Lieferantengesteuertes Inventar: Vom Konzept zur Umsetzung
Delegation der Bestandsverwaltung leicht gemacht: Für manche Unternehmen ist die Auslagerung der Bestandsverwaltung eine echte Erleichterung, da sie die Mühe der Berichterstattung und das Sorgen um Nachbestellungen reduziert.
Weniger Berichte, mehr Entspannung: Ausgelagerte Bestandsverwaltung minimiert den Aufwand für ständige Berichtsanalysen und schafft wertvolle Zeit für andere Geschäftsabläufe.
Inventarverantwortung neu definiert: Die Übergabe der Bestandsaufgaben ermöglicht es Unternehmen, sich auf andere Bereiche zu konzentrieren und darauf zu vertrauen, dass Bestandsmengen und Nachbestellungen effizient verwaltet werden.
Vertrauen in Expertenhände: Durch die Delegation der Bestandsverwaltung können Unternehmen auf spezialisierte Fachkenntnisse vertrauen, was Abläufe vereinfacht und rechtzeitige Nachbestellungen sicherstellt.
Nachbestellsorgen ade: Die Auslagerung von Bestandsfragen bringt Gelassenheit, da die Verantwortung für den Bestandserhalt auf fähige Manager übergeht.
Können Sie sich vorstellen, die Schlüssel zu Ihrem Bestandsmanagement-Königreich aus der Hand zu geben?
Für einige Unternehmen klingt das vielleicht wie ein Traum. Stellen Sie sich vor: weniger Berichte zum Durchforsten und jemand anderes kümmert sich darum, wann nachbestellt werden muss.
Bei anderen jagt allein der Gedanke daran einen kalten Schauer über den Rücken.
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Was, wenn etwas schiefgeht?
Wer hat dann eigentlich die Kontrolle?
Vendor Managed Inventory (VMI) wirft viele Fragen auf – und das zu Recht. Sie restrukturieren Ihre Lieferkette und verlassen sich darauf, dass jemand anderes das Ruder übernimmt.
Lassen Sie uns diese vertrauensbasierte Lieferkettenstrategie beleuchten, damit Zweifel und Ängste Sie nicht davon abhalten, was vielleicht die richtige Wahl ist.
Was ist Vendor Managed Inventory (VMI)?
Vendor Managed Inventory (VMI) ist ein kollaborativer Prozess der Bestandsverwaltung, bei dem Sie Ihre Lieferanten die operativen Abläufe im Hintergrund steuern lassen.
Bei diesem Modell gehen ihre Aufgaben weit über die reine Warenlieferung hinaus.
Sie übernehmen das Management des Warenflusses in Ihrem Auftrag und kümmern sich um alles – von täglichen Bestandsentscheidungen bis hin zur strategischen Bedarfsplanung.
Zu ihren Verantwortlichkeiten gehören unter anderem:
- Überwachung der Lagerbestände
- Prognose des zukünftigen Bedarfs
- Planung der Nachschubzyklen
- Erstellung von Bestellaufträgen
- Verwaltung von Sicherheitsbeständen
- Verfolgung der Warenumschlagshäufigkeit
- Optimierung von Lieferplänen
- Anpassung an saisonale Trends
Vendor Managed Inventory ist keine Einbahnstraße.
Lieferanten profitieren von einer besseren Kontrolle ihrer Prozesse und können der Nachfrage voraus sein. Und Sie als Händler können sich zurücklehnen und genießen eine höhere Bestandsgenauigkeit sowie eine flexiblere Lieferkette.
Bekannte Einzelhändler wie Walmart, Amazon und Bosch setzen auf VMI, um ihre Bestellungen zu automatisieren. Gerade wenn sie unzählige SKUs verwalten und ein weit verzweigtes Netzwerk von Anbietern haben.
Der VMI-Prozess: So funktioniert es (im Vergleich zu anderen Modellen)
Beim herkömmlichen Bestandsmanagement geben Sie Ihre Bestellungen selbst auf und verfolgen die Lagerbewegungen manuell.
Doch wenn Sie Ihre Lieferanten ans Steuer lassen, müssen einige nicht verhandelbare Voraussetzungen erfüllt sein, damit alles reibungslos läuft. Dazu gehören:
- Gemeinsamer Datenzugriff. Die Lieferanten benötigen Echtzeitzugriff auf Ihre Verkaufs- und Bestandsdaten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
- Vereinbarungen über Nachschubregeln. Gemeinsam legen Sie Parameter wie Mindestbestände, Wiederbestellpunkte und Lieferfrequenz fest.
- Abgestimmte Leistungskennzahlen. Beide Parteien einigen sich auf KPIs wie Lagerumschlag, Fehlbestände und Service-Level (um nur einige zu nennen).
So viel Struktur und Abstimmung brauchen Sie nicht, wenn Sie die Bestände hausintern verwalten, oder?
Falls Sie immer noch nicht genau durchblicken und mehr über die Funktionsweise von VMI verstehen möchten, schauen wir uns andere Modelle an und analysieren die Unterschiede:
- CMI (co-managed inventory): Ihr Lieferant erhält Zugang zu Ihrem System und erhält vollständige Transparenz über Ihre Bestandsdaten. Ihr Lieferant spricht Empfehlungen aus, basierend auf seinen Beobachtungen und Analysen, aber letztlich haben Sie das Sagen.
- Konsignationslager: Die Produkte bleiben im Eigentum Ihres Konsignators (Lieferanten), bis Sie (der Konsignatar) sie verkaufen. Das klingt nach einem Gewinn, aber die Bestandsverwaltung bleibt trotzdem Ihre Aufgabe.
- Just-in-time (JIT) Inventar: Sie erhalten Ihre Produkte nur dann, wenn Sie sie tatsächlich benötigen. Das Ziel von JIT ist es, Ihren Lagerbestand so schlank wie möglich zu halten. Hier finden Sie einen vollständigen Leitfaden zu JIT, falls dies für Sie die bessere Bestandsmanagement-Strategie ist.
- Dropshipping: Sie verkaufen die Ware, aber berühren sie nie selbst. Es ist noch weniger aufwändig als VMI, da die Bestellungen direkt von Ihrem Lieferanten zu Ihrem Kunden gehen.
- Cross-Docking: Waren werden angeliefert, sortiert und sofort wieder weitergeschickt – eine Lagerhaltung ist nicht nötig. Sie arbeiten mit Ihren Lieferanten und Partner-Spediteuren zusammen, um mit dem Tempo Schritt zu halten, aber ein strategisches Bestandsmanagement erhalten Sie hierbei nicht – das bleibt komplett bei Ihnen.
Klingt diese Bestandsmanagement-Strategie passender für Ihr Geschäft? Lesen Sie diesen Leitfaden für mehr Infos zu Cross-Docking.
Hier eine schnelle Vergleichstabelle zur besseren Übersicht:
| Modell | Wer besitzt den Bestand? | Wer steuert die Nachschub-Bestellung? | Geeignet für ... |
|---|---|---|---|
| VMI | Lieferant | Lieferant | Kooperative Partnerschaften mit intensivem Datenaustausch |
| CMI | Händler | Gemeinsam (Lieferant empfiehlt) | Teams, die Anleitung wünschen, aber die Kontrolle behalten |
| Konsignation | Lieferant (bis zum Verkauf) | Händler | Händler, die risikominimiert einkaufen möchten |
| JIT | Händler | Händler | Schlanke Bestände mit eng getakteten Lieferketten |
| Dropshipping | Lieferant | Lieferant | Vollständig ausgelagerte Liefermodelle |
| Cross-Docking | Händler | Händler | Schnelle, volumenstarke Logistikprozesse |
Alle diese Methoden des Bestandsmanagements haben Vorteile. Sie müssen entscheiden, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Da unser Fokus aktuell auf VMI liegt, zeige ich Ihnen, welchen Nutzen Sie davon haben, wenn Sie die Bestandshoheit Ihren Lieferanten anvertrauen (und was auch diese davon haben).
Die wichtigsten Vorteile von VMI für Einzelhändler (und ihre Lieferanten)
VMI bedeutet nicht nur, dass Sie sich entspannen und jemand anderen Ihren Bestand optimieren lassen.
Auch wenn Ihnen der Bestandsstress abgenommen wird, handelt Ihr Lieferant nicht aus Nächstenliebe. Auch er profitiert von dem Modell.
Das sind die Gründe, warum manche Einzelhändler und Lieferanten VMI bevorzugen:
Verbesserte Warenverfügbarkeit
Eine Studie hat gezeigt, dass VMI die Out-of-Stock-Quote um 31 % senken kann
Das ist enorm und hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass Ihre Lieferanten den Bestand anhand von Echtzeitdaten auffüllen.
Schlankere Lagerhaltung für Sie – und kaum Änderungen in der Produktionsplanung auf Lieferantenseite.
Gesunkene Lagerkosten
Sie müssen Ihre Sicherheitsbestände nicht erhöhen oder Ihre Ware überbevorraten – auch nicht in der Hochsaison. Das heißt: weniger Lagerkosten und mehr Platz für umschlagstarke Artikel.
Auch Ihre Partner profitieren: Sie müssen keine Expresssendungen verschicken und können ihr Lager optimal ausnutzen.
Am besten: Niemand muss die Kosten einer Überproduktion tragen.
Effizientere Lieferkette
Da Ihr Lieferant seine Kapazitäten an Ihren aktuellen Lagerfluss anpassen kann, ist sichergestellt, dass Nachbestellungen rechtzeitig erfolgen – und Ihre Versorgung gesichert ist.
Vendor-managed inventory erspart lästige Rückfragen, wie sie bei Nachbestellungen oft entstehen.
Bessere Bedarfsprognose
Echtzeitdaten sorgen für Transparenz auf beiden Seiten und verbessern die Bestandsprognose.
Ihre Lieferanten haben so auch beste Einblicke in Trends und Absatzverlauf – wissen also, was Sie wann benötigen.
Stärkere Partnerschaften
Denk mal darüber nach: Warum solltest du einen Lieferanten aufgeben, der einen tollen Job bei der Verwaltung deines Lagerbestands macht?
Dessen tiefere Einbindung in dein Lieferkettenmanagement macht ihn extrem schwer ersetzbar.
Häufige Herausforderungen und Risiken von VMI
All diese Vorteile klingen verlockend, oder? Aber bevor du voreilig handelst, solltest du wissen, warum VMI nicht für jeden Händler die perfekte Lösung ist.
Abhängigkeit vom Lieferanten
Manche Marken sind einfach noch nicht bereit, die Kontrolle über ihren Lagerbestand an ihre Partner abzugeben.
Und das ist verständlich... Immerhin geht es hier um deine Existenz.
Mit VMI vertraust du darauf, dass ein Lieferant immer liefert, sich anpasst und dein Geschäft priorisiert. Diese Zuverlässigkeit lässt sich nicht von allen Partnern garantieren.
Rechtskosten
Sicher, du sparst Kosten bei der Lagerverwaltung, aber du musst die juristischen Aufwendungen stemmen.
VMI bringt rechtliche Schutzmaßnahmen—wie Geheimhaltungsvereinbarungen, Lagerhaftung und klar definierte SLAs—mit sich, um deine Lieferanten auf Kurs zu halten.
Große Händler haben eigene Rechtsabteilungen dafür. Aber wenn du ein eher kleines Unternehmen führst, kann dich das finanziell belasten.
Verfügbarkeit und Kompatibilität der technischen Infrastruktur
Deine Lieferanten müssen über die technischen Fähigkeiten und das Fachwissen verfügen, um einen echten Datenaustausch zu ermöglichen.
Das bedeutet automatisierte Bestandsupdates, Live-Dashboards und präzise Nachfrageschätzungen, um nur ein paar unumgängliche Anforderungen zu nennen.
Wenn deine Partner diese Infrastruktur nicht haben oder deine eigenen Systeme nicht kompatibel sind, wird es schwierig.
Mögliche Sicherheitsverstöße
Die Weitergabe sensibler Daten an eine externe Organisation legt die Schwachstellen deines Unternehmens offen.
Zahlen belegen das: 98% der Unternehmen arbeiten mit mindestens einem Drittanbieter, der kompromittiert wurde, und 29% aller Sicherheitsverletzungen gehen auf diese externen Verbindungen zurück.
5 Best Practices für ein erfolgreiches VMI-Programm
Wie kannst du die typischen Stolpersteine von VMI umgehen? Befolge die folgenden Schritte, um mit deinen Partnern ein erfolgreiches VMI-Programm zu gestalten.
1. Klare Rahmenbedingungen, Erwartungen und Grenzen festlegen
Grenzen sind in jeder Beziehung wichtig—ja, ich meine das ernst. Bei von Lieferanten verwaltetem Lagerbestand sieht das zum Beispiel so aus, dass man Folgendes festlegt:
- Ansprechpartner. Wer ist der Ansprechpartner, wenn Fragen, Probleme oder Freigaben auftauchen? Dies sollte in beide Richtungen klar sein, damit die Kommunikation schnell und sauber bleibt.
- Service Level Agreements (SLAs). Welche formalen Zusagen macht dein Lieferant bezüglich Warenverfügbarkeit, Abwicklungsgenauigkeit und Reaktionszeiten? So kannst du deine Lieferanten zur Verantwortung ziehen.
- Lagerkapazität. Wie viel Ware passt realistisch in dein Regal? Du musst sicherstellen, dass die Lieferanten dich nicht mit Überbeständen überfluten.
- Akzeptable Bestandsniveaus. Was ist das optimale Lagerbestandsniveau? Gerade genug, um die Nachfrage zu decken, ohne Kapital zu binden.
- Bestandsschwellenwerte. Ab wann muss nachbestellt werden? VMI ist darauf ausgelegt, dass deine Regale stets gefüllt sind, ohne dich zu überlasten.
- Zahlungsbedingungen. Wie werden Lieferanten bezahlt? Das ist besonders wichtig, wenn die Ware vor der Rechnungsstellung verschickt wird.
- Rückgaberichtlinien. Wie wird mit nicht verkauften oder beschädigten Waren umgegangen? Es sollte klar geregelt sein, wer verantwortlich ist, wie oft und auf welchem Weg Rückgaben erfolgen.
- Kompetenzgrenzen bei Entscheidungen. Wie viel Entscheidungsbefugnis hast du noch? Wenn klar ist, wer was entscheidet, bleiben alle in ihrem Aufgabenbereich und vermeiden Konflikte.
Diese Details im Voraus ausarbeiten und schriftlich festhalten sorgt für Klarheit und hilft besonders in unsicheren Zeiten–zum Beispiel bei schwankender Nachfrage oder internen Änderungen.
Unklarheiten bezüglich der Verantwortung für den Lagerbestand können zu Spannungen führen.
Einmal sind wir davon ausgegangen, dass unser Lieferant den Bestand automatisch nach alten Mustern auffüllt – aber unser Verbrauch ist sprunghaft angestiegen, und sie haben nicht so aufmerksam kontrolliert wie erwartet.
Wir haben das Problem gelöst, indem wir klare Service Level Agreements (SLAs) und wöchentliche Abstimmungen festgelegt haben.
2. Auf gemeinsame KPIs und Lagerkennzahlen abstimmen
Sie haben es von mir schon gehört: Gemeinsame Ziele und Werte sind die Grundlage für eine gute VMI-Partnerschaft.
Und wie Sie diese Ziele messen, dient als Kompatibilitätscheck.
Bevor Sie fortfahren, setzen Sie sich mit Ihrem Lieferanten zusammen und entscheiden Sie gemeinsam, wie Erfolg wirklich aussieht und wie Sie diesen beide verfolgen können.
Einige gute Kennzahlen für den Anfang:
- Lagerumschlagshäufigkeit: Wie schnell werden Produkte verkauft und wieder aufgefüllt? Ein hoher Umschlag deutet in der Regel auf eine gesunde Nachfrage und eine intelligente Lagerhaltung hin. Zur Berechnung der Lagerumschlagshäufigkeit verwenden Sie diese Formel:
Umschlagshäufigkeit = (Kosten der verkauften Waren (COGS) / durchschnittlicher Lagerbestand für den passenden Zeitraum) x 100
- Lieferzeiten: Sobald der Lagerbestand seinen Bestellpunkt erreicht, wie lange dauert es bis zur Wiederauffüllung? Je kürzer und konstanter, desto besser. Zur Berechnung der Lieferzeit verwenden Sie folgende Formel:
Lieferzeit = Bestelllieferdatum - Bestellaufgabedatum
- Lagerfehlbestandsrate: Wie oft geht Ihnen ein Produkt aus? Je weniger Engpässe, desto zufriedener die Kunden. Zur Berechnung der Fehlbestandsrate nutzen Sie diese Formel:
Fehlbestandsrate = (Anzahl der Fehlbestände / Gesamtanzahl der Bestellungen) x 100
- Lagerhaltungskosten: Wie viel kostet es, den Bestand zu halten? VMI sollte diese Zahl senken. Zur Berechnung der Lagerhaltungskosten (%) nutzen Sie diese Formel:
Lagerhaltungskosten (%) = (Lagerhaltungssumme / Gesamtwert des Lagerbestandes) x 100
- Lieferbereitschaftsrate: Welcher Anteil der Kundennachfrage wird ohne Unterbrechung oder Rückstände erfüllt? Zur Berechnung der Lieferbereitschaftsrate verwenden Sie diese Formel:
Lieferbereitschaftsrate = (Gesamtzahl erfüllter Bestellungen / Gesamtbestellungen) x 100
- Bestellgenauigkeit: Treffen die Bestellungen in korrekter Menge und Zustand ein? Zur Berechnung der Bestellgenauigkeit nutzen Sie diese Formel:
Bestellgenauigkeit = gezählter Lagerbestand / erfasster (erwarteter) Lagerbestand) x 100
- Transaktionskosten: Geben Sie zu viel Zeit oder Geld für die Verwaltung von Bestellungen aus? Mit VMI sollte das nicht der Fall sein.
Daten sind nicht nur großartig für fundierte Entscheidungen, sondern auch, um die Abstimmung mit Ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten. Behalten Sie sie im Blick, um die Stärken und Schwächen Ihrer Partnerschaft aufzudecken.
3. Verwenden Sie den richtigen Technologie-Stack für den Datenaustausch in Echtzeit
VMI ist nur dann erfolgreich, wenn Sie und Ihre Lieferanten nach dem gleichen Regelwerk agieren und Bestands- sowie Verkaufsdaten gemeinsam nutzen.
Der Aufbau eines VMI-Systems ist grundlegend – und beeinflusst maßgeblich, wie schnell Sie starten können.
Laut Ashley Hetrick, Leiterin für Beschaffung und Lieferkette bei BDO USA:
Ein vollständiges VMI-Programm benötigt in der Regel 6 bis 12 Monate zur Implementierung, vorausgesetzt, das System erfordert einen Datenaustausch in Echtzeit.
Hier sind drei Integrationsmethoden, die Sie für den Datenaustausch in einer VMI-Umgebung nutzen können:
- Elektronischer Datenaustausch (EDI): Ein standardisiertes System, das die Datenübertragung zwischen Ihnen, Ihren Vertriebskanälen und internen Systemen sowie denen Ihres Lieferanten automatisiert.
- Cloudbasierte Bestandsplattformen: Diese Tools eliminieren die Notwendigkeit für sperrige Hardware und Server vor Ort. Sie und Ihre Partner können Informationen über die Warenbewegungen in Echtzeit teilen – unabhängig vom jeweiligen Standort.
- Enterprise-Ressourcenplanungssysteme (ERP): Die Implementierung eines ERP-Systems vereint alle Ihre Geschäftsprozesse und Daten wie Bestand, Finanzen und Lieferkette an einem Ort. VMI-bezogene Entscheidungen lassen sich schneller treffen, da Sie alle benötigten Informationen zentral finden.
Die nahtlose Verbindung zwischen Ihren bestehenden Tools und der neuen Lösung ist der erste Schritt. Der zweite Schritt ist, die daraus gewonnenen Informationen richtig zu nutzen.
Hier ein Beispiel: Cin7 Core erweitert das Angebot um ein KI-gestütztes Tool namens Cin7 ForesightAI, das mithilfe von Deep Learning Bedarfsspitzen vorhersagt, Nachbestellpunkte optimiert und vieles mehr kann.
Dieses Intelligenzniveau macht aus VMI einen proaktiven, statt nur einen reaktiven Prozess.
Ob cloudbasiert, mit ERP integriert oder auf EDI basierend – Ihr Bestandsmanagement-System muss den Anforderungen an Echtzeit und Transparenz gerecht werden.
Falls Sie sich fragen, welche Plattformen wirklich überzeugen, haben wir hier die besten Optionen für VMI zusammengestellt:
4. Offene Kommunikation und Zusammenarbeit priorisieren
Synchronisierte Daten und Automatisierung sorgen dafür, dass alle regelmäßig auf dem neuesten Stand sind.
Abrupte Veränderungen – wie plötzliche Nachfrageänderungen oder Produktanpassungen – sollten jedoch von beiden Parteien umgehend gemeldet werden. Dafür müssen Sie klare Kommunikationskanäle mit allen wichtigen Teammitgliedern und Beteiligten im VMI-Prozess einrichten.
Nutzen Sie E-Mail, interne Messaging-Tools wie Slack und Microsoft Teams sowie Projektmanagement-Plattformen wie Asana oder Monday, um alle einzubeziehen und zur Verantwortung zu ziehen.
Brian Kroeker, der VMI bei seinem Unternehmen Little Rock Printing eingeführt hat, bringt es auf den Punkt: „Gute Kommunikation löst die meisten Probleme.“
5. Investieren Sie in Change Management und Team-Training
Veränderung ist nie einfach – besonders dann nicht, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden dabei vergessen.
Tatsächlich zeigen Studien, dass bis zu 70 % der Veränderungsinitiativen scheitern, weil das Personal Widerstand leistet oder es an Unterstützung mangelt.
Die Umstellung auf VMI verändert, wie Ihr Team kommuniziert, zusammenarbeitet und Technologie nutzt. Es erfordert einen Wandel in der Denkweise. Und dabei können Sie aktiv unterstützen:
- Interne Schulungen anbieten, die das „Was“, „Warum“ und „Wie“ von lieferantengesteuertem Bestand behandeln
- Die Aufgaben jeder Rolle beim Übergang aufschlüsseln, damit niemand im Unklaren bleibt.
- Klare und zugängliche Richtlinien und Verfahren für jede Abteilung teilen.
- Offene Feedbackschleifen und kontinuierliche Prozessverbesserung fördern.
Ich gebe Ihnen ein Beispiel, warum das wichtig ist:
Sobald Sie sensible Bestands- und Verkaufsdaten mit externen Lieferanten teilen, steigt Ihr Cyberrisiko.
Strenge Verschlüsselungsprotokolle und modernste Sicherheitstools bringen Sie nur bedingt weiter. Ohne ein gut geschultes Team werden Schwachstellen nicht rechtzeitig erkannt und entschärft, um großflächige Sicherheitsverstöße zu verhindern.
Schulung ist ein wichtiger Teil der Lösung. Aber um Ihre VMI-Prozesse wirklich abzusichern, müssen Sie alle Ihre Teams (Recht, Beschaffung, Betrieb, IT) an einen Tisch bringen. Ziel ist es, eine bereichsübergreifende Abstimmung zu schaffen.
Manchmal bereitet der Gedanke, die Bestandskontrolle an Ihre Lieferanten zu übergeben, Sorgen.
Mitarbeitende, die jahrelang das Lager verwaltet haben, fühlen sich womöglich übergangen oder haben Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit der Lieferanten.
Um dem entgegenzuwirken, empfehle ich, einfache visuelle Leitfäden zu erstellen, die die Rolle jeder Abteilung verdeutlichen, sodass alle den Prozess verstehen.
Ich empfehle zudem, es Mitarbeitenden leicht zu machen, Feedback darüber zu geben, was gut läuft und was angepasst werden muss. So lassen sich Probleme erkennen, bevor sie teuer werden
Wie Sie das richtige System für lieferantengesteuerten Bestand auswählen
Ihr System für lieferantengesteuerten Bestand ist der Motor unter der Haube. Es hält alles am Laufen, wenn Sie die beste Option für Ihr Unternehmen wählen.
Befolgen Sie diese drei Schritte, um herauszufinden, welches System das richtige für Sie ist:
1. Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die echte VMI-Ergebnisse liefern
Moderne Bestandsverwaltungssysteme bieten viele Vorteile, aber nicht alle unterstützen eine VMI-Lösung.
Wenn Sie ein VMI-System aufbauen möchten, das Ergebnisse liefert, brauchen Sie folgende IMS-Funktionen:
- Echtzeit-Transparenz. Ermöglicht Ihnen und Ihren Lieferanten, die Menge anzupassen und die Umschlagzahlen zu verbessern. Ein Standard-Inventarbericht konzentriert sich in der Regel auf einen vordefinierten Zeitraum. VMI-Dashboards bieten jederzeit aktuelle und dynamische Informationen.
- Automatisierte Nachbestellung. Mit vordefinierten Auslösern und Algorithmen kann Ihr System automatisch Bestellungen generieren, wenn die Lagerbestände unter vorgegebene Schwellenwerte fallen. Kein manuelles Eingreifen erforderlich.
- KI-gestützte Prognosen. Künstliche Intelligenz kann historische Daten analysieren und zukünftige Nachfrage sowie Störungen besser vorhersagen als jede Formel. Sie steigert Ihre Anpassungsfähigkeit für eine bessere Bestandsplanung und senkt das Risiko von Lagerverzerrungen.
- Systemintegration. Ein nahtloser Datenaustausch zwischen VMI-Software und bestehenden ERP-, WMS- und E-Commerce-Plattformen maximiert die betriebliche Effizienz.
Diese Funktionen fördern die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Händlern.
Die einfache Integration in Ihre bestehenden Systeme sollte im Vordergrund stehen.
Idealerweise sind VMI-Anbieter bereits an Gateways wie SPS Commerce oder Commerce Hub angeschlossen.
Dies erleichtert die Integration von Artikeln (SKUs), Lagerbeständen und Auftragsabwicklung und standardisiert den Workflow, um als Händler mit vielen VMI-Anbietern verbunden zu sein.
Verzichten Sie auf auffällige Features. Setzen Sie auf Kernfunktionen.
2. Ermitteln Sie, welche Art von VMI-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt
Ihre VMI-Lösung muss zu Ihrem Umfang und Ihrer Komplexität passen.
Was für einen globalen Händler mit 55 Warenlagern funktioniert, ist nicht unbedingt das Richtige für ein wachsendes KMU.
Beachten Sie daher die folgenden Tipps bei Ihrer Entscheidung:
- Bewerten Sie Ihr Bestellvolumen und die Produktkomplexität. Die Kapazität Ihres Systems sollte der Anzahl an SKUs und Produktlinien entsprechen, die Sie führen.
- Skizzieren Sie Ihr Lieferantennetzwerk. Die Verwaltung eines einzelnen Lieferanten unterscheidet sich erheblich von der Steuerung mehrerer Anbieter über verschiedene Kategorien hinweg.
- Bewerten Sie Ihre aktuelle technologische Reife. Prüfen Sie, ob Systeme wie POS, ERP und WMS gut mit Ihrer VMI-Lösung zusammenarbeiten.
- Überprüfen Sie Ihre internen Fähigkeiten. Ihr Team sollte in der Lage sein, das neue System zu verwalten und zu betreuen.
Alles in allem: Ihr neues System muss mit dem funktionieren, was Sie bereits haben, und sollte Sie nicht zwingen, alles umzustellen.
Als jemand, der ein kleines Unternehmen wie Little Rock Printing führt, berichtet Brian, dass es absolut möglich ist, ein erfolgreiches VMI-System zu betreiben, ohne viel Aufhebens zu machen oder das Budget zu sprengen:
Wir haben keinen riesigen Betrieb, aber wir machen das Beste daraus. Tools wie QuickBooks Commerce reichen völlig aus, um einzusteigen.
Sie brauchen keine riesige Plattform – nur saubere Daten, einen engagierten Lieferanten und einen klaren Prozess.
3. Stellen Sie kluge Fragen, bevor Sie Ihren Anbieter auswählen
VMI vertieft die Lieferantenbeziehungen, daher ist es Ihr gutes Recht, genau hinzuschauen.
Stellen Sie Ihren Lieferanten vor Vertragsabschluss Fragen wie diese:
- Wie sieht Ihr Konzept für die Implementierung des VMI-Programms aus? Achten Sie auf klare Angaben zu Onboarding-Zeitraum, Einführungsphasen, Teamverantwortlichkeiten, Systemanforderungen und Zeitplänen. Viele Anbieter bieten eine Testphase an, mit der Sie das System zunächst mit einer begrenzten Produktauswahl ausprobieren können, bevor es vollständig eingeführt wird.
Laut ECR Community:
Ein Pilotprojekt bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse und IT-Lösung bei Bedarf anzupassen, ohne größere Umwälzungen zu verursachen.
Es ist auch eine Gelegenheit, die Reaktionen Ihrer Partner und Mitarbeiter auf das Programm einzuschätzen.
Und schließlich macht es etwaige Anpassungen an Ihren vereinbarten Zielen oder Messinstrumenten deutlich, damit Sie sicherstellen, dass Sie die gewünschten Ergebnisse auf die bestmögliche Weise messen.
- Gibt es Integrationslücken, von denen ich wissen sollte? Kann deren System direkt an Ihr POS-, ERP- oder WMS-System angebunden werden? Falls nicht, wie werden Umgehungslösungen gehandhabt? Genau hier können versteckte manuelle Prozesse oder Kosten auftreten.
- Welche Kennzahlen nutzen Sie für den Erfolg und wie messen Sie diese? Das gibt Aufschluss darüber, wie sehr Sie mit deren Definition von „Erfolg" übereinstimmen. Besonders überzeugend ist es, wenn sie zeigen können, wie diese KPIs in Echtzeit-Dashboards oder Berichten dargestellt werden.
- Wie kann ich auf die bereitgestellten Daten zugreifen und sie interpretieren? Ermitteln Sie, wo Sie die relevanten Details (wie Lagerbestände, Meldebestände und Lieferzeiten) einsehen können und wie diese an Sie kommuniziert werden. Fragen Sie nach, ob es visuelle Dashboards, zusammenfassende Berichte oder automatisierte Benachrichtigungen gibt, die auf kritische Veränderungen bei Nachfrage oder Lagerbeständen hinweisen.
- Wie arbeiten Sie mit unserem Team zusammen? Bitten Sie um einen klaren Ansprechpartner und prüfen Sie, mit welchen Kollaborationswerkzeugen gearbeitet wird.
Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Bestandsverwaltung abzugeben
Wenn Sie sich entschieden haben, dass eine vom Lieferanten geführte Bestandsverwaltung der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist, kommt es nun darauf an, alles richtig umzusetzen.
Wählen Sie eine VMI-Lösung, die zu Ihrem Unternehmensumfang, Ihrer technischen Infrastruktur und Ihren Lieferantenbeziehungen passt, und nutzen Sie die Tipps aus diesem Leitfaden, um Anbieter zu prüfen und klare Vereinbarungen zu treffen.
Erinnern Sie sich, wie wir mit dem Bild des Schlüsselübergebens gestartet sind?
Mit dem passenden System und den richtigen Sicherungsmechanismen werden Sie sehen, dass Sie keine Kontrolle verlieren. Im Gegenteil: Sie geben Ihrem Unternehmen (sowie sich selbst und Ihrem Team) mehr Freiraum für Wachstum.
Hier finden Sie weitere hilfreiche Ressourcen, die Ihnen bei der Auswahl der passenden Plattform und Strategie helfen können:
- Was kosten Softwares zur Bestandsverwaltung? Ein vollständiger Preisleitfaden für E-Commerce-Marken
- 16 der besten Programme zur Bestandsverwaltung für kleine Unternehmen – getestet 2025 | The Retail Exec
- 25 Anforderungen an Software zur Bestandsverwaltung, auf die Sie nicht verzichten sollten
Der Einzelhandel steht nie still – und Sie sollten das auch nicht. Abonnieren Sie unseren Newsletter für aktuelle Insights, Strategien und Karrierechancen von führenden Experten, die die Branche bewegen.
Häufig gestellte Fragen zu Vendor-Managed Inventory (VMI)
Haben Sie weitere Fragen zu VMI? Hier finden Sie die Antworten:
Was sollte in einem VMI-Pilotprogramm enthalten sein?
Beginnen Sie mit der Auswahl einer kleinen Gruppe von SKUs und einem vertrauenswürdigen Lieferanten als Partner.
Basierend auf Forschung der ECR Community benötigen Sie zudem ein System, das überwacht und aufzeichnet, wie gut das Programm funktioniert. Vereinbaren Sie tägliche oder wöchentliche Abstimmungsmeetings mit Ihrem ersten Partner.
Verfolgen Sie die festgelegten KPIs und vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren Benchmarks vor der Einführung von VMI.
Sie sollten außerdem den Tagesablauf und das Ausnahme-Management durchgehen, damit Sie wissen, wie das System im Fehlerfall reagiert.
Wie wirkt sich VMI auf die Beziehung zu Drittlogistikern (3PL) aus?
3PLs gelten als Alternative zu VMI. In beiden Fällen lagern Sie Ihr Bestandsmanagement an einen Drittanbieter aus. 3PLs sind aber auf Bestandsmanagement und Auftragsabwicklung spezialisiert – ihre Dienstleistungen konzentrieren sich vorrangig auf diese Geschäftsbereiche.
Wenn Sie genau diese Unterstützung suchen, finden Sie hier eine Übersicht empfohlener 3PL-Partner, die wir sehr empfehlen.
Mit welcher Rendite (ROI) sollten Unternehmen bei einem VMI-Programm rechnen?
Ashley bringt es auf den Punkt:
“Der ROI ist für Unternehmen höher, die eine große Anzahl von Artikeln lagern und bei denen die Verwaltung des variablen Verbrauchs sowohl zeitaufwändig als auch ressourcenintensiv ist.
Für diese Unternehmen besteht ein erhebliches Risiko, wenn benötigte Artikel im entscheidenden Moment nicht vorrätig sind, da dies zu Betriebsverzögerungen oder Ausfällen führen kann.”
