Comment Auditer les Stocks : 9 Procédures, Avantages et Outils
L’inventaire de votre marque ecommerce est l’un de ses actifs les plus précieux. C’est pourquoi il est essentiel de garantir l’exactitude de votre comptage d’inventaire et de bien réapprovisionner chaque article.
Assurer le suivi de votre inventaire inclut la réalisation d’audits d’inventaire.
Un audit d’inventaire consiste à examiner en détail l’inventaire de votre entreprise afin de vérifier son exactitude, identifier les éventuelles pénuries d’inventaire, et minimiser les fraudes ou les vols.
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Cependant, il existe différents processus et méthodes d’audit souvent privilégiés selon les entreprises.
Dans ce guide, vous en apprendrez davantage sur l’importance des audits d’inventaire et sur la manière d’auditer l’inventaire de votre boutique ecommerce.
Commençons.
Qu’est-ce qu’un audit d’inventaire ?
Un audit d’inventaire est une procédure analytique qui vérifie l’inventaire d’une entreprise en le comparant à ses registres financiers afin d’assurer leur exactitude.
Ce processus vérifie que la quantité réelle des produits correspond à la quantité enregistrée, garantissant ainsi que votre système de gestion d’inventaire fonctionne et qu’aucune perte de produit n’a eu lieu pendant la période considérée.
Bien souvent, un audit d’inventaire implique simplement de compter tout votre stock restant pendant une période spécifique et de comparer ces chiffres avec ceux de votre logiciel de gestion d’inventaire pour détecter d’éventuels écarts.
Pourquoi les audits d’inventaire sont essentiels pour les marques ecommerce
Effectuer régulièrement des audits d’inventaire — bien que la fréquence dépende du type d’entreprise et d’inventaire — est un processus important pour tout commerce de détail.
Certaines entreprises n’ont besoin d’effectuer ces audits qu’une fois par an, tandis que d’autres (notamment celles qui vendent des produits périssables) peuvent les réaliser tous les mois.
L’audit d’inventaire est essentiel, car il permet à votre entreprise :
- Découvrir les écarts : Les détaillants américains ont déclaré une moyenne de 1,6 % de démarque inconnue (112,1 milliards de dollars de pertes) en 2022 — à travers l’audit. Vérifiez si le décompte réel diffère de celui attendu selon le suivi de votre inventaire. Selon l’ampleur de l’écart, vous pouvez lancer une enquête pour en déterminer la cause.
- Éviter le surstockage ou la rupture de stock : Les audits peuvent révéler si certains stocks restent trop longtemps sur les étagères ou au contraire, s’épuisent trop vite, afin d’ajuster vos commandes d’inventaire.
- Détecter les pertes de produits : Les pertes peuvent être dues au vol, à des dommages ou à la détérioration. Effectuer des audits réguliers permet d’identifier d’éventuels problèmes de pertes pour pouvoir les limiter.
- Identifier les problèmes d’efficacité de l’entrepôt : Les pénuries d’inventaire peuvent découler de processus d’entreposage inefficaces. Un audit permet de déceler ces dysfonctionnements pour les corriger.
- Se conformer à la réglementation : Les sociétés cotées sont tenues de faire réaliser des audits d’inventaire par des tiers afin de respecter la réglementation — c’est-à-dire, selon les normes d’audit AICPA et celles du Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB), si leurs articles sont considérés comme « matériels ». Les Principes Comptables Généralement Acceptés (GAAP) précisent que un article est considéré comme matériel si « son omission ou son erreur peut influencer les décisions économiques des personnes qui se fient aux états financiers. »
9 procédures d’audit d’inventaire courantes
Il existe plusieurs procédures d’audit classiques qui peuvent aider les commerces de détail à obtenir des comptages précis de leur inventaire.
Certaines peuvent être combinées, d’autres dépendront du fonctionnement de votre entreprise.
Comptage physique de l’inventaire
Un comptage physique de l’inventaire consiste à compter individuellement chaque unité pour évaluer le niveau de stock.
Traditionnellement réalisé manuellement, un lecteur de codes-barres peut aussi être utilisé pour faciliter le processus.
Cela se fait généralement une seule fois, à la fin de l’exercice ou de la période comptable. En effet, le comptage manuel est une tâche considérable, même à l’aide d’outils de gestion d’inventaire.
Comptage cyclique
Le comptage cyclique est un processus plus fréquent.
Cette procédure consiste en un comptage systématique des différentes zones du stock, en faisant tourner les secteurs ou types de produits comptés.
Alors qu’un inventaire physique global de tous les articles n’a lieu qu’une fois par an environ, le comptage cyclique permet de détecter des écarts entre-temps.
Analyse de coupure
L’analyse de coupure consiste à arrêter toutes les opérations dans votre entrepôt afin de garantir qu’aucun stock n’entre ni ne sorte pendant le processus de comptage.
Cela permet d’augmenter la précision de l’inventaire en s’assurant qu’aucun article n’est compté pendant la mauvaise période comptable.
Vous devrez communiquer à l’avance avec vos clients si vous effectuez une analyse de coupure afin qu’ils s’attendent à des retards d’expédition.
Analyse ABC
L’analyse ABC de l’inventaire consiste à catégoriser votre stock en trois groupes (c’est-à-dire groupe A, B et C) en fonction de la valeur.
Par exemple, le groupe A comprend les articles de grande valeur, le groupe B ceux de valeur intermédiaire, et le groupe C les articles de faible valeur.
Vous pouvez utiliser les numéros SKU et les codes-barres pour aider à hiérarchiser vos produits.
Si vous choisissez ce procédé, il peut même être utile de stocker vos articles selon ces différentes catégories afin de faciliter l’audit d’inventaire.
Le processus d’analyse ABC vous aide à allouer plus efficacement vos ressources lors d’un audit (réfléchissez : vous voudrez évidemment accorder la priorité à vos articles de plus grande valeur lors de l’audit interne).
En outre, l’analyse ABC de l’inventaire peut être utilisée comme une forme de comptage cyclique.
Vous effectuerez alors des comptages cycliques plus fréquents pour votre groupe A que pour les groupes B et C, afin de garder un œil attentif sur votre stock de grande valeur.
Analyse des coûts de fret
L’analyse des coûts de fret examine les frais d’expédition liés au transport de stock d’un endroit à un autre, ce qui peut représenter un indicateur important dans vos reportings financiers.
Analyser ces données peut vous donner une vue globale de tous les coûts d’expédition et de fret, ce qui permet d’envisager des opportunités pour négocier de meilleurs tarifs, détecter des inefficacités dans la chaîne d’approvisionnement et améliorer les délais de livraison.
Par exemple, vos tarifs actuels de fret peuvent être un coût passif auquel vous ne prêtez pas toujours attention.
En réalisant une analyse des coûts de fret chaque année, vous pouvez obtenir une idée précise de ce que vous payez, puis rechercher si des tarifs plus avantageux existent ailleurs.
Dans ce cas, vous pourrez peut-être utiliser ces tarifs plus bas pour négocier de meilleurs prix auprès de votre transporteur actuel.
Analyse des coûts des produits finis
L’analyse des coûts des produits finis fonctionne surtout si vous fabriquez vous-même vos produits.
Elle prend en compte les matières premières directes, la main d’œuvre, ainsi que les frais généraux de fabrication.
Grâce à cette analyse, votre équipe détermine le moment où un produit est prêt à être vendu, afin que les auditeurs puissent l’inclure dans leur processus d’évaluation de l’inventaire.
Analyse des frais généraux
L’analyse des frais généraux consiste à auditer les coûts indirects liés à la production de vos biens.
Cela peut inclure des éléments comme le loyer, les charges, l’assurance, les frais administratifs et bien plus encore, que vous ne prenez pas forcément en compte, afin de ne pas sous-estimer le coût total de votre inventaire.
Rapprochement du comptage d’inventaire
Le rapprochement consiste à faire correspondre le comptage physique de votre inventaire avec vos enregistrements comptables.
Si des écarts sont détectés, il vous faudra travailler à les résoudre et en déterminer la cause.
Ce processus se déroulera généralement comme suit :
- Effectuez votre inventaire physique pour obtenir un décompte précis de votre stock existant.
- Comparez votre décompte à vos registres d’inventaire pour vérifier qu’ils correspondent.
- Identifiez toute divergence et enquêtez sur les raisons possibles de leur apparition.
- Vérifiez les registres d’expédition, les registres de vente, les factures et d’autres documents pour essayer de trouver des explications.
- Rapprochez le registre d’inventaire pour qu’il corresponde à votre décompte réel. Si vous avez trouvé la cause de la divergence, créez un « relevé de rapprochement de stock » expliquant pourquoi. Sinon, ajustez simplement vos chiffres pour correspondre au décompte réel afin de disposer de données précises pour l’avenir.
Faites correspondre les factures au registre d’expédition
Avec ce processus, vous vérifierez vos factures ou bons de commande par rapport à votre registre d’expédition afin de vous assurer qu’il n’y a pas de divergences entre ces documents.
Il s’agit d’un processus automatisé que la plupart des logiciels de comptabilité peuvent faciliter.
Vous pouvez ainsi vous assurer que vos clients reçoivent les bons articles et qu’aucune commande en double n’est envoyée.
Simplifiez vos audits d’inventaire — découvrez comment un système d’inventaire perpétuel offre une précision en temps réel et réduit les divergences lors des audits.
Le processus d’audit d’inventaire
Maintenant que vous connaissez certaines procédures à utiliser lors de l’audit de votre inventaire, voyons ensemble les trois étapes du processus d’audit.
Étape 1 : Préparer l’audit d’inventaire
Pour minimiser les erreurs et maximiser l’efficacité, vous devez commencer par une phase de préparation rigoureuse. Cela implique des tâches telles que :
- Choisir le bon moment : Puisque l’audit d’inventaire arrête les opérations, choisissez le moment idéal pour planifier votre audit afin de minimiser les interruptions. Par exemple, il n’est pas recommandé de suspendre les activités pour réaliser un audit d’inventaire pendant la période des fêtes. En revanche, une période creuse durant l’année peut être idéale.
- S’organiser : Organisez votre inventaire, limitez les palettes et rangez tout à sa place, afin que l’audit se déroule aussi efficacement que possible.
- Préparer la documentation : Rassemblez tous vos documents et procédez à une rapide vérification pour être sûr de disposer des justificatifs nécessaires pour auditer et reconcilier votre inventaire. Cela inclut vos registres d’inventaire, factures, registres d’expédition et tout autre document servant au rapprochement d’inventaire.
- Fixer des objectifs : Définissez des buts pour votre audit : valider votre gestion des stocks, identifier les sources de démarque inconnue, améliorer vos prévisions ou optimiser vos coûts.
- Former votre équipe : Assurez-vous que votre équipe sait comment réaliser l’inventaire pour limiter les erreurs tout au long du processus.
- Profiter de la technologie : Utilisez les fonctionnalités de votre logiciel de gestion d’inventaire ou logiciel de gestion d’entrepôt pour gagner du temps sur l’ensemble du processus.
Étape 2 : Réaliser l’audit d’inventaire
Il est temps de commencer votre audit. Suivez ces étapes pour accomplir cette phase :
- Choisir la ou les bonnes procédures : Nous avons déjà présenté les différentes procédures pour un audit d’inventaire. Sélectionnez celle(s) qui conviennent le mieux à votre stock.
- Réalisez le comptage : Lancez le comptage selon la ou les procédures choisies. Comptez chaque article individuellement et consignez la quantité dans vos feuilles de balance.
- Rapprochez les résultats : Comparez les résultats avec ceux de votre logiciel d’inventaire. Enquêtez sur toute anomalie constatée.
Étape 3 : Analyser les résultats
Enfin, une fois votre audit ou comptage terminé, il faut analyser les résultats. Suivez ces étapes pour y parvenir :
- Identifiez les tendances dans vos écarts : Passez en revue vos documents de rapprochement pour voir si vous pouvez découvrir des schémas dans les écarts, comme des produits spécifiques ou des zones de votre entrepôt qui ont tendance à présenter le plus d’inexactitudes. Ensuite, essayez de déterminer la raison, comme des processus inefficaces, des problèmes de fournisseur ou même des vols internes.
- Évaluez l’efficacité de la procédure choisie : Avez-vous sélectionné le bon processus (ou la bonne combinaison de processus) pour auditer votre inventaire ? Quelle était la précision de votre comptage ? Devriez-vous essayer autre chose à l’avenir ?
- Élaborez un plan d’action pour la suite : Une fois l’enquête sur les écarts terminée, mettez en place un plan afin de les minimiser à l’avenir. Cela peut passer par le changement de fournisseurs, la recherche d’un nouveau logiciel, la réorganisation de l’équipe, voire le déménagement dans un nouveau lieu d’entreposage.
7 meilleures pratiques pour l’audit d’inventaire
Vous souhaitez améliorer votre processus d’audit d’inventaire ? Voici sept meilleures pratiques qui peuvent vous aider.
1. Utilisez le meilleur logiciel de gestion d’inventaire
Un moyen d’améliorer instantanément la gestion de votre inventaire est d’utiliser un logiciel adéquat.
Ces outils en ligne peuvent grandement optimiser vos processus, limiter les erreurs et vous fournir un meilleur contrôle de votre inventaire.
Le bon logiciel de gestion d’inventaire pour améliorer vos audits devrait inclure des fonctionnalités de points de réapprovisionnement automatisés (commande automatique de nouveaux stocks lorsqu’un seuil spécifique est atteint, pour éviter les ruptures de stock) et d’alertes sur les niveaux de stock (notifications lorsque le stock descend en dessous d’un certain seuil).
Ces fonctionnalités sont très utiles pour surveiller les niveaux de stock et savoir quand il est nécessaire de recommander du stock.
Vous pouvez aussi utiliser ces fonctions comme alertes pour planifier des mini-audits afin de vérifier que les niveaux de stock sont bien ceux indiqués par le logiciel — et qu’ils devraient effectivement l’être.
Voici nos solutions de gestion d’inventaire préférées pour simplifier le travail de suivi d’un stock précis :
2. Automatisez et suivez l’inventaire en temps réel
Les outils de suivi automatisé et de mise à jour en temps réel de l’inventaire peuvent réduire les erreurs et les écarts sur le long terme.
Lorsque vous pouvez surveiller les niveaux de stock tout au long de l’année, il y a moins de surprises lors de l’audit.
En plus, vous pouvez accéder à des technologies intelligentes telles que les lecteurs de codes-barres et la RFID qui permettent de rationaliser les processus, avant comme pendant l’audit.
Les lecteurs de codes-barres accélèrent considérablement le processus de comptage — et évitent la perte du fil du compte.
Les étiquettes RFID permettent aux entreprises de mieux surveiller les mouvements d’inventaire, assurant ainsi un suivi tout au long de la chaîne logistique. C’est une excellente façon de renforcer l’efficacité de l’entrepôt tout en améliorant les processus d’audit.
3. Intégrez-vous aux plateformes e-commerce et aux outils associés
Si vous gérez une boutique en ligne, vos relevés d’inventaire seront différents de ceux d’un magasin physique disposant d’un entrepôt intégré.
Cela signifie que vous avez besoin d’un logiciel capable de fonctionner en synergie pour assurer un suivi complet.
Trouvez un outil de gestion d’inventaire qui s’intègre totalement à votre plateforme e-commerce afin de faciliter le suivi des stocks à l’entrée ou à la sortie de votre centre de préparation de commandes.
Au-delà de cela, examinez toutes les intégrations disponibles pour voir quels autres outils pourraient renforcer vos processus.
Parmi ces outils, on peut citer :
- Logiciel de gestion d'entrepôt
- Logiciel de gestion de la relation client (CRM)
- Logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP)
- Système de gestion de l'information produit (PIM)
- Logiciel de logistique tierce partie (3PL)
- Logiciel d'expédition
4. Minimiser les erreurs humaines
L'audit peut être complexe. C'est une tâche chronophage qui dépend fortement de la réduction des erreurs humaines.
Cela signifie que vous devez correctement former vos employés—et les tenir régulièrement informés des logiciels et des processus—afin qu'ils sachent exactement ce que l’on attend d'eux en période d’audit.
Une autre façon de minimiser les erreurs humaines est d’engager des auditeurs experts pour prendre en charge le processus à votre place.
Les sociétés cotées sont tenues de faire appel à ce service afin de se conformer aux normes d’audit.
5. Réaliser des audits réguliers et externes
Assurez-vous d’être toujours prêt pour la période d’audit en établissant un calendrier cohérent.
Par exemple, en mettant en place des inventaires tournants chaque mois et un inventaire physique complet à la clôture de l’exercice fiscal.
Il est également judicieux d’engager régulièrement des auditeurs externes afin qu’ils puissent effectuer des évaluations objectives et vérifier que tous vos registres d’inventaire sont parfaitement exacts.
Cela se fait généralement une fois par an.
6. Former et standardiser les procédures
Comme évoqué, il est essentiel de maintenir vos employés à jour concernant les procédures.
Mais il est encore plus important—en particulier avec le renouvellement des équipes—de standardiser vos procédures et de documenter soigneusement l’ensemble du processus.
De cette façon, vous pouvez intégrer vos processus d’audit à l’onboarding et à la formation continue de vos équipes.
Testez différentes méthodes de comptage pour trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise et à vos équipes, puis standardisez ce procédé en l'intégrant à vos supports de formation.
7. Adopter la technologie
La technologie est votre alliée—particulièrement dans un processus aussi manuel et fastidieux que le comptage des stocks.
Profitez des outils à votre disposition.
Évidemment, nous avons déjà évoqué les avantages du logiciel de gestion des stocks, mais il existe aussi des outils d’IA et des applications mobiles pour l’analytique prédictive et la gestion en mobilité, qui offrent un soutien supplémentaire.
Par exemple, la plupart des systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) devraient pouvoir fonctionner via une application mobile pour faciliter l’ensemble du processus.
Conclusion
L’essentiel à retenir est que toutes les entreprises du commerce de détail et du e-commerce doivent réaliser au moins un audit annuel des stocks afin de garantir que le suivi des rotations de stock est parfaitement exact.
Ce guide vous aidera à vous assurer que la comptabilité de vos stocks correspond au mieux à vos états financiers.
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FAQ sur l'audit d'inventaire
Vous avez encore des questions ? Cela ne nous surprend pas. Voici quelques questions et réponses supplémentaires qui devraient satisfaire à votre curiosité (on croise les doigts).
L’audit d’inventaire est-il difficile ?
L’audit d’inventaire peut s’avérer complexe, car il existe un certain nombre de défis auxquels votre équipe peut se retrouver confrontée. Tout d’abord, il s’agit d’un processus chronophage.
De plus, il est difficile à faire évoluer, compliquant davantage la tâche au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Cependant, avec les bonnes méthodes, il est possible de le rendre aussi simple que possible.
À quelle fréquence les audits d'inventaire doivent-ils être réalisés ?
Les audits d’inventaire doivent être réalisés à la clôture de chaque exercice fiscal—bien que certaines entreprises puissent avoir besoin d’effectuer des audits plus fréquemment.
Quels sont les risques de l’audit d’inventaire ?
Comme pour tout processus, il y a toujours un risque d’erreur. Lorsque des personnes comptent physiquement vos articles en stock, il existera toujours une marge d’erreur due à des comptages incorrects.
Qu’est-ce qu’un inventaire tournant ?
Un inventaire tournant consiste pour une entreprise à compter de petits groupes de stocks à différents moments de l’année, plutôt qu’en une seule fois lors d’un grand inventaire annuel (ou en complément de celui-ci).
