7 Wege zur Verbesserung des Auftragsmanagements für intelligentere Abläufe
Paket-Puzzle: Logistische Herausforderungen führen zu Lieferverzögerungen, häufigen Lagerausfällen und einer nie dagewesenen Anzahl an Retouren.
Belastung der Lieferkette: Die Belastung der Lieferketten verschärft die Probleme und beeinträchtigt die Fähigkeit von Unternehmen, die Kundennachfrage effektiv und zeitnah zu erfüllen.
Kundenprobleme: Kunden sind zunehmend frustriert, da sie häufiger mit Verzögerungen und nicht verfügbaren Produkten konfrontiert sind, was die Unzufriedenheit erhöht.
Chaos in der Lieferkette: Aktuelle Probleme in der Lieferkette verursachen erhebliche Schwierigkeiten mit Lieferverzögerungen und Lagerausfällen, die die Produktverfügbarkeit für Verbraucher überall beeinträchtigen.
Anstieg der Rücksendungen: Die Anzahl der Produktretouren steigt stark an und erschwert Unternehmen das effektive Management ihrer Lieferkette zusätzlich.
Lieferverzögerungen. Fehlende Lagerbestände. Rücksendungen. Sie sind so hoch wie nie zuvor.
Diese Dinge sind nicht nur für Sie frustrierend, sondern auch eine herbe Enttäuschung für Kunden, die Ihnen bei der Bestellung ihr Vertrauen geschenkt haben.
Und Sie wissen es vermutlich bereits: Diese Kunden sind schwer zufriedenzustellen.
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Eine PWC-Umfrage hat gezeigt, dass schon ein einziger Fehltritt 32 % der treuesten Kunden abwenden kann. Autsch.
Wenn Sie genug davon haben, dass diese Hindernisse Ihr Geschäft ausbremsen, sollte die Verbesserung Ihres Auftragsmanagements oberste Priorität haben.
Also legen Sie alles andere beiseite und tauchen Sie ein – wir haben Arbeit vor uns:
Die größten Engpässe im Auftragsmanagement (& wie Sie sie beheben)
Schauen wir uns zunächst an, wie diese Hindernisse entstehen und was Sie tun können, um sie in Schach zu halten:
Langsame, manuelle Auftragsbearbeitung sorgt für Verzögerungen
Angesichts des digitalen Zeitalters, in dem wir leben, ist es erstaunlich zu hören, dass über 40 % der befragten Beschäftigten immer noch ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben verbringen.
Für manche Marken scheinen manuelle Prozesse aufgrund unzureichender oder fragmentierter Systeme vielleicht die einzige Option zu sein – aber lohnt sich dieser Aufwand?
Schauen wir uns einen Schritt genauer an, zum Beispiel die Auftragsfreigabe, und überlegen einmal gemeinsam.
Bei einer manuellen Abwicklung prüft ein Mitarbeiter die Auftragsdaten und sendet dann alles an das zuständige Team, das den Auftrag freigibt, bevor es das Lager über die anstehende Kommissionierung informiert.
Das klingt nach einem langen Prozess, oder? Und falls Informationen fehlen oder Fehler auftreten,
können Sie mit viel Hin und Her rechnen.
Mit automatisierten Systemen läuft dieser Prozess nahezu in Echtzeit ab. Tools wie ein Order Management System (OMS), zum Beispiel Cin7, prüfen Kundenaufträge in Sekundenschnelle, indem sie sofort verfügbare Preise, Lagerbestände und Kundendaten analysieren.
Sehen wir uns an, wie Cin7 der kanadischen Schmuckmarke Dean Davidson geholfen hat, die Auftragsbearbeitung zu verschlanken:
Dean Davidson bearbeitete anfangs viele Prozesse manuell – einschließlich der Adresseingabe bei jedem einzelnen Auftrag. Zu Beginn war das noch machbar. Doch als der Umsatz auf das Fünffache des Ausgangsvolumens stieg, wurde klar, dass Unterstützung nötig war.
Durch die Automatisierungen von Cin7 entfiel der manuelle Aufwand für Dateneingaben und die Berichterstattung komplett – und Dean Davidson konnte mehr als 55.000 CA$ an Arbeitskosten einsparen.
Quelle: Cin7
Hier finden Sie weitere OMS-Optionen, um manuelle Arbeit zu eliminieren und die betriebliche Effizienz zu steigern:
Bestandsungenauigkeiten führen zu Fehlbeständen und Überbeständen
Schlechte Bestandsverfolgung führt zu Überverkäufen, Fehlbeständen oder Überbeständen – all das kann Ihre Ressourcen belasten.
Studien deuten darauf hin, dass die durchschnittliche Bestandsgenauigkeit zwischen 65 % und 91 % liegt.
Das ist eine große Bandbreite. Wenn Sie am oberen Ende dieses Bereichs landen wollen, benötigen Sie das richtige Bestandsmanagementsystem mit Funktionen wie:
- Echtzeit-Bestandsverfolgung
- Automatisierte Lagerstandsbenachrichtigungen
- KI-basierte Nachfrageprognose
- Integrationen mit bestehender Software
Tatsächlich konnte Linnworks dem Online-Shop SourceBMX, einem Anbieter von allem rund ums BMX, dabei helfen, eine Bestandsgenauigkeit von 100 % zu erreichen – und das sogar während der Expansion ihres Geschäfts.
Sie nutzten das Tool, um ihren gesamten Bestand und alle Produktdaten zu migrieren, und das funktionierte einwandfrei – ohne Ausfallzeiten. Linnworks und das Implementierungsteam halfen dem Unternehmen, die Daten zu bereinigen, um künftig präzise Echtzeit-Informationen zu gewährleisten.
Quelle: Linnworks
Hier sind die besten Bestandsmanagement-Lösungen zur Optimierung Ihrer Lagerbestände:
Versandverzögerungen und Fehler bei der Auftragsabwicklung frustrieren Kunden
Eine schlechte Lieferungserfahrung schadet Ihrer Marke. Descartes-Forschung zeigte, dass:
- 23 % der Verbraucher planen keine erneute Bestellung
- 21 % dem Händler nicht mehr vertrauen
- 16 % nach einer schlechten Lieferungserfahrung Freunden und Familie vom Händler abraten
Typische Ursachen für Verzögerungen und Fehler bei der Auftragsabwicklung sind ineffiziente Versandrouten, Fehler beim Kommissionieren und Verpacken sowie langsame Lagerprozesse.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie die richtigen Produkte innerhalb des zugesagten Zeitfensters an Ihre Kunden liefern:
Barcode-Scanning und automatisierte Auftragsvalidierung waren ebenfalls entscheidend, um Fehler beim Kommissionieren und Verpacken zu reduzieren.
Und schließlich ist ein einfacher, aber effektiver Ansatz das Hinzufügen einer Qualitätskontrollstelle vor dem Versand, um Fehler in letzter Minute zu vermeiden.
Fehlende Sendungsverfolgung in Echtzeit erhöht Kundenanfragen
Jedes fünfte Kunden-Ticket ist eine „Wo ist meine Bestellung? (WISMO)“-Anfrage.
Warum? Weil moderne Kunden Transparenz bei der Lieferung erwarten. Das gehört zu einem außergewöhnlichen Kundenerlebnis.
Wenn Sie Ihre Kunden nicht auf dem Laufenden halten, werden sie einen Weg finden, die Informationen zu erhalten – sei es per E-Mail, Chat, Telefon oder über einen anderen Kommunikationskanal.
Und wenn sie es mehrmals tun müssen, dann tun sie es auch.
Um Transparenz in Echtzeit zu gewährleisten, brauchen Sie Echtzeit-Transparenz.
Stichwort: Sendungsverfolgungs-Software.
ShippyPro bietet zum Beispiel Funktionen wie Track-and-Trace, mit denen Sie:
- Alle Infos zu Ihren Lieferungen per Klick in Echtzeit abrufen
- Markenspezifische Updates erstellen und diese per E-Mail, WhatsApp und SMS versenden
- Eine markeneigene Trackingseite für Ihre Kundschaft gestalten.
All dies können Marken nutzen, um WISMO-Anfragen zu reduzieren, die Kundenbindung zu stärken und Folgekäufe zu fördern.
Hier finden Sie die besten Lösungen für Sendungsverfolgung:
Rückgaben und Retourenlogistik sind ineffizient und kostspielig
Rückgaben sind unvermeidlich. Auf die Frage, ob sie in den letzten sechs Monaten einen Artikel zurückgegeben haben, antworteten sieben von zehn Personen mit Ja.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Im Jahr 2024 schätzte die Einzelhandelsbranche, dass 16,9 % der Verkäufe zurückgegeben werden. Das heißt, Sie erzielen nicht nur weniger Umsatz als erwartet, sondern müssen auch die mit dem Rückgabeprozess verbundenen Kosten tragen.
Eine klar definierte Rückgaberichtlinie und eine Retourenlogistik-Strategie helfen, Ihre Lieferkette gesund zu halten und gleichzeitig Ihre Gewinnmarge zu schützen. Hier finden Sie einen ausführlichen Leitfaden zu Best Practices für Rückgaben im E-Commerce.
7 wirkungsvolle Strategien zur Verbesserung des Auftragsmanagements – schon heute
Ich habe Ihnen bereits einen Einblick in entscheidende Strategien gegeben, mit denen Sie die scheinbar schwer zu besiegenden Feinde des Auftragsmanagements bekämpfen können.
Im folgenden Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie diese Tipps direkt umsetzen können.
Automatisieren Sie die Auftragsbearbeitung mit intelligenten Workflows
Wie viele Workflows für das Auftragsmanagement Sie mit Ihrem OMS gestalten können, ermöglicht Ihnen Flexibilität, Effizienz und Skalierbarkeit.
Fortschrittliche OMS-Software wie Linnworks bieten regelbasierte Automatisierung, wobei Sie festlegen, welche Aktionen die Software je nach bestimmten Kriterien oder Vorgaben ausführen soll.
Stellen Sie es sich so vor: „Wenn dies, dann das“.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Rule Engine von Linnworks. Das folgende Flussdiagramm zeigt Bestell-Parameter, anhand derer der passende Versanddienstleister oder Spediteur ausgewählt wird.
Wie Sie sehen, steht jeder Regel eine entsprechende Aktion gegenüber. Hier sind weitere Beispiele für Aufgaben, die Sie mit Linnworks automatisieren können:
- Bestellungen zur schnellen Identifikation mit Tags versehen
- Bestellungen dem optimalen Lager zuweisen, um maximale Effizienz zu erzielen
- Paketierung der Bestellungen so bestimmen, dass möglichst wenig Verpackungsmüll entsteht
Automatisierte Workflows beseitigen das Rätselraten, senken Fehlerquoten und entlasten Ihre Mitarbeitenden.
Verbessern Sie Ihre Nachfrageprognosen mit KI und Predictive Analytics
Wenn Sie einen Grund für Fehlbestände oder Überbestände suchen, dann ist es meist eine schlechte Prognose.
Prognosen zu erstellen ist weitverbreitete Praxis, doch die meisten Unternehmen verlassen sich auf starre Formeln.
Neuere Tools bieten Ihnen die Anpassungsfähigkeit, mit der Sie Marktschwankungen, Branchenveränderungen und sich wandelndes Kundenverhalten meistern.
Nach Angaben von Cin7-CEO Ajoy Krishnamoorthy:
Bestandsmanagement und KI-Vorhersagesysteme prognostizieren die Nachfrage Monate im Voraus präzise, halten die Lagerbestände auf dem richtigen Niveau und eliminieren so das Risiko erheblicher Gewinneinbußen.
Cin7’s Foresight AI nutzt ausgefeilte maschinelle Lernverfahren, um Saisonalität, Verkaufshistorie und Trends bei Lagerausfällen zu berücksichtigen.
Diese Funktion filtert außerdem Extremfälle heraus, etwa Verkäufe, die unwahrscheinlich erneut auftreten, sodass Sie mit einem optimalen Sicherheitsbestand arbeiten.
Krishnamoorthy ergänzte: „Dies hilft Marken nicht nur, eine Produktverfügbarkeit von über 99 % zu erreichen, sondern setzt auch bis zu 20 % des Lagerkapitals frei und spart durch automatisierte, schlanke Abläufe wertvolle Zeit.“
Lieferzeiten und Kosten mit intelligenten Versandstrategien reduzieren
Ein schneller Weg, Lieferzeiten zu verkürzen? Überarbeiten Sie Ihre Versandstrategien und die Leistung Ihrer Lieferanten.
Stellen Sie sicher, dass Sie zuverlässige Partner mit Bedacht auswählen.
„Effektive Kommunikation ist entscheidend bei der Auswahl von Spediteuren und externen Logistikdienstleistern (3PL). Wir betrachten diese Partner als Verlängerung unseres Teams, die bei Sendungsverfolgung und pünktlichen Lieferungen zuverlässig sein müssen“, sagt Josef Friedman, Betriebsleiter bei Kisco Candles.
Für Versandstrategien lohnt es sich, folgendes zu probieren:
- Zone Skipping: Versandzonen erhöhen die Gebühren, die Sie zahlen. Sie können das durch Partnerschaften mit regionalen 3PLs/Abwicklungszentren umgehen.
- Effizientes Verpacken: Sperrige oder übergroße Kartons verursachen höhere Kosten, selbst wenn sie leicht sind. Verzichten Sie auf unnötiges Verpackungsmaterial, um die Kosten gering zu halten.
- Optimierte letzte Meile bei der Auslieferung: Der letzte Abschnitt der Lieferung ist oft der teuerste. Mikro-Fulfillment Center können die Distanz auf der letzten Meile verringern oder Abholpunkte bieten, um diesen Teil zu umgehen.
Weitere Tipps zur Verbesserung Ihrer Versandprozesse finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Routing von Lager- und Fulfillment-Zentren optimieren
Lieferverzögerungen entstehen oft durch eine ineffiziente Auswahl des Abwicklungszentrums.
Strategisch gelegene Lagerhäuser können Ihre Versandzeit verkürzen und Versandkosten reduzieren.
Wenn Sie bereits zuverlässige Anbieter im Portfolio haben, ist es wichtig zu wissen, wen Sie für eine Lieferung in Anspruch nehmen sollten.
Intelligente Auftragverteilungssysteme helfen Ihnen, genau den richtigen Anbieter für den Auftrag zu identifizieren. Open-Source-Order-Management-Lösungen können diese Routing-Fähigkeiten bereitstellen. Sie legen die Regeln fest und das System übernimmt.
Zum Beispiel:
Dynamische Auswahltools für Versanddienstleister können automatisch den besten Anbieter für jedes Paket basierend auf Kosten, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit wählen. Das ist entscheidend, um Ihre Margen zu wahren und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.
Ben Emmrich, CEO von Tusk Logistics
Barcode-Scanning und RFID für höchste Genauigkeit einsetzen
Werfen Sie einen Blick auf Ihre Kundenbeschwerden. Kommt es häufig zu Fehlern bei der Auftragsabwicklung?
Falls ja, sollten Sie Ihre Kommissionier- und Verpackungsmethoden genau überprüfen. Dieser Abschnitt des Fulfillment-Prozesses ist anfällig für Bestellfehler und fehlende Lagerbestände.
Um Verbesserungen zu erzielen, verlassen Sie sich auf Werkzeuge zur Optimierung Ihres Lagers wie:
Barcode-Scanning
Diese Technologie gibt es zwar schon seit mehr als 50 Jahren, sie zählt aber immer noch zu den zuverlässigsten Methoden überhaupt.
Jeder Barcode ist einzigartig und repräsentiert eine Produktvariante, wodurch sich Waren leichter verfolgen und Fehler beim Kommissionieren und Verpacken reduzieren lassen.
Hier erfahren Sie, wie Sie ein Barcode-Lagersystem installieren.
RFID-Tracking
RFID-Tags und -Lesegeräte heben Barcode-Technologie auf die nächste Stufe.
Da RFID einen größeren Leseabstand hat, liefert es detailliertere Daten, sodass Sie Unstimmigkeiten schneller erkennen. Das eignet sich hervorragend für das Kommissionieren in Chargen und das gesamte SKU-Management.
Hier noch ein paar Einblicke von einem Profi:
Retouren und Rückwärtslogistik optimieren
Je komplizierter Ihr Rückgabeprozess ist, desto länger dauert Ihr Wiederverkaufszyklus.
Um Ihre Bestände so schnell wie möglich zu sichern und wieder in Umsatz zu verwandeln, brauchen Sie eine klar strukturierte Rückführungsstrategie.
Werfen wir einen Blick darauf, wie der Fashion-Gigant Mango Retouren abwickelt. Wenn Sie dort schon einmal eine Rückgabe getätigt haben, wissen Sie, wie reibungslos es läuft.
Das haben sie umgesetzt:
- Selbstbedienungsportale für Rückgaben für den Komfort. Die Mango-App ermöglicht es Kunden, Rückgaben direkt zu bearbeiten.
- Mehrere Rückgabeoptionen für Flexibilität. In der App kann zwischen Rückgabe im Geschäft, an einem Abgabepunkt oder Abholung auf Abruf gewählt werden.
- Vorgedruckte Rücksendeetiketten für einen unkomplizierten Ablauf. Jeder Onlinekauf enthält ein Rücksendeetikett und ein Formular. Bei Verlust lässt es sich in der App erneut anfordern.
Bieten Sie Ihren Kunden ähnliche komfortable Lösungen für eine schnellere Abwicklung an.
Sie können außerdem die Genehmigung von Rückerstattungen automatisieren – zum Beispiel mit Tools wie Rich Returns. Mit Lösungen wie Returnalyze erhalten Sie zudem tiefergehende Analysen, um die Rückgabegründe besser zu verstehen und deren Häufigkeit im Zeitverlauf zu senken.
Kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Order-Management-KPIs
Bestellgenauigkeit, Erfüllungsgeschwindigkeit oder Lagerumschlag – dies sind einige Kennzahlen, die Sie berücksichtigen sollten, um Ihre Bestellmanagement-Strategie kontinuierlich zu verbessern.
Die KPIs, die Sie wählen, sollten natürlich zu Ihren Zielen passen, egal ob Sie Versandfehler reduzieren, die Erfüllungsgeschwindigkeit verbessern oder die Rücksendequote senken möchten.
Bestellmanagement-Software bietet Echtzeit-Dashboards, mit denen Sie Ihre Ziel-KPIs stets im Blick behalten. Dies ist einer von vielen Vorteilen von Bestellmanagementsystemen.
Zum Beispiel zeigt Ihnen Salesforce Commerce Cloud Bestellstatus und Trends wie verspätete und fehlgeschlagene Bestellungen an:
Sagen Sie Ihren Bestellmanagement-Ineffizienzen Lebewohl
Pünktliche Lieferung. Schlanker Lagerbestand. Niedrige Rücksendequote.
Wie klingt das? Wahrscheinlich wie Musik in Ihren Ohren.
Sie können dies (und mehr!) erreichen, wenn Sie Ihren gesamten Bestellmanagement-Prozess verbessern. Setzen Sie diese 7 wirkungsvollen Strategien zusammen mit den passenden Softwarelösungen um, und beobachten Sie, wie sich Ihre Abläufe verändern.
Sie möchten mehr wissen? Stillen Sie Ihren Wissensdurst mit diesem hilfreichen Leitfaden: Distributed Order Management (DOM): Der ultimative Leitfaden für intelligentere und schnellere Auftragsabwicklung
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