Geautomatiseerd orderbeheer: de ultieme gids + 10 IMS-tools
Menselijk contact—overal fouten: Fouten komen vaak voor bij handmatig orderbeheer, wat leidt tot inefficiëntie en verliezen. Door deze taken te automatiseren, kun je fouten verminderen en het proces effectief stroomlijnen.
Robots schieten te hulp: Het automatiseren van orderbeheer verbetert de nauwkeurigheid en efficiëntie, neemt repetitieve taken over en stelt medewerkers in staat zich te richten op meer strategische activiteiten.
Tijdwinst is winst: Automatisering versnelt de orderverwerking, waardoor vertragingen en ontevredenheid bij klanten worden verminderd. Deze tijdsefficiëntie leidt tot een betere klantenservice en hogere tevredenheid.
Kosteneffectieve automatiseringsmagie: Het automatiseren van orderbeheer kan de operationele kosten aanzienlijk verlagen door handmatig werk tot een minimum te beperken en fouten te corrigeren voordat ze dure problemen worden.
Maak je bedrijf toekomstbestendig: Automatisering toepassen in orderbeheer is een stap richting het toekomstbestendig maken van een bedrijf, zodat het concurrerend en responsief blijft in snel veranderende marktomstandigheden.
Vergissen is menselijk, orderbeheer automatiseren is geniaal.
Er gaat veel tijd verloren aan taken waarbij gemakkelijk fouten worden gemaakt. (Hier is een voorbeeld: handmatige gegevensinvoer.)
In dit artikel ontdek je welke taken je orderbeheerproces precies tegenhouden en leer je hoe je ze kunt automatiseren.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Het doel is om de operationele efficiëntie na de aankoop aanzienlijk te verbeteren.
Laten we beginnen.
Wat is geautomatiseerd orderbeheer?
Geautomatiseerd orderbeheer vereenvoudigt de manier waarop je orders verwerkt en verzendt.
Dit gemoderniseerde proces maakt handmatige gegevensinvoer overbodig, verkleint het risico op fouten en versnelt de verwerking en levering, zodat je fulfilmentteam wat meer ademruimte krijgt.
Het is efficiënte technologie die zelfstandig werkt. Er is slechts minimale menselijke tussenkomst nodig voor het instellen van regels, het nemen van beslissingen, de evaluatie en het testen.
Laten we bekijken hoe dit proces van orderfulfilment zonder handmatige tussenkomst van begin tot eind werkt.
Hoe geautomatiseerd orderbeheer werkt
Orderbeheer is opgedeeld in verschillende fasen. Elke fase omvat tijdrovende en foutgevoelige handmatige taken die automatisering voor je kan oplossen.
Hier zijn enkele van de belangrijkste taken die je zou moeten automatiseren:
Orders vastleggen en valideren
Door je verschillende verkoopkanalen—e-commerceplatforms, marktplaatsen en zelfs socialemediapagina's—te koppelen aan je ERP-systeem, kun je de verwerkingstijd van orders verkorten.
Wanneer al je ordergegevens en de beschikbaarheid van voorraad op één plek staan, kan een geautomatiseerd orderverwerkingssysteem taken uitvoeren zoals:
- Klantgegevens valideren
- Voorraad controleren
- Ordernummers toewijzen
- Orderbevestigingsmails starten
Het volledige proces wordt sneller en efficiënter, wat betekent dat je de order zo snel mogelijk kunt doorsturen.
Orderroutering en fulfilment
Gecontroleerde orders moeten rechtstreeks naar het verzamelen en verpakken gaan, en automatisering zorgt ervoor dat ze soepel en zonder onderbrekingen worden verwerkt.
Een geautomatiseerd orderbeheersysteem kan:
- De juiste artikelen in je magazijn vinden (en zelfs het juiste magazijn selecteren als je er meerdere hebt)
- De efficiëntste verzamelroute binnen het magazijn aanbevelen
- De meest kosteneffectieve verpakkingsmaterialen en -formaten voorstellen op basis van het artikel
Minder fouten in deze fase betekenen minder klachten van klanten en een beter gebruik van middelen.
Orders verzenden
Wanneer het verpakte artikel aan zijn reis buiten het magazijn begint, kun je op automatisering vertrouwen om:
- Verzendlabels genereren en afdrukken
- Trackinglinks voor klanten aanmaken
- De beste vervoerder voor de levering kiezen op basis van verzendkosten, snelheid of locatie (het optimaliseren van de vervoerderkeuze is een van de vele voordelen van software voor pakketcontrole)
Al deze zaken werken samen om voor jou en je klanten een naadloze verzendervaring te creëren.
Retourzendingen van bestellingen
Retourzendingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van het bedrijfsleven, maar automatisering kan ze een stuk minder problematisch maken.
Een modern orderbeheersysteem kan het volgende genereren:
- Retourlabels genereren
- Voorraadregistraties automatisch bijwerken,
- De communicatie met de klant stroomlijnen.
Door deze stappen eenvoudiger te maken, bespaar je enorm veel tijd en geef je klanten echt meer gemoedsrust. Het vergroot de kans dat ze opnieuw bij je kopen.
Ik heb alleen de meest kritieke, maar basale taken beschreven die je kunt automatiseren. Afhankelijk van je orderbeheersysteem kun je nog veel meer doen.
Maar voordat we daarop ingaan, belicht ik eerst enkele redenen waarom het automatiseren van orderbeheer een prioriteit zou moeten zijn voor je e-commercebedrijf.
Waarom je orderbeheer moet automatiseren
Het opschalen van activiteiten is goed nieuws.
Maar het betekent ook meer bonkende hoofdpijn door inefficiënties in prijsstelling, trage handmatige processen en softwareoplossingen die weigeren met elkaar te communiceren.
Zo brengt geautomatiseerd orderbeheer alles weer op één lijn — en voorkom je tegelijkertijd dat je voortdurend in het medicijnkastje moet zoeken naar een pijnstiller:
- Verbeter de nauwkeurigheid van bestellingen. Menselijke fouten bij het invoeren van bestellingen en het bijhouden van voorraad kunnen vertragingen en kostbare retourzendingen veroorzaken. Naar verwachting zullen retourzendingen in de detailhandel in 2024 $890 miljard bedragen — geautomatiseerd orderbeheer kan je bedrijf helpen voorkomen dat het een groot aandeel van die kostbare taart voor zijn rekening neemt.
- Verbeter de klantervaring. Geautomatiseerde systemen kunnen inzichten uit gegevens gebruiken om de dienstverlening te personaliseren en te anticiperen op de behoeften van klanten. Aangezien 73% van de klanten de ervaring als prioriteit beschouwt bij het kiezen van wat ze kopen, is dit een groot voordeel.
- Verhoog de tijds- en kostenefficiëntie. Geautomatiseerde systemen versnellen de orderverwerking, zodat er in minder tijd meer bestellingen kunnen worden uitgevoerd. Volgens Deloitte zien bedrijven, zodra intelligente automatisering operationeel is, een gemiddelde kostendaling van 32%.
- Verkrijg realtime inzicht in de voorraad. Door realtimegegevens uit verkoopkanalen en magazijnen te integreren, worden overvoorraden en voorraadtekorten voorkomen. Het onderzoek van Forrester naar IBM Sterling Order Management heeft uitgewezen dat bedrijven hun winst met maximaal $4.2 miljoen kunnen verhogen door beter inzicht.
- Maximaliseer de schaalbaarheid van je activiteiten. Geautomatiseerde systemen kunnen helpen je werkstromen en middelen aan te passen. Je kunt tijdens piekperioden meer middelen inzetten en tijdens rustigere perioden afschalen.
In het volgende gedeelte wordt besproken hoe je je e-commerceorderbeheer kunt transformeren om deze voordelen te behalen.
Je concurrenten automatiseren bestellingen terwijl jij verdrinkt in handmatige invoer. Het is tijd om de beste hulpmiddelen voor orderinvoer te ontdekken en de achterstand in te halen.
Geautomatiseerd orderbeheer implementeren
Automatisering zorgt ervoor dat orderverwerking efficiënter verloopt, maar de implementatie ervan vereist begeleiding. Hier zijn enkele in de sector erkende tips om aan de slag te gaan:
1. Identificeer je grootste uitdagingen
Waar loopt het steeds mis bij het uitvoeren van bestellingen?
Bekijk je statistieken grondig om het antwoord te vinden. Ze wijzen je rechtstreeks op de knelpunten in je proces.
Als je percentage onbezorgde bestellingen stijgt, kan dat betekenen dat je systeem dubbele of onjuiste adressen opslaat. Of misschien is het tijd om je vervoerder te heroverwegen.
Noteer daarnaast taken die je vaak in de problemen lijken te brengen, zoals het genereren en afdrukken van verzendlabels of het koppelen van bestellingen aan voorraad.
Op basis van de volwassenheid van een organisatie kan bijna elke taak worden opgenomen in een geautomatiseerd bestelproces.
Aan de voorkant moet elke handmatige invoer van bestellingen of het omzetten van bestellingen van het ene systeem naar het andere stoppen.
Begin na het vaststellen hiervan niet meteen aan een volledige systeemrevisie.
Door je op elke workflow te richten—of het nu gaat om orderverwerking, routering, verzending of retouren—krijg je beter inzicht in de verschillende betrokken stappen.
Stel ten slotte duidelijke doelen. Wil je de verwerkingstijd met 30% verkorten? Of misschien de nauwkeurigheid van bestellingen met 15% verbeteren?
Door deze doelstellingen te definiëren, krijg je een duidelijke richting voor de toekomst.
2. Vind de juiste tools voor je doelen
Het automatiseren van je bestelproces werkt niet zonder de juiste software voor orderbeheer (OMS).
Een OMS beheert de volledige levenscyclus van een bestelling—vanaf het moment waarop een klant de aankoop voltooit tot het moment waarop die de artikelen ontvangt. Dit is een van de vele voordelen van orderbeheersystemen.
Bij het kiezen van een OMS moet je enkele vereisten vaststellen. Zorg ervoor dat het…
…de juiste oplossing is voor je bedrijf
Elk OMS heeft zijn eigen specialiteit. Sommige zijn ontwikkeld voor retailers met grote volumes. Andere zijn geschikt voor specifiekere zakelijke behoeften.
Bijvoorbeeld: BrightPearl is een uitstekende oplossing voor verkopers via meerdere kanalen, omdat het verkoop en voorraad zowel online als offline in realtime kan synchroniseren.
Daarnaast beschikt het over Automation Engine, waarmee je voor elk beheerd kanaal eenvoudige regels kunt definiëren, van orderverzameling tot verzending.
…de problemen met orderverwerking oplost die je workflows teisteren
De belangrijkste reden om je team te raadplegen voordat je met automatisering begint, is om ervoor te zorgen dat je uiteindelijk een tool kiest die je knelpunten daadwerkelijk oplost.
Stel dat je een stijging in de kosten van verpakkingsmateriaal hebt opgemerkt en de kosten met 10% wilt verlagen.
Linnworks kan helpen om artikelen tijdens de bezorging veilig te houden zonder onnodige middelen te verspillen. Je kunt vooraf bepaalde criteria voor verpakkingsmateriaal instellen, zodat inpakkers altijd het juiste formaat en type verpakking gebruiken.
…goed integreert met je technologieomgeving
Je OMS moet goed samenwerken met je andere tools, zoals:
- verkoopkanalen zoals je e-commerceplatform,
- software voor klantrelatiebeheer (CRM),
- software voor bedrijfsresourceplanning (ERP),
- voorraadbeheersoftware (IMS),
- en magazijnbeheersoftware.
Tools zoals BigCommerce en Shopify hebben robuuste API's en een uitgebreide app-marktplaats waarmee je je OMS eenvoudig met de rest van je activiteiten kunt verbinden. (We gaan hier zo meteen verder op in.)
Als je op zoek bent naar meer aanbevelingen voor OMS'en, bekijk dan onze top 10:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Een ander hulpmiddel dat je misschien nodig hebt om de automatisering te verbeteren? Een oplossing voor voorraadbeheer (IMS).
Sommige merken worden geconfronteerd met unieke uitdagingen bij het automatiseren van orderbeheer.
Neem 123 Baby Box bijvoorbeeld.
Oprichter Zarina Bahadur vertelt: “Ons grootste probleem was ervoor zorgen dat de voorraad tussen verkoopplatforms werd gesynchroniseerd. Dit probleem leidde tot het oversellen van producten: we verkochten meer producten dan we beschikbaar hadden.”
Je hebt beter inzicht in je voorraad nodig om je orderbeheerproces vlekkeloos te laten verlopen.
Hoewel IMS-oplossingen zich voornamelijk richten op voorraadbewegingen in realtime vóór de aankoop, helpen ze je ook bij het volgen van de productstroom door je bedrijf, van bevoorrading tot verzending.
Het gebruik van een IMS in combinatie met een OMS voorkomt dat je meer verkoopt dan je op voorraad hebt en voorkomt voorraadtekorten.
Maar er is goed nieuws: Krachtige platforms zoals Linnworks en Cin7 Core combineren OMS- en IMS-functionaliteiten, waardoor je orders en voorraad naadloos op één plek kunt beheren.
Bekijk hieronder de volledige lijst met eersteklas IMS-oplossingen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Verbind je systemen en kanalen
Tweeëntachtig procent van de leidinggevenden zegt dat een gebrek aan zichtbaarheid van begin tot eind de grootste belemmering vormt voor betrouwbare gegevens. Integratie is belangrijk omdat je een volledig beeld van je gegevens moet creëren.
Dat geldt vooral voor een proces als orderbeheer, waarin het drietal wordt gecombineerd: orderinformatie, voorraadbeschikbaarheid en klantgegevens.
Zoals ik eerder al zei, kan je OMS al deze informatie bevatten, dus moet het verbinding maken met je belangrijkste tools die deze gegevens verzamelen en opslaan.
Als dat niet het geval is, moet je handmatige gegevensinvoer gebruiken om het probleem op te lossen, wat volledig voorbijgaat aan het doel van automatisering.
Je hebt realtimegegevens nodig om automatisering te laten werken.
Bijvoorbeeld: Als je systemen de voorraad alleen in geplande batches bijwerken, bestaat het risico dat er meerdere bestellingen worden geplaatst voor dezelfde beperkte voorraad (iets wat zeer waarschijnlijk gebeurt tijdens flitsverkopen en grote promoties!)
Integratie is zo belangrijk om zo'n kostbare fout te voorkomen, die ook een negatieve invloed heeft op de klantervaring.
Nog beter: het kan leiden tot enorme besparingen voor je merk.
Een voorbeeld:
Een Canadees bedrijf in industriële vloerafwerking loste zijn synchronisatieproblemen op door Salesforce en QuickBooks Online aan elkaar te koppelen.
Het bespaarde $25,000 aan kosten voor handmatige gegevensinvoer en kon transacties ter waarde van meer dan $5 miljoen automatiseren en de onderhoudskosten met 90% verlagen.
Om datasilo's te voorkomen, kun je:
- Kiezen voor platforms met een breed scala aan integraties, zoals de platforms die ik in de bovenstaande tip noemde.
- Vertrouwen op connectors van derden, zoals Zapier, die fungeren als universele vertalers voor je tools.
- Kiezen voor de maatwerkroute, maar dit kan duur zijn. Met de hulp van ontwikkelaars kun je aangepaste API's of verbindingen creëren om ervoor te zorgen dat alles goed samenwerkt.
Naadloze integratie is noodzakelijk om een geautomatiseerd orderbeheersysteem te creëren met minimale verstoringen.
4. Leg een sterke basis voor je werkstromen
Omdat je je belangrijkste uitdagingen al kent—als je de eerste tip tenminste hebt uitgevoerd—weet je ook al welke taken je moet optimaliseren.
Automatisering bespaart tijd, maar vereist vooraf wel enig handmatig werk.
Eerst moet je werkstromen instellen om je nieuwe systeem operationeel te krijgen.
Je software doet het zware werk, maar je moet vooraf gedefinieerde regels of criteria instellen die het systeem moet volgen.
Welke criteria je kiest, hangt af van je bedrijf en de huidige knelpunten. Voor orderroutering kun je bijvoorbeeld voorraadniveaus en de locatie van de klant kiezen als parameters voor de orderroutering.
Nadat je je regels hebt gedefinieerd, verschilt het per platform hoe je ze in je OMS invoert. Over het algemeen open je de automatiseringsinstellingen, die je waarschijnlijk in de werkstroomautomatisering van je tool vindt.
Vervolgens voer je de triggers en voorwaarden in.
Voor pakketoptimalisatie kan dat er als volgt uitzien:
“Als het gewicht van de bestelling groter is dan X, gebruik dan Y als verzendmethode.”
Duidelijke, goed doordachte automatiseringsregels helpen je OMS om deze repetitieve taken volgens jouw normen uit te voeren.
Om voorraadgegevens actueel en accuraat te houden, moet je investeren in technologieën zoals barcodescanners en RFID's.
Barcodes besparen je team handmatige gegevensinvoer, terwijl RFID helpt bij een efficiënte detectie van artikelen tijdens het verzamelen en verpakken.
(Ik behandel meer van deze technologie in het gedeelte over slimme magazijnen onder trends in geautomatiseerde OMS'en.)
5. Begeleid je team bij het omarmen van automatisering
Digitale transformatie—zoals de overstap naar geautomatiseerd orderbeheer—stuit vaak op obstakels. Een recent onderzoek wijst vier belangrijke factoren aan die deze weerstand veroorzaken:
- Persoonlijke barrières. Medewerkers zijn misschien bang hun baan te verliezen of voelen zich ongemakkelijk bij het leren werken met nieuwe systemen.
- Organisatorische uitdagingen. De bestaande bedrijfscultuur en een gebrek aan steun van het leiderschap kunnen de invoering vertragen.
- Sociale invloeden. Belangrijke teamleden of afdelingen kunnen zich verzetten tegen de verandering vanwege machtsverhoudingen of interne politiek.
- Financiële factoren. Grote financiële investeringen kunnen besluitvormers afschrikken, ondanks toekomstige efficiëntiewinsten.
Nu al deze zorgen door de hoofden van je medewerkers spoken, moet hen geruststellen en begeleiden onderdeel zijn van je strategie.
Hier zijn enkele manieren waarop je hun weerstand tegen deze verandering kunt wegnemen:
- Voer pilottests uit met een gedeeltelijke uitrol om mogelijke problemen te identificeren voordat je het volledige systeem lanceert.
- Organiseer praktijkgerichte trainingen en workshops voor medewerkers om de overgang te vergemakkelijken.
- Wijs een ambassadeur of een automatiseringstaakgroep aan en maak handleidingen om blijvende ondersteuning te bieden.
- Betrek alle belanghebbenden en verzamel feedback naarmate je vordert.
- Vier onderweg successen en mijlpalen.
Het doel is om automatisering als een verbetering te laten aanvoelen, niet als een ongemak. Door je team de voordelen te laten zien en hen gedurende het hele proces te begeleiden, zullen ze ontvankelijker zijn.
6. Meet succes en optimaliseer werkstromen
We zijn weer helemaal rond. Net als bij de eerste stap, waarin je je grootste uitdagingen in kaart bracht, is het nu tijd om te controleren of automatisering deze daadwerkelijk oplost.
Volgens experts zijn hier enkele belangrijke KPI's die je afhankelijk van je doelstellingen kunt bijhouden:
Als je de efficiëntie van orderbeheer wilt meten, zijn deze KPI's onmisbaar:
- Percentage niet-bezorgde bestellingen om mislukte leveringen en de oorzaken daarvan te volgen.
- Verwerkingstijd van bestellingen om te meten hoe snel bestellingen worden verwerkt en verzonden.
- Percentage tijdige verwerking om ervoor te zorgen dat bestellingen binnen de beloofde termijn worden verzonden.
- Nauwkeurigheid van bestellingen om fouten onder controle te houden.
- Veiligheid van verpakkingen om het percentage bestellingen te volgen dat onbeschadigd aankomt.
- Percentage tijdige leveringen om de betrouwbaarheid van leveringen te meten.
- Retourpercentage om te helpen vaststellen waarom klanten producten terugsturen.
- Voorraadnauwkeurigheid om voorraadverschillen te signaleren.
- Productiviteit van het verpakkingsteam om de efficiëntie van de orderverwerking te bewaken.
Met zoveel bewegende onderdelen is het lastig om deze KPI's over verschillende kanalen heen te volgen. Maar met een OMS kunnen retailers dit proces automatiseren en meer tijd besteden aan het creëren van een naadloze klantervaring.
Gemiddelde verwerkingstijd van een bestelling: Afhankelijk van de aard van het bedrijf hebben retailers verschillende mate van controle over de verwerkingstijd.
Retourpercentage: Kopers sturen één op de vijf online retailbestellingen terug, dus het is essentieel om deze KPI te volgen.
Tijd tot terugbetaling: Het is essentieel om een retourbeleid voor e-commerce van topkwaliteit te hebben waarmee klanten hun geld direct kunnen terugkrijgen.
Percentage perfecte bestellingen: Elke retailer moet streven naar een hoog percentage perfecte bestellingen (minimaal 90%), wat wijst op efficiëntie en een hogere klanttevredenheid.
OMS helpt je de cijfers te bewaken, maar je hebt een duidelijke strategie nodig om ze te kiezen, interpreteren en gebruiken.
Kies KPI's die aansluiten bij je bedrijfsdoelen—of dat nu het verminderen van verzendfouten, het verbeteren van de verwerkingssnelheid of het verlagen van retourpercentages is.
Metingen kunnen knelpunten helpen identificeren, zodat je je automatiseringsregels kunt aanpassen.
Kijk ook verder dan succes aan de oppervlakte—soms zit het echte probleem verborgen onder ogenschijnlijk goede cijfers.
Als bijvoorbeeld de nauwkeurigheid van bestellingen goed lijkt, maar je retourpercentage hoog is, kan er iets anders mis zijn.
Je aandacht moet niet alleen naar dat laatste gaan. Je kunt je productbeschrijvingen en maatgegevens bekijken om te zien of ze kloppen. Misschien hebben je klanten artikelen ontvangen die niet aan hun verwachtingen voldeden.
Automatisering is niet eenmalig, dus test en pas regelmatig aan om je workflow voortdurend te optimaliseren.
4 uitdagingen bij het automatiseren van orderbeheer (+ oplossingen)
Een nieuw systeem instellen, het integreren met bestaande tools of je team trainen kan in het begin veel zijn om te verwerken.
Er zal ongetwijfeld enige wrijving ontstaan.
Laten we de eerste obstakels waar de meeste bedrijven tegenaan lopen uiteenzetten en je orderverwerking stroomlijnen.
1. Verouderde systemen vervangen
Twee derde van de bedrijven werkt nog steeds met verouderde systemen vanwege veiligheidsproblemen (44%), operationele verstoringen (37%) en betrouwbaarheid (33%).
Ja, je verouderde infrastructuur kan nog steeds klantbestellingen verwerken. Maar deze is traag, omslachtig en kwetsbaar voor fouten en inbreuken.
Nog erger is dat verouderde systemen vaak niet goed kunnen communiceren met moderne technologie.
Automatisering proberen te forceren in een verouderd systeem kan leiden tot datasilo's en veelvuldige crashes. Daarmee wordt het doel van automatisering volledig tenietgedaan.
oplossing:
Centraliseer je technologiestack met een OMS met speciaal ontwikkelde integratiemogelijkheden, zoals Linnworks, Cin7 Core of CRM Creatio.
Toen Aspire Furniture, een meubelgroothandel, zijn verouderde systeem naar Linnworks migreerde, kreeg het bedrijf meer controle over het voorraadbeheer.
Het nieuwe systeem introduceerde geavanceerde containertracking, prognosetools, geautomatiseerd afdrukken van labels en naadloze integratie met marktplaatsen zoals Debenhams en B&Q. Integratie zorgt ervoor dat je volledige technologiestack goed samenwerkt.
Kies voor cloudgebaseerde aanbieders of aanbieders met robuuste API-connectiviteit voor soepele communicatie tussen platforms.
2. Hoge initiële kosten beheersen
De implementatie van een OMS voor e-commerceplatforms kan variëren van ongeveer $30 tot meer dan $1,000 per maand. De kosten lopen nog verder op als je van plan bent CRM- en ERP-systemen met je OMS te verbinden en te implementeren.
Kosten voor training, ondersteuning en onderhoud op lange termijn kunnen ook oplopen.
Deze uitgaven kunnen een glijdende schaal vormen voor kleine en middelgrote bedrijven die met krappere budgetten werken.
oplossing:
Investeer in een OMS-platform dat schaalbare oplossingen en flexibele prijsmodellen biedt.
De prijzen op basis van betalen naar gebruik of staffelprijzen van Quickbooks Online zijn perfect als je van plan bent klein te beginnen. Voor een oplossing die beter op jouw behoeften is afgestemd, kun je een offerte aanvragen bij aanbieders zoals Acumatica of Brightpearl.
Vergelijk de volledige kostenopbouw wanneer je verschillende aanbieders vergelijkt. Vergeet niet te vragen naar eventuele doorlopende onderhoudskosten voor het oplossen van bugs, het toevoegen van functies en updates.
3. Onnauwkeurige gegevens eruit filteren
Hoe geweldig automatisering ook is, foutloos is het niet. Als je het de verkeerde informatie geeft, zal het je proces alleen maar verder vertekenen.
Wanneer dat gebeurt, kun je het systeem niet de schuld geven.
De schuld ligt bij slechte gegevens. Het is een serieus probleem dat verschillende sectoren treft, waaronder de detailhandel.
Deze boosdoener ligt altijd op de loer en kost organisaties jaarlijks tot $12.9 million.
Oplossing:
Om te beginnen: standaardiseer naamgevingsconventies, datumnotaties, SKU's en meeteenheden in al je systemen. Zorg ervoor dat je medewerkers traint in deze best practices.
Het is ook noodzakelijk om de statistieken voor datakwaliteit (namelijk: nauwkeurigheid, consistentie, volledigheid, actualiteit en geldigheid) vanaf nu te monitoren, zodat er niets misgaat.
4. Systeemuitval en fouten minimaliseren
Het is niet de vraag of, maar wanneer—88% van de leidinggevenden verwacht dat zich een groot IT-incident zal voordoen.
Erger nog: als je niet voorbereid bent, is dat kostbaar. Zestig procent van de systeemstoringen kost bedrijven $100,000 en 15% leidt tot verliezen van meer dan $1 miljoen.
Systeemcrashes ontstaan door overbelasting, verouderde software of een slechte integratie tussen systemen.
Voor je orderbeheersysteem vertaalt zich dat in vertraagde orders, gemiste voorraadupdates of klanten die hun zendingen niet kunnen volgen.
oplossing:
Cloudgebaseerde oplossingen met een betrouwbare uptime en integratie kunnen het risico op uitval en fouten minimaliseren. De OMS en IMS van Cin7Core zijn hier goede voorbeelden van.
Ze integreren voorraadbeheer, orderroutering en verzending, waardoor systeemstoringen als gevolg van niet-verbonden systemen worden verminderd.
De cloudgebaseerde infrastructuur biedt realtime synchronisatie, een hoge uptime en schaalbare prestaties om groeiende datavolumes zonder crashes te verwerken.
Natuurlijk blijft regelmatig onderhoud (bijv. software-updates en gegevensback-ups) essentieel om verstoringen te voorkomen.
Wat eerder werkte, is misschien niet meer voldoende naarmate je bedrijf groeit.
Door automatisering van orderverwerking toekomstbestendig te maken, voorkom je vertragingen, kostbare fouten en gemiste kansen naarmate het ordervolume toeneemt.
Rust jezelf uit met schaalbare oplossingen die meegaan met toekomstige trends in het volgende gedeelte.
Toekomstige trends in automatisering van orderbeheer
Zelfs met geautomatiseerd orderbeheer kunnen vertragingen en achterstanden nog steeds ontstaan als je systemen niet met je meegroeien.
De nieuwste hulpmiddelen en technologie kunnen je helpen de vraag beter te voorspellen, magazijnactiviteiten te versnellen en voorraadniveaus over verschillende kanalen heen te volgen.
Dit is de toekomst van orderafhandelingsprocessen en waarom je het je niet kunt veroorloven deze te negeren.
Toenemende toepassing van AI en ML
Eenenzeventig procent van de retailbedrijven maakt tegenwoordig gebruik van AI (kunstmatige intelligentie) om hun bedrijfsvoering te transformeren. Daarnaast zet 25% AI specifiek in om de klantvraag te voorspellen en situaties met lege of overvolle voorraden te voorkomen.
AI en machinaal leren (ML) stellen systemen in staat om van gegevens te leren, zodat ze met minimale menselijke tussenkomst snel patronen in orderafhandeling kunnen herkennen.
AI en ML in de praktijk: Pipe17 en fabric
Orderbeheersoftwareleverancier Pipe17 haalde $15.5 miljoen op om zijn suite met AI-aangedreven hulpmiddelen voor verschillende systemen uit te breiden.
Een van deze hulpmiddelen is “Pippen”, de agent voor orderactiviteiten die orderroutering en het afhandelen van uitzonderingen automatiseert.
In december 2024 onthulde fabric de AI Order Cloud, een AI-aangedreven Order Management System (OMS) dat is ontworpen om retailactiviteiten via meerdere kanalen te verbeteren.
Enkele functies zijn een AI-assistent, trenddetectie en intelligente aanbevelingen.
Slimme magazijnopslag met IoT en robotica
De markt voor slimme magazijnopslag zal naar verwachting groeien van $22.7 billion in 2023 naar $75.7 billion in 2032. De twee belangrijkste onderdelen zijn apparaten van het Internet of Things (IoT) en robotica.
IoT-sensoren zoals RFID-tags en barcodescanners houden de voorraadbewegingen en de staat van magazijnmachines in de gaten.
Ze melden ongebruikelijke activiteiten of schommelende temperaturen die de productkwaliteit in gevaar kunnen brengen.
Op het gebied van robotica nemen machines het zware werk over—letterlijk. Ze verzamelen, verpakken en sorteren bestellingen, gebruiken slimme kaarten om door het magazijn te bewegen en optimaliseren de verzamelroutes.
Slimme magazijnopslag in de praktijk: Ocado Group
Ocado Group lanceert hun robotische On-Grid-verzameltechnologie (OGRP) voor de online levensmiddelen- en logistieke sector.
OGRP-robots gebruiken computervisie en intelligente sensoren om de juiste grijppunten te identificeren, zodat ze artikelen kunnen verzamelen en verpakken zonder ze te beschadigen.
Met behulp van gedragsklonen kunnen mensen deze robots leren specifieke taken uit te voeren. De robots worden beter door te leren van hun eigen ervaringen en die van andere robots in het systeem.
Voorspellende analyses voor vraagprognoses
Door AI aangestuurde vraagprognoses betekenen minder voorraadopbouw en lagere magazijnkosten.
Deloitte ontdekte dat een hypermarktketen de winkelvoorraad met 14% verminderde dankzij AI. AI analyseerde eerdere verkopen en trends om te bepalen van welke producten de voorraad moest worden aangevuld.
Hierdoor voorkwam de keten dat er te veel voorraad werd aangelegd en had deze alleen wat er daadwerkelijk nodig was. Als de voorraad $100,000 waard is, zou $14,000 beter kunnen worden benut.
AI-vraagprognoses in de praktijk: Inventoro
Cin7 Core speelt in op deze trend door Inventoro over te nemen, software voor voorraad- en orderbeheer die door AI wordt aangedreven.
De door AI aangestuurde tools van Inventoro kunnen verkopen voorspellen, langzaam verkopende artikelen uit de voorraad verwijderen en voorraadaanvulling automatiseren in realtime. Ze werken allemaal samen om fulfilmentteams te helpen last-minute spoedbestellingen bij leveranciers te voorkomen.
Opkomst van omnichanneloplossingen voor orderbeheer
Negentig procent van de retailers heeft nu een omnichannelstrategie, tegenover minder dan de helft vier jaar geleden.
Omnichanneloplossingen vervagen de grens tussen online en offline winkelen door delen van het orderbeheerproces te automatiseren.
Ongeacht waar of hoe klanten winkelen, ontvangen ze hetzelfde serviceniveau en dezelfde toegang tot voorraad.
Omnichannel orderbeheer in de praktijk: Omni-Bot™ van SmartAction
Omni-Bot™ van SmartAction tilt omnichannel orderbeheer naar een hoger niveau met virtuele agents.
Klanten kunnen informeren naar de status van hun bestelling, bestellingen plaatsen of retouren aanvragen. De oplossing gebruikt 100% natuurlijke taalverwerking (NLP) om vragen van klanten via spraak, tekst of chat te begrijpen en te beantwoorden.
Omni-bot™ kan meerdere gegevenspunten tegelijk valideren, waardoor ondersteuning via zelfbediening efficiënter is en tijd bespaart.
Hierdoor krijgen live medewerkers meer tijd om zich te richten op taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals het coördineren van spoedbestellingen of het oplossen van productdefecten.
Blockchainintegratie voor veilige, transparante toeleveringsketens
De uitgaven aan blockchainoplossingen zullen naar verwachting in de buurt komen van $19 miljard in 2024.
Voor e-commerce automatiseert en beveiligt blockchaintechnologie het orderbeheer door elke transactie vast te leggen in een gedecentraliseerd grootboek.
Iedereen in de toeleveringsketen deelt één transparante gegevensbron, waardoor desinformatie en menselijke fouten worden verminderd.
Nog beter is dat blockchainoplossingen integreren met opkomende technologieën zoals IoT, slimme contracten en AI.
Blockchainintegratie in de praktijk: Deloitte
Deloitte leidde een blockchainproject waarbij IoT (d.w.z. een realtime tracker voor positiebepaling) en AWS-technologie werden gebruikt om het volgen van zendingen te verbeteren.
Alle belanghebbenden—afzenders, vervoerders en ontvangers—krijgen toegang tot betrouwbare, fraudebestendige verzendgegevens. Dit hielp de transparantie te vergroten en de samenwerking tussen partners in de toeleveringsketen te verbeteren.
Tot slot
Automatisering van orderbeheer geeft je orderafhandelingsteam ruimte om taken met een hogere toegevoegde waarde uit te voeren, zoals kwaliteitscontrole, leveranciersbeheer en procesoptimalisatie.
Begin met het kiezen van de juiste tools, integreer ze op de juiste manier en stel duidelijk omschreven regels in. Na verloop van tijd zul je een soepeler en efficiënter orderafhandelingsproces met minder fouten zien.
Hier zijn nog enkele bronnen om je orderafhandelingsproces te optimaliseren:
- 25 beste orderafhandelingssoftware voor e-commerce
- 20 beste softwareoplossingen voor het volgen van bestellingen voor online winkels
Blijf op de hoogte van trends, tips en tools voor e-commerce door je te abonneren op de nieuwsbrief van The Retail Exec.
Veelgestelde vragen over geautomatiseerd orderbeheer
Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over geautomatiseerd orderbeheer, van de eerste planning tot de fase na de implementatie.
Hoe lang duurt het voordat ik rendement op investering zie door automatisering van orderbeheer?
Gemiddeld verdienen bedrijven hun investering binnen een tot twee jaar terug dankzij lagere overheadkosten, minder fouten en een snellere orderafhandeling.
Hoe snel je rendement op investering ziet door geautomatiseerd orderbeheer, hangt echter af van de schaal van de implementatie.
Zijn er specifieke sectoren waarin geautomatiseerd orderbeheer meer voordelen biedt?
Automatisering stroomlijnt vervelende taken die anders een zorgvuldige handmatige aanpak vereisen.
Sectoren waarin met veel SKU’s en grote ordervolumes wordt gewerkt, zoals e-commerce, retail, productie en distributie, profiteren sterk van geautomatiseerd orderbeheer.
Wat is het verschil tussen OMS en ERP, en heb ik beide nodig?
OMS beheert alles wat met orders te maken heeft: invoer, verwerking, afhandeling en levering. ERP-systemen beheren bredere bedrijfsprocessen, zoals financiën, voorraad en supplychainbeheer.
Je kunt het beste in beide investeren als je efficiënte orderafhandeling en volledig inzicht in je bedrijf wilt. Alles-in-éénsystemen zoals Acumatica bieden een uitgebreide ERP + OMS-oplossing met modules voor het beheren van financiën, voorraad, orderverwerking en meer.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn gegevens veilig blijven met geautomatiseerde systemen?
Orderbeheersystemen beschikken over ingebouwde beveiligingsmaatregelen.
Cin7 Core beschikt bijvoorbeeld over tweefactorauthenticatie en transparante gegevensversleuteling (TDE) om orderinformatie en klantgegevens te beschermen.
Linnworks heeft een programma voor het openbaar maken van kwetsbaarheden dat ethische hackers en beveiligingsonderzoekers aanmoedigt om potentiële kwetsbaarheden te melden.
Dit helpt de veiligheid van hun systemen en gegevens verder te verbeteren.
Maar het is ook jouw verantwoordelijkheid om toegangscontroles in te stellen, audits uit te voeren en regelmatig de gebruikerstoegang en systeemlogboeken te controleren om optimale beveiliging te handhaven.
Hoe verwerken geautomatiseerde systemen pieken in het aantal orders tijdens de feestdagen?
Een geautomatiseerd OMS stroomlijnt de orderafhandeling tijdens drukke feestdagen door orders door te sturen naar het dichtstbijzijnde magazijn met beschikbare voorraad.
Het systeem houdt je voorraad via meerdere kanalen en magazijnprocessen bij en start nieuwe bestellingen wanneer de voorraad onder de ingestelde drempelwaarde komt.
Tijdens de feestdagen hoef je dus niet wakker te liggen van uitverkochte producten of overvolle schappen door een te grote voorraad.
