Automatisoitu tilausten hallinta: kattava opas + 10 IMS-työkalua
Inhimillinen kosketus – virheitä kaikkialla: Manuaalisessa tilausten hallinnassa tapahtuu usein virheitä, jotka aiheuttavat tehottomuutta ja tappioita. Näiden tehtävien automatisointi voi vähentää virheitä ja tehostaa prosessia merkittävästi.
Robotit apuun: Tilausten hallinnan automatisointi parantaa tarkkuutta ja tehokkuutta, hoitaa toistuvat tehtävät ja antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä strategisempiin tehtäviin.
Säästetty aika on ansaittua aikaa: Automatisointi nopeuttaa tilausten käsittelyä, vähentää viivästyksiä ja asiakkaiden tyytymättömyyttä. Tämä ajankäytön tehokkuus parantaa asiakaspalvelua ja lisää tyytyväisyyttä.
Kustannustehokkaan automatisoinnin taika: Tilausten hallinnan automatisointi voi vähentää toimintakustannuksia merkittävästi minimoimalla manuaalisen työn ja korjaamalla virheet ennen kuin niistä tulee kalliita ongelmia.
Varmista liiketoimintasi tulevaisuus: Automatisoinnin käyttöönotto tilausten hallinnassa auttaa varmistamaan liiketoiminnan tulevaisuuden, säilyttämään kilpailukyvyn ja vastaamaan nopeasti muuttuviin markkinaolosuhteisiin.
Erehtyminen on inhimillistä, mutta tilaustenhallinnan automatisointi on nerokasta.
Paljon aikaa kuluu virheille alttiisiin tehtäviin. (Esimerkkinä manuaalinen tietojen syöttäminen.)
Tässä artikkelissa saat selville, mitkä tehtävät hidastavat tilaustenhallintaprosessiasi, ja opit automatisoimaan ne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tavoitteena on parantaa merkittävästi oston jälkeistä operatiivista tehokkuutta.
Aloitetaan.
Mitä automatisoitu tilaustenhallinta on?
Automatisoitu tilaustenhallinta tekee tilausten käsittelystä ja lähettämisestä helpompaa.
Tämä nykyaikaistettu prosessi poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen, vähentää virheiden riskiä ja nopeuttaa käsittely- ja toimitusaikoja, joten tilausten toimitustiimisi voi hengähtää hieman helpommin.
Kyseessä on tehokas teknologia, joka toimii itsenäisesti. Se vaatii vain vähän ihmisen osallistumista sääntöjen määrittämiseen, päätöksentekoon, arviointiin ja testaamiseen.
Katsotaan, miten tämä ilman jatkuvaa käsin tehtävää työtä toimiva tilausten toimitusprosessi toimii alusta loppuun.
Miten automatisoitu tilaustenhallinta toimii?
Tilaustenhallinta jakautuu eri vaiheisiin. Jokainen vaihe sisältää aikaa vieviä ja virheille alttiita manuaalisia tehtäviä, jotka automaatio voi hoitaa puolestasi.
Tässä on joitakin tärkeimpiä tehtäviä, jotka sinun kannattaa automatisoida:
Tilausten vastaanotto ja vahvistaminen
Eri myyntikanavien – verkkokauppa-alustojen, markkinapaikkojen ja jopa sosiaalisen median sivujen – yhdistäminen toiminnanohjausjärjestelmääsi voi nopeuttaa tilausten käsittelyä.
Kun kaikki tilaustietosi ja varastosaatavuus ovat yhdessä paikassa, automaattinen tilausten käsittelyjärjestelmä voi hoitaa esimerkiksi seuraavat tehtävät:
- Asiakastietojen vahvistaminen
- Varaston tarkistaminen
- Tilausnumeroiden määrittäminen
- Tilausvahvistussähköpostien lähettämisen aloittaminen
Koko prosessi nopeutuu ja tehostuu, mikä tarkoittaa, että voit siirtää tilauksen eteenpäin mahdollisimman nopeasti.
Tilausten reititys ja toimitus
Vahvistettujen tilausten on siirryttävä suoraan keräilyyn ja pakkaamiseen, ja automaatio varmistaa niiden sujuvan ja tasaisen etenemisen.
Automatisoitu tilaustenhallintajärjestelmä voi:
- Paikantaa oikeat tuotteet varastostasi (ja jopa valita oikean varaston, jos varastoja on useita)
- Suositella tehokkainta keräilyreittiä varaston sisällä
- Ehdottaa tuotteeseen perustuvia kustannustehokkaimpia pakkausmateriaaleja ja -kokoja
Vähemmän virheitä tässä vaiheessa tarkoittaa vähemmän asiakasvalituksia ja resurssien parempaa hyödyntämistä.
Tilausten lähettäminen
Kun pakatun tuotteen on aika aloittaa matkansa varaston ulkopuolelle, voit luottaa automaatioon seuraavissa tehtävissä:
- Luo ja tulosta toimitusosoitetarrat
- Luo asiakkaille seurantalinkit
- Valitse toimitukselle paras kuljetusyhtiö toimituskustannusten, nopeuden tai sijainnin perusteella (kuljetusyhtiön valinnan optimointi on yksi monista pakettien tarkastusohjelmiston hyödyistä)
Kaikki nämä yhdessä luovat saumattoman toimituskokemuksen sinulle ja asiakkaillesi.
Tilausten palautukset
Palautukset ovat väistämätön osa liiketoimintaa, mutta automaatio voi tehdä niistä huomattavasti vähemmän hankalia.
Moderni tilaustenhallintajärjestelmä voi luoda:
- Luo palautustarrat
- Päivitä varastotiedot automaattisesti,
- Sujuvoita viestintää asiakkaan kanssa.
Näiden vaiheiden yksinkertaistaminen säästää huomattavasti aikaa ja voi todella antaa asiakkaille mielenrauhaa. Se lisää todennäköisyyttä, että he ostavat sinulta uudelleen.
Olen esitellyt vain tärkeimmät mutta perustason tehtävät, jotka voit automatisoida. Tilaustenhallintajärjestelmästäsi riippuen voit tehdä paljon enemmänkin.
Ennen kuin perehdymme siihen, nostan esiin muutaman syyn, joiden vuoksi tilaustenhallinnan automatisoinnin pitäisi olla verkkokauppaliiketoimintasi prioriteetti.
Miksi tilaustenhallinta kannattaa automatisoida
Toiminnan laajentuminen on hieno uutinen.
Se tarkoittaa kuitenkin myös yhä pahempia päänvaivoja hinnoittelun tehottomuudesta, hitaista manuaalisista prosesseista ja ohjelmistoratkaisuista, jotka kieltäytyvät keskustelemasta keskenään.
Näin automatisoitu tilaustenhallinta palauttaa kaiken synkroniaan – ja estää samalla sinua penkomasta lääkekaappia särkylääkkeen toivossa jatkuvasti:
- Paranna tilausten tarkkuutta. Inhimilliset virheet tilausten syöttämisessä ja varaston seurannassa voivat aiheuttaa viivästyksiä ja kalliita palautuksia. Vähittäiskaupan palautusten odotetaan saavuttavan 890 miljardia dollaria vuonna 2024 – automatisoitu tilaustenhallinta voi auttaa suojaamaan yritystäsi joutumasta kärsimään suuresta osasta tätä kallista kokonaisuutta.
- Paranna asiakaskokemusta. Automatisoidut järjestelmät voivat hyödyntää data-analyysia palvelun personointiin ja asiakkaiden tarpeiden ennakointiin. Kun otetaan huomioon, että 73 % asiakkaista asettaa kokemuksen etusijalle ostopäätöstä tehdessään, kyseessä on merkittävä etu.
- Tehosta ajankäyttöä ja kustannuksia. Automatisoidut järjestelmät nopeuttavat tilausten käsittelyä, joten voit täyttää enemmän tilauksia lyhyemmässä ajassa. Deloitten mukaan yritykset näkevät älykkään automaation käyttöönoton jälkeen kustannusten pienenevän keskimäärin 32 %.
- Saa reaaliaikaisen näkyvyyden varastoon. Myyntikanavien ja varastojen reaaliaikaisten tietojen integrointi ehkäisee ylivarastointia ja varaston loppumista. Forresterin tutkimuksessa IBM Sterling Order Management -järjestelmästä havaittiin, että yritykset voivat parantaa voittojaan jopa 4,2 miljoonalla dollarilla näkyvyyden parantamisen ansiosta.
- Maksimoi toiminnan skaalautuvuus. Automatisoidut järjestelmät voivat auttaa mukauttamaan työnkulkujasi ja resurssien käyttöä. Voit kohdentaa enemmän resursseja ruuhkahuippujen aikana ja vähentää niitä hiljaisempina aikoina.
Seuraavassa osiossa käsitellään, miten voit uudistaa verkkokauppasi tilaustenhallintaa näiden hyötyjen saavuttamiseksi.
Kilpailijasi automatisoivat tilauksia samalla kun sinä hukut manuaaliseen syöttämiseen. On aika tutustua parhaisiin tilaustensyöttötyökaluihin ja ottaa heidät kiinni.
Kuinka automatisoitu tilaustenhallinta otetaan käyttöön
Automaatio tehostaa tilausten toimitusprosessia, mutta sen käyttöönotto edellyttää ohjausta. Tässä muutamia alalla tunnustettuja vinkkejä alkuun pääsemiseksi:
1. Tunnista suurimmat haasteesi
Missä kohtaa asiat menevät jatkuvasti sekaisin tilausten täyttämisen aikana?
Tarkastele mittareitasi perusteellisesti löytääksesi vastauksen. Ne osoittavat suoraan prosessisi ongelmakohdat.
Jos toimittamattomien tilausten määrä kasvaa, se voi tarkoittaa, että järjestelmäsi tallentaa päällekkäisiä tai virheellisiä osoitteita. Tai ehkä on aika harkita kuljetusliikkeen vaihtamista.
Kirjaa lisäksi ylös tehtävät, jotka aiheuttavat usein ongelmia, kuten toimitustarrojen luominen ja tulostaminen tai tilausten yhdistäminen varastotietoihin.
Organisaation kypsyydestä riippuen lähes jokainen tehtävä voidaan sisällyttää automatisoituun tilausprosessiin.
Jos tilausten syöttämiseen tai tilausten muuntamiseen järjestelmästä toiseen liittyy manuaalista työtä käyttöliittymässä, siitä on luovuttava.
Kun olet tunnistanut nämä, älä kiirehdi koko järjestelmän uudistamiseen.
Keskittyminen kuhunkin työnkulkuun – olipa kyse tilausten käsittelystä, reitityksestä, toimituksista tai palautuksista – auttaa sinua käsittelemään paremmin niihin liittyviä eri vaiheita.
Aseta lopuksi selkeät tavoitteet. Haluatko lyhentää käsittelyaikaa 30 prosentilla? Vai haluatko ehkä parantaa tilausten tarkkuutta 15 prosentilla?
Kun määrittelet nämä tavoitteet, saat selkeän suunnan jatkoa varten.
2. Löydä tavoitteisiisi sopivat työkalut
Tilausprosessin automatisointi ei onnistu ilman oikeaa tilaustenhallintaohjelmistoa (OMS).
OMS hallinnoi koko tilauksen elinkaarta – siitä hetkestä, kun asiakas viimeistelee ostoksensa, siihen asti, kun hän vastaanottaa tuotteensa. Tämä on yksi tilaustenhallintajärjestelmien monista hyödyistä.
Kun valitset OMS-järjestelmää, sinun on määriteltävä muutamia vaatimuksia. Varmista, että se…
…sopii yrityksesi tarpeisiin
Jokaisella OMS-järjestelmällä on oma erityisalueensa. Jotkin on suunniteltu suurille vähittäismyyjille. Toiset vastaavat erityisempiin liiketoiminnan tarpeisiin.
Esimerkiksi: BrightPearl on erinomainen ratkaisu monikanavaisille myyjille, koska se voi synkronoida myynnin ja varastotiedot reaaliajassa sekä verkossa että sen ulkopuolella.
Lisäksi siinä on automaatiomoottori, jonka avulla voit määritellä yksinkertaiset säännöt keräilyyn ja toimitukseen jokaiselle hallinnoimallesi kanavalle.
…ratkaisee työnkulkujasi vaivaavat tilausten käsittelyongelmat
Kun tapaat tiimisi ennen automaation käyttöönottoa, tärkein syy on varmistaa, että päädyt käyttämään työkalua, joka todella ratkaisee ongelmakohtasi.
Oletetaan, että olet huomannut pakkausmateriaalikustannusten kasvaneen ja haluat leikata kuluja 10 prosentilla.
Linnworks voi auttaa pitämään tuotteet turvassa toimituksen aikana tuhlaamatta tarpeettomia resursseja. Sen avulla voit määrittää ennalta pakkausmateriaalien kriteerit, jotta pakkaajat käyttävät aina oikean kokoista ja tyyppistä pakkausta.
…integroituu hyvin teknologiakokonaisuuteesi
OMS-järjestelmäsi tulisi toimia hyvin yhteen muiden työkalujesi kanssa, kuten:
- myyntikanavat, kuten verkkokauppa-alustasi,
- asiakkuuksien hallintaohjelmisto (CRM),
- toiminnanohjausjärjestelmä (ERP),
- varastonhallintaohjelmisto (IMS),
- ja varastonhallintaohjelmisto.
BigCommercen ja Shopifyn kaltaisissa työkaluissa on tehokkaat API-rajapinnat ja monipuolinen sovelluskauppa, joiden avulla OMS-järjestelmäsi on helppo yhdistää muuhun liiketoimintaasi. (Palaamme tähän tarkemmin aivan pian.)
Jos etsit lisää OMS-suosituksia, tutustu kymmenen parhaan vaihtoehdon listamme:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Toinen automaation tehostamiseen tarvitsemasi työkalu saattaa olla varastonhallintaratkaisu (IMS).
Joillakin brändeillä on ainutlaatuisia haasteita tilaustenhallinnan automatisoinnissa.
Otetaan esimerkiksi 123 Baby Box.
Perustaja Zarina Bahadur kertoo: ”Suurin ongelmamme oli varmistaa varastotietojen synkronointi myyntialustojen välillä. Tämä ongelma johti ylisuurten määrien myyntiin – myimme enemmän tuotteita kuin meillä oli saatavilla.”
Tarvitset paremman näkyvyyden varastotilanteeseen, jotta tilaustenhallintaprosessisi toimii moitteettomasti.
Vaikka IMS-ratkaisut keskittyvät ensisijaisesti reaaliaikaiseen varastoliikkeeseen ennen oston tekemistä, ne auttavat myös seuraamaan, miten tuotteet kulkevat liiketoimintasi läpi varastoinnista toimitukseen.
IMS-järjestelmän käyttö yhdessä OMS-järjestelmän kanssa ehkäisee liikamyyntiä ja varastojen loppumista.
Hyvä uutinen kuitenkin on tämä: Linnworksin ja Cin7 Coren kaltaiset tehokkaat alustat yhdistävät OMS- ja IMS-toiminnot, joten voit hallita tilauksia ja varastoa saumattomasti yhdessä paikassa.
Katso alta kattava luettelo parhaista IMS-ratkaisuista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Yhdistä järjestelmäsi ja kanavasi
82 prosenttia johtajista sanoo, että päästä päähän ulottuvan näkyvyyden puute on suurin luotettavan datan este. Integraatio on tärkeää, koska sinun on muodostettava datastasi kokonaiskuva.
Erityisen tärkeää tämä on tilaustenhallinnan kaltaisessa prosessissa, joka yhdistää kolme keskeistä osa-aluetta: tilaustiedot, varaston saatavuuden ja asiakastiedot.
Kuten aiemmin mainitsin, OMS-järjestelmäsi voi sisältää kaikki nämä tiedot, joten sen on oltava yhteydessä tärkeimpiin työkaluihisi, jotka keräävät ja tallentavat näitä tietoja.
Muussa tapauksessa joudut turvautumaan manuaaliseen tietojen syöttämiseen ongelman korjaamiseksi, mikä kumoaa täysin automaation tarkoituksen.
Automaation toimiminen edellyttää reaaliaikaisia tietoja.
Esimerkiksi: Jos järjestelmäsi päivittävät varastotiedot vain ajastetuissa erissä, on olemassa riski, että useita tilauksia tehdään samasta rajallisesta varastosta (tämä tapahtuu hyvin todennäköisesti pikamyynnin ja suurten kampanjoiden aikana!)
Integraatio on niin tärkeää, jotta voit välttää tällaisen kalliin virheen, joka vaikuttaa myös kielteisesti asiakaskokemukseen.
Mikä vielä parempaa, se voi tuoda brändillesi huomattavia säästöjä.
Esimerkkinä tästä:
Kanadalainen teollisuuslattioihin erikoistunut yritys ratkaisi synkronointiongelmansa yhdistämällä Salesforcen ja QuickBooks Onlinen.
Se säästi 25 000 dollaria manuaalisen tietojen syöttämisen kustannuksissa ja pystyi automatisoimaan yli 5 miljoonan dollarin arvosta tapahtumia sekä leikkaamaan ylläpitokustannuksia 90 %.
Datasiilojen välttämiseksi voit:
- Valita alustoja, joissa on laaja valikoima integraatioita, kuten edellä mainitussa vinkissäni.
- Hyödyntää kolmannen osapuolen yhdistimiä, kuten Zapieria, jotka toimivat työkalujesi yleiskääntäjinä.
- Valita räätälöidyn ratkaisun, mutta se voi olla kallis. Kehittäjien avulla voit luoda mukautettuja rajapintoja tai yhteyksiä, jotta kaikki toimii saumattomasti yhdessä.
Saumaton integraatio on välttämätön, jotta voidaan luoda automatisoitu tilaustenhallintajärjestelmä mahdollisimman vähäisin häiriöin.
4. Rakenna vankka perusta työnkuluillesi
Koska tiedät jo keskeiset haasteesi – jos suoritit ensimmäisen vinkin mukaiset toimet – tiedät jo, mitä tehtäviä kannattaa optimoida.
Automaatio säästää aikaa, mutta edellyttää jonkin verran manuaalista työtä alkuvaiheessa.
Ensin sinun on määritettävä työnkulut, jotta uusi järjestelmäsi saadaan toimimaan.
Ohjelmistosi hoitaa raskaan työn, mutta sinun on määritettävä ennalta säännöt tai kriteerit, joita sen tulee noudattaa.
Oikeiden kriteerien valinta riippuu yrityksestäsi ja nykyisistä ongelmakohdistasi. Voit esimerkiksi määrittää tilausten reitityksen parametreiksi varastotasot ja asiakkaan sijainnin.
Kun olet määrittänyt sääntösi, niiden syöttäminen OMS-järjestelmään vaihtelee alustan mukaan. Yleensä siirryt automaatioasetuksiin, jotka löytyvät todennäköisesti työkalusi työnkulkujen automaatiosta.
Tämän jälkeen syötät käynnistimet ja ehdot.
Pakettien optimoinnissa se voi näyttää tältä:
“Jos tilauksen paino ylittää X:n, käytä Y:n toimitustapaa.”
Selkeät ja harkitut automaatiosäännöt auttavat OMS-järjestelmääsi käsittelemään nämä toistuvat tehtävät standardiesi mukaisesti.
Varastotietojen pitämiseksi ajantasaisina ja tarkkoina sinun on investoitava viivakoodiskannereiden ja RFID-tunnisteiden kaltaisiin teknologioihin.
Viivakoodit vapauttavat tiimisi tietojen syöttämisestä, kun taas RFID auttaa tunnistamaan tuotteet tehokkaasti keräilyn ja pakkaamisen aikana.
(Käsittelen tätä teknologiaa tarkemmin automatisoitujen OMS-järjestelmien trendien yhteydessä älykkäitä varastoja käsittelevässä osiossa.)
5. Ohjaa tiimiäsi omaksumaan automaatio
Digitaalinen muutos – kuten siirtyminen automatisoituun tilaustenhallintaan – kohtaa usein esteitä. Tuore tutkimus nostaa esiin neljä päätekijää, jotka aiheuttavat tätä vastarintaa:
- Henkilökohtaiset esteet. Työntekijät saattavat pelätä työpaikkansa menettämistä tai tuntea olonsa epämukavaksi opetellessaan uusia järjestelmiä.
- Organisaation haasteet. Yrityksen nykyinen kulttuuri ja johdon sitoutumisen puute voivat hidastaa käyttöönottoa.
- Sosiaaliset vaikutteet. Keskeiset tiimin jäsenet tai osastot saattavat vastustaa muutosta valtasuhteiden tai työpaikan sisäisen politikoinnin vuoksi.
- Taloudelliset tekijät. Suuret taloudelliset sitoumukset voivat pelottaa päätöksentekijöitä tulevista tehokkuushyödyistä huolimatta.
Kaikkien näiden huolien vallatessa työntekijöidesi mielet niiden rauhoittamisen ja ohjaamisen tulisi olla osa suunnitelmaasi.
Tässä on muutamia tapoja, joilla voit murtaa heidän vastarintansa tätä muutosta kohtaan:
- Suorita pilottitestejä ottamalla järjestelmä käyttöön osittain, jotta voit tunnistaa mahdolliset ongelmat ennen koko järjestelmän käyttöönottoa.
- Järjestä käytännönläheistä henkilöstökoulutusta ja työpajoja helpottamaan siirtymää.
- Nimeä automaatioyhdyshenkilö tai automaatiotyöryhmä ja laadi oppaita jatkuvan tuen tarjoamiseksi.
- Ota kaikki sidosryhmät mukaan ja kerää palautetta edetessäsi.
- Juhlista onnistumisia ja virstanpylväitä matkan varrella.
Tavoitteena on saada automaatio tuntumaan päivitykseltä, ei haitalta. Kun osoitat tiimillesi hyödyt ja ohjaat sitä koko prosessin ajan, se suhtautuu muutokseen myönteisemmin.
6. Mittaa onnistumista ja optimoi työnkulkuja
Olemme tulleet täyden kierroksen. Aivan kuten ensimmäisessä vaiheessa, jossa määritit suurimmat haasteesi, nyt on aika tarkistaa, ratkaiseeko automaatio ne todella.
Tässä on asiantuntijoiden mukaan joitakin keskeisiä KPI-mittareita, joita kannattaa seurata tavoitteistasi riippuen:
Jos haluat mitata tilaustenhallinnan tehokkuutta, nämä KPI-mittarit ovat välttämättömiä:
Toimittamattomien tilausten osuus seuraa epäonnistuneita toimituksia ja niiden syitä.
Tilauksen toimitusaika mittaa, kuinka nopeasti tilaukset käsitellään ja lähetetään.
Ajallaan käsiteltyjen tilausten osuus varmistaa, että tilaukset lähetetään luvatussa ajassa.
Tilausten tarkkuus pitää virheet hallinnassa.
Pakkausten turvallisuus seuraa vahingoittumattomina saapuvien tilausten prosenttiosuutta.
Ajallaan toimitettujen tilausten osuus mittaa toimitusten luotettavuutta.
Palautusprosentti auttaa selvittämään, miksi asiakkaat palauttavat tuotteita.
Varaston tarkkuus auttaa havaitsemaan varastosaldojen poikkeamat.
Pakkaustiimin tuottavuus seuraa tilausten käsittelyn tehokkuutta
Kun liikkuvia osia on näin paljon, näiden KPI-mittareiden seuraaminen eri kanavissa on vaikeaa.
OMS:n avulla vähittäismyyjät voivat kuitenkin automatisoida prosessin ja käyttää enemmän aikaa saumattoman asiakaskokemuksen luomiseen.
Tilauksen keskimääräinen käsittelyaika: Yrityksen luonteesta riippuen vähittäismyyjillä on eritasoiset mahdollisuudet hallita käsittelyaikaa.
Palautusprosentti: Ostajat palauttavat yhden viidestä verkkokaupan vähittäismyyntitilauksesta, joten tämän KPI-mittarin seuraaminen on olennaista.
Hyvityksen käsittelyaika: On olennaista, että verkkokaupalla on alan parhaisiin kuuluva palautuskäytäntö, jonka ansiosta asiakkaat saavat rahansa heti takaisin.
Täydellisten tilausten osuus: Jokaisen vähittäismyyjän tulisi saavuttaa korkea täydellisten tilausten osuus (vähintään 90 %), mikä kertoo tehokkuudesta ja korkeammasta asiakastyytyväisyydestä.
OMS auttaa seuraamaan lukuja, mutta tarvitset selkeän strategian niiden valitsemiseen, tulkitsemiseen ja perusteella toimimiseen.
Valitse liiketoimintasi tavoitteiden mukaiset KPI-mittarit – olipa tavoitteenasi vähentää toimitusvirheitä, nopeuttaa tilausten toimitusta tai pienentää palautusprosentteja.
Mittarit voivat auttaa tunnistamaan hitaat vaiheet, jotta voit muuttaa automaatiosääntöjäsi.
Katso myös pintatason onnistumista syvemmälle – joskus todellinen ongelma piilee näennäisen hyvien lukujen alla.
Jos esimerkiksi tilausten tarkkuus näyttää hyvältä, mutta palautusprosentti on korkea, jokin muu saattaa olla pielessä.
Huomiosi ei pitäisi kiinnittyä vain jälkimmäiseen. Voit tarkistaa tuotekuvaukset ja kokotiedot varmistaaksesi, että ne ovat oikein. Ehkä asiakkaat saivat tuotteita, jotka eivät vastanneet heidän odotuksiaan.
Automaatio ei ole kertaluonteinen ratkaisu, joten testaa ja säädä sitä säännöllisesti työnkulun jatkuvaa optimointia varten.
4 tilaustenhallinnan automatisoinnin haastetta (+ ratkaisut)
Uuden järjestelmän käyttöönotto, sen integrointi olemassa oleviin työkaluihin tai tiimisi kouluttaminen voi aluksi tuntua paljolta.
Kitkaa syntyy väistämättä jonkin verran.
Käydään läpi yleisimmät alkuvaiheen haasteet, joita useimmat yritykset kohtaavat, ja tehostetaan tilausten käsittelyä.
1. Vanhoista järjestelmistä luopuminen
Kaksi kolmasosaa yrityksistä käyttää edelleen vanhoja järjestelmiä tietoturvaongelmien (44 %), toimintahäiriöiden (37 %) ja luotettavuuden (33 %) vuoksi.
Kyllä, vanhentunut infrastruktuurisi voi edelleen käsitellä asiakastilauksia. Se on kuitenkin hidas, kömpelö ja altis virheille sekä tietoturvaloukkauksille.
Vielä pahempaa on, että vanhat järjestelmät eivät usein kommunikoi hyvin modernin teknologian kanssa.
Automaation pakottaminen vanhentuneeseen järjestelmään voi johtaa tietosiiloihin ja toistuviin kaatumisiin. Tämä kumoaa automaation käyttöönoton alkuperäisen tarkoituksen.
ratkaisu:
Keskitä teknologiapinosi käyttämällä tarkoitukseen suunnitellulla integraatiolla varustettua OMS-järjestelmää, kuten Linnworksia, Cin7 Corea tai CRM Creatioa.
Kun Aspire Furniture, huonekalujen tukkukauppias, siirsi vanhentuneen järjestelmänsä Linnworksiin, se sai paremman hallinnan varastostaan.
Uusi järjestelmä toi käyttöön edistyneen konttien seurannan, ennustetyökalut, automaattisen etikettien tulostuksen ja saumattoman integraation Debenhamsin ja B&Q:n kaltaisiin markkinapaikkoihin. Integraatio varmistaa, että koko teknologiapinosi toimii saumattomasti yhdessä.
Valitse pilvipohjaisia palveluntarjoajia tai palveluntarjoajia, joilla on vankat API-yhteydet, jotta alustojen välinen viestintä toimii sujuvasti.
2. Korkeiden aloituskustannusten hallinta
OMS-järjestelmän käyttöönotto verkkokauppa-alustoille voi maksaa noin 30 dollarista yli 1 000 dollariin kuukaudessa. Kustannukset kasvavat entisestään, jos aiot ottaa käyttöön CRM- ja ERP-järjestelmiä ja yhdistää ne OMS-järjestelmääsi.
Myös koulutus-, tuki- ja pitkän aikavälin ylläpitokustannukset voivat kasvaa.
Nämä kulut voivat muodostua vaikeaksi haasteeksi pienille ja keskisuurille yrityksille, joiden budjetit ovat tiukemmat.
ratkaisu:
Investoi OMS-alustaan, joka tarjoaa skaalautuvia ratkaisuja ja joustavia hinnoittelumalleja.
Quickbooks Onlinen käytön mukaan määräytyvä tai porrastettu hinnoittelu sopii täydellisesti, jos aiot aloittaa pienimuotoisesti. Jos tarvitset räätälöidymmän ratkaisun, pyydä tarjous palveluntarjoajilta, kuten Acumaticalta tai Brightpearlilta.
Vertaile kokonaiskustannusten erittelyä vertaillessasi eri toimittajia. Muista kysyä jatkuvista ylläpitokustannuksista, jotka liittyvät virheiden korjaamiseen, lisäominaisuuksiin ja päivityksiin.
3. Epätarkan datan karsiminen
Vaikka automaatio on hienoa, se ei ole virheetöntä. Jos syötät sille vääriä tietoja, se vääristää prosessiasi entisestään.
Kun näin tapahtuu, järjestelmää ei voi syyttää.
Syyllinen on huono data. Se on vakava ongelma, joka vaikuttaa useisiin toimialoihin, myös vähittäiskauppaan.
Tämä ongelma vaanii aina nurkan takana ja maksaa organisaatioille jopa 12,9 miljoonaa dollaria vuodessa.
Ratkaisu:
Ensimmäiseksi yhtenäistä nimeämiskäytännöt, päivämäärämuodot, SKU-tunnukset ja mittayksiköt kaikissa järjestelmissäsi. Varmista, että koulutat henkilöstösi näihin parhaisiin käytäntöihin.
On myös tarpeen seurata jatkossa tietojen laatumittareita (nimittäin: tarkkuutta, yhdenmukaisuutta, täydellisyyttä, ajantasaisuutta ja pätevyyttä), jotta mikään ei mene pieleen.
4. Järjestelmän käyttökatkosten ja virheiden minimointi
Kyse ei ole siitä, jos näin tapahtuu, vaan siitä, milloin—88 % johtajista odottaa merkittävän IT-häiriön tapahtuvan.
Vielä pahempaa on, että se tulee kalliiksi, jos et ole valmistautunut. Kuusikymmentä prosenttia järjestelmävioista maksaa yrityksille 100 000 dollaria, ja 15 % aiheuttaa yli miljoonan dollarin tappiot.
Järjestelmät kaatuvat ylikuormituksen, vanhentuneiden ohjelmistojen tai järjestelmien heikon integraation vuoksi.
Tilaustenhallintajärjestelmässäsi tämä tarkoittaa tilausviiveitä, varastosaldojen päivitysten puuttumista tai sitä, etteivät asiakkaat pysty seuraamaan lähetyksiään.
ratkaisu:
Pilvipohjaiset ratkaisut, joiden käytettävyys ja integraatiot ovat luotettavia, voivat minimoida käyttökatkosten ja virheiden riskin. Cin7Coren OMS ja IMS ovat hyviä esimerkkejä.
Ne yhdistävät varastonhallinnan, tilausten ohjauksen ja toimitukset, mikä vähentää irtikytkeytyneiden järjestelmien aiheuttamia järjestelmävikoja.
Pilvipohjainen infrastruktuuri tarjoaa reaaliaikaisen synkronoinnin, korkean käytettävyyden ja skaalautuvan suorituskyvyn kasvavien tietomäärien käsittelyyn ilman kaatumisia.
Säännöllinen ylläpito (esimerkiksi ohjelmistopäivitykset ja tietojen varmuuskopiointi) on tietenkin edelleen keskeistä häiriöiden ehkäisemiseksi.
Se, mikä toimi ennen, ei välttämättä enää riitä yrityksesi kasvaessa.
Tilausten käsittelyn automatisoinnin valmistaminen tulevaisuutta varten auttaa välttämään hidastumisia, kalliita virheitä ja menetettyjä mahdollisuuksia tilausmäärien kasvaessa.
Ota käyttöön skaalautuvia ratkaisuja, jotka kehittyvät tulevien trendien mukana seuraavassa osiossa.
Tilaustenhallinnan automatisoinnin tulevat trendit
Automatisoidustakin tilaustenhallinnasta huolimatta viiveitä ja tilausjonoja voi edelleen syntyä, jos järjestelmäsi eivät kasva yrityksesi mukana.
Uusimmat työkalut ja teknologiat voivat auttaa ennustamaan kysyntää tarkemmin, nopeuttamaan varastotoimintoja ja seuraamaan varastotasoja eri kanavissa.
Tässä ovat tilausten toimitusprosessien tulevaisuuden näkymät ja syy siihen, miksi niitä ei voi jättää huomiotta.
Tekoälyn ja ML:n kasvava käyttöönotto
Seitsemänkymmentäyksi prosenttia vähittäiskaupan yrityksistä hyödyntää nykyään tekoälyä toimintojensa uudistamiseen. Lisäksi 25 % käyttää sitä nimenomaisesti asiakaskysynnän ennustamiseen sekä loppuunmyyntien ja ylisuurten varastojen välttämiseen.
Tekoälyn ja koneoppimisen (ML) ansiosta järjestelmät voivat oppia datasta ja havaita nopeasti tilausten toimituksen malleja vähäisellä ihmisen osallistumisella.
Tekoäly ja ML käytännössä: Pipe17 ja Fabric
Tilaustenhallinnan toimittaja Pipe17 keräsi 15,5 miljoonaa dollaria laajentaakseen tekoälypohjaisten työkalujensa valikoimaa eri järjestelmissä.
Yksi näistä työkaluista on ”Pippen”, tilaustoimintojen agentti, joka automatisoi tilausten ohjauksen ja poikkeustilanteiden käsittelyn.
Joulukuussa 2024 fabric julkisti AI Order Cloudin, tekoälypohjaisen tilaustenhallintajärjestelmän (OMS), joka on suunniteltu tehostamaan monikanavaista vähittäiskauppaa.
Ominaisuuksiin kuuluvat muun muassa tekoälyavustaja, trendien tunnistus ja älykkäät suositukset.
Älykäs varastointi IoT:n ja robotiikan avulla
Älykkään varastoinnin markkinoiden ennustetaan kasvavan 22,7 miljardista dollarista vuonna 2023 75,7 miljardiin dollariin vuoteen 2032 mennessä. Sen kaksi pääkomponenttia ovat esineiden internetin (IoT) laitteet ja robotiikka.
IoT-anturit, kuten RFID-tunnisteet ja viivakoodiskannerit, seuraavat varaston liikkeitä ja varastokoneiden kuntoa.
Ne ilmoittavat poikkeavasta toiminnasta tai vaihtelevista lämpötiloista, jotka voivat vaarantaa tuotteiden laadun.
Robotiikan puolella koneet hoitavat raskaat nostot – kirjaimellisesti. Ne keräävät, pakkaavat ja lajittelevat tilauksia, liikkuvat älykkään kartoituksen avulla nopeasti ympäri varastoa ja optimoivat keräilyreitit.
Älykäs varastointi käytännössä: Ocado Group
Ocado Group lanseeraa On-Grid Robotic Pick (OGRP) -teknologiansa verkossa toimivan päivittäistavarakaupan ja logistiikan aloille.
OGRP-robotit hyödyntävät konenäköä ja älykkäitä antureita tunnistaakseen oikeat tarttumiskohdat, joiden avulla ne voivat kerätä ja pakata tuotteita vahingoittamatta niitä.
Käyttäytymisen kloonaamisen avulla ihmiset voivat opettaa näille roboteille tiettyjen tehtävien suorittamista. Robotit kehittyvät oppimalla omista kokemuksistaan ja järjestelmän muiden robottien kokemuksista.
Ennakoiva analytiikka kysynnän ennustamiseen
Tekoälypohjainen kysynnän ennustaminen tarkoittaa pienempiä varastomääriä ja alhaisempia varastokustannuksia.
Deloitte havaitsi, että hypermarketketju vähensi myymälöidensä varastoa 14 prosentilla tekoälyn avulla. Tekoäly tarkasteli aiempaa myyntiä ja trendejä selvittääkseen, mitä tuotteita kannattaa varastoida.
Tämän ansiosta ketju ei varastoinut liikaa tuotteita, vaan sillä oli vain se, mitä se todella tarvitsi. Jos sen varaston arvo on 100 000 dollaria, se voisi käyttää 14 000 dollaria tehokkaammin.
Tekoälypohjainen kysynnän ennustaminen käytännössä: Inventoro
Cin7 Core hyödyntää tätä trendiä hankkimalla Inventoron, tekoälypohjaisen varasto- ja tilaustenhallintaohjelmiston.
Inventoron tekoälypohjaiset työkalut voivat ennustaa myyntiä, tyhjentää hitaasti liikkuvien tuotteiden varastoja ja automatisoida täydennykset reaaliajassa. Ne toimivat yhdessä auttaakseen toimitustiimejä välttämään viime hetken kiireen toimittajien kanssa.
Monikanavaisten tilaustenhallintaratkaisujen yleistyminen
Yhdeksällä kymmenestä vähittäiskauppiaasta on nykyään monikanavastrategia, kun neljä vuotta sitten vastaava osuus oli alle puolet.
Monikanavaiset ratkaisut hämärtävät verkko- ja myymäläostosten välistä rajaa automatisoimalla tilauksenhallintaprosessin osia.
Riippumatta siitä, missä tai miten asiakkaat tekevät ostoksia, he saavat saman tasoista palvelua ja pääsyn varastotietoihin.
Monikanavainen tilauksenhallinta käytännössä: SmartActionin Omni-Bot™
SmartActionin Omni-Bot™ vie monikanavaisen tilauksenhallinnan askeleen pidemmälle virtuaaliagenttien avulla.
Asiakkaat voivat tiedustella tilauksensa tilaa, tehdä tilauksia tai pyytää palautuksia. Se käyttää 100-prosenttista luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) ymmärtääkseen asiakkaiden kyselyitä ja vastatakseen niihin puheella, tekstiviestillä tai chatissa.
Omni-Bot™ voi vahvistaa useita tietopisteitä samanaikaisesti, mikä tekee itsepalvelutuesta tehokkaampaa ja säästää aikaa.
Tämä vapauttaa live-asiantuntijoiden aikaa keskittyä enemmän korkeamman lisäarvon tehtäviin, kuten kiireellisten tilausten koordinointiin tai tuotevikojen ratkaisemiseen.
Lohkoketjuintegraatio turvallisia ja läpinäkyviä toimitusketjuja varten
Lohkoketjuratkaisuihin käytettävien investointien odotetaan nousevan lähes 19 miljardiin dollariin vuonna 2024.
Verkkokaupassa lohkoketjuteknologia automatisoi ja turvaa tilaustenhallinnan tallentamalla jokaisen tapahtuman hajautettuun tilikirjaan.
Kaikki toimitusketjun osapuolet jakavat yhden läpinäkyvän tietolähteen, mikä vähentää väärää tietoa ja inhimillisiä virheitä.
Mikä vielä parempaa, lohkoketjuratkaisut integroituvat uusiin teknologioihin, kuten IoT:hen, älykkäisiin sopimuksiin ja tekoälyyn.
Lohkoketjuintegraatio käytännössä: Deloitte
Deloitte johti lohkoketjuprojektia, jossa hyödynnettiin IoT:tä (eli reaaliaikaista paikannusseurantaa) ja AWS-teknologiaa lähetysseurannan parantamiseksi.
Kaikki sidosryhmät – lähettäjät, kuljetusliikkeet ja vastaanottajat – pääsevät käsiksi luotettaviin ja peukaloinnilta suojattuihin lähetysrekistereihin. Tämä auttoi lisäämään läpinäkyvyyttä ja parantamaan yhteistyötä toimitusketjun kumppaneiden välillä.
Lopuksi
Tilauksenhallinnan automatisointi vapauttaa toimitustiimisi hoitamaan korkeamman lisäarvon tehtäviä, kuten laadunvalvontaa, toimittajahallintaa ja prosessien optimointia.
Aloita valitsemalla oikeat työkalut, integroimalla ne asianmukaisesti ja määrittämällä selkeät säännöt. Ajan myötä huomaat, että toimitusprosessi sujuu tehokkaammin ja tasaisemmin, ja virheitä esiintyy vähemmän.
Tässä on vielä muutama resurssi, jotka auttavat sinua optimoimaan tilausten toimitusprosessia:
- 25 parasta tilausten toimitusohjelmistoa verkkokauppaan
- 20 parasta tilausten seurantaohjelmistoa verkkokaupoille
Pysy verkkokaupan trendien, vinkkien ja työkalujen tasalla tilaamalla The Retail Exec -uutiskirje.
Automatisoidun tilaustenhallinnan usein kysytyt kysymykset
Tässä on automatisoitua tilaustenhallintaa koskevia usein kysyttyjä kysymyksiä, jotka opastavat sinua kaikessa alkuvaiheen suunnittelusta käyttöönoton jälkeiseen vaiheeseen.
Kuinka kauan kestää nähdä tilaustenhallinnan automatisoinnin tuottama ROI?
Keskimäärin yritykset saavat investointinsa takaisin \u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/pulse/benefits-automated-order-fulfillment-your-business-automate-cseoc/\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eyhdestä kahteen vuodessa\u003c/a\u003e pienempien yleiskustannusten, vähäisempien virheiden ja nopeamman tilausten toimituksen ansiosta.
Se, kuinka pian näet automatisoidun tilaustenhallinnan tuottaman ROI:n, riippuu kuitenkin käyttöönoton laajuudesta.
Onko tiettyjä toimialoja, joilla automatisoidusta tilaustenhallinnasta on enemmän hyötyä?
Automaatio sujuvoittaa työläitä tehtäviä, jotka muutoin edellyttäisivät vaivalloista manuaalista työtä.
Toimialat, joilla hallitaan lukuisia SKU-tuotteita ja suuria tilausmääriä, kuten verkkokauppa, vähittäiskauppa, valmistus ja jakelu, hyötyvät suuresti automatisoidusta tilaustenhallinnasta.
Mitä eroa on OMS:n ja ERP:n välillä, ja tarvitsenko molemmat?
\u003cstrong\u003eOMS\u003c/strong\u003e käsittelee kaiken tilauksiin liittyvän – tilausten syöttämisen, käsittelyn, keräilyn ja toimituksen.\u003cstrong\u003e ERP-järjestelmät \u003c/strong\u003ehallinnoivat laajempia liiketoimintaprosesseja, kuten taloutta, varastoa ja toimitusketjun hallintaa.
Molempiin kannattaa investoida, jos haluat tehokkaan tilausten käsittelyn ja täydellisen näkyvyyden liiketoimintaasi. Acumatican kaltaiset yhden ratkaisun järjestelmät tarjoavat monipuolisen ERP + OMS -ratkaisun, jossa on moduulit taloushallinnon, varaston, tilausten käsittelyn ja monen muun osa-alueen hallintaan.
Miten varmistan tietojeni turvallisuuden automatisoiduissa järjestelmissä?
\u003cstrong\u003eTilaustenhallintajärjestelmissä on sisäänrakennettuja turvatoimia\u003c/strong\u003e.
Esimerkiksi Cin7 Core sisältää kaksivaiheisen tunnistautumisen ja \u003cstrong\u003eläpinäkyvän tietojen salauksen (TDE) \u003c/strong\u003etilaustietojen ja asiakastietojen suojaamiseksi.
Linnworksilla on\u003cstrong\u003e \u003c/strong\u003e\u003ca href=\u0022https://www.linnworks.com/product-security/\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003e\u003cstrong\u003ehaavoittuvuuksien ilmoitusohjelma\u003c/strong\u003e\u003c/a\u003e , joka kannustaa eettisiä hakkereita ja tietoturvatutkijoita ilmoittamaan mahdollisista haavoittuvuuksista.
Tämä auttaa parantamaan niiden järjestelmien ja tietojen turvallisuutta.
Sinun vastuullasi on kuitenkin myös määrittää käyttöoikeuksien hallinta, suorittaa tarkastuksia sekä seurata käyttäjien käyttöoikeuksia ja järjestelmälokeja säännöllisesti, jotta turvallisuus pysyy huipputasolla.
Miten automatisoidut järjestelmät käsittelevät tilausten huippumääriä juhlapyhien aikana?
Automatisoitu OMS sujuvoittaa tilausten toimitusta kiireisinä juhlapyhien aikoina ohjaamalla tilaukset lähimpään varastoon, jossa on saatavilla olevaa varastoa.
Järjestelmä seuraa \u003ca href=\u0022https://theecommmanager.com/ecommerce-logistics/multichannel-inventory-management/\u0022\u003e monikanavaista varastoasi\u003c/a\u003e ja \u003ca href=\u0022https://theecommmanager.com/ecommerce-logistics/ecommerce-warehouse-process/\u0022\u003evarastoprosessejasi\u003c/a\u003e sekä käynnistää täydennystilaukset, kun varastotasot laskevat määritetyn raja-arvon alapuolelle.
Sinun ei tarvitse menettää yöuniasi loppuunmyynnin tai hyllyjen täyttymisen vuoksi, sillä juhlapyhien aikana ei synny ylivarastoa.
