Wie viel kosten Kassensysteme?
Die Preise variieren je nach Funktionen, Nutzung und Leistungsumfang des Kassensystems: Mehr Funktionen oder eine höhere Nutzung bedeuten oft höhere Softwarekosten oder Gebühren für die Zahlungsabwicklung
Die Anschaffungskosten spiegeln nicht die Gesamtkosten wider: Achten Sie auf Zusatzkosten wie Bondrucker, Barcode-Scanner oder Gebühren für die Kreditkartenabwicklung, die sich im Laufe der Zeit summieren können
Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Preis, sondern auf den ROI und die Skalierbarkeit: Investieren Sie in ein Kassensystem, das mit Ihrem Einzelhandelsgeschäft wächst und langfristig einen Mehrwert bietet
Die Preise für Kassensysteme (POS-Systeme) können zwischen $50 und über $1,000 pro Monat liegen. Kleinere Unternehmen beginnen häufig bei etwa $50 pro Monat, während größere Einzelhändler $1,000 oder mehr ausgeben. Hardware, Zahlungsabwicklung und Erweiterungen können die Kosten erhöhen. Daher ist es wichtig zu wissen, wofür Sie tatsächlich bezahlen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Käufer, Finanzverantwortliche und Abteilungsleiter, die an der Budgetplanung oder Beschaffung beteiligt sind. Ich erläutere durchschnittliche Kostenbereiche, Preismodelle und versteckte Gebühren. Außerdem erhalten Sie Tipps zur Bewertung des ROI. So wird Ihnen die Entscheidung für den richtigen POS-Preis leichter fallen.
Der POS-System-Kostenrechner von The Retail Exec
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Typische Preise nach Unternehmensgröße
Die Gesamtkosten eines POS-Systems steigen mit der Größe Ihres Unternehmens und beeinflussen sowohl Ihr Budget als auch die Systemfunktionen. Wenn Sie wissen, wie sich die Kosten unterscheiden, können Sie Ihre POS-Auswahl besser an Ihre betrieblichen Abläufe anpassen:
| Unternehmensgröße | Typischer Preisbereich | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
|---|---|---|---|
| Kleines Unternehmen | $50-$150/ Monat | Grundlegende Funktionen wie Umsatzverfolgung, Bestandsverwaltung und Kassentools | Cafés, Boutiquen, Imbisswagen Vend, Square (und andere mobile POS-Systeme) |
| Mittleres Unternehmen | $150-$500/ Monat | Erweiterte Umsatzberichte, Kundenbeziehungsmanagement und Integrationen | Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte Toast, Clover |
| Großes Unternehmen | $500-$1,000 /Monat | Umfassende Analysen sowie Verwaltung mehrerer Standorte und von Mitarbeitern | Supermärkte, große Einzelhandelsmärkte Lightspeed, Revel |
| Unternehmen | $1,000+/ Monat | Komplettpaket mit Unterstützung und Integrationen auf Unternehmensebene | Große Franchiseunternehmen, globale Einzelhändler Oracle, SAP |
Welche Faktoren beeinflussen die Preise von POS-Systemen?
Die Wahl des richtigen POS-Systems setzt voraus, dass Sie verstehen, wie Funktionen wie Transaktionslimits, die Integration von POS-Geräten und Unterstützungsleistungen den von Ihnen zu zahlenden Preis beeinflussen. POS-Systeme haben sich im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt, und diese Veränderungen haben sich auf ihre Preise ausgewirkt.
Folgende Faktoren beeinflussen die POS-Preise:
| Faktor | Auswirkung auf die Preise |
|---|---|
| Regulierungsmodule | Wenn Ihr Einzelhandelsunternehmen in einer regulierten Branche tätig ist, zahlen Sie möglicherweise extra für Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften. Je nach Komplexität können dadurch monatliche Gebühren von $50-$200 anfallen. |
| Spezialisierte Vorlagen | Branchenspezifische Vorlagen vereinfachen die Einrichtung, können jedoch im Voraus mehr kosten. Rechnen Sie mit $100-$500 für spezialisierte Module, die zu den Anforderungen Ihres Online- oder stationären Geschäfts passen. |
| Anwendungsfallkennzeichnungen | Individuell zugeschnittene POS-Funktionen für besondere Unternehmensarten können die Kosten um $25-$100 monatlich erhöhen. Dafür stellen sie sicher, dass das System Ihre spezifischen Abläufe effizient unterstützt. |
| Transaktionslimits | Das Überschreiten von Transaktionslimits kann zusätzliche Gebühren für die Zahlungsabwicklung in Höhe von $0.10-$0.30 pro Kartentransaktion verursachen. Wählen Sie daher einen Tarif, der zu Ihrem Umsatzvolumen passt. |
| Geräteintegration | Die Integration vorhandener POS-Terminals, Kassenschubladen oder Belegdrucker kann Einrichtungsgebühren verursachen oder den Kauf kompatibler POS-Geräte erfordern. Dadurch können Ihre anfänglichen Kosten um $200-$1,000 steigen. |
| Unterstützungsleistungen | Optionen für Premium-Unterstützung, wie eine rund um die Uhr verfügbare Hilfe, können zusätzliche $50-$150 monatlich kosten. So erhält Ihr Team bei Bedarf zeitnahe Hilfe sowohl bei der POS-Software als auch bei den Geräten. |
POS-Systeme: Preisvergleich
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| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am einfachsten einzurichten und zu nutzen | Mit dem kostenlosen Tarif zahlen Sie nur für Transaktionen | Ab 2,6 % + 10¢ | Website | |
| 2 | Am besten für B2B-Verkäufer | Kostenloses Angebot verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für umsatzstarke Unternehmen in verschiedenen Branchen | 3 Monate kostenlos testen | Ab $79/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für Echtzeit-Lagerverwaltung | Kostenloser Test + kostenlose Demo verfügbar | Ab $59/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für E-Commerce-Unternehmen | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $39/Monat und 2,7% | Website | |
| 6 | Am besten für Individualisierung | Keine kostenlose Testphase | Ab $59/Monat + Zahlungsabwicklung | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Hardware-Bundles | Not available | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen | Die Software ist kostenlos. Sie zahlen nur für Transaktionen. | Ab 1,86 % + 8¢ | Website | |
| 9 | Bestes All-in-One-System für kleine Unternehmen | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $14.95/Monat und 2,3 % + 10¢ | Website | |
| 10 | Am besten für direkte Kreditkartenabwicklung | Kostenloses Angebot verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Preismodelle verstehen
Preismodelle unterscheiden sich. Optionen wie Gebühren pro Benutzer oder gestaffelte Monatsabonnements wirken sich anders auf Ihr Budget aus als der lediglich angegebene Preis. Hier finden Sie eine Übersicht über gängige Modelle:
| Preismodell | Funktionsweise | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Pro Benutzer oder Sitzplatz | Sie zahlen eine Gebühr für jeden Benutzer, der auf das System zugreift | Die Kosten können schnell steigen, wenn Ihr Team wächst oder Sie spezielle Tools zur Mitarbeiterverwaltung wie einen rollenbasierten Zugriff benötigen |
| Nach Nutzung | Die Gebühren richten sich danach, wie intensiv Sie das System nutzen, etwa nach verarbeiteten Kartenzahlungen oder Debitkartentransaktionen | Eine hohe Nutzung kann zu unerwarteten Kosten führen (z. B. Transaktionsgebühren), wenn sie nicht genau überwacht wird |
| Abonnement mit Tarifstufen | Unterschiedliche Preisstufen bieten verschiedene Funktionen und Limits | Stellen Sie sicher, dass Sie nicht für POS-Funktionen zahlen, die Sie nicht benötigen, oder Ihre Tarifstufe schnell überschreiten |
| Individuelles Angebot | Die Preise werden auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten | Ohne klare Vergleichswerte kann der Vergleich mit anderen POS-Anbietern schwierig sein |
| Nutzungsabhängig oder jährlich | Sie zahlen monatlich oder verpflichten sich zu einem Jahresvertrag und erhalten dafür einen vergünstigten Preis | Jahrespläne können Geld sparen, binden Sie jedoch an den Anbieter. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie langfristig mit dem Service zufrieden sind |
Versteckte und zusätzliche Kosten, auf die Sie achten sollten
Bei der Bewertung der Preise eines POS-Systems ist es entscheidend, über den angegebenen Preis hinauszublicken. Versteckte Kosten wie Einrichtungsgebühren oder Premium-Support können Sie unvorbereitet treffen.
Bei einigen Systemen fallen möglicherweise Gebühren für Schulungen, Online-Bestellungen oder Integrationen an, die nicht im Grundpreis enthalten sind. Prüfen Sie immer die Optionen für die günstigste Kreditkartenverarbeitung, um Transaktionskosten zu minimieren. Hier finden Sie eine Übersicht über häufige versteckte Kosten:
- Hardware-Aufrüstungen: Der Austausch oder die Aufrüstung von Terminals, Belegdruckern oder Barcodescannern kann Hunderte von Dollar kosten, insbesondere bei Anbietern wie Clover oder Toast.
- Zahlungsabwicklungsgebühren: Einige Anbieter wie Square und Shopify POS verlangen, dass Sie ihre Zahlungsabwicklung zu festgelegten Tarifen nutzen, wodurch sich die Kosten schnell summieren können.
- Integrationsgebühren: Die Verbindung Ihres POS-Systems mit E-Commerce-, Buchhaltungs- oder Kundenbindungsprogrammen kann bei Anbietern wie Lightspeed oder Revel zusätzliche monatliche Gebühren oder einmalige Einrichtungsgebühren erfordern.
- Premium-Support: Der Zugang zu einem Support rund um die Uhr oder zu persönlichen Kundenbetreuern kostet häufig extra, wie dies bei Toast und NCR Silver der Fall ist.
- Software-Erweiterungen: Erweiterte Funktionen wie detaillierte Berichte, Geschenkkarten oder Marketingtools werden von Anbietern wie Vend und Clover häufig als kostenpflichtige Erweiterungen verkauft.
- Vertragsbeendigungsgebühren: Wenn Sie Ihren Vertrag vorzeitig beenden, können hohe Vertragsstrafen anfallen, insbesondere bei langfristigen Vereinbarungen mit Anbietern wie Oracle MICROS.
- Compliance und Sicherheit: Die Einhaltung der PCI-Anforderungen, Datensicherungen oder Sicherheits-Upgrades sind möglicherweise nicht im Grundpreis enthalten und können bei vielen Anbietern im Unternehmensbereich zusätzliche Kosten verursachen.
Maximierung des ROI Ihrer POS-System-Investition
Der ROI sollte Ihre Kaufentscheidung für POS-Systeme bestimmen, denn seine Nachverfolgung kann Ihre Investition in messbaren Erfolg verwandeln:
Zeitersparnis
Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe können den manuellen Aufwand drastisch reduzieren und Ihrem Team mehr Kapazitäten für strategischere Aufgaben verschaffen. Überlegen Sie, welche manuellen Prozesse das moderne POS-System ersetzen wird und wie viel Zeit Ihr Team dadurch möglicherweise einspart.
Bitten Sie Anbieter, zeitsparende Funktionen anhand eines typischen Anwendungsfalls zu demonstrieren. Diese praktische Bewertung kann Ihnen helfen, den potenziellen ROI anhand konkreter Werte zu messen.
Fehlerreduzierung
Die Reduzierung manueller Übergaben und Berechnungen minimiert das Risiko kostspieliger Fehler. Ermitteln Sie, an welchen Stellen derzeit Fehler auftreten und wie die POS-Lösung diese reduzieren könnte.
Lassen Sie sich von den Anbietern zeigen, wie die Datenvalidierung und -kontrolle auf der gesamten Plattform verwaltet werden. Dieses Verständnis hilft Ihnen, den Wert minimierter Fehler und besserer Entscheidungen zu quantifizieren.
Vermeidung von Compliance-Problemen
Integrierte Compliance-Funktionen können Ihnen helfen, Bußgelder und Prüfungen zu vermeiden, indem sie die gesetzlichen und branchenspezifischen Standards einhalten, insbesondere in Kombination mit geeigneten Schulungsprotokollen für Mitarbeiter. Fragen Sie nach den konkret enthaltenen Compliance-Funktionen und danach, ob die Plattform Ihre branchenspezifischen Anforderungen unterstützt.
POS-Systeme für den Einzelhandel, POS-Systeme für die Gastronomie und POS-Systeme für den E-Commerce enthalten diese Funktionen häufig standardmäßig – dies ist ein wichtiger Vorteil von POS-Systemen für den Einzelhandel. Bitten Sie um Beispiele dafür, wie das System dazu beigetragen hat, Compliance-Lücken zu vermeiden. Dies kann Ihnen helfen, die Kosteneinsparungen zu bewerten, die mit der Einhaltung von Vorschriften verbunden sind.
Teamübergreifende Einführung oder Konsolidierung
Die Verwendung eines einzigen Tools in mehreren Teams, das Verwalten mehrerer Filialen oder das Ersetzen mehrerer Tools durch ein einziges kann Kosten senken und die Abstimmung im Team verbessern. Ermitteln Sie die besten POS-Systeme, die mehrere Tools ersetzen könnten, und grenzen Sie anschließend Ihre Auswahl weiter ein.
Bitten Sie Anbieter um Beispiele für erfolgreiche Einführungen in verschiedenen Funktionsbereichen. Diese Erkenntnisse können Ihnen dabei helfen, den tatsächlichen ROI und die langfristige Rentabilität einer umfassenden Tool-Einführung zu bewerten.
Tipps für die Verhandlung der Preise von POS-Systemen
Die Kosten für POS-Software sind oft verhandelbar, und eine gute Vorbereitung kann einen großen Unterschied für Ihr Ergebnis machen. Mit starken Verhandlungstaktiken kann Ihr Team bessere Preise und Vertragsbedingungen sichern, ohne auf Funktionen verzichten zu müssen. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre Verhandlungsstrategie zu verbessern:
- Vergleich mit Wettbewerbern: Vergleichen Sie die Preise ähnlicher Anbieter, um den Marktpreis zu verstehen. Nutzen Sie diese Informationen, um auf wettbewerbsfähige Preise zu drängen, die mit Alternativen gleichziehen oder diese unterbieten.
- Rabattmöglichkeiten: Fragen Sie nach Rabatten für Start-ups, gemeinnützige Organisationen oder langfristige Vertragsbindungen. Viele Anbieter bieten diesen Gruppen reduzierte Preise an, wodurch Ihre Kosten erheblich sinken können.
- Preise für Pilotprogramme oder eine schrittweise Einführung: Verhandeln Sie eine Testphase oder eine schrittweise Einführung, um das System vor einer vollständigen Bindung zu testen. So können Sie prüfen, ob das System Ihren Anforderungen entspricht, ohne eine hohe Anfangsinvestition tätigen zu müssen.
- Verlängerungs- und Bindungsklauseln: Besprechen Sie die Bedingungen für Vertragsverlängerungen und vermeiden Sie lange Bindungszeiträume. Flexible Vertragsbedingungen können Sie vor künftigen Preiserhöhungen oder Änderungen Ihrer Anforderungen schützen.
- Nutzung gemeinsamer Einkäufe oder Unterstützung bei der Beschaffung: Nutzen Sie die gemeinsame Einkaufsmacht oder Unterstützung bei der Beschaffung, um Mengenpreise auszuhandeln. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Unternehmen kann Ihnen bei der Verhandlung besserer Angebote zusätzliche Vorteile verschaffen.
Wie geht es weiter?
Sobald Sie ein Budget für ein POS-System festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Kassensoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
