind. 

Hier ein Beispiel für eine typische E-Commerce-Abwicklung: 

  1. Der Kunde surft auf Ihrer E-Commerce-Website, dem Online-Shop oder einem Marktplatz und gibt eine Bestellung auf.
  2. Wird eine Bestellung bearbeitet, reduziert sich der Lagerbestand im Lager.
  3. Das Lagerverwaltungssystem muss aktualisiert werden.
  4. Die Bestandsdaten in Ihrem Online-Shop müssen aktualisiert werden.
  5. Eine Sendungsnummer muss vergeben und Versandetiketten müssen gedruckt werden.
  6. Das Lagerpersonal muss informiert werden, um die Bestellung zu kommissionieren und zu verpacken.
  7. Das Finanzmanagementsystem muss aktualisiert werden, um den Gewinn zu verbuchen.
  8. Das Kundenprofil muss aktualisiert werden, damit das Marketing-Team den Kunden später kontaktieren kann.
  9. Der Lagerleiter muss wissen, wie viele Bestellungen das Unternehmen erhält, um den Lagerpersonaleinsatz zu planen – insbesondere zu Spitzenzeiten im Jahr.
ERP journey infographic: sales, purchase, HRMS, CRM, inventory management, warehouse management, ecommerce, and finance

Ein ERP hilft all diesen Systemen, miteinander zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen einen genauen, umfassenden Überblick darüber hat, was mit allen Ressourcen des Unternehmens geschieht.

Als ich im E-Commerce anfing, war ein ERP völlig überflüssig, da ich mein gesamtes Inventar bei Amazon FBA lagerte und alle Shopify-Bestellungen manuell bearbeitete. Doch als das Geschäft wuchs und meine Anforderungen sich änderten, wurde es immer wichtiger, meine Systeme effizienter zu gestalten und richtig zu integrieren.

Was sind die Vor- und Nachteile eines E-Commerce-ERP?

Ein ERP hat das Potenzial, nahezu alle Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verbessern, indem es sie zentral in einem einzigen System zusammenführt.

Allerdings ist es nicht so einfach, einfach ein ERP einzuführen und schon sind alle Geschäftsprobleme wie von Zauberhand gelöst. ERPs bieten sowohl Vorteile als auch Nachteile.

Vorteile

Zeit sparen und Produktivität steigern

Wenn Sie alle Ihre Systeme an einem Ort haben, sparen Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit, da Sie sich nicht in verschiedene Systeme einloggen müssen. Sie können alle Berichte und Datensätze einsehen und haben über das Dashboard einen Überblick über Ihr gesamtes Unternehmen. 

Ein weiterer Vorteil, alle Prozesse und Daten an einem Ort zu haben, ist, dass Sie möglicherweise weniger Personal benötigen, um jeden Prozess zu verwalten. Die Prozesse können verschlankt werden und manuelle Aufgaben werden durch Automatisierungen stark reduziert. 

Reduzierte Kosten

Die zwei größten Kostenfaktoren für ein E-Commerce-Unternehmen sind in der Regel Lagerbestand und Betrieb. Ein ERP ermöglicht es Ihnen, den Lagerbestand auf dem optimalen Niveau zu halten, sodass Sie weder überlagern noch ausverkauft sind – beides kann Geld kosten. 

Da das ERP mit Ihren anderen Systemen, Ihrem Personal und Ihren Kunden verknüpft ist, sind genaue Lagerbestände sichtbar, was Rückerstattungen reduziert. Sie können zudem vorausschauend planen, wo der Lagerbestand gelagert werden sollte – das kann Versand- und Lagerkosten senken. 

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Mehr Umsatz

Da Ihr Warenwirtschaftssystem mit Ihrem Frontend-System und Ihrem CRM verbunden ist, können Sie den Kunden genaue Lagerbestände anzeigen und gezielt mit für sie interessanten Produkten ansprechen. Ein exzellentes Kundenerlebnis fördert Empfehlungen und stärkt Ihren guten Ruf. 

Weniger menschliche Fehler

Menschen machen Fehler und bei manuellen Prozessen besteht die große Wahrscheinlichkeit, dass auch die effizientesten Unternehmen Fehler machen. Durch Automatisierungen und APIs im ERP können Sie diese Fehlerquellen minimieren und das Geschäft genauer und profitabler steuern.

Integrierter Versand

Wenn Ihr ERP sich mit Versanddienstleistern wie UPS oder FedEx verbinden lässt, können Ihre Kunden die für sie beste Versandoption wählen. Die besten ERPs erstellen zudem automatisch Versandetiketten für die Produkte, was Fehlerquoten mindert und den Ablauf beschleunigt.

Nachteile

Preis

ERPs können teuer sein und zwischen 2-5% des Umsatzes kosten! Stellen Sie daher sicher, dass das ERP innerhalb Ihres Budgets liegt. Einige ERPs für wachsende Unternehmen haben Preisstufen, die mit dem Wachstum steigen. Diese Skalierbarkeit ist besonders für Start-ups mit begrenztem Budget vorteilhaft.

Implementierungszeit

ERPs sind komplexe Softwarelösungen und wirken sich auf jede Unternehmensabteilung aus. Wenn Ihr Unternehmen groß ist und viele verschiedene Prozesse hat, kann die Implementierung 6-12 Monate dauern. Für die meisten Unternehmen ist das eine lange Zeit, deshalb sollte die Implementierung gut in die Gesamtstrategie Ihrer E-Commerce-Lösung passen.

Schulungsaufwand

Auch wenn die meisten ERP-Systeme leicht zu bedienen sind, besteht anfangs eine Wissenslücke, die Ihr Personal überwinden muss. Die besten ERP-Systeme beinhalten Schulungen als Teil des Pakets, was besonders für größere Teams vorteilhaft ist. 

Was sind die wichtigsten Funktionen eines E-Commerce-ERP?

Laut einem Bericht von Hubspot wird eine gute ERP-Lösung viele der kundenorientierten Funktionen Ihres Unternehmens automatisieren, wie Bestandsverwaltung und das Erstellen von Versandetiketten, um diese Aufgaben effizienter und genauer zu machen. Zudem liefert sie dem Geschäftsinhaber Berichte und Analysen, um die Effizienz zu steigern und Geld zu sparen. 

Die besten ERP-Systeme lassen sich zudem mit Ihren Personal-, Buchhaltungs- und Lieferkettenfunktionen integrieren, sodass auch die Back-End-Aufgaben Ihres Unternehmens optimal verwaltet werden. 

Schauen wir uns einige der wichtigsten Funktionen an, auf die Sie bei der Auswahl einer ERP-Plattform achten sollten.

ERP-Integrationen

Die Hauptfunktion eines ERP-Systems besteht darin, alle Systeme zu integrieren, die Sie zur Verwaltung Ihres E-Commerce-Geschäfts nutzen. Zu Beginn Ihres Unternehmens lassen sich diese Prozesse noch einfach mit Tabellenkalkulationen und manuellen Abläufen steuern. Sobald Ihr Unternehmen aber wächst, werden diese einzelnen Prozesse zunehmend schwer zu verwalten.

Für größere Unternehmen auf Unternehmensebene, die bereits mehrere Fulfillment-Systeme im Einsatz haben, werden die Integrationsfunktionen eines ERP-Systems noch wichtiger.

Größere Unternehmen haben oft verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgaben und KPIs, und ein ERP-System kann Ihnen einen übergeordneten Überblick über alles geben, was im Unternehmen passiert.

Wenn Ihr ERP-System zum Beispiel mit Ihrer Enterprise-Inventarverwaltungssoftware, Finanzlösungen und Lagerhaltungssystemen integriert ist, können Sie nützliche Berichte über die Rentabilität der vorrätigen Produkte erhalten. Das wiederum verschafft Ihnen Einblicke in die Bestandsprognose.

Welche Integrationen sollte ein ERP haben?

Wie im nächsten Abschnitt erläutert, kann ein ERP entweder direkt einsatzbereit sein, oder es kann über die APIs Ihrer bestehenden Drittanbieter-Apps integriert werden.

Die meisten ERP-Systeme werden sowohl vordefinierte Standardfunktionen als auch Schnittstellen zu Drittanbietern benötigen. Denn viele E-Commerce-Unternehmen nutzen externe Verkaufsplattformen wie Amazon oder Etsy, die sich nicht einfach im ERP-System abbilden lassen.

Möchten Sie Ihr ERP hauptsächlich mit Drittanbieter-Programmen verbinden, ist es wichtig, dass zumindest für folgende Bereiche Integrationen bestehen – oder leicht eingerichtet werden können:

  • E-Commerce-Plattformen: Wenn Sie auf Amazon, Etsy oder Ihrem eigenen Shopify-Shop verkaufen, müssen Sie diese mit Ihrem ERP-System verbinden.
  • Bestandsmanagement: Eine Übersicht über den Lagerbestand ist für die Bestandsprognose unerlässlich.
  • Lagerverwaltung: Diese ist oft mit dem Bestandsmanagementsystem verknüpft.
  • Versanddienstleister: Optimal ist es, wenn Sie Versandetiketten automatisch erstellen können. UPS, FedEx und Royal Mail (UK) bieten gute Integrationen mit ERP-Systemen.
  • Drittanbieter-Logistik (3PL): Wenn Ihr ERP mit der Software Ihres 3PL-Lagers verbunden ist, können Sie Lager- und Bestandsprozesse zentral über das ERP steuern.
  • Buchhaltung und Finanzen: Die meisten ERP-Systeme können mindestens Xero, Quickbooks und andere Buchhaltungsprogramme anbinden.
  • Point of Sale (POS) und Zahlungen: Zahlungsdienstleister wie Stripe, Square und PayPal bieten Integrationen für die Auftragsbearbeitung und Zahlungsabwicklung mit den meisten ERPs.
  • Auftragsmanagement: Ist Ihr ERP mit Ihrem Auftragsmanagementsystem verbunden, kann Ihr Kundenservice zentral auf Kundendaten zugreifen.
  • CRM: Auch das Marketing möchte in der Lage sein, Zielgruppen für Kampagnen effektiv zu segmentieren.

Integrierte Funktionen vs. Integrationen

Einige ERP-Systeme lassen sich mit anderer Software, die Sie bereits nutzen, verbinden.

Für kleine Unternehmen, die ihr Software-Portfolio mit einfachen Lösungen (wie zum Beispiel Buchhaltungsprogrammen) aufgebaut haben, ist es sinnvoll, ein ERP-System auszuwählen, das mit bestehender Software integrierbar ist.

Für größere Unternehmen, die alles nahtlos an einem Ort benötigen, macht es eher Sinn, eine ERP-Lösung zu wählen, die Funktionen wie Buchhaltung, CRM, Bestandsmanagement usw. vollständig integriert.

Manche Tools, zum Beispiel Veeqo, eignen sich gut für wachsende kleine Unternehmen. Während die Software auf Versand spezialisiert ist, bietet sie viele Funktionen für expandierende Betriebe, die noch nicht bereit sind, in eine umfassende ERP-Lösung wie Sage, Oracle oder SAP zu investieren.

Solche Tools bieten zahlreiche Integrationen mit Marktplätzen wie Amazon und Etsy sowie mit E-Commerce-Software wie Shopify, was sie perfekt für wachsende Unternehmen macht.

Berichtswesen und Analyse

Die besten ERP-Tools geben Geschäftsinhabern und E-Commerce-Manager:innen die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen. Diese Echtzeitberichte helfen dabei, Ihre E-Commerce-Verkäufe zu überwachen und zu steuern. Außerdem ermöglichen sie es, Probleme zu erkennen, Entscheidungen zu treffen und Geschäftsprozesse zu verbessern. 

Wenn Sie sich für ein ERP-System entscheiden, sollten Sie unbedingt die Funktionen zum Berichtswesen und zur Datenanalyse prüfen, da verschiedene E-Commerce-Unternehmen unterschiedliche Anforderungen haben. Jedes ERP bietet ein etwas anderes Dashboard zur Analyse, daher sollten Sie eines wählen, das am besten zu Ihnen passt.

Einer der größten Vorteile des Berichtswesens mit ERP-Software ist die Nutzung von Echtzeitdaten, wodurch Manager:innen schnelle Entscheidungen treffen können.

Produktinformationsmanagement (PIM)

Die zentrale Verwaltung von Produktkataloginformationen ist ein enormer Vorteil eines ERP-Systems. In modernen Omnichannel-E-Commerce-Unternehmen werden Verkäufe häufig in stationären Geschäften, im eigenen Webshop, auf Marktplätzen und über andere Verkaufskanäle getätigt. 

Für E-Commerce-Manager:innen ist es entscheidend, Preise und Produktinformationen zentral steuern und an verschiedenen Standorten aktualisieren zu können.

Zentral gesteuertes Produktinformationsmanagement ist auch mit dem Berichtswesen verbunden. Wenn Sie Produkte an unterschiedlichen Standorten haben, benötigen Sie die Möglichkeit, die Leistung dieses Bestands zu analysieren. Das ist wichtig, denn wenn Preisänderungen oder Umlagerungen erforderlich sind, müssen Sie erkennen, ob Ihre Maßnahmen erfolgreich sind.

Buchhaltung und Finanzen

Die meisten ERP-Systeme verfügen über integrierte Buchhaltungs- und Finanzfunktionen, mit denen Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens verfolgen können.

Das Finanzteam kann die Software als zentrales Arbeitsmittel nutzen, da sie Funktionen wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuch, Geschäftsinvoice, Bankabgleichs-Integrationen sowie alle Prognose- und Budgetierungswerkzeuge enthält, die das Finanzteam benötigt.

Dadurch entfällt die Nutzung von Drittanbieter-Lösungen wie Xero oder Quickbooks, die für kleinere Unternehmen zwar sehr gut, aber mit wachsendem Geschäftsvolumen schnell veraltet sein können.

Einer der Vorteile von ERP-Tools ist, dass Verkäufe sofort abgeglichen werden können, sodass die Finanzdaten Ihres Unternehmens in Echtzeit angezeigt werden. Das spart viel Zeit, da die monatliche Abstimmung entfällt.

Möchten Sie Ihre Abstimmungsprozesse verbessern? Schauen Sie sich die besten Tools für Zahlungsabstimmung im E-Commerce für spezialisierte Lösungen an.

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

CRM ist eines der wichtigsten Marketing-Tools. Es verfolgt sämtliche Interaktionen, die Kund:innen mit Ihrer Marke hatten, und liefert dem Marketingteam wertvolle Daten, um Kund:innen erneut gezielt anzusprechen.

Die besten ERP-Systeme haben das CRM direkt in die Software integriert. Dadurch sehen das Marketing- und Kundenserviceteam sämtliche benötigten Informationen zu einem Kunden an einem Ort. Die Daten können sogar so segmentiert werden, dass verschiedene Teams jeweils unterschiedliche Informationen sehen können. 

Das Kundenserviceteam benötigt beispielsweise einen Überblick über frühere Bestellungen, retournierte Produkte, Kontaktdetails und Versandinformationen eines Kunden. Das Marketingteam hingegen kann erfahren, ob der Kunde bestimmte Produktstile bevorzugt, bald Geburtstag hat oder längere Zeit nichts gekauft hat. 

Während immer mehr Unternehmen Omnichannel werden, sollte ein gutes ERP auch die Käufe eines Kunden über verschiedene Kanäle hinweg anzeigen können.

Diese Informationen an einem zentralen Ort einzusehen, macht es einfach, Kundensegmente zu bilden und ihnen ein personalisiertes Einkaufserlebnis zu bieten. 

Lagerverwaltung

Lagerverwaltung ist eines der wichtigsten Systeme in einem E-Commerce-Unternehmen, dennoch nutzen nur 18 % der Unternehmen eine Lagerverwaltungssoftware! 

Mit dem Wachstum deines Unternehmens wird das Verfolgen von Lagerbewegungen immer schwieriger und komplexer. Wenn du mehrere Systeme hast, auf die du und dein Team zugreifen müssen, um das Inventar zu verwalten, entstehen viele Fehler. Der Lagerbestand ist wahrscheinlich die größte Investition der meisten E-Commerce-Unternehmen, daher ist es wichtig, keine Fehler zu machen.

Wenn du ein ERP mit Lagerverwaltung als Teil des Tools hast, können alle Teammitglieder darauf zugreifen. Das bedeutet, dass alle Abteilungen die Informationen nutzen können, um das Unternehmen zu stärken. 

Hast du beispielsweise einen Bestand, der sich langsam verkauft, kann das Marketingteam diese Information sehen und eine Promotion für diesen Artikel starten. Ist ein Produkt an einem Standort ausverkauft, kann dein Operativteam mehr Waren zu diesem Standort schicken. Daran siehst du, dass eine zentrale Lagerverwaltung im ERP ein sehr mächtiges Werkzeug ist, um dein Unternehmen wachsen zu lassen. 

Versand- und Lagerverwaltung

Dein Lagerbestand wird nicht nur zentral, sondern auch von deinem Lagerteam verwaltet. Wenn eine Bestellung eingeht, muss das Lagerteam die Lieferung kommissionieren und verpacken und an den Kunden versenden. 

Ein ERP-System kann auch mit deinem Lagerteam verknüpft werden, sodass eine Bestellung direkt an das Lagerteam übermittelt wird und sogar automatisch ein Versandlabel erstellt wird. Viele ERP-Systeme integrieren sich mit Drittanbietern von Logistikunternehmen, sodass Versandetiketten automatisch erstellt und bezahlt werden und der Versand für die Abholung bereitgestellt wird. Das spart enorm viel Zeit und vermeidet Lieferfehler.

Viele ERP-Systeme sind cloudbasiert und können über den Browser bedient werden, sodass sie auch auf Geräten wie Smartphones oder Tablets funktionieren. So kann das Lagerteam das Cloud-ERP auf ihren vorhandenen Geräten nutzen. 

Personalwesen (HR)

ERP-Systeme mit HR-Modul können Gehälter, Urlaubstage, Arbeitszeiterfassung und viele weitere Personalaufgaben verwalten. Es ist zudem hilfreich, dass das HR-Team Zugang zu anderen Berichten im Unternehmen hat. Zum Beispiel kann das HR-Team bei Zugriff auf Verkaufsberichte die Personalplanung für umsatzstarke Zeiten wie das vierte Quartal oder Black Friday unterstützen.

Lieferkette und Fertigung

Wenn dein E-Commerce-Unternehmen auch Hersteller der Produkte ist, kann ein ERP deinen Lagerbestand und die Rohmaterialien verfolgen.

Das ist wichtig, um organisiert zu bleiben und stets zu wissen, wo sich Materialien befinden, aber auch für Prognosen und Analysen. Wenn du erkennen kannst, wann deine umsatzstarken Zeiten sind, kannst du das ERP nutzen, um Rohmaterialeinkäufe zu planen und deren Standort zentral zu verfolgen. 

Wenn du Produkte aus China, Indien oder anderen Ländern weit entfernt von deinen Kunden versendest, kannst du Frachtsendungen im ERP verfolgen, um nachvollziehen zu können, wo sich alle Produkte und Rohstoffe gerade befinden. Dies hilft dir, so viel wie möglich lieferfähig zu bleiben – was besonders vorteilhaft ist, wenn du deine Lager mit Just In Time (JIT)-Lagerverwaltung führst.

Berechtigungen

Manchmal möchtest du, dass bestimmte Teammitglieder keinen Zugriff auf bestimmte Unternehmensbereiche erhalten. Beispielsweise musst du als CEO Zugriff auf alle Abteilungen haben.

Trotzdem ist es nicht sinnvoll, dem Lagerteam Zugang zu den HR-Daten zu geben oder einem E-Mail-Marketing-Freelancer den Standort von Rohwaren zu zeigen. Achte darauf, dass das gewählte ERP dir die Möglichkeit bietet, Berechtigungen passend zu deinem Unternehmen zu setzen.

Automatisierungen

Das letzte Feature, das wir betrachten, ist eines der wichtigsten, denn Automatisierungen sparen dir Zeit und verhindern Fehler in deinem Unternehmen. 

Automatisierungen können sowohl im Frontend als auch in den Back-Office-ERP-Systemen eingerichtet werden, damit Prozesse ganz ohne menschliches Zutun ablaufen. Ein gutes Back-Office-Beispiel ist das automatische Erstellen eines Versandlabels, sobald eine Bestellung bearbeitet wird. Ein weiteres Beispiel: sobald eine Bestellung aufgegeben wird, werden die kundenbezogenen Lagerbestände, Lagerhausbestände und das Inventarsystem für diesen Artikel automatisch aktualisiert.

Automatisierungen können auch so eingerichtet werden, dass Berichte generiert werden, etwa monatliche Finanzberichte oder Berichte zu Lagerbeständen. Diese Berichte liefern wertvolle Einblicke in dein Geschäft und verbessern das Kundenerlebnis.

Ist E-Commerce-ERP-Software der nächste Schritt für Ihr Unternehmen?

E-Commerce-Unternehmen haben viele bewegliche Teile, und ein ERP hilft dabei, all Ihre Geschäftssysteme zu verbinden, sodass diese zentral gesteuert werden können. 

Die beste E-Commerce-ERP-Software verschafft Ihnen einen globalen und aktuellen Überblick darüber, was in Ihrem Unternehmen passiert. Der Nachteil ist, dass die Einführung von ERP-Software teuer und zeitaufwändig sein kann. 

Wenn Ihr Unternehmen jedoch bereit dafür ist, kann E-Commerce-ERP-Software einen großen Einfluss auf Ihren Betrieb haben und Ihre Arbeitsweise grundlegend verändern.

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