Cómo Auditar el Inventario: 9 Procedimientos + Beneficios y Herramientas
El inventario de tu marca de comercio electrónico es uno de tus activos más valiosos. Por eso es tan importante asegurarte de que el recuento del inventario sea preciso y que cada artículo esté correctamente abastecido.
Parte de mantener el control sobre tu inventario incluye las auditorías de inventario.
Una auditoría de inventario examina en profundidad el inventario de tu empresa para verificar su exactitud, identificar posibles faltantes de existencias y minimizar el fraude y el robo.
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Sin embargo, existen diferentes procesos y procedimientos de auditoría que prefieren diferentes empresas.
A lo largo de esta guía, aprenderás más sobre la importancia de las auditorías de inventario y cómo auditar el inventario para tu negocio de comercio electrónico.
Comencemos.
¿Qué es una auditoría de inventario?
Una auditoría de inventario es un procedimiento analítico que revisa el inventario de una empresa frente a sus registros financieros para garantizar su precisión.
Este proceso verifica que el recuento real de mercancía coincida con el recuento registrado de mercancía, asegurando que tu sistema de gestión de inventario esté funcionando y que no haya existido pérdida de producto durante el período de tiempo.
A menudo, una auditoría de inventario implica simplemente contar todos tus productos restantes durante un periodo determinado y comparar esos números con los datos de tu software de gestión de inventario para ver si existen discrepancias.
Por qué las auditorías de inventario son esenciales para las marcas de comercio electrónico
Realizar auditorías de inventario de forma regular—aunque la frecuencia dependerá del tipo de negocio e inventario que tengas—es un proceso importante para cualquier empresa minorista.
Algunas empresas solo necesitan hacer estas auditorías una vez al año, mientras que otras (normalmente aquellas que venden productos perecederos) pueden realizarlas de manera mensual.
Una auditoría de inventario es tan esencial porque puede ayudar a tu negocio a:
- Descubrir discrepancias: En 2022, los minoristas estadounidenses reportaron un promedio del 1,6% de merma en inventarios ($112,1 mil millones en pérdidas)—mediante la auditoría. Descubre si tu recuento real es diferente de donde debería estar el recuento según tu seguimiento de inventario. Dependiendo de la magnitud de la discrepancia, puedes iniciar una investigación para averiguar por qué ocurre.
- Evitar exceso o falta de stock: Las auditorías pueden ayudar a detectar si tienes productos que permanecen demasiado tiempo en los estantes o si se agotan rápidamente, para que puedas reajustar el pedido de inventario.
- Detectar pérdida de producto: La pérdida de producto puede ocurrir por robo, daño o deterioro. Realizar auditorías periódicas puede ayudarte a identificar posibles problemas de pérdida para poder gestionarlos y reducirlos al mínimo.
- Detectar problemas de eficiencia en el almacén: La escasez de inventario puede deberse a procesos ineficientes en el almacén. Tu auditoría puede ser capaz de revelar estos problemas para que se puedan resolver.
- Cumplir con las normativas: Las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a realizar auditorías de inventario por terceros para cumplir con las regulaciones — es decir, según las Normas de Auditoría de la AICPA y la Junta de Supervisión Contable de Empresas Públicas (PCAOB), si sus artículos se consideran "materiales". Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) establecen que un artículo se considera material si "su omisión o error podría influir en las decisiones económicas de quienes se basan en los estados financieros."
9 procedimientos comunes de auditoría de inventario
Existen varios procedimientos comunes de auditoría que pueden ayudar a las empresas minoristas a obtener recuentos de inventario precisos.
Algunos pueden utilizarse en conjunto, mientras que otros dependerán de cómo funcione tu empresa.
Recuento físico de inventario
Un recuento físico de inventario se realiza contando individualmente cada unidad para medir los niveles de inventario.
Aunque tradicionalmente se hace de manera manual, también se puede utilizar un lector de códigos de barras para ayudar en el proceso.
Esto normalmente se hace solo una vez, al final del año fiscal o periodo contable. Esto se debe a que un recuento manual de inventario es una tarea enorme, incluso con la ayuda de herramientas de gestión de inventario.
Conteo cíclico
El conteo cíclico es un proceso más frecuente.
Este procedimiento consiste en un conteo sistemático de diferentes áreas del inventario, rotando entre distintos departamentos o tipos de productos.
Mientras que un conteo físico de todo el inventario ocurre solo una vez al año aproximadamente, el conteo cíclico puede ayudar a descubrir discrepancias entre tanto.
Análisis de corte
El análisis de corte es el proceso de interrumpir todas las operaciones en tu almacén para asegurar que no entre ni salga inventario durante el proceso de conteo.
Esto ayuda a incrementar la precisión del inventario al garantizar que no se cuenten artículos en el periodo contable incorrecto.
Deberás comunicarte con tus clientes con anticipación si vas a realizar un análisis de corte para que sepan que pueden esperar demoras en los envíos.
Análisis ABC
El análisis de inventario ABC es cuando categorizas tu inventario en tres grupos (es decir, grupo A, B y C) según su valor.
Por ejemplo, el grupo A consta de artículos de alto valor, el grupo B de artículos de valor medio y el grupo C de artículos de bajo valor.
Puedes usar números de SKU y códigos de barras para ayudar a priorizar tus productos.
Si eliges este proceso, incluso podrías almacenar tus artículos en estas diferentes categorías para facilitar la auditoría de inventarios.
El proceso de análisis ABC te ayuda a asignar tus recursos durante una auditoría de manera más eficaz (piénsalo: querrás priorizar tus artículos de mayor valor durante la auditoría interna).
Además, el análisis de inventario ABC puede utilizarse como una forma de conteo cíclico.
Realizarías conteos cíclicos más frecuentes para tu grupo A en comparación con los grupos B y C, ya que deseas mantener un seguimiento más cercano de tu inventario de mayor valor.
Análisis de costos de flete
El análisis de costos de flete examina los costos de envío al trasladar inventario de un lugar a otro, lo cual puede ser una cifra importante a revisar en tus informes financieros.
Analizar esto puede darte una idea de todos los costos relacionados con transporte y flete, brindándote posibles oportunidades para negociar mejores tarifas de flete, encontrar ineficiencias en la cadena de suministro y mejorar los tiempos de entrega.
Por ejemplo, tus tarifas de flete actuales podrían ser un costo pasivo al que no siempre prestas atención.
Si realizas un análisis de costos de flete cada año, podrás obtener una imagen clara de lo que pagas y luego investigar si puedes encontrar tarifas más bajas en otro lugar.
Si es así, podrías utilizar esas tarifas más bajas para negociar mejores costos con tu empresa actual.
Análisis de costos de productos terminados
El análisis de costos de productos terminados es más efectivo si fabricas tus propios productos.
Tiene en cuenta los materiales directos y la mano de obra, junto con los costos indirectos de fabricación.
Con este análisis, tu equipo determina cuándo un producto está listo para ser vendido para que los auditores puedan incluirlo en su proceso de valoración de inventario.
Análisis de gastos generales
El análisis de gastos generales implica auditar los costos indirectos asociados con la producción de tus bienes.
Esto puede incluir cosas como alquiler, servicios públicos, costos de seguros, tasas administrativas y más que normalmente no considerarías, asegurando que no subestimes el costo total de tu inventario.
Conciliación del conteo de inventario
La conciliación es el proceso de igualar el conteo físico de tu inventario con tus registros contables.
Si se descubren discrepancias, deberás trabajar para conciliarlas y averiguar la causa.
Este proceso se verá más o menos así:
- Realiza el conteo físico de tu inventario para obtener un recuento preciso de tus existencias actuales.
- Compara tu recuento con los registros de inventario para comprobar si coinciden.
- Identifica cualquier discrepancia e investiga por qué podrían haber ocurrido.
- Revisa los registros de envíos, ventas, facturas y otros documentos para ver si puedes encontrar respuestas.
- Reconcilia el registro de inventario para que coincida con tu recuento real. Si encontraste la razón de la discrepancia, crea un “estado de conciliación de existencias” que explique el porqué. De lo contrario, simplemente ajusta tus cifras para que igualen al recuento real y así tendrás datos precisos en adelante.
Haz coincidir las facturas con el registro de envíos
Con este proceso, verificarás nuevamente tus facturas u órdenes de compra comparándolas con tu registro de envíos para asegurarte de que no existan discrepancias entre esos documentos.
Este es un proceso automatizado con el que la mayoría de los programas de contabilidad pueden ayudarte.
Aquí puedes asegurarte de que tus clientes estén recibiendo los productos correctos y que no se estén enviando pedidos duplicados.
Simplifica tus auditorías de inventario: descubre cómo un sistema de inventario perpetuo proporciona precisión en tiempo real y reduce las discrepancias durante las auditorías.
El proceso de auditoría de inventario
Ahora que ya conoces algunos procedimientos que utilizarás al auditar tu inventario, caminemos a través del proceso de auditoría de tres pasos.
Paso 1: Preparación para la auditoría de inventario
Para minimizar errores y maximizar la eficiencia, querrás iniciar con una fase de preparación bien definida. Esto incluye tareas como:
- Elegir el momento adecuado: Debido a que auditar el inventario detiene las operaciones, deberás seleccionar el momento adecuado para programar tu auditoría y así minimizar las interrupciones. Por ejemplo, no querrías pausar las operaciones para una auditoría de inventario durante la temporada navideña. Sin embargo, si hay un periodo lento durante el año, esa puede ser la oportunidad ideal.
- Organizarse: Organiza tu inventario, minimizando pallets y colocando todo en su sitio, para asegurar que la auditoría se desarrolle de la manera más fluida posible.
- Preparar la documentación: Reúne todos tus registros y haz una revisión rápida para confirmar que cuentas con toda la documentación necesaria para auditar y conciliar tu inventario. Esto puede incluir tus registros de inventario, facturas, registros de envíos y cualquier otro documento utilizado para conciliar tu inventario.
- Establecer metas y objetivos: Fija objetivos para tu auditoría, como validar tu proceso de gestión de inventario, identificar las fuentes de merma de inventario, aumentar la capacidad de previsión o mejorar la rentabilidad.
- Capacitar a tu equipo: Asegúrate de que tu equipo sepa cómo manejar el inventario para reducir errores a lo largo del proceso.
- Aprovechar la tecnología: Utiliza las funcionalidades relevantes de tu software de gestión de inventarios o el software de gestión de almacenes para agilizar todo el proceso.
Paso 2: Realización de la auditoría de inventario
Ahora es momento de iniciar tu auditoría. Sigue estas tareas para completar este paso:
- Elige el/los procedimiento(s) adecuado(s): Ya hemos revisado los diferentes procedimientos necesarios para realizar una auditoría de inventario. Escoge el/los que mejor se adapten a tu inventario.
- Ejecuta el conteo: Inicia el conteo utilizando el/los procedimiento(s) seleccionados. Cuenta cada artículo de manera individual y registra la cantidad en tus hojas de balance.
- Reconcilia el conteo: Compara los números con los de tu software de inventario. Investiga cualquier discrepancia que encuentres.
Paso 3: Análisis de los resultados
Finalmente, una vez que tu auditoría/conteo haya finalizado, debes analizar los resultados. Sigue estas tareas para hacerlo:
- Identifica patrones en tus discrepancias: Revisa tus documentos de conciliación para ver si puedes descubrir algún patrón en las discrepancias, como productos específicos o áreas de tu almacén que tienden a ser las más inexactas. Luego, trata de identificar la razón, como procesos ineficientes, problemas con los proveedores o incluso robos internos.
- Evalúa la efectividad del procedimiento elegido: ¿Elegiste el proceso correcto (o una combinación de procesos) para auditar tu inventario? ¿Qué tan precisa fue tu cuenta? ¿Deberías intentar otro método en el futuro?
- Desarrolla un plan de acción para avanzar: Una vez que hayas concluido cualquier investigación sobre las discrepancias, elabora un plan para minimizarlas en el futuro. Esto podría implicar cambiar de proveedor, buscar un software diferente, prescindir de algunos miembros del equipo o incluso trasladarte a otro almacén.
7 mejores prácticas para la auditoría de inventario
¿Quieres mejorar tu proceso de auditoría de inventario? Estas siete mejores prácticas pueden ayudarte.
1. Utiliza el mejor software de gestión de inventarios
Una forma rápida de mejorar la gestión de tu inventario es utilizando el software adecuado.
Estas herramientas online pueden ser sumamente beneficiosas para tus procesos, ayudando a minimizar errores y a brindarte aún más control sobre el inventario.
El software de gestión de inventario adecuado para mejorar tu auditoría debería incluir capacidades para puntos de reorden automáticos (realizar pedidos automáticamente de nuevo stock al llegar a un umbral determinado para evitar faltantes) y alertas de niveles de stock (notificaciones cuando el stock llega a cierto punto).
Estas funciones son útiles para vigilar los niveles de existencias y saber cuándo estás realizando nuevos pedidos.
También puedes utilizar estas funciones como alertas para realizar mini-auditorías y asegurarte de que los niveles de stock realmente sean tan bajos como marca el software—y que efectivamente deban serlo.
Estas son nuestras soluciones favoritas de gestión de inventario para simplificar todo el trabajo de mantener niveles de stock precisos:
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2. Automatiza y rastrea el inventario en tiempo real
Herramientas como el seguimiento automatizado y las actualizaciones de inventario en tiempo real pueden ayudar a reducir errores y discrepancias a largo plazo.
Cuando puedes controlar los niveles de stock durante todo el año, hay menos margen para sorpresas en el momento de la auditoría.
Además, puedes acceder a tecnología inteligente como escáneres de códigos de barras y RFID que ayudan a agilizar los procesos, tanto antes como durante la auditoría.
Los escáneres de códigos de barras ayudan a hacer el conteo más rápido—y evitan que pierdas la cuenta.
Las etiquetas RFID pueden ayudar a las empresas a monitorear el movimiento del inventario, asegurando que recorra toda la cadena de suministro. Esta es una excelente manera de aumentar la eficiencia del almacén además de mejorar tus procesos de auditoría.
3. Integra con plataformas de comercio electrónico y otras herramientas
Si gestionas una tienda online, tus registros de inventario serán diferentes a los de una tienda física con espacio de almacenamiento integrado.
Esto significa que necesitarás un software que funcione de manera conjunta para mantener bajo control todo lo que sucede.
Busca una herramienta de gestión de inventario que se integre sin problemas con tu plataforma de comercio electrónico para que sea más fácil rastrear el inventario a medida que entra y sale de tu centro de cumplimiento.
Además, revisa todas las integraciones disponibles para ver qué otras herramientas puedes aprovechar para mejorar tus procesos.
Algunas de estas herramientas pueden incluir:
- Software de gestión de almacenes
- Software de gestión de relaciones con clientes (CRM)
- Software de planificación de recursos empresariales (ERP)
- Sistema de gestión de información de productos (PIM)
- Software de logística de terceros (3PL)
- Software de envíos
4. Minimiza el error humano
La auditoría puede ser difícil. Es un proceso que consume mucho tiempo y depende en gran medida de minimizar el error humano.
Esto significa que debes capacitar adecuadamente a tus empleados—y mantenerlos actualizados constantemente sobre el software y los procesos—para asegurarte de que sepan exactamente qué se espera de ellos cuando llegue la temporada de auditoría.
Otra manera de minimizar el error humano es contratar auditores expertos para que gestionen el proceso por ti.
Las empresas públicas están obligadas a hacerlo para cumplir con los estándares de auditoría.
5. Realiza auditorías regulares y externas
Asegúrate de estar siempre preparado para el momento de la auditoría creando un calendario coherente.
Por ejemplo, implementando recuentos cíclicos cada mes y recuentos físicos de inventario al cierre del año fiscal.
También es buena idea contratar auditores externos periódicamente para que realicen evaluaciones imparciales y se aseguren de que todos tus registros de inventario sean completamente precisos.
Por lo general, esto se realiza una vez al año.
6. Capacita y estandariza los procedimientos
Como mencionamos antes, mantener a tus empleados actualizados en los procedimientos es clave.
Pero aún más importante—especialmente cuando los miembros del equipo entran y salen de la empresa—es estandarizar tus procedimientos y documentar correctamente todo el proceso.
De esta forma, puedes incluir tus procedimientos de auditoría en el proceso general de incorporación y capacitación regular de tus empleados.
Prueba diferentes procedimientos de recuento para encontrar el que mejor funcione para tu empresa y tu equipo, luego estandariza ese proceso añadiéndolo a los materiales de formación de la empresa.
7. Aprovecha la tecnología
La tecnología es tu aliada—especialmente en un proceso tan manual y tedioso como el recuento de inventario.
Aprovecha las herramientas que tienes a tu disposición.
Por supuesto, ya hemos mencionado los beneficios del software de gestión de inventarios, pero existen herramientas de inteligencia artificial y aplicaciones móviles para tareas como análisis predictivo y gestión en movimiento que pueden ofrecer apoyo adicional.
Por ejemplo, la mayoría de los sistemas de gestión de almacenes (WMS) deberían funcionar en una aplicación móvil para ayudar a agilizar el proceso.
Reflexiones finales
En conclusión, toda empresa minorista y de comercio electrónico necesita realizar al menos auditorías de inventario anuales para asegurar que sus registros de rotación de inventario sean completamente precisos.
Esta guía te ayudará a asegurarte de que el recuento de tu inventario se alinee lo más posible con tus estados financieros.
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Preguntas frecuentes sobre auditoría de inventario
¿Aún tienes preguntas? Sabíamos que podía pasar. Aquí tienes algunas preguntas y respuestas extra para saciar tu curiosidad (crucemos los dedos).
¿Es difícil auditar el inventario?
La auditoría de inventario puede ser complicada ya que existen una serie de desafíos que tu equipo puede enfrentar. Primero, es un proceso que consume mucho tiempo.
Además, es difícil de escalar, lo que hace que el proceso sea aún más complicado a medida que tu empresa crece. Sin embargo, con los procedimientos adecuados, puedes hacerlo lo más manejable posible.
¿Con qué frecuencia se deben realizar auditorías de inventario?
Las auditorías de inventario deben realizarse al final de cada año fiscal—aunque algunas empresas pueden necesitar auditar con más frecuencia.
¿Cuál es el riesgo de auditar inventarios?
Como ocurre con cualquier proceso, siempre existe un riesgo de error. Cuando tienes personas contando físicamente los artículos de tu inventario, siempre habrá un margen de error debido a recuentos incorrectos.
¿Qué es un recuento cíclico?
Un recuento cíclico es cuando una empresa cuenta grupos pequeños de inventario en diferentes ciclos a lo largo del año, en lugar de (o quizás además de) hacer un recuento total masivo del inventario una vez al año.
