Inventario Gestionado por el Proveedor: Del Concepto a la Implementación
El sueño de delegar el inventario: Algunas empresas encuentran alivio al externalizar la gestión de inventario, reduciendo la carga de los informes y la preocupación por los calendarios de reposición.
Menos informes, más tranquilidad: La gestión de inventario externalizada minimiza la necesidad de analizar informes constantemente, liberando un tiempo valioso para otras operaciones del negocio.
Redefiniendo responsabilidades de inventario: Delegar las tareas del inventario permite a las empresas centrarse en otras áreas, confiando en que los niveles de stock y las necesidades de reposición se gestionan eficientemente.
Confianza en manos expertas: Al delegar las tareas de inventario, las empresas pueden confiar en la experiencia especializada para gestionar el stock, optimizando procesos y asegurando reposiciones a tiempo.
Adiós preocupaciones por los pedidos: Externalizar el inventario da tranquilidad, ya que la responsabilidad de mantener niveles adecuados de stock recae en gestores capacitados.
¿Te imaginas entregar las llaves del reino de la gestión de tu inventario?
Para algunas empresas, eso podría sonar como un sueño. Piénsalo: menos informes que revisar y otra persona preocupándose por cuándo volver a hacer un pedido.
Para otras, la idea les pone los pelos de punta.
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¿Y si algo sale mal?
¿Quién está realmente al mando?
El inventario gestionado por el proveedor (VMI) genera muchas preguntas, y con razón. Estás reestructurando tu cadena de suministro y confiando en que otra parte se encargue de todo.
Aclararemos esta estrategia de cadena de suministro basada en la confianza, para que las dudas y el miedo no te impidan aprovechar algo que podría ser la mejor opción.
¿Qué es el inventario gestionado por el proveedor (VMI)?
El inventario gestionado por el proveedor (VMI) es un proceso colaborativo de gestión de inventario en el que permites que tus proveedores gestionen las operaciones desde el backend.
Con este sistema, sus funciones van más allá de la entrega de mercancías.
También gestionan el flujo de inventario en tu nombre, ocupándose de todo, desde las decisiones diarias de stock hasta la planificación estratégica de la demanda.
Sus responsabilidades incluyen funciones como:
- Supervisar los niveles de stock
- Pronosticar la demanda futura
- Planificar los ciclos de reposición
- Crear órdenes de compra
- Gestionar los umbrales de stock de seguridad
- Controlar la rotación de inventario
- Optimizar los calendarios de entrega
- Adaptarse a las tendencias estacionales
El inventario gestionado por el proveedor es una vía de doble sentido.
Los proveedores obtienen un mayor control sobre sus procesos y se adelantan a la demanda. Y tú, como minorista, puedes sentarte y relajarte mientras disfrutas de una mejor precisión de inventario y una cadena de suministro más ágil.
Minoristas reconocidos como Walmart, Amazon y Bosch confían en el VMI para automatizar sus pedidos, especialmente porque gestionan una innumerable cantidad de SKU y cuentan con una vasta red de vendedores.
El proceso VMI: cómo funciona (comparado con otros modelos)
En la gestión tradicional de inventario, eres tú quien hace los pedidos y realiza manualmente el seguimiento de los niveles y movimientos del stock.
Pero cuando dejas que tus proveedores tomen el volante, debes asegurar algunos elementos indispensables para que el viaje sea lo más fluido posible. Estos son:
- Acceso compartido a los datos. Los proveedores necesitan acceso en tiempo real a tus datos de ventas y stock para tomar decisiones informadas.
- Acuerdos de reposición. Entre ambos definirán parámetros como los niveles mínimos de inventario, puntos de reposición y la frecuencia de entregas.
- Métricas de desempeño alineadas. Ambas partes deben acordar los KPIs, como la rotación de inventario, quiebres de stock y niveles de servicio, entre otros.
¿No crees que necesitas tanta estructura y alineación cuando gestionas el inventario tú mismo, verdad?
Pero si aún tienes dudas y quieres entender mejor cómo funciona el VMI, veamos otros modelos y analicemos cómo se diferencian:
- CMI (gestión de inventario en colaboración): Tu proveedor accede a tu sistema y obtiene visibilidad total de los datos de tu inventario. Hará una recomendación basada en sus observaciones y análisis, pero la decisión final sigue siendo tuya.
- Inventario en consignación: Los productos siguen siendo propiedad de tu consignador (proveedor) hasta que tú (el consignatario) los vendas. Suena a una gran ventaja, pero el mantenimiento del inventario sigue siendo tu responsabilidad.
- Inventario justo a tiempo (JIT): Recibes los productos solo cuando los necesitas. El objetivo del JIT es mantener tus niveles de stock lo más ajustados posible. Aquí tienes una guía completa sobre JIT si piensas que esta es una mejor estrategia de gestión de inventario para ti.
- Dropshipping: Tú vendes los productos, pero nunca los tocas. Es una modalidad aún más manos libres que el VMI, porque los pedidos van directamente de tu proveedor a tu cliente.
- Cross-docking: Los productos llegan, se clasifican y se envían de inmediato, eliminando la necesidad de almacenaje. Trabajas con tus proveedores y transportistas asociados para mantener el ritmo, pero no recibes una gestión estratégica del inventario: todo recae sobre ti.
¿Esta estrategia de gestión de inventario te parece más adecuada para tu negocio? Lee esta guía para más información sobre cross-docking.
Aquí tienes una tabla comparativa rápida para que todo quede más claro:
| Modelo | ¿Quién es dueño del inventario? | ¿Quién gestiona el reabastecimiento? | Más adecuado para... |
|---|---|---|---|
| VMI | Proveedor | Proveedor | Relaciones colaborativas con fuerte intercambio de datos |
| CMI | Comerciante | Compartido (el proveedor recomienda) | Equipos que buscan orientación pero quieren retener el control |
| Consignación | Proveedor (hasta la venta) | Comerciante | Comerciantes que buscan compras de bajo riesgo |
| JIT | Comerciante | Comerciante | Operaciones de inventario ajustadas y cadenas de suministro estrictas |
| Dropshipping | Proveedor | Proveedor | Modelos de cumplimiento sin intervención |
| Cross-docking | Comerciante | Comerciante | Logística de alto volumen y rápido movimiento |
Todas estas estrategias de gestión de inventario tienen beneficios. Tendrás que decidir cuál se adapta mejor a tu negocio.
Y como ahora nos enfocamos en el VMI, voy a señalar las ventajas que tendrás si eliges confiar el control del inventario a tus proveedores (y lo que ellos también ganan en el proceso).
Principales beneficios del VMI para minoristas (y sus proveedores)
El VMI es mucho más que sentarse y dejar que alguien más optimice tu inventario.
Y aunque sí elimina la presión del inventario de tus hombros, tus proveedores no están haciendo una obra de caridad. Ellos también ganan algo a cambio.
Estas son las razones por las que algunos minoristas y proveedores prefieren el VMI:
Mejor disponibilidad de stock
Un estudio demostró que el VMI puede reducir la falta de stock en un 31%
Eso es enorme, y se debe en gran parte a que tus proveedores reabastecen tu inventario según los datos en tiempo real.
Niveles de stock más ajustados para ti, y sin grandes cambios en la planificación de producción para ellos.
Costos de inventario reducidos
No hay necesidad de aumentar tus existencias de seguridad ni de sobrestockear tus productos en temporada alta, lo que significa menos gastos de almacenamiento y más espacio en el estante para los artículos de mayor rotación.
Tus socios también se benefician. No necesitan hacer envíos urgentes y pueden aprovechar mejor su espacio de almacenamiento.
Lo mejor de todo: nadie tiene que asumir los costes del exceso de producción.
Eficiencia en la cadena de suministro
Como tu proveedor puede ajustar su planificación de capacidad en función de tu flujo de inventario en tiempo real, puedes confiar en que el reabastecimiento se realizará a tiempo, con ellos al mando.
La gestión de inventario por parte del proveedor evita el típico intercambio de mensajes que ocurre cuando se realiza un pedido.
Mejor pronóstico de la demanda
Los datos en tiempo real informan a ambas partes, y también mejoran la proyección de inventario.
Tus proveedores también pueden seguir de cerca las tendencias y el movimiento de productos, manteniéndose informados sobre lo que necesitas y cuándo.
Relaciones más sólidas
Piénsalo: ¿Por qué dejarías ir a un proveedor que gestiona tu inventario de manera excepcional?
Su mayor implicación en la gestión de tu cadena de suministro los hace extremadamente difíciles de reemplazar.
Desafíos y riesgos comunes del VMI
Todos estos beneficios suenan tentadores, ¿verdad? Pero antes de lanzarte, necesitas saber por qué el VMI no es la solución perfecta para todos los minoristas.
Dependencia del proveedor
Algunas marcas simplemente no están listas para ceder el control de su inventario a sus socios.
Y eso es entendible… De esto depende tu negocio.
Con VMI, estás depositando tu confianza en un proveedor para que siempre entregue, se adapte y priorice tu empresa. Ese nivel de fiabilidad puede ser difícil de garantizar en todos tus socios.
Gastos legales
Claro, ahorras en administración de inventario, pero tendrás que asumir los costes legales.
El VMI viene con garantías legales, como acuerdos de confidencialidad, responsabilidad de inventario y SLAs claramente definidos, para mantener a tus proveedores alineados.
Los minoristas más grandes cuentan con equipos legales que manejan esto sin problemas. Pero si diriges una empresa relativamente pequeña, esto puede ser una carga financiera.
Disponibilidad y compatibilidad de infraestructura tecnológica
Tus proveedores deben tener las capacidades técnicas y la experiencia para habilitar el intercambio real de datos.
Eso significa actualizaciones automáticas de inventario, paneles en tiempo real y pronósticos de demanda precisos, solo por mencionar algunos aspectos imprescindibles.
Si tus socios no cuentan con esa infraestructura o si tus propios sistemas no son compatibles, la experiencia será complicada.
Posibles brechas de seguridad
Compartir datos sensibles con una organización externa expone la parte más vulnerable de tu negocio.
Las cifras lo demuestran: El 98% de las organizaciones trabaja con un tercero que ha sido vulnerado, y el 29% de todas las brechas se puede atribuir a esas conexiones con terceros.
5 mejores prácticas para un programa VMI exitoso
¿Cómo podemos encontrar la manera de sortear los problemas comunes del VMI? Sigue los siguientes pasos para crear un programa VMI exitoso con tus socios.
1. Establece un marco claro: expectativas y límites
Los límites son importantes en cualquier relación—sí, lo he dicho. En el inventario gestionado por el proveedor, esto puede significar definir lo siguiente:
- Puntos de contacto. ¿Quién es tu persona de referencia cuando surgen dudas, problemas o autorizaciones? Esto debe funcionar en ambos sentidos para asegurar que la comunicación sea clara y ágil.
- Acuerdos de nivel de servicio (SLAs). ¿Cuáles son los compromisos formales de tu proveedor respecto a la disponibilidad de stock, precisión en el cumplimiento y tiempos de respuesta? Así es como garantizas que los proveedores cumplan.
- Capacidad de almacenamiento. ¿Cuánto producto cabe realmente en tus estantes? Debes evitar que los proveedores saturen tus instalaciones con exceso de inventario.
- Niveles de inventario aceptables. ¿Cuál es el punto óptimo del inventario? El suficiente para satisfacer la demanda sin inmovilizar demasiado capital.
- Umbrales de inventario. ¿Cuándo es momento de reabastecer? El VMI está diseñado para mantener tus estantes llenos sin sobrecargarte.
- Términos de pago. ¿Cómo se les paga a los proveedores? Es muy importante, especialmente si envían mercancías antes de facturar.
- Políticas de devoluciones. ¿Cómo se gestionan los productos no vendidos o dañados? Debe quedar claro quién es el responsable, la frecuencia y el proceso.
- Límites en la toma de decisiones. ¿Cuánto poder conservas? Aclarar quién decide sobre qué ayuda a ambas partes a mantenerse en su rol y no interferir.
Trabajar estos detalles y dejarlos por escrito desde el principio mantiene todo en orden, especialmente cuando las cosas se vuelven un poco confusas—piensa en la demanda variable y los cambios internos.
La falta de claridad sobre la propiedad del inventario puede generar tensiones.
En una ocasión, asumimos que nuestro proveedor repondría automáticamente según patrones antiguos—pero nuestro consumo aumentó repentinamente y ellos no estaban monitoreando tan de cerca como pensábamos.
Lo resolvimos estableciendo SLA claros y reuniones semanales.
2. Alinear KPIs compartidos y métricas de inventario
Ya me lo han oído decir: los objetivos y valores compartidos son fundamentales para una buena asociación VMI.
Y la forma en que miden esos objetivos puede servir como una comprobación de compatibilidad.
Antes de avanzar, siéntense con su proveedor y decidan juntos cómo se ve el éxito realmente y cómo pueden rastrearlo ambos.
Algunas métricas excelentes para comenzar:
- Tasa de rotación de inventario: ¿Qué tan rápido se venden y reponen los productos? Una alta rotación suele señalar una demanda saludable y gestión inteligente del stock. Para calcular la rotación de inventario, use esta fórmula:
Tasa de rotación = (Costo de mercancías vendidas (COGS) / Promedio de inventario en el mismo periodo) x 100
- Tiempos de entrega: Una vez que el inventario llega a su punto de reorden, ¿cuánto tarda en ser reabastecido? Cuanto más corto y más consistente, mejor. Para calcular los tiempos de entrega, use esta fórmula:
Tiempo de entrega = Fecha de entrega del pedido - Fecha de solicitud del pedido
- Tasa de roturas de stock: ¿Con qué frecuencia se agota un producto? Cuantas menos faltas de inventario, mayor satisfacción del cliente. Para calcular la tasa de roturas de stock, use esta fórmula:
Tasa de roturas = (Número de roturas de stock / Número total de pedidos) x 100
- Costes de almacenamiento: ¿Cuánto cuesta mantener el inventario? VMI debería ayudar a reducir este monto. Para calcular el coste de almacenamiento (%), use esta fórmula:
Coste de almacenamiento (%) = (Suma de los costes de almacenamiento / Valor total del inventario) x 100
- Tasa de cumplimiento de pedidos: ¿Qué porcentaje de la demanda de los clientes se cumple sin interrupciones ni pedidos pendientes? Para calcular la tasa de cumplimiento, use esta fórmula:
Tasa de cumplimiento = (Pedidos completados / Total de pedidos) x 100
- Precisión de pedidos: ¿Los pedidos llegan en la cantidad y condiciones correctas? Para calcular la precisión del pedido, use esta fórmula:
Precisión de pedidos = (Inventario contado / Inventario registrado (esperado)) x 100
- Costes de transacción: ¿Dedican demasiado tiempo o dinero a la gestión de pedidos? Con VMI, esto no debería ocurrir.
Los datos son excelentes para la toma de decisiones, pero también son útiles para mantener la alineación con tus proveedores. Haz un seguimiento de ellos para revelar los puntos fuertes y débiles de tu colaboración.
3. Usa el stack tecnológico adecuado para compartir datos en tiempo real
El VMI solo tiene éxito si tú y tus proveedores utilizan el mismo libro de jugadas y manejan los mismos datos de inventario y ventas.
Construir un sistema VMI es fundamental—y en gran medida influye en la rapidez con la que puedes implementarlo.
Según Ashley Hetrick, líder de segmento de abastecimiento y cadena de suministro en BDO USA:
Un programa VMI a gran escala generalmente tarda de 6 a 12 meses en implementarse, asumiendo que el sistema requiere intercambio de datos en tiempo real.
Aquí tienes tres métodos de integración que podrías usar para compartir datos en un entorno VMI:
- Intercambio electrónico de datos (EDI): Un sistema estandarizado que automatiza la transferencia de datos entre tus canales de ventas, sistemas internos y los de tu proveedor.
- Plataformas de inventario en la nube: Estas herramientas eliminan la necesidad de hardware voluminoso y servidores físicos. Tú y tus socios pueden compartir la información sobre el movimiento de productos en tiempo real, sin importar la ubicación física.
- Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): Implementar un sistema ERP centraliza todos tus procesos empresariales y datos, incluidos inventario, finanzas y cadena de suministro, en un solo lugar. Tomar decisiones relacionadas con el VMI es más ágil si puedes encontrar la información que buscas en un único punto.
El primer paso es configurar el intercambio fluido entre tus herramientas actuales y la nueva solución. El segundo paso es aprovechar al máximo la información que proporciona.
Un ejemplo: Cin7 Core incorpora una herramienta potenciada por IA llamada Cin7 ForesightAI, basada en deep learning para predecir picos de demanda, optimizar puntos de reorden y mucho más.
Este nivel de inteligencia transforma el VMI de reactivo a proactivo.
Ya sea que elijas soluciones en la nube, integradas con ERP o impulsadas por EDI, tu sistema de gestión de inventarios necesita adaptarse a exigencias en tiempo real y visibilidad compartida.
Si te preguntas qué plataformas realmente cumplen, hemos reunido las mejores opciones para VMI:
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4. Prioriza la comunicación abierta y la colaboración
La sincronización de datos y la automatización mantienen a todos actualizados de manera regular.
Pero cualquier cambio inesperado—como variaciones abruptas en la demanda o modificaciones de productos—debe reportarse lo antes posible por ambas partes. Para ello, es necesario establecer canales de comunicación claros con todos los miembros clave del equipo y las personas interesadas en el proceso VMI.
Utiliza correo electrónico, herramientas internas de mensajería como Slack y Microsoft Teams, y plataformas de gestión de proyectos como Asana o Monday para mantener informados a todos y fomentar la responsabilidad.
Como reflexiona Brian Kroeker sobre la implementación del VMI en su empresa, Little Rock Printing: “Una buena comunicación resuelve la mayoría de los problemas.”
5. Invierte en gestión del cambio y capacitación del equipo
El cambio no es sencillo, especialmente si no le das suficiente importancia a tu equipo.
De hecho, los estudios muestran que hasta el 70% de las iniciativas de cambio fracasan debido a la resistencia de los empleados o la falta de apoyo.
El paso al VMI afecta la forma en que tu equipo se comunica, colabora y usa la tecnología. Requiere un cambio de mentalidad. Y eso es algo que puedes ayudar a guiar:
- Ofrece sesiones de capacitación internas que aborden el “qué”, “por qué” y “cómo” de la gestión de inventario por parte de proveedores.
- Explica detalladamente el papel de cada función en la transición para que nadie quede con dudas.
- Comparte políticas y procedimientos claros y accesibles para cada departamento.
- Fomenta canales abiertos de retroalimentación y la mejora continua de los procesos.
Te daré un ejemplo de por qué esto es importante:
En cuanto empiezas a compartir datos sensibles de inventario y ventas con proveedores externos, tu riesgo cibernético aumenta.
Protocolos estrictos de cifrado y herramientas de seguridad actualizadas solo pueden ayudar hasta cierto punto. Sin un equipo debidamente formado, no reconocerán ni mitigarán las vulnerabilidades lo suficientemente rápido como para evitar brechas a gran escala.
La formación es una parte importante de la ecuación. Pero para afinar realmente tus procesos de VMI, necesitas reunir a todos tus equipos (legal, compras, operaciones, TI) en la misma mesa. El objetivo es crear una alineación transversal entre funciones.
A veces, la idea de ceder el control de inventario a tus proveedores resulta preocupante.
El personal que ha pasado años gestionando inventarios puede sentir que su experiencia deja de ser valorada, o inquietarse ante el temor de que los proveedores no sean fiables.
Para afrontar esto, sugeriría crear guías visuales simples que muestren el rol de cada departamento para que todos tengan claro el proceso.
También recomendaría facilitar que el personal pueda dar su opinión sobre lo que funciona y lo que hay que mejorar. Así, podrás detectar problemas antes de que se conviertan en costes elevados
Cómo elegir el sistema de inventario gestionado por el proveedor adecuado
Tu sistema de inventario gestionado por el proveedor es el motor que lo impulsa todo desde dentro. Seguirá moviendo las cosas si eliges la mejor opción para tu negocio.
Sigue estos tres pasos para descubrir cuál es el mejor:
1. Concéntrate en las funciones que generen resultados reales en VMI
Los sistemas modernos de gestión de inventario incluyen muchos beneficios, pero no todos soportan un entorno VMI.
Si buscas crear un sistema VMI que ofrezca resultados, necesitas las siguientes características de IMS:
- Visibilidad en tiempo real. Permite que usted y sus proveedores ajusten la cantidad y mejoren los índices de rotación. Un informe de inventario estándar normalmente se centra en un periodo predefinido. Los paneles de VMI ofrecen información actual y dinámica en todo momento.
- Reposición automatizada. Con desencadenantes y algoritmos predefinidos, su sistema puede generar automáticamente órdenes de compra cuando los niveles de inventario están por debajo de los umbrales establecidos. No se requiere intervención manual.
- Pronóstico respaldado por IA. La inteligencia artificial puede analizar datos históricos y predecir la demanda futura y posibles interrupciones mejor que cualquier fórmula. Esto aumenta su capacidad de adaptación para una mejor planificación de inventario y reduce el riesgo de distorsión del inventario.
- Integración de sistemas. Un intercambio fluido de datos entre el software VMI y los sistemas de ERP, WMS y plataformas ecommerce existentes maximiza la eficiencia operativa.
Estas características favorecen la colaboración entre proveedor y minorista.
La facilidad de integración con sus sistemas actuales debería ser clave.
Idealmente, los proveedores de VMI ya están suscritos a portales como SPS Commerce o Commerce Hub.
Esto permite una incorporación sencilla de SKUs, inventario y procesamiento de pedidos, y estandariza el flujo de trabajo para que un minorista se conecte con muchos proveedores VMI.
Evite las características llamativas. Opte por la funcionalidad principal.
2. Identifique qué tipo de solución VMI se ajusta a su negocio
Su solución VMI debe ajustarse a su escala y complejidad.
Lo que funciona para un minorista global con 55 almacenes no necesariamente funcionará para una pyme en crecimiento.
Así que siga los siguientes consejos al tomar una decisión:
- Evalúe su volumen de pedidos y la complejidad de sus productos. La capacidad de su sistema debe ser capaz de manejar la cantidad de SKUs y líneas de productos que posee.
- Mapee su ecosistema de proveedores. Gestionar un solo proveedor es muy diferente a manejar múltiples proveedores en diversas categorías
- Evalúe su madurez tecnológica actual. Verifique si sistemas como el POS, ERP y WMS funcionan bien junto con su solución VMI.
- Revise sus capacidades internas. Su equipo debe ser capaz de gestionar y mantener el nuevo sistema.
Todo esto para decir: Su nuevo sistema debe funcionar con lo que ya tiene, no obligarlo a reestructurarlo todo.
Como alguien que gestiona un pequeño negocio como Little Rock Printing, Brian comparte que es totalmente posible operar una solución VMI exitosa sin demasiadas complicaciones ni gastar mucho dinero:
No tenemos una operación masiva, así que lo hacemos funcionar. Herramientas como QuickBooks Commerce pueden ser suficientes para empezar.
No necesita una gran plataforma; simplemente datos limpios, un proveedor comprometido y un proceso claro.
3. Haga preguntas inteligentes antes de elegir a su proveedor
VMI profundiza la relación con los proveedores, por lo que tiene todo el derecho de atender cada detalle.
Haga preguntas como las siguientes a sus proveedores antes de firmar el acuerdo:
- ¿Cuál es su hoja de ruta para la implementación de un programa VMI? Busque claridad sobre el tiempo de incorporación, las fases de despliegue, las responsabilidades del equipo, los requisitos del sistema y los plazos. Muchos proveedores ofrecen una fase piloto, que le permite probar el sistema con un conjunto limitado de productos antes de un lanzamiento completo.
Según la Comunidad ECR:
Un proyecto piloto te dará la oportunidad de ajustar tus procesos y la solución informática si es necesario, sin causar grandes trastornos.
También es una oportunidad para evaluar la reacción de tu socio y de tus empleados ante el programa.
Por último, resalta cualquier ajuste en los objetivos acordados o en las herramientas de medición, para asegurarse de que se están midiendo los resultados deseados de la mejor manera posible.
- ¿Existen brechas de integración que deba conocer? ¿Puede su sistema conectarse directamente con tu POS, ERP o WMS? Si no es así, ¿cómo manejan las soluciones alternativas? Estos son los lugares donde pueden surgir procesos manuales ocultos o costes adicionales.
- ¿Cuáles son tus métricas de éxito y cómo las mides? Esto te indicará cuán alineados están respecto a lo que significa "éxito". Obtienen puntos extra si pueden mostrar cómo se reportan estos KPIs en tableros de control o informes en tiempo real.
- ¿Cómo accederé e interpretaré los datos que proporcionan? Determina dónde podrás ver los detalles relevantes (como niveles de inventario, puntos de reorden y tiempos de entrega) y cómo te serán comunicados. Pregunta si ofrecen paneles visuales, informes resumidos o alertas automatizadas para señalar cambios críticos en la demanda o existencias.
- ¿Cómo colaborarán con nuestro equipo? Solicita un punto de contacto claro y averigua qué herramientas de colaboración utilizan.
Prepárate para delegar la gestión de tu inventario
Si ya has decidido que el inventario gestionado por el proveedor es la mejor opción para tu negocio, el siguiente paso es asegurarte de implementarlo correctamente.
Selecciona una solución VMI que se adapte a tu tamaño, infraestructura tecnológica y relaciones con proveedores, y utiliza los consejos de esta guía para evaluar a los proveedores y establecer acuerdos claros con ellos.
¿Recuerdas que empezamos con la idea de entregar las llaves?
Con el sistema adecuado y las salvaguardas en su sitio, verás que no pierdes el control. De hecho, estarás dando a tu empresa (y a ti mismo y tu equipo) más espacio para crecer.
Aquí tienes algunos recursos adicionales que puedes consultar para ayudarte a elegir la plataforma y estrategia adecuadas:
- ¿Cuánto cuesta un software de gestión de inventario? Guía completa de precios para marcas de comercio electrónico
- Los 16 mejores softwares de gestión de inventario para pequeñas empresas (reseñas 2025) | The Retail Exec
- 25 requisitos imprescindibles para un software de gestión de inventario
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Preguntas frecuentes sobre Inventario gestionado por el proveedor (VMI)
¿Tienes más preguntas sobre VMI en tu cabeza? Encuentra las respuestas aquí:
¿Qué debe incluir un programa piloto de VMI?
Comienza seleccionando un pequeño subconjunto de SKUs y un proveedor de confianza con el que trabajar.
Según investigaciones realizadas por ECR Community, también necesitas “tener un sistema para monitorear y capturar información sobre cómo está funcionando el programa. Organiza reuniones informativas diarias/semanales con tu primer socio.”
Haz seguimiento de los KPIs establecidos y compara los resultados con tus métricas previas al VMI.
También deberías revisar el flujo diario y cualquier manejo de excepciones para observar cómo se comporta el sistema cuando surgen problemas.
¿Cómo afecta VMI a las relaciones con los proveedores logísticos externos (3PL)?
Los 3PL se consideran una alternativa al VMI. En ambos casos, externalizas la gestión de inventario a un proveedor externo. Sin embargo, los 3PL son considerados expertos en gestión de inventario y cumplimiento de pedidos —sus servicios giran principalmente en torno a estas áreas de negocio.
Si este es el tipo de apoyo que buscas, aquí tienes una selección de socios 3PL que recomendamos altamente.
¿Qué tipo de retorno de inversión (ROI) deberían esperar las empresas de un programa VMI?
Ashley resume la respuesta de manera excelente:
“El ROI es mayor para las organizaciones que tienen una gran cantidad de artículos en inventario y para las cuales gestionar el consumo variable es tanto laborioso como intensivo en recursos.
Para estas organizaciones, existe un riesgo significativo asociado a no tener los artículos más demandados disponibles en el momento en que se necesiten, ya que podría provocar retrasos o interrupciones en el negocio.”
