7 Haupttypen von POS-Systemen und wie die einzelnen funktionieren
Die Art des Point-of-Sale-Systems (POS), für die Sie sich entscheiden, beeinflusst, wie Ihr Unternehmen im Alltag funktioniert – von der Geschwindigkeit des Bezahlvorgangs über die Transparenz der Lagerbestände bis hin zum Kundenerlebnis. Bei der großen Auswahl kann die falsche Entscheidung zu erheblichen betrieblichen Problemen führen.
Cloudbasierte und mobile POS-Systeme haben die Möglichkeiten für Einzelhändler jeder Größe verändert. Dieser Leitfaden erklärt die einzelnen Typen, ihre Stärken und ihre Schwächen, damit Sie eine fundierte und sichere Entscheidung treffen können.
Was ist ein POS-System?
Ein POS-System ist die Kombination aus Hardware und Software, die Verkaufstransaktionen am Verkaufsort verarbeitet. Es übernimmt die Zahlungsabwicklung, die Erstellung von Belegen und häufig auch die Aktualisierung der Lagerbestände in Echtzeit.
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Die meisten modernen POS-Systeme gehen weit über den einfachen Bezahlvorgang hinaus – sie erfassen Verkaufsdaten, verwalten Kundendaten und integrieren sich mit anderen Geschäftstools. Die verschiedenen verfügbaren POS-Systemtypen bestimmen, wie flexibel, skalierbar und vernetzt Ihre Abläufe sein können.
7 wichtige Typen von POS-Systemen
Jeder POS-Systemtyp bietet eigene Stärken – von Mobilität und Selbstbedienung bis hin zur Integration mehrerer Vertriebskanäle. Das sollten Sie über die Vorteile der einzelnen POS-Optionen, ihre Funktionen und ihre optimalen Einsatzbereiche wissen:
1. Traditionelle POS-Systeme für den Verkaufstresen
Diese fest installierten, hardwareintensiven POS-Systeme für Convenience Stores sind auch in Lebensmittelgeschäften, Großmärkten und Restaurants weit verbreitet. Dieses Point-of-Sale-System ist wie eine moderne Registrierkasse (und hat sich im Laufe der Geschichte der POS-Systeme stark weiterentwickelt). Es verfügt über ein eigenes Terminal, eine Kassenschublade, einen Barcodescanner und einen Belegdrucker, die an einer Kassenstation miteinander verkabelt sind. Meiner Erfahrung nach sind sie die zuverlässigsten Optionen für Umgebungen mit hohem Transaktionsvolumen, in denen Geschwindigkeit und Robustheit wichtiger sind als Flexibilität.
Vorteile
Der größte Vorteil traditioneller POS-Lösungen ist meiner Erfahrung nach ihre Stabilität – sie sind weder auf den Akku eines Tablets noch auf ein WLAN-Signal angewiesen, damit der Bezahlvorgang reibungslos weiterläuft. Anbieter wie Square und Clover bieten Verkaufstresen-Terminals mit spezieller Hardware an, die auch hohe Transaktionsvolumen zuverlässig bewältigt. Außerdem erhalten Sie einen stärker strukturierten Bezahlvorgang, was gut funktioniert, wenn Ihre Mitarbeiter an jeder Kasse einen einheitlichen Ablauf befolgen sollen.
Funktionen
Hier sind die wichtigsten Funktionen von POS-Systemen, auf die ich bei der Nutzung traditioneller POS-Systeme für den Verkaufstresen in stark frequentierten Einzelhandelsgeschäften und Restaurants vertraut habe:
- Dedizierte Hardware: Umfasst ein POS-Terminal, eine Kassenschublade, einen Barcodescanner und einen Belegdrucker für schnelle und zuverlässige Transaktionen.
- Integriertes Kartenlesegerät: Akzeptiert Chip-, Magnetstreifen- und kontaktlose Zahlungen mit Kredit- und Debitkarten.
- Lagerverwaltung: Verfolgt Lagerbestände in Echtzeit und synchronisiert sich häufig mit Backoffice-Systemen.
- Mitarbeiterverwaltung: Ermöglicht die Festlegung von Berechtigungen, die Erfassung von Arbeitszeiten und die Überwachung der Verkäufe nach Mitarbeiter.
- Belegdruck: Druckt für jede Transaktion sofort Papierbelege aus.
- Sichere Bargeldverwaltung: Integrierte Kassenschubladen bewahren Geld sicher und ordentlich auf.
- Anbieter-Support: Anbieter wie Square und Clover bieten fortlaufenden Support für Hardware und Software.
2. Mobile POS-Systeme
Ein mobiles Kassensystem läuft auf einem Smartphone oder Tablet und wird manchmal mit einem tragbaren Kreditkartenlesegerät gekoppelt (oder mit einer App, die Kreditkartenzahlungen per iPhone oder Android ermöglicht), sodass Sie überall Transaktionen verarbeiten können. Diese Systeme eignen sich hervorragend, wenn Sie sich auf der Verkaufsfläche, an einem Marktstand oder im Straßenverkauf befinden. Ich habe festgestellt, dass sie besonders für kleine Unternehmen und Pop-up-Anbieter wertvoll sind, die eine kostengünstige, flexible Lösung benötigen, ohne sich an stationäre Hardware zu binden.
Vorteile
Die Möglichkeit, überall Zahlungen entgegenzunehmen, ist der offensichtlichste Vorteil mobiler Kassensysteme. Der eigentliche Mehrwert, den ich beobachtet habe, liegt jedoch darin, dass sie Warteschlangen an der Kasse verkürzen, indem sie die Kasse zum Kunden bringen. Square und PayPal Zettle sind zwei Anbieter, die ich für mobile Lösungen empfehlen würde, die sich mit minimalen Anfangskosten wirklich einfach einrichten lassen. Für kleine Teams oder saisonale Einzelhandelsunternehmen macht diese niedrige Einstiegshürde einen deutlichen Unterschied.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, die ich bei der Arbeit mit mobilen Kassensystemen im Einzelhandel und bei Veranstaltungen am nützlichsten gefunden habe:
- Tragbares Kartenlesegerät: Verbindet sich mit Mobilgeräten und Tablets für Zahlungen unterwegs.
- Kontaktlose Zahlungen: Akzeptiert kontaktloses Bezahlen, Apple Pay und Google Pay.
- Digitale Belege: Versendet Belege per E-Mail oder SMS und reduziert so den Papierverbrauch.
- Bestandsabfrage: Ermöglicht es Ihnen, den Lagerbestand überall auf der Verkaufsfläche zu prüfen.
- Umsatzverfolgung: Überwacht Transaktionen und Verkaufsleistung in Echtzeit.
- Schnelle Einrichtung: Anbieter wie Square und PayPal Zettle ermöglichen einen unkomplizierten Start innerhalb weniger Minuten.
- Leichte Hardware: Keine sperrigen Terminals – nur ein Smartphone, Tablet und kompaktes Lesegerät.
Meine Top-Auswahl mobiler Kassensysteme
Hier ist meine Liste der 10 besten mobilen Kassensysteme, die Sie sich ansehen sollten:
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3. Tablet-basierte Kassensysteme
Diese Systeme führen Kassensoftware auf einem iPad oder Android-Tablet aus und schaffen ein Gleichgewicht zwischen der Mobilität mobiler Lösungen und der strukturierten Nutzung eines stationären Kassenterminals. Meiner Meinung nach sind sie ideal für Restaurants, Boutiquen und Dienstleistungsunternehmen wie Salons, die eine klare, moderne Kassenoberfläche ohne die sperrige Ausstattung herkömmlicher Hardware wünschen.
Vorteile
Am meisten schätze ich an Tablet-Kassensystemen, wie benutzerfreundlich sie sind – die Touchscreen-Oberfläche wirkt vertraut, wodurch sich die Schulungszeit deutlich verkürzt. Anbieter wie Toast und Lightspeed haben tabletbasierte Systeme speziell für Restaurants und den Einzelhandel entwickelt, mit übersichtlichen Oberflächen, die sich auch unter Zeitdruck einfach bedienen lassen. Außerdem können Sie das Tablet je nach Situation an einer Theke befestigen oder mit sich führen.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, die ich bei der Nutzung tabletbasierter Kassensysteme im Einzelhandel und im Gastgewerbe am wertvollsten gefunden habe:
- Touchscreen-Oberfläche: Einfach für das Personal zu bedienen, mit schnellem Zugriff auf Menüs und Produkte.
- Flexible Befestigung: Verwenden Sie das Tablet auf einem Ständer am Verkaufstresen oder tragen Sie es zum Kunden.
- Integrierte Zahlungen: Akzeptiert Chip-, Magnetstreifen- und kontaktlose Zahlungen über verbundene Kartenlesegeräte.
- Anpassbare Layouts: Anbieter wie Toast und Lightspeed ermöglichen es Ihnen, die Oberfläche an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen.
- Bestellverwaltung: Verfolgt Bestellungen, offene Rechnungen und Optionen – besonders nützlich in Restaurants und Cafés.
- Cloud-Synchronisierung: Aktualisiert Verkaufs- und Bestandsdaten in Echtzeit auf allen Geräten.
- Kundenbindung: Erfasst E-Mail-Adressen, Treueprogramminformationen und Feedback direkt an der Kasse.
4. POS-Systeme für Selbstbedienungskioske
Diese Systeme legen den Kassiervorgang direkt in die Hände der Kunden, indem sie ein Touchscreen-Terminal bereitstellen und dadurch den Bedarf an fest zugeordnetem Kassenpersonal reduzieren. Ich habe erlebt, dass sie besonders gut in Schnellrestaurants, Restaurants mit schneller Bedienung und stark frequentierten Einzelhandelsgeschäften funktionieren, in denen Geschwindigkeit und Bestellgenauigkeit höchste Priorität haben.
Vorteile
Der größte betriebliche Vorteil, den ich bei POS-Systemen für Selbstbedienungskioske beobachtet habe, ist die Verkürzung der Wartezeiten während der Stoßzeiten. Kunden durchlaufen den Kassiervorgang schneller, wenn sie den Prozess selbst steuern. Auch die Bestellgenauigkeit verbessert sich tendenziell, weil Kunden ihre Auswahl selbst eingeben. Dadurch wird die Gefahr von Missverständnissen zwischen Personal und Gästen verringert. Anbieter wie Toast und KORONA POS bieten kioskfähige Lösungen an, die sich direkt in Küchendisplaysysteme und die Bestandsverfolgung integrieren lassen.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, die ich bei der Einrichtung von POS-Systemen für Selbstbedienungskioske in stark frequentierten Einzelhandels- und Gastronomieumgebungen als besonders wirkungsvoll empfunden habe:
- Bestellung per Touchscreen: Kunden können Menüs durchsuchen und Bestellungen direkt am Kiosk aufgeben.
- Integrierte Zahlungen: Akzeptiert Kartenzahlungen, kontaktlose Zahlungen und Zahlungen per mobiler Geldbörse direkt am Terminal.
- Anpassbare Oberfläche: POS-Anbieter wie Toast und KORONA POS ermöglichen es Ihnen, Erscheinungsbild und Ablauf an Ihre Marke anzupassen.
- Hinweise zum Zusatzverkauf: Schlägt während des Bestellvorgangs Ergänzungen oder Kombiangebote vor, um den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen.
- Bestellbestätigung: Zeigt Kunden vor dem Absenden eine Zusammenfassung zur Überprüfung an und hilft dadurch, Fehler zu reduzieren.
- Warteschlangenverwaltung: Druckt Bestellbons aus oder sendet Bestellungen direkt an die Küche oder den Vorbereitungsbereich.
- Barrierefreiheitsoptionen: Bietet eine Sprachauswahl und anpassbare Textgrößen für einen größeren Nutzerkreis.
5. Cloudbasierte POS-Systeme
Statt Daten lokal auf einem einzigen Gerät zu speichern, verarbeiten und speichern diese Systeme Daten auf entfernten Servern, auf die Sie von jedem internetfähigen Gerät aus zugreifen können. Ich halte sie für die praktischste Wahl für Einzelhändler mit mehreren Standorten und wachsende Unternehmen, die Verkaufs-, Bestands- und Berichtsdaten aller Standorte in Echtzeit über ein einziges Dashboard einsehen müssen.
Vorteile
Am wertvollsten an cloudbasierten POS-Systemen finde ich die Möglichkeit, von überall auf Ihre Daten zuzugreifen. Ganz gleich, ob Sie auf der Verkaufsfläche, im Backoffice oder vollständig außerhalb des Standorts sind – Sie haben stets denselben Zugriff. Anbieter wie Shopify POS und Lightspeed sind gute Beispiele für cloudnative Systeme, die Einzelhändlern mit mehreren Standorten eine einheitliche Ansicht von Bestands-, Verkaufs- und Kundendaten über alle Filialen hinweg bieten.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, auf die ich bei der Arbeit mit cloudbasierten POS-Systemen im Einzelhandel und in Onlinehandelsumgebungen am meisten zurückgreife:
- Fernzugriff: Von jedem Gerät mit Internetverbindung anmelden, um Verkäufe einzusehen und Abläufe zu verwalten.
- Automatische Updates: Anbieter wie Shopify POS und Lightspeed stellen neue Funktionen und Sicherheitspatches ohne Ausfallzeiten bereit.
- Echtzeitbestandsverwaltung: Synchronisiert Lagerbestände sofort über alle Standorte und Online-Kanäle hinweg.
- Zentralisierte Berichte: Führt Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten in einem einzigen Dashboard zusammen.
- Unterstützung mehrerer Standorte: Preise, Werbeaktionen, Treueprogramme und Mitarbeiter in mehreren Filialen über ein einziges Konto verwalten.
- Integrationen von Drittanbietern: Verbindet sich mit E-Commerce-Plattformen, Buchhaltungstools und Marketing-Apps.
- Datensicherheit: Speichert Informationen extern und sorgt mit Verschlüsselung und regelmäßigen Sicherungen für Sicherheit.
Meine Top-Auswahl an Cloud-POS-Systemen
Hier ist meine Liste der 10 besten cloudbasierten POS-Systeme, die Sie sich ansehen sollten:
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6. Komplett-POS-Terminals
Hierbei handelt es sich um spezielle Hardwareeinheiten, die ein Touchscreen-Display, Zahlungsabwicklung, einen Bondrucker und manchmal eine Kassenschublade in einem einzigen Gerät vereinen. Meiner Meinung nach eignen sie sich am besten für stationäre Einzelhändler und Restaurants, die eine feste, vor Ort eingesetzte und zuverlässige Kassenstation wünschen, ohne mehrere separate Komponenten beschaffen und miteinander verbinden zu müssen.
Vorteile
Der größte Vorteil, den ich bei POS-Terminals mit Komplettfunktion festgestellt habe, ist die erhebliche Vereinfachung der Einrichtung. Alles, was Sie benötigen, befindet sich in einer einzigen Einheit, sodass deutlich weniger Zeit für die Konfiguration der POS-Hardware und die Behebung von Kompatibilitätsproblemen aufgewendet werden muss. Außerdem ermöglichen sie in der Regel ein gleichmäßigeres Kassiererlebnis, da alle Komponenten für die Zusammenarbeit konzipiert sind. Anbieter wie Clover und Toast bieten Komplett-Terminals an, die speziell für Einzelhandel und Gastronomie entwickelt wurden und standardmäßig eine integrierte Zahlungsabwicklung sowie kundenorientierte Displays enthalten.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, die ich bei der Arbeit mit Komplett-POS-Terminals im Einzelhandel und in der Gastronomie am nützlichsten finde:
- Integrierte Hardware: Vereint Touchscreen, Zahlungsterminal, Bondrucker und Kassenschublade in einem Gerät.
- Einrichtung nach dem Anschließen: Anbieter wie Clover und Toast ermöglichen eine schnelle Installation mit minimalen technischen Kenntnissen.
- Kundenorientiertes Display: Ermöglicht es Kunden, Käufe zu überprüfen und Zahlungen direkt am Terminal abzuschließen.
- Integrierte Zahlungsabwicklung: Akzeptiert Karten, kontaktlose Zahlungen und mobile Geldbörsen ohne zusätzliche Hardware.
- Robustes Design: Für Umgebungen mit hohem Kundenaufkommen und häufige Nutzung ausgelegt.
- Integrierte Software: Führt POS-Software nativ aus, sodass kein separater Computer erforderlich ist.
- Unterstützung von Peripheriegeräten: Verbindet sich für zusätzliche Funktionen mit Barcodescannern oder Waagen.
Meine Top-Auswahl an Komplett-POS-Systemen
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7. POS-Systeme für mehrere Vertriebskanäle
Diese Systeme verbinden Ihre Vertriebskanäle im Geschäft, online und mobil, sodass Bestände, Kundendaten und Bestellhistorien an jedem Kontaktpunkt synchron bleiben. Meiner Erfahrung nach sind sie die bevorzugte Lösung für Einzelhändler, die über mehrere Kanäle verkaufen und eine einzige zuverlässige Datenquelle benötigen, um Überverkäufe, fragmentierte Kundendatensätze und uneinheitliche Preise zu vermeiden.
Vorteile
Was ich an Mehrkanal-Kassensystemen am meisten schätze, ist, dass sie die Bestandsabweichungen beseitigen, die durch die Verwaltung separater Systeme für jeden Vertriebskanal entstehen. Online-Bestellungen und Rückgaben im Geschäft werden automatisch abgeglichen und überall berücksichtigt (dies ist auch einer von vielen Vorteilen von Online-Bestellsystemen). Anbieter wie Shopify POS und Lightspeed bewältigen dies besonders gut und stellen Einzelhändlern einheitliche Kundenprofile, Bestellhistorien und Bestandszahlen zur Verfügung, unabhängig davon, ob sie im Geschäft, online oder über einen Marktplatz verkaufen.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, auf die ich mich bei der Nutzung von Mehrkanal- oder kanalübergreifenden Kassensystemen zur Vereinheitlichung von Einzelhandelsabläufen am meisten verlasse:
- Einheitliche Bestandsverwaltung: Synchronisiert die Bestandsmengen in Echtzeit über Online-, Geschäfts- und Marktplatzkanäle hinweg.
- Zentralisierte Kundenprofile: Fasst Kaufhistorien und Kontaktdaten aus allen Kanälen in einem einzigen Datensatz zusammen und vereinfacht so das Kundenbeziehungsmanagement.
- Auftragsweiterleitung: Ermöglicht die Abwicklung von Bestellungen von jedem Standort oder Kanal aus, einschließlich „online kaufen, im Geschäft abholen“ (BOPIS).
- Einheitliche Preise und Aktionen: Wendet Rabatte und Treueprämien automatisch über alle Vertriebskanäle hinweg an.
- Integrierte Berichte: Führt Verkaufs-, Rückgabe- und Leistungsdaten aus allen Kanälen in einer Übersicht zusammen.
- Kanalspezifische Einstellungen: Mit Anbietern wie Shopify POS und Lightspeed können Sie Arbeitsabläufe und die Produktverfügbarkeit je Kanal anpassen.
- Nahtlose Rückgaben und Umtauschvorgänge: Bearbeitet kanalübergreifende Rückgaben und Umtauschvorgänge ohne manuelle Anpassungen.
Meine besten kanalübergreifenden Kassensysteme
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