7 Haupttypen von Kassensystemen und wie jeder davon funktioniert
Die Art des Point-of-Sale-Systems (POS-Systems), für die Sie sich entscheiden, bestimmt, wie Ihr Unternehmen im Alltag funktioniert – von der Geschwindigkeit des Bezahlvorgangs über die Transparenz der Lagerbestände bis hin zum Kundenerlebnis. Bei der großen Auswahl kann die falsche Entscheidung zu erheblichen betrieblichen Problemen führen.
Cloudbasierte und mobile POS-Systeme haben die Möglichkeiten für Einzelhändler jeder Größe verändert. Dieser Leitfaden erläutert die einzelnen Arten, ihre Stärken und Schwächen, damit Sie eine sichere und fundierte Entscheidung treffen können.
Was ist ein POS-System?
Ein POS-System ist die Kombination aus Hardware und Software, die Verkaufstransaktionen am Verkaufsort verarbeitet. Es übernimmt die Zahlungsabwicklung, die Erstellung von Belegen und häufig auch die Aktualisierung der Lagerbestände in Echtzeit.
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Die meisten modernen POS-Systeme gehen weit über den einfachen Bezahlvorgang hinaus – sie erfassen Verkaufsdaten, verwalten Kundendaten und integrieren sich in andere Geschäftstools. Die verschiedenen verfügbaren Arten von POS-Systemen bestimmen, wie flexibel, skalierbar und vernetzt Ihre Abläufe sein können.
7 wichtige Arten von POS-Systemen
Jede Art von POS-System bringt eigene Stärken mit sich – von Mobilität und Selbstbedienung bis hin zur Integration mehrerer Vertriebskanäle. Das sollten Sie über die Vorteile der einzelnen POS-Optionen, ihre Funktionen und ihre optimalen Einsatzbereiche wissen:
1. Traditionelle POS-Systeme für den Verkaufstresen
Diese fest installierten, hardwareintensiven POS-Systeme für Convenience-Stores sind auch in Lebensmittelgeschäften, großen Einzelhandelsgeschäften und Restaurants weit verbreitet. Dieses Point-of-Sale-System ist wie eine moderne Registrierkasse (und hat sich im Laufe der Geschichte der POS-Systeme stark weiterentwickelt). Es verfügt über ein eigenes Terminal, eine Kassenschublade, einen Barcode-Scanner und einen Belegdrucker, die an einer Kassenstation miteinander verkabelt sind. Meiner Erfahrung nach sind sie die zuverlässigste Option für Umgebungen mit hohem Transaktionsvolumen, in denen Geschwindigkeit und Robustheit wichtiger sind als Flexibilität.
Vorteile
Der größte Vorteil traditioneller POS-Lösungen, den ich festgestellt habe, ist ihre Stabilität – sie sind weder auf den Akku eines Tablets noch auf ein WLAN-Signal angewiesen, damit der Bezahlvorgang reibungslos weiterläuft. Anbieter wie Square und Clover bieten Terminals für den Verkaufstresen mit spezieller Hardware, die große Transaktionsvolumen ohne Unterbrechung bewältigt. Außerdem erhalten Sie einen stärker strukturierten Bezahlvorgang, was gut funktioniert, wenn Ihre Mitarbeiter an jeder Kasse einen einheitlichen Prozess befolgen sollen.
Funktionen
Hier sind die wichtigsten Funktionen von POS-Systemen, auf die ich bei der Nutzung traditioneller POS-Systeme für den Verkaufstresen in stark frequentierten Einzelhandelsgeschäften und Restaurants zurückgegriffen habe:
- Spezielle Hardware: Umfasst ein POS-Terminal, eine Kassenschublade, einen Barcode-Scanner und einen Belegdrucker für schnelle und zuverlässige Transaktionen.
- Integriertes Kartenlesegerät: Akzeptiert Chip-, Magnetstreifen- und kontaktlose Zahlungen mit Kredit- und Debitkarten.
- Lagerverwaltung: Erfasst Lagerbestände in Echtzeit und synchronisiert sie häufig mit Backoffice-Systemen.
- Mitarbeiterverwaltung: Ermöglicht die Festlegung von Berechtigungen, die Erfassung von Arbeitszeiten und die Überwachung der Verkäufe nach Mitarbeitern.
- Belegdruck: Druckt für jede Transaktion sofort Papierbelege aus.
- Sichere Bargeldverwaltung: Integrierte Kassenschubladen bewahren Geld sicher und ordentlich auf.
- Unterstützung durch den Anbieter: Anbieter wie Square und Clover bieten fortlaufenden Support für Hardware und Software.
2. Mobile POS-Systeme
Ein mobiles POS-System läuft auf einem Smartphone oder Tablet und wird manchmal mit einem tragbaren Kreditkartenlesegerät gekoppelt (oder mit einer App, die Kreditkartenzahlungen per iPhone oder Android ermöglicht). So können Sie überall Transaktionen verarbeiten. Diese Systeme eignen sich hervorragend, wenn Sie sich im Verkaufsraum, an einem Marktstand oder am Straßenrand befinden. Ich habe festgestellt, dass sie besonders für kleine Unternehmen und Pop-up-Anbieter wertvoll sind, die eine kostengünstige, flexible Lösung benötigen, ohne sich auf fest installierte Hardware festzulegen.
Vorteile
Die Möglichkeit, überall Zahlungen entgegenzunehmen, ist der offensichtlichste Vorteil mobiler POS-Systeme. Der eigentliche Mehrwert liegt meiner Erfahrung nach jedoch darin, dass sie Warteschlangen an der Kasse verkürzen, indem sie die Kasse zum Kunden bringen. Square und PayPal Zettle sind zwei Anbieter, die ich für mobile Lösungen empfehlen würde, die sich mit minimalen Vorlaufkosten wirklich einfach einrichten lassen. Für kleine Teams oder saisonale Einzelhandelsunternehmen macht diese niedrige Einstiegshürde einen echten Unterschied.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, die ich bei der Arbeit mit mobilen POS-Systemen im Einzelhandel und bei Veranstaltungen am nützlichsten finde:
- Tragbares Kartenlesegerät: Verbindet sich mit Mobilgeräten und Tablets für Zahlungen unterwegs.
- Kontaktlose Zahlungen: Akzeptiert kontaktlose Zahlungen, Apple Pay und Google Pay.
- Digitale Belege: Versendet Belege per E-Mail oder SMS und reduziert so den Papierverbrauch.
- Bestandsabfrage: Ermöglicht die Überprüfung von Lagerbeständen überall im Verkaufsraum.
- Verkaufsverfolgung: Überwacht Transaktionen und Verkaufsleistung in Echtzeit.
- Schnelle Einrichtung: Anbieter wie Square und PayPal Zettle ermöglichen einen Start innerhalb weniger Minuten.
- Leichte Hardware: Keine sperrigen Terminals – nur ein Smartphone, ein Tablet und ein kompaktes Lesegerät.
Meine Top-Auswahl mobiler POS-Systeme
Hier ist meine Liste der 10 besten mobilen POS-Systeme, die Sie sich ansehen sollten:
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3. Tabletbasierte POS-Systeme
Diese Systeme führen POS-Software auf einem iPad oder Android-Tablet aus und schaffen ein Gleichgewicht zwischen der Mobilität mobiler Lösungen und der strukturierten Bedienung eines Kassenterminals. Ich halte sie für die ideale Lösung für Restaurants, Boutiquen und Dienstleistungsunternehmen wie Salons, die eine übersichtliche, moderne Kassenoberfläche ohne die wuchtige Hardware herkömmlicher Systeme wünschen.
Vorteile
Am meisten schätze ich an tabletbasierten POS-Systemen ihre Benutzerfreundlichkeit – die Touchscreen-Oberfläche wirkt vertraut, wodurch sich die Schulungszeit erheblich verkürzt. Anbieter wie Toast und Lightspeed haben tabletbasierte Systeme speziell für Restaurants und den Einzelhandel entwickelt, deren Oberflächen übersichtlich und auch unter Zeitdruck einfach zu bedienen sind. Außerdem können Sie das Tablet je nach Situation an einem Verkaufstresen befestigen oder mit sich führen.
Funktionen
Hier sind die Funktionen, die ich bei der Nutzung tabletbasierter POS-Systeme im Einzelhandel und im Gastgewerbe am wertvollsten finde:
- Touchscreen-Oberfläche: Einfach für das Personal zu bedienen, mit schnellem Zugriff auf Menüs und Produkte.
- Flexible Befestigung: Verwenden Sie das Tablet auf einem Ständer am Tresen oder tragen Sie es zum Kunden.
- Integrierte Zahlungen: Akzeptiert Chip-, Magnetstreifen- und kontaktlose Zahlungen über verbundene Kartenlesegeräte.
- Anpassbare Layouts: Anbieter wie Toast und Lightspeed ermöglichen es Ihnen, die Oberfläche an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen.
- Bestellverwaltung: Verfolgt Bestellungen, offene Rechnungen und Zusatzoptionen – besonders nützlich in Restaurants und Cafés.
- Cloud-Synchronisierung: Aktualisiert Verkaufs- und Bestandsdaten in Echtzeit auf allen Geräten.
- Kundenbindung: Sammelt direkt an der Kasse E-Mail-Adressen, Informationen zu Treueprogrammen und Feedback.
4. POS-Systeme für Selbstbedienungskioske
Diese Systeme legen den Kassiervorgang über ein Touchscreen-Terminal direkt in die Hände der Kunden und verringern dadurch den Bedarf an festem Kassenpersonal. Ich habe erlebt, dass sie besonders gut in Fast-Food-Restaurants, Schnellrestaurants und stark frequentierten Einzelhandelsgeschäften funktionieren, in denen Geschwindigkeit und Bestellgenauigkeit oberste Priorität haben.
Vorteile
Der größte betriebliche Vorteil, den ich bei POS-Systemen für Selbstbedienungskioske festgestellt habe, ist die Verkürzung der Wartezeiten während der Stoßzeiten. Kunden durchlaufen den Kassiervorgang schneller, wenn sie den Prozess selbst steuern. Auch die Bestellgenauigkeit verbessert sich tendenziell, da Kunden ihre Auswahl selbst eingeben. Dadurch kommt es zu weniger Missverständnissen zwischen Personal und Gästen. Anbieter wie Toast und KORONA POS bieten kioskfähige Lösungen an, die sich direkt in Küchendisplays und Bestandsverfolgung integrieren lassen.
Funktionen
Dies sind die Funktionen, die ich bei der Einrichtung von POS-Systemen für Selbstbedienungskioske in stark frequentierten Einzelhandels- und Gastronomieumgebungen als besonders wirkungsvoll empfunden habe:
- Touchscreen-Bestellung: Kunden können Menüs durchsuchen und Bestellungen direkt am Kiosk aufgeben.
- Integrierte Zahlungen: Akzeptiert Karten-, kontaktlose und Zahlungen per mobiler Geldbörse direkt am Terminal.
- Anpassbare Oberfläche: POS-Anbieter wie Toast und KORONA POS ermöglichen es Ihnen, Erscheinungsbild und Ablauf an Ihre Marke anzupassen.
- Upselling-Hinweise: Schlägt während des Bestellvorgangs Ergänzungen oder Kombiangebote vor, um den durchschnittlichen Bestellwert zu steigern.
- Bestellbestätigung: Zeigt Kunden vor dem Absenden eine Zusammenfassung zur Überprüfung an und hilft so, Fehler zu reduzieren.
- Warteschlangenverwaltung: Druckt Bestellbons oder sendet Bestellungen direkt an die Küche oder den Zubereitungsbereich.
- Barrierefreiheitsoptionen: Bietet eine Sprachauswahl und anpassbare Textgrößen für eine größere Bandbreite an Nutzern.
5. Cloudbasierte POS-Systeme
Statt Daten lokal auf einem einzelnen Gerät zu speichern, verarbeiten und speichern cloudbasierte POS-Systeme Daten auf entfernten Servern, auf die Sie von jedem internetverbundenen Gerät aus zugreifen können. Ich halte sie für die praktischste Wahl für Einzelhändler mit mehreren Standorten und wachsende Unternehmen, die Verkaufs-, Bestands- und Berichtsdaten aller Standorte in Echtzeit über ein einziges Dashboard einsehen müssen.
Vorteile
Was ich an cloudbasierten POS-Systemen besonders wertvoll finde, ist die Möglichkeit, von überall auf Ihre Daten zuzugreifen. Ob Sie sich im Verkaufsraum, im Backoffice oder vollständig außerhalb des Standorts befinden – Sie haben stets denselben Zugriff. Anbieter wie Shopify POS und Lightspeed sind gute Beispiele für cloudnative Systeme, die Einzelhändlern mit mehreren Standorten eine einheitliche Ansicht von Beständen, Verkäufen und Kundendaten aller Filialen bieten.
Funktionen
Dies sind die Funktionen, auf die ich bei der Arbeit mit cloudbasierten POS-Systemen im Einzelhandel und in E-Commerce-Umgebungen am meisten vertraue:
- Fernzugriff: Melden Sie sich von jedem Gerät mit Internetverbindung an, um Verkäufe einzusehen und Abläufe zu verwalten.
- Automatische Aktualisierungen: Anbieter wie Shopify POS und Lightspeed spielen neue Funktionen und Sicherheitspatches ohne Ausfallzeiten ein.
- Bestand in Echtzeit: Synchronisiert Lagerbestände sofort über alle Standorte und Online-Kanäle hinweg.
- Zentralisierte Berichte: Führt Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten in einer einzigen Übersicht zusammen.
- Unterstützung mehrerer Standorte: Verwalten Sie Preise, Aktionen, Treueprogramme und Mitarbeitende für mehrere Filialen über ein einziges Konto.
- Integrationen von Drittanbietern: Verbindet sich mit E-Commerce-Plattformen, Buchhaltungsprogrammen und Marketing-Anwendungen.
- Datensicherheit: Speichert Informationen extern mit Verschlüsselung und regelmäßigen Sicherungen für mehr Sicherheit.
Meine besten Cloud-POS-Empfehlungen
Hier ist meine Liste der 10 besten cloudbasierten POS-Systeme, die Sie sich ansehen sollten:
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6. Kombinierte POS-Terminals
Hierbei handelt es sich um spezielle Hardwareeinheiten, die ein Touchscreen-Display, Zahlungsabwicklung, Belegdrucker und manchmal eine Kassenschublade in einem einzigen Gerät vereinen. Meiner Meinung nach eignen sie sich am besten für stationäre Einzelhändler und Restaurants, die eine feste, lokal installierte und zuverlässige Kassenstation wünschen, ohne mehrere separate Komponenten beschaffen und miteinander verbinden zu müssen.
Vorteile
Der größte Vorteil, den ich bei POS-Terminals als integrierter Lösung festgestellt habe, ist die Vereinfachung der Einrichtung. Alles, was Sie benötigen, befindet sich in einem einzigen Gerät, sodass deutlich weniger Zeit für die Konfiguration der POS-Hardware und die Behebung von Kompatibilitätsproblemen aufgewendet werden muss. Außerdem sorgen sie meist für ein konsistenteres Kassenerlebnis, da alle Komponenten aufeinander abgestimmt sind. Anbieter wie Clover und Toast bieten integrierte Terminals an, die speziell für Einzelhandel und Gastronomie entwickelt wurden und standardmäßig eine integrierte Zahlungsabwicklung sowie kundenorientierte Displays umfassen.
Funktionen
Dies sind die Funktionen, die ich bei der Arbeit mit integrierten POS-Terminals im Einzelhandel und in der Gastronomie am nützlichsten finde:
- Integrierte Hardware: Vereint Touchscreen, Zahlungsterminal, Belegdrucker und Kassenschublade in einem Gerät.
- Sofort einsatzbereite Einrichtung: Anbieter wie Clover und Toast ermöglichen eine schnelle Installation mit minimalen technischen Vorkenntnissen.
- Kundenorientiertes Display: Ermöglicht es Kundinnen und Kunden, Einkäufe zu überprüfen und Zahlungen direkt am Terminal abzuschließen.
- Integrierte Zahlungsabwicklung: Akzeptiert Karten, kontaktlose Zahlungen und mobile Geldbörsen ohne zusätzliche Hardware.
- Robustes Design: Für stark frequentierte Umgebungen und häufige Nutzung ausgelegt.
- Integrierte Software: Führt die POS-Software direkt aus, sodass kein separater Computer benötigt wird.
- Unterstützung von Peripheriegeräten: Verbindet sich für zusätzliche Funktionen mit Barcodescannern oder Waagen.
Meine besten Empfehlungen für integrierte POS-Systeme
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7. Mehrkanal-POS-Systeme
Diese Systeme verbinden Ihre stationären, Online- und mobilen Vertriebskanäle, sodass Bestände, Kundendaten und Bestellhistorien an jedem Kontaktpunkt synchron bleiben. Meiner Erfahrung nach sind sie die bevorzugte Lösung für Händler, die über mehrere Kanäle verkaufen und eine zentrale Datenquelle benötigen, um Überverkäufe, fragmentierte Kundendatensätze und uneinheitliche Preise zu vermeiden.
Vorteile
Was ich an Multichannel-Kassensystemen am meisten schätze, ist, dass sie die Bestandsabweichungen beseitigen, die durch die Verwaltung separater Systeme für jeden Vertriebskanal entstehen. Online-Bestellungen und Rückgaben im Geschäft werden automatisch abgeglichen und überall berücksichtigt (dies ist auch einer von vielen Vorteilen von Online-Bestellsystemen). Anbieter wie Shopify POS und Lightspeed setzen dies besonders gut um und bieten Händlern einheitliche Kundenprofile, Bestellhistorien und Bestandszahlen, unabhängig davon, ob sie im Geschäft, online oder über einen Marktplatz verkaufen.
Funktionen
Dies sind die Funktionen, auf die ich mich bei der Nutzung von Multichannel- oder Omnichannel-Kassensystemen zur Vereinheitlichung von Einzelhandelsabläufen am meisten verlasse:
- Einheitliche Bestandsverwaltung: Synchronisiert die Bestandsmengen in Echtzeit über Online-, stationäre und Marktplatzkanäle hinweg.
- Zentralisierte Kundenprofile: Fasst die Kaufhistorie und Kontaktinformationen aus jedem Kanal in einem einzigen Datensatz zusammen und vereinfacht so das Kundenbeziehungsmanagement.
- Bestellweiterleitung: Ermöglicht die Auftragsabwicklung von jedem Standort oder Kanal aus, einschließlich „Online kaufen, im Geschäft abholen“ (BOPIS).
- Einheitliche Preise und Werbeaktionen: Wendet Rabatte und Treueprämien automatisch über alle Vertriebskanäle hinweg an.
- Integrierte Berichterstattung: Führt Verkaufs-, Retouren- und Leistungsdaten aus jedem Kanal in einem einzigen Dashboard zusammen.
- Kanalspezifische Einstellungen: Anbieter wie Shopify POS und Lightspeed ermöglichen es Ihnen, Arbeitsabläufe und Produktverfügbarkeit nach Kanal anzupassen.
- Nahtlose Rückgaben und Umtausche: Verarbeitet kanalübergreifende Rückgaben und Umtausche ohne manuelle Anpassungen.
Meine besten Omnichannel-Kassensysteme
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Das richtige Kassensystem für Ihr Unternehmen und Ihr Budget auswählen
Wenn Sie wissen, welcher Kassensystemtyp zu Ihrem Unternehmen passt, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, was Sie tatsächlich bezahlen werden – erhalten Sie eine vollständige Aufschlüsselung der Kosten eines Kassensystems , von den Grundpreisen und der Hardware bis hin zu den versteckten Gebühren, die die meisten Käufer überraschen.
