Guida all’Ottimizzazione dell’Inventario: 12 Tecniche Provate

L'ottimizzazione dell'inventario è la chiave per risolvere questi problemi. È il tuo biglietto d’oro per risparmiare potenzialmente migliaia di dollari in costi impliciti ed espliciti.

In questa guida spieghiamo diverse tecniche di ottimizzazione dell’inventario per aiutarti a trovare i livelli di stock più convenienti da mantenere. Approfondiamo insieme.

Cos’è l’Ottimizzazione dell’Inventario?

L’ottimizzazione dell’inventario è il processo di determinazione del livello ottimale di scorte basato sulla domanda e sull’offerta per minimizzare i costi dell’inventario.

Se immagazzini meno unità di quelle necessarie, rischi di perdere clienti. 

Come spiegano Benjamin Knight e Dmitry Mitrofanov in un articolo su HBR:

Rimanere senza scorte è una prospettiva costosa per qualsiasi rivenditore.

In assenza di una sostituzione adeguata, il rivenditore perde un’opportunità di ricavo. 

Anche se esiste una sostituzione, il cliente potrebbe restare insoddisfatto, il che potrebbe significare minore fedeltà e riduzione del valore nel tempo.

Ci sono anche costi legati al possesso di scorte in eccesso. 

• Ti serve capitale per acquistare la merce, su cui paghi il costo del capitale. 
• Ci sono poi i costi di stoccaggio dell’inventario: assicurazione, utenze e altro ancora. 
• Inoltre c’è il rischio di calo inventariale, furti, errori e danni quando conservi la merce in magazzino.

Per mantenere livelli ottimali di scorta, hai bisogno di una tecnica di ottimizzazione dell’inventario che ti aiuti a mantenere il minimo indispensabile di merce senza rischiare una rottura di stock.

Cosa Può Fare l’Ottimizzazione dell’Inventario per il Tuo Brand?

Ecco come l’ottimizzazione dell’inventario aggiunge valore al tuo brand:

• Migliore soddisfazione del cliente. Il vantaggio più importante dell’ottimizzazione dell’inventario è che ti aiuta a soddisfare la domanda dei clienti senza mai restare senza scorte. Perdere ripetutamente ordini solo perché non hai abbastanza inventario può trasformarsi in perdite significative e portare a clienti scontenti che a lungo termine potrebbero rivolgersi alla concorrenza.
• Riduzione dei costi di mantenimento. L’inventario fermo in magazzino ti costa denaro. Prima di tutto, rappresenta un costo opportunità: se hai $100.000 di merce ferma, avresti potuto investire quella somma in titoli di mercato monetario e ottenere, ad esempio, un rendimento del 3% (cioè $3.000). Ci sono poi altri costi, come danneggiamenti e spese di deposito.
• Minore rischio di rotture di stock. Mantenere uno stock ottimale aiuta a prevenire le rotture di inventario. Lo stock di sicurezza viene considerato quando calcoliamo il livello ottimale di inventario. Quando la scorta raggiunge il livello di sicurezza, effettui un altro ordine e lo ricevi prima che la scorta finisca.
• Maggiore redditività e liquidità. Ottimizzare i livelli di inventario abbassa il costo del capitale e migliora la redditività. Per le industrie ad alto contenuto di magazzino, l’aumento in termini di utili può essere sorprendentemente elevato. Inoltre, se dopo l’ottimizzazione non immobilizzi più eccessiva liquidità in scorte, avrai più denaro disponibile come capitale circolante.

Quali Sfide Affronterai nel Tuo Percorso di Ottimizzazione dell’Inventario?

Le specifiche sfide che incontri nell’ottimizzazione dell’inventario dipendono dal tuo settore e dalle tecniche di ottimizzazione che scegli. 

Ecco comunque una lista dei vari tipi di sfide che puoi aspettarti:

• Previsioni della domanda inaccurate. Prevedere la domanda è la parte più difficile dell’ottimizzazione dell’inventario. Puoi stimare la domanda basandoti su tendenze, stagionalità e fattori economici. La tua previsione sarà molto probabilmente inesatta, ma l’idea è avvicinarsi il più possibile.
• Interruzioni nella catena di approvvigionamento. Puoi riservare uno stock di sicurezza in base al tempo medio di consegna. Ma se scoppia una guerra nel paese da cui provengono le tue merci, non avrai molte opzioni. Ecco perché è importante costruire una catena di approvvigionamento resiliente e diversificare i fornitori.
• Scalabilità. Man mano che aumentano le dimensioni dell’azienda, le sedi e gli SKU, ottimizzare i livelli di inventario può diventare scoraggiante. Gli strumenti moderni basati su intelligenza artificiale possono aiutare ad affrontare le sfide di scalabilità, ma potresti dover investire un po’ di più per implementare sistemi di intelligenza artificiale (AI) e formare il tuo team.
• Determinare il livello ottimale di inventario. Quando dovresti riordinare l’inventario? Quanto dovresti ordinare? Queste domande richiedono analisi e la risposta dipende dalla tua previsione della domanda, dai tempi di consegna e dai costi di giacenza.
• Costo dell’aggiornamento dei sistemi legacy. Potresti dover passare a sistemi più potenti per tenere traccia dell’inventario in più sedi e automatizzare le attività correlate. Questo aggiornamento è spesso costoso e, se non sei preparato, i vincoli di budget potrebbero costringerti a mettere tutto in pausa.

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12 tecniche comprovate di ottimizzazione dell’inventario per aumentare l’efficienza

Ci sono diverse tecniche di ottimizzazione dell’inventario. Alcune si applicano solo a determinati settori, mentre altre sono più generali. 

Vediamo insieme queste tecniche, così puoi sceglierne una per la tua strategia di ottimizzazione dell’inventario.

1. Prevedi la tua domanda

La previsione della domanda è la tecnica di ottimizzazione dell’inventario più basilare. Tutte le altre tecniche che menzioniamo in questa guida partono dalla previsione della domanda.

Per prevedere la domanda, si osservano dati storici di vendita, tendenze di mercato attuali, condizioni economiche generali e qualsiasi parametro specifico del settore come i prezzi delle materie prime.

Una previsione della domanda è una stima e quasi sempre risulterà sbagliata. 

Tuttavia, tenere conto degli effetti dei parametri citati ti aiuta ad avvicinarti di più al valore reale.

2. Dai priorità con l’analisi ABC

Ricordi il principio di Pareto studiato a scuola? Diceva: Circa l’80% dei risultati deriva dal 20% delle cause.

Se hai diversi articoli in inventario, dai un’occhiata rapida alla tua merce. Noterai che circa il 20% degli articoli genera l’80% del fatturato.

L’analisi ABC si basa su questo principio e afferma che puoi dividere i tuoi articoli in inventario in tre categorie:

• Articoli A: Questi sono articoli di alto valore che rappresentano circa il 20% delle unità a magazzino e l’80% delle vendite. Hanno un forte impatto sulla redditività, quindi è fondamentale gestirli con attenzione, prevederne accuratamente la domanda e controllare spesso i livelli di scorta.
• Articoli B: Gli articoli B sono prodotti di valore intermedio che rappresentano circa il 30% delle unità a magazzino e il 15% delle vendite. Questi richiedono un approccio bilanciato: controllali regolarmente e assicurati che non manchino mai, ma senza la stessa intensità riservata agli articoli A.
• Articoli C: Questi prodotti costituiscono la quantità maggiore in termini di volume (circa il 50%), ma solo circa il 5% delle vendite. Hanno un impatto minore sulle performance finanziarie, quindi ha senso monitorarli meno rigorosamente.

La composizione, sia per numero di unità che per valore, può differire notevolmente a seconda del portafoglio di inventario.

Tuttavia, i principi dell’analisi ABC ci forniscono un quadro prezioso per capire a quali articoli dare la priorità così da ottimizzare i nostri sforzi e utilizzare il capitale in modo più efficiente.

3. Quantità economica d’ordine (EOQ)

La quantità economica d’ordine ti aiuta a determinare una quantità ottimale d’ordine sulla base di tre fattori:

• Domanda
• Costi di ordinazione
• Costi di mantenimento

Inserisci questi numeri nella formula seguente e ottieni la quantità totale (in unità) di scorte per cui dovresti effettuare un ordine:

D è la domanda annua totale, K è il costo per ordine d’acquisto e C è il costo annuo di mantenimento per unità.

La domanda annua viene stimata sulla base dei dati storici di vendita e di altri fattori come la situazione economica e le preferenze dei clienti. 

I costi di ordinazione includono le spese relative a un ordine di acquisto, come spedizione e gestione.

I costi di mantenimento sono una delle categorie più costose, variando tra il 25% e il 40% dell’investimento medio in scorte di un’azienda. 

I costi di mantenimento delle scorte includono costi come:

• Costo del capitale: Il costo del capitale include gli interessi sul capitale circolante bloccato nelle scorte, se finanziato tramite debito. Se prendi in prestito $100.000 al 5% per finanziare l’inventario, il costo del capitale sarà di $5.000.
• Costi di magazzinaggio: Includono costi legati alla proprietà e gestione del magazzino, come utenze e interessi sui contratti di locazione.
• Altri costi: Le tue scorte potrebbero essere danneggiate mentre sono immagazzinate, l’articolo potrebbe uscire di moda, oppure la merce potrebbe ridursi o essere rubata. Esistono vari rischi legati alle scorte immagazzinate e devi quantificarli. Usa la tua esperienza per stimare la quantità di merci che potresti perdere a causa di questi rischi.

4. Implementa la gestione dell’inventario just-in-time (JIT)

Toyota ha implementato il JIT come parte del più ampio Toyota Production System (TPS) per raggiungere obiettivi chiave come aumentare l’efficienza, minimizzare gli sprechi e migliorare la qualità complessiva.

Il JIT è un sistema “pull” in cui i beni vengono ricevuti in un processo di produzione solo quando sono necessari.

Materiali, componenti e prodotti vengono forniti dal processo precedente o da un fornitore esterno direttamente al processo ogni volta che devono essere utilizzati, eliminando tutti i costi di mantenimento sostenuti per la giacenza di inventario.

Il JIT ha aiutato Toyota a costruire un sistema produttivo resiliente, ma esistono diversi rischi insiti nell’utilizzo del JIT.

Ad esempio, le interruzioni della catena di approvvigionamento e i tempi di inattività non pianificati possono causare ritardi nelle consegne e bloccare la produzione.

È proprio per questo che Toyota non adotta un approccio più strategico nell’implementazione del JIT. Come descritto magistralmente in un articolo di HBR:

Toyota adotta un approccio strategico nella pianificazione dell'inventario. 

Operativamente, questo si basa su tre pilastri: scorte dimensionate strategicamente nei luoghi giusti per fungere da cuscinetto e soddisfare le variazioni della domanda, scorte di sicurezza che tengono conto del rischio di interruzione e una visione articolata dei tempi di consegna. 

È stato sottolineato che l’azienda ha appreso molto dal terremoto e dallo tsunami del Tōhoku del 2011, a seguito dei quali sono stati individuati i componenti vulnerabili alle interruzioni e, di conseguenza, candidati all’accumulo in magazzino.

5. Automatizza con software di gestione dell’inventario basati sull’IA

I software per la gestione dell'inventario possono automatizzare quasi tutto il processo, a patto di scegliere la soluzione giusta. 

Un sistema di automazione dell'inventario di base può:

• Effettuare ordini quando il livello dell’inventario raggiunge il punto di riordino
• Selezionare il fornitore migliore in base a prezzo, tempi di consegna e altri fattori
• Monitorare l’inventario in tempo reale
• Generare etichette di spedizione per gli ordini
• Creare report automatizzati sull’inventario che forniscono approfondimenti sulle prestazioni e un riepilogo di metriche come tassi di rotazione e articoli invenduti

Gli strumenti per la gestione dell’inventario esistono da tempo, ma ora la maggior parte si sta evolvendo in piattaforme basate sull’intelligenza artificiale.

Dire che l’IA rivoluzionerà ogni aspetto del business, inclusa l’ottimizzazione dell’inventario, è un eufemismo.

Quasi il 40% dei direttori retail ha dichiarato in un sondaggio del 2023 di utilizzare IA, visione artificiale e machine vision per attività e dipartimenti selezionati.

Il 35% degli intervistati ha affermato di aver già scalato queste tecnologie, mentre il 15% prevede di introdurle entro i prossimi 12 mesi.

Esempi di ottimizzazione dell’inventario con l’IA

Tecnologie come l’intelligenza artificiale e il machine learning potenziano le capacità dei software di ottimizzazione dell’inventario di base in vari modi.

Ecco alcuni esempi:

• Capacità di previsione migliorata. Gli algoritmi di IA integrano diversi fattori, tra cui dati di vendita, tendenze di mercato e stagionalità, insieme a fattori esterni come condizioni economiche e climatiche, per prevedere la domanda. L’IA aggiusta automaticamente le previsioni in base ai dati in tempo reale per assicurare che le stime siano sempre basate su dati aggiornati.

• Punti di riordino dinamici. Un sistema di IA può regolare automaticamente il punto di riordino sulla base di dati in tempo reale come domanda, tempi di consegna e livelli attuali di inventario. Se stai per entrare in alcuni mesi di rallentamento dovuto alla stagionalità, l’algoritmo IA abbassa automaticamente il punto di riordino e minimizza i costi di stoccaggio.
• Identificazione dei fornitori migliori. L’algoritmo IA può monitorare metriche come i tempi di consegna e la precisione degli ordini per aiutarti a individuare i fornitori migliori.
• Decisioni strategiche. Le soluzioni di ottimizzazione dell’inventario su base IA non si limitano a creare report analitici. Offrono intuizioni preziose sul comportamento dei clienti, sulle tendenze di vendita e sulle prestazioni dell’inventario per supportare decisioni guidate dai dati.

Sebbene i sistemi di inventario basati sull’IA richiedano un investimento iniziale, il ritorno a lungo termine può essere ottimo se la soluzione viene implementata e gestita correttamente.

10 migliori soluzioni di gestione dell'inventario con IA tra cui scegliere

Abbiamo fatto un po' di lavoro per te e trovato i principali sistemi di gestione dell'inventario con IA sul mercato basandoci sulle funzionalità di gestione dell'inventario e sulle loro capacità. Dai un'occhiata:

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1. 1. Katana — Best for real-time tracking
2. 2. Zoho Inventory — Best for budget-friendly options
3. 3. Oracle NetSuite — Best for integrated ERP
4. 4. Fishbowl Inventory — Best for manufacturing
5. 5. Fulfil — Best for real-time business insights
6. 6. Zebra Technologies — Best for mobility solutions
7. 7. C3 AI Inventory Optimization — Best for enterprise scalability
8. 8. Relex Solutions — Best for retail optimization
9. 9. Kinaxis — Best for supply chain agility
10. 10. Peak — Best for data-driven insights

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6. Sfrutta i servizi 3PL

Collaborare con i servizi 3PL ti dà accesso alla loro tecnologia e infrastruttura, che include funzionalità utili a ottimizzare l'inventario. 

Le capacità variano tra i fornitori di servizi 3PL, ma ecco una panoramica generale di ciò che puoi aspettarti:

• Tecnologia e analisi avanzate. Molti fornitori 3PL offrono sistemi avanzati di gestione del magazzino (WMS) con funzionalità come il monitoraggio e le statistiche dell'inventario. Questi strumenti ti permettono di monitorare gli indicatori di performance e visualizzare i dati di inventario, aiutandoti a prendere decisioni più intelligenti.
• Magazzinaggio e distribuzione efficienti. I servizi 3PL gestiscono grandi magazzini in posizioni strategiche. Questo riduce i costi di mantenimento e ti permette di consegnare gli ordini più rapidamente.
• Previsione della domanda e pianificazione. I fornitori di servizi 3PL spesso collaborano strettamente con i clienti per prevedere la domanda con precisione e gestire i livelli di inventario. Grazie alla loro esperienza con una vasta gamma di clienti e probabilmente anche altri nel tuo settore, i loro input possono essere un grande valore aggiunto.
• Supporto multicanale. I fornitori 3PL possono aiutarti a gestire l'inventario su vari canali di vendita, ad esempio ecommerce, retail e all'ingrosso. Mantenere sincronizzati gli inventari tra i canali di vendita aiuta a prevenire il sovraccarico—puoi semplicemente spostare i prodotti tra i canali se hai eccedenze su uno di essi.

Scopri i nostri 10 migliori 3PL dal nostro grande elenco:

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6. 6. Maersk Logistics — Best for global logistics solutions
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8. 8. Kuehne + Nagel — Best for combining sea and air logistics
9. 9. CEVA Logistics — Best end-to-end freight management
10. 10. C.H. Robinson — Best for shipping across railway networks

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7. Monitora gli indicatori chiave di performance (KPI)

Monitorare i KPI non è esattamente una tecnica di ottimizzazione, ma è un ottimo modo per valutare l'efficacia delle strategie che stai utilizzando.

Questo significa che il monitoraggio dei KPI è un metodo complementare da applicare insieme a qualsiasi altra tecnica di ottimizzazione. 

Le metriche che dovresti monitorare

I KPI che monitori dipendono dai tuoi obiettivi. Ecco alcuni importanti KPI per l'ottimizzazione dell'inventario:

• Indice di rotazione dell'inventario. La rotazione dell'inventario misura quante volte l'inventario viene venduto o sostituito in un determinato periodo—un mese, un trimestre o un anno. Un basso indice indica accumulo di scorte o merci a lento movimento e viceversa. Non esistono parametri di riferimento assoluti perché ogni azienda è unica, ma 5-10 è una buona fascia per le attività retail. 

Ecco la formula per calcolare la rotazione dell'inventario:

Dove l'inventario medio si calcola come segue:

• Giorni di giacenza delle scorte (DSI). Il DSI è il numero medio di giorni necessari per vendere l'intero inventario. Un DSI elevato indica che le scorte sono rimaste in magazzino troppo a lungo, il che può comportare costi di capitale e di mantenimento più elevati. 

La formula per calcolare il DSI è:

• Tasso di ordini arretrati. Il tasso di ordini arretrati è la percentuale di ordini che non possono essere evasi a causa dell'insufficienza di scorte. Tassi elevati di ordini arretrati sono il risultato di una previsione della domanda o di una gestione dell'inventario inefficace. 

Ecco come puoi calcolare il tasso di ordini arretrati:

• Redditività del margine lordo sugli investimenti (GMROI). Il GMROI misura la redditività delle scorte per un'attività al dettaglio. Indica l'ammontare del profitto generato per ogni dollaro investito nell'acquisto delle scorte. 

Ecco la formula:

Dove il costo medio dell'inventario è calcolato come segue:

Considerazioni finali

Il metodo specifico che utilizzi per ottimizzare l'inventario dipende dal tuo settore e dai tuoi obiettivi aziendali.

Se possiedi un negozio di scarpe al dettaglio, è meglio adottare metodi più semplici come l'EOQ. Se vendi anche quelle scarpe online, potresti considerare l'utilizzo di un servizio 3PL.

D'altra parte, se sei un produttore con un ampio portafoglio di prodotti, l'approccio ABC o il JIT potrebbero essere ottime opzioni.

Tuttavia, quasi tutti possono trarre vantaggio dall'implementazione di un sistema di gestione dell'inventario. 

Centralizza i dati sulle scorte necessari per prendere decisioni più intelligenti e basate sui dati sull’inventario e facilita l'implementazione di una tecnica di ottimizzazione.

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Domande frequenti sull'ottimizzazione dell'inventario

Ora che abbiamo coperto le basi, esaminiamo rapidamente alcune domande comuni relative all’ottimizzazione dell’inventario.

In che modo l'ottimizzazione dell'inventario influisce sulla riduzione dei costi e sulla soddisfazione del cliente?

Ottimizzare l’inventario incide direttamente sui costi legati all’inventario.

Quando mantieni un livello ottimale di scorte, sostieni meno costi di magazzinaggio e di mantenimento, come il costo del capitale e delle utenze in magazzino.

Inoltre, il valore monetario del rischio legato all’inventario si riduce quando gestisci meno unità—il rischio comprende il rischio di danneggiamento, furto e cali inventariali.

La soddisfazione del cliente è una conseguenza dell’ottimizzazione dell’inventario.

Se riesci a ridurre il tasso di ordini arretrati e a consegnare gli ordini puntualmente grazie all’ottimizzazione, noterai un aumento del tasso di fidelizzazione e, nel tempo, costruirai una base clienti più leale.

Quali sono gli elementi chiave di una strategia efficace di ottimizzazione dell'inventario?

Questi sono i tre fattori chiave per un’ottimizzazione dell’inventario di successo:

• Previsioni della domanda accurate. La domanda prevista costituisce la base di qualsiasi tecnica di ottimizzazione. È impossibile prevedere con precisione la domanda fino all’ultimo pezzo, ma utilizzare tecniche avanzate come la modellazione predittiva, l’analisi di regressione, le simulazioni Monte Carlo e le previsioni bayesiane può aiutarti ad avvicinarti al numero reale.
• Una supply chain resiliente. Eventi straordinari causeranno interruzioni. Non puoi evitare disastri naturali e guerre, ed è per questo che serve una catena di approvvigionamento resiliente. Diversifica i tuoi fornitori tra varie regioni, costruisci rapporti collaborativi con i fornitori, mantieni adeguate scorte di sicurezza ed elabora un piano di risposta alle crisi. Gli eventi negativi potrebbero comunque accadere, ma sarai meglio preparato per affrontarli.
• Coinvolgimento dei dipendenti. Spingere i dipendenti fuori dalla loro zona di comfort durante un percorso di ottimizzazione offre ben pochi vantaggi. Coinvolgili invece chiedendo la loro opinione su come pensano che dovrebbe essere ottimizzato l’inventario e quali sistemi adottare.

Come può una piccola impresa migliorare la precisione dell'inventario?

Il modo migliore è partire dalle basi. Il primo passo deve essere ottenere una visibilità completa dei dati di inventario tramite un sistema di gestione dell’inventario.

Una volta raccolte tutte le informazioni, inizia con la definizione di uno stock di sicurezza in modo da avere sempre abbastanza scorte per rispettare i livelli di servizio. Poi definisci la strategia che meglio si adatta alla tua attività.