Flusso di Lavoro per la Gestione degli Ordini: 7 Passi per Ottimizzare l’Evasione
Gestione degli Ordini Perfetta: Ottimizzare il flusso di lavoro per la gestione degli ordini allinea i processi, riduce gli errori, migliora i tempi di consegna e aumenta la soddisfazione dei clienti. Capire ogni fase è fondamentale per implementare strumenti e strategie efficaci.
Sincronizza per Vincere: Processi sincronizzati garantiscono un'esperienza ecommerce senza intoppi, portando efficienza e meno errori costosi, per la felicità dei tuoi clienti.
Le Fasi Definiscono il Percorso: Comprendere le fasi della gestione degli ordini è la chiave per scegliere i giusti miglioramenti e strumenti per ottimizzare le tue operazioni.
La gestione dell’ecommerce coinvolge molte componenti che richiedono una messa a punto precisa.
Una delle più gratificanti (e di maggior impatto) da ottimizzare è il flusso di lavoro della gestione degli ordini.
Perché quando tutti i processi rilevanti sono sincronizzati, il resto va al suo posto. Il risultato è meno errori costosi, consegne più puntuali e clienti soddisfatti.
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Ma parliamoci chiaro—prima devi capire le diverse fasi. Solo allora potrai introdurre gli strumenti e le strategie giuste per trasformare il tuo flusso di lavoro.
Ed è proprio ciò di cui parleremo in questo articolo.
Cos’è un flusso di lavoro per la gestione degli ordini?
Un flusso di lavoro per la gestione degli ordini traccia la sequenza di passaggi che intercorrono dalla ricezione dell’ordine fino alla consegna. È la base di un processo di evasione ordini efficiente, scalabile e fluido.
Lubrificare questi ingranaggi permette di mantenere tutti i processi sincronizzati, coordinare strumenti e team, ed evitare che dettagli importanti—come inventario, pagamento o informazioni sul cliente—sfuggano al controllo.
Le fasi di un flusso di lavoro per la gestione degli ordini ottimizzato
Un flusso di lavoro ben strutturato garantisce che ogni ordine si muova in modo efficiente dal checkout alla consegna (e oltre).
Ecco come funziona in pratica per Kendra Kookware, un marchio fittizio rivolto ad aspiranti chef casalinghi che desiderano strumenti di livello professionale.
Bonus: Ho inserito alcuni suggerimenti di strumenti che puoi sfruttare per ottimizzare ogni fase. Questi strumenti sono i trucchi segreti per padroneggiare il processo.
1. Inserimento e acquisizione dell’ordine
Il primo step del flusso di gestione degli ordini prevede la raccolta dei dettagli degli ordini dai canali di vendita, come il sito web.
Questo permette di centralizzare le informazioni necessarie sull’ordine (es: quantità) e sul cliente (es: preferenza di spedizione) per avviare il processo.
🛠️ Strumento/i assolutamente consigliati:
Un order management system (OMS) automatizza questo passaggio catturando istantaneamente i dati dell’ordine e sincronizzandoli tra le varie piattaforme, inclusi il tuo ERP e CRM. Lavora anche in background per monitorare l’intero ciclo di vita dell’ordine.
Puoi inoltre utilizzare strumenti di inserimento ordini per questa attività essenziale. E guarda un po’, abbiamo una lista dei migliori software per l’inserimento ordini per aiutarti a raggiungere ciò di cui hai bisogno:
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Esempio:
Kara, aspirante creatrice di contenuti culinari, ordina un coltello da chef e un set di taglieri tramite lo shop online di Kendra Kookware.
L’OMS dell’azienda Linnworks registra istantaneamente i suoi dati e conferma l’ordine con un’email automatica di conferma.
2. Elaborazione e verifica del pagamento
Prima che un ordine possa procedere, un sistema di gestione degli ordini efficiente verifica i dettagli di pagamento e controlla la presenza di attività fraudolente.
Questa fase garantisce che le transazioni siano sempre autorizzate e crittografate, così da trasferire in sicurezza i fondi nel tuo conto commerciante.
È una misura necessaria sia per l’azienda che per il cliente.
🛠️ Strumenti che raccomandiamo assolutamente:
Un gateway di pagamento e un processore si occupano della gestione dei pagamenti online. Il gateway trasmette prima in modo sicuro i dati di pagamento.
Poi il processore comunica con le banche per completare il trasferimento.
Esempio:
Kara paga con la sua carta di credito. Il gateway di pagamento di Kendra Kookware, Stripe, verifica la transazione e processa il pagamento in modo sicuro. Dopo l'approvazione, lo stato dell’ordine viene aggiornato a "Pagato".
3. Gestione dell'inventario e allocazione delle scorte
Questa fase controlla i livelli di inventario per confermare la disponibilità dei prodotti a magazzino.
Se un prodotto non è disponibile, puoi creare un ordine arretrato oppure suggerire al cliente un prodotto sostitutivo.
La disponibilità di dati in tempo reale è necessaria per evitare situazioni così spiacevoli.
🛠️ Strumenti che raccomandiamo assolutamente:
Un sistema di gestione dell’inventario (IMS) tiene traccia del movimento dei prodotti prima dell’acquisto. Segnala ogni prodotto vicino all’esaurimento, attivando il processo di riassortimento.
Si differenzia da un OMS, che si occupa del monitoraggio post-acquisto delle tue merci.
Tuttavia, alcune soluzioni software come Cin7 Core e Linnworks gestiscono entrambe le funzionalità, offrendo agli utenti una visibilità completa da un capo all'altro.
Esempio:
Il sistema di gestione dell’inventario di Kendra Kookware, Linnworks, conferma che il set di coltelli da chef e tagliere è disponibile in magazzino. Poiché la disponibilità sta diminuendo, Linnworks segnala il prodotto per il riordino mentre riserva l’ordine di Kara per prevenire scorte esaurite.
4. Evasione degli ordini e spedizione
Una volta confermato l’ordine, viene indirizzato al magazzino corretto. Il team del magazzino si mette all’opera per prelevare, imballare e spedire gli articoli corretti.
Tutti questi passaggi richiedono decisioni strategiche che possono farti risparmiare moltissimo denaro.
La fase di picking deve scegliere i percorsi più veloci per ottimizzare l’efficienza dei lavoratori; il packing deve utilizzare materiali economici ma sicuri per proteggere i prodotti e garantirne la consegna intatta.
Il processo di spedizione prevede la consegna dell’ordine tramite l’opzione di terze parti più conveniente disponibile al momento, se non gestisci la spedizione internamente.
🛠️ Strumenti che consigliamo vivamente:
Ottimizzare l'evasione degli ordini è il punto in cui un OMS brilla. Il giusto OMS può automatizzare le fasi soggette a errori in questa fase, come la scelta del magazzino corretto, dei percorsi di prelievo, dei materiali di imballaggio e dei corrieri di spedizione.
Soluzioni specializzate come software per il picking e il packing e software per la spedizione sono disponibili anche per ottimizzare queste fasi ad alta intensità di risorse.
Esempio:
Utilizzando Linnworks Pickwave, il personale di magazzino è riuscito a localizzare i contenitori corretti per gli articoli di Kara.
Linnworks inoltre consiglia la dimensione della scatola e stampa un'etichetta di spedizione per FedEx, che offre la migliore tariffa e tempi di consegna al momento della generazione dell'etichetta.
5. Consegna dell'ordine e aggiornamenti di stato
Il pacco ha lasciato il magazzino, ma l'ordine rimane sotto la tua responsabilità. Automatizzare gli aggiornamenti di stato è necessario per garantire l'accuratezza in tempo reale.
Tracciare e monitorare lo stato e comunicare le informazioni ai tuoi clienti è parte integrante di un'esperienza cliente eccellente.
Allo stesso tempo, ciò ti permette di individuare eventuali errori nel processo e correggerli il prima possibile.
🛠️ Strumenti che consigliamo vivamente:
Un OMS con funzionalità di tracciamento degli ordini aggiorna automaticamente lo stato di consegna nel sistema e fornisce i tempi di arrivo stimati via email o SMS.
Esempio:
Kara riceve un'email di conferma della spedizione da Kendra Kookware, completa del suo numero di tracking FedEx. Controlla lo stato e vede che il suo pacco è in consegna.
6. Processi post-consegna
Considerare resi e cambi quando si ottimizza il flusso di gestione degli ordini è importante.
I clienti che acquistano online attribuiscono grande valore ai brand che facilitano un processo post-consegna senza intoppi.
A questo punto, ti occupi del reso della merce nel tuo magazzino, dove puoi verificare eventuali danni per autorizzare il processo.
🛠️ Strumenti che consigliamo vivamente:
Un OMS può semplificare i problemi post-consegna. Può automatizzare la generazione dell'etichetta di reso e aggiornare le giacenze al momento della restituzione.
Esempio:
Kara adora l'aspetto delle sue nuove pentole, ma decide di preferire il set di quattro coltelli di Kendra Kookware, che include anche il coltello da chef.
Inizia una procedura di reso, e il sistema di gestione ordini di Kendra Kookware genera immediatamente un'etichetta di reso.
Una volta ricevuto l'articolo, Linnworks aggiorna i livelli di inventario di Kendra Kookware e Kara riceve un credito da spendere per il prossimo acquisto.
Perché è importante ottimizzare i flussi di lavoro nella gestione degli ordini
Hai la responsabilità di consegnare gli ordini puntualmente. Migliorare il tuo sistema di gestione degli ordini è il primo passo per raggiungere questo obiettivo.
Quando standardizzi tutti i processi correlati, puoi ottenere una serie di vantaggi:
- Efficienza operativa. L'accesso a dati in tempo reale può aiutarti a prevenire intoppi nella pianificazione della domanda e nell'instradamento degli ordini, rendendo la tua azienda più agile.
- Produttività del personale. Il novantaquattro percento dei lavoratori intervistati ha dichiarato di svolgere compiti ripetitivi e che richiedono tempo nel proprio ruolo. Il tuo personale di magazzino non fa eccezione. Quando semplifichi e automatizzi i processi chiave, liberi il loro tempo per attività più strategiche.
- Coordinamento fluido. Processi e piattaforme interconnessi possono migliorare la collaborazione tra i team.
- Evadi più rapidamente gli ordini. Eliminando compiti ripetitivi ed errori costosi grazie all'automazione riduci gli attriti inutili. Gli studi dimostrano che l'automazione può migliorare i tempi di elaborazione degli ordini dal 10% al 15%.
- Soddisfazione del cliente. Il venticinque percento degli acquirenti dichiara di annullare gli ordini se la consegna richiede troppo tempo. Velocizzare il fulfillment è un modo per prevenire queste perdite e mantenere i clienti soddisfatti.
Tutto ciò per dire che: Un solido flusso di lavoro di gestione degli ordini apre la strada a operazioni fluide, riducendo al minimo gli errori, riducendo i ritardi e permettendo una gestione efficiente del processo.
Ho visto clienti ottenere una velocità di elaborazione degli ordini superiore del 30-50%, una riduzione del 90% degli errori sugli ordini e costi operativi inferiori del 20-40% dopo aver ottimizzato i loro flussi di lavoro.
Uno degli impatti maggiori riguarda la soddisfazione del cliente—quando gli ordini vengono processati rapidamente e accuratamente, ciò porta a recensioni migliori e maggiore fedeltà
Approfondiamo cosa serve davvero per rendere questi vantaggi alla portata di tutti.
Come automatizzare e ottimizzare i flussi di lavoro della gestione degli ordini
Automatizzare processi disordinati o inefficienti può causare ancora più problemi in futuro.
Ecco come puoi migliorare il flusso di lavoro della gestione ordini e sfruttare l'automazione per operazioni più veloci e fluide.
Step 1: Valuta il flusso di lavoro attuale e individua i colli di bottiglia
Spegnere costantemente "incendi" nelle diverse fasi di gestione degli ordini non è mai una buona strategia. Ti esaurirai solamente.
Opta per un approccio sistematico, che prevede l’analisi completa del tuo flusso di lavoro per individuare dove si trovano i problemi.
Dovrai tracciare come gli ordini si muovono attraverso ogni fase e individuare le inefficienze prima che si accumulino. Presta attenzione a elementi come:
- Ritardi manuali. Fatturazione manuale, aggiornamenti di magazzino o processi di evasione degli ordini svolti manualmente rallentano tutta l’efficienza.
- Passaggi ridondanti. Dipartimenti diversi inseriscono gli stessi dati in fogli Excel separati per tracciare pagamenti e stato degli ordini, portando a registrazioni incoerenti.
- Collo di bottiglia ricorrenti. Gli ordini dei clienti si accumulano perché un commerciale dimentica frequentemente di confermare la disponibilità di magazzino prima di procedere con l’evasione.
- Lacune di visibilità. La mancanza di avvisi in tempo reale per gli ordini a rischio di ritardo nella consegna costringe i team frustrati a improvvisare all’ultimo minuto per recuperare.
Un problema comune è l’incoerenza dell’inventario, quando i livelli delle scorte non si aggiornano in tempo reale.
Questo porta a ordini arretrati o a una vendita eccessiva, una situazione che nessuno vuole affrontare!
I processi manuali sono un altro grande colpevole, soprattutto quando gli ordini devono essere controllati o modificati prima che possano avanzare.
Automatizzare passaggi chiave come l’instradamento degli ordini, l’allocazione delle scorte e la fatturazione ha aiutato molte aziende a ridurre i colli di bottiglia.
Una volta individuati i punti critici, puoi iniziare a pianificare la distribuzione dell’automazione.
Punta prima ai processi manuali che rallentano maggiormente l’efficienza. Più in fretta eliminerai questi ostacoli, prima ridurrai lo stress sul tuo team.
Ma se i tuoi flussi di lavoro non sono sensibili al tempo o non presentano colli di bottiglia urgenti, procedi in modo sequenziale. Automatizza il workflow della gestione ordini una fase alla volta.
Ottimizzare questi punti di attrito può anche aiutare a ottenere il consenso delle parti interessate, che potranno vedere risultati immediati e concreti.
Fase 2: Scegli il sistema di gestione degli ordini più adatto
Hai individuato le attività più importanti da automatizzare. Ora è il momento di scegliere il miglior sistema di gestione degli ordini (OMS) per mettere in pratica queste soluzioni.
Il tuo OMS automatizza l’intera gestione dell’evasione ordini su tutti i canali: dagli ordini ai fornitori al tracking degli ordini e ai resi. E come visto nella sezione precedente, è uno strumento utile praticamente in ogni fase.
Cerca uno che si integri con il tuo attuale ecosistema tecnologico.
Cin7 Core, ad esempio, vanta oltre 200 integrazioni dirette con le principali piattaforme di ecommerce, contabilità, CRM e fornitori di logistica terzi.
Inizia con un controllo della prontezza dei sistemi per assicurarti che i sistemi esistenti siano pronti al cambiamento. Esamina fattori come compatibilità, dimensionamento, integrazioni e processi aziendali.
Altre funzionalità indispensabili sono capacità di tracciabilità in tempo reale degli ordini e una gestione omnicanale dell’evasione ordini.
Ecco un esempio che sottolinea la loro importanza:
Aristocrazy, un marchio di gioielli e orologi, non aveva visibilità dell’inventario tra gli store online e fisici.
L’adozione di Salesforce Commerce Cloud ha permesso loro di centralizzare l’inventario, abilitare BOPIS (acquista online, ritira in negozio) e utilizzare lo stock dei negozi fisici per soddisfare gli ordini online. Configurando un OMS orientato al cliente, Aristocrazy ha velocizzato le spedizioni e aumentato il tasso di evasione degli ordini.
C’è meno rischio di errori umani, meno ritardi e un flusso di lavoro più rapido e affidabile grazie a un OMS. Prendi in considerazione queste soluzioni di alto livello per restringere la ricerca della soluzione più adatta alla tua realtà.
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Implementare il tuo nuovo OMS va fatto con attenzione.
Un OMS è molto orientato ai dati.
Se gli SKU non sono impostati correttamente, i dati dei clienti non sono standardizzati, oppure ti concentri solo sulla raccolta degli ordini per poi correggerli lungo il percorso, l’OMS verrà percepito come il problema che incide sull’esperienza del cliente.
Assicurati che gli ordini e i dati necessari per il loro processo siano ben definiti.
Altrimenti, spenderai moltissimo tempo a indagare problemi che avresti potuto evitare.
Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente per assicurarti che il tuo OMS migliori l’efficienza invece che comprometterla:
- Pianifica la configurazione. Configura il sistema e migra solo dati puliti e privi di duplicati per evitare intoppi durante l’implementazione.
- Forma il tuo team. Fornisci ai dipendenti una formazione pratica basata sui ruoli per aiutarli a conoscere il sistema a fondo. Istruili sulle migliori pratiche di inserimento e monitoraggio dei dati.
- Monitora e adatta. Confrontati con il tuo team riguardo a eventuali sfide o problemi riscontrati prima e dopo l’implementazione.
- Misura il successo. Tieni traccia della velocità di evasione degli ordini, dell’accuratezza delle consegne e della disponibilità a magazzino per ottenere il ritorno sull’investimento.
Passaggio 3: Integra gateway di pagamento, canali di vendita e corrieri
I flussi di lavoro automatizzati per la gestione degli ordini danno il meglio di sé con l’integrazione.
Il tuo OMS, i canali di vendita, i gateway di pagamento e i corrieri non sono collegati di default. Ma grazie all’integrazione, tutti questi sistemi possono sincronizzarsi tra loro.
Ho descritto le diverse fasi in precedenza per darti una panoramica completa del flusso di gestione degli ordini, ma ecco una spiegazione diretta del processo completamente integrato:
Supponiamo che il nostro marchio fittizio di prima, Kendra Kookware, venda anche sul marketplace Amazon (oltre che sul loro sito Shopify).
Utilizzano Stripe come gateway di pagamento, Linnworks come OMS e FedEx per la spedizione.
La sincronizzazione di questi sistemi porta a questo risultato:
Un cliente di nome Karl ha acquistato sullo shop Amazon. Stripe verifica rapidamente la transazione e autorizza il pagamento.
Linnworks rileva lo stato pagato e avvia la spedizione delle calze tramite FedEx al cliente.
Contemporaneamente, Linnworks aggiorna i livelli di inventario sia su Amazon che su Shopify per riflettere la vendita. Tutto—dalla ricezione dell’ordine alla consegna—si svolge in automatico.
Soluzioni OMS come Linnworks sono dotate di integrazioni già pronte per moltissime piattaforme. Tutto ciò che devi fare è effettuare l’accesso, autorizzare le piattaforme e sincronizzare.
Ecco perché, già al Passaggio 2, ho consigliato di scegliere un OMS che si integri bene con la tecnologia che usi già.
Ma se non hai la possibilità di effettuare integrazioni dirette, non è un problema. Puoi sempre investire in strumenti come Zapier o API sviluppate su misura per colmare il divario.
Passaggio 4: Automatizza notifiche in tempo reale e aggiornamenti tracking
Secondo uno studio condotto da Parcel Monitor, le notifiche post-acquisto hanno una percentuale di apertura del 62%. Informare tempestivamente i clienti con aggiornamenti costruisce fiducia e migliora l’esperienza clienti.
Naturalmente, non vuoi perdere tempo scaricando dettagli degli ordini e caricando manualmente le informazioni di tracking ogni volta.
La visibilità in tempo reale è fondamentale.
Se riusciamo a monitorare gli stati degli ordini durante il workflow, possiamo individuare anomalie in base al tempo che un ordine resta in un determinato stato e reagire a eventuali ritardi—sia sistemici sia di processo.
Per automatizzare la comunicazione nella gestione degli ordini, sfrutta lo strumento di notifica integrato nel tuo ecommerce o CRM.
Sincronizzalo con il tuo OMS per inviare automaticamente ai clienti aggiornamenti su ordini e spedizioni. Strumenti come Linnworks permettono di configurare notifiche sugli ordini.
Passaggio 5: Sfrutta strumenti e pratiche per migliorare la precisione degli ordini
L’automazione non garantisce il 100% di precisione negli ordini.
Gioca d’anticipo investendo in strumenti tecnologici come la scansione dei codici a barre, il monitoraggio degli SKU e la gestione automatizzata degli ordini.
- Scansione dei codici a barre. Il personale di magazzino può utilizzare lo scanner durante il prelievo, l’imballaggio e la spedizione degli articoli. Ogni scansione aggiorna automaticamente l’OMS e gli altri sistemi.
- Tracciamento degli SKU. Le unità di mantenimento delle scorte (SKU) aiutano a tracciare i prodotti nei minimi dettagli. Ogni variante riceve un codice SKU unico, così è più facile localizzare le scorte, monitorare le vendite e prevenire errori. Gli scanner di codici a barre o i tag RFID acquisiscono i dati degli SKU e li sincronizzano in un IMS o OMS per aggiornamenti dell’inventario in tempo reale.
- Gestione automatica degli ordini. Questa pratica utilizza robot e software intelligenti per ottimizzare il processo di prelievo e imballaggio. Esempio: Nespresso ha automatizzato la gestione degli ordini con robot prelevatori, ottenendo il 99,9% di precisione negli ordini e il 200% di produttività.
Abbiamo ampliato l’uso delle tecnologie di automazione e scansione dei codici a barre.
Anche i sistemi a doppia verifica, in cui i prelievi o gli imballaggi vengono controllati incrociati, hanno drasticamente ridotto gli errori per noi.
Inoltre, formare le persone a gestire i casi eccezionali, come un articolo esaurito o un ordine spedito all’indirizzo sbagliato, migliora anche l’accuratezza.
Le best practice come la standardizzazione dei modelli per i moduli d’ordine e le packing sheet possono aiutare a ridurre al minimo gli errori. Con layout coerenti è meno probabile dimenticare o interpretare male i dettagli degli ordini.
Infine, implementa diversi punti di controllo di qualità.
- Arriva un ordine? Controllo.
- Prelievo? Controllo.
- Imballaggio? Controllo.
- Spedizione? Controllo.
L’automazione gestisce la maggior parte del lavoro, ma la supervisione umana è una rete di sicurezza necessaria.
Fase 6: Adotta un software di gestione dei flussi di lavoro
L’OMS si concentra sul processo di gestione degli ordini—ricezione, tracciamento ed evasione degli ordini. Tuttavia, non coordina necessariamente i flussi di lavoro tra i diversi team.
Qui è dove l’automazione può diventare un po’ caotica nelle operazioni su larga scala.
Le vendite danno la colpa all’evasione per i ritardi. L’evasione dà la colpa all’inventario per i problemi di scorte. Il servizio clienti rimane bloccato nel mezzo.
Il software di gestione dei flussi di lavoro (WMS) collega i reparti per evitare disordini. Centralizza attività chiave come:
- Inserimento ordini: assegna e inoltra automaticamente gli ordini al team giusto senza passaggi manuali
- Elaborazione dei pagamenti: Verifica che i pagamenti siano stati confermati prima dell’evasione
- Generazione delle etichette di spedizione: crea etichette e si sincronizza con i corrieri per il tracciamento in tempo reale, la gestione delle eccezioni e una coordinazione tra i reparti senza intoppi
Il distributore di beni di largo consumo (FMCG) Grand Meltique ha ampliato le sue operazioni, ma non senza qualche grattacapo.
Hanno costruito uno stabilimento enorme di 8.100 piedi e un magazzino frigorifero per soddisfare la domanda, ma il loro sistema obsoleto non riusciva a tenere il passo. Vendite in eccesso, evasione lenta e costi alle stelle. L’aggiornamento al sistema di gestione dei flussi di lavoro di Anchanto ha cambiato tutto, portando la precisione delle scorte oltre il 95% e snellendo l’evasione degli ordini.
Un WMS dovrebbe funzionare come il tuo OMS. Deve integrarsi con i sistemi esistenti eliminando le difficoltà di crescita.
Passo 7: Impegnarsi nell'ottimizzazione continua dei flussi di lavoro
Rivedi la mappa del tuo flusso di lavoro dal Passo 1 almeno una volta a trimestre (o prima se continuano a presentarsi colli di bottiglia). Trasforma l’ottimizzazione in un’abitudine a lungo termine effettuando:
- Audit trimestrali dei flussi di lavoro. Cerca fasi obsolete, processi ridondanti o nuovi colli di bottiglia causati da modifiche di sistema o fattori esterni. Documenta i cambiamenti necessari.
- Monitoraggio dei principali indicatori. Confronta i tempi di elaborazione degli ordini, l’accuratezza nell’evasione e i tassi di errore prima e dopo le ottimizzazioni. Usa gli strumenti di reportistica nel tuo OMS o WMS per generare insight aggiornati.
- Regolazioni pre-stagione di picco. Prima dei periodi di grandi vendite, effettua stress test sul sistema per gestire l’aumento. Forma il personale sui piani di emergenza in caso di criticità.
- Ciclo continuo di feedback. Il tuo team e i tuoi clienti possono individuare inefficienze che potresti non notare dopo l’automazione: ascoltali.
Poi, ripeti il processo. L'automazione dei flussi di lavoro per la gestione degli ordini è un ciclo di miglioramento continuo per rendere a prova di futuro la tua strategia di fulfillment.
Sfide nei Flussi di Lavoro per la Gestione degli Ordini (e come superarle)
La gestione degli ordini si complica man mano che aggiungi canali di vendita, lanci nuovi prodotti e in generale fai tutto ciò che espande il tuo business.
Per gestire bene la crescita, preparati alle seguenti sfide:
Gestire ordini complessi omnicanale
Forbes ha citato che le aziende con strategie omnicanale mantengono l'89% dei loro clienti, quindi collegare tutti i tuoi canali di vendita è una scelta intelligente.
Ma può creare problemi nel tuo processo di gestione ordini se non scegli lo strumento giusto.
Una delle sfide più grandi che vediamo affrontare ai brand è la gestione dell’inventario su più canali di vendita garantendo al contempo che l’evasione degli ordini soddisfi gli SLA dei marketplace.
Spedizioni in ritardo, overselling e flussi di lavoro manuali possono rapidamente diventare ostacoli alla crescita.
La scelta del tuo OMS influenza la tua adattabilità. Se si integra bene con il tuo stack tecnologico ecommerce, può facilitare un flusso dati fluido e migliorare i processi nel tempo.
Samok spiega:
La soluzione sta nel centralizzare la gestione dei marketplace, automatizzare l’aggiornamento delle scorte e migliorare il coordinamento del magazzino. Molti brand stanno ancora perfezionando la propria strategia di fulfillment migliorando le decisioni guidate dai dati.
Gestire picchi di ordini durante le stagioni di punta
È sempre piacevole vedere un aumento degli ordini. Ma non vuoi che il tuo team corra all’impazzata per rifornire gli stock nelle stagioni di punta.
Questo manda fuori sincronizzazione il tuo sistema di gestione ordini.
Per soddisfare l’aumento della domanda, hai bisogno di uno strumento di previsione inventariale che tracci le tue performance e comprenda i trend di mercato e il comportamento del cliente.
Quando arriva il periodo intenso, queste funzioni ti garantiranno di avere sempre abbastanza scorte.
Affrontare le interruzioni della supply chain
Le interruzioni della catena di approvvigionamento dovrebbero avere un intero capitolo nel tuo manuale operativo di gestione ordini.
Avere piani di contingenza per ritardi di spedizione e logistica può prevenire intoppi nella gestione degli ordini.
Affidarsi a un unico fornitore comporta un rischio elevato per la tua attività.
Collaborando con diversi corrieri e utilizzando software per determinare il miglior partner di evasione per ciascun ordine, puoi negoziare meglio tariffe e condizioni, ottenendo risparmi sui costi (questo è un vantaggio chiave dei software di audit delle spedizioni).
Considerazioni finali
Comprendere come appare il flusso di gestione degli ordini—e ottimizzare ogni fase—assicura operazioni più fluide, meno ritardi e una migliore esperienza per i clienti.
Un sistema di gestione ordini ottimizzato può prevenire rotture di stock, ridurre errori nell'evasione e sostenere la crescita complessiva della tua attività.
Con i suggerimenti sugli strumenti e le migliori pratiche sopra descritti, puoi migliorare la precisione degli ordini, velocizzare le consegne e mantenere soddisfatti i clienti.
Aggiorna oggi stesso il tuo flusso di lavoro di gestione degli ordini.
Ecco altre risorse utili sull’argomento:
- 25 Migliori software per l'evasione degli ordini per l'ecommerce nel 2025
- Guida al processo globale di evasione degli ordini
- Guida completa al tracciamento dell’inventario: metodi, best practice e strumenti top
- Micro-Evasione: la guida completa per ottimizzare le operazioni ecommerce per la consegna in giornata
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rnrnNon sempre! Potresti non avere bisogno dell’automazione per pochi ordini su un’unica piattaforma.rnrnrnrnMa se l’evasione degli ordini inizia a occuparti tutta la giornata—specialmente se non hai nessuno a cui delegare—può davvero alleggerirti il carico.rnrnrnrnQueste metriche indicano quanto un’azienda sia efficace nel processare e evadere gli ordini. Per analisi qualitative, utilizza recensioni e sondaggi per valutare la soddisfazione dei clienti.","_accordion_3_row_content":"field_row_content","accordion":4,"_accordion":"field_accordion_accordion"},"mode":"preview","anchor":"FAQ"} /-->rnrnSe la gestione degli ordini diventa eccessiva, considera di assumere personale temporaneo o esternalizzare il fulfillment.","_accordion_2_row_content":"field_row_content","accordion_3_row_header":"Quali metriche dovrei monitorare per misurare il successo del flusso di gestione ordini?","_accordion_3_row_header":"field_row_header","accordion_3_row_content":"rnrnMonitora questi KPIs di gestione degli ordini per valutare l’efficienza: precisione degli ordini, consegna puntuale, tempo di ciclo dell’ordine e tasso di evasione ordini. È utile anche monitorare il livello di soddisfazione dei clienti.rnrn rnrnQueste metriche indicano quanto un’azienda sia efficace nel processare e evadere gli ordini. 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Sincronizzalo con il sistema d’inventario per aggiornare le scorte in tempo reale.","_accordion_1_row_content":"field_row_content","accordion_2_row_header":"Come gestisco i picchi di ordini senza sovraccaricare il flusso di lavoro?","_accordion_2_row_header":"field_row_header","accordion_2_row_content":"rnrnPianifica in modo intelligente con un IMS o OMS per prevedere gli aumenti di ordini e prepararti. 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