Gestión de Inventario para Comercio Electrónico: Guía para Tiendas en Crecimiento
El shock invisible del inventario: Un sorprendente 43% de las pequeñas empresas no realiza un seguimiento de su inventario y el 24% depende de simples programas de contabilidad. Esta falta de gestión sistemática del inventario conlleva ineficiencias y pérdidas potenciales de ingresos a medida que el negocio crece.
El inventario—tu arma secreta del éxito: Una correcta gestión de inventario equilibra los niveles de stock con la demanda del cliente, previniendo costosos excesos o faltantes de existencias. Esta optimización es fundamental para mejorar la satisfacción del cliente y mantener la eficiencia operativa en el comercio electrónico.
Dominio multicanal para minimizar el caos: Integrar los sistemas de inventario a través de las distintas plataformas de venta garantiza actualizaciones sincronizadas, evitando sobreventas, registros duplicados y mejorando la experiencia del cliente, especialmente durante períodos de alta demanda.
Rastrea e informa para triunfar: Un seguimiento y reporte precisos proporcionan datos en tiempo real sobre la ubicación y el estado del inventario, cruciales para gestionar operaciones multicanal de forma eficaz y tomar decisiones informadas de previsión y gasto.
Haz que vuelvan siempre: Asegurar prácticas de inventario eficientes genera clientes satisfechos y fomenta la repetición de compras. Una mala gestión puede causar clientes insatisfechos, poniendo en riesgo el valor de su negocio a largo plazo.
La gestión de inventario es la parte más importante y costosa de un negocio de comercio electrónico, sin embargo, el 43% de las pequeñas empresas ni siquiera rastrean su inventario. Sí, lo oíste bien.
¡No. Rastrean. Su. Inventario!!!
Y, el 24% de los propietarios de pequeñas empresas solo utilizan software de contabilidad simple para gestionar su inventario.
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Sin un proceso eficiente implementado (y ni hablar de un buen software dedicado), gestionar inventario puede volverse extremadamente difícil, especialmente a medida que escalas.
¡Y no tiene por qué ser así!
El inventario es el mayor costo en un negocio de comercio electrónico y, a medida que tu marca crece, la gestión de ese stock inevitablemente se volverá más complicada. Es simplemente matemática, amigos.
Por eso, esta guía. Voy a explicar por qué la gestión de inventario es algo en lo que las marcas deben enfocarse y las diversas formas en las que pueden hacerlo.
¿Qué es la gestión de inventario para marcas de comercio electrónico?
La gestión de inventario en ecommerce es el proceso estratégico de pedir, almacenar, rastrear y controlar el inventario para ventas en línea.
En muchos aspectos, se asemeja al proceso que se ve en las tiendas físicas, pero implica una dimensión extra: monitorear cada venta que ocurre en tu sitio web, plataformas de venta social y marketplaces.
Más allá de lo que ocurre dentro de tus almacenes y cómo eso se presenta en tus canales de venta en línea, la gestión de inventario también incluye lo que sucede antes de que llegue a ti: todas las materias primas que se envían desde los fabricantes y proveedores.
Por eso, encontrar un proceso y una herramienta que pueda integrarse con tu stack tecnológico (ERP, contabilidad, plataforma de ecommerce, canales de venta, CRM, etc.) te permitirá mantener fácilmente la visibilidad total del stock mientras escalas tu negocio.
¿Por qué es importante la gestión de inventario en ecommerce?
La forma en que gestionas tu inventario determina si tienes la cantidad correcta de stock en el momento adecuado.
Si se hace bien, puedes evitar tanto el exceso de inventario como la falta de stock, lo que puede llevar a ventas perdidas o costos excesivos.
Una gestión efectiva equilibra los niveles de inventario con la demanda del cliente, optimiza el espacio del almacén y agiliza la gestión de pedidos, lo cual es crucial para mantener la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
Tener una sólida estrategia de gestión de inventario también impacta positivamente en el valor de tu marca. Un negocio con buenos procesos de gestión de inventario vale mucho más para un posible inversionista o comprador en caso de que decidas venderlo.
Ya que afecta a cada aspecto de tu marca, unos malos procesos de control de inventario pueden, en última instancia, resultar en clientes insatisfechos y una perspectiva negativa para el negocio.
Veamos seis beneficios que muestran por qué la gestión de inventario es tan importante.
6 beneficios de una gran estrategia de gestión de inventario en ecommerce
Todo minorista necesita una estrategia de gestión de inventario, pero eso no significa que será una buena. Si se hace mal, puede afectar profundamente tus objetivos de ventas (o incluso hundirlos por completo).
Entonces, ¿qué te aportan mejores estrategias de inventario?
1. Más inventario, mejor rentabilidad
Un sistema de gestión de inventario bien construido hace más que decirte qué tienes en stock—mantiene esos datos sincronizados entre todos los canales de venta donde operas.
Ya sea que vendas en Amazon, Shopify, Walmart, o tu propia tienda DTC, la integración multicanal significa que tu inventario se actualiza en todas partes, al instante.
Esto previene la sobreventa, evita registros duplicados de stock y te ayuda a ofrecer una experiencia de cliente consistente en todas partes. Además, te facilita la vida en temporadas altas o ventas flash, cuando el inventario se mueve rápido y los errores resultan costosos.
La integración de inventario multicanal también te proporciona una sola fuente de la verdad.
Verás, en un solo lugar, cómo está funcionando tu stock en los distintos marketplaces, dónde necesitas reponer inventario y en qué productos tal vez debas ajustar el precio o la estrategia.
En resumen: más canales, menos caos.
Obtén visibilidad en tiempo real en todas las plataformas con el mejor software de inventario multicanal.
2. Menos dinero y tiempo desperdiciados
El flujo de caja es importante en cualquier negocio, pero una tienda de comercio electrónico es un modelo de negocio especialmente intensivo en efectivo.
Ya que a menudo pagas por cosas meses antes de ver el dinero de vuelta en tu cuenta bancaria, necesitas ser estratégico.
Cuando tu sistema de gestión de inventario está bien optimizado, puedes mantenerte al tanto de los niveles de existencias y asegurarte de tener suficiente dinero para que todo funcione sin problemas. ¡La sobreventa es un riesgo real!
Saber el estado de tu inventario en tiempo real te permite reabastecer justo cuando lo necesitas, para que no termines con demasiado dinero inmovilizado en existencias. Además, no quieres gastar en costes de almacenamiento por existencias muertas.
3. Informes y seguimiento precisos
Las capacidades de informes y seguimiento permiten a las marcas ver dónde está su stock y durante cuánto tiempo.
A medida que tu marca se convierte en multicanal o incluso omnicanal, expandiéndose a múltiples canales de venta y aumentando su audiencia, tus informes serán tu salvación.
Con el inventario distribuido entre almacenes, mercados online, tiendas en línea, ubicaciones físicas y camiones de reparto, una solución única de seguimiento simplifica las complejidades de tu marca en crecimiento.
Los informes de gestión de inventario incluyen información en tiempo real sobre cada unidad.
Esto es especialmente importante cuando tienes stock en tránsito, ya que comprender el valor potencial de ese stock te ayudará a prever tu gasto en marketing.
4. Clientes que repiten
Los clientes insatisfechos generalmente no regresan y podrías haber perdido a un cliente para siempre.
Si sabes dónde está tu stock, a veces puedes pre-vender el producto al cliente antes de que llegue al almacén.
Amazon hace esto bien mostrando tiempos de envío más largos cuando un producto no está actualmente en stock pero está en camino al almacén.
Mantener la satisfacción del cliente mediante una gestión de inventario eficaz es fundamental, pero también es igual de importante reconocer y abordar los desafíos en la gestión de inventario que podrían afectar la fidelidad del cliente y la recompra.
Como puedes ver, tener una estrategia sólida de gestión de inventario impacta positivamente en el valor de tu negocio de cara a tus clientes.
Pero más allá de estos aspectos fundamentales, conocer los beneficios específicos del software de gestión de inventario puede potenciar aún más tu eficiencia operativa.
5. Menos gastos en almacenamiento
Cuando tu proceso de gestión de inventario cuenta con buenos informes, sabrás exactamente cuánta mercancía necesitas mantener sin sobrevender.
Tu espacio de almacén es sagrado y limitado. No quieres encontrarte en una situación en la que tengas demasiado stock y muy poco espacio.
Sobrestockar puede ser muy caro para un negocio online, tanto en inventario como en costes de almacenamiento. Mantener los niveles adecuados te ayudará a reducir la superficie total de almacenamiento, disminuyendo tus costes.
6. Pronóstico de stock y estacionalidad
Diferentes negocios tendrán temporadas altas en diferentes momentos del año. Los grandes periodos de ventas son días como Black Friday, Cyber Monday y Navidad.
También existen diferentes picos estacionales para distintos productos, por ejemplo, trajes de baño en verano o chocolate durante la Pascua. Comprender estos picos es una parte fundamental de la gestión de inventario.
Un buen proceso de gestión de inventario rastrea estos picos para ayudarte a tener la cantidad justa de stock en tus almacenes.
El proceso de gestión de inventarios en ecommerce
La gestión de inventario no se trata solo de controlar el stock que guardas en el almacén.
La gestión del inventario comienza desde el principio, cuando haces un pedido a tu fabricante, empiezas a fabricar tus productos o contactas con tus proveedores para realizar un nuevo pedido.
Las etapas clave de la gestión de inventario son:
- Pronóstico de la demanda: Analiza datos históricos de ventas, tendencias del mercado y estacionalidad para predecir las necesidades futuras de inventario.
- Realizar pedidos de compra: Con base en los números del pronóstico de inventario, haz pedidos a proveedores y fabricantes para reponer el stock de forma eficiente.
- Recepción, inspección y almacenamiento: Al llegar, el inventario se verifica en cuanto a calidad y cantidad, luego se organiza y se almacena para facilitar el acceso, listo para ser recogido y embalado. Consejo: Pequeños cambios en la distribución, el uso de códigos de barras y la ubicación inteligente pueden mejorar drásticamente la eficiencia del almacén. Más consejos a continuación.
- Seguimiento y monitoreo del inventario: Utiliza un software de gestión de inventario para rastrear continuamente los niveles de stock a medida que se venden, devuelven o trasladan los artículos.
- Preparación y envío de pedidos: Recoge artículos del inventario para cumplir los pedidos de los clientes y prepara, embala y envía los pedidos, actualizando los niveles de inventario según corresponda.
- Procesamiento de devoluciones y auditoría de inventario: Gestiona las devoluciones inspeccionando, reponiendo o descartando los artículos, y realiza recuentos cíclicos regulares para identificar discrepancias.
- Análisis y optimización de los datos de inventario: Utiliza los datos del proceso de gestión de inventario para identificar oportunidades de mejora, como ajustar puntos de reposición u optimizar soluciones de almacenamiento, y refina el pronóstico de la demanda para completar el ciclo.
Hay muchas cosas que gestionar, por eso utilizo un software de gestión de inventario en la nube para ayudarme a organizarlo desde donde esté.
Como lo prometido es deuda: Consejos para la optimización de la gestión de almacenes
Tu almacén no es solo un lugar de almacenamiento—es una parte clave para cumplir pedidos de manera rápida y precisa. Unos pequeños cambios pueden aumentar la eficiencia sin grandes inversiones.
- Agrega escaneo de códigos de barras para acelerar la recepción, recogida y actualización de inventario.
- Ubica los SKUs de mayor rotación más cerca de las estaciones de embalaje para reducir los tiempos de recogida.
- Define zonas claras para almacenamiento, embalaje y devoluciones para evitar cuellos de botella.
- Haz recuentos cíclicos regulares de artículos de alto valor para mantener la precisión sin auditorías completas.
Para marcas en crecimiento, un sistema de gestión de almacenes (WMS) integrado con tus herramientas de inventario puede llevar esto al siguiente nivel.
Técnicas de gestión de inventario ecommerce para máxima eficiencia
Aunque existen muchas técnicas diferentes para gestionar tu inventario, algunas no son realmente relevantes para pequeños negocios de ecommerce.
Estas son todas las técnicas de inventario que deberías conocer cuando te dispongas a crear una estrategia inteligente.
Cantidad mínima de pedido (MOQ)
La cantidad mínima de pedido (MOQ) es un número fijado por tu proveedor, que dicta la cantidad más pequeña de stock que puedes pedir de una sola vez.
El proveedor puede así reducir los costes de envío de los pedidos y mantener procesos de cumplimiento repetibles para envíos más rápidos. Eso está muy bien para el proveedor, pero puede complicar a los vendedores mantener un inventario ajustado.
Stock de seguridad
El stock de seguridad, como su nombre indica, es una cantidad de inventario que mantienes para hacer frente a picos de demanda o interrupciones en la cadena de suministro.
Es valioso para evitar ese aviso de “agotado” en las páginas de tus productos.
Las marcas usan datos históricos de ventas, tiempos de entrega, costos de almacenamiento y los costos de quedarse sin existencias para determinar el nivel ideal de stock de seguridad a mantener.
Puntos de reposición
Relacionados con el stock de seguridad, los puntos de reposición son el nivel de inventario al que se dispara automáticamente una nueva orden de compra. Estos puntos se configuran para cada SKU de forma individual, teniendo en cuenta la demanda, los plazos de entrega y el stock de seguridad disponible.
Seguimiento por lotes
Usado a menudo para productos perecederos, las marcas pueden agrupar productos con identificadores únicos mediante el seguimiento por lotes. Estos identificadores suelen ser los números de lote o partida.
Al hacer el seguimiento de esta manera, las marcas pueden fácilmente gestionar control de calidad de productos e identificar productos defectuosos o caducados por su origen y fecha de producción.
Gestión de inventario perpetuo
Una práctica bastante estándar hoy en día, la gestión de inventario perpetuo significa que todo se rastrea en tiempo real. Así, cuando haces una orden de compra con un proveedor, a medida que ingresa el stock al almacén, y a medida que tus productos se venden y se despachan.
El software de gestión de inventario moderno y la tecnología de escaneo facilitan mucho este proceso.
Con la automatización, las actualizaciones suceden al instante cuando se realiza una venta, se completan los pedidos o llegan devoluciones—sin necesidad de ingreso manual de datos. Obtienes precisión en tiempo real, sin el caos de las hojas de cálculo.
Fabricación esbelta
El proceso de fabricación esbelta, popularizado por Toyota, se puede aplicar a más que solo la fabricación de productos.
Esta metodología, junto con Six Sigma y la combinación Lean Six Sigma, tienen como objetivo identificar las ineficiencias en tu sistema y eliminarlas para optimizar tus operaciones.
Los procesos de cada empresa son diferentes, por lo que la implementación puede ser única según los problemas de fondo que tengas.
Pronóstico de la demanda
No necesitas una bola de cristal para tener una buena idea de la demanda futura de tus productos. Solo necesitas suficientes datos de ventas para hacer conjeturas fundamentadas. Como los meteorólogos.
El objetivo de esta predicción es comprar como Ricitos de Oro, ni mucho ni poco—lo justo. Si se hace bien, se evitan rupturas de stock y compras en exceso. ¡YAY!
Cross-docking
Relacionado con los métodos de entrega justo a tiempo, el cross-docking es el método de recibir los productos justo antes de enviarlos. Efectivamente elimina el paso de almacenamiento del proceso.
Los pedidos llegan, se registran en el inventario y se cargan para su envío.
Como en cualquier método justo a tiempo, la coordinación debe ser casi perfecta para evitar retrasos.
Cantidad económica de pedido (EOQ)
La cantidad económica de pedido es un principio mediante el cual te aseguras de que haya suficiente stock para cubrir la demanda pero no tan poco que siempre estés agotado.
Demasiado inventario puede suponer gastos de almacenamiento más altos, productos desperdiciados y mayores costos de envío por volumen. Por otro lado, muy poco stock puede significar decepcionar a tus clientes y perder ventas potenciales.
Calcular tu EOQ será diferente para cada empresa y es algo que puedes mejorar con el tiempo. Esto es porque no conoces tu velocidad de ventas hasta que empiezas a vender.
En mi sistema de gestión de inventario, calculo la velocidad de ventas de los últimos 3 a 12 meses para asegurarme de que los nuevos pedidos siempre tengan suficiente cantidad para alrededor de seis meses de ventas.
Esto normalmente me da suficiente margen para realizar un nuevo pedido al fabricante y reponer el stock en los estantes antes de que el inventario actual se agote.
Envíos a granel
Por lo general, cuanto más grande es tu pedido, más bajo será el costo por unidad y mayor será el beneficio.
Cuando haces pedidos más grandes a fabricantes o mayoristas, obtienes los mejores precios e incluso, muchas veces, un trato preferente en épocas de alta demanda.
Además, ahorras dinero en envío y transporte al usar contenedores completos, que son más rentables que los envíos inferiores a un contenedor completo (LCL).
La mayoría de las marcas de comercio electrónico pasarán a utilizar contenedores completos en algún momento, en especial si están creciendo y hay alta demanda por parte de los clientes.
Por ejemplo, si vendes en Amazon, Etsy o eBay, puedes alcanzar rápidamente altos volúmenes de ventas con los productos adecuados.
El principal inconveniente de los envíos a granel es el pago inicial elevado al fabricante. También podrías tener mayores costos de almacenamiento como consecuencia.
También existe el riesgo de que tus productos no se vendan, lo que aumenta aún más los costes de almacenamiento.
Si gestionas grandes volúmenes de productos de forma regular, el software de gestión de inventario de nivel empresarial es la mejor opción.
Análisis de inventario ABC
Algunos de tus productos son más importantes que otros. Con el análisis de inventario ABC, puedes asegurarte de centrarte en los productos que te generarán más ganancias.
Divides tus SKU desde los más importantes (A) hasta los menos importantes (C), dejando los productos intermedios en la categoría B. Todo ello en función de una métrica como el valor de inventario anual.
Los artículos A son aquellos con mayor rentabilidad, y suelen ocupar el 20% de tu almacenamiento pero generan el 80% de tus ingresos. Cuando decides en qué productos invertir, esta lista tendrá prioridad.
El principal inconveniente de la gestión ABC es que requiere tiempo configurarla, ya que primero debes entender la velocidad de venta de tus productos.
El análisis ABC se utiliza normalmente para ayudar con los recuentos cíclicos, donde se cuentan inventarios de los artículos tipo A con mayor frecuencia que los B o C para priorizar los productos más valiosos.
Pedidos pendientes (Backordering)
El backordering es cuando continúas vendiendo un producto incluso cuando está agotado.
Este proceso solo funciona si puedes reponer el inventario rápidamente tras quedar sin stock, ya que la mayoría de los clientes no están dispuestos a esperar mucho por la reposición.
La excepción es si tu marca cuenta con una fuerte base de seguidores dispuestos a esperar más por tus productos (por ejemplo, los fans de productos Apple).
La clave para un proceso de pedidos pendientes exitoso es comunicar a los clientes cuándo podrán recibir sus productos.
Como mencionamos antes, Amazon destaca por mostrar claramente el tiempo de entrega e informar al cliente cuándo podrá recibir un producto que está agotado.
La reposición es una estrategia, no una improvisación. Utiliza herramientas de reposición de inventario para planificar con anticipación y software de rastreo de contenedores para evitar faltantes por sorpresa.
Inventario justo a tiempo (JIT)
Esta es una técnica de gestión de inventarios más arriesgada, ya que solo pides inventario poco antes de la venta.
Esta es la técnica que utilizan la mayoría de supermercados debido a la caducidad de los alimentos frescos.
La pandemia dejó en evidencia la debilidad de esta técnica, ya que los camiones no podían cruzar fronteras a tiempo para entregar todos los alimentos.
No obstante, hay ciertos beneficios.
La gestión de inventario justo a tiempo reduce la cantidad de stock almacenado, disminuye los costes y elimina muchos productos desperdiciados. También es favorable para la liquidez del negocio, porque no necesitas grandes inversiones iniciales.
JIT solo funciona cuando tienes un negocio consolidado y comprendes los cambios estacionales, las tendencias de ventas y tu propio historial de ventas.
Además, necesitas proveedores muy fiables que puedan entregar el stock dentro de plazos ajustados para mantener a tus clientes satisfechos.
Inventario en consignación
La consignación es cuando el fabricante o el mayorista vende su stock en tu tienda online, pero tú no pagas al fabricante/mayorista hasta que el cliente haya hecho la compra.
Este es un sistema ideal para los vendedores online, ya que implica muy poco riesgo. No tienes dinero retenido y puedes ampliar tu catálogo de productos rápidamente, manteniendo la agilidad operativa.
También significa que no tendrás costes adicionales de almacenamiento ni productos desperdiciados, porque el pedido de compra se realiza cuando el cliente paga su producto.
Normalmente, este tipo de relación funciona cuando el fabricante confía en que la marca de ecommerce puede vender el stock. Como vendedor en línea, esta puede ser una buena opción para probar nuevos productos sin riesgo, pero debes tener en cuenta que los márgenes de ganancia suelen ser mucho menores.
Por ello, si vendes un producto en consignación y funciona bien, puede valer la pena considerar en el futuro una compra al por mayor.
Para más información sobre la consignación: ¿Qué es la consignación y cómo aprovecharla?
Dropshipping
Una tienda de dropshipping nunca almacena inventario y vende productos directamente de otra marca o fabricante.
Esto es similar a cómo funcionan los marketplaces.
La mayoría de las plataformas de comercio electrónico pueden usarse para dropshipping conectando una integración o plugin sencillo. Encontrarás montones de aplicaciones en la tienda de aplicaciones de Shopify para esto exactamente.
Normalmente, la otra marca pagará una tarifa por que sus productos aparezcan o se vendan en tu sitio, por lo que es una buena manera de aumentar tu catálogo sin demasiados riesgos.
Las soluciones de dropshipping han tenido bastante mala reputación por vender productos baratos obtenidos directamente de Aliexpress. Sin embargo, nuevos sitios de dropshipping en nichos específicos están ganando popularidad, como Peace In The Wild y Not On The High Street.
FIFO & LIFO
Se utilizan dos métodos principales para entender el valor del inventario que tienes en stock o el costo de bienes vendidos (COGS): FIFO y LIFO.
FIFO significa "primero en entrar, primero en salir", y LIFO significa "último en entrar, primero en salir".
Estos términos son importantes a la hora de valorar tu stock para la contabilidad y la gestión financiera, ya que te ayudarán a entender cuánto vale el stock de tu almacén.
FIFO y LIFO también se utilizan para gestionar el inventario en un almacén.
Si el stock es perecedero, como los alimentos, el inventario más antiguo se vendería primero ya que puede estar cerca de su fecha de caducidad. FIFO es el método perfecto para esto.
Pero no existe una fecha de caducidad para productos como electrónicos o herramientas, así que no importa si se vende primero el stock nuevo. Por ello, puedes usar el método LIFO para este tipo de producto.
Fórmulas de gestión de inventario para métricas clave
Las herramientas realmente potentes son estupendas, pero si no sabes qué KPIs seguir, es como un niño conduciendo un auto de carreras. Así que, revisemos rápidamente cada métrica y la fórmula que necesitarás para calcularla.
Rotación de inventario
Fórmula: Rotación de Inventario = Costo de Bienes Vendidos / Inventario Promedio
La rotación de inventario es una métrica crucial que indica cuán a menudo tu inventario se vende y repone durante un periodo específico.
Altas tasas de rotación significan un uso eficiente del inventario y un buen desempeño en ventas.
Punto de reorden
Fórmula: Punto de Reorden (ROP) = Demanda Diaria Promedio * Tiempo de Reposición
Calcular el punto de reorden (ROP) te asegura reponer inventario justo cuando es necesario, manteniendo un equilibrio que cubra la demanda del cliente sin generar exceso de stock.
Coste de almacenamiento
Fórmula: % de Coste de Almacenamiento = (Costos de Mantenimiento de Inventario / Valor Total del Inventario) * 100
Entender el coste de almacenamiento del inventario ayuda a identificar los gastos asociados al almacenamiento de productos no vendidos, promoviendo estrategias para minimizar estos costes sin sacrificar las ventas.
Cantidad económica de pedido (EOQ)
Fórmula: EOQ = sqrt((2 * Tasa de Demanda * Costo de Pedido) / Costos de Mantenimiento)
La fórmula EOQ busca la cantidad óptima de pedido que minimiza los costes combinados de ordenar y almacenar inventario, optimizando los niveles de existencias y reduciendo gastos innecesarios.
Stock de seguridad
Fórmula: Stock de Seguridad = (Ventas Diarias Máximas * Tiempo de Reposición Máximo) - (Ventas Diarias Promedio * Tiempo de Reposición Promedio)
Mantener stock de seguridad es tu red de protección contra la demanda impredecible y los retrasos en la cadena de suministro, asegurando que siempre puedas cumplir con los pedidos de tus clientes de manera puntual.
Retorno de margen bruto sobre la inversión (GMROI)
Fórmula: GMROI = Margen Bruto / Costo Promedio de Inventario
El GMROI evalúa la rentabilidad de tu inversión en inventario, comparando el margen bruto obtenido con el costo del inventario. Es una medida de cuán eficazmente tu inventario contribuye a la salud financiera de tu empresa.
Tasa de quiebre de stock
Fórmula: Tasa de quiebre de stock = (Número de quiebres de stock / Demanda total) * 100
Esta tasa proporciona un porcentaje que indica con qué frecuencia ocurren quiebres de stock comparado con el número total de artículos que los clientes querían comprar.
Una tasa alta de quiebres de stock puede indicar problemas en la gestión de inventario, en la previsión de demanda o en la eficiencia de la cadena de suministro. A diferencia de los costos de quiebre de stock, la tasa de quiebre solo se centra en la ocurrencia de los mismos, no en su impacto financiero.
Tasa de merma de inventario
Fórmula: Tasa de merma de inventario = [(Inventario registrado - Inventario real) / Inventario registrado] * 100
La merma de inventario puede impactar significativamente en los resultados de tu negocio, afectando desde la precisión del inventario hasta los márgenes de ganancia.
Entender y minimizar la merma es esencial para mantener la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
Principales retos en la gestión de inventario ecommerce (y cómo solucionarlos)
Incluso con las herramientas y flujos de trabajo adecuados, la gestión de inventario rara vez es un proceso sencillo. Las marcas de ecommerce se enfrentan a retos previsibles—pero críticos—que pueden descarrilar el crecimiento, reducir los márgenes o frustrar a tus clientes (y equipo).
Aquí tienes algunos de los principales problemas—y cómo adelantarte a ellos.
1. Sobreventa y quiebres de stock
Vender lo que no tienes es un camino rápido hacia devoluciones, malas reseñas y un cliente que probablemente no volverá.
Por qué sucede:
- Sin sincronización de stock en tiempo real entre los canales de venta
- Errores de ingreso manual
- Actualizaciones demoradas de 3PLs o almacenes
Cómo solucionarlo: Utiliza un software de inventario que sincronice los niveles de stock automáticamente en todos los mercados y tiendas donde vendas. Establece umbrales de stock de seguridad y disparadores de reorden automático para evitar agotamientos.
2. Datos de inventario inexactos o desactualizados
Cuando tus datos de inventario son incorrectos, cada decisión basada en esos datos—compras, previsiones, presupuestos—se vuelve más arriesgada.
Por qué sucede:
- Sistemas desconectados
- Actualizaciones manuales
- Falta de procesos estandarizados entre ubicaciones
Cómo solucionarlo: Implanta herramientas de inventario en la nube que extraigan datos de tus ventas, almacén y operaciones de fulfilment. Incorpora recuentos cíclicos y auditorías automáticas para detectar discrepancias a tiempo.
3. Sobrestock y capital inmovilizado
¿Demasiado inventario acumulado en almacén? Es dinero que no puedes usar para otra cosa—además, sumas costos de almacenamiento.
Por qué sucede:
- Previsión deficiente
- Presión de pedido mínimo de los proveedores
- Sin visibilidad sobre SKUs de baja rotación
Cómo solucionarlo: Utiliza herramientas de previsión de demanda para proyectar necesidades en base a ventas pasadas y estacionalidad. Adopta técnicas como el análisis ABC para enfocar la inversión de inventario en tus mejores productos.
4. Falta de visibilidad en toda tu cadena de suministro
Si no sabes qué tienes en tránsito, qué es vendible y qué está retenido en devoluciones o en traslado, estás gestionando a ciegas.
Por qué ocurre:
- Sistemas fragmentados
- Falta de integraciones de almacén
- No hay informes en tiempo real
Cómo solucionarlo: Busca plataformas de inventario con visibilidad integral, desde el proveedor hasta la estantería y el envío. Integra tu sistema WMS y tu sistema de gestión de pedidos para obtener una visión clara y en tiempo real del movimiento del stock.
5. Sin proceso para gestionar interrupciones
Retrasos de proveedores. Picos repentinos de demanda. Inventario atascado en un puerto. Sin un plan, estos problemas pueden desequilibrar toda tu operación.
Por qué ocurre:
- Sin proveedores de respaldo
- Estrategias de stock inflexibles
- Dependencia excesiva de métodos justo a tiempo
Cómo solucionarlo: Establece planes de contingencia, mantén un stock de seguridad y diversifica el cumplimiento para no depender de un solo proveedor o almacén.
¿Qué herramientas de gestión de inventario deberías usar?
Muchas de las técnicas de inventario que hemos cubierto hasta ahora pueden volverse rápidamente muy laboriosas.
Por eso la mayoría de las marcas de ecommerce recurren a software de gestión de inventario que automatiza los principales flujos de trabajo—y ayuda a mantener las operaciones eficientes, precisas y escalables.
Como mencioné, cuando empecé a vender en línea, utilizaba una simple hoja de cálculo para ayudarme a gestionar mi inventario, pero esto pronto se volvió demasiado lento. Necesitaba elegir un software de gestión de inventario.
La automatización reduce errores manuales, mejora la visibilidad del stock y ahorra tiempo. La plataforma adecuada logrará:
- Sincronizar los niveles de stock en tus canales en tiempo real, lo que ayuda a eliminar las ventas en exceso.
- Generar órdenes de compra automáticamente cuando llegas a los puntos de reposición.
- Rastrear el inventario a medida que se mueve, desde la recepción en el almacén hasta el cumplimiento—sin actualizaciones manuales.
- Detectar anomalías antes de que se conviertan en problemas costosos, como bajo stock de seguridad o picos inesperados de demanda.
Si vendes a través de varios SKUs, almacenes o canales, la automatización no es un lujo—es imprescindible.
Tu sistema de inventario también debe integrarse con el resto de tu stack tecnológico: tu plataforma de ecommerce, proveedores de logística, herramientas de almacén, software contable y cualquier otro lugar donde deba habitar la información de tu inventario.
Hemos detallado ampliamente el mejor software de gestión de inventario y los beneficios de cada uno.
Aquí tienes nuestras 10 mejores recomendaciones de herramientas de gestión de inventario:
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Elegir un software es solo el primer paso. El mayor beneficio es lograr que la automatización trabaje para ti en segundo plano—para que puedas centrarte en hacer crecer el negocio y no solo en gestionar hojas de cálculo.
Haz crecer tu marca con prácticas de inventario más inteligentes
La gestión de inventario es una de las partes más importantes de un negocio de ecommerce. Puede volverse complicado, por eso es conveniente implementar las mejores prácticas lo antes posible en tu empresa.
Comprender dónde está tu stock en cada momento ayudará a que tu empresa realice más ventas y mantenga a los clientes satisfechos, por lo que una buena gestión de ecommerce es muy importante para hacerlo bien.
Sin embargo, entender esto puede convertirse en un trabajo a tiempo completo, por lo cual un software de gestión de inventario puede ayudarte a llevarlo todo bajo control.
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Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario para ecommerce
Hablamos de MUCHOS temas aquí, pero terminemos con algunas preguntas y sus respectivas respuestas sobre unos últimos temas de gestión de inventario.
¿Cómo pueden las marcas de ecommerce minimizar los errores humanos en la gestión de inventario?
Alejarse de los sistemas de gestión de inventario manuales y adoptar soluciones automatizadas ayuda a eliminar los errores humanos, por lo que puedes tener un seguimiento y gestión del inventario más precisos y fiables.
¿Qué estrategias se pueden emplear para reducir la merma de inventario en ecommerce?
Para reducir la merma de inventario —pérdida por robo, daño o error—, las marcas de ecommerce pueden realizar auditorías periódicas, mejorar las medidas de seguridad y utilizar software de gestión de inventarios para realizar un seguimiento preciso de los niveles de stock.
¿Cómo pueden las empresas de ecommerce aprovechar la tecnología para optimizar la gestión de inventario?
El software avanzado de gestión de inventario ayuda a los minoristas de ecommerce a automatizar los recuentos, monitorear los niveles de stock de seguridad, fijar puntos de reorden automáticos y mantener la exactitud en inventarios con múltiples SKU y almacenes. Esto reduce el error humano y mejora la eficiencia operativa, permitiendo que las empresas satisfagan la demanda del cliente de manera efectiva.
¿Cuáles son los principales métodos de fulfilment en ecommerce y cómo afectan al inventario?
Existen algunos modelos clave de fulfilment con los que te encontrarás:
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Fulfillment by Amazon (FBA): Amazon se encarga del almacenamiento, envío y atención al cliente. Obtienes rapidez y escala, pero debes llevar un control cuidadoso del inventario entrante para evitar roturas de stock o cargos de almacenamiento.
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Fulfilled by Merchant (FBM): Tú gestionas el almacenamiento y el envío, ya sea internamente o a través de un operador logístico (3PL). Esto te da más control, pero requiere una mayor coordinación entre tu sistema de inventario y tu almacén o proveedor logístico.
-
Dropshipping: No mantienes inventario. Los productos se envían directamente desde el proveedor. Es fácil comenzar, pero tendrás visibilidad y control limitados sobre los niveles de stock.
Cada modelo afecta la forma en que rastreas y gestionas el inventario. Elige en función de tu modelo de negocio, tu escala y el grado de control que deseas sobre el fulfilment.
¿Cómo pueden las marcas de ecommerce hacer que su gestión de inventario sea más sostenible?
La gestión de inventario sostenible consiste en reducir residuos, mejorar la eficiencia y alinearse con los valores ecológicos de los clientes. Algunas maneras de lograrlo:
-
Optimiza los niveles de stock para evitar la sobreproducción y el exceso de almacenamiento (menos inventario obsoleto = menos residuos).
-
Utiliza materiales de embalaje ecológicos que sean reciclables o biodegradables.
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Optimiza tu cadena de suministro con menos envíos y más inteligentes para reducir las emisiones del transporte.
-
Pronostica la demanda con precisión para evitar pedidos innecesarios o liquidaciones.
La sostenibilidad no solo es buena para el planeta, también puede reducir costes y mejorar la confianza en la marca.
