Guida Completa alla Contabilità Ecommerce: Manuale + 20 Strumenti
La maggior parte dei proprietari di aziende ecommerce sono spiriti imprenditoriali che preferirebbero fare qualsiasi altra cosa piuttosto che occuparsi della contabilità ecommerce.
Ma gli imprenditori sono anche attenti a tenere traccia del denaro che spendono nella loro attività, ed è probabilmente per questo che oltre il 40% dei proprietari di piccole imprese si occupa personalmente della contabilità e della tenuta dei libri contabili della propria attività ecommerce.
Tuttavia, la contabilità ecommerce è complessa, soprattutto perché oggi i brand possono spedire in diversi paesi con leggi e sistemi fiscali differenti.
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In questa guida, esploreremo i concetti chiave e le migliori pratiche della contabilità ecommerce, comprese le considerazioni fiscali, i sistemi di gestione dell'inventario, la reportistica finanziaria e i software di contabilità. Iniziamo subito.
Cos'è la contabilità ecommerce?
La contabilità ecommerce è la pratica di monitorare, registrare e riportare le transazioni finanziarie dei brand online, utilizzando strumenti specializzati per affrontare le sfide uniche della vendita online.
Le attività ecommerce sono spesso piuttosto complesse, con transazioni effettuate in più paesi, valute e piattaforme diverse.
Nel mio business ecommerce, vendo prodotti su marketplace come Amazon, Etsy e Walmart, sul mio negozio Shopify e all'ingrosso tramite la piattaforma Faire.
Esistono molti tipi diversi di transazioni che devono essere monitorate e segnalate, e la contabilità ecommerce è il sistema che i titolari di imprese online utilizzano per gestirle.
Perché la contabilità ecommerce è importante?
La contabilità ecommerce è fondamentale perché, senza un sistema contabile solido, può essere difficile comprendere lo stato finanziario della propria attività.
Quando i brand iniziano, spesso guardano solo il saldo del conto bancario, e se c'è denaro, sono soddisfatti della salute dell’azienda.
Ma il saldo bancario non considera aspetti come il costo del venduto (COGS), i resi e quali prodotti vendono bene o non sono redditizi.
Senza queste informazioni, è impossibile calcolare la redditività complessiva della tua attività.
La reportistica finanziaria non è l’unico motivo per cui devi avere un buon sistema di contabilità ecommerce. Capire le tue responsabilità fiscali può essere complesso senza un sistema, specialmente se vendi prodotti in vari paesi, province, stati, ecc.
Sebbene l’implementazione di un sistema contabile possa richiedere tempo, se la tua attività dovesse mai essere soggetta a revisione fiscale, sarai molto grato di averci dedicato del tempo!
Gestire le finanze aziendali è molto più semplice con un buon sistema contabile.
Contabilità ecommerce vs. tenuta dei registri: Qual è la differenza?
La tenuta dei registri e la contabilità sono entrambe attività previste nella contabilità ecommerce, ma sono differenti.
La tenuta dei registri è il processo di registrazione di tutte le transazioni in entrata e uscita dell'azienda e di riconciliazione di ogni transazione per assicurarsi che siano registrate correttamente.
Le transazioni includono elementi come vendite, rimborsi, resi e spese.
La contabilità ha un campo di applicazione molto più ampio e comprende tutta la storia finanziaria dell'azienda, inclusa la reportistica e l'analisi.
Comprende anche la conformità fiscale, consentendo ai tuoi team contabili e finanziari di pagare l'importo corretto delle tasse.
In breve, la tenuta dei registri è una parte del processo contabile generale che consente di annotare le transazioni.
Al contrario, la contabilità è un termine molto più ampio che comprende tutti i processi, report e analisi finanziarie della tua attività.
Spesso si confondono, poiché la tenuta dei registri ecommerce riguarda il processo quotidiano di registrazione e visualizzazione delle transazioni della tua azienda.
Ciò significa che, come imprenditore, utilizzerai di solito più spesso i processi di tenuta dei registri rispetto ai processi contabili strategici.
Metodi di contabilità per ecommerce
Esistono due metodi di contabilità per le imprese ecommerce: per cassa e per competenza.
Quando scegli un commercialista o un software di contabilità, devi decidere quale metodo utilizzare. Il metodo scelto può avere un impatto sulle tasse di fine anno e su come registri le transazioni.
Contabilità per competenza vs contabilità per cassa nell’ecommerce
La maggior parte delle aziende utilizza il metodo della competenza nel proprio sistema contabile, ma vediamo di seguito i pro e i contro di entrambi.
Contabilità per cassa
La contabilità per cassa misura essenzialmente la quantità di denaro presente sul conto bancario. A volte questo metodo prende il nome di contabilità del conto bancario proprio per questo motivo.
Il funzionamento è semplice: i ricavi o le spese vengono contabilizzati solo quando il denaro entra o esce dal tuo conto.
Ad esempio, se vendi un prodotto a $100, il ricavo verrà registrato nel sistema solo nel momento in cui l’importo sarà accreditato sul conto bancario.
Dal lato delle spese, potresti aver acquistato 100 unità di questo prodotto a un costo di $10 ciascuna, quindi avresti una spesa di $1.000. Questo importo verrà registrato nel sistema solo quando sarà effettivamente uscito dal conto.
Potrebbe sembrare il modo più semplice e logico per gestire i conti.
Tuttavia, è molto difficile effettuare previsioni di redditività con questo metodo, poiché non considera il COGS (costo del venduto) per ogni vendita, rendendo difficile prevedere quanti prodotti devi vendere e a quale prezzo per ottenere un profitto.
La contabilità per cassa può essere ideale per piccole imprese semplici, ma per aziende complesse come quelle di ecommerce, diventerà molto difficile da gestire in breve tempo.
Contabilità per competenza
La contabilità per competenza è più utile per le previsioni, poiché incorpora il costo del venduto e i costi di magazzino al momento della vendita.
Il principale motivo per cui è preferibile per le aziende di ecommerce è la gestione delle scorte. Ad esempio, se effettui un grande ordine di merce, una grossa somma di denaro verrà prelevata dal tuo conto bancario.
Supponiamo, ad esempio, che l’ordine sia pari a $10.000 per 10.000 unità.
Con la contabilità per cassa, il sistema contabile registrerà un costo di $10.000. Questo probabilmente ti farà risultare in perdita per quel mese, visto che dal conto è uscita una cifra consistente.
Ciò significa che se dovessi fare un report sui risultati, sarebbe difficile riportare in maniera accurata la redditività dell’azienda.
Con la contabilità per competenza, invece, il costo di ogni unità viene contabilizzato solo quando il prodotto viene effettivamente venduto. Questo rende molto più facile capire quanto spendere su un prodotto per essere sempre riforniti a magazzino.
La contabilità per competenza è il metodo preferito dalla maggior parte delle aziende ecommerce perché fornisce una visione più accurata e realistica della situazione finanziaria.
Permette di fotografare la reale performance dell’azienda, allineando ricavi e costi ai rispettivi periodi di riferimento e consentendo analisi finanziarie e decisioni aziendali migliori.
Questo è particolarmente importante se prevedi di vendere l'azienda in futuro, poiché potenziali acquirenti si aspettano di vedere dei report finanziari trasparenti e accurati.
La maggior parte dei software di contabilità supporta la competenza. Ti basterà aggiungere i COGS al sistema e il software riconcilierà ogni vendita.
Termini chiave della contabilità per l’ecommerce da conoscere
Ci sono alcuni termini contabili che dovresti conoscere quando imposti un sistema contabile per l’ecommerce.
Impara i termini qui sotto per configurare il sistema più rapidamente e potrai impressionare il tuo commercialista.
Costo del venduto (COGS)
I COGS sono tutti i costi direttamente collegati alla creazione di un prodotto.
La formula generale è:
COGS = Inventario iniziale + Acquisti nel periodo - Inventario finale
Per la maggior parte delle attività ecommerce, questo comprende costi di produzione, tasse locali, spedizione/trasporto e stoccaggio.
Per alcune aziende ecommerce, potresti includere nel COGS anche alcune commissioni, come rapporti di ispezione/test, progettazione del prodotto o fotografia.
Tuttavia, questi costi a volte vengono registrati come altre spese, ad esempio di marketing.
Utile lordo e utile netto
L’utile lordo è il ricavo meno i COGS.
L’utile netto è il ricavo meno i COGS e meno tutte le altre spese operative dell’azienda, come commissioni Amazon, software IT, costi di spedizione, assicurazione, marketing, personale, ecc.
Ecco le formule:
Utile lordo = Ricavi totali - Costo del venduto
Utile netto = Ricavi totali - Costo del venduto - Spese operative - Interessi - Tasse
Imposta sulle vendite e IVA
La maggior parte dei paesi ha una qualche forma di imposta sulle vendite.
In Europa, l'imposta sulle vendite è generalmente chiamata IVA (Imposta sul Valore Aggiunto). Negli Stati Uniti, la sales tax viene aggiunta al prezzo di vendita, mentre in Europa l'IVA è normalmente inclusa nel prezzo finale pagato dal cliente.
I tuoi obblighi fiscali variano a seconda di dove vendi e della normativa fiscale locale.
Ad esempio, se vendi su Amazon negli Stati Uniti, Amazon raccoglierà la sales tax per te, mentre in Europa dovrai provvedere tu stesso a riscuotere l'imposta e versarla nella dichiarazione dei redditi.
Generalmente, le aziende ecommerce devono riscuotere le tasse per conto dello Stato e versarle nella propria dichiarazione dei redditi.
Contabilità clienti e fornitori
I conti fornitori sono le fatture che la tua azienda deve pagare, mentre i conti clienti sono le fatture che la tua azienda prevede di incassare.
Ad esempio, se ordini nuova merce, quella fattura andrà tra i conti fornitori.
Se hai un cliente che ordina 1.000 unità ma le paga alla consegna, quella fattura verrà inserita tra i conti clienti.
Ho bisogno di un software di contabilità per ecommerce?
Quando ho iniziato la mia attività, vendevo solo su Amazon e mi limitavo a controllare quanto denaro avevo sul conto corrente per capire se potevo acquistare altra merce.
Ma questo significava andare spesso in esaurimento scorte, perché non riuscivo a prevedere chiaramente quanta merce mi sarebbe servita e quanti soldi avrei dovuto avere per finanziarla.
Un software di contabilità ti aiuta a gestire la contabilità ecommerce in modo efficace, in quanto generalmente si collega alla piattaforma di vendita che utilizzi per importare tutte le tue transazioni e registrarle correttamente nei conti.
Oltre il 67% dei commercialisti CPA preferisce lavorare con aziende che utilizzano software di contabilità, il che dimostra come il settore si stia orientando verso questi strumenti.
Cosa cercare in un software di contabilità
Quando si tratta di scegliere un software di contabilità, ci sono diverse cose da tenere in considerazione.
Cambiare software di contabilità è difficile, quindi è importante scegliere quello giusto fin dall'inizio.
Integrazioni bancarie
Di solito, il tuo conto bancario si integra con il sistema contabile, così puoi visualizzare saldo attuale e transazioni.
Tuttavia, a volte potresti avere più conti bancari.
Ad esempio, la mia azienda ha sede nel Regno Unito, quindi ho un conto business UK. Tuttavia, realizzo vendite negli Stati Uniti tramite Amazon e Walmart, per cui ho un conto statunitense con Payoneer per risparmiare sui tassi di cambio.
Ho anche un conto PayPal per gestire ordini all'ingrosso.
Tutti i miei conti bancari sono integrati con il sistema contabile Xero così posso tenere traccia del denaro in entrata e uscita dall'azienda.
Integrazioni con processori di pagamento
La maggior parte delle aziende ecommerce vende tramite un fornitore di pagamenti come PayPal, Square o Stripe.
Molti di questi strumenti di elaborazione delle carte di credito si integrano con quasi tutti i programmi di contabilità, ma è fondamentale verificare che il fornitore usato nel proprio paese sia compatibile con il software contabile.
Integrazioni delle piattaforme di vendita
La maggior parte dei software di contabilità si integra con le principali piattaforme ecommerce come Shopify, Bigcommerce e WooCommerce.
Supponiamo che tu venda principalmente tramite marketplace come Etsy, Amazon o Walmart.
In questo caso, potresti aver bisogno di un software intermedio come A2X o Link My Books per riconciliare tutte le transazioni di vendita con il software di contabilità.
Gestione dell'inventario
I migliori strumenti contabili si integrano anche con il tuo sistema di gestione dell’inventario.
Questo è un enorme vantaggio per comprendere la salute generale del tuo business, perché puoi vedere quanta merce è già stata contabilizzata nei tuoi registri finanziari.
Se utilizzi la contabilità per competenza, questa integrazione è fondamentale, poiché devi essere in grado di sottrarre le scorte man mano che viene effettuata una vendita e aggiungere scorte quando arriva una nuova spedizione.
Imposta sulle vendite
L’imposta sulle vendite, o IVA, varia in ogni paese.
Negli Stati Uniti, ogni stato ha la propria aliquota d’imposta sulle vendite, che deve essere raccolta e contabilizzata nei tuoi conti.
Il tuo sistema contabile deve registrare correttamente questa riscossione fiscale per presentare la dichiarazione dei redditi.
Alcuni software contabili hanno questa funzione integrata, ma può essere utile anche ottenere un’integrazione come Avalara o Taxjar, in quanto registrerà l’aliquota fiscale per te in base al luogo in cui hai effettuato la vendita.
Taxjar si integra anche con grandi piattaforme come Shopify, rendendo la riscossione delle imposte semplice e automatica.
Quando utilizzi i marketplace, come Amazon, spesso è il marketplace stesso a raccogliere l’imposta sulle vendite, ma assicurati di verificare questa informazione con i termini e le condizioni del marketplace.
Report finanziari
I report finanziari, o bilanci, sono una delle parti più fondamentali del tuo sistema di contabilità, poiché ti permettono di vedere in dettaglio quanto è redditizia la tua attività.
Questi sono i report più importanti:
Report di utile e perdita (P&L o Report PnL)
Il bilancio P&L (o conto economico) è un report che riepiloga tutte le transazioni in entrata e in uscita della tua azienda in un determinato periodo di tempo, come un anno o un trimestre.
Questo report è essenziale per mostrare la salute finanziaria della tua azienda e offrirà a te e al tuo commercialista informazioni su quanto è redditizia l’attività.
Questo report sarà anche la base per la valutazione dell’azienda se deciderai mai di venderla.
Stato patrimoniale
Lo stato patrimoniale è il report che mostra le attività, le passività e il patrimonio netto (dei titolari e degli azionisti) dell’azienda.
In sostanza mostra ciò che l’azienda deve e ciò che deve ricevere.
È particolarmente utile per gli investitori perché offre una panoramica su quanto vale un’azienda.
Rendiconto finanziario (CFS)
Il CFS mostra il movimento di cassa in entrata e in uscita dall’azienda nel tempo.
Questo report diventa fondamentale se utilizzi la contabilità per competenza, in quanto ti aiuterà a capire di quanta liquidità avrai bisogno durante l’anno successivo.
Report vendite per prodotto
Questo report mostra i ricavi generati da ciascun prodotto nel tuo inventario, aiutandoti a individuare i prodotti più venduti, quelli meno performanti e le tendenze nel tempo.
Report vendite per canale
Questo report suddivide le tue vendite per ciascun canale, come il tuo negozio online, Amazon, eBay o altri marketplace.
Ti aiuta a valutare la performance di ogni canale e allocare le risorse di conseguenza.
Report dei conti da pagare e da ricevere
Questi report ti mostrano quanto denaro devi ricevere e quanto devi pagare, e le fatture associate a questi conti.
Le migliori soluzioni di software di contabilità per ecommerce
Quando configuri il tuo sistema di contabilità per ecommerce, devi considerare i diversi canali di vendita che hai e anche riflettere su quali altri strumenti utilizzi nella tua attività.
La prima decisione che devi prendere è scegliere un software di contabilità per ecommerce e ci sono tre opzioni principali per i titolari di aziende ecommerce.
1. QuickBooks Online
Vantaggi
- Molto facile da usare e intuitivo. Mostra chiaramente i dati finanziari e le metriche più importanti.
- Ampia gamma di funzionalità, tra cui fatturazione, reportistica, gestione dell'inventario e dei salari.
- Tante integrazioni con altre app di terze parti e piattaforme ecommerce.
- App mobile.
- I prezzi crescono con l’azienda. Quando la tua attività cresce, aumentano anche le funzionalità a cui hai accesso.
- Interfaccia intuitiva e facile da usare, ideale anche per i principianti.
Contro
- Può essere più costoso rispetto ad altre soluzioni, soprattutto aggiungendo funzionalità extra.
- Alcune funzionalità aggiuntive, come la gestione dei salari, vengono fatturate separatamente.
2. Xero
Pro
- Interfaccia pulita e user-friendly con una dashboard intuitiva – è il programma che uso anche nella mia attività.
- Tante integrazioni con servizi di terze parti che lo rendono ideale per i business ecommerce.
- Ottime funzionalità di gestione dell’inventario.
Contro
- Funzionalità aggiuntive, come la gestione dei salari, vengono fatturate separatamente.
3. Zoho Books
Pro
- Zoho Books fa parte della suite di strumenti Zoho; quindi, se già utilizzi Zoho per altre aree della tua azienda, l’integrazione è davvero semplice.
- Interfaccia semplice e intuitiva.
- Conveniente per le piccole imprese.
Contro
- Non offre funzionalità avanzate se si prevede di far crescere molto il business.
- Alcune funzionalità sono limitate.
- Sono disponibili meno integrazioni di terze parti.
Puoi anche consultare la guida approfondita di The Retail Exec ai migliori software di contabilità per ecommerce, che analizza ogni soluzione nei dettagli con valutazioni, prezzi e altro ancora.
Alcuni dei loro suggerimenti coincidono con i miei, come puoi vedere in questa top ten:
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Altri strumenti di terze parti utili per i brand ecommerce
Infine, ecco qualche altro strumento utile dalla mia esperienza.
A2X e Link My Books
A2X, MyWorks e Link My Books sono integrazioni fondamentali per chi vende nei marketplace.
Importano automaticamente tutte le tue transazioni e categorizzano vendite e spese. Entrambi si integrano perfettamente con Quickbooks e Xero.
Non c’è molta differenza tra i due (sebbene Link My Books sia leggermente più conveniente), e entrambi supportano le vendite in entrata da Amazon ed eBay.
Integrazione Shopify
Se gestisci un negozio Shopify, integrare il tuo software di contabilità con Shopify è fondamentale.
Ti aiuta a gestire in modo integrato vendite, scorte e dati dei clienti, garantendo una contabilità accurata. Se il tuo software di contabilità preferito non si integra con Shopify, potresti valutare una delle tante alternative a Shopify presenti sul mercato.
Open Payout
Open Payout importa tutte le tue transazioni Etsy nel tuo software di contabilità, rendendo semplice monitorare tutte le tue vendite.
Taxjar e Avalara
Queste integrazioni ti aiutano ad automatizzare il calcolo, la dichiarazione e la presentazione delle imposte sulle vendite, assicurando la conformità alle normative fiscali nei diversi paesi e regioni.
Dai Priorità alla Salute Finanziaria del Tuo Brand
La contabilità ecommerce è una parte fondamentale della tua attività, poiché è l'unico modo per avere un'idea della salute finanziaria del tuo business.
I migliori sistemi di contabilità si integrano perfettamente con la gestione dell'inventario e con i sistemi di gestione degli ordini e si collegano anche ad altre app di terze parti.
Avendo la configurazione ottimale per la tua attività, puoi ottenere una visione in tempo reale di ciò che accade con le tue finanze per aiutarti a prendere le migliori decisioni per il tuo business.
Per ulteriori approfondimenti essenziali sull'ecommerce, iscriviti oggi alla newsletter di The Retail Exec.
Domande Frequenti sulla Contabilità Ecommerce
Ecco un post scriptum finale in cui affronteremo alcune domande correlate che non abbiamo trattato nel contenuto di questo articolo.
Come si contabilizzano le vendite effettuate tramite più marketplace o canali di vendita online?
Contabilizzare le vendite ecommerce multicanale può sembrare complicato, ma con il giusto approccio è piuttosto semplice.
Per prima cosa, dovresti consolidare tutti i dati di vendita in un unico sistema o report centralizzato. Da lì, categorizza ogni vendita per canale e riconcilia tutto mensilmente. Non dimenticare di considerare anche le commissioni o le spese addebitate dalle piattaforme di terze parti.
Quali sono le specifiche implicazioni contabili per i modelli di ricavi ricorrenti o su abbonamento, comuni nell'ecommerce?
Con i modelli di abbonamento, non puoi semplicemente registrare tutto il ricavo in anticipo.
Dovrai invece distribuirlo lungo il periodo di abbonamento usando metodi come la rilevazione a quote costanti o in base all’effettiva erogazione. È inoltre fondamentale differire correttamente i ricavi per eventuali abbonamenti prepagati fino a quando non avrai erogato quei beni o servizi. Farlo correttamente garantisce una rendicontazione finanziaria accurata.
Come si riconoscono e contabilizzano correttamente resi online, rimborsi e chargeback?
I resi, i rimborsi e i chargeback richiedono un monitoraggio scrupoloso nei tuoi registri contabili.
Per i resi, regola di conseguenza i ricavi e le quantità di magazzino. I rimborsi sono generalmente contabilizzati come storno dei ricavi. E i chargeback, quelli possono essere complessi: dovrai considerare eventuali spese, penali o anche costi legali aggiuntivi.
Disporre di processi solidi evita grattacapi contabili in futuro.
Quali sono le best practice per integrare la contabilità ecommerce con la gestione dell'inventario, degli ordini e altri sistemi operativi?
Integrare la contabilità con i sistemi operativi è un grande vantaggio per le aziende ecommerce.
Cerca soluzioni che sincronizzino in modo fluido dati di vendita, inventario e ordini tra piattaforme, minimizzando errori da inserimenti manuali. La riconciliazione automatizzata mantiene i registri sempre aggiornati in tempo reale.
E avere metriche centralizzate ti offre informazioni preziose per ottimizzare operazioni e situazione finanziaria.