Guide til opsætning af integrerede betalinger + 20 førende værktøjer

Ordet “integreret” føles ofte som teknologijargon, der skal sælge software, men i betalingsbranchen gør det en reel forskel (ja, endnu et buzzword, men det passer også her).

Onlinekunder forventer, at betalingsprocessen højst varer 4 minutter, mens 81 % af B2B-e-handelskøbere lægger ekstremt stor vægt på problemfri transaktioner.

Integrerede betalinger kan hjælpe dig med at imødekomme disse forventninger, uanset hvilken type virksomhed du driver. Du kan også gøre meget mere med det.

Med et integreret betalingssystem får du en agil og effektiv infrastruktur, der strømliner din arbejdsgang.

Vi gennemgår nedenfor mere om, hvordan det gør det, sammen med vigtige oplysninger om opsætningen. 

Forståelse af integrerede betalinger

Integrerede betalinger indlejrer dit betalingsbehandlingssystem direkte i din e-handelsplatform samt i backend-systemer som ERP, CRM, lagerstyring og regnskabssoftware. 

Når en kunde gennemfører et køb, tager den intelligente integration over og synkroniserer transaktionsdata på tværs af disse platforme.

For kunder er integrerede betalinger en stor fordel. Det betyder, at de kan vælge mellem flere betalingsmuligheder og valutaer uden at besøge tredjepartswebsteder.  

Gammelt vs. nyt = integrerede betalinger vs. traditionelle betalinger

Integrerede betalinger opdaterer automatisk lagerbeholdninger, økonomiske registre, kundeprofiler og salgsdata uden manuel indtastning. 

Med det kan du skabe et problemfrit dataflow, reducere manuelt arbejde og minimere menneskelige fejl.

Traditionelle betalinger er derimod baseret på manuelt arbejde. Hver afdeling arbejder uafhængigt og kræver separate opdateringer.  

Uanset hvad der sker ved kassen, forbliver det dér, medmindre medarbejderne griber ind.

Her er en sammenlignende oversigt over de to, som kan hjælpe dig med at forstå, hvordan de påvirker din drift.

Integrerede betalingsløsninger tilbyder virksomheder et mere effektivt, sikkert og kundevenligt alternativ til traditionelle betalingssystemer. 

De forenkler betalingsprocesser og andre virksomhedsfunktioner, når de implementeres korrekt.

Hvordan fungerer integrerede betalinger?

For yderligere at vise dig, hvor enkelt det er at have et integreret betalingssystem, gennemgår vi dets arbejdsgang. 

Lad os først se på det gennem kunden Sophies perspektiv. Hun sætter pris på boligindretning inspireret af Spanien. 

Sophie støder på en annonce fra Arte Casa på Instagram, klikker på den og lander på e-handelswebstedet. Mens hun gennemser det, forelsker hun sig straks i et andalusisk sofabord. 

Sådan kommer integrerede betalinger i aktion, når hun trykker på betalingsknappen:

• Produktbetaling. Sophie køber det andalusiske sofabord, da hun lander på Arte Casas salgsside.
• Kundebetaling. Arte Casas betalingsportal beder hende enten om at oprette en konto for nemmere fremtidige transaktioner eller fortsætte som gæst for et hurtigt engangskøb. Sophie beslutter sig for at registrere sig og betale prisen på $1,800 med sit betalingskort.
• Betalingsbehandling. Betalingstjenesteudbyderen behandler betalingen sikkert, verificerer kortoplysningerne og kontrollerer de tilgængelige midler. Derefter overfører den pengene til Arte Casas forhandlerkonto.
• Øjeblikkelig bekræftelse. Arte Casas integrerede system bekræfter betalingen og opdaterer ordrestatussen i realtid. 

Uden et integreret betalingssystem skulle Sophie navigere gennem tredjeparts-betalingsgateways og vente længere.

Lad os nu skifte til Arte Casas synspunkt. Her er, hvad der sker hos dem:

• Arte Casas samlede teknologiske system afspejler automatisk de mest opdaterede transaktionsdata.
• Systemet til lagerstyring fratrækker én enhed fra lagerbeholdningen af det andalusiske sofabord for at afspejle salget
• Regnskabssoftwaren registrerer betalingen på $1,800 i hovedbogen og indtægtskontoen
• CRM-systemet opretter en detaljeret profil for Sophie, herunder betalingshistorik, produktpræferencer og kontaktoplysninger
• Systemet til ordrelevering planlægger leveringen, opdaterer ordrestatussen og sender Sophie en ordrebekræftelse

Uden et integreret betalingssystem skulle Arte Casa administrere alle opdateringer af de bagvedliggende systemer og ordreprocesserne manuelt. 

9 fordele ved integrerede betalinger for e-handelsvirksomheder

Mens man gennemgår arbejdsgangen for integrerede betalinger, er ét ord oplagt: effektivitet – for både kunder og virksomheder. Det er den største fordel. 

Denne effektivitet betyder:

1. Hurtigere betalingsproces

Dine kunder har ikke tid til en besværlig betalingsproces.

Langsomme betalingsoplevelser frustrerer 19 % af kunderne, mens lange eller komplicerede betalingsprocesser får 22 % til at forlade købet. AmBari Nutrition oplevede en stigning på 20 % i gennemførte betalinger efter implementeringen af integrerede betalinger.

Integrerede betalinger sparer dine kunder for at skulle håndtere nye, potentielt skræmmende grænseflader. 

Den ensartede, intuitive funktionalitet i en problemfri og brugervenlig integreret betalingsgateway mindsker den kognitive belastning for dem. 

2. Større indtægtspotentiale

Fleksible betalingsmuligheder får 21.87 % af forbrugerne til at bruge flere penge, så du bør ikke begrænse dit brand til kun at acceptere betalinger med kredit- og betalingskort. 

Med integrerede betalinger kan du acceptere mobile betalingsløsninger som Apple Pay og Google Pay eller Køb nu, betal senere (BNPL)-muligheder. 

Disse betalingsmetoder kan fremskynde transaktioner og øge forbrugspotentialet.

Virksomheder som Sera, en softwarevirksomhed inden for styring af feltservice (FSM), tog Stax’ integrerede betalinger i brug og oplevede en omsætningsstigning på 52 % inden for seks måneder efter implementeringen.

3. Optimeret omkostningseffektivitet

50 % af virksomhederne spilder tid på at behandle debitorer (AR), og 43 % sidder fast i forsøget på at inddrive forsinkede eller misligholdte betalinger. 

Dit AR-team bruger sandsynligvis hele dagen på at skifte mellem regneark og sende endeløse påmindelsesmails. 

Automatisering kan hjælpe dem med at genvinde de timer, der går tabt på disse kedelige, gentagne betalingsrelaterede opgaver – noget 31 % af virksomhederne allerede har oplevet.

Integrerede betalingsløsninger automatiserer forskellige typer opgaver, herunder fakturering, betalingssporing og afstemning.

Det hjælper virksomheder med at reducere lønomkostningerne og eliminere kostbare afvigelser. 

4. Øget kundetilfredshed

60 % af virksomhederne introducerer nye betalingsmetoder for at forbedre kundeoplevelsen. 

Men det fører ofte til et kludetæppe af betalingsgateways og fragmenterede brugeroplevelser i manuelle betalingssystemer.

Jim Christy, ejer og leder af samlerbutikken Midwest Cards, søgte et integreret betalingssystem, fordi det traditionelle alternativ havde været besværligt og tidskrævende. 

Han fortalte: “Integrerede betalinger hjalp os med at bevare kundernes tillid ved at reducere behandlingstiderne og minimere fejl.”

5. Minimerede fejlprocenter

Manuel betalingsbehandling er grobund for fejl på grund af tastefejl og manglende kontrol. 

Integrerede betalinger benytter intelligent dokumentbehandling (IDP) til at automatisere‌ udtræk og integration af data fra fakturaer og undgå sådanne unøjagtigheder. 

IDP reducerer fejlprocenterne med over 52 % og øger nøjagtigheden med op til 99 %.  Det kan minimere uoverensstemmelser i betalingsregistreringer og bogføring.

6. Strømlinet økonomistyring

Revisorer mener, at teknologi forenkler overholdelsen af skatteregler (98 %), bogføring og økonomisk rapportering (94 %) samt omkostningsregnskab og budgetlægning (93 %). 

Et integreret betalingssystem kan også hjælpe dig med at hente nøjagtige transaktionsoplysninger direkte fra betalingsgateways ind i regnskabssoftware i realtid. 

7. Avanceret indsigt gennem rapportering

Hver ny faktura kræver en lageropdatering, en kontraktændring, en betalingsjustering og meget mere.

Det er en konstant frem-og-tilbage-proces, især for virksomheder, der driver både e-handel og fysiske butikker.

Broken Spoke Boutique, en familieejet butik med over 15.000 SKU'er, lider under ineffektive manuelle opdateringer, og lageruoverensstemmelser skaber problemer med lagerstyringen.

Ejerne valgte Clovers betalingssystem, som integreres godt med deres teknologiske infrastruktur. Med denne ændring er saldoen altid opdateret og afspejler hvert salg i butikken eller online. 

8. Robuste sikkerhedsforanstaltninger

80 % af virksomhederne oplever forsøg på eller faktiske betalingssvindel, og 30 % af disse får aldrig de tabte midler tilbage. 

Integrerede betalinger har indbygget kryptering og tokeniseringsteknologier for at forhindre uvedkommende i at trænge ind og udnytte betalingsdata.

Desuden styrker kravene om PCI-overensstemmelse denne sikkerhed. Alle udbydere og forhandlere, der håndterer kreditkortbehandling, skal gennemføre regelmæssige sikkerhedstests og beskytte kortindehaverdata. 

9. Problemfri support på tværs af grænser

Onlinebetalinger på tværs af grænser driver vækst for 75 % af SMV'er. 

Men de komplekse lovgivningsmæssige krav, flere valutaer og finansielle mellemled kan skabe flaskehalse i manuelle betalingsprocesser.

Integrerede betalinger eliminerer alle problemer ved internationale transaktioner. De integreres med globale betalingsnetværk – uden mellemled – for at sikre overensstemmelse med reglerne.

Sådan opsætter du integrerede betalinger til din virksomhed

Undersøgelser viser, at moderne virksomheder lider under et “kaos af forbindelser”. 

Du foretager en gennemtænkt teknologisk investering for at løse et problem, men opdager senere friktion i dine processer. 

Denne friktion kan vise sig som forstyrrelser eller fuldstændige serviceafbrydelser – noget, der skete for 89 % af de adspurgte virksomheder. 

Det meste af tiden skyldes problemet, at der ikke er en klar integrationsplan. 

Tipsene nedenfor kan hjælpe dig med at undgå det lurende net af ineffektivitet. For at styrke hvert enkelt tip kan du se, hvordan Arte Casa, vores fiktive brand fra tidligere, gennemførte deres implementeringsfase.

1.  Planlæg, hvordan betalingsløsninger integreres med eksisterende systemer

Arte Casa oprettede et team, der skulle stå for implementeringen af integrationen af betalinger, og som bestod af: 

• en IT-chef, 
• en salgsdirektør, 
• en revisor og 
• en complianceansvarlig

Sammen udarbejdede disse nøglepersoner en køreplan for integrationen fra konfiguration til implementering – komplet med trin, ansvarlige og deadlines for at hjælpe teamet med at minimere forstyrrelser.

Dokumentationen beskriver også, hvad man skal gøre, hvis der opstår et kompatibilitetsproblem eller systemnedetid. Den ville fungere som reference under hele integrationen.

2. Vælg den rigtige integrerede betalingsudbyder

Teamet oplistede alle deres eksisterende systemer for at identificere deres specifikke integrationsbehov. 

Indtil videre bruger de Linnworks (som platform til lagerstyring og ordreopfyldelse), Xero (regnskabssystem) og Hubspot CRM. 

Men de bemærkede også Brightpearl, det ERP-værktøj, de planlægger at skifte til i fremtiden.

De undersøgte betalingsplatforme, der kan integreres med alt på deres liste, og sammenlignede de vigtigste funktioner for at indsnævre deres muligheder og derfra vælge den bedste. 

Stripe var den løsning, der gav mest mening for dem. 

Ud over at være software til betalingsbehandling er det også en betalingsgateway – det er en fordel, fordi en integreret betalingsløsnings ydeevne og effektivitet afhænger af, hvor godt disse to fungerer sammen.

Betalingsformidlere håndterer de tekniske aspekter af betalingstransaktioner, mens gateways sørger for sikker overførsel af betalingsoplysninger.

Ud over Stripe anbefaler vi også følgende betalingsbehandlere og betalingsgateways:

3. Test og implementer betalingssystemet

Arte Casa-teamet fulgte deres køreplan for systemintegrationen til punkt og prikke. 

Men før de gik live, ville de udføre grundige tests for at sikre, at alt fungerede som forventet. 

Testtransaktionerne omfattede:

• Gennemførte betalinger for at bekræfte, at betalingerne går korrekt igennem
• Mislykkede betalinger for at kontrollere systemets reaktioner på afviste transaktioner, utilstrækkelige midler og forkerte kortoplysninger
• Tilbagebetalinger og annulleringer for at kontrollere, at tilbagebetalinger og annulleringer afspejles i systemet

Arte Casas betalingsgateway, Stripe, leverer et sæt testkreditkortnumre til netop dette formål, som Arte Casa derefter brugte til at simulere transaktioner. 

Teamet overvågede fejllogfiler for eventuelle transaktionsfejl eller forsinkelser i behandlingen. 

De fulgte planen og justerede API-nøgler, tilladelser eller forbindelsen efter behov, før de til sidst implementerede systemet.

Potentielle udfordringer og løsninger ved integrerede betalinger

Selvom du har planlagt en problemfri overgang fra dag ét, ligesom Arte Casa gjorde, kan der stadig opstå fejl og problemer.

Her er, hvad du kan forvente, og hvordan du skal reagere, når tingene ikke går som planlagt. 

Kompatibilitetsproblemer

Ved at udføre kompatibilitetstests i et testmiljø før implementeringen kan du spare tid og ressourcer.

Det er umuligt at køre et vellykket betalingssystem, hvis dine API'er, dataformater eller softwareversioner ikke er afstemt. 

Det sikreste valg er at vælge en udbyder med et veldesignet API, der har indbygget fejlhåndtering og diagnosticeringsfunktioner. 

Utilstrækkelig teknisk support

Supportteams, der ikke reagerer, kan forårsage længerevarende nedetid, selv med interne eksperter. Dit IT-team har ikke al den viden, der kræves for at fejlfinde ethvert problem.

Se efter platforme, der tilbyder pålidelig og rettidig assistance døgnet rundt, alle ugens dage. Du bør også overveje at ansætte flere medarbejdere for at styrke din interne tekniske support.

Indledende opsætningsomkostninger

Integrerede betalingssystemer koster fra $5,000 til over $20,000 for e-handels- og fysiske butikssystemer. 

Det dækker serviceabonnementer, hardwareomkostninger (hvis du har brug for fysiske terminaler), betalingsbehandling, medarbejderuddannelse og valgfri tilpasninger.

Vælg leverandører med gennemsigtige priser. 

Tøv ikke med at forhandle dig til bedre vilkår, især hvis du indgår en langfristet kontrakt eller køber flere tjenester.

Og hvis du ikke selv kan klare det, så tilkald kavaleriet.

Forlænget opsætningsperiode

Fra planlægning til fuld implementering kan processen strække sig over måneder eller endda år. 

Det kan hjælpe med at fremskynde processen at ansætte fagfolk. Men selv da sker det ikke på magisk vis fra den ene dag til den anden.

Den ideelle fremgangsmåde er at få mest muligt ud af ventetiden. Gennemgå dit eksisterende betalingssystem, og find flaskehalse, der kan optimeres med den nye integrerede løsning.

Lovgivningsmæssige krav

Regler for betalingsbehandling varierer efter region og branche.

For eksempel håndhæver EU's forordning om databeskyttelse (GDPR) regler for databeskyttelse, mens USA følger PCI DSS for kreditkortsikkerhed.

Forskellige betalingsmetoder såsom kreditkort, digitale tegnebøger og kryptovalutaer er ligeledes underlagt lokale standarder. 

Rådfør dig med juridiske eksperter for at undgå overtrædelser og sanktioner.

Afsluttende tanker

Hvis du ikke var fan af ordet “integreret” før, vil jeg vædde med, at du er det nu.  

Betalinger er ofte det centrale punkt i virksomheders dataflow, så hvis du samler dem med din teknologistak, kan du øge din effektivitet og, som forskning viser, imødekomme kundernes præferencer. 

Tipsene ovenfor kan hjælpe dig med at få succes, så husk dem, når du er klar til at implementere dem.

E-handelens verden bevæger sig hurtigt – og det gør du også. Tilmeld dig vores nyhedsbrev med de seneste indsigter for e-handelschefer fra førende eksperter i branchen.