Come Verificare l’Inventario: 9 Procedure, Benefici e Strumenti
L'inventario del tuo marchio ecommerce è uno dei suoi beni più preziosi. Per questo è così importante assicurarsi che il conteggio dell’inventario sia accurato e che ogni articolo sia correttamente rifornito.
Parte del mantenere sotto controllo il tuo inventario comprende la verifica tramite audit inventariali.
Un audit di inventario esegue un’analisi approfondita delle scorte della tua azienda per verificarne l’accuratezza, identificare potenziali carenze e ridurre al minimo frodi e furti.
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Tuttavia, esistono diversi processi e procedure di audit che le aziende possono preferire.
In questa guida scoprirai di più sull’importanza degli audit di inventario e su come eseguirne uno per il tuo ecommerce.
Iniziamo.
Cos’è un audit di inventario?
Un audit di inventario è una procedura analitica che confronta le giacenze di un’azienda con i suoi registri finanziari per garantirne la precisione.
Questo processo verifica che il conteggio reale delle merci corrisponda con il conteggio registrato, assicurando che il sistema gestionale dell’inventario funzioni e che non vi siano state perdite di prodotto nel periodo considerato.
Spesso, un audit di inventario prevede semplicemente il conteggio di tutti i prodotti rimasti in un determinato periodo e il confronto di questi numeri con quelli nel tuo software di gestione dell’inventario per verificare eventuali discrepanze.
Perché gli audit di inventario sono essenziali per i marchi ecommerce
Effettuare audit di inventario regolari — anche se la frequenza dipende dalla tipologia di azienda e dal tipo di inventario — è un processo fondamentale per qualunque attività al dettaglio.
Alcune imprese ne hanno bisogno solo una volta all’anno, mentre altre (tipicamente quelle che vendono articoli deperibili) possono effettuarli mensilmente.
Un audit di inventario è così importante perché può aiutare a:
- Individuare discrepanze: I retailer statunitensi hanno riportato una media dell’1,6% di perdita di inventario (112,1 miliardi di dollari di perdite) nel 2022—attraverso l’audit. Scopri se il conteggio reale è diverso da quello previsto sulla base di tracciamento inventario. A seconda dell’entità della discrepanza, potrai avviare un’indagine per capire il motivo.
- Evitare sovra o sottoscorte: Gli audit possono aiutarti a capire se hai determinati prodotti che rimangono troppo tempo sugli scaffali o che stanno per terminare, così da adeguare gli ordini di inventario.
- Rilevare perdite di prodotto: Le perdite possono essere dovute a furto, danneggiamento o deterioramento. Effettuare controlli regolari permette di identificare questi problemi e minimizzarli.
- Individuare inefficienze nel magazzino: Le mancanze di inventario possono essere dovute a processi di magazzino poco efficienti. Il tuo audit può far emergere queste problematiche e risolverle.
- Rispettare le normative: Le società quotate in borsa sono obbligate a svolgere audit di inventario di terze parti per essere conformi alle normative—secondo gli AICPA Auditing Standards e il Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB), se i loro articoli sono considerati “materiali”. I Principi Contabili Generalmente Accettati (GAAP) dichiarano che un elemento si considera materiale se “la sua omissione o errore può influenzare le decisioni economiche di chi si basa sui bilanci”.
9 Procedure Comuni di Audit dell’Inventario
Esistono diverse procedure di audit comuni che possono aiutare le aziende retail ad avere conteggi accurati delle scorte.
Alcune possono essere combinate, mentre altre dipendono dal funzionamento della tua azienda.
Conteggio fisico dell’inventario
Il conteggio fisico dell’inventario si esegue contando singolarmente ogni unità per misurare i livelli di inventario.
Anche se tradizionalmente viene fatto manualmente, si può utilizzare uno scanner di codici a barre per agevolare il processo.
Di solito viene eseguito una sola volta, a fine anno fiscale o periodo contabile. Questo perché un conteggio manuale è un’attività estesa, anche con il supporto di strumenti di gestione dell’inventario.
Conteggio a campione
Il conteggio a campione è un processo più frequente.
Questa procedura consiste in un conteggio sistematico di diverse aree dell'inventario, alternando tra diversi reparti o tipologie di prodotto.
Mentre il conteggio fisico dell'intero inventario avviene solo una volta all'anno circa, il conteggio a campione può aiutare a scoprire discrepanze nel frattempo.
Analisi del periodo di riferimento
L'analisi del periodo di riferimento è il processo di interrompere tutte le operazioni nel tuo magazzino per garantire che nessun inventario entri o esca durante la fase di conteggio.
Questo aiuta a migliorare la precisione dell'inventario assicurando che nessun articolo venga conteggiato nel periodo contabile sbagliato.
Dovresti avvisare in anticipo i tuoi clienti se stai eseguendo un'analisi del periodo di riferimento, così sapranno che potrebbero esserci dei ritardi nelle spedizioni.
Analisi ABC
L'analisi dell'inventario ABC consiste nel suddividere l'inventario in tre gruppi (cioè gruppo A, B e C) in base al valore.
Ad esempio, il gruppo A è costituito da articoli di alto valore, il gruppo B da articoli di valore medio, e il gruppo C da articoli di basso valore.
Puoi usare i numeri SKU e i codici a barre per aiutarti a dare priorità ai tuoi prodotti.
Se scegli questa procedura, potresti anche voler conservare i tuoi articoli suddivisi in queste diverse categorie per rendere più semplice la revisione dell'inventario.
Il processo di analisi ABC ti aiuta ad allocare le tue risorse in modo più efficace durante un audit (pensaci: vorrai dare priorità agli articoli di maggior valore durante la verifica interna).
Inoltre, l'analisi dell'inventario ABC può essere utilizzata come forma di conteggio a campione.
Eseguirai conteggi a campione più frequentemente per il tuo gruppo A rispetto ai gruppi B e C, poiché desideri monitorare più da vicino l'inventario di maggior valore.
Analisi dei costi di trasporto
L'analisi dei costi di trasporto esamina i costi di spedizione relativi al trasferimento dell'inventario da un luogo all'altro, una cifra importante da considerare nella tua rendicontazione finanziaria.
Analizzare questi dati può darti un'idea di tutti i costi legati a spedizioni e trasporti, offrendo possibili opportunità per negoziare tariffe migliori, individuare inefficienze nella catena di approvvigionamento e migliorare i tempi di consegna.
Ad esempio, le tariffe di trasporto attuali potrebbero rappresentare un costo passivo a cui non presti sempre attenzione.
Se effettui un'analisi dei costi di trasporto ogni anno, puoi avere un quadro chiaro di ciò che stai pagando e confrontare con altre tariffe più basse disponibili sul mercato.
Se trovi tariffe inferiori, potresti essere in grado di utilizzarle per negoziare condizioni migliori con la tua azienda attuale.
Analisi dei costi dei prodotti finiti
L'analisi dei costi dei prodotti finiti è particolarmente utile se produci i tuoi articoli.
Tiene conto dei materiali diretti e della manodopera, insieme ai costi generali di produzione.
Con questa analisi, il tuo team determina quando un prodotto è pronto per la vendita, in modo che i revisori possano includerlo nel loro processo di valutazione dell'inventario.
Analisi dei costi indiretti
L'analisi dei costi indiretti consiste nel verificare i costi indiretti associati alla produzione dei tuoi beni.
Questo potrebbe includere elementi come affitto, utenze, costi assicurativi, spese amministrative e altro che normalmente potresti non considerare, assicurandoti di non sottostimare il costo totale dell'inventario.
Riconciliazione della conta dell'inventario
La riconciliazione è il processo di abbinare il conteggio fisico dell'inventario ai tuoi registri contabili.
Se vengono individuate delle discrepanze, sarà necessario lavorare per riconciliarle e scoprirne la causa.
Questo processo si svolgerà più o meno in questo modo:
- Esegui il conteggio fisico dell'inventario per ottenere un conteggio accurato dello stock esistente.
- Confronta il conteggio con i registri di inventario per verificare se corrispondono.
- Individua eventuali discrepanze e indaga sui motivi per cui potrebbero essere sorte.
- Controlla i registri di spedizione, i registri di vendita, le fatture e altri documenti per vedere se riesci a trovare spiegazioni.
- Riconcilia il registro dell'inventario affinché corrisponda al conteggio reale. Se hai trovato la causa della discrepanza, crea una “dichiarazione di riconciliazione dello stock” che spieghi il motivo. Altrimenti, semplicemente aggiorna i tuoi dati affinché riflettano il conteggio reale, così da avere cifre accurate per il futuro.
Abbina le fatture al registro di spedizione
Con questo processo, controllerai due volte le tue fatture o gli ordini di acquisto rispetto al registro di spedizione per assicurarti che non ci siano discrepanze tra questi documenti.
Questo è un processo automatizzato che la maggior parte dei software contabili può gestire.
In questo modo puoi assicurarti che i tuoi clienti ricevano gli articoli corretti e che non ci siano ordini duplicati in uscita.
Semplifica le verifiche di inventario—scopri come un sistema di inventario perpetuo offre accuratezza in tempo reale e riduce le discrepanze negli audit.
Il processo di audit dell'inventario
Ora che conosci alcune procedure che utilizzerai durante l'audit dell'inventario, vediamo insieme il processo di verifica in tre fasi.
Fase 1: Preparazione all'audit dell'inventario
Per minimizzare gli errori e massimizzare l'efficienza, è importante partire da una fase di preparazione ben definita. Ciò comprende attività come:
- Scegliere il momento giusto: Poiché la verifica degli articoli d'inventario può bloccare le operazioni, scegli un momento idoneo per programmare l'audit in modo da ridurre al minimo le interruzioni. Ad esempio, non sarebbe opportuno interrompere le operazioni per una verifica dell'inventario durante la stagione delle festività. Tuttavia, se c'è un periodo di bassa attività durante l'anno, quello può essere il momento ideale.
- Organizzarsi: Organizza il magazzino, riducendo al minimo i pallet e sistemando tutti gli articoli al loro posto, per garantire che la verifica si svolga senza intoppi.
- Preparare la documentazione: Raccogli tutta la documentazione e fai una rapida revisione per assicurarti di avere tutto il necessario per auditare e riconciliare l'inventario. Questo può includere i registri di inventario, fatture, registri di spedizione e qualsiasi altro documento utilizzato per la riconciliazione.
- Stabilire obiettivi e finalità: Definisci gli obiettivi dell'audit, come validare il processo di gestione dell'inventario, identificare le fonti di calo inventariale, aumentare la capacità di previsione, o migliorare la redditività.
- Formare il team: Assicurati che il tuo team sappia come condurre il conteggio dell'inventario per ridurre al minimo gli errori durante il processo.
- Sfruttare la tecnologia: Utilizza le funzionalità del software di gestione dell'inventario o software per la gestione del magazzino più adatte per ottimizzare l'intero processo.
Fase 2: Esecuzione dell'audit dell'inventario
Ora è il momento di iniziare la verifica. Procedi con queste attività per portare a termine questa fase:
- Scegliere la procedura giusta: Abbiamo già illustrato le diverse procedure necessarie per condurre un audit dell'inventario. Seleziona quella o quelle più adatte al tuo magazzino.
- Esegui il conteggio: Avvia il conteggio utilizzando la procedura scelta. Conta ciascun articolo individualmente e registra la quantità nei registri contabili.
- Riconcilia il conteggio: Confronta i numeri con quelli presenti nel software di gestione dell'inventario. Esamina ogni eventuale discrepanza riscontrata.
Fase 3: Analisi dei risultati
Infine, una volta conclusa la verifica/conteggio, è necessario analizzare i risultati. Segui queste attività per farlo:
- Identifica i modelli nelle tue discrepanze: Esamina i tuoi documenti di riconciliazione per vedere se riesci a scoprire dei modelli nelle discrepanze, come prodotti specifici o aree del magazzino che tendono a essere meno accurate. Poi cerca di individuare la causa, come processi inefficienti, problemi con i fornitori o addirittura furto interno.
- Valuta l'efficacia della procedura scelta: Hai scelto il processo giusto (o una combinazione di processi) per l'audit del tuo inventario? Quanto è stato accurato il conteggio? Dovresti provare un altro metodo in futuro?
- Elabora un piano d'azione per il futuro: Una volta completate eventuali indagini sulle discrepanze, crea un piano per ridurle in futuro. Questo potrebbe significare cambiare fornitori, trovare un nuovo software, allontanare alcuni membri del team o addirittura trasferirsi in un altro magazzino.
7 migliori pratiche per l'audit dell'inventario
Vuoi migliorare il processo di audit dell'inventario? Queste sette migliori pratiche possono aiutarti.
1. Usa il miglior software di gestione dell'inventario
Un modo immediato per migliorare la gestione del tuo inventario è scegliere il software giusto.
Questi strumenti online possono essere estremamente utili per i tuoi processi, aiutandoti a ridurre errori e a darti ancora più controllo sull'inventario.
Il software di gestione dell'inventario giusto per migliorare l'audit dovrebbe includere funzionalità come punti di riordino automatici (per ordinare automaticamente nuova merce raggiunta una determinata soglia ed evitare così rotture di stock) e avvisi sui livelli di scorta (notifiche quando l'inventario raggiunge un certo limite).
Queste funzionalità sono utili per tenere sotto controllo i livelli delle scorte e sapere quando stai effettuando nuovi ordini.
Puoi usare queste notifiche anche come segnali per eseguire una mini-verifica e assicurarti che i livelli delle scorte siano realmente così bassi come indica il software—e che sia effettivamente così.
Ecco le nostre soluzioni di gestione dell'inventario preferite per semplificare tutto il lavoro di mantenimento di livelli di magazzino precisi:
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2. Automatizza e traccia l'inventario in tempo reale
Strumenti come il monitoraggio automatizzato e gli aggiornamenti in tempo reale sull'inventario possono aiutare a ridurre nel tempo gli errori e le discrepanze.
Quando hai la possibilità di controllare i livelli delle scorte durante tutto l'anno, riduci la possibilità di sorprese quando arriva il momento dell'audit.
Inoltre, puoi accedere a tecnologie intelligenti come scanner di codici a barre e RFID che semplificano i processi sia prima sia durante l'audit.
Gli scanner barcode velocizzano il processo di conteggio—e ti evitano di perdere il conto.
I tag RFID possono aiutare le aziende a monitorare il movimento della merce in magazzino, assicurandosi che attraversi correttamente la catena di distribuzione. Questo è un ottimo modo per aumentare l'efficienza del magazzino e migliorare allo stesso tempo le attività di audit.
3. Integra con piattaforme ecommerce e strumenti digitali
Se gestisci un negozio online, le tue registrazioni di inventario saranno diverse da quelle di un punto vendita fisico che dispone di uno spazio di stoccaggio interno.
Ciò significa che avrai bisogno di software che lavorino insieme per tenere tutto sotto controllo.
Trova uno strumento di gestione dell'inventario che si integri perfettamente con la tua piattaforma ecommerce, così potrai tracciare più facilmente le merci in entrata e in uscita dal tuo centro di evasione ordini.
Inoltre, scopri tutte le integrazioni disponibili per capire quali altri strumenti puoi utilizzare per ottimizzare i tuoi processi.
Alcuni di questi strumenti possono includere:
- Software di gestione magazzino
- Software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
- Software di pianificazione delle risorse d'impresa (ERP)
- Sistema di gestione delle informazioni di prodotto (PIM)
- Software di logistica terziarizzata (3PL)
- Software di spedizione
4. Riduci l'errore umano
Fare audit può essere complicato. È un’attività che richiede tempo e si basa molto sulla riduzione dell’errore umano.
Questo significa che devi formare adeguatamente i tuoi dipendenti—e tenerli costantemente aggiornati su software e procedure—per assicurarti che sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro al momento dell’audit.
Un altro modo per ridurre l'errore umano è assumere revisori esperti che si occupino del processo per te.
Le società quotate sono tenute a farlo per essere conformi agli standard di audit.
5. Esegui audit regolari ed esterni
Assicurati di essere sempre preparato alla stagione degli audit creando un calendario costante.
Ad esempio, implementando conteggi ciclici ogni mese e conteggi fisici completi dell’inventario alla fine dell’anno fiscale.
È inoltre una buona idea assumere revisori esterni periodicamente, affinché possano eseguire valutazioni imparziali e assicurare che tutti i tuoi registri inventariali siano totalmente accurati.
Di solito ciò avviene una volta l’anno.
6. Forma e standardizza le procedure
Come detto, mantenere i tuoi dipendenti aggiornati sulle procedure è fondamentale.
Ma ancora più importante—soprattutto via via che nuovi membri entrano o lasciano l’azienda—è standardizzare le procedure e documentare correttamente l’intero processo.
Così potrai inserire i processi di audit nell’onboarding generale e nella formazione periodica dei dipendenti.
Prova diversi metodi di conteggio per individuare quello che funziona meglio per la tua azienda e per il tuo team, quindi standardizza quel procedimento inserendolo nei materiali formativi aziendali.
7. Sfrutta la tecnologia
La tecnologia è una preziosa alleata—soprattutto in un processo così manuale e faticoso come il conteggio delle giacenze.
Sfrutta gli strumenti che hai a disposizione.
Naturalmente, abbiamo già menzionato i benefici del software per la gestione dell’inventario, ma esistono anche strumenti di intelligenza artificiale e app mobili per analisi predittive e gestione operativa che possono offrire ulteriore supporto.
Ad esempio, la maggior parte dei sistemi di gestione magazzino (WMS) dovrebbe funzionare tramite app mobile, così da velocizzare il processo.
Considerazioni finali
In sintesi, ogni azienda retail ed ecommerce deve eseguire almeno una volta l’anno l’audit dell’inventario per garantire che i dati sui movimenti delle merci siano corretti.
Questa guida ti aiuterà ad assicurarti che il conteggio delle giacenze sia il più allineato possibile ai tuoi bilanci.
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Domande frequenti sull'audit dell'inventario
Hai ancora domande? Sapevamo sarebbe potuto succedere. Ecco alcune domande e risposte extra che potrebbero soddisfare la tua curiosità (incrociamo le dita).
L’audit dell’inventario è difficile?
L’audit dell’inventario può essere complicato perché ci sono diverse sfide che il tuo team potrebbe affrontare. Prima di tutto, è un processo che richiede molto tempo.
Inoltre, è difficile da scalare, rendendo il processo ancora più complesso man mano che l’azienda cresce. Tuttavia, con i processi giusti puoi renderlo il più gestibile possibile.
Con quale frequenza dovrebbero essere effettuati gli audit dell’inventario?
Gli audit dell’inventario devono essere effettuati alla fine di ogni anno fiscale, anche se alcune aziende potrebbero aver bisogno di effettuare controlli più frequentemente.
Qual è il rischio dell’audit dell’inventario?
Come per qualsiasi processo, esiste sempre il rischio di errore. Quando le persone conteggiano fisicamente gli articoli in magazzino, ci sarà sempre un margine di errore dovuto a conteggi errati.
Che cos'è un conteggio a rotazione?
Un conteggio a rotazione è quando un'azienda conta piccoli gruppi di inventario in diversi momenti durante l'anno, invece di (o magari in aggiunta a) un massiccio conteggio completo dell'inventario una volta all'anno.
