Costo di Mantenimento dell’Inventario: Calcola e Riduci i Costi
Scorte Prima dei Calzini: Le aziende statunitensi in genere detengono scorte dal valore di $1,32 per ogni dollaro guadagnato, mantenendo un rapporto costante nel tempo, tranne che durante i blocchi dei magazzini nella pandemia da COVID.
Accumulo di Inventario: Un alto rapporto tra inventario e vendite segnala scorte in eccesso che non vengono vendute, comportando un aumento dei costi di mantenimento e una riduzione dei margini di profitto.
Il Dilemma del Costo di Scaffale: Mantenere scorte in eccesso grava sulle aziende con costi di mantenimento, incidendo sulla salute finanziaria. Spesso ciò comporta spese aggiuntive e margini di profitto più bassi.
La Storia dell’Inventario durante il COVID: Durante la pandemia di COVID-19, i commercianti statunitensi hanno dovuto bloccare le scorte nei magazzini a causa delle interruzioni, influenzando il tipico rapporto inventario/vendite.
Possiamo Liberare gli Scaffali?: I commercianti statunitensi devono ottimizzare i livelli di inventario per ridurre i costi e aumentare i margini di profitto, sottolineando la necessità di una migliore gestione degli stock.
Le aziende statunitensi detengono 1,32 dollari di inventario per ogni dollaro di fatturato. Questo dato è rimasto piuttosto stabile per molto tempo, tranne quando i commercianti sono stati costretti a chiudere i loro magazzini durante il COVID.
Un alto rapporto tra inventario e vendite indica che stai immagazzinando più merce di quanta tu riesca a vendere. E detenere inventario comporta costi di mantenimento che riducono i tuoi margini di profitto.
Possono i commercianti statunitensi fare di meglio?
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Forse, con l’aggiunta di software di gestione dell'inventario, intelligenza artificiale e le migliori pratiche, puoi ridurre al minimo i livelli di inventario, abbassare i costi di mantenimento e aumentare il tuo profitto netto.
In questa guida spieghiamo come calcolare e monitorare i costi di mantenimento dell’inventario, oltre a discutere strategie per ridurli. Immergiamoci nell’argomento.
Cosa sono i costi di mantenimento dell’inventario?
Il costo di mantenimento dell'inventario si riferisce alla somma di tutte le spese sostenute per ordinare e detenere stock durante un determinato periodo.
Queste spese includono lavoro, assicurazione, calo inventariale, ammortamento, movimentazione, tasse e il costo del capitale (chiamato anche costo opportunità).
I costi di mantenimento rappresentano tipicamente circa il 25%-30% del valore totale dell’inventario—anche se questa percentuale può variare molto da azienda ad azienda—e sono una delle sfide più urgenti per le realtà con elevati livelli di inventario.
Ecco perché: L’inventario aumenta le tue spese ogni secondo che passa. È come un ospite costoso: ogni giorno che resta, ti costa sempre di più.
Facciamo alcune ipotesi su un marchio che chiameremo New York Shoe Company (NYSC).
Supponiamo che NYSC abbia 10.000 paia di sneaker verdi, con un costo unitario di $100. Il costo annuo di mantenimento per ogni sneaker verde è di $25. L’articolo è fuori moda da due anni e NYSC conserva quelle 10.000 unità da due anni.
Facendo un rapido calcolo, puoi vedere che NYSC ha già speso $50.000 ($25 x 10.000 x 2 anni) solo per detenere questo inventario, che vale $1.000.000.
Vedi il problema?
Cosa significano alti costi di mantenimento inventariale per le piccole imprese?
I costi di mantenimento dell'inventario possono essere una cattiva notizia per le piccole imprese perché possono portare a:
Problemi di liquidità
Dovrai pagare premi assicurativi e utenze di tasca tua finché continuerai a detenere l’inventario senza venderlo.
Se sei a corto di liquidità, i costi di mantenimento possono aggravare il problema.
Torniamo ancora a NYSC. Se il marchio avesse poca liquidità e dovesse spendere più di $2.000 solo per mantenere stock invenduto, probabilmente si avvicinerebbe molto più velocemente alla bancarotta.
Chiedi pure a Matt Tomkin. Anche dopo che il suo ecommerce aveva raggiunto £250,000 nel suo terzo anno, è comunque fallito—a causa di problemi di liquidità.
Matt ora dirige un’agenzia di search marketing e una startup di lead generation chiamata Quotonga. Ma prima ha vissuto in prima persona i rischi di una cattiva gestione della liquidità con la propria attività ecommerce.
Ricorda come il suo marchio di abbigliamento sportivo, VO2, nonostante fosse inizialmente di successo, abbia fallito proprio a causa di problemi di liquidità.
Tutto sommato, è stata la mancanza di liquidità che ha fatto finire tutto, stavamo crescendo troppo rapidamente per sostenere il ritmo senza un serio supporto finanziario.
Anche se il tuo margine netto sembra solido e il fatturato cresce rapidamente, i problemi di liquidità possono bloccare la tua attività sul nascere.
Eccesso di inventario e stock invenduto sono spesso tra i principali responsabili di questa carenza di liquidità.
Meno profitti
I costi di mantenimento sono fissi. Ciò significa che li sostieni indipendentemente da quante unità vendi.
Ma sono anche guidati dal tempo: più a lungo impieghi a vendere il tuo inventario, più spendi per mantenerlo.
Profitti più bassi significano una crescita più lenta e una valutazione ridotta quando si cerca un investimento da parte di società di venture capital.
La soluzione è semplice: concentrati sul mantenere in stock prodotti che si vendono rapidamente. Questo minimizza l'impatto dei costi di mantenimento sulla tua redditività.
Obsolescenza, danni e cali inventariali
C'è sempre il rischio che l'inventario diventi fuori moda, venga danneggiato o venga rubato.
Quando succede, non riuscirai a vendere facilmente gli articoli, e continueranno ad aumentare i tuoi costi di mantenimento finché non riuscirai a liberartene.
Come nell'esempio NYSC, le sneakers verdi fuori moda continueranno ad aggiungere costi di mantenimento fino a quando non saranno vendute.
Se pensi di non poterle vendere nemmeno a un forte sconto, ha più senso finanziariamente liberartene e portarle in discarica.
Tipi di inventario da considerare
Non sono solo i prodotti finiti a incrementare i tuoi costi di mantenimento. Ecco i tipi di inventario da considerare durante il calcolo dei costi di mantenimento:
- Prodotti finiti: Sono gli articoli che vendi direttamente. Se sei un marchio di moda, abiti, scarpe, orologi e cosmetici sono i tuoi prodotti finiti. Questi sono i prodotti che conosci meglio e, a meno che non offra prodotti personalizzati o li produca direttamente, molto probabilmente hai prodotti finiti nel tuo magazzino.
- Materie prime: Le materie prime sono articoli che non vendi direttamente ma utilizzi per produrre i prodotti finali. Ad esempio, se vendi t-shirt personalizzate, le t-shirt semplici sarebbero le tue materie prime. Sostengono i medesimi costi di mantenimento dei prodotti finiti.
- Semi-lavorati: Se trasformi degli articoli prima di venderli, potresti avere inventario in lavorazione. Per esempio, se vendi indumenti su misura, qualsiasi ordine presso il tuo sarto sarebbe considerato inventario in lavorazione. Se questo inventario comporta costi di mantenimento dipende da dove si trova nel processo di produzione.
Pensa ad esempio ai capi su misura.
Se il tessuto è dal tuo sarto e non in magazzino, non paghi più i costi di stoccaggio. Tuttavia, i costi di capitale possono comunque applicarsi se non hai ricevuto un acconto.
- Materiali per manutenzione, riparazione e funzionamento (MRO): La manutenzione delle attrezzature e la gestione del magazzino richiedono diversi materiali — lubrificanti, detergenti, DPI e altri articoli — per mantenere i tuoi asset in perfette condizioni.
Calcolare i costi di mantenimento per tutti i tipi di inventario è fondamentale per assicurarsi di lavorare con una cifra accurata.
Materie prime e semi-lavorati rappresentano una parte importante dei tuoi costi totali di mantenimento, a volte persino superiore rispetto ai costi dei prodotti finiti.
Componenti del costo di mantenimento dell'inventario
I costi di mantenimento dell'inventario possono essere espliciti (in uscita) o impliciti:
- I costi espliciti sono quelli che paghi direttamente. Ad esempio, se prendi in prestito denaro da un amico e paghi $100 di interessi, quello è un costo esplicito.
- I costi impliciti rappresentano il denaro che avresti potuto guadagnare facendo qualcos'altro. Ad esempio, se spendi il denaro preso in prestito dall'amico per acquistare un abito elegante invece di investirlo in un deposito bancario che ti avrebbe dato $50 di interesse, allora $50 è il costo implicito dell'acquisto dell'abito.
Entrambi influenzano la redditività, ma solo i costi espliciti impattano sul tuo flusso di cassa.
Per comprendere meglio la questione, osserviamo le quattro ampie categorie di spesa che vengono sommate quando si calcolano i costi di mantenimento.
Costi di capitale
I costi di capitale possono essere sia impliciti che espliciti.
Se prendi a prestito capitale circolante per finanziare l'inventario, gli interessi che paghi sono un costo esplicito. D'altra parte, c'è un costo implicito nel vincolare i fondi nell'inventario.
Se quei fondi non fossero stati vincolati in magazzino, avresti potuto investirli in titoli negoziabili e guadagnare interessi. Quegli interessi mancati rappresentano il tuo costo opportunità.
Supponiamo che tu abbia attualmente $200.000 di merce in magazzino e che non siano fondi presi in prestito. Avresti potuto investire il denaro in titoli negoziabili e ottenere un rendimento del 2% ($4.000).
Poiché i fondi sono vincolati nell'inventario, hai perso quei $4.000: questo è il tuo costo implicito di mantenimento delle scorte.
Più inventario possiedi, maggiore è il tuo costo del capitale. Ecco perché ottimizzare i livelli di inventario è fondamentale.
Costi di stoccaggio
I costi di stoccaggio si riferiscono alle spese per conservare le scorte della tua azienda in un magazzino. La maggior parte di questi costi è esplicita, ma alcuni potrebbero essere impliciti.
Ecco cosa includono i costi di stoccaggio:
- Spazio del magazzino: Se lo spazio è in affitto, il canone rappresenta un costo di stoccaggio esplicito. Per le aziende ecommerce, l’affitto del magazzino è uno dei costi di mantenimento più elevati, con una media di $8,84 per piede quadrato. Se il magazzino è di proprietà, il costo opportunità di vincolare il capitale in esso diventa un costo di stoccaggio implicito.
- Costi del personale: Tutti i costi relativi al personale sono espliciti e includono il costo dello staff di magazzino e degli appaltatori assunti per svolgere attività connesse al magazzino.
- Ammortamento delle attrezzature del magazzino: Beni come i condizionatori e i carrelli elevatori si deprezzano nel tempo. Ad esempio, se hai 10 condizionatori, ognuno del valore di $10.000 e con una durata di cinque anni, il costo annuo di ammortamento sarebbe di $20.000 [10 x ($10.000 / 5 anni)].
- Utenze: Hai bisogno di elettricità per far funzionare i condizionatori e di internet affinché il responsabile possa aggiornare i registri nel sistema di gestione dell'inventario. Questi costi sono espliciti.
Costi di servizio
I costi di servizio comprendono le spese sostenute per gestire l'inventario. Questi includono:
- Tasse: Qui vanno incluse le tasse su proprietà e inventario.
- Assicurazione: I premi assicurativi pagati per coprire rischi come furto, incendio, danni e disastri naturali si includono qui.
- Costi di abbonamento ai software: Qui si comprendono il costo dei software di gestione dell’inventario e degli abbonamenti ai sistemi di gestione del magazzino.
Potrebbero esserci costi di servizio aggiuntivi legati all’inventario in base ai servizi che utilizzi.
Ad esempio, potresti condurre regolarmente verifiche di inventario per garantire l’accuratezza. Il lavoro, il tempo e la tecnologia necessari a queste verifiche fanno anch’essi parte dei costi di servizio.
Costi di rischio dell’inventario
L’inventario che giace in magazzino è esposto a diversi rischi. In base agli articoli presenti, i rischi includono:
- Cali di inventario: I cali di inventario avvengono per furto, smarrimento, frode o errori amministrativi. Elettronica come smartphone e tablet, abbigliamento e cosmetici sono esempi comuni di articoli soggetti a questo rischio.
- Obsolescenza: Cambiamenti nella domanda di mercato e i progressi tecnologici possono rendere obsoleto l’inventario, anche con forti sconti. L’abbigliamento è particolarmente a rischio, dato che le mode possono cambiare velocemente.
- Danneggiamento: Danni fisici durante il trasporto o la movimentazione possono rendere la merce invendibile. Articoli fragili come vetro, ceramica e parti di macchinari complessi sono particolarmente vulnerabili.
Come calcolare i costi di mantenimento dell’inventario
Monitorare i costi di mantenimento dell’inventario è il primo passo per tenerli sotto controllo. Se non presti attenzione, questi costi possono accumularsi e intaccare in modo significativo la tua redditività.
I costi di mantenimento possono essere calcolati sia in termini di valore assoluto che come percentuale del valore dell’inventario. Calcolare la percentuale è spesso più utile, poiché il valore dell’inventario varia di anno in anno.
Formula del costo di mantenimento dell’inventario
Costi di mantenimento dell’inventario = [Costi di mantenimento totali / Valore annuale totale dell’inventario] x 100
Questa formula esprime i costi di mantenimento come percentuale del valore totale annuale dell’inventario.
È più facile confrontare i costi di mantenimento di anno in anno utilizzando la formula percentuale, poiché il denominatore generalmente cambia ogni anno. Puoi anche semplicemente sommare i costi di mantenimento e considerare il costo totale per ulteriore contesto.
Esempio di calcolo
Supponiamo che i costi di mantenimento totali di NYSC per le sneakers verdi dal valore di $100.000 (al prezzo di costo) siano pari a $25.000:
- Costo del capitale: $10.000
- Costi di stoccaggio: $9.000
- Costi di servizio: $5.000
- Cali inventariali: $1.000
Secondo la formula dei costi di mantenimento, quelli di NYSC corrispondono al 25% del valore dell’inventario.
Strategie per ridurre i costi di mantenimento dell’inventario
Un aumento dei costi di mantenimento rappresenta un segnale d’allarme per il margine di profitto, ma esistono strategie che puoi adottare per difenderti dall’aumento dei costi.
La strategia giusta dipende dalla causa. Vediamo alcune strategie che puoi utilizzare quando è necessario tenere sotto controllo i costi.
Automatizza la gestione dell’inventario con software di gestione
Automatizzare la gestione dell’inventario è un ottimo primo passo per ridurre al minimo i costi di mantenimento. Ecco come può aiutarti:
- Previsioni di domanda automatizzate e più accurate. È quasi impossibile determinare il numero esatto di unità che verranno vendute il mese, il trimestre o l’anno successivo. Tuttavia, un software di gestione dell’inventario può essere la tua sfera di cristallo. Se la consulti, ti darà una stima ragionevolmente accurata utilizzando intelligenza artificiale e analisi dei dati.
- Riduzione dei costi del lavoro. Puoi risparmiare sul personale automatizzando il conteggio delle scorte, il riordino e la tracciabilità. L’automazione riduce anche la possibilità di errori umani, eliminando la necessità di spendere tempo e denaro per correggere errori costosi.
- Minimizza l’obsolescenza e i cali inventariali. Il software per la gestione dell’inventario permette di individuare facilmente gli articoli obsoleti. Utilizza sconti o crea bundle con articoli a lento movimento per liberare spazio in magazzino e ridurre i costi di mantenimento. Anche la tracciabilità in tempo reale contribuisce a ridurre i cali dovuti a furti e smarrimenti.
Esistono decine di sistemi di gestione inventario sul mercato, ma la maggior parte non vale la pena.
Abbiamo analizzato i migliori software di gestione inventario e questi sono quelli che abbiamo trovato più efficaci:
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Ottimizza i livelli di inventario
È facile lasciarsi tentare dall’avere un po’ di tutto in magazzino, per ogni evenienza. Tuttavia, quelle scorte “per sicurezza” possono presto trasformarsi in un peso morto, immobilizzando capitale e gonfiando i costi di stoccaggio.
Ecco come puoi automatizzare l’ottimizzazione dell’inventario:
- Prevedi la domanda. Usa un software di gestione dell’inventario alimentato da AI per una previsione accurata della domanda. Se hai già una buona comprensione delle tue tendenze di vendita, puoi anche prevedere la domanda manualmente.
- Calcola lo stock di sicurezza. Il tuo software di gestione dell’inventario può occuparsene, oppure puoi calcolarlo manualmente moltiplicando il tempo di consegna del fornitore per la domanda durante quel periodo. Ad esempio, se il tuo fornitore impiega cinque giorni per consegnare e vendi 25 unità al giorno, il tuo stock di sicurezza dovrebbe essere di 125 unità. Puoi anche aggiungere un margine di sicurezza del 20% per evitare esaurimenti di scorte.
- Calcola la quantità economica d’ordine: Calcola la quantità economica d’ordine (EOQ) usando la seguente formula:
EOQ = √(2 x S x D) / H
Dove:
D: Domanda annuale
S: Costo d’ordine per ordine
H: Costo di mantenimento annuale per unità
- Configura il software di gestione dell’inventario. Configura il punto di riordino nel tuo software di inventario affinché effettui automaticamente un ordine ogni volta che lo stock raggiunge il livello di sicurezza.
Minimizza l’inventario disponibile
Capisco—non è semplice. Come minimizzare lo stock disponibile senza mai dover respingere i clienti per esaurimento scorte?
Ti servono due cose per mantenere un inventario minimo:
- Previsioni di domanda accurate. Anche se le previsioni non sono sempre perfette, usa l’analisi dei dati e l’intelligenza artificiale per avvicinarti il più possibile. Poi, aggiungi un margine di sicurezza. Ad esempio, se la domanda stimata è di 100 unità, pianifica per 120 unità.
- Rapporti solidi con i fornitori. Il sistema di inventario just-in-time (JIT), sviluppato da Toyota, è molto efficiente, ma non è sempre facile da applicare nell’e-commerce. Tuttavia, con buoni rapporti con i fornitori, puoi puntare a mantenere livelli di stock snelli. Fornitori affidabili, che consegnano puntuali ogni volta, ti permettono di tenere solo lo stretto necessario per evitare esaurimenti di scorte.
- Software di gestione dell’inventario. È importante poter tracciare i livelli di scorte e automatizzare gli ordini. Tracciare l’inventario e inserire gli ordini manualmente lascia spazio a errori costosi.
Migliora l’efficienza del magazzino
Il caos in magazzino è una delle principali cause di aumento dei costi di inventario. Immagina il tuo magazzino come una macchina, non solo come un luogo di stoccaggio.
Ogni inefficienza è una chiave inglese tra gli ingranaggi.
Un layout caotico facilita il personale nello smarrire la merce, riduce la visibilità e porta a riordini inutili.
L’uso di codici a barre e di tracciamento automatico dell’inventario in magazzino è un buon punto di partenza per affrontare questo problema. Tuttavia, ottimizzare il layout del magazzino è la soluzione più efficace perché consente agli operatori di cercare e spostare rapidamente gli articoli, riducendo i costi di manodopera.
Un layout ottimizzato può anche ospitare più unità, riducendo così i costi di mantenimento per unità.
Se il tuo budget lo permette e vuoi essere sempre un passo avanti, valuta l’investimento in soluzioni di stoccaggio automatizzato come:
- Moduli di sollevamento verticale (VLM): Un VLM è un sistema di stoccaggio automatizzato con vassoi alloggiati in colonne e un sollevatore centrale. Quando un operatore richiede un articolo, il sollevatore si sposta al vassoio, preleva l'articolo e lo consegna in un punto di accesso ergonomico.
- Caroselli orizzontali (HC): Un HC è un sistema trasportatore rotante con contenitori e scaffali montati su un binario. Quando viene richiesto un articolo, il carosello ruota per portare il contenitore o lo scaffale contenente l'articolo all'operatore.
Immagina per un momento il tuo attuale magazzino. Ora paragonalo a un magazzino con VLM:
Vedi la differenza?
Liberati dello stock invenduto
L'inventario che non si muove da mesi o anni è un peso morto.
Agisci per liberartene—ti sta costando soldi senza portare alcun ricavo. Fai promozioni, offri sconti o crea bundle. Se non funziona, dona l'inventario e ottieni una detrazione fiscale.
Lo stock invenduto ingolfa lo spazio di stoccaggio.
Ogni mese, parte del tuo affitto e delle utenze viene spesa per conservare lo stock invenduto. Invece, vendilo a prezzo scontato, recupera quello che puoi e libera spazio per inventario che si muove e ti fa guadagnare.
Per questo motivo molti marchi hanno adottato un approccio proattivo per eliminare lo stock invenduto lo scorso anno.
Nel 2023, il 27% dei rivenditori intervistati ha dichiarato di vendere inventario nel mercato secondario per eliminare lo stock invenduto, poiché gli elevati prezzi di stoccaggio stavano impattando negativamente sui risultati aziendali.
Questa non è nemmeno la peggiore delle conseguenze che lo stock invenduto può portare a un'azienda.
Burberry brucia le scorte che pesano
Nel 2018, Burberry ha bruciato 38 milioni di dollari in stock invenduto perché riteneva che non vendere fosse meglio che fare forti sconti.
La distruzione dello stock invenduto è una pratica comune tra i marchi di lusso.
Uno dei motivi è che c'è un incentivo fiscale per la distruzione della merce—la US Customs and Border Protection permette alle aziende di recuperare la maggior parte delle tasse o delle tariffe pagate su merci importate se esse sono inutilizzate, esportate o distrutte sotto supervisione della dogana (19 U.S.C. § 1313).
Non si tratta solo di Burberry. Anche marchi come Louis Vuitton praticano la distruzione delle scorte perché hanno una politica che impone che tutti i clienti debbano pagare lo stesso prezzo per un articolo, come spiegato da un ex dipendente su Quora.
Certo, bruciare il proprio stock dovrebbe essere l'ultima risorsa, ma la soluzione dipende dalla situazione.
Nel caso di NYSC che abbiamo usato nell'esempio precedente, le sneakers verdi avrebbero potuto essere facilmente vendute in sconto ai clienti o a un altro marchio.
In alternativa, NYSC avrebbe potuto donarle a una ONG per una detrazione fiscale.
Costi di mantenimento: un killer silenzioso, ma non sempre
Non vedi i costi di mantenimento nel tuo conto economico.
I report del tuo team finanziario probabilmente non indicano esplicitamente i costi di mantenimento, motivo per cui molti titolari e-commerce non sono a conoscenza di queste spese.
I costi di mantenimento sono una combinazione di molteplici spese implicite ed esplicite, il che li rende difficili da tracciare. Richiedono uno sforzo deliberato per essere calcolati con precisione.
Se hai un magazzino pieno di inventario, puoi sempre ridurre i costi di mantenimento non necessari e ottimizzare il tuo inventario per massimizzare la redditività.
Ma ci sono momenti in cui detenere scorte in eccesso può essere una strategia per mitigare il rischio.
Per i commercianti che devono proteggersi dalla volatilità dei prezzi e dall'incertezza della supply chain, mantenere scorte maggiori è spesso una scelta più redditizia.
Con guerre in corso e prezzi volatili, i commercianti sono attualmente disposti a detenere più scorte, afferma Tracy Smith:
Per l’ambiente in cui ci troviamo, direi che le aziende sono disposte a mantenere più scorte e, di conseguenza, avranno un costo d’inventario maggiore, (anche se) per alcune è ancora difficile procurarsi i materiali.
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