Sådan reviderer du lagerbeholdningen: 9 procedurer + fordele & værktøjer

Dit e-handelsbrands lagerbeholdning er et af dets vigtigste værdifulde aktiver. Derfor er det så vigtigt at sikre, at din lageroptælling er korrekt, og at du fylder ordentligt op med hver vare.

En del af det at holde styr på din lagerbeholdning omfatter lagerrevisioner. 

En lagerrevision går i dybden med din virksomheds lagerbeholdning for at verificere nøjagtigheden, identificere potentielle lagermangler og minimere svind og tyveri.

Der findes dog forskellige revisionsprocesser og -procedurer, som forskellige virksomheder foretrækker. 

Gennem denne guide lærer du mere om vigtigheden af lagerrevisioner og om, hvordan du reviderer lagerbeholdningen i din e-handelsvirksomhed.

Lad os komme i gang.

Hvad er en lagerrevision?

En lagerrevision er en analytisk procedure, der kontrollerer en virksomheds lagerbeholdning op mod dens finansielle optegnelser for at sikre nøjagtighed. 

Denne proces verificerer, at det faktiske antal varer stemmer overens med det registrerede antal varer, hvilket sikrer, at dit lagerstyringssystem fungerer, og at der ikke er gået produkter tabt i løbet af perioden.

Ofte indebærer en lagerrevision ganske enkelt, at man tæller alle de resterende produkter i en bestemt periode og sammenholder disse tal med tallene i sin lagerstyringssoftware for at se, om der er uoverensstemmelser.

Hvorfor lagerrevisioner er afgørende for e-handelsbrands

Det er en vigtig proces for enhver detailhandelsvirksomhed at gennemføre regelmæssige lagerrevisioner – selvom hyppigheden afhænger af den type virksomhed og lagerbeholdning, du har. 

Nogle virksomheder behøver kun at gennemføre disse revisioner én gang om året, mens andre (typisk virksomheder, der sælger letfordærvelige varer) kan gennemføre dem månedligt.

En lagerrevision er så vigtig, fordi den kan hjælpe din virksomhed med at:

• Opdage uoverensstemmelser: Amerikanske detailhandlere rapporterede et gennemsnitligt lagersvind på 1,6 % (tab på 112,1 milliarder USD) i 2022 – gennem revision. Find ud af, om dit faktiske antal adskiller sig fra det antal, der burde være, baseret på din lagerregistrering. Afhængigt af hvor stor uoverensstemmelsen er, kan du iværksætte en undersøgelse for at finde ud af, hvorfor den opstår.
• Undgå over- eller underbeholdning: Revisioner kan hjælpe dig med at opdage, om du har bestemte varer, der står på hylderne for længe, eller hvilke varer der er ved at være udsolgt, så du kan justere dine lagerbestillinger.
• Opdage produkttab: Produkttab kan opstå som følge af tyveri, beskadigelse eller fordærv. Regelmæssige revisioner kan hjælpe dig med at identificere potentielle problemer med tab, så du kan håndtere og minimere dem.
• Lokalisere problemer med lagereffektiviteten: Lagermangel kan skyldes ineffektive lagerprocesser. Din revision kan muligvis afdække disse problemer, så de kan løses.
• Overholde regler: Børsnoterede virksomheder er forpligtede til at gennemføre lagerrevisioner udført af tredjeparter for at overholde reglerne – det vil sige ifølge AICPA's revisionsstandarder og Tilsynsrådet for regnskab og revision i børsnoterede virksomheder (PCAOB), hvis deres varer betragtes som “væsentlige”. Generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) fastslår, at en post betragtes som væsentlig, hvis “dens udeladelse eller fejl kunne påvirke de økonomiske beslutninger hos dem, der baserer sig på regnskaberne.”

9 almindelige procedurer for lagerrevision

Der findes flere almindelige revisionsprocedurer, som kan hjælpe detailhandelsvirksomheder med at få nøjagtige lageroptællinger. 

Nogle af disse kan bruges sammen, mens andre afhænger af, hvordan din virksomhed drives.

Fysisk lageroptælling

En fysisk lageroptælling foretages ved at tælle hver enkelt enhed for at måle lagerbeholdningen. 

Selvom det traditionelt udføres manuelt, kan en stregkodescanner også bruges til at hjælpe med processen. 

Dette gøres normalt kun én gang ved udgangen af regnskabsåret eller regnskabsperioden. Det skyldes, at en manuel lageroptælling er en omfattende opgave, selv med hjælp fra lagerstyringsværktøjer.

Cyklisk lageroptælling

Cyklisk lageroptælling er en hyppigere proces. 

Denne procedure er en systematisk optælling af forskellige lagerområder, hvor man skifter mellem forskellige afdelinger eller produkttyper. 

Mens en fysisk optælling af hele lageret kun finder sted cirka én gang om året, kan cyklisk lageroptælling hjælpe med at opdage uoverensstemmelser i mellemtiden.

Afgrænsningsanalyse

Afgrænsningsanalyse er processen med at indstille alle aktiviteter på lageret for at sikre, at der ikke kommer varer ind eller forlader lageret under optællingen. 

Det bidrager til at øge lagerets nøjagtighed ved at sikre, at ingen varer bliver medtaget i den forkerte regnskabsperiode.

Hvis du udfører en afgrænsningsanalyse, bør du informere dine kunder på forhånd, så de ved, at de kan forvente forsinkelser i forsendelserne.

ABC-analyse

ABC-lageranalyse er, når du opdeler dit lager i tre grupper (dvs. gruppe A, B og C) baseret på værdi. 

Gruppe A består for eksempel af varer med høj værdi, gruppe B består af varer med middel værdi, og gruppe C består af varer med lav værdi. 

Du kan bruge SKU-numre og stregkoder til at hjælpe med at prioritere dine produkter.

Hvis du vælger denne proces, kan du også overveje at opbevare dine varer i disse forskellige kategorier for at gøre lagerrevisionen lettere. 

ABC-analyseprocessen hjælper dig med at fordele dine ressourcer mere effektivt under en revision (tænk over det: Du vil gerne prioritere dine varer med højere værdi under den interne revision).

Derudover kan ABC-lageranalyse bruges som en form for cyklisk lageroptælling. 

Du vil gennemføre cykliske optællinger oftere for din A-gruppe end for B- og C-grupperne, da du ønsker at holde tættere øje med dit lager af varer med højere værdi.

Analyse af fragtomkostninger

Analyse af fragtomkostninger undersøger forsendelsesomkostninger ved at transportere lagerbeholdning fra ét sted til et andet, hvilket kan være et vigtigt tal at se på i din økonomiske rapportering. 

En analyse af dette kan give dig et overblik over alle omkostninger i forbindelse med forsendelse og fragt, hvilket kan skabe muligheder for at forhandle bedre fragtrater, finde ineffektivitet i forsyningskæden og forbedre leveringstiderne.

Dine nuværende fragtrater kan for eksempel være en passiv omkostning, som du ikke altid er opmærksom på. 

Hvis du analyserer fragtomkostninger hvert år, kan du få et klart billede af, hvad du betaler, og derefter undersøge, om du kan finde lavere rater andre steder.

Hvis det er tilfældet, kan du måske bruge disse lavere rater til at forhandle bedre priser hos din nuværende virksomhed.

Analyse af omkostninger for færdigvarer

Analyse af omkostninger for færdigvarer fungerer bedst, hvis du fremstiller dine egne produkter. 

Den tager højde for direkte materialer og arbejdskraft samt indirekte produktionsomkostninger.

Med denne analyse afgør dit team, hvornår et produkt er klar til salg, så revisorerne kan medtage det i deres lageropgørelsesproces.

Analyse af indirekte omkostninger

Analyse af indirekte omkostninger indebærer en revision af de indirekte omkostninger, der er forbundet med produktionen af dine varer. 

Det kan omfatte ting som husleje, forsyningstjenester, forsikringsomkostninger, administrationsgebyrer og meget mere, som du måske normalt ikke tager i betragtning, så du ikke undervurderer de samlede lageromkostninger.

Afstemning af lageroptælling

Afstemning er processen med at sammenholde din fysiske lageroptælling med dine regnskabsoplysninger.

Hvis der opdages uoverensstemmelser, skal du arbejde på at afstemme dem og finde ud af hvorfor.

Denne proces vil se nogenlunde sådan ud:

• Udfør din fysiske lageroptælling for at få en nøjagtig optælling af dit eksisterende lager.
• Sammenlign din optælling med dine lagerregistre for at se, om de stemmer overens.
• Identificer eventuelle uoverensstemmelser, og undersøg, hvorfor de kan være opstået.
• Kontrollér forsendelseslogfiler, salgsregistre, fakturaer og andre dokumenter for at se, om du kan finde svar.
• Afstem lagerregistret, så det stemmer overens med din faktiske optælling. Hvis du fandt årsagen til uoverensstemmelsen, skal du udarbejde en “lagerafstemningsopgørelse”, der forklarer hvorfor. Ellers skal du blot justere dine tal, så de stemmer overens med den faktiske optælling, så du har nøjagtige tal fremover.

Match fakturaer med forsendelseslog

Med denne proces dobbelttjekker du dine fakturaer eller indkøbsordrer i forhold til din forsendelseslog for at sikre, at der ikke er uoverensstemmelser mellem dokumenterne. 

Dette er en automatiseret proces, som de fleste regnskabsprogrammer kan hjælpe med.

Her kan du sikre, at dine kunder modtager de korrekte varer, og at der ikke er sendt dublerede ordrer ud.

Lagerrevisionsprocessen

Nu hvor du kender nogle af de procedurer, du vil bruge, når du reviderer dit lager, gennemgår vi den tredelte revisionsproces.

Trin 1: Forberedelse af lagerrevisionen

For at minimere fejl og maksimere effektiviteten bør du begynde med en klar forberedelsesfase. Den vil omfatte opgaver som:

• Valg af det rette tidspunkt: Da revision af lagerbeholdningen medfører, at driften går i stå, bør du vælge det rette tidspunkt til at planlægge din revision, så forstyrrelserne minimeres. Du ønsker eksempelvis ikke at sætte driften på pause for en lagerrevision i højsæsonen. Hvis der derimod er en stille periode i løbet af året, kan det være den perfekte mulighed.
• Skab orden: Organiser dit lager, minimer antallet af paller, og sørg for, at alt er på plads, så revisionen forløber så problemfrit som muligt.
• Forbered dokumentationen: Saml alle dine registre, og gennemgå dem hurtigt for at sikre, at du har al den dokumentation, du skal bruge til at revidere og afstemme dit lager. Det kan omfatte dine lagerregistre, fakturaer, forsendelseslogfiler og alle andre dokumenter, der bruges til at afstemme dit lager.
• Fastlæg mål og målsætninger: Fastlæg mål for din revision, såsom at validere din lagerstyringsproces, identificere kilder til lagerafvigelser, forbedre prognosemulighederne eller øge omkostningseffektiviteten.
• Træn dit team: Sørg for, at dit team ved, hvordan man foretager lageroptælling, så fejl minimeres under hele processen.
• Udnyt teknologien: Brug de relevante funktioner i din lagerstyringssoftware eller lagerstyringssoftware til at effektivisere den overordnede proces.

Trin 2: Gennemførelse af lagerrevisionen

Nu er det tid til at begynde din revision. Følg disse opgaver for at gennemføre dette trin:

• Vælg den rette procedure: Vi har allerede gennemgået de forskellige procedurer, der er nødvendige for at gennemføre en lagerrevision. Vælg den eller de procedurer, der passer bedst til dit lager.
• Gennemfør din optælling: Begynd optællingen ved hjælp af den eller de valgte procedurer. Tæl hver enkelt vare, og registrer mængden på dine lageropgørelser.
• Afstem optællingen: Sammenlign tallene med dem i din lagerstyringssoftware. Undersøg eventuelle uoverensstemmelser, du finder.

Trin 3: Analyse af resultaterne

Endelig skal du analysere resultaterne, når selve revisionen eller optællingen er afsluttet. Følg disse opgaver for at gøre det:

• Identificér mønstre i dine afvigelser: Gennemgå dine afstemningsdokumenter for at se, om du kan opdage mønstre i afvigelserne, f.eks. bestemte produkter eller områder på dit lager, der har tendens til at være mest unøjagtige. Prøv derefter at fastslå årsagen, f.eks. ineffektive processer, problemer med leverandører eller endda internt tyveri.
• Evaluér effektiviteten af den valgte procedure: Valgte du den rigtige proces (eller kombination af processer) til at kontrollere din lagerbeholdning? Hvor nøjagtig var din optælling? Bør du prøve noget andet fremover?
• Udarbejd en handlingsplan for det videre arbejde: Når du har afsluttet eventuelle undersøgelser af afvigelser, skal du udarbejde en plan for at minimere dem i fremtiden. Det kan være at skifte leverandører, finde en anden software, afskedige nogle teammedlemmer eller endda flytte til en anden lagerlokation.

7 bedste praksisser til lagerkontrol

Vil du forbedre din lagerkontrolproces? Disse syv bedste praksisser kan hjælpe.

1. Brug den bedste software til lagerstyring

En måde at øjeblikkeligt forbedre din lagerstyring på er at bruge den rigtige software. 

Disse onlineværktøjer kan være yderst gavnlige for dine processer, da de hjælper med at minimere fejl og giver dig endnu bedre kontrol over lagerbeholdningen.

Den rigtige software til lagerstyring til forbedring af din lagerkontrol bør omfatte funktioner til automatiske genbestillingspunkter (automatisk bestilling af nye varer, når lagerbeholdningen når en bestemt tærskel, for at hjælpe med at undgå lagerudsolgt) og advarsler om lagerniveauer (notifikationer, når lagerbeholdningen når et bestemt niveau).

Disse funktioner er nyttige til at holde øje med lagerniveauerne og vide, hvornår du bestiller mere. 

Du kan også bruge disse funktioner som advarsler om, hvornår du bør gennemføre en mini-kontrol for at sikre, at lagerniveauerne faktisk er så lave, som softwaren angiver – og at de bør være det.

Her er vores foretrukne løsninger til lagerstyring, som gør det enklere at vedligeholde nøjagtige lagerniveauer:

2. Automatisér og følg lagerbeholdningen i realtid

Værktøjer som automatisk sporing og lageropdateringer i realtid kan på lang sigt hjælpe med at reducere fejl og afvigelser. 

Når du kan holde øje med lagerniveauerne hele året, er der mindre plads til overraskelser, når det er tid til lagerkontrol.

Derudover kan du få adgang til smart teknologi som stregkodescannere og RFID, der hjælper med at strømline processerne både før og under kontrollen.

Stregkodescannere gør optællingsprocessen hurtigere – og hjælper dig med ikke at miste overblikket over optællingen. 

RFID-mærker kan hjælpe virksomheder med at holde øje med lagerbevægelserne og sikre, at varerne bevæger sig gennem forsyningskæden. Det er en god måde at øge lagereffektiviteten på samtidig med, at du forbedrer dine lagerkontrolprocesser.

3. Integrér med e-handelsplatforme og værktøjer

Hvis du driver en onlinebutik, vil dine lageroptegnelser se anderledes ud end i en fysisk butik med indbygget lagerplads. 

Det betyder, at du har brug for software, der kan fungere sammen, så du kan holde ordentligt øje med alt.

Find et værktøj til lagerstyring, der integreres problemfrit med din e-handelsplatform, så du lettere kan følge lagerbeholdningen, når den kommer ind i og forlader dit ordrebehandlingscenter. 

Se også alle tilgængelige integrationer for at finde ud af, hvilke andre værktøjer du kan tage i brug for at forbedre dine processer.

Nogle af disse værktøjer kan omfatte:

• Lagerstyringssoftware
• Software til styring af kunderelationer (CRM)
• Software til virksomhedsressourceplanlægning (ERP)
• System til styring af produktoplysninger (PIM)
• Software til tredjepartslogistik (3PL)
• Forsendelsessoftware

4. Minimér menneskelige fejl

Revision kan være vanskelig. Det er tidskrævende og afhænger i høj grad af at minimere menneskelige fejl. 

Det betyder, at du skal uddanne dine medarbejdere ordentligt—og løbende holde dem opdateret om softwaren og processerne—for at sikre, at de ved præcis, hvad der forventes af dem, når revisionssæsonen kommer.

En anden måde at minimere menneskelige fejl på er at hyre erfarne revisorer til at håndtere processen for dig.

Børsnoterede virksomheder er forpligtet til at gøre dette for at overholde revisionsstandarderne.

5. Gennemfør regelmæssige og eksterne revisioner

Sørg for altid at være forberedt på revisionstidspunktet ved at udarbejde en fast tidsplan. 

Det kan for eksempel være at gennemføre cykliske optællinger hver måned og fuldstændige fysiske lageroptællinger ved regnskabsårets afslutning. 

Det er også en god idé regelmæssigt at hyre eksterne revisorer, så de kan gennemføre uvildige evalueringer og sikre, at alle dine lageroptegnelser er helt nøjagtige. 

Disse gennemføres typisk én gang om året.

6. Uddan medarbejderne, og standardisér procedurerne

Som vi nævnte, er det afgørende at holde dine medarbejdere opdateret om procedurerne. 

Men endnu vigtigere—særligt når medarbejdere kommer til og forlader virksomheden—er det at standardisere dine procedurer og dokumentere hele processen ordentligt.

På den måde kan du indarbejde dine revisionsprocesser i den overordnede introduktion og løbende oplæring af dine medarbejdere. 

Test forskellige optællingsprocedurer for at finde den, der fungerer bedst for din virksomhed og dit team, og standardisér derefter processen ved at føje den til virksomhedens undervisningsmateriale.

7. Tag teknologien til dig

Teknologi er din ven—særligt i en så manuel og kedelig proces som lageroptælling. 

Udnyt de værktøjer, du har til rådighed. 

Vi har naturligvis allerede nævnt fordelene ved lagerstyringssoftware, men der findes også AI-værktøjer og mobilapps til ting som prædiktiv analyse og styring på farten, der kan tilbyde yderligere støtte. 

De fleste lagerstyringssystemer (WMS) bør for eksempel kunne køre i en mobilapp for at hjælpe med at effektivisere processen.

Afsluttende tanker

Det vigtigste er, at alle detailhandels- og e-handelsvirksomheder som minimum skal gennemføre årlige lagerrevisioner for at sikre, at deres optegnelser over lageromsætningen er helt nøjagtige. 

Denne vejledning hjælper dig med at sikre, at din lageroptælling stemmer så tæt som muligt overens med dine regnskaber.

E-handelsverdenen bevæger sig hurtigt—og det gør du også. Tilmeld dig vores nyhedsbrev med de seneste indsigter for e-handelschefer fra førende eksperter inden for e-handel.

Ofte stillede spørgsmål om lagerrevision

Har du stadig spørgsmål? Det tænkte vi nok. Her er nogle ekstra spørgsmål og svar, der måske kan tilfredsstille din nysgerrighed (vi krydser fingre).

Er lagerrevision vanskelig?

Lagerrevision kan være vanskelig, da der er en række udfordringer, som dit team kan stå over for. Først og fremmest er det en tidskrævende proces. 

Derudover er det vanskeligt at skalere processen, hvilket gør den endnu sværere, efterhånden som din virksomhed vokser. Med de rette processer på plads kan du dog gøre den så håndterbar som muligt.

Hvor ofte bør lagerrevisioner gennemføres?

Lagerrevisioner bør gennemføres ved udgangen af hvert regnskabsår—selvom nogle virksomheder kan have behov for at gennemføre revisioner oftere.

Hvilken risiko er der ved lagerrevision?

Som med enhver proces er der altid risiko for fejl. Når folk fysisk tæller dine lagerbeholdningsenheder, vil der altid være en fejlmargin på grund af forkerte optællinger.

Hvad er en cyklusoptælling?

En cyklusoptælling er, når en virksomhed tæller mindre grupper af lagerbeholdningen ved forskellige intervaller i løbet af året i stedet for (eller måske ud over) en omfattende fuld lageroptælling én gang om året.