So wählen Sie ein Kassensystem aus: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie das richtige Kassensystem für einen Einzelhandelsbetrieb auswählen: cloudbasiert oder lokal, Zahlungsabwicklung und PCI, Kernfunktionen, mobile Kassensysteme für den Verkauf vor Ort und am Straßenrand, Integrationen mit CRM und Kundenbindungsprogrammen, Echtzeitberichte sowie Support und SLAs, die zu Ihrer Risikotoleranz passen.

Nutzen Sie ihn, um unverzichtbare Funktionen zu definieren, Anbieter einem Praxistest zu unterziehen und eine solide Geschäftsgrundlage zu schaffen – damit Sie nur einmal implementieren, schnell Mitarbeiter einarbeiten und den Bezahlvorgang sowie das Kundenerlebnis tatsächlich verbessern.

8 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines Kassensystems achten sollten

Nutzen Sie diesen Abschnitt, um Kassensysteme anhand Ihrer tatsächlichen Abläufe einem Stresstest zu unterziehen – was an der Kasse, im Lager und beim Tagesabschluss wirklich passiert. 

Das Ziel: einmal kaufen, sauber implementieren und ohne unnötigen Aufwand oder überraschende Gebühren skalieren.

1. Flexibilität der Tarife

Ihre Anforderungen ändern sich je nach Saison und Anzahl der Standorte – Ihre Preise und Pakete sollten damit Schritt halten. 

Achten Sie auf monatlich kündbare Verträge, einfache Tarifwechsel und die Möglichkeit, Benutzer, Kassen und Standorte ohne Strafzahlungen oder erzwungene Hardwarepakete hinzuzufügen.

Prüfen Sie Geräte- und Standortlimits, Bedingungen für automatische Verlängerung und vorzeitige Kündigung, Zusatzkosten für einzelne Funktionen sowie das Ablaufdatum von Aktionsangeboten. Klären Sie, ob historische Verkaufsdaten nach einer Herabstufung weiterhin zugänglich sind und wie schnell der Kassensystemanbieter Tarife wechseln kann – lassen Sie sich dies schriftlich bestätigen.

2. Datenzugriff und Berichte

Sie benötigen Echtzeit-Verkaufsberichte, auf deren Grundlage Sie tatsächlich handeln können – nach Geschäft, Kasse, Kassierer, Produkt und Aktion. 

Stellen Sie sicher, dass Sie Dashboards anpassen, Margen und Rabatte detailliert analysieren und Rohdaten zu Verkäufen ohne Umwege exportieren können.

Klären Sie Eigentum, Aufbewahrung und API-Zugriff auf die Daten. Sie sollten Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten in Ihr BI-Tool übertragen und anschließend automatisierte Berichte zum Tagesabschluss an E-Mail-Postfächer senden können.

3. Integration in Ihre technische Umgebung

Ihr Kassensystem muss reibungslos mit E-Commerce, Buchhaltung, CRM, Kundenbindungsprogrammen und Steuerlösungen synchronisiert werden – ohne manuelle CSV-Dateien. 

Achten Sie auf bidirektionale Echtzeitaktualisierungen für SKUs, Preise, Bestellungen, Retouren und Kundenprofile über stationäre und Online-Kanäle hinweg.

Fragen Sie nach nativen Konnektoren im Vergleich zu kostenpflichtiger Middleware, API-Limits, Webhooks und Sandbox-Tests. Wenn Sie später die Zahlungsabwicklung ändern, stellen Sie sicher, dass die Integration den Bezahlvorgang nicht beeinträchtigt.

4. Einführung und Support

Die Implementierung sollte Datenmigration, SKU-Bereinigung, Einrichtung von Belegvorlagen und Bereitstellung der Hardware umfassen – Kartenlesegeräte, Bondrucker, Barcodescanner und Kassenschubladen. 

Sie benötigen klare Zeitpläne, einen Migrationsplan und feste Ansprechpartner.

Der Support muss der Realität im Einzelhandel entsprechen: verlängerte Servicezeiten, schnelle SLAs und mehrere Kanäle (Chat, Telefon, E-Mail). Prüfen Sie die Qualität der Wissensdatenbank, die Häufigkeit von Aktualisierungen und ob größere Versionen mit Änderungsnotizen und Schulungen einhergehen.

5. Rollenbasierte Berechtigungen

Verschärfen Sie die Kontrollen nach Rolle – Kassierer, Schlüsselträger, Manager, Administrator –, damit nur die richtigen Personen Rabatte gewähren, Rückerstattungen vornehmen, Preise überschreiben, die Kassenschublade öffnen oder Kundendaten einsehen können. 

Verlangen Sie für riskante Aktionen Manager-PINs.

Achten Sie auf Prüfprotokolle, Berechtigungen pro Standort und SSO-Unterstützung. Sie sollten Rollen duplizieren, auf mehrere Geschäfte anwenden und den Zugriff bei einem Personalwechsel sofort entziehen können.

6. Sicherheit und Compliance

Schützen Sie Karteninhaberdaten mit PCI-DSS-konformen Arbeitsabläufen, EMV, Tokenisierung und verschlüsselter cloudbasierter Speicherung – niemals auf einem lokalen Gerät. 

Stellen Sie die Geräteverwaltung für iPads oder mobile Kassensysteme sowie automatische Sicherheitsupdates sicher.

Fragen Sie nach Zeitüberschreitungen für Benutzersitzungen, IP-Beschränkungen für das Backoffice und Verfahren zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen. Wenn Sie über mehrere Regionen hinweg verkaufen, überprüfen Sie, ob der Umgang mit Daten Ihren Richtlinien entspricht.

7. Anpassung und Arbeitsabläufe

Sie sollten Bildschirme und Abläufe an Ihr Geschäft anpassen können – Schnellzugriffstasten, benutzerdefinierte Zahlungsarten, Belegnachrichten, Steuern/Gebühren und Bestellarten (im Geschäft, Abholung, Abholung am Straßenrand). 

Das Drucken von Etiketten und die Verwendung von Barcodeformaten sollte problemlos möglich sein.

Automatisieren Sie Routineaufgaben: Warnungen bei niedrigem Lagerbestand, Nachbestellpunkte, Kundenaufforderungen für E-Mail/Bonusprogramme und Checklisten zum Tagesabschluss. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Unterstützung von No-Code-Regeln durch das Kassensystem, um manuelle Schritte zu reduzieren.

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8. Unterstützung für mobile Nutzung und mehrere Standorte

Moderne Kassensysteme benötigen mobile Stärke – iPads oder Handgeräte mit Bluetooth-Kartenlesern, kontaktlosen Zahlungen und einem Offline-Modus, der Verkäufe weiterhin erfasst. 

Mitarbeiter sollten direkt auf der Verkaufsfläche Inventurzählungen durchführen und Warteschlangen abbauen können.

Bei mehreren Geschäften sollten Sie zentrale Kataloge, standortbezogene Preise und Steuern, eine Bestandsabfrage und Umlagerungen in Echtzeit sowie konsolidierte Berichte erwarten. Das Hinzufügen eines neuen Geschäfts sollte eine Konfiguration sein – kein neues Projekt.

So wählen Sie ein Kassensystem aus: Ein Schritt-für-Schritt-Rahmen

Nutzen Sie diesen Rahmen, um von „Wir brauchen ein Kassensystem“ zu einer fundierten Entscheidung zu gelangen. 

Wir übersetzen Einzelhandelsabläufe in Anforderungen, vergleichen Kassensystemlösungen unter gleichen Bedingungen und prüfen Preise, Zahlungsabwicklung und Skalierbarkeit – damit Sie nur einmal ausrollen und echte Echtzeitvorteile im stationären Geschäft und im E-Commerce erzielen.

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen

Legen Sie Ihre Anforderungen vor den Produktvorführungen fest. 

Analysieren Sie, wie Kassiervorgänge, Bestandsverwaltung und Rückerstattungen in Ihrem Einzelhandelsgeschäft tatsächlich ablaufen, und entscheiden Sie dann, welche Funktionen und Kassensystem-Hardware – Kartenleser, Barcode-Scanner, Kassenschublade, Belegdrucker, iPad – unverzichtbar sind.

Holen Sie die Einschätzungen der Beteiligten ein

Sprechen Sie mit Filialleitern, Mitarbeitern, der Finanzabteilung und der IT. 

Erfassen Sie Reibungspunkte an der Kasse, die Einzahlungszeiten für Kredit- und Debitkarten, Anwendungsfälle für mobile Kassensysteme (Warteschlangenabbau, Abholung am Straßenrand) sowie den Datenbedarf des Backoffices – Verkaufsberichte, Kundendaten, Geschenkkarten, Bonusprogramme und CRM-Synchronisierung.

Listen Sie Problempunkte auf und priorisieren Sie sie

Ordnen Sie die Probleme nach ihrer Auswirkung: langsamer Bezahlvorgang, nicht übereinstimmende SKUs, manuelle Bestandszählungen, instabiles WLAN, umständliche Exporte oder schwacher Kundensupport. 

Verknüpfen Sie jeden Problempunkt mit einem messbaren Ergebnis – schnellere Transaktionen, weniger Fehlbestände, sauberere Verkaufsdaten –, um den ROI nachzuweisen.

An Richtlinien und Zielen ausrichten

Bestätigen Sie die Anforderungen des PCI DSS, Gerätestandards (iPad oder fest installierter Touchscreen), Verfügbarkeits- und SLA-Vorgaben sowie die Datenaufbewahrung. 

Berücksichtigen Sie Wachstumspläne – neue Standorte, Kioske, Foodtrucks oder Omnichannel – und ob Sie cloudbasierte POS-Systeme mit automatischen Updates gegenüber lokalen Installationen bevorzugen.

Unverzichtbare Funktionen unterscheiden

Legen Sie die wesentlichen Funktionen vor Preisverhandlungen fest und halten Sie den Rest optional.

• Unverzichtbar (für die meisten Einzelhändler). Grundlegende Funktionen für Bezahlvorgänge und Rückgaben, korrekte Steuerberechnung, integrierte oder flexible Zahlungsabwicklung, Offline-Modus, Bestandsabgleich in Echtzeit, rollenbasierte Berechtigungen, exportierbare Verkaufsdaten sowie reibungslose Integrationen mit E-Commerce und Buchhaltung.
• Nützlich. Erweiterte Analysen, anpassbare Belegvorlagen, Automatisierung ohne Programmieraufwand, umfangreiche Treueprogramm- und CRM-Funktionen, Kioskmodi sowie spezielle zusätzliche Hardware wie kundenorientierte Displays.

Stellen Sie diese Fragen:

• Größte Hindernisse. Dokumentieren Sie die drei Probleme, die den Bezahlvorgang verlangsamen oder die Bestandsgenauigkeit beeinträchtigen, und nennen Sie Beispiele aus realen Schichten.
• Abdeckung der Arbeitsabläufe. Prüfen Sie, ob das POS Ihre Bestellarten unterstützt – vor Ort, Abholung und Abholung am Straßenrand – und die benötigten Angaben auf Belege druckt.
• Datenanforderungen. Legen Sie fest, welche Verkaufsdaten, Bestandsdaten und Felder zur Kundentreue Sie regelmäßig exportieren oder über eine API abrufen müssen.
• Hardwareumfang. Führen Sie die benötigten Geräte auf – Kartenlesegerät, Barcodescanner, Kassenschublade und Belegdrucker – sowie alle Anforderungen an USB-C oder Bluetooth.
• Compliance und Risiken. Halten Sie den PCI-Geltungsbereich, Benutzerberechtigungen und die Zuständigkeit für die Behebung von Problemen fest, falls Einzahlungen fehlschlagen oder die Verfügbarkeit sinkt.
• Skalierbarkeit. Definieren Sie die nächsten 12–24 Monate – neue Filialen, Kioske oder mobiles POS – und wie das passende POS-System mitwachsen soll.

Schritt 2: Anbieter von Kassensystemen recherchieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Markt, um eine fundierte Longlist zu erstellen, und prüfen Sie anschließend jeden POS-Anbieter anhand Ihrer geschäftlichen Anforderungen, der tatsächlichen Preisgestaltung und Ihrer Integrationsübersicht. 

Das Ergebnis ist eine Shortlist, die Sie direkt vergleichen können – Funktionen, Zahlungsabwicklung, Support und Skalierbarkeit.

Überblicksrecherchen durchführen

Nutzen Sie seriöse Bewertungsseiten, Analystenvergleiche und Einzelhandelsforen, um Muster zu erkennen – Stärken, häufige Ausfälle und Beschwerden über den Support. 

Achten Sie darauf, welche modernen POS-Systeme tatsächlich cloudbasiert sind, mobiles POS anbieten und Ihre wichtigsten Zahlungsmethoden, Geschenkkarten und Treueprogramme unterstützen.

Nach geschäftlichen Anforderungen vergleichen

Filtern Sie nach Filialanzahl, SKU-Volumen, E-Commerce-Anforderungen, Gerätepräferenzen (iPad oder fest installierter Touchscreen) und danach, ob Sie eine branchenspezifische Lösung benötigen, etwa ein POS-System für ein Café oder ein POS-System für Blumenhändler.

Priorisieren Sie POS-Software, die Bestände in Echtzeit synchronisiert, Verkaufsdaten sauber exportiert und Ihren Barcodescanner, Ihre Belegdrucker sowie Ihre Kassenschublade unterstützt.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale ermitteln

Achten Sie auf transparente Preise, integrierte oder durch Drittanbieter bereitgestellte Kreditkartenabwicklung, die Qualität des Offline-Modus, den Funktionsumfang der API und rollenbasierte Berechtigungen. 

Berücksichtigen Sie Implementierungsunterstützung, Schulungen und Supportzeiten, die zum Einzelhandel passen – Abende, Wochenenden und Feiertage.

Ergebnisse dokumentieren

Erfassen Sie Funktionen, Einschränkungen und die Gesamtkosten – Software, Zahlungsgebühren, POS-Hardware und Zusatzmodule –, damit sich nichts im Kleingedruckten verbirgt. 

Notieren Sie getestete Integrationen, SLAs und Datenübertragbarkeit, damit ein problemloser Wechsel möglich ist, falls sich die Eignung ändert.

Stellen Sie diese Fragen:

• Preistransparenz. Fordern Sie eine Beispielrechnung an, aus der Softwarestufen, Kreditkartenverarbeitungsgebühren, Kontoauszugsgebühren und etwaige Hardware-Leasingkosten hervorgehen.
• Integrationsumfang. Bestätigen Sie native Konnektoren für E-Commerce, Buchhaltung, Steuern und CRM sowie API-Limits und Webhook-Optionen.
• Hardwarekompatibilität. Prüfen Sie zertifizierte Kartenlesegeräte, Bondrucker, Barcodescanner, Kassenschubladen sowie Kiosk- oder iPad-Konfigurationen.
• Zuverlässigkeit und SLAs. Fragen Sie nach der Verfügbarkeitsentwicklung, geplanten Wartungsfenstern und Reaktionszeiten des Supports während der Stoßzeiten im Einzelhandel.
• Datenbesitz. Prüfen Sie Exportformate, geplante Berichte und was mit Verkaufs- und Kundendaten geschieht, wenn Sie auf einen günstigeren Tarif wechseln oder den Anbieter verlassen.
• Vertragsbedingungen. Prüfen Sie monatliche Laufzeiten im Vergleich zu langfristigen Verträgen, Regelungen zur vorzeitigen Kündigung, PCI-Verantwortlichkeiten und den Umgang mit Preiserhöhungen.

Die wichtigsten Kassensysteme, die Sie in Betracht ziehen sollten

Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren Kassensysteme, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:

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1. 1. Square — Am einfachsten einzurichten und zu nutzen
2. 2. Stax — Am besten für B2B-Verkäufer
3. 3. Payment Depot — Am besten für umsatzstarke Unternehmen in verschiedenen Branchen
4. 4. KORONA POS — Am besten für Echtzeit-Lagerverwaltung
5. 5. Shopify POS — Am besten für E-Commerce-Unternehmen
6. 6. Lavu — Am besten für Individualisierung
7. 7. ePOS — Am besten geeignet für Hardware-Bundles
8. 8. Helcim — Ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen
9. 9. Clover — Bestes All-in-One-System für kleine Unternehmen
10. 10. Merchant One — Am besten für direkte Kreditkartenabwicklung

Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste und nehmen Sie Kontakt auf

Beschränken Sie die Auswahl auf 2–4 Anbieter, die zu Ihrer Anzahl an Filialen, Ihren Arbeitsabläufen und Ihrem Wachstumsplan passen. 

Führen Sie anschließend einen eng gefassten, direkt vergleichbaren Prozess durch – mit Blick auf Preise, Kreditkartenverarbeitung, Integrationen und Kassenhardware –, damit Sie sich mit Zuversicht für ein Kassensystem entscheiden können.

Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Wählen Sie Anbieter aus, die Ihre unverzichtbaren Anforderungen erfüllen: cloudbasiertes Kassensystem, Bestandsverwaltung in Echtzeit, zuverlässige E-Commerce-Integrationen, Offline-Modus und kompatible Hardware (Kartenlesegerät, Bondrucker, Barcodescanner, Kassenschublade). Informieren Sie sich über die besten mobilen Kassensysteme, um Optionen zu finden, die diese Kriterien erfüllen.

Notieren Sie, warum jeder Kassenanbieter in die engere Auswahl gelangt ist – Anwendungsfälle, Skalierbarkeit und Gesamtkosten –, damit Sie die Liste begründen können.

RFI oder RFP versenden

Fordern Sie eine Beispielrechnung, eine Übersicht der Verarbeitungsgebühren, Vertragsbedingungen, den PCI-Umfang, unterstützte Zahlungsmethoden, ein Datenblatt zur Hardware, eine Integrationsliste, API-Dokumentation, Exportformate, einen Zeitplan für die Implementierung und zwei Referenzen von Einzelhändlern an. 

Bitten Sie um eine Sandbox oder Testumgebung mit Beispiel-SKUs und Steuern sowie um Einzelheiten zu Einzahlungen, Batch-Abschlusszeiten und Verfügbarkeit/SLAs.

Demos vereinbaren

Arbeiten Sie Ihr eigenes Testszenario ab, nicht das des Anbieters. 

Lassen Sie den Vertriebsmitarbeiter reale Aufgaben durchführen: einen Verkauf mit kontaktlosen Zahlungen abwickeln, eine Rückgabe/einen Umtausch ausstellen, einen Rabatt mit Genehmigung durch einen Manager anwenden, Bestand einscannen, Lagerbestand übertragen, BOPIS abwickeln, Etiketten und Belege drucken und einen Offline-Verkauf abschließen, der in Echtzeit erneut synchronisiert wird. 

Testen Sie das System auf Ihren Geräten – iPad, Bluetooth-Scanner, Bondrucker.

Einheitliche Kriterien verwenden

Bewerten Sie jede Kassenlösung anhand desselben Kriterienrasters: unverzichtbare Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Berichte, Supportabdeckung und Gesamtkosten über 3 Jahre – Software, Kreditkartenverarbeitung, Kassenhardware, Zusatzmodule und Schulungen –, wenn Sie Kassensysteme für Unternehmen vergleichen.

Gewichten Sie die Skalierbarkeit für Einzelhändler mit mehreren Standorten sowie die Nutzung in saisonalen Geschäften oder Kiosken.

Stellen Sie diese Fragen:

• Vergleichbare Preise. Teilen Sie eine Beispielrechnung mit Softwarestufe, Gebühren pro Standort/Kasse, Bearbeitungsgebühren, Ausstellungsgebühren und Hardwarekosten.
• Flexibilität bei Zahlungen. Wenn wir den Zahlungsabwickler wechseln, was funktioniert dann nicht mehr – Kartenlesegeräte, Rückerstattungen oder Berichte – und wer ist für die PCI-Konformität verantwortlich?
• Implementierungsplan. Legen Sie benannte Ansprechpartner, Migrationsschritte, eine Checkliste für die Umstellung und realistische Zeitpläne für die Einführung in mehreren Filialen vor.
• Datenzugriff. Bestätigen Sie Exportformate, API-Limits, Webhooks, geplante Berichte und die Datenaufbewahrung nach einem Downgrade oder dem Ausstieg.
• Hardwarebereitschaft. Führen Sie zertifizierte Kartenlesegeräte, Bondrucker, Barcodescanner und Kassenschubladen sowie das Verhalten im Offline-Modus auf.
• Nachweise und Referenzen. Teilen Sie die Verfügbarkeitshistorie, SLA-Ziele und tatsächlichen Werte, den Turnus der Versionshinweise sowie zwei Einzelhändler, die mit uns vergleichbar sind.

Schritt 4: Erstellen Sie die geschäftliche Entscheidungsgrundlage

Verwandeln Sie Ihre Recherche in einen klaren, belastbaren Plan, den die Unternehmensleitung genehmigen kann. 

Übersetzen Sie Probleme in finanzielle Auswirkungen, stellen Sie die Gesamtkosten dar und zeigen Sie, wie das richtige Kassensystem den Bezahlvorgang, die Bestandsgenauigkeit und das Kundenerlebnis schnell verbessert.

Fassen Sie die Problempunkte zusammen

Listen Sie die wichtigsten Probleme auf und verknüpfen Sie jedes mit einem operativen Kostenfaktor. 

Ein langsamer Bezahlvorgang bedeutet längere Warteschlangen und abgebrochene Einkäufe; nicht übereinstimmende SKUs führen zu Fehlbeständen und Rückerstattungen; verspätete Kreditkartengutschriften belasten den Cashflow. 

Fügen Sie einfache Vorher-Nachher-Kennzahlen hinzu – durchschnittliche Transaktionsdauer, Bestandsabweichung und Rückbuchungen –, damit die Vorteile wie Mathematik und nicht wie Marketing wirken.

Stellen Sie Kostenschätzungen vor

Zeigen Sie die Gesamtbetriebskosten nach Einzelposten: Softwarestufe, Gebühren pro Standort/Kasse, Zahlungsabwicklung (Sätze, Gebühren und Ausstellungsgebühren), POS-Hardware (iPad, Kartenlesegerät, Bondrucker, Barcodescanner, Kassenschublade), Datenmigration, Schulung und Zusatzfunktionen wie Geschenkkarten oder Treueprogramme. 

Modellieren Sie 3–4 Mengenszenarien, um saisonale Spitzen und die Frage „Was passiert, wenn wir eine Filiale hinzufügen?“ abzubilden. Verwenden Sie einen transparenten Leitfaden zu Preisen von Kassensystemen, um Angebote zu vergleichen und unnötige Gebühren zu erkennen.

Formulieren Sie den ROI

Übersetzen Sie Verbesserungen in zusätzliche Einnahmen oder Einsparungen: höherer Durchsatz beim Bezahlvorgang, weniger Bestandsfehler, weniger manuelle Dateneingabe, weniger Rückerstattungen und eine höhere Zusatzverkaufsrate durch Eingabeaufforderungen und Treueprogramme. 

Erstellen Sie eine Ausgangsbasis, anschließend eine konservative Prognose, und legen Sie fest, wie Sie messen werden – anhand wöchentlicher Verkaufsberichte, der Bestandsgenauigkeit, der Kundenzufriedenheit und des Zeitpunkts der Gutschriften.

Stellen Sie diese Fragen:

• Verknüpfung von Problem und Auswirkung. Geben Sie für jeden Problempunkt die aktuellen Kosten und die Kennzahl an, die Sie mit einem neuen Kassensystem verbessern wollen.
• Gesamtpreis. Umfassen die Angebote Software, Zahlungsabwicklung, PCI-Geltungsbereich, Hardware, Schulung und Support – ohne versteckte Ausstellungsgebühren?
• Abhängigkeit vom Volumen. Wie verändern sich die Gebühren bei höherem Vor-Ort-Umsatz, mehr Standorten oder neuen Kiosken und bei der Nutzung eines mobilen POS?
• Cashflow-Realität. Wie lange dauert die Gutschrift für Kredit- und Debitkarten, und wie werden Rückbuchungen und Streitfälle bearbeitet?
• Zeit bis zum Nutzen. Welche Verbesserungen werden innerhalb von 30, 60 und 90 Tagen erreicht – schnellerer Bezahlvorgang, Bestandsdaten in Echtzeit und sauberere Verkaufsdaten?
• Ausstiegsplan. Wenn sich die Eignung ändert, wie exportieren Sie Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten, und welche Hardware bleibt mit einem anderen POS-Anbieter nutzbar?

Schritt 5: Implementieren Sie Ihr Kassensystem und führen Sie es ein

Führen Sie es schrittweise und nicht chaotisch ein. 

Stützen Sie die Umstellung auf einen klaren Plan, benannte Verantwortliche und Schulungen, die reale Schichten abbilden – damit sich der erste Tag auf die bestmögliche Weise langweilig anfühlt und Sie die Vorteile von Kassensystemen im Einzelhandel optimal nutzen können, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Kommunizieren Sie den Einführungsplan

Veröffentlichen Sie, wer was wann erledigt. Fügen Sie Umstellungstermine, Sperrzeiten, die Einrichtung von Geräten für iPads oder fest installierte Touchscreen-Terminals und das Verhalten des Offline-Modus hinzu. 

Dokumentieren Sie die Schritte für Kartenlesegeräte, Bondrucker, Barcodescanner, Kassenschubladen, Kioske und mobile POS-Systeme sowie für mobiles Bezahlen, kontaktloses Bezahlen sowie Kredit- und Debitkarten.

Benennen Sie interne Verantwortliche

Benennen Sie pro Standort eine für das Geschäft verantwortliche Person, eine für IT und Konfiguration zuständige Person sowie eine Ansprechperson in der Filiale. 

Sie verwalten die Einstellungen der POS-Software, Steuerregeln, Benutzerrollen für die Mitarbeiterverwaltung, Einzahlungen aus der Zahlungsabwicklung und Integrationen mit E-Commerce, CRM und Treueprogrammen. 

Geben Sie ihnen direkte Kontakte zum Kundensupport und Eskalationswege.

Sorgen Sie für eine einheitliche Schulung

Schulen Sie nach Rolle und Aufgabe – einen Verkauf vor Ort abwickeln, BOPIS, Rückgaben/Umtausch, Rabatte mit Genehmigung durch eine Führungskraft, Geschenkkarten und die Anmeldung zu Treueprogrammen. 

Verwenden Sie Ihren tatsächlichen Katalog, Ihre Steuern und Ihre Werbeaktionen und nehmen Sie kurze Videos auf. Verfolgen Sie den Abschluss und wiederholen Sie die Schulung vor Zeiten mit hoher Auslastung.

Schaffen Sie Feedbackschleifen

Richten Sie eine einfache Anlaufstelle für Probleme und Ideen ein. Führen Sie in den ersten zwei Wochen täglich eine Triage durch, beheben Sie Probleme schnell und veröffentlichen Sie interne Versionshinweise. 

Beobachten Sie Verkaufsdaten und Verkaufsberichte auf frühe Anzeichen – Durchsatz pro Kasse, Rückerstattungsquote, Bestandsgenauigkeit, Zeitpunkt der Einzahlungen und Kundenzufriedenheit.

Stellen Sie diese Fragen:

• Änderungsmanagement. Welche Kommunikation, Fristen und Arbeitshilfen helfen den Mitarbeitenden, das POS-System zu übernehmen, ohne den Kassiervorgang zu verlangsamen?
• Verantwortliche und Eskalation. Wer genehmigt Konfigurationsänderungen und wer kümmert sich außerhalb der Geschäftszeiten um Vorfälle mit dem Kundensupport des POS-Anbieters?
• Bereitschaft für Zahlungen. Haben wir kontaktlose Zahlungen, mobile Zahlungen, Kredit- und Debitkarten sowie Abläufe für Rückbuchungen durchgängig getestet?
• Schulungsabdeckung. Verfügen wir über rollenbasierte Module für Kassierer und Führungskräfte, einschließlich Geschenkkarten, Treueprogrammen und Abholung am Straßenrand?
• Hardware-Bereitschaft. Sind iPad-Konfigurationen, Kioske, Touchscreen-Terminals, Kartenlesegeräte, Belegdrucker, Barcode-Scanner und Kassenschubladen mit echten Zahlungsmitteln getestet?
• Daten und Berichte. Sind geplante Verkaufsberichte und Exporte für Finanz- und Betriebsabteilungen eingerichtet, einschließlich CRM-Synchronisierung und Echtzeit-Dashboards?
• Omnichannel-Eignung. Unterstützt die Einführung E-Commerce, den Verkauf im Geschäft und mobile POS-Anwendungsfälle ohne doppelte Arbeit oder Datenlücken?

Übernehmen Sie die Führung bei der Suche nach einem Kassensystem

Sie haben jetzt den Leitfaden – setzen Sie ihn um. Verwenden Sie Ihre Muss-Kriterien, Ihr Demodrehbuch und Ihre Bewertungsmatrix, um ein Kassensystem auszuwählen, das den Kassiervorgang beschleunigt, den Bestand synchronisiert und den Mehrkanalbetrieb ohne Überraschungen unterstützt.

Wenn Sie gerade Kassensysteme recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie kostenlose Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Software zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.

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