Cos’è il Backordering? Panoramica e migliori pratiche
Il backordering è la pratica di permettere ai clienti di acquistare (e pagare) articoli che momentaneamente non hai in magazzino. Che sia una risposta a una difficoltà nella catena di approvvigionamento o parte di una strategia per contenere i costi, imparare a gestire il backordering nell’ambito della gestione dell’inventario può aiutarti a far crescere il tuo business e a competere con successo nel settore ecommerce.
Accettare ordini dai clienti che non possono essere immediatamente evasi ma che verranno spediti in un prossimo futuro ti permette di catturare vendite che altrimenti andrebbero perse. Può essere anche una strategia deliberata per mantenere i costi di stoccaggio il più bassi possibile, anche se questa tecnica avanzata richiede un eccellente software di gestione dell’inventario per essere realizzata in modo efficace.
Che cos’è il Backordering?
Il backordering è la pratica di accettare ordini dai clienti per articoli che potresti non avere subito a disposizione in magazzino. Questo può accadere a causa di carenze o problemi nella catena di approvvigionamento, come quando metà del tuo inventario si trova su una nave mercantile in attesa di attraccare al porto di Long Beach. Potresti anche praticare la gestione dell’inventario just-in-time, in cui l’articolo non viene spedito dal fornitore finché l’ordine non viene processato.
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In questo processo, la richiesta per un articolo in backordering viene inviata direttamente al fornitore invece che al magazzino logistico di evasione. Se normalmente tutti gli ordini passano attraverso il tuo centro di consegna, potresti avere un ritardo nella consegna e nella gestione degli articoli. In un modello just-in-time, di fatto trasformi il fornitore nel tuo centro di evasione, una strategia ingegnosa se riesci a gestirla.
Backordering e Gestione Moderna dell’Evasione
Restare senza scorte era un evento piuttosto frequente in passato, quando la maggior parte degli acquisti si faceva nei negozi di generi vari e il vecchio signor Parsons doveva stimare quanta mangime e quanti semi sarebbero stati venduti nel mese di tempo necessario per processare un ordine di acquisto.
Il XX secolo ha portato catene di approvvigionamento molto più complesse e sofisticati strumenti di gestione dell’inventario basati su cloud. Grazie a software di gestione dell’inventario automatizzato, spedizioni containerizzate e sistemi di database intelligenti, i responsabili di magazzino possono ridurre drasticamente il tempo che le scorte trascorrono sugli scaffali senza essere vendute e di conseguenza ridurre i costi.
Con il software di gestione automatizzata dell'inventario, le aziende possono semplificare il processo di backordering. Comprendere i vantaggi del software di gestione dell’inventario può aiutarti a ottimizzare questa strategia per una maggiore efficienza e soddisfazione del cliente.
Tutto ciò ha delle vere conseguenze sull’esperienza del cliente. Poter acquistare qualsiasi cosa nel tempo necessario a digitare il numero della carta di credito è uno dei più grandi vantaggi del mondo moderno.
Naturalmente sai che dietro le quinte c’è una complessa rete logistica. Basta che qualcosa vada storto e rischi ritardi frustranti nella consegna, costosi sovraccarichi di scorte non richieste o persino cancellazioni di vendite già concluse.
Backordering e Gestione dell’Inventario
La gestione dell’inventario è il campo in cui il backordering può davvero fare la differenza. Comunica al cliente che l’articolo desiderato non è disponibile e indica approssimativamente quando sarà di nuovo in stock. Chiedi scusa per l’inconveniente e fornisci una stima precisa della data di consegna.
Se l’attesa prevista è lunga, offri un’alternativa, come un prodotto simile disponibile subito oppure uno sconto sull’acquisto, per compensare il disagio dell’attesa.
Come avrai notato, la procedura implica diversi passaggi. Per rendere felice il cliente in questo modo, devi almeno:
- Sapere che l’articolo non è disponibile in magazzino.
- Avere un’idea di quando sarà nuovamente disponibile.
- Trasmettere questa informazione al database di gestione dell’inventario, che si interfaccia con il sito web del cliente.
- Offrire opzioni di evasione predefinite, da un breve ritardo all’applicazione di uno sconto o la raccomandazione di un prodotto alternativo.
- Processare l’ordine e inserire gli articoli in backorder nel flusso di consegna, idealmente con una decisione intelligente su spedire gli articoli singolarmente, appena disponibili, oppure tutti assieme in un’unica spedizione.
Nota che:
- Gli elementi 1 e 2 dipendono fondamentalmente dal conoscere il proprio inventario e la propria catena di approvvigionamento. Puoi anche iniziare con un software gratuito di gestione dell'inventario e passare a soluzioni più avanzate secondo necessità.
- L'elemento 3 è una questione di web design che può essere semplice come una notifica popup, ma deve essere collegata effettivamente agli articoli in arretrato, rimuovendo l'avviso appena l'articolo torna disponibile in magazzino.
- L'elemento 4 è una questione di sviluppo web/elaborazione ordini e può diventare un problema se frontend e backend non sono adeguatamente integrati e comunicano bene tra loro.
- L'elemento 5 riguarda l'evasione degli ordini, che nella maggior parte dei casi avviene nel tuo magazzino con solo delle linee guida di alto livello fornite dalla direzione.
Cosa fare quando rimani senza scorte?
Quindi hai un cliente che ha deciso di acquistare da te, ma uno o più degli articoli che desidera non sono disponibili. Hai alcune opzioni, a seconda di quanto sarà il tempo di attesa e di quanto puoi garantire una consegna affidabile. Prendi questa tabella come suggerimento e sentiti libero di adattare le strategie per meglio adeguarle al tuo business:
| Lunghezza della dilazione prevista | Devi avvisare il cliente? | Rimedi opzionali |
|---|---|---|
| 1-3 giorni | Opzionale, probabilmente non necessario | Modifica il periodo previsto per spedizione e gestione |
| 4-7 giorni | Opzionale, ma consigliato | Informa il cliente del ritardo con delle scuse |
| 1-2 settimane | Sì | Offri articoli alternativi o spedizione scontata |
| Oltre 2 settimane | Sì | Offri opzioni alternative o sconti su acquisti futuri |
Quando si affrontano carenze di magazzino, è utile approfondire anche le sfide nella gestione dell'inventario, per fornire una visione più completa e aiutare nelle decisioni.
Backorder come strategia deliberata
Il backordering è più di una semplice soluzione di emergenza per il tuo business ecommerce. Puoi strutturare il controllo del tuo inventario basandoti sulla raccolta di preordini per articoli che tecnicamente non hai ancora in magazzino. Trasformare il tuo negozio online in una sorta di distributore dei tuoi fornitori può offrire grandi vantaggi, se fatto correttamente.
Come funziona il backorder?
Supponiamo tu gestisca un'attività online di piccole dimensioni e che stia arrivando sul mercato un nuovo prodotto che sei certo i tuoi clienti ameranno. Tuttavia, non ne sei completamente sicuro e la tua azienda non è abbastanza grande da poter sostenere un flop importante come Apple potrebbe gestire basse vendite di iPhone.
Non conosci quale sarà la domanda dei clienti, e interruzioni del flusso di cassa limitato potrebbero costituire un reale problema per i tuoi profitti.
Cosa fai?
- Inizia creando una normale pagina prodotto—esattamente come faresti se gli articoli non disponibili fossero già presenti in magazzino.
- Gestisci il pagamento per l’inventario normalmente, poi inoltra l’ordine al grossista che ti rifornisce tramite una sorta di scambio in tempo reale.
- Invece di ordinare la merce per il tuo magazzino di evasione (che non fa che aumentare tempi di attesa e costi di stoccaggio), utilizza il tuo software di gestione ordini per trasmettere direttamente l'indirizzo del cliente e ricevere la consegna direttamente lì.
Questa è una modalità simile a quella utilizzata da Amazon agli inizi. Invece di mantenere strutture costose in tutto il mondo, il primo grande sito ecommerce si limitava a fungere da intermediario tra una base di clienti e i venditori di libri e altri articoli.
Questo ha liberato Amazon—potevano saltare la tracciatura dell'inventario e lasciare i problemi di eccedenze e scorte minime ad altri.
Come mantenere felici i clienti con ordini in arretrato
Se gestisci bene i backorder, il cliente potrebbe non accorgersi mai di un arretrato o di ritardi nei tempi di consegna.
Tuttavia, è importante avere una strategia di comunicazione nel caso le cose non vadano per il verso giusto. Mantenere i clienti soddisfatti mentre stai gestendo ordini complessi su prodotti che hanno già acquistato è fondamentale se vuoi avere clienti abituali e favorire il passaparola. Ecco qualche trucco per tenere tutti contenti quando non sei tu a occuparti dell'evasione:
- Tieni tutti informati: Crea un account sui social media; non importa dove, anche se Twitter e Facebook rimangono i preferiti di sempre. Pubblica notifiche su eventuali ritardi e su articoli con scorte limitate.
- Imposta diversi punti di riordino: Rendi facile per i clienti effettuare un ordine di acquisto con te. Includi link a prodotti o categorie in tutte le tue comunicazioni e consenti agli acquirenti recenti un accesso limitato al tuo sistema di gestione delle scorte aziendali per tracciare i prodotti ordinati.
- Investi in scorte di sicurezza: Le scorte di sicurezza sono il piccolo numero di articoli molto richiesti che tieni comunque sugli scaffali, per ogni evenienza. Se ti trovi di fronte a un'emergenza, come un picco di domanda o un fornitore che esaurisce le materie prime dei prodotti che vendi, avere qualche unità in più per evadere gli ordini prioritari è molto utile.
Riassumendo
Gli imprenditori intelligenti sono sempre alla ricerca di innovazione. Che tu stia gestendo una carenza temporanea o sperimentando la consegna just-in-time, il backordering è una parte fondamentale della gestione intelligente delle scorte di cui non puoi fare a meno.
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