Voorraad auditen: 9 procedures + voordelen & hulpmiddelen
De voorraad van je e-commercebedrijf is een van de belangrijkste waardevolle bedrijfsmiddelen. Daarom is het zo belangrijk om ervoor te zorgen dat je voorraadtelling nauwkeurig is en dat je elk artikel op de juiste manier op voorraad houdt.
Een onderdeel van het bijhouden van je voorraad zijn voorraadaudits.
Een voorraadaudit gaat diepgaand in op de voorraad van je bedrijf om de nauwkeurigheid te controleren, mogelijke voorraadtekorten vast te stellen en fraude en diefstal tot een minimum te beperken.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Er zijn echter verschillende auditprocessen en -procedures waar verschillende bedrijven de voorkeur aan geven.
In deze gids leer je meer over het belang van voorraadaudits en hoe je een audit uitvoert van de voorraad voor je e-commercebedrijf.
Laten we beginnen.
Wat is een voorraadaudit?
Een voorraadaudit is een analytische procedure waarbij de voorraad van een bedrijf wordt gecontroleerd aan de hand van de financiële administratie om de nauwkeurigheid te waarborgen.
Met dit proces wordt gecontroleerd of de werkelijke telling van goederen overeenkomt met de geregistreerde telling van goederen. Zo wordt gewaarborgd dat je voorraadbeheersysteem werkt en dat er gedurende de betreffende periode geen producten verloren zijn gegaan.
Vaak houdt een voorraadaudit simpelweg in dat je al je resterende producten gedurende een bepaalde periode telt en die aantallen vergelijkt met de aantallen in je voorraadbeheersoftware om te zien of er afwijkingen zijn.
Waarom voorraadaudits essentieel zijn voor e-commercebedrijven
Het regelmatig uitvoeren van voorraadaudits—hoewel de frequentie afhankelijk is van het type bedrijf en de voorraad die je hebt—is een belangrijk proces voor elk retailbedrijf.
Sommige bedrijven hoeven deze audits slechts eenmaal per jaar uit te voeren, terwijl andere bedrijven (meestal bedrijven die bederfelijke artikelen verkopen) dit maandelijks kunnen doen.
Een voorraadaudit is zo essentieel omdat deze je bedrijf kan helpen om:
- Afwijkingen te ontdekken: Amerikaanse detailhandelaren rapporteerden in 2022—door middel van audits—een gemiddelde voorraadkrimp van 1,6% ($112.1 billion aan verliezen). Ontdek of je werkelijke telling afwijkt van de telling die op basis van je voorraadtracking zou moeten gelden. Afhankelijk van de omvang van de afwijking kun je een onderzoek starten om te achterhalen waarom dit gebeurt.
- Te veel of te weinig voorraad te voorkomen: Audits kunnen je helpen ontdekken of bepaalde voorraad te lang in de schappen blijft liggen of welke voorraad bijna op is, zodat je je voorraadbestellingen kunt aanpassen.
- Productverlies vast te stellen: Productverlies kan ontstaan door diefstal, schade of bederf. Door regelmatig audits uit te voeren, kun je mogelijke problemen met verlies identificeren, zodat je deze kunt aanpakken en beperken.
- Problemen met de efficiëntie van het magazijn vast te stellen: Een voorraadtekort kan het gevolg zijn van inefficiënte magazijnprocessen. Je audit kan deze problemen aan het licht brengen, zodat ze kunnen worden opgelost.
- Regelgeving na te leven: Beursgenoteerde bedrijven moeten voorraadaudits door derden uitvoeren om aan de regelgeving te voldoen—volgens de controlestandaarden van de AICPA en de Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB), als hun artikelen als “materieel” worden beschouwd. De Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) stellen dat een artikel als materieel wordt beschouwd als “het weglaten ervan of een fout erin de economische beslissingen zou kunnen beïnvloeden van degenen die op de financiële overzichten vertrouwen.”
9 veelvoorkomende procedures voor voorraadaudits
Er zijn verschillende veelvoorkomende auditprocedures die retailbedrijven kunnen helpen nauwkeurige voorraadtellingen te verkrijgen.
Sommige hiervan kunnen samen worden gebruikt, terwijl andere afhankelijk zijn van de manier waarop je bedrijf werkt.
Fysieke voorraadtelling
Bij een fysieke voorraadtelling wordt elke eenheid afzonderlijk geteld om de voorraadniveaus te meten.
Hoewel dit traditioneel handmatig gebeurt, kan ook een barcodescanner worden gebruikt om bij het proces te helpen.
Dit gebeurt meestal slechts eenmaal, aan het einde van het boekjaar of de boekhoudperiode. Dat komt doordat een handmatige voorraadtelling een enorme onderneming is, zelfs met behulp van voorraadbeheertools.
Cyclustellingen
Cyclustellingen worden vaker uitgevoerd.
Deze procedure is een systematische telling van verschillende voorraadgebieden, waarbij verschillende afdelingen of producttypen rouleren.
Hoewel een fysieke voorraadtelling van de volledige voorraad slechts ongeveer één keer per jaar plaatsvindt, kunnen cyclustellingen helpen om tussentijds afwijkingen te ontdekken.
Afsluitingsanalyse
Een afsluitingsanalyse is het proces waarbij alle activiteiten in je magazijn worden stilgelegd om ervoor te zorgen dat er tijdens het telproces geen voorraad binnenkomt of vertrekt.
Dit helpt de voorraadnauwkeurigheid te verbeteren doordat ervoor wordt gezorgd dat er geen artikelen in de verkeerde boekhoudperiode worden geteld.
Als je een afsluitingsanalyse uitvoert, wil je dit vooraf met je klanten communiceren, zodat zij weten dat ze vertragingen bij de verzending kunnen verwachten.
ABC-analyse
Een ABC-voorraadanalyse houdt in dat je je voorraad op basis van waarde in drie groepen indeelt (d.w.z. groep A, B en C).
Groep A bestaat bijvoorbeeld uit artikelen met een hoge waarde, groep B uit artikelen met een gemiddelde waarde en groep C uit artikelen met een lage waarde.
Je kunt SKU-nummers en barcodes gebruiken om je producten te helpen prioriteren.
Als je voor dit proces kiest, wil je je artikelen misschien zelfs in deze verschillende categorieën opslaan om voorraadaudits eenvoudiger te maken.
Met het ABC-analyseproces kun je je middelen tijdens een audit effectiever toewijzen (denk er eens over na: tijdens de interne audit wil je prioriteit geven aan je artikelen met een hogere waarde).
Bovendien kan ABC-voorraadanalyse worden gebruikt als een vorm van cyclustelling.
Je zou vaker cyclustellingen uitvoeren voor je A-groep dan voor de B- en C-groep, omdat je je voorraad met een hogere waarde nauwlettender wilt volgen.
Analyse van vrachtkosten
Bij een analyse van vrachtkosten wordt gekeken naar verzendkosten voor het vervoeren van voorraad van de ene plaats naar de andere. Dit kan een belangrijk cijfer zijn om in je financiële rapportage te bekijken.
Door dit te analyseren krijg je inzicht in alle verzend- en vrachtgerelateerde kosten, waardoor mogelijke kansen ontstaan om betere vrachttarieven te bedingen, inefficiënties in de toeleveringsketen te vinden en levertijden te verbeteren.
Je huidige vrachttarieven kunnen bijvoorbeeld een verborgen kostenpost zijn waar je niet altijd aandacht aan besteedt.
Als je elk jaar een analyse van de vrachtkosten uitvoert, krijg je een duidelijk beeld van wat je betaalt. Vervolgens kun je onderzoeken of je elders lagere tarieven kunt vinden.
Als dat zo is, kun je die lagere tarieven misschien gebruiken om betere kosten te bedingen bij je huidige bedrijf.
Kostprijsanalyse van gereed product
Een kostprijsanalyse van gereed product werkt het best als je je eigen producten maakt.
Hierbij wordt rekening gehouden met directe materialen en arbeid, evenals indirecte productiekosten.
Met deze analyse bepaalt je team wanneer een product klaar is om te worden verkocht, zodat controleurs het kunnen opnemen in hun voorraadwaarderingsproces.
Analyse van indirecte kosten
Bij een analyse van indirecte kosten worden de indirecte kosten gecontroleerd die verband houden met de productie van je goederen.
Dit kan zaken omvatten zoals huur, nutsvoorzieningen, verzekeringskosten en administratieve kosten, evenals andere kosten waar je normaal gesproken misschien geen rekening mee houdt. Zo voorkom je dat je de totale voorraadkosten onderschat.
Aansluiting van voorraadtellingen
Aansluiting is het proces waarbij je fysieke voorraadtelling wordt vergeleken met je boekhoudkundige gegevens.
Als er afwijkingen worden ontdekt, moet je deze corrigeren en uitzoeken waarom ze zijn ontstaan.
Dit proces ziet er ongeveer als volgt uit:
- Voer uw fysieke voorraadopname uit om een nauwkeurige telling van uw bestaande voorraad te krijgen.
- Vergelijk uw telling met uw voorraadadministratie om te zien of deze overeenkomen.
- Breng eventuele afwijkingen nauwkeurig in kaart en onderzoek waarom deze mogelijk zijn ontstaan.
- Controleer verzendlogboeken, verkoopgegevens, facturen en andere documenten om te zien of u antwoorden kunt vinden.
- Stem de voorraadadministratie af op uw werkelijke telling. Als u de reden voor de afwijking hebt gevonden, maakt u een “voorraadafstemmingsverklaring” waarin u uitlegt waarom deze is ontstaan. Pas anders eenvoudig uw cijfers aan zodat ze overeenkomen met de werkelijke telling en u voortaan over nauwkeurige cijfers beschikt.
Facturen afstemmen op het verzendlogboek
Met dit proces controleert u uw facturen of inkooporders nogmaals aan de hand van uw verzendlogboek om er zeker van te zijn dat er geen afwijkingen tussen deze documenten bestaan.
Dit is een geautomatiseerd proces waarbij de meeste boekhoudsoftware kan helpen.
Hiermee kunt u controleren of uw klanten de juiste artikelen ontvangen en of er geen dubbele bestellingen worden verzonden.
Vereenvoudig uw voorraadaudits—ontdek hoe een doorlopend voorraadsysteem realtime nauwkeurigheid biedt en afwijkingen bij audits vermindert.
Het proces van een voorraadaudit
Nu u enkele procedures kent die u tijdens het controleren van uw voorraad zult gebruiken, nemen we het auditproces in drie stappen door.
Stap 1: Voorbereiden op de voorraadaudit
Om fouten tot een minimum te beperken en de efficiëntie te maximaliseren, begint u het beste met een duidelijke voorbereidingsfase. Hierbij horen taken zoals:
- Het juiste moment kiezen: Omdat het controleren van voorraadartikelen de bedrijfsactiviteiten stillegt, kiest u het beste het juiste moment om uw audit in te plannen, zodat verstoringen tot een minimum worden beperkt. U wilt de activiteiten bijvoorbeeld niet tijdens de feestdagen stilleggen voor een voorraadaudit. Als er in de loop van het jaar echter een rustige periode is, kan dat de perfecte gelegenheid zijn.
- Georganiseerd te werk gaan: Organiseer uw voorraad, beperk het aantal pallets en zorg dat alles op zijn plaats staat om ervoor te zorgen dat de audit zo soepel mogelijk verloopt.
- Documentatie voorbereiden: Verzamel al uw gegevens en voer een snelle controle uit om er zeker van te zijn dat u over alle documentatie beschikt die u nodig hebt om uw voorraad te controleren en af te stemmen. Dit kan uw voorraadadministratie, facturen, verzendlogboeken en andere documenten omvatten die worden gebruikt om uw voorraad af te stemmen.
- Doelen en doelstellingen vaststellen: Stel doelen voor uw audit, zoals het valideren van uw voorraadbeheerproces, het identificeren van bronnen van voorraadverlies, het vergroten van uw voorspellingsmogelijkheden of het verbeteren van de kosteneffectiviteit.
- Uw team trainen: Zorg ervoor dat uw team weet hoe het een voorraadopname moet uitvoeren om fouten gedurende het hele proces tot een minimum te beperken.
- Gebruikmaken van technologie: Gebruik de relevante functies van uw voorraadbeheersoftware of magazijnbeheersoftware om het algehele proces te stroomlijnen.
Stap 2: De voorraadaudit uitvoeren
Nu is het tijd om uw audit te starten. Voer de volgende taken uit om deze stap te voltooien:
- De juiste procedure(s) kiezen: We hebben de verschillende procedures die nodig zijn voor het uitvoeren van een voorraadaudit al besproken. Kies de procedure(s) die het beste bij uw voorraad passen.
- Uw telling uitvoeren: Begin met tellen volgens de door u gekozen procedure(s). Tel elk afzonderlijk artikel en noteer de hoeveelheid op uw balansen.
- De telling afstemmen: Vergelijk de aantallen met de aantallen in uw voorraadsoftware. Onderzoek eventuele afwijkingen die u aantreft.
Stap 3: De resultaten analyseren
Tot slot moet u, zodra uw audit of telling zelf is voltooid, de resultaten analyseren. Voer hiervoor de volgende taken uit:
- Identificeer patronen in je afwijkingen: Bekijk je afstemmingsdocumenten om te zien of je patronen in afwijkingen kunt ontdekken, zoals specifieke producten of delen van je magazijn die doorgaans het minst nauwkeurig zijn. Probeer vervolgens de reden vast te stellen, zoals inefficiënte processen, problemen met leveranciers of zelfs interne diefstal.
- Evalueer de effectiviteit van je gekozen procedure: Heb je het juiste proces (of de juiste combinatie van processen) gekozen voor het controleren van je voorraad? Hoe nauwkeurig was je telling? Moet je voortaan iets anders proberen?
- Ontwikkel een actieplan voor de toekomst: Zodra je eventuele onderzoeken naar afwijkingen hebt afgerond, stel je een plan op om deze in de toekomst tot een minimum te beperken. Dit kan betekenen dat je van leverancier wisselt, andere software zoekt, afscheid neemt van enkele teamleden of zelfs verhuist naar een andere magazijnlocatie.
7 beste werkwijzen voor voorraadcontroles
Wil je je voorraadcontroleproces verbeteren? Deze zeven beste werkwijzen kunnen helpen.
1. Gebruik de beste voorraadbeheersoftware
Een manier om je voorraadbeheer direct te verbeteren is met de juiste software.
Deze online tools kunnen zeer nuttig zijn voor je processen: ze helpen fouten tot een minimum te beperken en geven je nog meer controle over je voorraad.
De juiste voorraadbeheersoftware voor het verbeteren van je controles moet mogelijkheden bieden voor geautomatiseerde bestelniveaus (waarbij automatisch nieuwe voorraad wordt besteld wanneer het voorraadniveau een bepaalde drempel bereikt, om voorraadtekorten te helpen voorkomen) en waarschuwingen voor voorraadniveaus (meldingen wanneer de voorraad een bepaald niveau bereikt).
Deze functies zijn nuttig om de voorraadniveaus in de gaten te houden en te weten wanneer je meer bestelt.
Je kunt deze functies ook gebruiken als waarschuwingen voor wanneer je een miniaudit moet uitvoeren, om te controleren of de voorraadniveaus inderdaad zo laag zijn als de software aangeeft—en of dat ook de bedoeling is.
Hier zijn onze favoriete voorraadbeheeroplossingen om al het werk voor het handhaven van nauwkeurige voorraadniveaus eenvoudiger te maken:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Automatiseer en volg je voorraad in realtime
Tools zoals geautomatiseerde tracking en realtime voorraadupdates kunnen op de lange termijn helpen om fouten en afwijkingen te verminderen.
Wanneer je het hele jaar door de voorraadniveaus kunt volgen, is er tijdens een controle minder ruimte voor verrassingen.
Bovendien krijg je toegang tot slimme technologie, zoals barcodescanners en RFID, die processen zowel vóór als tijdens de controle helpen stroomlijnen.
Barcodescanners helpen het telproces sneller te maken—en voorkomen dat je de tel kwijt raakt.
RFID-tags kunnen bedrijven helpen de voorraadbewegingen in de gaten te houden, zodat je kunt garanderen dat de voorraad door de toeleveringsketen wordt vervoerd. Dit is een geweldige manier om de efficiëntie in het magazijn te verhogen en tegelijkertijd je controleprocessen te verbeteren.
3. Integreer met e-commerceplatforms en -tools
Als je een online winkel beheert, zien je voorraadgegevens er anders uit dan die van een fysieke winkel met ingebouwde opslagruimte.
Dit betekent dat je software nodig hebt die kan samenwerken om alles goed in de gaten te houden.
Zoek een voorraadbeheertool die naadloos integreert met je e-commerceplatform, zodat je de voorraad gemakkelijker kunt volgen wanneer deze je fulfilmentcentrum binnenkomt en verlaat.
Bekijk daarnaast alle beschikbare integraties om te zien welke andere tools je kunt inzetten om je processen te verbeteren.
Enkele van deze tools kunnen zijn:
- Magazijnbeheersoftware
- Software voor klantrelatiebeheer (CRM)
- Software voor bedrijfsresourceplanning (ERP)
- Systeem voor productinformatiebeheer (PIM)
- Software voor logistiek door derden (3PL)
- Verzendsoftware
4. Menselijke fouten tot een minimum beperken
Audits uitvoeren kan moeilijk zijn. Het kost veel tijd en is sterk afhankelijk van het beperken van menselijke fouten.
Dit betekent dat je je medewerkers goed moet opleiden—en hen voortdurend op de hoogte moet houden van de software en processen—zodat ze precies weten wat er van hen wordt verwacht wanneer het auditseizoen aanbreekt.
Een andere manier om menselijke fouten tot een minimum te beperken, is door deskundige auditors in te huren die het proces voor je afhandelen.
Beursgenoteerde bedrijven zijn hiertoe verplicht om aan auditnormen te voldoen.
5. Regelmatige en externe audits uitvoeren
Zorg ervoor dat je altijd voorbereid bent op audittijd door een vast schema op te stellen.
Voer bijvoorbeeld elke maand cyclustellingen uit en aan het einde van het boekjaar volledige fysieke voorraadtellingen.
Het is ook een goed idee om periodiek externe auditors in te huren, zodat zij onpartijdige evaluaties kunnen uitvoeren en ervoor kunnen zorgen dat al je voorraadgegevens volledig accuraat zijn.
Deze worden doorgaans eenmaal per jaar uitgevoerd.
6. Procedures opleiden en standaardiseren
Zoals we al vermeldden, is het essentieel om je medewerkers op de hoogte te houden van de procedures.
Maar nog belangrijker—vooral wanneer teamleden bij het bedrijf komen en vertrekken—is het standaardiseren van je procedures en het goed documenteren van het volledige proces.
Zo kun je je auditprocessen opnemen in het algemene inwerkproces en de regelmatige training van je medewerkers.
Test verschillende telprocedures om de procedure te vinden die het beste werkt voor jouw bedrijf en team, en standaardiseer dat proces vervolgens door het aan je trainingsmateriaal toe te voegen.
7. Technologie omarmen
Technologie is je vriend—vooral bij zo’n handmatig en vervelend proces als het tellen van voorraad.
Maak gebruik van de hulpmiddelen die tot je beschikking staan.
Natuurlijk hebben we de voordelen van voorraadbeheersoftware al genoemd, maar er zijn ook AI-hulpmiddelen en mobiele apps voor zaken als voorspellende analyses en beheer onderweg die extra ondersteuning kunnen bieden.
De meeste magazijnbeheersystemen (WMS) zouden bijvoorbeeld op een mobiele app moeten werken om het proces te helpen stroomlijnen.
Slotgedachten
Uiteindelijk moet elk retail- en e-commercebedrijf minstens jaarlijks voorraadaudits uitvoeren om ervoor te zorgen dat de gegevens over de voorraadomloop volledig accuraat zijn.
Deze gids helpt je ervoor te zorgen dat je voorraadtelling zo nauw mogelijk aansluit op je financiële overzichten.
De wereld van e-commerce beweegt snel—en jij dus ook. Abonneer je op onze nieuwsbrief met de nieuwste inzichten voor e-commercemanagers van toonaangevende e-commerce-experts.
Veelgestelde vragen over voorraadaudits
Heb je nog vragen? Dat hadden we al gedacht. Hier zijn enkele extra vragen en antwoorden die je nieuwsgierigheid misschien bevredigen (duimen maar).
Zijn voorraadaudits moeilijk?
Voorraadaudits kunnen moeilijk zijn, omdat je team met een aantal uitdagingen te maken kan krijgen. Om te beginnen is het een tijdrovend proces.
Daarnaast is het moeilijk om op te schalen, waardoor het proces nog lastiger wordt naarmate je bedrijf groeit. Met de juiste processen kun je het echter zo beheersbaar mogelijk maken.
Hoe vaak moeten voorraadaudits worden uitgevoerd?
Voorraadaudits moeten aan het einde van elk boekjaar worden uitgevoerd—hoewel sommige bedrijven mogelijk vaker audits moeten uitvoeren.
Wat is het risico van een voorraadaudit?
Zoals bij elk proces is er altijd een risico op fouten. Wanneer mensen je voorraadartikelen fysiek tellen, zal er altijd een foutmarge zijn als gevolg van onjuiste tellingen.
Wat is een cyclustelling?
Een cyclustelling houdt in dat een bedrijf gedurende het jaar op verschillende momenten kleinere groepen voorraad telt, in plaats van (of misschien naast) één enorme volledige inventarisatie per jaar.
