Gestione del Rischio di Magazzino: Guida + 7 Strategie
Nel 2022, abbiamo frugato tra vecchie scatole e trovato due borse Damilano in condizioni perfette.
Storicamente, le borse di marca andavano a ruba dai nostri scaffali. Così, le abbiamo fatte pulire professionalmente, le abbiamo arieggiate e ci siamo sforzati per realizzare i Reel perfetti su Instagram.
Ma ecco cos'è successo: sono ancora nel nostro soggiorno, a prendere polvere—mentre le inserzioni online restano attive.
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Il problema? Non abbiamo tenuto conto dell’equilibrio tra pezzi unici e della necessità di venderli prima che perdessero valore. Il nome Damilano non aveva più lo stesso appeal dopo che avevamo promosso pesantemente borse TUMI e Coach.
Questo è il rischio di inventario. La merce resta ferma, mentre le vendite calano. Questi beni invenduti ti fanno perdere soldi, in un modo o nell'altro, a causa di metodi di rotazione dello stock inefficaci.
La gestione del rischio di inventario, dunque, è mitigazione proattiva. Devi identificare le potenziali minacce all’interno del tuo inventario, valutarne l’impatto e ridurle al minimo.
L'obiettivo è semplice: proteggere la tua attività. Quindi, massimizziamo il tuo flusso di cassa e ottimizziamo le operazioni.
Allaccia le cinture.
Cos’è il rischio di inventario?
Vuoi la giusta quantità di SKU richiesti al momento giusto, nel posto giusto e al prezzo giusto per mantenere livelli ottimali di inventario e far felici i tuoi clienti.
In teoria, il rischio di inventario si verifica quando la tua attività si discosta da questo principio in qualsiasi forma o pratica. Questo può includere avere prodotti che nessuno vuole, prezzi troppo alti o troppo bassi, posizionarli nei negozi sbagliati oppure proporli nel momento sbagliato dell’anno.
Il modo in cui scegli questi aspetti influenza direttamente il profilo di rischio della tua azienda.
Ma la realtà è spesso più complicata. Pensa al rischio di inventario come a una ragnatela di incertezze interconnesse.
Ogni filo rappresenta una minaccia potenziale.
Se i tuoi scaffali virtuali si svuotano, il magazzino si riempie di SKU che si muovono lentamente, o la tua catena di approvvigionamento incontra problemi—resti intrappolato in una ragnatela appiccicosa di perdite.
In pratica, in ogni caso perdi denaro. Troppa merce a magazzino? Rischi obsolescenza o deperimento. Troppo poca? Perdi vendite e profitto.
Come si manifesta nei diversi settori?
Non importa cosa vendi, o come lo vendi, il rischio di inventario si applica a ogni tipo di azienda.
- Retail. Pensa ad un negozio di abbigliamento che fa scorta di pesanti cappotti invernali poco prima di un’ondata di caldo. Questa è la “merce sbagliata” nel “momento sbagliato”. Se poi sono anche troppo cari, è una TRIPLA minaccia di rischio di inventario.
- Produzione. La domanda di un certo tipo di cover per cellulari può crollare quando esce un nuovo modello di telefono. (L’iPhone 16 di Apple lo dimostrerà ancora una volta.) Questo è il rischio della “merce sbagliata” in azione. Se hanno già prodotto grandi quantità, si ritrovano con inventario in eccesso e obsoleto.
- Ecommerce. Un negozio online può avere difficoltà a stare dietro alle tendenze del mercato, portando a esaurimenti di scorte (rischio del "momento sbagliato"). Oppure può sovrastimare la domanda e trovarsi con i magazzini pieni di prodotti che nessuno vuole. (Di nuovo, ti invito a pensare alle mie borse Damilano invendute.)
4 Tipi di rischio di inventario
Hai presente quando si dice che peggiora prima di migliorare?
Prima ti accompagnerò attraverso alcuni disastrosi esempi reali di rischio di inventario: gli effetti di perdite, inesattezze e una cattiva gestione sull’esperienza del cliente. (E il loro impatto molto salato sui margini di guadagno.)
Ma poi, passeremo ad altri esempi pratici di mitigazione dei rischi raccolti da oltre 35 leader nei settori ecommerce che ho intervistato.
Impariamo qualche lezione dalla scuola della vita.
1. Previsioni inaccurate
Quanto sono importanti previsioni accurate per mitigare il rischio di inventario? Il grande fallimento di Best Buy può aiutarci a capirlo.
Scaffali vuoti, clienti arrabbiati: il fallimento delle previsioni di Best Buy
È dicembre 2011, la stagione festiva è nel pieno, e Best Buy—il gigante dell'elettronica, è in perdita. Rilascia una dichiarazione:
A causa dell'enorme domanda di prodotti richiesti su BestBuy.com durante il periodo di novembre e dicembre, ci siamo trovati in una situazione che ha causato problemi nel soddisfacimento di alcuni ordini online dei nostri clienti.
Siamo molto dispiaciuti per l'inconveniente causato e abbiamo avvisato i clienti colpiti.
La reazione negativa è stata immediata e forte, con i critici che hanno definito questo un “grosso smacco” per il rivenditore online.
Una cliente delusa, Laura Suess, di Hastings, Minnesota ha dichiarato:
Traduzione?
Hanno sbagliato le previsioni dell'inventario durante la più grande stagione di shopping dell'anno, lasciando insoddisfatta un'infinità di richieste dei clienti.
E peggio ancora—hanno alimentato le vendite dei loro rivali, Amazon e Target.
2. Fornitori inaffidabili
Quando vendi e spedisci prodotti online, affidarsi eccessivamente a un solo fornitore può portare al collasso della catena di approvvigionamento.
Soprattutto se non hai in atto piani logistici di emergenza.
La carenza di pollo che ha fatto il giro del mondo
Febbraio 2018, e i fan di Kentucky Fried Chicken (KFC) nel Regno Unito vanno incontro a una sorpresa. Ben 750 dei loro 900 ristoranti sono stati costretti a chiudere.
Il colpevole? DHL, il loro nuovo partner logistico (3PL), aveva difficoltà a tenere il passo con la domanda di pollo fresco.
Il sistema era un incubo logistico, con alcuni ristoranti che aspettavano giorni per ricevere la consegna.
La perdita stimata per il brand era di ben 1 milione di sterline al giorno. (Senza contare i danni d'immagine.)
The Guardian ha riportato che la gente era letteralmente “impazzita per il pollo”, con alcuni che hanno persino chiamato la POLIZIA per segnalare la carenza:
La scelta di KFC di affidarsi a un unico fornitore e a un solo centro distributivo si è rivelata un boomerang.
È un promemoria molto chiaro che diversificare la propria catena di fornitura e avere pronti dei piani di emergenza può fare la differenza tra un funzionamento efficiente e un collasso completo della logistica.
Se finalmente hai trovato un fornitore affidabile, perché non lasciargli gestire tutto con un sistema di gestione dell'inventario da parte del fornitore?
3. Ciclo di vita del prodotto & obsolescenza
Anche la durata dei prodotti più innovativi è limitata. E Apple lo dimostra anno dopo anno.
La crisi d'identità dell'iPad
Alla fine degli anni 2010, Apple fu costretta a fare i conti con una dura realtà. Il loro iPad, un tempo rivoluzionario, stava perdendo attrattiva, con vendite in caduta libera per 12 trimestri consecutivi.
La popolarità dell’iPad è diminuita per due motivi. Innanzitutto, l’arrivo di iPhone più grandi come il 6S Plus ha reso meno evidente il bisogno di un tablet separato.
Gli aggiornamenti dell’iPad da parte di Apple sono meno frequenti rispetto a quelli dell’iPhone, quindi il tablet appare meno “all’avanguardia”.
Per rilanciare le vendite dell’iPad, Apple ha ridotto il prezzo di ingresso di 70 dollari. Se da un lato questa mossa mirava ad aumentare la domanda, dall’altro ha creato anche un “rischio di prezzo”.
Questa strategia di sconti aggressiva, tuttavia, ha eroso i margini di profitto e ha abbassato il valore del marchio iPad.
Per evitare di rimanere bloccate con scorte obsolete, le aziende devono costantemente adattarsi ai cambiamenti del mercato, anticipare le innovazioni tecnologiche e gestire in modo proattivo il ciclo di vita dei prodotti.
4. Diminuzione dell'inventario
Quando l’inventario reale di un’azienda è inferiore a quanto registrato, si parla di diminuzione dell'inventario.
Cosa causa questa discrepanza?
Tra le cause più comuni ci sono furti di magazzino, danni, deterioramento, errori, frodi o conteggi sbagliati.
Ma la parte più allarmante? La maggioranza di queste diminuzioni è dovuta a errori apparentemente banali. Come errori di battitura nei dati, conteggi sbagliati durante i controlli di magazzino, o anche merce mal posizionata in grandi magazzini.
Infatti, molte aziende si preoccupano quando il deficit supera il 2%.
L’impatto di una piccola discrepanza può essere significativo e colpire sia i profitti che la soddisfazione dei clienti.
Scopriamo come queste diminuzioni abbiano influenzato i processi di gestione dell’inventario di aziende reali.
1. Furto di inventario: la minaccia interna di IKEA
Un dipendente IKEA, Suraj Samaroo, ha sfruttato la sua conoscenza del sistema di ordinazione della compagnia. Il suo piano? Ingannevolmente semplice.
Emetteva rimborsi fraudolenti per acquisti reali dei clienti e poi manipolava i registri dell’inventario per nascondere il reato.
Quanto al furto in sé, è stato sorprendentemente rapido: si è intascato 400.000 dollari in meno di un anno.
Dunque, è necessario monitorare con attenzione i registri delle scorte per proteggere i guadagni dell’azienda—lucchetti e telecamere di sicurezza ormai non bastano più.
2. Danni da disastri naturali: l'uragano Ian colpisce la Florida
Nel settembre 2022, l'uragano Ian, con venti a 156 miglia orarie, piogge torrenziali e mareggiate devastanti, ha colpito la costa sud-occidentale della Florida.
Nel periodo successivo, i danni alle infrastrutture della Florida hanno superato i 112 miliardi di dollari, rendendolo l'uragano più costoso nella storia dello stato.
L'industria agrumicola, ad esempio, ha subito perdite gravissime, lasciando numerose aziende e singoli in difficoltà nella ripresa.
Quando si verifica un disastro naturale, i suoi effetti si propagano ben oltre la regione immediata. Si registrano interruzioni nelle catene di approvvigionamento, danni alle infrastrutture e cambiamenti nei modelli di domanda dei consumatori.
Da un giorno all'altro, le aziende possono perdere l'accesso al proprio inventario, anche quelle situate lontano dalla zona del disastro.
3. Errori di base abbattono un gigante: il disastro dell'inventario di Target
Siamo nel 2013 e Target, il famoso gigante della vendita al dettaglio negli Stati Uniti, si sta espandendo aggressivamente per la prima volta in Canada.
L'azienda è entusiasta di aprire 124 negozi, aspettandosi di raggiungere la redditività già nel primo anno.
Ma dietro le quinte si nascondeva una bomba a orologeria: il loro nuovissimo, non testato sistema di gestione dell'inventario.
E poi, una serie di errori (all'apparenza) minori ha fatto deragliare questa ambiziosa espansione, fino a farla precipitare in una crisi logistica: quando le spedizioni arrivavano ai centri di distribuzione, il sistema non riusciva a tracciarle correttamente.
Nei magazzini i prodotti rimanevano fermi, mentre gli scaffali dei negozi restavano vuoti, lasciando i clienti confusi e frustrati.
A peggiorare la situazione c'era un sistema di cassa difettoso, che determinava dati sulle vendite errati e un crescente disallineamento fra quanto risultava a sistema e ciò che era effettivamente disponibile.
Le conseguenze sono state — prevedibilmente — disastrose. Hanno affrontato scorte in eccesso, ritardi nell'evasione degli ordini, vendite perse e livelli di inventario imprecisi.
Target Canada ha avuto enormi perdite finanziarie, bruciando una perdita stimata in 2 miliardi di dollari. Praticamente l'incubo di ogni imprenditore.
Per il tuo business ecommerce, questa storia serve da monito: assicurati che ogni articolo sia registrato, ogni transazione annotata con precisione e ogni processo ottimizzato per la massima efficienza.
Non importa quanto sei grande o piccolo: una gestione dell'inventario in tempo reale può salvare la tua attività.
4. Gestione dei prodotti deperibili: Il problema della durata limitata degli stock sugli scaffali
Una sorprendente percentuale tra il 33% e il 40% del cibo prodotto al mondo viene sprecato o perso ogni anno, danneggiando sia l’ambiente che l’economia. L’anno scorso Target (ancora una volta, sì)—è finita sotto accusa su TikTok.
Un’interruzione di corrente ha sigillato un’intera sezione di un Target di Staten Island, e i prodotti refrigerati sono finiti nella spazzatura.
L’incidente ha suscitato indignazione, con molte persone che si sono chieste perché il cibo non potesse essere donato.
Ci sono stati casi simili in cui negozi come Trader Joe’s hanno donato cibo prima che andasse a male, ma la maggior parte delle aziende ha politiche molto rigide per evitare di incorrere in responsabilità.
Dal punto di vista della soddisfazione del cliente, questo ha danneggiato l’immagine del marchio. Perché non sono più proattivi nella gestione degli alimenti?
Dal punto di vista dei profitti, tutti i prodotti deperibili impilati sugli scaffali sigillati rappresentano vendite perse. E, cosa ancor peggiore, il corridoio è una rappresentazione visiva di quanto cibo sprechiamo nel mondo.
Una strategia rigorosa di gestione del rischio dell’inventario, quindi, comprende il controllo della temperatura, una rotazione accurata, sconti tempestivi e aggiornamenti in tempo reale per prevedere, ridurre e contrastare il deterioramento.
7 migliori pratiche per la gestione del rischio dell’inventario
Gli esempi sopra potrebbero averti fatto temere il "dio" dell’inventario—e a ragione. Ma non disperare.
Mi sono anche munita di un dossier digitale pieno di strategie efficaci di gestione dei rischi dell’inventario.
Sentiamo cosa dicono gli esperti: titolari di aziende ecommerce che hanno rafforzato le loro imprese con processi automatizzati, operazioni ottimizzate e il monitoraggio dei principali indicatori per la mitigazione del rischio.
1. Migliorare le tecniche di previsione
Per Julia North, fondatrice di Wigonia, il rischio di inventario è la potenziale perdita finanziaria dovuta sia a una sovrabbondanza di stock, sia all’avere scorte insufficienti per soddisfare la domanda dei clienti.
Perché?
Lei spiega:
Per un marchio di parrucche di lusso, questo rischio è intensificato dalla necessità di bilanciare prodotti unici e di alta qualità con la richiesta di varietà.
Per questo lei sottolinea la necessità di metodi basati sui dati per previsioni accurate:
Utilizziamo dati storici sulle vendite e le tendenze di mercato per prevedere la domanda con precisione.
Questo ci aiuta a mantenere livelli di stock ottimali, riducendo il rischio di sovra-stock.
Per esempio, la precisione delle nostre previsioni di domanda è migliorata del 20% negli ultimi due anni (prodotti di fascia alta, il che significa un grande risparmio economico).
2. Usare software avanzati per la gestione dell’inventario
Un solido software di gestione dell’inventario è il sistema nervoso centrale della tua attività: fornisce insight in tempo reale, automatizza i processi chiave e risolve in modo proattivo potenziali problemi prima che possano degenerare.
Come?
Un sistema di gestione dell’inventario in tempo reale offre una visibilità al secondo sui tuoi livelli di scorte—consentendoti di monitorare i movimenti delle merci, identificare eventuali carenze o eccessi e prendere decisioni informate all’istante.
Questo previene esaurimenti di stock, riduce i costi di mantenimento delle scorte e migliora l’efficienza operativa generale.
Le soluzioni disponibili sono molte, quindi abbiamo compilato un elenco dei 10 migliori software di gestione dell’inventario tra cui puoi subito iniziare a confrontare:
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3. Esternalizza a fornitori di logistica terzi (3PL)
Un fornitore di logistica terzi (3PL) aiuta le aziende a esternalizzare le operazioni logistiche, come trasporto, magazzinaggio e controllo delle scorte.
Si occupano di stoccaggio, spedizione e tutto ciò che sta in mezzo, così puoi concentrarti su ciò che sai fare meglio—gestire la tua azienda.
Ho trovato un forte sostenitore delle soluzioni 3PL in Amir Elaguizy, CEO e co-fondatore di Cratejoy Inc.—che ha spiegato come i fornitori 3PL abbiano snellito le loro operazioni, permettendo loro di vedere il quadro generale—senza essere travolti dalla logistica.
Cos’è per te il rischio legato all’inventario?
Per la mia esperienza, restare senza scorte significa perdere vendite e rischiare di indirizzare i clienti verso i nostri concorrenti.
Uno dei modi più efficaci per gestire questo rischio è capire quando e cosa esternalizzare.
Collaborare con fornitori di logistica terzi (3PL) può davvero aumentare l’efficienza e ridurre i rischi legati alla gestione dell’inventario.
Queste aziende sono specializzate nella gestione di inventario, magazzinaggio, trasporto ed evasione degli ordini, permettendoci di concentrarci sulle attività principali di business.
Ma come scegli i tuoi fornitori 3PL?
È anche essenziale scegliere fornitori 3PL che abbiano dimostrato affidabilità e stipulare accordi chiari sui livelli di servizio.
Rimanere in stretto contatto aiuta a risolvere rapidamente eventuali problemi che potrebbero sorgere.
Se sei alle prime armi con il mondo dei 3PL, abbiamo proprio l’elenco che fa per te:
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Consiglieresti questa strategia di mitigazione del rischio ad altri imprenditori?
Onestamente, da quando abbiamo iniziato a utilizzare strategicamente partner 3PL, i mal di testa nella gestione dell'inventario sono sicuramente diminuiti.
È difficile quantificare numericamente, ma stimerei che la nostra percentuale di successo nell'evitare grandi problemi di inventario sia intorno all'80%.
Penso davvero che questo ci aiuti a ridurre i rischi, permettendoci di aumentare la nostra capacità di servire meglio i clienti senza rimanere impantanati nella logistica.
4. Mantieni una scorta di sicurezza
Accumulare una scorta di sicurezza—cioè una scorta di "buffer"—è una strategia intelligente per qualsiasi azienda che gestisce magazzino, dalle materie prime ai prodotti finiti. Questa è la tua soluzione di emergenza in caso di picchi della domanda o problemi nella catena di approvvigionamento.
Come può questa essere una buona strategia di gestione del rischio di inventario?
Sentiamo cosa ne pensa Erin Hendricks, presidente e proprietaria di Sammy’s Milk:
Questa è fondamentalmente una scorta extra che è lì per ogni evenienza—ad esempio, se all’improvviso tutti vogliono il tuo prodotto perché è diventato popolare su TikTok, hai la scorta di riserva per soddisfare quel picco senza problemi.
Ma come si può ottimizzare il livello della scorta di sicurezza?
Hendricks dice:
Determinare la giusta quantità di scorta di sicurezza non è questione di intuito. Serve una solida valutazione dei rischi e uno sguardo ai dati di vendita storici.
Molte aziende improvvisano o usano stime approssimative, ma può essere rischioso perché le catene di approvvigionamento oggi sono complesse.
Inoltre, quando vendi attraverso più canali, è abbastanza difficile tenere traccia di tutto solo con un foglio di calcolo.
E quali sono i risultati?
Fino ad ora, questo approccio ha dato davvero ottimi risultati. Siamo riusciti a soddisfare la domanda imprevista nella maggior parte dei casi senza accumulare scorte invendibili.
Non ho dati precisi, ma posso dire che ha ridotto notevolmente sia l'eccesso di scorte che le rotture di stock.
5. Diversifica i tuoi fornitori
Ricordi quando KFC ha affidato tutte le sue ali di pollo a DHL e... ha fallito?
Mark Agnew, CEO e fondatore di Eyeglasses.com, ha compreso quanto sia importante diversificare i fornitori per la sua attività di ecommerce.
Soprattutto perché sa che la moda è molto sensibile alle tendenze dei social media.
Diversifichiamo i nostri fornitori per evitare rischi da dipendenza da un unico fornitore.
Ad esempio, quando uno dei nostri fornitori ha avuto problemi di produzione e non poteva fornirci un marchio di occhiali molto richiesto, avevamo fornitori alternativi pronti a intervenire, evitando così delusioni ai clienti e possibili perdite di vendite.
E i rapporti con i fornitori?
Nell'industria dell’occhialeria, i rischi più urgenti per l’inventario spesso derivano da cambiamenti improvvisi delle tendenze della moda e da interruzioni inattese nelle catene di fornitura globali.
Perciò, anticipare le tendenze e mantenere relazioni solide con i fornitori è fondamentale.
6. Effettua controlli e revisioni regolari dell’inventario
Per un’azienda come Lobster Order che opera nel settore dei prodotti ittici freschi, controlli e revisioni dell’inventario sono fondamentali per una gestione efficiente delle scorte.
"Analizziamo regolarmente metriche chiave come il turnover dell'inventario e il GMROI per prendere decisioni informate che ci aiutano a ottimizzare i nostri livelli con il minimo rischio," afferma il fondatore Matt Bellerose.
Come puoi immaginare, la posta in gioco per la sua attività di prodotti deperibili è alta.
Quando si parla di prodotti ittici, il tempismo è tutto: se non riusciamo a vendere i nostri prodotti tempestivamente, la perdita è enorme.
L’audit e la revisione regolare dell’inventario possono quindi aiutare le aziende a:
- Monitorare la freschezza dei prodotti e le date di scadenza. Le aziende che trattano prodotti deperibili devono farlo per dare priorità alle vendite e prevenire gli sprechi. Alcuni dei metodi più diffusi per il controllo dell’inventario dei deperibili sono just-in-time (JIT), primo entrato, primo uscito (FIFO) e primo scaduto, primo uscito (FEFO).
- Valutare le performance dell’inventario: Individuare articoli a lenta rotazione o obsoleti, analizzando i dati di vendita e il turnover dell’inventario.
- Individuare tempestivamente le discrepanze. Se ci sono differenze tra inventario fisico e livelli registrati, è possibile scoprire errori, furti o danni prima che la situazione peggiori.
Per Lobster Order, Matt giura su:
…l’implementazione di un sistema rigido di rotazione dell’inventario e un attento monitoraggio della freschezza dei prodotti per ridurre gli sprechi del 30%.
7. Esplora l’integrazione dell’IoT nella gestione dell’inventario
L’Internet delle Cose (IoT) è come una rete di occhi e orecchie per il tuo inventario, permettendoti di sapere dove sono le cose, quante ne hai e persino come stanno.
Queste informazioni aiutano le aziende a ridurre gli sprechi, prendere decisioni migliori e, in definitiva, a mantenere soddisfatti i clienti.
Ma come funziona tutto questo nella vita reale?
Immagina il viaggio di un pomodoro in surplus dalla fattoria alla tavola, guidato non dal caso ma da un “naso” alimentato dal quantum.
Un ingegnere dell'Università del Maryland ha sviluppato questo innovativo sensore per rilevare la freschezza degli alimenti, assicurandosi che chi ne ha bisogno riceva prodotti di qualità.
Ma come fa il “naso” a fiutare il deterioramento? I sensori, costruiti con materiali quantistici estremamente sensibili, possono rilevare anche le più deboli tracce dei gas emessi dal cibo avariato, spiega Cheng Gong.
Se pensi che sia una scoperta rivoluzionaria, non sei l’unico—a ha vinto il premio Invenzione dell’Anno UMD nel 2022.
La tecnologia è al cuore di NourishNet, una piattaforma che unisce produttori, donatori e distributori per ridurre gli sprechi e combattere l’insicurezza alimentare.
Il modello NourishNet dimostra come la tecnologia intelligente possa rivoluzionare la gestione dell’inventario, non solo facilitando il controllo rapido ed efficiente, ma anche collegando il cibo in eccesso con i banchi alimentari locali.
Considerazioni finali
Abbiamo viaggiato nel mondo selvaggio della gestione del rischio di inventario, dalle polverose borse Damilano ai KFC senza pollo. Cosa abbiamo imparato?
Che tu sia una bottega di quartiere o un gigante dell’ecommerce, il rischio di inventario non risparmia nessuno.
Dunque, valuta la diversificazione dei fornitori. E non trascurare gli audit regolari: sono come dei checkup di salute per il tuo inventario. Inoltre, IoT e tecnologia intelligente non sono più roba da film di fantascienza.
La tua migliore difesa contro variazioni della domanda, disastri naturali o interruzioni della supply chain è investire in una solida soluzione di gestione dell’inventario in tempo reale.
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