Implementazione ERP per Ecommerce: Guida Completa 2026
Oltre il 90% delle aziende ha registrato importanti miglioramenti nei propri processi aziendali grazie all'implementazione di un ERP per l'ecommerce. Tuttavia, solo il 35% dei principali ecommerce in Europa dispone di un sistema ERP.
Man mano che le aziende di ecommerce crescono, di solito diventano più complesse, con scorte distribuite in diversi magazzini, vendite effettuate su più canali e spedizioni provenienti da diversi produttori.
Se non aggiorni i tuoi processi aziendali per stare al passo con la crescita della tua attività, potresti ritrovarti rapidamente a commettere errori. Questo potrebbe avere un impatto terribile sulla reputazione del tuo marchio ecommerce, annullando tutto il duro lavoro che hai svolto per far crescere la tua attività.
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Ed è qui che entra in gioco un ERP per ecommerce.
In questa guida vedremo esattamente cosa sia un ERP per ecommerce e quali strategie adottare per implementarne uno, migliorare i processi aziendali, ridurre gli errori di evasione degli ordini e far crescere la tua attività.
Cosa Significa ERP?
ERP sta per Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali). Un ERP integra tutti i processi e le risorse della tua azienda in un unico luogo, in modo che possano essere gestiti centralmente.
Oracle, uno dei maggiori fornitori mondiali di software ERP, afferma:
Enterprise resource planning (ERP) indica un tipo di software SAAS che le organizzazioni utilizzano per gestire le attività aziendali quotidiane come contabilità, approvvigionamento, gestione di progetti, gestione e conformità dei rischi e gestione della catena di fornitura.
Un pacchetto ERP completo include anche la gestione delle performance aziendali, ovvero il software che aiuta a pianificare, creare budget, prevedere e rendicontare i risultati finanziari di un'organizzazione.
Fonte: Oracle
Quindi il software ERP SAAS è uno strumento che aiuta a integrare tutti gli strumenti e le risorse presenti nella tua attività. Non si trovano ERP solo nelle aziende di ecommerce. L'industria delle costruzioni è il maggior utilizzatore di software ERP a livello globale. Tuttavia, gli ERP per le aziende di ecommerce necessitano di alcune funzionalità specifiche, ed è proprio questo di cui parleremo qui.
Cos'è un ERP per Ecommerce?
Il software ERP per ecommerce è progettato per l'industria dell'ecommerce e collega tutti i processi dell'ecommerce:
- Software di gestione dell'inventario
- Sistemi di gestione del magazzino
- Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
- Sistemi di gestione degli ordini
- Sistemi di tracciamento degli ordini
Un ERP è un modo per visualizzare e gestire tutti i processi aziendali in un unico luogo. È anche il metodo per garantire che tutti i sistemi siano integrati tra loro affinché rimangano sempre aggiornati.
Ecco un esempio di percorso tipico di un ecommerce:
- Il cliente visita il tuo sito ecommerce, una vetrina o un marketplace e effettua un ordine.
- Quando un ordine viene elaborato, il livello di inventario diminuisce nel magazzino.
- Il sistema di gestione del magazzino deve essere aggiornato.
- Anche le quantità di stock disponibili nello shop online devono essere aggiornate.
- Deve essere emesso un numero di tracking e stampate le etichette di spedizione.
- Il personale di magazzino deve essere informato per il ritiro e l'imballaggio dell'ordine.
- Anche il sistema di gestione finanziaria deve essere aggiornato per registrare il guadagno.
- Il profilo del cliente deve essere aggiornato così che il team marketing possa ricontattarlo in futuro.
- Il responsabile di magazzino deve conoscere il numero totale di ordini ricevuti dall'azienda per pianificare il personale necessario nei periodi di punta durante l'anno.
Un ERP aiuta tutti questi sistemi a comunicare tra loro per garantire che la tua azienda abbia una visione globale accurata di ciò che sta accadendo con tutte le risorse dell’azienda.
Quando ho iniziato nell’ecommerce, un ERP era del tutto superfluo, in quanto tenevo tutto il mio inventario su Amazon FBA e gestivo manualmente gli ordini su Shopify. Tuttavia, con la crescita dell’azienda e il cambiamento delle mie esigenze, è diventato sempre più importante assicurarsi che tutti i sistemi fossero snelli e correttamente integrati.
Quali sono i pro e i contro di un ERP per ecommerce?
Un ERP ha il potenziale di migliorare quasi tutti i processi aziendali centralizzandoli in un unico sistema.
Tuttavia, non è così semplice come implementare un ERP e aspettarsi che tutti i problemi dell’azienda si risolvano magicamente. Gli ERP presentano vantaggi e svantaggi.
Vantaggi
Risparmio di tempo e aumento della produttività
Con tutti i sistemi in un unico posto, puoi risparmiare tempo sia tu che i tuoi dipendenti, poiché non sarà necessario accedere a sistemi diversi. Potrai visualizzare tutti i report e i dati e avere una visione a volo d’uccello dell’azienda attraverso la dashboard.
Un altro vantaggio di avere tutti i processi e i dati necessari in un unico luogo è che potresti aver bisogno di meno personale per gestire ogni processo. I processi possono essere snelliti e le attività manuali ridotte grazie all’automazione di molte operazioni.
Riduzione dei costi
I due costi principali per un’azienda ecommerce sono solitamente l’inventario e le operazioni. Un ERP ti permette di mantenere i livelli di magazzino al livello giusto, evitando sia la sovrapposizione che la mancanza di scorte, entrambe situazioni che possono comportare delle perdite economiche.
Dal momento che l’ERP è collegato agli altri sistemi, sia il personale che i clienti possono vedere i livelli di stock accurati, riducendo così i rimborsi. Inoltre, sarai in grado di prevedere dove è meglio conservare l’inventario, fattore che può ridurre i costi di spedizione e di magazzino.
Aumento delle vendite
Poiché il sistema di gestione dell’inventario sarà collegato al sistema front-end e al CRM, puoi mostrare ai clienti i livelli di stock in tempo reale e indirizzarli verso gli articoli di loro interesse. Offrendo ai clienti un’eccellente esperienza d’acquisto, è probabile che la tua azienda venga raccomandata e che la tua reputazione cresca.
Riduzione degli errori umani
Gli esseri umani tendono a commettere errori e, con processi manuali, anche le aziende più efficienti rischiano di sbagliare. È possibile ridurre questi errori umani integrando automazioni e API nel tuo ERP, per ottenere un’attività più precisa e redditizia.
Spedizione integrata
Se il tuo ERP può integrarsi con un partner di spedizioni come UPS o FedEx, i clienti potranno scegliere l’opzione di spedizione che preferiscono. I migliori ERP generano automaticamente anche le etichette di spedizione dei prodotti, riducendo l’errore umano e velocizzando il processo.
Svantaggi
Prezzo
Gli ERP possono essere costosi, arrivando a costare tra il 2% e il 5% del fatturato! Assicurati che l’ERP che stai valutando rientri nel tuo budget. Alcuni ERP per aziende in crescita hanno fasce di prezzo che aumentano proporzionalmente alla crescita. Questa scalabilità può essere una buona soluzione per start-up con budget limitati.
Tempi di implementazione
Gli ERP sono software complessi che hanno impatto su ogni parte dell’azienda. Se la tua azienda è grande e ha molti processi differenti, l’implementazione può richiedere 6-12 mesi. È un periodo lungo per molte aziende, quindi devi assicurarti che ciò sia coerente con la strategia globale della tua soluzione e-commerce.
Tempi di formazione
Sebbene la maggior parte dei sistemi ERP sia semplice da utilizzare, ci sarà un gap di conoscenze che il tuo staff dovrà colmare. I migliori sistemi ERP includono la formazione come parte dell’offerta, il che rappresenta un notevole vantaggio se il tuo team è numeroso.
Quali sono le funzionalità chiave di un ERP per ecommerce?
Secondo un report di Hubspot, una buona soluzione ERP automatizza molte delle attività a diretto contatto con il cliente, come livelli di inventario e creazione delle etichette di spedizione, rendendole più efficienti e precise. Offre inoltre al proprietario aziendale report e approfondimenti per rendere l’attività più efficiente e risparmiare denaro.
I migliori sistemi ERP si integrano anche con le funzioni HR, contabilità e supply chain per aiutarti a gestire le funzioni di back-end della tua azienda.
Vediamo alcune delle caratteristiche più importanti da considerare quando si sceglie una piattaforma ERP.
Integrazioni ERP
La funzione principale di un ERP è integrare tutti i sistemi che utilizzi per gestire il tuo business ecommerce online. All'inizio dell’attività, tutti questi processi sono facili da gestire singolarmente usando fogli di calcolo e processi e flussi di lavoro manuali. Tuttavia, non appena l’azienda inizia a crescere, questi processi singoli diventano molto difficili da gestire.
Per le aziende di livello enterprise, che hanno già diversi sistemi di evasione, le funzioni di integrazione di un ERP diventano ancora più importanti.
Le aziende più grandi hanno spesso più reparti con funzioni e KPI diversi, e un ERP può offrirti una visione manageriale di tutto ciò che accade nell’azienda.
Ad esempio, supponiamo che il tuo ERP sia integrato con il tuo software di gestione inventario aziendale, le soluzioni finanziarie e i sistemi di magazzino. In questo caso, sarai in grado di ottenere report utili sulla redditività dello stock disponibile, che possono darti indicazioni su previsioni di inventario.
Quali integrazioni dovrebbe avere un ERP?
Come verrà discusso nella prossima sezione, un ERP può essere utilizzato così com’è oppure integrato tramite le API delle tue attuali applicazioni di terze parti.
La maggior parte degli ERP dovrà utilizzare una combinazione di funzionalità native e API di terze parti. Questo perché molte attività ecommerce utilizzano altre piattaforme di vendita, come Amazon o Etsy, che ovviamente non puoi replicare nel tuo ERP.
Tuttavia, supponiamo che tu debba usare principalmente l’ERP per collegarti ad applicazioni di terze parti. In tal caso, è importante che ci siano, o che tu possa avere, integrazioni almeno per le seguenti aree:
- Piattaforme ecommerce: Se effettui vendite su Amazon, Etsy o anche sul tuo negozio Shopify, dovrai collegare questa piattaforma al tuo ERP.
- Gestione dell’inventario: Una visione dell’inventario è essenziale per fare previsioni.
- Gestione del magazzino: Questo aspetto è spesso collegato al sistema di gestione dell’inventario.
- Corrieri per la spedizione: È ideale se puoi creare automaticamente le etichette di spedizione. UPS, FedEx e Royal Mail (nel Regno Unito) offrono tutte ottime integrazioni con gli ERP.
- Logistica di terze parti (3PL): Se il tuo ERP si collega al software del tuo magazzino 3PL, puoi gestire le operazioni di magazzino e inventario in modo centralizzato dall’ERP.
- Contabilità e finanza: La maggior parte degli ERP consente almeno la connessione a Xero, Quickbooks e ad altre soluzioni di software di contabilità.
- Punto vendita (POS) e pagamenti: Fornitori di pagamenti come Stripe, Square e PayPal offrono integrazioni per l’elaborazione degli ordini e dei pagamenti per la maggior parte degli ERP.
- Gestione degli ordini: Se il tuo ERP è collegato al tuo sistema di gestione degli ordini, il team di assistenza clienti può monitorare centralmente le informazioni dei clienti.
- CRM: Come per il team di assistenza clienti, il dipartimento marketing vorrà continuare a segmentare il pubblico per le proprie attività di marketing.
Funzionalità integrate vs. integrazioni
Alcuni sistemi ERP si integrano con altri software che già utilizzi.
Per una piccola impresa che ha sviluppato gradualmente la propria dotazione software partendo da strumenti semplici (come un software di contabilità), ha senso scegliere un ERP che si integri con il software già utilizzato.
Per le imprese di grandi dimensioni che hanno bisogno di avere tutto integrato in un unico luogo, può essere più conveniente scegliere un ERP che abbia funzionalità come contabilità, CRM, gestione dell’inventario, ecc., tutto centralizzato.
Alcuni strumenti, come Veeqo, sono adatti a piccole aziende in crescita. Anche se questo software è principalmente orientato alle spedizioni, offre numerose funzionalità per imprese in espansione che non sono ancora pronte per investire in un ERP completo come Sage, Oracle o SAP.
Strumenti come questi offriranno numerose integrazioni con marketplace come Amazon ed Etsy e software ecommerce come Shopify, rendendoli perfetti per le aziende in crescita.
Reportistica e analisi
I migliori strumenti ERP offrono a titolari d’azienda e responsabili ecommerce la possibilità di generare report dettagliati. Questi report in tempo reale aiutano a monitorare e gestire le vendite ecommerce, consentendo di individuare problemi, prendere decisioni e migliorare i processi aziendali.
Quando decidi quale ERP utilizzare, assicurati di esaminare le funzioni di reportistica e analisi dei dati, poiché ogni azienda ecommerce ha esigenze diverse. Ogni ERP offre una dashboard di analisi leggermente diversa, quindi scegli quella che si adatta meglio alle tue necessità.
Uno dei vantaggi migliori della reportistica con software ERP è l’utilizzo di dati in tempo reale, che permette ai responsabili di prendere decisioni rapide.
Gestione delle informazioni sui prodotti (PIM)
Gestire le informazioni di catalogo prodotti in modo centralizzato è uno dei grandi vantaggi di un ERP. Nelle moderne aziende di ecommerce omnicanale, le vendite avvengono spesso nei negozi fisici, sul proprio webshop, sui marketplace e tramite altri canali di vendita.
Per un responsabile ecommerce, è fondamentale controllare facilmente i prezzi e le informazioni sui prodotti a livello centrale ed aggiornare prezzi o informazioni prodotto in diverse località.
Una gestione centralizzata delle informazioni prodotto è legata anche alla reportistica. Se hai prodotti in diverse sedi, hai bisogno di poter analizzare le prestazioni di quello stock. Questo è importante perché, se occorre modificare i prezzi o inviare più scorte in una certa località, devi poter valutare se le modifiche portano risultati.
Contabilità e finanza
La maggior parte dei sistemi ERP include funzionalità di contabilità e finanza integrate, consentendo di monitorare la salute finanziaria dell’azienda.
Il reparto finanza può utilizzare il software come strumento principale, in quanto include funzioni come crediti verso clienti, debiti verso fornitori, libro mastro generale, fatturazione aziendale, integrazione dei saldi bancari e tutti gli strumenti di previsione e budget necessari al team finanziario.
Questo significa che non è necessario usare strumenti di terze parti come Xero o Quickbooks, che sono strumenti molto validi per le piccole imprese ma possono diventare obsoleti man mano che la tua attività cresce.
Uno dei vantaggi degli strumenti ERP è che le vendite possono essere riconciliate immediatamente, mostrando così i dati finanziari dell’azienda in tempo reale. Questo fa risparmiare molto tempo evitando il tradizionale processo di riconciliazione mensile.
Vuoi migliorare il processo di riconciliazione? Scopri i migliori strumenti di riconciliazione dei pagamenti per ecommerce per soluzioni dedicate.
Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
Il CRM è uno degli strumenti di marketing più importanti. Tiene traccia di tutti i modi in cui il cliente ha interagito con il tuo brand e fornisce al team marketing dati fondamentali da utilizzare per il retargeting.
I migliori sistemi ERP avranno il CRM già integrato nel software. Ciò significa che il reparto marketing e il servizio clienti possono visualizzare tutte le informazioni necessarie su un cliente in un unico posto. I dati possono anche essere segmentati, in modo che i diversi team visualizzino informazioni differenti.
Ad esempio, il team di customer service potrebbe aver bisogno di vedere gli ordini precedenti del cliente, i prodotti restituiti, i dati di contatto e le informazioni di spedizione. Il team marketing, invece, può vedere se al cliente piacciono determinati stili di prodotto, se ha un compleanno in arrivo o se non ha effettuato acquisti da un po’.
Poiché sempre più aziende stanno diventando omnicanale, un buon ERP sarà anche in grado di mostrare gli acquisti di un cliente sui diversi canali.
Visualizzare queste informazioni in un unico luogo centrale rende facile segmentare i clienti e offrire loro un'esperienza di acquisto personalizzata.
Gestione dell'inventario
La gestione dell'inventario è uno dei sistemi più importanti in un'azienda di ecommerce, eppure solo il 18% delle aziende utilizza un software di gestione dell'inventario!
Man mano che la tua azienda cresce, tenere traccia dei movimenti di inventario diventa più difficile e complicato. Se hai più sistemi a cui tu e il tuo team dovete accedere per gestire l'inventario, si commetteranno molti errori. L'inventario è probabilmente l'investimento più grande per la maggior parte delle aziende di ecommerce, quindi è importante non commettere errori.
Quando hai un ERP che include la gestione dell'inventario come parte dello strumento, tutti i membri del team possono accedere. Questo significa che tutti i team possono utilizzare le informazioni per far crescere l'azienda.
Ad esempio, se hai delle scorte che si stanno vendendo lentamente, il team marketing può vedere queste informazioni e creare una promozione per quell'articolo. Se un prodotto è esaurito in una determinata sede, allora il tuo team operativo può inviare più scorte a quella sede. Puoi vedere che avere la gestione dell'inventario centralizzata all'interno dell'ERP è uno strumento davvero potente per far crescere la tua attività.
Gestione della spedizione e magazzino
L'inventario non viene gestito solo centralmente ma anche dal tuo team di magazzino. Quando viene effettuato un ordine, il team di magazzino deve prelevare, imballare la spedizione e inviarla al cliente.
Un sistema ERP può anche collegarsi direttamente con il tuo team di magazzino affinché un ordine arrivi subito al team e persino creare automaticamente un'etichetta di spedizione. Molti sistemi ERP si integrano con aziende logistiche di terze parti in modo che le etichette di spedizione vengano generate e pagate automaticamente, e la spedizione venga organizzata per il ritiro. Questo può far risparmiare molto tempo ed eliminare potenziali errori di consegna.
Molti sistemi ERP sono basati su cloud e browser, così da poter essere utilizzati da dispositivi come telefoni o tablet. Questo significa che il team di magazzino può utilizzare l'ERP cloud con i dispositivi già in loro possesso.
Risorse umane (HR)
I sistemi ERP con moduli HR possono aiutare a gestire stipendi, ferie annuali, monitoraggio del tempo e molte altre funzioni HR. Può anche essere utile per il team HR avere accesso ad altri report dell'azienda. Ad esempio, se un team HR può accedere a report sulle vendite, allora il team può aiutare nella pianificazione delle risorse per periodi di maggiore attività come il Q4 o il Black Friday.
Catena di fornitura e produzione
Se la tua azienda ecommerce è anche produttrice di prodotti, allora un ERP può tracciare il tuo inventario e le materie prime.
Questo è importante per rimanere organizzati e sapere dove si trovano i materiali, ma è anche importante per la previsione e l'analisi. Se puoi vedere quando sono i tuoi periodi di maggiore attività, puoi usare l'ERP per pianificare meglio gli acquisti di materie prime e seguirne la posizione in un unico posto.
Se spedisci prodotti dalla Cina, India o altri paesi lontani dai tuoi clienti, puoi tracciare le spedizioni via mare nell'ERP per sapere dove sono tutti i tuoi prodotti e materie prime. Questo ti aiuterà a rimanere rifornito il più possibile, il che è ottimo se gestisci i magazzini con la gestione dell’inventario Just In Time (JIT).
Permessi
A volte è necessario che alcuni membri del team siano limitati nella visualizzazione di alcune parti dell'azienda. Ad esempio, in qualità di CEO, hai bisogno di vedere tutte le aree aziendali.
Tuttavia, non ha senso consentire al team di magazzino di accedere ai dati HR o a un freelance di email marketing di vedere la posizione delle materie prime. Assicurati che l'ERP che scegli consenta di impostare permessi coerenti con le esigenze aziendali.
Automazioni
L'ultima funzionalità che vediamo è una delle più importanti: le automazioni ti faranno risparmiare tempo ed eviteranno errori nella tua azienda.
Le automazioni possono essere create sia nei sistemi ERP front-end sia in quelli di back-office per far sì che i processi avvengano senza alcun intervento umano. Un buon esempio di back-office è la creazione automatica delle etichette di spedizione appena viene processato un ordine. Un altro esempio è che i livelli di stock visibili ai clienti, i livelli in magazzino e quelli nei sistemi di gestione dell'inventario vengano aggiornati automaticamente per quell'SKU appena viene effettuato un ordine.
Le automazioni possono anche essere impostate per generare report, come i report finanziari mensili o i report sui livelli di inventario. Questi report possono offrirti ottimi spunti sul tuo business e migliorare l’esperienza dei clienti.
Il software ERP per l’ecommerce è il prossimo passo per la tua azienda?
Le aziende di ecommerce hanno molte componenti in movimento, e un ERP aiuta a collegare tutti i sistemi aziendali tra loro affinché possano essere gestiti centralmente.
Il miglior software ERP per ecommerce ti offre una visione globale e in tempo reale di ciò che sta accadendo nella tua azienda. Lo svantaggio è che l’installazione di un software ERP può essere costosa e richiedere tempo.
Tuttavia, se la tua azienda è pronta, il software ERP per l’ecommerce può avere un impatto enorme e trasformare il tuo modo di lavorare.
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