Key Takeaways
Czynnik ludzki — błędy na każdym kroku: Błędy są częste w ręcznym zarządzaniu zamówieniami, powodując nieefektywność i straty. Automatyzacja tych zadań może skutecznie ograniczyć liczbę błędów i usprawnić cały proces.
Roboty na ratunek: Automatyzacja zarządzania zamówieniami zwiększa dokładność i efektywność, przejmując powtarzalne zadania i pozwalając pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
Zaoszczędzony czas to zyskany czas: Automatyzacja przyspiesza przetwarzanie zamówień, ograniczając opóźnienia i niezadowolenie klientów. Ta oszczędność czasu przekłada się na lepszą obsługę klienta i większą satysfakcję.
Magia opłacalnej automatyzacji: Automatyzacja zarządzania zamówieniami może znacząco obniżyć koszty operacyjne dzięki ograniczeniu pracy ręcznej i korygowaniu błędów, zanim przerodzą się w kosztowne problemy.
Przygotuj firmę na przyszłość: Wdrożenie automatyzacji w zarządzaniu zamówieniami to krok w kierunku przygotowania firmy na przyszłość, pozwalający zachować konkurencyjność i szybko reagować na dynamicznie zmieniające się warunki rynkowe.
Błądzić jest rzeczą ludzką, a automatyzacja zarządzania zamówieniami to geniusz.
Wiele czasu marnuje się na zadania podatne na błędy. (Oto przykład: ręczne wprowadzanie danych).
W tym artykule poznasz zadania, które najbardziej spowalniają proces zarządzania zamówieniami, i dowiesz się, jak je zautomatyzować.
Celem jest znaczne zwiększenie efektywności operacyjnej po dokonaniu zakupu.
Zaczynajmy.
Czym jest zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami?
Zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami upraszcza przetwarzanie zamówień i przekazywanie ich do realizacji.
Ten unowocześniony proces eliminuje ręczne wprowadzanie danych, minimalizuje ryzyko błędów oraz przyspiesza czas przetwarzania i dostawy, dzięki czemu zespół realizacji zamówień może nieco odetchnąć.
To wydajna technologia, która działa samodzielnie. Wymaga jedynie minimalnej ingerencji człowieka w zakresie definiowania reguł, podejmowania decyzji, oceny i testowania.
Notatka autora:
Definiowanie reguł oznacza określanie warunków dla zadań takich jak kierowanie zamówieniami, wybór wysyłki i aktualizowanie poziomu zapasów. Zasadniczo uczysz system, co ma robić w przyszłości, dzięki czemu nie potrzebujesz już stałego wprowadzania danych przez użytkownika.
Zobaczmy, jak ten niewymagający ręcznej obsługi proces realizacji zamówień działa od początku do końca.
Jak działa zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami?
Zarządzanie zamówieniami dzieli się na różne etapy. Każdy z nich obejmuje czasochłonne i podatne na błędy zadania wykonywane ręcznie, które można naprawić dzięki automatyzacji.
Oto niektóre z najważniejszych zadań, które należy zautomatyzować:
Przyjmowanie i weryfikacja zamówień
Połączenie różnych kanałów sprzedaży — platform e-commerce, platform handlowych, a nawet stron w mediach społecznościowych — z systemem ERP może przyspieszyć przetwarzanie zamówień.
Gdy wszystkie dane dotyczące zamówień i dostępność zapasów znajdują się w jednym miejscu, zautomatyzowany system przetwarzania zamówień może obsługiwać takie zadania jak:
- Weryfikowanie danych klienta
- Sprawdzanie zapasów
- Przypisywanie numerów zamówień
- Inicjowanie wiadomości e-mail z potwierdzeniem zamówienia
Cały proces staje się szybszy i bardziej wydajny, co oznacza, że możesz jak najszybciej przekazać zamówienie do realizacji.
Kierowanie zamówień i realizacja
Zweryfikowane zamówienia powinny trafiać bezpośrednio do kompletowania i pakowania, a automatyzacja zapewnia ich płynny i sprawny przepływ.
Zautomatyzowany system zarządzania zamówieniami może:
- Zlokalizować właściwe produkty w magazynie (i wskazać odpowiedni magazyn, jeśli masz ich wiele)
- Zaproponować najwydajniejszą trasę kompletowania w magazynie
- Zasugerować najbardziej opłacalne materiały i rozmiary opakowań na podstawie produktu
Mniej błędów na tym etapie oznacza mniej skarg klientów i lepsze wykorzystanie zasobów.
Wysyłka zamówień
Gdy zapakowany produkt jest gotowy do rozpoczęcia podróży poza magazyn, możesz polegać na automatyzacji aby:
- Generuj i drukuj etykiety wysyłkowe
- Twórz dla klientów linki do śledzenia
- Wybieraj najlepszego przewoźnika do dostawy na podstawie kosztu wysyłki, szybkości lub lokalizacji (optymalizacja wyboru przewoźnika to jedna z wielu zalet oprogramowania do audytu przesyłek)
Wszystkie te elementy współdziałają ze sobą, aby zapewnić Tobie i Twoim klientom bezproblemową obsługę wysyłki.
Zwroty zamówień
Zwroty są nieuniknioną częścią działalności, ale automatyzacja może znacznie zmniejszyć związane z nimi problemy.
Nowoczesny system zarządzania zamówieniami może generować:
- Generować etykiety zwrotne
- Automatycznie aktualizować dane dotyczące stanów magazynowych,
- Usprawniać komunikację z klientem.
Uproszczenie tych kroków pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i może zapewnić klientom większy spokój. Zwiększa to prawdopodobieństwo, że ponownie dokonają u Ciebie zakupu.
Przedstawiłem tylko najważniejsze, ale podstawowe zadania, które można zautomatyzować. W zależności od używanego systemu zarządzania zamówieniami możesz zrobić znacznie więcej.
Zanim jednak do tego przejdziemy, wskażę kilka powodów, dla których automatyzacja zarządzania zamówieniami powinna być priorytetem dla Twojej firmy e-commerce.
Dlaczego warto zautomatyzować zarządzanie zamówieniami
Skalowanie działalności to świetna wiadomość.
Oznacza to jednak również więcej dotkliwych problemów związanych z nieefektywnością cenową, powolnymi procesami ręcznymi i rozwiązaniami programowymi, które odmawiają współpracy ze sobą.
Oto jak automatyczne zarządzanie zamówieniami przywraca synchronizację wszystkich elementów, a przy okazji powstrzymuje Cię przed ciągłym sięganiem do apteczki po lek przeciwbólowy:
- Zwiększ dokładność zamówień. Błędy ludzkie przy wprowadzaniu zamówień i śledzeniu zapasów mogą powodować opóźnienia i kosztowne zwroty. Oczekuje się, że zwroty detaliczne osiągną 890 miliardów dolarów w 2024 roku — automatyczne zarządzanie zamówieniami może pomóc uchronić Twoją firmę przed przejęciem dużej części tego kosztownego obciążenia.
- Podnieś jakość obsługi klienta. Systemy automatyczne mogą wykorzystywać analizę danych do personalizowania obsługi i przewidywania potrzeb klientów. Biorąc pod uwagę, że 73% klientów traktuje jakość obsługi jako priorytet przy wyborze produktów, jest to znacząca przewaga.
- Zwiększ wydajność czasową i kosztową. Systemy automatyczne przyspieszają przetwarzanie zamówień, umożliwiając realizację większej ich liczby w krótszym czasie. Według firmy Deloitte po uruchomieniu inteligentnej automatyzacji przedsiębiorstwa odnotowują średni spadek kosztów o 32%.
- Zyskaj wgląd w stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Integracja danych w czasie rzeczywistym z kanałów sprzedaży i magazynów zapobiega nadmiernym zapasom oraz brakom magazynowym. Badanie firmy Forrester dotyczące systemu IBM Sterling Order Management wykazało, że przedsiębiorstwa mogą zwiększyć zyski nawet o 4,2 miliona dolarów dzięki lepszemu wglądowi w stany magazynowe.
- Maksymalizuj skalowalność operacyjną. Systemy automatyczne mogą pomóc w dostosowywaniu przepływów pracy i zasobów. Możesz przydzielać więcej zasobów w okresach szczytowych i ograniczać je w spokojniejszych okresach.
W następnej sekcji omówiono, jak możesz przekształcić zarządzanie zamówieniami w e-commerce, aby osiągnąć te korzyści.
Have an account? Log In
Jak wdrożyć automatyczne zarządzanie zamówieniami
Automatyzacja sprawia, że realizacja zamówień przebiega sprawniej, ale jej wdrożenie wymaga odpowiednich wskazówek. Oto kilka uznanych w branży porad, które pomogą Ci zacząć:
1. Zidentyfikuj największe wyzwania
W którym miejscu realizacji zamówień wciąż pojawiają się problemy?
Dokładnie przeanalizuj wskaźniki, aby znaleźć odpowiedź. Wskażą Ci one bezpośrednio punkty tarcia w Twoim procesie.
Jeśli Twój wskaźnik niedostarczonych zamówień rośnie, może to oznaczać, że system przechowuje zduplikowane lub nieprawidłowe adresy. A może nadszedł czas, aby ponownie rozważyć wybór przewoźnika.
Poza tym zanotuj zadania, które często sprawiają Ci trudność, takie jak generowanie i drukowanie etykiet wysyłkowych lub dopasowywanie zamówień do zapasów.
W zależności od dojrzałości organizacji niemal każde zadanie można uwzględnić w zautomatyzowanym procesie składania zamówień.
Na poziomie obsługi klienta, jeśli zamówienia są wprowadzane ręcznie lub konwertowane z jednego systemu do drugiego, należy zaprzestać tej praktyki.
Po zidentyfikowaniu tych obszarów nie spiesz się z całkowitą przebudową systemu.
Skupienie się na każdym procesie — niezależnie od tego, czy chodzi o przetwarzanie zamówień, wyznaczanie tras, wysyłkę czy zwroty — pomoże Ci lepiej zająć się poszczególnymi etapami.
Na koniec wyznacz jasne cele. Czy chcesz skrócić czas przetwarzania o 30%? A może zwiększyć dokładność zamówień o 15%?
Zdefiniowanie tych celów wyznaczy Ci jasny kierunek dalszych działań.
2. Znajdź odpowiednie narzędzia do realizacji swoich celów
Automatyzacja procesu składania zamówień nie będzie możliwa bez odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zamówieniami (OMS).
OMS zarządza całym cyklem życia zamówienia — od momentu sfinalizowania zakupu przez klienta aż do otrzymania przez niego produktów. To jedna z wielu korzyści systemów zarządzania zamówieniami.
Uwaga autora:
Dowiedz się więcej o możliwościach OMS w tym artykule: Czym jest system zarządzania zamówieniami.
Przy wyborze OMS musisz określić kilka wymagań. Upewnij się, że…
…jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy
Każdy OMS ma własną specjalizację. Niektóre systemy są przeznaczone dla sprzedawców detalicznych obsługujących duże wolumeny. Inne odpowiadają na bardziej specyficzne potrzeby biznesowe.
Na przykład: BrightPearl to świetne rozwiązanie dla sprzedawców wielokanałowych, ponieważ może synchronizować sprzedaż i zapasy online oraz offline w czasie rzeczywistym.
Ponadto system oferuje silnik automatyzacji, który pozwala definiować proste reguły — od kompletowania po wysyłkę — dla każdego zarządzanego kanału.
…rozwiązuje problemy z przetwarzaniem zamówień nękające Twoje procesy
Głównym powodem, dla którego przed rozpoczęciem automatyzacji musisz spotkać się z zespołem, jest upewnienie się, że wybierzesz narzędzie, które rzeczywiście rozwiąże Twoje problemy.
Załóżmy, że zauważyłeś wzrost wydatków na materiały opakowaniowe i chcesz obniżyć koszty o 10%.
Linnworks pomaga zabezpieczać produkty podczas dostawy bez marnowania niepotrzebnych zasobów. Umożliwia określenie wstępnie zdefiniowanych kryteriów dotyczących materiałów opakowaniowych, dzięki czemu osoby pakujące zawsze używają opakowań o odpowiednim rozmiarze i rodzaju.
…dobrze integruje się z Twoim zestawem technologicznym
Twój OMS powinien dobrze współpracować z innymi narzędziami, takimi jak:
- kanały sprzedaży, takie jak platforma e-commerce,
- oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM),
- oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP),
- oprogramowanie do zarządzania zapasami (IMS),
- oraz oprogramowanie do zarządzania magazynem.
Narzędzia takie jak BigCommerce i Shopify mają rozbudowane interfejsy API i bogaty rynek aplikacji, dzięki czemu można łatwo połączyć system OMS z pozostałymi procesami operacyjnymi. (Za chwilę przyjrzymy się temu bliżej.)
Jeśli szukasz dodatkowych rekomendacji systemów OMS, sprawdź naszą listę 10 najlepszych propozycji:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Inne narzędzie, którego możesz potrzebować do usprawnienia automatyzacji? Rozwiązanie do zarządzania zapasami (IMS).
Niektóre marki napotykają wyjątkowe wyzwania podczas automatyzowania zarządzania zamówieniami.
Potrzebujesz lepszego wglądu w stany magazynowe, aby proces zarządzania zamówieniami przebiegał bez zakłóceń.
Chociaż rozwiązania IMS koncentrują się przede wszystkim na przepływie zapasów w czasie rzeczywistym przed dokonaniem zakupu, pomagają również śledzić przepływ produktów w firmie — od zatowarowania po wysyłkę.
Korzystanie z systemu IMS w połączeniu z systemem OMS zapobiega nadmiernej sprzedaży i brakom zapasów.
Mamy jednak dobrą wiadomość: Zaawansowane platformy, takie jak Linnworks i Cin7 Core, łączą funkcje OMS i IMS, zapewniając wygodny sposób zarządzania zamówieniami i zapasami w jednym miejscu.
Pełną listę najlepszych rozwiązań IMS znajdziesz poniżej:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Połącz swoje systemy i kanały
Osiemdziesiąt dwa procent liderów twierdzi, że brak widoczności od początku do końca procesu jest największą przeszkodą w zapewnieniu wiarygodności danych. Integracja jest ważna, ponieważ trzeba uzyskać pełny obraz danych.
Jest to szczególnie istotne w przypadku procesu takiego jak zarządzanie zamówieniami, który łączy trzy kluczowe elementy: informacje o zamówieniu, dostępność zapasów i dane klienta.
Jak wspomniałem wcześniej, Twój OMS może przechowywać wszystkie te informacje, dlatego musi łączyć się z najważniejszymi narzędziami, które gromadzą i przechowują te dane.
W przeciwnym razie będziesz musieć skorzystać z ręcznego wprowadzania danych, aby naprawić ten problem, co całkowicie mija się z celem automatyzacji.
Do działania automatyzacji potrzebujesz danych w czasie rzeczywistym.
Na przykład: Jeśli Twoje systemy aktualizują stany magazynowe wyłącznie w zaplanowanych partiach, istnieje ryzyko, że na ten sam ograniczony zapas zostanie złożonych wiele zamówień (co bardzo często zdarza się podczas błyskawicznych wyprzedaży i dużych promocji!)
Integracja jest niezwykle ważna, aby uniknąć tak kosztownego błędu, który negatywnie wpływa również na doświadczenia klientów.
Co więcej, może przynieść Twojej marce ogromne oszczędności.
Aby uniknąć silosów danych, możesz:
- Wybierać platformy oferujące szeroki zakres integracji, takie jak te, o których wspomniałem we wcześniejszej wskazówce.
- Polegać na zewnętrznych łącznikach, takich jak Zapier, które działają jak uniwersalni tłumacze dla Twoich narzędzi.
- Wybrać rozwiązanie niestandardowe, ale może się ono wiązać z wysokimi kosztami. Z pomocą deweloperów możesz utworzyć niestandardowe interfejsy API lub połączenia, aby zapewnić harmonijne działanie wszystkich elementów.
Płynna integracja jest niezbędna do stworzenia zautomatyzowanego systemu zarządzania zamówieniami, który działa przy minimalnych zakłóceniach.
4. Zbuduj solidne podstawy swoich przepływów pracy
Skoro znasz już swoje najważniejsze wyzwania—oczywiście jeśli zastosowałeś się do pierwszej wskazówki—wiesz już, które zadania należy zoptymalizować.
Automatyzacja pozwala oszczędzać czas, ale wymaga pewnej wstępnej pracy ręcznej.
Najpierw musisz skonfigurować przepływy pracy, aby uruchomić nowy system.
Twoje oprogramowanie wykona najcięższą pracę, ale musisz ustawić zdefiniowane wcześniej reguły lub kryteria, których ma przestrzegać.
Wybór odpowiednich kryteriów będzie zależeć od Twojej firmy i obecnych problemów. Na przykład w przypadku kierowania zamówień możesz wybrać poziomy zapasów i lokalizację klienta jako parametry kierowania zamówieniami.
Po zdefiniowaniu reguł sposób wprowadzenia ich do OMS różni się w zależności od platformy. Zazwyczaj przejdziesz do ustawień automatyzacji, które najprawdopodobniej znajdziesz w sekcji automatyzacji przepływów pracy swojego narzędzia.
Następnie wprowadzasz wyzwalacze i warunki.
Jasne i dobrze przemyślane reguły automatyzacji pomagają OMS obsługiwać te powtarzalne zadania zgodnie z Twoimi standardami.
Jeśli chodzi o zachowanie aktualnych i dokładnych danych o zapasach, musisz zainwestować w technologie takie jak skanery kodów kreskowych i RFID.
Kody kreskowe uwalniają Twój zespół od ręcznego wprowadzania danych, a RFID pomaga skutecznie wykrywać produkty podczas kompletowania i pakowania.
(Więcej informacji o tej technologii znajdziesz w sekcji dotyczącej inteligentnych magazynów, w części poświęconej trendom związanym ze zautomatyzowanym OMS.)
5. Pomóż swojemu zespołowi zaakceptować automatyzację
Transformacja cyfrowa—na przykład przejście na zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami—często napotyka bariery. Niedawne badanie wskazuje cztery główne czynniki powodujące ten opór:
- Bariery osobiste. Pracownicy mogą obawiać się utraty pracy lub czuć się niekomfortowo podczas nauki obsługi nowych systemów.
- Wyzwania organizacyjne. Istniejąca kultura firmy i brak poparcia ze strony kierownictwa mogą spowalniać wdrażanie zmian.
- Wpływy społeczne. Kluczowi członkowie zespołu lub działy mogą sprzeciwiać się zmianom z powodu zależności władzy lub polityki biurowej.
- Czynniki finansowe. Duże zobowiązania finansowe mogą zniechęcać osoby decyzyjne pomimo przyszłego wzrostu efektywności.
Wszystkie te obawy zaprzątające umysły pracowników sprawiają, że uspokajanie ich i udzielanie im wskazówek powinno być częścią Twojego planu działania.
Oto kilka sposobów, dzięki którym możesz przełamać ich opór przed tą zmianą:
- Przeprowadź testy pilotażowe z częściowym wdrożeniem, aby zidentyfikować potencjalne problemy przed uruchomieniem pełnego systemu.
- Przeprowadź praktyczne szkolenia pracowników i warsztaty , aby ułatwić przejście.
- Wyznacz lidera lub zespół ds. automatyzacji i przygotuj poradniki, aby zapewnić stałe wsparcie.
- Zaangażuj wszystkie zainteresowane strony i zbieraj opinie w miarę postępów.
- Świętuj sukcesy i kolejne kamienie milowe na każdym etapie.
Celem jest sprawienie, aby automatyzacja była postrzegana jako ulepszenie, a nie niedogodność. Pokazanie zespołowi korzyści i prowadzenie go przez cały proces sprawi, że pracownicy będą bardziej otwarci na zmiany.
6. Mierz sukces i optymalizuj przepływy pracy
Zatoczyliśmy pełne koło. Podobnie jak w pierwszym kroku, gdy wskazano największe wyzwania, teraz nadszedł czas, aby sprawdzić, czy automatyzacja rzeczywiście pomaga je rozwiązać.
Oto kilka kluczowych wskaźników efektywności, które warto śledzić w zależności od celów — według ekspertów:
Jeśli chcesz mierzyć efektywność zarządzania zamówieniami, te wskaźniki KPI są niezbędne:
Wskaźnik niedostarczonych zamówień , aby śledzić nieudane dostawy i ich przyczyny.
Czas realizacji zamówienia, aby mierzyć, jak szybko zamówienia są przetwarzane i wysyłane.
Wskaźnik terminowego przetwarzania, aby mieć pewność, że zamówienia są wysyłane w obiecanym terminie.
Dokładność zamówień , aby ograniczyć liczbę błędów.
Bezpieczeństwo pakowania, aby śledzić odsetek zamówień docierających bez uszkodzeń.
Wskaźnik terminowości dostaw, aby mierzyć niezawodność dostaw.
Wskaźnik zwrotów, aby pomóc ustalić, dlaczego klienci odsyłają produkty.
Dokładność stanów magazynowych, aby wykrywać rozbieżności w zapasach.
Produktywność zespołu pakującego, aby monitorować efektywność przetwarzania zamówień
Przy tak wielu zmiennych śledzenie tych wskaźników KPI we wszystkich kanałach jest trudne.
Dzięki systemowi OMS sprzedawcy mogą jednak zautomatyzować ten proces i zyskać więcej czasu na tworzenie bezproblemowej obsługi klienta.
Średni czas przetwarzania zamówienia: W zależności od charakteru działalności sprzedawcy będą mieli różny poziom kontroli nad czasem przetwarzania.
Wskaźnik zwrotów: Klienci zwracają jedno na pięć zamówień detalicznych składanych online, dlatego śledzenie tego wskaźnika KPI jest niezbędne.
Czas przetwarzania zwrotu pieniędzy: Niezbędna jest najlepsza w swojej klasie polityka zwrotów w handlu elektronicznym, która pozwala klientom natychmiast otrzymać środki.
Wskaźnik perfekcyjnych zamówień: Każdy sprzedawca powinien osiągać wysoki wskaźnik perfekcyjnych zamówień (co najmniej 90%), wskazujący na efektywność i wyższy poziom zadowolenia klientów.
OMS pomaga monitorować liczby, ale potrzebujesz jasnej strategii wyboru, interpretowania i wykorzystywania tych danych.
Wybierz wskaźniki KPI zgodne z celami swojej firmy — niezależnie od tego, czy chodzi o ograniczenie błędów wysyłki, zwiększenie szybkości realizacji zamówień czy zmniejszenie liczby zwrotów.
Wskaźniki mogą pomóc zidentyfikować opóźnienia, dzięki czemu możesz zmienić reguły automatyzacji.
Ponadto patrz poza sukces widoczny na pierwszy rzut oka — czasami prawdziwy problem kryje się pod pozornie dobrymi wynikami.
Jeśli na przykład dokładność zamówień wygląda dobrze, ale wskaźnik zwrotów jest wysoki, przyczyna może leżeć gdzie indziej.
Nie powinieneś skupiać uwagi wyłącznie na tym drugim wskaźniku. Możesz sprawdzić opisy produktów i informacje o rozmiarach, aby upewnić się, że są prawidłowe. Być może klienci otrzymali produkty, które nie spełniły ich oczekiwań.
Automatyzacja nie jest rozwiązaniem jednorazowym, dlatego regularnie testuj ją i wprowadzaj korekty, aby stale optymalizować przepływ pracy.
4 wyzwania związane z automatyzacją zarządzania zamówieniami (+ rozwiązania)
Konfiguracja nowego systemu, integracja z istniejącymi narzędziami lub przeszkolenie zespołu to na początku bardzo dużo do przyswojenia.
Nie da się uniknąć pewnych trudności.
Przeanalizujmy początkowe przeszkody, z którymi mierzy się większość firm, i usprawnijmy przetwarzanie zamówień.
1. Zastępowanie starszych systemów
Dwie trzecie firm nadal korzysta ze starszych systemów ze względu na obawy dotyczące bezpieczeństwa (44%), zakłócenia operacyjne (37%) i niezawodność (33%).
Tak, przestarzała infrastruktura nadal może realizować zamówienia klientów. Jednak działa wolno, jest nieporęczna i podatna na błędy oraz naruszenia bezpieczeństwa.
Co gorsza, starsze systemy często nie potrafią dobrze komunikować się z nowoczesnymi technologiami.
Próba wymuszenia automatyzacji w przestarzałym systemie może prowadzić do silosów danych i częstych awarii. To niweczy sens automatyzacji już na samym początku.
2. Zarządzanie wysokimi kosztami początkowymi
Wdrożenie systemu OMS dla platform e-commerce może kosztować od około 30 do ponad 1 000 dolarów miesięcznie. Koszty rosną jeszcze bardziej, jeśli planujesz wdrożyć systemy CRM i ERP oraz połączyć je z systemem OMS.
Koszty szkoleń, wsparcia i długoterminowego utrzymania również mogą się kumulować.
Wydatki te mogą okazać się pułapką dla małych i średnich firm działających przy ograniczonych budżetach.
3. Eliminowanie niedokładnych danych
Choć automatyzacja jest świetnym rozwiązaniem, nie jest bezbłędna. Jeśli wprowadzisz do niej nieprawidłowe informacje, jeszcze bardziej zniekształci ona Twój proces.
Gdy tak się dzieje, nie możesz winić systemu.
Winne są nieprawidłowe dane. To poważny problem, który dotyka różnych branż, w tym handlu detalicznego.
Ten winowajca zawsze czai się tuż za rogiem, kosztując organizacje nawet 12,9 miliona dolarów rocznie.
4. Minimalizowanie przestojów systemu i liczby błędów
Nie chodzi o to, czy, lecz kiedy to nastąpi — 88% kadry kierowniczej spodziewa się wystąpienia poważnego incydentu informatycznego.
Co gorsza, brak przygotowania może być kosztowny. Sześćdziesiąt procent awarii systemów kosztuje firmy 100 000 $, a 15% z nich wiąże się ze stratami przekraczającymi 1 mln $.
Awarie systemów występują z powodu przeciążeń, nieaktualnego oprogramowania lub słabej integracji między systemami.
W przypadku systemu zarządzania zamówieniami oznacza to opóźnienia w realizacji zamówień, brak aktualizacji stanów magazynowych lub niemożność śledzenia przesyłek przez klientów.
To, co sprawdzało się wcześniej, może już nie wystarczać w miarę rozwoju firmy.
Przygotowanie automatyzacji przetwarzania zamówień na przyszłe wyzwania pomaga uniknąć spowolnień, kosztownych błędów i utraconych szans w miarę wzrostu liczby zamówień.
W kolejnej sekcji poznasz skalowalne rozwiązania, które rozwijają się wraz z przyszłymi trendami.
Przyszłe trendy w automatyzacji zarządzania zamówieniami
Nawet przy zautomatyzowanym zarządzaniu zamówieniami mogą pojawiać się opóźnienia i zaległości, jeśli systemy nie będą rozwijać się wraz z firmą.
Najnowsze narzędzia i technologie pomagają lepiej prognozować popyt, przyspieszać operacje magazynowe i śledzić poziomy zapasów we wszystkich kanałach.
Oto przyszłość procesów realizacji zamówień i powody, dla których nie można jej ignorować.
Rosnące wykorzystanie AI i ML
Siedemdziesiąt jeden procent firm handlowych wykorzystuje dziś AI (sztuczną inteligencję) do całkowitej zmiany swoich operacji. Ponadto 25% z nich używa jej konkretnie do prognozowania popytu klientów oraz unikania braków i nadmiernych zapasów.
AI i uczenie maszynowe (ML) pozwalają systemom uczyć się na podstawie danych, dzięki czemu mogą szybko wykrywać wzorce realizacji zamówień przy minimalnej ingerencji człowieka.
AI i ML w praktyce: Pipe17 i fabric
Dostawca systemów do zarządzania zamówieniami Pipe17 pozyskał 15,5 mln $, aby rozszerzyć pakiet narzędzi opartych na AI na różne systemy.
Jednym z tych narzędzi jest „Pippen” — agent operacji związanych z zamówieniami, który automatyzuje przekierowywanie zamówień i obsługę wyjątków.
W grudniu 2024 roku firma fabric zaprezentowała AI Order Cloud — oparty na sztucznej inteligencji system zarządzania zamówieniami (OMS), zaprojektowany w celu usprawnienia wielokanałowej działalności handlowej.
Do jego funkcji należą asystent AI, wykrywanie trendów oraz inteligentne rekomendacje.
More Articles
Inteligentne magazynowanie dzięki IoT i robotyce
Przewiduje się, że rynek inteligentnego magazynowania wzrośnie z 22.7 miliarda dolarów w 2023 roku do 75.7 miliarda dolarów w 2032 roku. Jego dwa główne elementy to urządzenia Internetu rzeczy (IoT) i robotyka.
Czujniki IoT, takie jak znaczniki RFID i skanery kodów kreskowych, monitorują przepływ zapasów oraz stan maszyn magazynowych.
Powiadamiają o nietypowych działaniach lub wahaniach temperatury, które mogłyby zagrozić jakości produktów.
Jeśli chodzi o robotykę, maszyny wykonują ciężką pracę — dosłownie. Kompletują, pakują i sortują zamówienia, korzystają z inteligentnego mapowania, aby sprawnie poruszać się po magazynie, oraz optymalizują trasy kompletacji.
Inteligentne magazynowanie w praktyce: Ocado Group
Firma Ocado Group wprowadza technologię On-Grid Robotic Pick (OGRP) dla internetowego handlu spożywczego i branży logistycznej.
Roboty OGRP wykorzystują widzenie maszynowe i inteligentne czujniki do identyfikowania odpowiednich punktów chwytu, aby pobierać i pakować produkty bez ich uszkadzania.
Dzięki klonowaniu zachowań ludzie mogą uczyć te roboty wykonywania określonych zadań. Roboty doskonalą się, ucząc się na podstawie własnych doświadczeń oraz doświadczeń innych robotów w systemie.
Analityka predykcyjna do prognozowania popytu
Prognozowanie popytu oparte na sztucznej inteligencji oznacza mniejsze zapasy i niższe koszty magazynowania.
Firma Deloitte ustaliła, że sieć hipermarketów zmniejszyła zapasy w sklepach o 14% dzięki AI. AI analizowała wcześniejszą sprzedaż i trendy, aby określić, które produkty należy uzupełnić.
Dzięki temu sieć nie gromadziła nadmiernych zapasów i miała tylko to, czego rzeczywiście potrzebowała. Jeśli jej zapasy są warte 100,000 dolarów, mogłaby lepiej wykorzystać 14,000 dolarów.
Prognozowanie popytu za pomocą AI w praktyce: Inventoro
Cin7 Core wykorzystuje ten trend, przejmując Inventoro — oprogramowanie do zarządzania zapasami i zamówieniami oparte na AI.
Narzędzia Inventoro oparte na AI mogą prognozować sprzedaż, wyprzedawać wolno rotujące produkty i automatyzować uzupełnianie zapasów w czasie rzeczywistym. Wszystkie te funkcje współpracują ze sobą, pomagając zespołom realizacji zamówień unikać nagłych, podejmowanych w ostatniej chwili zakupów u dostawców.
Rozwój wielokanałowych rozwiązań do zarządzania zamówieniami
Dziewięćdziesiąt procent sprzedawców detalicznych ma obecnie strategię wielokanałową, w porównaniu z mniej niż połową cztery lata temu.
Rozwiązania omnichannel zacierają granicę między zakupami online i offline, automatyzując część procesu zarządzania zamówieniami.
Niezależnie od tego, gdzie i jak klienci robią zakupy, otrzymują ten sam poziom obsługi i dostęp do zapasów.
Zarządzanie zamówieniami omnichannel w praktyce: Omni-Bot™ firmy SmartAction
Omni-Bot™ firmy SmartAction idzie o krok dalej w zarządzaniu zamówieniami omnichannel dzięki agentom wirtualnym.
Klienci mogą pytać o status zamówienia, składać zamówienia lub prosić o ich zwrot. Rozwiązanie wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego (NLP) w 100%, aby rozumieć zapytania klientów i odpowiadać na nie za pośrednictwem głosu, wiadomości tekstowych lub czatu.
Omni-Bot™ może jednocześnie weryfikować wiele punktów danych, dzięki czemu samoobsługowe wsparcie jest bardziej wydajne i pozwala oszczędzać czas.
Uwalnia to czas agentów obsługi na żywo, którzy mogą skupić się na zadaniach o większej wartości, takich jak koordynowanie pilnych zamówień lub rozwiązywanie problemów z wadami produktów.
Integracja technologii blockchain na rzecz bezpiecznych i przejrzystych łańcuchów dostaw
Przewiduje się, że wydatki na rozwiązania blockchain zbliżą się do kwoty $19 billion in 2024.
W handlu elektronicznym technologia blockchain automatyzuje i zabezpiecza zarządzanie zamówieniami, rejestrując każdą transakcję w zdecentralizowanym rejestrze.
Wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw korzystają z jednego, przejrzystego źródła danych, co ogranicza dezinformację i błędy ludzkie.
Co więcej, rozwiązania blockchain integrują się z nowymi technologiami, takimi jak IoT, inteligentne kontrakty i sztuczna inteligencja.
Integracja technologii blockchain w praktyce: Deloitte
Firma Deloitte poprowadziła projekt blockchain z wykorzystaniem IoT (tj. systemu śledzenia położenia w czasie rzeczywistym) i technologii AWS w celu usprawnienia śledzenia przesyłek.
Wszyscy interesariusze — nadawcy, przewoźnicy i odbiorcy — uzyskują dostęp do wiarygodnych i odpornych na manipulacje rejestrów przesyłek. Pomogło to zwiększyć przejrzystość i usprawnić współpracę między partnerami w łańcuchu dostaw.
Podsumowanie
Automatyzacja zarządzania zamówieniami uwalnia zespół realizacji zamówień, umożliwiając mu zajęcie się zadaniami o większej wartości, takimi jak kontrola jakości, zarządzanie dostawcami i optymalizacja procesów.
Zacznij od wyboru odpowiednich narzędzi, ich prawidłowej integracji i ustalenia jasno określonych zasad. Z czasem zobaczysz płynniejszy i wydajniejszy proces realizacji zamówień, w którym występuje mniej błędów.
Oto kilka dodatkowych materiałów, które pomogą Ci zoptymalizować proces realizacji zamówień:
- 25 najlepszych programów do realizacji zamówień dla e-commerce
- 20 najlepszych programów do śledzenia zamówień w sklepach internetowych
Bądź na bieżąco z trendami, poradami i narzędziami dotyczącymi e-commerce, subskrybując biuletyn The Retail Exec.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące zautomatyzowanego zarządzania zamówieniami
Oto najczęściej zadawane pytania dotyczące zautomatyzowanego zarządzania zamówieniami, które przeprowadzą Cię przez wszystkie etapy — od wstępnego planowania po fazę po wdrożeniu.
Po jakim czasie można zauważyć zwrot z inwestycji w automatyzację zarządzania zamówieniami?
Średnio firmy odzyskują zainwestowane środki w ciągu od jednego do dwóch lat dzięki niższym kosztom ogólnym, mniejszej liczbie błędów i szybszej realizacji zamówień.
To, jak szybko zauważysz zwrot z inwestycji w zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami, zależy jednak od skali wdrożenia.
Czy istnieją branże, w których zautomatyzowane zarządzanie zamówieniami przynosi większe korzyści?
Automatyzacja usprawnia żmudne zadania, które w przeciwnym razie wymagałyby dużego nakładu pracy ręcznej.
Branże zarządzające licznymi jednostkami SKU i dużą liczbą zamówień, takie jak handel elektroniczny, handel detaliczny, produkcja i dystrybucja, odnoszą duże korzyści z automatyzacji zarządzania zamówieniami.
Jaka jest różnica między OMS a ERP i czy potrzebuję obu tych systemów?
Systemy OMS obsługują wszystko, co dotyczy zamówień — wprowadzanie, przetwarzanie, realizację i dostawę. Systemy ERP zarządzają szerszymi procesami biznesowymi, takimi jak finanse, zapasy i zarządzanie łańcuchem dostaw.
Najlepiej zainwestować w oba systemy, jeśli zależy Ci na sprawnej obsłudze zamówień i pełnej widoczności wszystkich procesów w firmie. Kompleksowe systemy, takie jak Acumatica, oferują rozbudowane rozwiązanie ERP + OMS z modułami do zarządzania finansami, zapasami, przetwarzaniem zamówień i nie tylko.
Jak zapewnić bezpieczeństwo danych w zautomatyzowanych systemach?
Systemy zarządzania zamówieniami wykorzystują wbudowane zabezpieczenia.
Na przykład Cin7 Core oferuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz przejrzyste szyfrowanie danych (TDE) w celu ochrony informacji o zamówieniach i danych klientów.
Linnworks posiada program zgłaszania luk w zabezpieczeniach, który zachęca etycznych hakerów i badaczy bezpieczeństwa do zgłaszania potencjalnych luk.
Pomaga to zwiększyć bezpieczeństwo ich systemów i danych.
Jednak również Ty musisz skonfigurować mechanizmy kontroli dostępu, przeprowadzać audyty oraz regularnie monitorować dostęp użytkowników i dzienniki systemowe, aby utrzymać najwyższy poziom bezpieczeństwa.
Jak zautomatyzowane systemy obsługują szczytową liczbę zamówień w okresie świątecznym?
Zautomatyzowany system OMS usprawnia realizację zamówień w okresach szczytu świątecznego, kierując zamówienia do najbliższego magazynu, w którym dostępne są produkty.
System śledzi zapasy we wszystkich kanałach oraz procesy magazynowe i uruchamia ponowne zamówienia, gdy poziom zapasów spadnie poniżej ustalonego progu.
Nie będziesz musieć martwić się tym, że w okresie świątecznym wyprzedasz produkty lub przepełnisz półki nadmiernymi zapasami.