Miten inventaario auditoidaan: 9 menettelyä + hyödyt & työkalut
Verkkokauppabrändisi varasto on yksi sen tärkeimmistä ja arvokkaimmista omaisuuseristä. Siksi on erittäin tärkeää varmistaa, että varastosi määrä on oikein laskettu ja että täydennät asianmukaisesti jokaisen tuotteen varastoa.
Varastonhallinnan tasalla pysymiseen kuuluu myös varastotarkastusten tekeminen.
Varastotarkastuksessa perehdytään perusteellisesti yrityksesi varastoon, jotta voidaan varmistaa tietojen paikkansapitävyys, tunnistaa mahdolliset varastovajeet sekä vähentää petoksia ja varkauksia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Eri yritykset kuitenkin suosivat erilaisia tarkastusprosesseja ja -menettelyjä.
Tässä oppaassa opit lisää varastotarkastusten tärkeydestä sekä siitä, miten voit tarkastaa verkkokauppasi varaston.
Aloitetaan.
Mikä on varastotarkastus?
Varastotarkastus on analyyttinen menettely, jossa yrityksen varastoa verrataan sen taloustietoihin tietojen paikkansapitävyyden varmistamiseksi.
Tässä prosessissa varmistetaan, että tavaroiden todellinen määrä vastaa kirjattua määrää. Näin varmistetaan, että varastonhallintajärjestelmäsi toimii ja ettei tuotteita ole kadonnut kyseisen ajanjakson aikana.
Usein varastotarkastus tarkoittaa yksinkertaisesti kaikkien jäljellä olevien tuotteiden laskemista tiettynä ajankohtana ja näiden lukujen vertaamista varastonhallintaohjelmistosi tietoihin mahdollisten poikkeamien selvittämiseksi.
Miksi varastotarkastukset ovat välttämättömiä verkkokauppabrändeille?
Säännöllisten varastotarkastusten tekeminen – vaikka niiden tiheys riippuu yrityksesi ja varastosi tyypistä – on tärkeä prosessi kaikille vähittäiskaupan yrityksille.
Jotkin yritykset tarvitsevat näitä tarkastuksia vain kerran vuodessa, kun taas toiset, yleensä pilaantuvia tuotteita myyvät yritykset, saattavat tehdä niitä kuukausittain.
Varastotarkastus on tärkeä, koska se voi auttaa yritystäsi:
- Löytämään poikkeamat: Yhdysvaltalaiset vähittäiskauppiaat ilmoittivat vuonna 2022 varaston keskimääräiseksi hävikiksi 1,6 % (112,1 miljardin dollarin tappiot) tarkastusten perusteella. Selvitä, poikkeaako todellinen määrä siitä, mikä määrän pitäisi olla varastosi seurannan perusteella. Poikkeaman suuruudesta riippuen voit käynnistää tutkimuksen selvittääksesi, miksi se on syntynyt.
- Välttämään yli- tai alivarastointia: Tarkastukset voivat auttaa selvittämään, onko tiettyjä tuotteita ollut hyllyillä liian pitkään tai ovatko joidenkin tuotteiden varastot käymässä liian vähiin, jotta voit mukauttaa varastotilaustasi.
- Havaitsemaan tuotteiden hävikkiä: Tuotteita voi kadota varkauksien, vaurioiden tai pilaantumisen vuoksi. Säännölliset tarkastukset voivat auttaa tunnistamaan mahdolliset hävikkiin liittyvät ongelmat, jotta voit puuttua niihin ja minimoida ne.
- Tunnistamaan varaston tehokkuusongelmat: Varastovaje voi johtua tehottomista varastoprosesseista. Tarkastuksesi voi paljastaa nämä ongelmat, jotta ne voidaan ratkaista.
- Noudattamaan määräyksiä: Julkisten yhtiöiden on tehtävä kolmansien osapuolten varastotarkastuksia noudattaakseen määräyksiä – AICPA:n tarkastusstandardien ja julkisten yhtiöiden tilinpäätösvalvontalautakunnan (PCAOB) mukaan silloin, kun niiden tuotteita pidetään ”olennaisina”. Yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) mukaan erä katsotaan olennaiseksi, jos ”sen poisjättäminen tai virhe voisi vaikuttaa niiden henkilöiden taloudellisiin päätöksiin, jotka luottavat tilinpäätöksiin.”
9 yleistä varastotarkastusmenettelyä
On olemassa useita yleisiä tarkastusmenettelyjä, jotka voivat auttaa vähittäiskaupan yrityksiä saamaan tarkat varastomäärät.
Joitakin näistä voidaan käyttää yhdessä, kun taas toiset riippuvat siitä, miten yrityksesi toimii.
Fyysinen varastolaskenta
Fyysinen varastolaskenta tehdään laskemalla jokainen yksikkö erikseen varastotasojen määrittämiseksi.
Vaikka laskenta on perinteisesti tehty käsin, prosessissa voidaan käyttää myös viivakoodinlukijaa.
Tämä tehdään yleensä vain kerran, tilikauden tai tilikauden päättymisen yhteydessä. Syynä on se, että manuaalinen varastolaskenta on valtava urakka jopa varastonhallintatyökalujen avulla.
Kiertävä inventointi
Kiertävä inventointi on useammin suoritettava prosessi.
Tämä menettely on järjestelmällinen inventaario eri varastoalueilla, jossa käydään vuorotellen läpi eri osastoja tai tuotetyyppejä.
Kun koko varaston fyysinen inventointi tehdään vain kerran vuodessa tai suunnilleen kerran vuodessa, kiertävä inventointi voi auttaa havaitsemaan poikkeamat sillä välin.
Katkaisuanalyysi
Katkaisuanalyysi tarkoittaa prosessia, jossa kaikki varaston toiminnot keskeytetään, jotta varastoon ei tule tuotteita eikä sieltä poistu tuotteita inventoinnin aikana.
Tämä parantaa varastotietojen tarkkuutta varmistamalla, ettei tuotteita kirjata väärälle tilikaudelle.
Jos teet katkaisuanalyysin, sinun kannattaa ilmoittaa asiasta asiakkaille etukäteen, jotta he tietävät varautua toimitusten viivästymiseen.
ABC-analyysi
ABC-varastoanalyysissa varasto jaetaan kolmeen ryhmään (eli A-, B- ja C-ryhmään) arvon perusteella.
Esimerkiksi A-ryhmä koostuu arvokkaista tuotteista, B-ryhmä keskihintaisista tuotteista ja C-ryhmä vähäarvoisista tuotteista.
Voit käyttää SKU-numeroita ja viivakoodeja tuotteiden priorisoinnin helpottamiseen.
Jos valitset tämän prosessin, saatat haluta myös säilyttää tuotteet näissä eri luokissa, jotta varaston tarkastaminen olisi helpompaa.
ABC-analyysiprosessi auttaa kohdentamaan resurssit tarkastuksen aikana tehokkaammin (ajattele asiaa näin: haluat varmasti priorisoida arvokkaammat tuotteesi sisäisessä tarkastuksessa).
Lisäksi ABC-varastoanalyysia voidaan käyttää kiertävän inventoinnin muotona.
A-ryhmälle tehtäisiin kiertävä inventointi useammin kuin B- ja C-ryhmille, koska arvokkaampaa varastoa halutaan seurata tarkemmin.
Rahtikustannusanalyysi
Rahtikustannusanalyysissa tarkastellaan toimituskustannuksia, jotka syntyvät varaston siirtämisestä paikasta toiseen. Tämä voi olla tärkeä luku talousraportoinnissa.
Tämän analysointi voi antaa käsityksen kaikista toimituksiin ja rahtiin liittyvistä kustannuksista, mikä voi tarjota mahdollisuuksia neuvotella paremmista rahtihinnoista, löytää toimitusketjun tehottomuuksia ja parantaa toimitusaikoja.
Esimerkiksi nykyiset rahtihintasi voivat olla passiivinen kustannus, johon et aina kiinnitä huomiota.
Jos teet rahtikustannusanalyysin joka vuosi, saat selkeän kuvan maksamistasi kustannuksista ja voit sitten tutkia, saisitko muualta edullisempia hintoja.
Jos näin on, saatat pystyä käyttämään näitä edullisempia hintoja neuvotellaksesi paremmista kustannuksista nykyisen yrityksesi kanssa.
Valmiiden tuotteiden kustannusanalyysi
Valmiiden tuotteiden kustannusanalyysi toimii parhaiten, jos valmistat omia tuotteitasi.
Siinä otetaan huomioon suorat materiaalit ja työvoima sekä valmistuksen yleiskustannukset.
Tämän analyysin avulla tiimisi määrittää, milloin tuote on valmis myytäväksi, jotta tarkastajat voivat sisällyttää sen varaston arvostusprosessiin.
Yleiskustannusanalyysi
Yleiskustannusanalyysissa tarkastetaan tuotteiden valmistamiseen liittyvät välilliset kustannukset.
Näihin voivat kuulua esimerkiksi vuokra, käyttökustannukset, vakuutuskulut ja hallinnolliset maksut sekä muut kustannukset, joita et tavallisesti ehkä ota huomioon. Näin varmistetaan, ettet aliarvioi varaston kokonaiskustannuksia.
Inventaarion täsmäytys
Täsmäytys tarkoittaa fyysisen inventaarion vertaamista kirjanpitotietoihin.
Jos poikkeamia havaitaan, sinun on selvitettävä ne ja niiden syy.
Prosessi näyttää suurin piirtein tältä:
- Suorita fyysinen inventaario saadaksesi tarkan määrän nykyisestä varastostasi.
- Vertaa laskemaasi määrää varastotietoihisi nähdäksesi, vastaavatko ne toisiaan.
- Tunnista mahdolliset poikkeamat ja selvitä, miksi niitä on saattanut ilmetä.
- Tarkista lähetyslokit, myyntitiedot, laskut ja muut asiakirjat nähdäksesi, löydätkö vastauksia.
- Täsmäytä varastotiedot vastaamaan todellista laskemaasi määrää. Jos löysit poikkeaman syyn, laadi “varaston täsmäytyslaskelma”, jossa kerrotaan syy. Muussa tapauksessa säädä luvut vastaamaan todellista määrää, jotta käytössäsi on jatkossa tarkat luvut.
Täsmäytä laskut lähetyslokiin
Tässä prosessissa tarkistat laskusi tai ostotilauksesi uudelleen lähetyslokiin verraten varmistaaksesi, ettei asiakirjojen välillä ole poikkeamia.
Tämä on automatisoitu prosessi, jossa useimmat taloushallinnon ohjelmistot voivat auttaa.
Näin voit varmistaa, että asiakkaasi saavat oikeat tuotteet eikä matkaan ole lähtenyt päällekkäisiä tilauksia.
Yksinkertaista varastotarkastuksia—opit, kuinka jatkuva varastojärjestelmä tarjoaa reaaliaikaista tarkkuutta ja vähentää tarkastusten poikkeamia.
Varastotarkastusprosessi
Kun nyt tiedät joistakin menettelyistä, joita käytät tarkastaessasi varastoasi, käydään läpi kolmivaiheinen tarkastusprosessi.
Vaihe 1: Varastotarkastukseen valmistautuminen
Virheiden minimoimiseksi ja tehokkuuden maksimoimiseksi kannattaa aloittaa selkeästä valmisteluvaiheesta. Siihen voi kuulua esimerkiksi:
- Oikean ajankohdan valitseminen: Koska varastotuotteiden tarkastaminen pysäyttää toiminnan, kannattaa valita tarkastukselle oikea ajankohta, jotta häiriöt jäävät mahdollisimman vähäisiksi. Et esimerkiksi halua keskeyttää toimintaa varastotarkastuksen vuoksi joulusesongin aikana. Jos vuoden aikana kuitenkin on hiljaisempi ajanjakso, se voi olla täydellinen tilaisuus.
- Järjestäytyminen: Järjestä varastosi, vähennä lavojen määrää ja aseta kaikki paikoilleen varmistaaksesi, että tarkastus sujuu mahdollisimman vaivattomasti.
- Asiakirjojen valmistelu: Kerää kaikki tietosi ja tarkista ne nopeasti varmistaaksesi, että sinulla on kaikki asiakirjat, joita tarvitset tarkastaaksesi ja täsmäyttääksesi varastosi. Näihin voivat kuulua varastotiedot, laskut, lähetyslokit ja muut varaston täsmäytykseen käytettävät asiakirjat.
- Tavoitteiden asettaminen: Aseta tarkastukselle tavoitteet, kuten varastonhallintaprosessin validointi, varastohävikin lähteiden tunnistaminen, ennustamisvalmiuksien parantaminen tai kustannustehokkuuden lisääminen.
- Tiimin kouluttaminen: Varmista, että tiimisi osaa suorittaa varastoinventaarion, jotta virheet voidaan minimoida koko prosessin ajan.
- Teknologian hyödyntäminen: Hyödynnä varastonhallintaohjelmistosi olennaisia ominaisuuksia tai varastonhallintaohjelmistoa koko prosessin sujuvoittamiseksi.
Vaihe 2: Varastotarkastuksen suorittaminen
Nyt on aika aloittaa tarkastus. Suorita tämä vaihe seuraavien tehtävien avulla:
- Valitse oikea menettely tai oikeat menettelyt: Olemme jo käyneet läpi varastotarkastuksen suorittamiseen tarvittavat eri menettelyt. Valitse se tai ne, jotka sopivat parhaiten varastoosi.
- Suorita laskenta: Aloita laskenta valitsemallasi menettelyllä tai valitsemillasi menettelyillä. Laske jokainen yksittäinen tuote ja merkitse määrä taseisiisi.
- Täsmäytä laskettu määrä: Vertaa lukuja varastonhallintaohjelmistosi lukuihin. Selvitä kaikki löytämäsi poikkeamat.
Vaihe 3: Tulosten analysointi
Kun tarkastus tai laskenta on lopulta valmis, sinun on analysoitava tulokset. Suorita tämä seuraavien tehtävien avulla:
- Tunnista poikkeamiesi kaavat: Tarkista täsmäytysasiakirjasi nähdäksesi, pystytkö löytämään poikkeamista kaavoja, kuten tiettyjä tuotteita tai varastosi alueita, joissa on yleensä eniten epätarkkuuksia. Yritä sitten selvittää syyt, kuten tehottomat prosessit, toimittajaongelmat tai jopa sisäinen varkaus.
- Arvioi valitsemasi menettelyn tehokkuus: Valitsitko oikean prosessin (tai prosessien yhdistelmän) varastosi tarkastamiseen? Kuinka tarkka laskentasi oli? Pitäisikö sinun kokeilla jatkossa jotain muuta?
- Laadi toimintasuunnitelma etenemistä varten: Kun olet saanut poikkeamia koskevat tutkimukset päätökseen, laadi suunnitelma niiden minimoimiseksi tulevaisuudessa. Tämä voi tarkoittaa toimittajien vaihtamista, toisen ohjelmiston etsimistä, joidenkin tiimin jäsenten irtisanomista tai jopa siirtymistä toiseen varastotilaan.
7 parasta käytäntöä varaston auditointiin
Haluatko parantaa varaston auditointiprosessiasi? Nämä seitsemän parasta käytäntöä voivat auttaa.
1. Käytä parasta varastonhallintaohjelmistoa
Yksi tapa parantaa varastonhallintaasi välittömästi on käyttää oikeaa ohjelmistoa.
Nämä verkkotyökalut voivat olla prosesseillesi erittäin hyödyllisiä, sillä ne auttavat minimoimaan virheitä ja antavat sinulle entistä paremman varastonhallinnan.
Auditointien parantamiseen tarkoitetun oikean varastonhallintaohjelmiston tulisi sisältää automaattisten uudelleentilauspisteiden ominaisuudet (uuden varaston tilaaminen automaattisesti, kun varastomäärä saavuttaa tietyn rajan varaston loppumisen välttämiseksi) sekä varastotasohälytykset (ilmoitukset, kun varastomäärä saavuttaa tietyn tason).
Nämä ominaisuudet auttavat seuraamaan varastotasoja ja tietämään, milloin tilaat lisää.
Voit käyttää näitä ominaisuuksia myös hälytyksinä siitä, milloin sinun tulisi tehdä pienimuotoinen auditointi varmistaaksesi, että varastotasot ovat todella niin alhaiset kuin ohjelmisto ilmoittaa – ja että niiden kuuluukin olla.
Tässä ovat suosikkimme varastonhallintaratkaisuista, jotka helpottavat tarkkojen varastotasojen ylläpitämiseen liittyvää työtä:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Automatisoi ja seuraa varastoa reaaliajassa
Automaattisen seurannan ja reaaliaikaisten varastopäivitysten kaltaiset työkalut voivat auttaa vähentämään virheitä ja poikkeamia pitkällä aikavälillä.
Kun pystyt seuraamaan varastotasoja ympäri vuoden, yllätyksille jää vähemmän tilaa auditoinnin koittaessa.
Lisäksi saat käyttöösi älykästä teknologiaa, kuten viivakoodinlukijoita ja RFID:tä, jotka auttavat tehostamaan prosesseja sekä ennen auditointia että sen aikana.
Viivakoodinlukijat nopeuttavat laskentaprosessia – ja auttavat estämään laskennan sekoittumisen.
RFID-tunnisteet voivat auttaa yrityksiä seuraamaan varaston liikkeitä ja varmistamaan, että tuotteet kulkevat toimitusketjun läpi. Tämä on erinomainen tapa parantaa varaston tehokkuutta auditointiprosessien kehittämisen ohella.
3. Integroi verkkokauppa-alustoihin ja -työkaluihin
Jos ylläpidät verkkokauppaa, varastotietosi näyttävät erilaisilta kuin kivijalkamyymälässä, jossa on sisäänrakennettu varastotila.
Tämä tarkoittaa, että tarvitset yhdessä toimivia ohjelmistoja, jotta pystyt seuraamaan kaikkea asianmukaisesti.
Etsi varastonhallintatyökalu, joka integroituu saumattomasti verkkokauppa-alustaasi, jotta voit seurata varastoa helpommin sen saapuessa tilausten käsittelykeskukseesi ja poistuessa sieltä.
Tämän lisäksi tutustu kaikkiin saatavilla oleviin integraatioihin nähdäksesi, mitä muita työkaluja voit ottaa avuksesi prosessiesi parantamiseen.
Jotkin näistä työkaluista voivat olla:
- Varastonhallintaohjelmisto
- Asiakkuudenhallintaohjelmisto (CRM)
- Toiminnanohjausohjelmisto (ERP)
- Tuotetiedonhallintajärjestelmä (PIM)
- Kolmannen osapuolen logistiikkaohjelmisto (3PL)
- Toimitusohjelmisto
4. Minimoi inhimilliset virheet
Auditointi voi olla vaikeaa. Se vie paljon aikaa ja perustuu suurelta osin inhimillisten virheiden minimointiin.
Tämä tarkoittaa, että sinun on koulutettava työntekijäsi asianmukaisesti—ja pidettävä heidät jatkuvasti ajan tasalla ohjelmistosta ja prosesseista—jotta he tietävät tarkalleen, mitä heiltä odotetaan auditointikauden koittaessa.
Toinen tapa minimoida inhimilliset virheet on palkata asiantuntevat auditoijat hoitamaan prosessi puolestasi.
Julkisten yhtiöiden on tehtävä tämä auditointistandardien noudattamiseksi.
5. Suorita säännöllisiä ja ulkoisia auditointeja
Varmista, että olet aina valmis auditointiin luomalla johdonmukainen aikataulu.
Esimerkiksi ottamalla käyttöön kuukausittaiset kiertolaskennat ja täydelliset fyysiset varastolaskennat tilikauden lopussa.
On myös hyvä idea palkata ulkoisia auditoijia säännöllisesti, jotta he voivat tehdä puolueettomia arviointeja ja varmistaa, että kaikki varastotietosi ovat täysin paikkansapitäviä.
Nämä tehdään yleensä kerran vuodessa.
6. Kouluta ja standardoi menettelyt
Kuten mainitsimme, työntekijöiden pitäminen ajan tasalla menettelyistä on avainasemassa.
Vielä tärkeämpää—erityisesti kun tiimin jäseniä liittyy yritykseen ja poistuu siitä—on standardisoida menettelyt ja dokumentoida koko prosessi asianmukaisesti.
Näin voit sisällyttää auditointiprosessisi työntekijöiden perehdytykseen ja säännölliseen koulutukseen.
Testaa erilaisia laskentamenettelyjä löytääksesi yrityksellesi ja tiimillesi parhaiten sopivan vaihtoehdon ja standardoi prosessi lisäämällä se yrityksesi koulutusmateriaaleihin.
7. Hyödynnä teknologiaa
Teknologia on ystäväsi—erityisesti niin manuaalisessa ja työläässä prosessissa kuin varaston laskennassa.
Hyödynnä käytettävissäsi olevia työkaluja.
Olemme tietysti jo maininneet varastonhallintaohjelmiston hyödyt, mutta esimerkiksi ennakoivaan analytiikkaan ja liikkeellä tapahtuvaan hallintaan tarkoitetut tekoälytyökalut ja mobiilisovellukset voivat tarjota lisätukea.
Useimpien varastonhallintajärjestelmien (WMS) pitäisi esimerkiksi toimia mobiilisovelluksessa prosessin sujuvoittamiseksi.
Lopuksi
Ydin on siinä, että jokaisen vähittäiskauppa- ja verkkokauppayrityksen on suoritettava vähintään vuosittainen varastoauditointi varmistaakseen, että varaston kiertotiedot ovat täysin paikkansapitäviä.
Tämä opas auttaa varmistamaan, että varastolaskentasi vastaa mahdollisimman tarkasti tilinpäätöksiäsi.
Verkkokaupan maailma liikkuu nopeasti—ja niin liikut sinäkin. Tilaa uutiskirjeemme, joka sisältää johtavien verkkokaupan asiantuntijoiden uusimmat näkemykset verkkokauppapäälliköille.
Varastoauditointia koskevat usein kysytyt kysymykset
Onko sinulla vielä kysymyksiä? Arvelimmekin niin. Tässä on muutama lisäkysymys ja -vastaus, jotka saattavat tyydyttää uteliaisuutesi (pidetään peukkuja).
Onko varastoauditointi vaikeaa?
Varastoauditointi voi olla vaikeaa, sillä tiimisi saattaa kohdata useita haasteita. Ensinnäkin se on aikaa vievä prosessi.
Lisäksi sen laajentaminen on vaikeaa, mikä tekee prosessista entistä haastavamman yrityksesi kasvaessa. Oikeiden prosessien avulla voit kuitenkin tehdä siitä mahdollisimman hallittavan.
Kuinka usein varastoauditointeja tulisi tehdä?
Varastoauditoinnit tulisi tehdä jokaisen tilikauden lopussa—vaikka joidenkin yritysten on ehkä suoritettava auditointeja useammin.
Mikä on varastoauditoinnin riski?
Kuten kaikissa prosesseissa, myös tässä on aina virheiden riski. Kun ihmiset laskevat varastotuotteet fyysisesti, laskentaan liittyy aina virhemarginaali virheellisten laskujen vuoksi.
Mitä kiertolaskenta tarkoittaa?
Kiertolaskennassa yritys laskee pienempiä varastoryhmiä useita kertoja vuoden aikana sen sijaan, että koko varasto laskettaisiin kerralla kerran vuodessa – tai mahdollisesti täydellisen vuosittaisen varastolaskennan lisäksi.
