7 formas de mejorar la gestión de pedidos para operaciones más inteligentes
Enigmas del empaquetado: Los desafíos logísticos están provocando retrasos en las entregas, frecuentes roturas de stock y un aumento en la devolución de productos, alcanzando niveles nunca antes vistos.
Tensión en la cadena de suministro: La presión en las cadenas de suministro está agravando los problemas, afectando la capacidad de las empresas para satisfacer la demanda de los consumidores de manera efectiva y puntual.
Dilemas del consumidor: Los clientes experimentan una mayor frustración al enfrentarse a más retrasos y productos no disponibles, lo que aumenta su insatisfacción.
Caos en la cadena de suministro: Los actuales problemas en la cadena de suministro están causando importantes retrasos en las entregas y roturas de stock, afectando la disponibilidad de productos para consumidores en todas partes.
Incremento de devoluciones: El número de devoluciones está aumentando considerablemente, añadiendo más desafíos logísticos a las empresas en la gestión eficiente de sus cadenas de suministro.
Retrasos en las entregas. Agotamiento de existencias. Devoluciones de productos. Están en su punto más alto.
Puede que para ti sean motivo de frustración, pero también son una gran decepción para los clientes que confiaron en ti al realizar su pedido.
Y seguro que ya lo sabes, pero es un público difícil de complacer.
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Una encuesta de PWC mostró que un solo error puede alejar al 32% de los clientes leales. Vaya.
Si estás cansado de que estos obstáculos paralicen tu negocio, la mejora en la gestión de pedidos debería ser tu prioridad.
Así que deja lo que estés haciendo y sumérgete—tenemos trabajo por hacer:
Los mayores cuellos de botella en la gestión de pedidos (& cómo solucionarlos)
Primero, veamos cómo surgen estos obstáculos y qué puedes hacer para mantenerlos a raya:
El procesamiento manual y lento de pedidos genera demoras
Teniendo en cuenta la era digital en la que vivimos, es sorprendente saber que más del 40% de los empleados encuestados aún dedica una cuarta parte de su tiempo a tareas manuales y repetitivas.
Para algunas marcas, los procesos manuales pueden parecer la única opción debido a sistemas insuficientes o desconectados, pero ¿vale la pena la pérdida de tiempo?
Centrémonos en un solo paso, por ejemplo la aprobación de pedidos, y dime qué opinas.
En un sistema manual, un empleado revisa los detalles del pedido y luego lo remite al equipo correspondiente, que aprueba el pedido antes de notificar al personal de almacén para que prepare los productos.
Parece que puede llevar mucho tiempo completarlo, ¿verdad? Si falta información o hay errores, puedes
esperar idas y vueltas adicionales.
Con los sistemas automatizados, el proceso es casi instantáneo. Herramientas como un sistema de gestión de pedidos (OMS), como Cin7, pueden validar pedidos de clientes en segundos analizando información de precios, inventario y datos del cliente disponibles al instante.
Veamos cómo Cin7 ha ayudado a la marca canadiense de joyería Dean Davidson a optimizar el procesamiento de pedidos:
Dean Davidson manejaba inicialmente varios procesos manualmente, incluyendo el llenado de direcciones para cada registro de pedido. Al principio estaba bien. Pero cuando las ventas se multiplicaron por cinco respecto a sus ingresos iniciales, supieron que necesitaban ayuda.
Las automatizaciones de Cin7 eliminaron la entrada manual de datos y los informes, ahorrándoles más de CA$55,000 en mano de obra.
Fuente: Cin7
Revisa otras opciones de OMS para eliminar el trabajo manual y aumentar la eficiencia operacional:
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Las inexactitudes en el inventario provocan faltantes y exceso de existencias
Llevar un mal control del inventario conduce a sobreventa, faltantes o exceso de existencias, lo que agota tus recursos.
La investigación sugiere que el nivel de precisión del inventario promedio se sitúa entre el 65% y el 91%.
Esa es una diferencia significativa. Si quieres estar en el extremo superior de ese rango, necesitas el sistema de gestión de inventario adecuado, con funciones como:
- Seguimiento de inventario en tiempo real
- Alertas automáticas de niveles de stock
- Pronóstico de demanda impulsado por IA
- Integraciones con software existente
De hecho, con la ayuda de Linnworks, SourceBMX, una tienda online especializada en BMX, logró alcanzar una precisión del 100%, incluso mientras expandía sus operaciones.
Utilizaron la herramienta para migrar todos los datos de inventario y producto y lo hizo a la perfección, sin tiempos de inactividad. Linnworks y su equipo de implementación ayudaron a la empresa a limpiar sus datos para asegurar que tuvieran información precisa y en tiempo real en adelante.
Fuente: Linnworks
Estas son las principales soluciones de gestión de inventario para optimizar tu inventario:
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Retrasos en el envío y errores de cumplimiento frustran a los clientes
Una mala experiencia de entrega daña tu marca. Una investigación de Descartes mostró que:
- El 23% de los consumidores no planea volver a hacer pedidos
- El 21% ya no confía en el minorista
- El 16% advirtió a amigos y familiares que evitaran la tienda tras una mala experiencia de entrega
Las causas más comunes de retrasos y errores en el cumplimiento de pedidos son el enrutamiento ineficiente de pedidos, errores en la preparación/embalaje y procesos de almacén lentos.
Aquí tienes algunas formas de asegurarte de que entregas los productos correctos a tus clientes dentro del plazo prometido:
El escaneo de códigos de barras y la validación automatizada de pedidos también han sido fundamentales para reducir errores al recoger y empaquetar.
Y por último, un enfoque simple pero eficaz es agregar un punto de control de calidad antes del despacho para detectar cualquier error de último minuto.
La falta de seguimiento en tiempo real de los pedidos incrementa las consultas de los clientes
Una de cada cinco solicitudes de soporte al cliente es una consulta “dónde está mi pedido” (WISMO).
¿Por qué? Porque los clientes modernos esperan transparencia en la entrega. Es parte de crear una experiencia de cliente excepcional.
Si no los mantienes informados, buscarán la forma de obtener la información—ya sea por email, chat, teléfono o cualquier canal de comunicación que utilices.
Si tienen que hacerlo varias veces, lo harán.
Para ofrecer transparencia en tiempo real, necesitas visibilidad en tiempo real.
Presentamos: software de seguimiento de pedidos.
ShippyPro, por ejemplo, tiene funciones como localización y seguimiento que te permiten:
- Obtener información actualizada al minuto sobre tus entregas en pocos clics
- Crear y enviar notificaciones personalizadas que puedes mandar por email, WhatsApp y SMS
- Diseñar una página de seguimiento personalizada para tus clientes.
Todo esto puede ayudar a las marcas a reducir las consultas WISMO, reforzar la relación con el cliente y aumentar los pedidos repetidos.
Descubre aquí las mejores soluciones para el seguimiento de pedidos:
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Las devoluciones y la logística inversa son ineficientes y costosas
Las devoluciones son inevitables. Cuando se les preguntó si habían devuelto algún artículo en los últimos seis meses, siete de cada diez personas respondieron que sí.
¿Qué significa esto para tu negocio?
En 2024, se estimó que la industria minorista tendría un 16,9% de devoluciones sobre las ventas. No solo ingresarás menos de lo esperado, sino que además deberás asumir los costos asociados al proceso de devolución.
Contar con una política de devoluciones bien definida y una estrategia de logística inversa puede ayudarte a mantener una cadena de suministro saludable y proteger tu margen de beneficio. Aquí tienes una excelente guía sobre mejores prácticas de devoluciones en ecommerce.
7 estrategias de alto impacto para mejorar la gestión de pedidos hoy
Ya te he adelantado algunas de las estrategias clave para enfrentar a esos enemigos difíciles de la gestión de pedidos.
En esta sección, te mostraré cómo puedes poner estos consejos en práctica.
Automatiza el procesamiento de pedidos con flujos de trabajo inteligentes
La cantidad de flujos de trabajo de gestión de pedidos que puedes crear con tu OMS te brinda flexibilidad, eficiencia y escalabilidad.
El software OMS avanzado, como Linnworks, incluye automatización basada en reglas, donde estableces directrices sobre las acciones que debe realizar el software en función de criterios o parámetros específicos.
Piensa: “si esto, entonces aquello”.
Veamos más de cerca el Motor de Reglas de Linnworks. El siguiente diagrama de flujo muestra los parámetros del pedido usados para seleccionar el transportista o proveedor logístico apropiado.
Como ves, cada regla tiene una acción correspondiente. Aquí tienes otros ejemplos de tareas que puedes realizar con Linnworks:
- Asignar etiquetas a los pedidos para identificarlos fácilmente
- Gestionar los pedidos en el almacén correspondiente para lograr la máxima eficiencia
- Determinar cómo empaquetar los pedidos para minimizar residuos
Los flujos de trabajo automatizados eliminan las suposiciones, reducen los errores y también la necesidad de mano de obra.
Mejora la previsión de la demanda con IA y analítica predictiva
Si tuvieras que culpar a algo de la falta o exceso de stock, sería a una mala previsión.
La previsión siempre ha sido una práctica común, pero la mayoría de las empresas se basan en fórmulas rígidas.
Las nuevas herramientas ofrecen adaptabilidad que puede ayudarte a sobrellevar las fluctuaciones del mercado, los cambios del sector y el comportamiento cambiante de los clientes.
Según el CEO de Cin7, Ajoy Krishnamoorthy:
Los sistemas de gestión de inventario y predicción con IA pronostican la demanda con precisión meses antes, manteniendo los niveles de inventario y eliminando el riesgo de pérdidas significativas de ganancias.
Foresight AI de Cin7 utiliza aprendizaje automático avanzado para incorporar la estacionalidad, el historial de ventas y las tendencias de faltantes de stock.
Esta función también elimina casos extremos, como ventas que probablemente no volverán a ocurrir, logrando así un stock de seguridad óptimo.
Krishnamoorthy añadió, “No solo ayuda a las marcas a lograr más del 99% de disponibilidad de producto, también libera hasta un 20% del capital invertido en inventario y ahorra tiempo valioso gracias a operaciones automatizadas y optimizadas.”
Reduce los tiempos y costos de entrega con estrategias inteligentes de envío
¿Una manera rápida de acelerar los tiempos de entrega? Revisa tus estrategias de envío y el desempeño de tus proveedores.
Asegúrate de elegir socios confiables sabiamente.
“La comunicación efectiva es clave al seleccionar transportistas y proveedores de logística (3PL). Consideramos a estos socios como una extensión de nuestro equipo, quienes deben ser confiables en su rastreo y entregas puntuales,” compartió Josef Friedman, director de operaciones de Kisco Candles.
Para estrategias de envío, prueba:
- Salto de zona: Las zonas de envío aumentan las tarifas que pagas. Puedes evitarlas asociándote con 3PL/regionales o centros de cumplimiento locales.
- Embalaje eficiente: Cajas voluminosas o sobredimensionadas tienen un mayor costo, incluso si son ligeras. Evita el embalaje innecesario para mantener bajos los costos.
- Estrategia optimizada para la última milla: El tramo final de la entrega suele ser el más costoso. Los centros de micro-fulfillment pueden reducir la distancia de la última milla o proporcionar puntos de recogida para evitar esta parte.
Para más consejos sobre cómo mejorar tu proceso de envío, lee esta publicación del blog.
Optimiza el enrutamiento de almacenes y centros de cumplimiento
Los retrasos en los envíos suelen deberse a la selección ineficiente de centros de cumplimiento.
Ubicar estratégicamente los almacenes puede ahorrarte tiempo y costes de envío.
Si ya cuentas con proveedores confiables en tu lista, saber a quién recurrir para una entrega es fundamental.
Los sistemas inteligentes de enrutamiento de pedidos te ayudan a dar en el clavo al identificar al proveedor más adecuado para el trabajo. Las soluciones de gestión de pedidos de código abierto pueden proporcionar estas capacidades de enrutamiento. Tú estableces las reglas y el sistema se encarga del resto.
Por ejemplo:
Las herramientas de selección dinámica de transportistas pueden elegir automáticamente el mejor transportista para cada paquete según el costo, la velocidad y la fiabilidad, lo cual es fundamental para mantener tus márgenes y cumplir con las expectativas del cliente.
Ben Emmrich, CEO de Tusk Logistics
Implementa el escaneo de códigos de barras y RFID para mayor precisión
Observa tus quejas de clientes. ¿Estás viendo muchos errores de cumplimiento?
Si es así, tendrás que poner tus métodos de picking y packing bajo la lupa. Esta etapa del proceso de cumplimiento es propensa a errores de pedido e inventario faltante.
Para darle la vuelta a la situación, apóyate en herramientas para optimizar tu almacén tales como:
Escaneo de códigos de barras
Esto existe desde hace más de 50 años, pero sigue siendo uno de los métodos más fiables que existen.
Cada código de barras es único para la variante de producto que representa, lo que facilita el seguimiento de los productos y reduce los errores durante la fase de picking y packing.
Aprende cómo instalar un sistema de inventario con códigos de barras aquí.
Seguimiento por RFID
Las etiquetas y lectores RFID llevan la tecnología de código de barras al siguiente nivel.
Ya que, RFID tiene un alcance de lectura más amplio, proporciona datos más precisos para que puedas detectar inconsistencias más rápidamente. Por eso, es ideal para el picking por lotes y la gestión general de SKUs.
Aquí tienes más perspectivas de un profesional:
Agiliza las devoluciones y la logística inversa
Cuanto más complicado sea tu proceso de devolución, más largo será tu ciclo de reventa.
Para asegurar tus existencias lo antes posible y convertirlas en ganancias, necesitas una estrategia de logística inversa más estructurada.
Veamos cómo la gigante de la moda Mango gestiona las devoluciones. Si alguna vez has devuelto un artículo con ellos, sabes lo rápido que se gestiona todo.
Esto es lo que han implementado:
- Portales de devolución autoservicio para mayor comodidad. La app de Mango permite a los clientes gestionar las devoluciones directamente.
- Múltiples opciones de devolución para mayor flexibilidad. En la app, puedes elegir entre: en tienda, punto de recogida o recogida bajo demanda.
- Etiquetas de devolución prepagadas para una logística sin complicaciones. Todas las compras online incluyen una etiqueta y un formulario de devolución. Si lo pierdes, puedes obtenerlo desde la app.
Ofrece soluciones convenientes similares a tus clientes para una entrega más rápida.
También puedes automatizar las aprobaciones de reembolsos usando herramientas como Rich Returns, mientras que herramientas como Returnalyze te ayudan a leer entre líneas de los patrones de tus devoluciones, lo que te permite reducir su incidencia con el tiempo.
Haz seguimiento y optimiza constantemente los KPIs de gestión de pedidos
Precisión en los pedidos, velocidad de cumplimiento o rotación de inventario: estas son algunas métricas a considerar para mejorar continuamente tu estrategia de gestión de pedidos.
Por supuesto, los KPIs que elijas deben coincidir con tus objetivos, ya sea reducir errores de envío, mejorar la velocidad de cumplimiento o disminuir las tasas de devoluciones.
El software de gestión de pedidos proporciona paneles en tiempo real que te ayudan a mantener un control total sobre tus KPIs objetivos. Esta es una de las muchas ventajas de los sistemas de gestión de pedidos.
Por ejemplo, Salesforce Commerce Cloud, te muestra el estado de los hitos de los pedidos y tendencias como pedidos retrasados y pedidos fallidos:
Despídete de las Ineficiencias en la Gestión de Pedidos
Entrega puntual. Inventario ajustado. Bajas tasas de devolución.
¿Cómo suena eso? Probablemente como música para tus oídos.
Puedes lograrlo (¡y mucho más!) cuando optimizas todo tu proceso de gestión de pedidos. Aplica estas 7 estrategias de alto impacto junto a las soluciones de software adecuadas, y observa cómo se transforman tus operaciones.
¿Quieres saber más? Sacia tu sed de conocimiento con esta útil guía: Gestión de Pedidos Distribuidos (DOM): La Guía Definitiva para una Entrega Más Inteligente y Rápida
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