A maioria dos proprietários de empresas de comércio eletrónico são pessoas empreendedoras que prefeririam estar a fazer qualquer outra coisa em vez de contabilidade de comércio eletrónico.
Mas os empreendedores também são prudentes ao manterem o controlo do dinheiro que gastam na sua empresa, o que provavelmente explica por que razão mais de 40% dos proprietários de pequenas empresas tratam da sua própria contabilidade e escrituração contabilística de comércio eletrónico.
No entanto, a contabilidade de comércio eletrónico é complexa, sobretudo porque as marcas podem agora enviar produtos para diferentes países, com diferentes leis e sistemas fiscais.
Neste guia, vamos explorar os principais conceitos e as melhores práticas da contabilidade de comércio eletrónico, incluindo considerações fiscais, sistemas de gestão de inventário, relatórios financeiros e software de contabilidade. Por isso, vamos começar.
O que é a contabilidade de comércio eletrónico?
A contabilidade de comércio eletrónico é a prática de acompanhar, registar e comunicar transações financeiras de marcas em linha, utilizando ferramentas especializadas para responder aos desafios específicos das vendas de comércio eletrónico.
As empresas de comércio eletrónico são frequentemente bastante complexas, com transações realizadas em vários países, moedas e plataformas.
Na minha própria empresa de comércio eletrónico, vendo produtos em plataformas de comércio eletrónico como a Amazon, a Etsy e o Walmart, na minha própria loja Shopify e por grosso através da plataforma de comércio grossista Faire.
Existem muitos tipos diferentes de transações que têm de ser acompanhadas e comunicadas, e a contabilidade de comércio eletrónico é o sistema que os proprietários de empresas em linha utilizam para gerir este processo.
Porque é importante a contabilidade de comércio eletrónico?
A contabilidade de comércio eletrónico é essencial porque, sem um sistema contabilístico sólido, pode ser difícil compreender a saúde financeira da sua empresa.
Quando as marcas estão a começar, normalmente analisam o saldo da conta bancária e, desde que haja dinheiro disponível, ficam satisfeitas com a saúde da empresa.
Mas o saldo bancário não tem em consideração aspetos como o custo das mercadorias vendidas (COGS), as devoluções e quais os produtos que vendem bem ou não são rentáveis.
Sem estas informações, é impossível calcular a rentabilidade global da sua empresa.
Os relatórios financeiros não são a única razão pela qual deve ter um bom sistema de contabilidade de comércio eletrónico. Compreender as suas obrigações fiscais pode ser complexo sem um sistema, especialmente se a sua empresa vender produtos em vários países, províncias, estados, etc.
Embora a configuração de um sistema contabilístico possa consumir tempo, se a sua empresa for alguma vez sujeita a uma inspeção fiscal, ficará muito grato por ter dedicado tempo a deixar tudo organizado!
Gerir as finanças da sua empresa é muito mais simples quando dispõe de um bom sistema contabilístico.
Contabilidade de comércio eletrónico vs. escrituração contabilística: qual é a diferença?
A escrituração contabilística e a contabilidade são ambas partes das tarefas de contabilidade de comércio eletrónico, mas são diferentes.
A escrituração contabilística é o processo de registar todas as transações de entrada e saída da empresa e de reconciliar cada transação para garantir que são registadas corretamente.
As transações incluem aspetos como vendas, reembolsos, devoluções e despesas.
A contabilidade tem um âmbito muito mais vasto e abrange todo o seu historial financeiro, incluindo relatórios e análises.
Inclui também o cumprimento das suas obrigações fiscais, permitindo que as suas equipas de contabilidade e finanças paguem o montante correto de impostos.
Em suma, a escrituração contabilística é uma parte do seu processo contabilístico global que lhe permite registar as suas transações.
Em contrapartida, contabilidade é um termo muito mais abrangente, que engloba todos os processos, relatórios e análises financeiras da sua empresa.
É frequente serem confundidas, uma vez que a escrituração contabilística de comércio eletrónico é o processo diário de registar e consultar as transações da sua empresa.
Isto significa que, enquanto proprietário de uma empresa, normalmente utilizará os processos de escrituração contabilística com mais frequência do que os processos de contabilidade estratégica.
Métodos de contabilidade de comércio eletrónico
Existem dois métodos de contabilidade para empresas de comércio eletrónico: o regime de caixa e o regime de acréscimo.
Ao escolher um contabilista ou parceiro de software de contabilidade, deve decidir qual o método que vai utilizar. O método que escolher implementar pode ter impacto nos seus impostos sobre o rendimento no final do ano e na forma como regista as suas transações.
Contabilidade pelo regime de acréscimo vs. contabilidade pelo regime de caixa no comércio eletrónico
A maioria das empresas utiliza o método de acréscimo no seu sistema contabilístico, mas vejamos abaixo as vantagens e desvantagens de cada um.
Contabilidade pelo regime de caixa
A contabilidade pelo regime de caixa mede essencialmente a quantidade de dinheiro existente na conta bancária. Por vezes, este método é designado por contabilidade baseada na conta bancária precisamente por esse motivo.
Funciona da seguinte forma: os rendimentos ou as despesas só são contabilizados quando o dinheiro entra ou sai da sua conta.
Por exemplo, se vender um produto por $100, o rendimento só será contabilizado no seu sistema quando o dinheiro entrar na sua conta bancária.
Do lado das despesas, pode ter comprado 100 unidades deste produto, que custaram $10 cada, o que significa que terá uma despesa de $1,000. Estes $1,000 só serão contabilizados no seu sistema quando saírem da conta.
Esta pode parecer a forma mais simples e lógica de gerir a sua contabilidade.
Ainda assim, é muito difícil fazer previsões de rentabilidade utilizando este método, uma vez que não considera o COGS (custo dos produtos vendidos) em cada venda, o que dificulta a previsão do número de produtos que precisa de vender e do preço a que os deve vender para ganhar dinheiro.
A contabilidade pelo regime de caixa pode ser ideal para empresas pequenas e simples, mas, no caso de empresas complexas, como as empresas de comércio eletrónico, tornar-se-á rapidamente demasiado difícil de gerir.
Contabilidade pelo regime de acréscimo
A contabilidade pelo regime de acréscimo é mais vantajosa para fazer previsões, uma vez que incorpora o custo dos produtos vendidos e os custos de armazenamento quando é efetuada uma venda.
A principal razão pela qual este método é melhor para as empresas de comércio eletrónico é o stock. Por exemplo, se fizer uma encomenda de grande dimensão de stock, uma grande quantia de dinheiro sairá da sua conta bancária.
Suponha, por exemplo, que a encomenda foi de $10,000 para 10,000 unidades.
Com a contabilidade pelo regime de caixa, o seu sistema contabilístico registará um custo de $10,000. É provável que isto torne a empresa não rentável nesse mês, uma vez que saiu uma quantia avultada da sua conta bancária.
Isto significa que, se fosse apresentar os seus valores, seria difícil comunicar com precisão a rentabilidade da empresa.
Com a contabilidade pelo regime de acréscimo, o custo de cada unidade só é reconhecido quando um produto é vendido. Isto significa que é muito mais fácil compreender quanto dinheiro teria de gastar num produto para garantir que tem sempre stock disponível.
A contabilidade pelo regime de acréscimo é o método preferido pela maioria das empresas de comércio eletrónico, porque proporciona uma visão mais precisa e realista da saúde financeira.
Capta o verdadeiro desempenho da empresa ao alinhar os rendimentos e as despesas com o período a que dizem respeito, permitindo uma melhor tomada de decisões empresariais e uma melhor análise financeira.
Isto é particularmente importante se espera vender a sua empresa no futuro, uma vez que os potenciais compradores esperam encontrar relatórios financeiros transparentes e rigorosos.
A maioria dos programas de contabilidade ajuda a suportar a contabilidade pelo regime de acréscimo. Só terá de adicionar o COGS ao sistema, e o programa fará a reconciliação de cada venda.
Principais termos de contabilidade do comércio eletrónico a conhecer
Existem alguns termos contabilísticos que deve conhecer ao configurar um sistema de contabilidade para comércio eletrónico.
Aprenda os termos abaixo para configurar o seu sistema mais rapidamente e impressionar o seu contabilista.
Custo dos produtos vendidos (COGS)
O COGS inclui todos os custos diretamente relacionados com a criação de um produto.
A fórmula geral é:
Para a maioria das empresas de comércio eletrónico, isto inclui custos de produção, impostos locais, transporte/frete e armazenamento.
Para algumas empresas de comércio eletrónico, também pode incluir determinadas taxas no COGS, como relatórios de inspeção/testes, design de produtos ou fotografia.
No entanto, estes custos são por vezes registados como outras despesas, como marketing.
Lucro bruto e lucro líquido
O lucro bruto corresponde às receitas menos qualquer COGS.
O lucro líquido corresponde às receitas menos o COGS e menos os restantes custos operacionais da empresa, como as taxas da Amazon, o software informático, os custos de transporte, os seguros, os custos de marketing, os custos com pessoal, etc.
Eis as fórmulas:
Have an account? Log In
Imposto sobre as vendas e IVA
A maioria dos países tem algum tipo de imposto sobre vendas.
Na Europa, o imposto sobre vendas é geralmente designado por IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado). Nos EUA, o imposto sobre vendas é acrescentado ao preço de venda, enquanto na Europa o IVA está geralmente incluído no preço pago pelo cliente.
Os seus requisitos fiscais irão variar consoante o local onde vende e a regulamentação fiscal local.
Por exemplo, se vender na Amazon nos EUA, a Amazon cobrará o imposto sobre vendas por si, enquanto na Europa deverá cobrar o imposto e pagá-lo como parte da sua declaração fiscal.
De um modo geral, as empresas de comércio eletrónico têm de cobrar o imposto em nome do governo e pagá-lo como parte da sua declaração fiscal.
Contas a pagar e contas a receber
As contas a pagar são faturas que a sua empresa tem de pagar, enquanto as contas a receber são faturas cujo pagamento a sua empresa espera receber.
Por exemplo, se encomendar novo stock, essa fatura será registada nas contas a pagar.
Se tiver um cliente que encomende 1 000 unidades, mas as pague no momento da entrega, essa fatura será registada nas contas a receber.
Preciso de software de contabilidade para comércio eletrónico?
Quando comecei o meu negócio, vendia apenas na Amazon e limitava-me a verificar quanto dinheiro tinha na minha conta bancária para perceber se tinha dinheiro suficiente para comprar mais stock.
Mas isso significava que ficava sem stock com frequência, pois não conseguia prever claramente quanto stock iria precisar e quanto dinheiro teria de disponibilizar para o financiar.
O software de contabilidade ajuda-o a gerir eficazmente a contabilidade do seu negócio de comércio eletrónico, uma vez que geralmente estabelece ligação à plataforma de vendas que utiliza para importar todas as suas transações e registá-las corretamente nas suas contas.
Mais de 67% dos contabilistas CPA preferem trabalhar com empresas que utilizam software de contabilidade, o que demonstra como o setor está a evoluir no sentido da utilização de software de contabilidade.
O que procurar no seu software de contabilidade
Quando se trata de escolher um parceiro de software de contabilidade, há vários aspetos que deve ter em consideração.
Mudar de software de contabilidade é complicado, por isso deve escolher o software certo à primeira.
Integrações bancárias
Normalmente, a sua conta bancária será integrada no seu sistema de contabilidade, para que possa consultar o saldo e as transações atuais.
No entanto, por vezes poderá ter várias contas bancárias.
Por exemplo, a minha empresa está sediada no Reino Unido, pelo que tenho uma conta bancária empresarial no Reino Unido. No entanto, faço vendas nos EUA através da Amazon e da Walmart, pelo que tenho uma conta bancária nos EUA com a Payoneer para poupar dinheiro nas taxas de câmbio.
Também tenho uma conta PayPal para gerir encomendas por grosso.
Todas as minhas contas bancárias estão integradas no meu sistema de contabilidade Xero, pelo que posso acompanhar os fundos que entram e saem da empresa.
Integrações com processadores de pagamentos
A maioria das empresas de comércio eletrónico vende através de um prestador de serviços de pagamento, como o PayPal, o Square ou o Stripe.
A maioria destas ferramentas de processamento de cartões de crédito integra-se com a maioria dos sistemas de contabilidade, mas é essencial verificar se o prestador que utiliza no seu país se integra com o seu sistema de contabilidade.
Integrações com plataformas de vendas
A maioria dos softwares de contabilidade integra-se com todas as principais plataformas de comércio eletrónico, como a Shopify, a Bigcommerce e a WooCommerce.
Suponha que vende principalmente através de marketplaces como o Etsy, a Amazon ou a Walmart.
Nesse caso, poderá precisar de software intermediário, como o A2X ou o Link My Books, para reconciliar todas as transações de vendas com o seu sistema de contabilidade.
Acompanhamento do inventário
As melhores ferramentas de contabilidade também se integram com o seu sistema de gestão de inventário.
Esta é uma grande vantagem para compreender a saúde geral da sua empresa, pois pode ver quanto stock foi contabilizado nos seus registos financeiros.
Se utilizar a contabilidade pelo regime do acréscimo, esta integração é vital, uma vez que precisa de conseguir reduzir o stock à medida que é efetuada uma venda e adicionar stock quando chega uma nova remessa.
Imposto sobre vendas
O imposto sobre vendas, ou IVA, difere em cada país.
Nos EUA, cada estado tem a sua própria taxa de imposto sobre vendas, que deve ser cobrada e contabilizada nas suas contas.
O seu sistema de contabilidade deve registar corretamente esta cobrança de imposto para apresentar a sua declaração fiscal.
Alguns programas de contabilidade incluem esta funcionalidade, mas também pode ser útil obter uma integração como a Avalara ou a Taxjar, uma vez que registará a taxa de imposto por si, com base no local onde efetuou a venda.
A Taxjar também se integra com grandes plataformas, como a Shopify, tornando simples a cobrança de impostos.
Quando utiliza marketplaces, como a Amazon, o marketplace geralmente cobra o imposto sobre vendas, mas certifique-se de que verifica esta questão nos termos e condições do marketplace.
Relatórios financeiros
Os relatórios financeiros, ou demonstrações financeiras, são uma das partes mais importantes do seu sistema de contabilidade, uma vez que permitem ver, em detalhe, quão rentável é a sua empresa.
Estes são os relatórios mais importantes:
Relatório de lucros e perdas (relatório P&L ou PnL)
A demonstração de resultados (ou demonstração de rendimentos) é um relatório que resume todas as transações de entrada e saída da sua empresa durante um determinado período, como um ano ou um trimestre.
Este relatório é essencial para demonstrar a saúde financeira da sua empresa e fornecer-lhe, a si e ao seu contabilista, informações sobre a rentabilidade da empresa.
Este relatório também servirá de base para a avaliação da empresa se algum dia decidir vendê-la.
Balanço
O balanço é o relatório que apresenta os ativos, passivos e capitais próprios do proprietário e dos acionistas da empresa.
Essencialmente, mostra o que a empresa deve e o que é devido à empresa.
É particularmente útil para os investidores, uma vez que lhes dá uma ideia do valor de uma empresa.
Demonstração dos fluxos de caixa (DFC)
A DFC mostra o movimento de entrada e saída de dinheiro da empresa ao longo do tempo.
Este relatório torna-se essencial se utilizar a contabilidade pelo regime do acréscimo, uma vez que o ajudará a compreender de quanto dinheiro necessitará durante o próximo ano.
Relatório de vendas por produto
Este relatório mostra a receita gerada por cada produto do seu inventário, ajudando-o a identificar os produtos mais vendidos, os artigos com desempenho inferior e as tendências ao longo do tempo.
Relatório de vendas por canal
Este relatório apresenta as suas vendas discriminadas por cada canal de vendas, como a sua própria loja online, a Amazon, o eBay ou outros marketplaces.
Ajuda-o a avaliar o desempenho de cada canal e a atribuir recursos em conformidade.
Relatórios de contas a pagar e contas a receber
Estes relatórios mostram quanto dinheiro lhe devem e quanto deve, bem como as faturas relacionadas com estas contas.
As melhores opções de programas de contabilidade para comércio eletrónico
Ao configurar o seu sistema de contabilidade para comércio eletrónico, precisa de considerar os diferentes canais de vendas que possui e também pensar nas outras ferramentas que utiliza na sua empresa.
A primeira decisão que tem de tomar é escolher um programa de contabilidade para comércio eletrónico, existindo três opções principais para os proprietários de empresas de comércio eletrónico.
1. QuickBooks Online
Vantagens
- Muito fácil de utilizar e intuitivo. Apresenta claramente dados e métricas financeiras importantes.
- Grande variedade de funcionalidades, incluindo faturação, relatórios, gestão de inventário e processamento de salários.
- Inúmeras integrações com outras aplicações de terceiros e plataformas de comércio eletrónico.
- Aplicação móvel.
- O preço aumenta à medida que o negócio cresce. Quando o seu negócio cresce, também aumenta o seu acesso às funcionalidades.
- Interface intuitiva e fácil de utilizar, o que a torna adequada para principiantes.
Contras
- Pode ser mais dispendioso do que outras opções, especialmente quando são adicionadas funcionalidades extra.
- Algumas funcionalidades adicionais, como o processamento de salários, são cobradas separadamente.
2. Xero
Prós
- Interface simples e fácil de utilizar, com um painel de controlo intuitivo - este é o software que utilizo no meu negócio
- Existem muitas integrações de terceiros que o tornam ideal para empresas de comércio eletrónico
- Excelentes funcionalidades de gestão de inventário
Contras
- As funcionalidades adicionais, como o processamento de salários, são cobradas separadamente.
3. Zoho Books
Prós
- O Zoho Books faz parte da família de ferramentas Zoho, por isso, se utilizar o Zoho noutras áreas do seu negócio, a integração é muito simples.
- Interface simples e intuitiva.
- Acessível para pequenas empresas.
Contras
- Não dispõe de funcionalidades tão avançadas se estiver a planear expandir o negócio.
- Algumas funcionalidades são limitadas.
- Estão disponíveis menos integrações de terceiros.
Pode também consultar o guia detalhado do The Retail Exec sobre o melhor software de contabilidade para comércio eletrónico, que analisa em profundidade cada opção, com classificações, preços e muito mais.
Algumas das opções escolhidas coincidem com as minhas, como verá nesta lista dos dez melhores:
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E aqui fica uma antevisão dos preços de cada uma:
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More Articles
Outro software útil de terceiros para empresas de comércio eletrónico
Por fim, aqui ficam mais algumas ferramentas úteis com base na minha experiência.
A2X e Link My Books
O A2X, o MyWorks e o Link My Books são integrações essenciais para vendedores em plataformas de comércio eletrónico.
Importam automaticamente todas as suas transações e categorizam todas as vendas e despesas. Ambos integram-se perfeitamente com o Quickbooks e o Xero.
Não há muitas diferenças entre os dois (embora o Link My Books seja ligeiramente mais económico) e ambos permitem receber vendas da Amazon e do eBay.
Integração com o Shopify
Se gere uma loja Shopify, é essencial integrar o seu software de contabilidade com o Shopify.
Ajuda-o a gerir de forma integrada as vendas, o inventário e os dados dos clientes, garantindo registos financeiros precisos. Se o software de contabilidade que escolheu não integrar com o Shopify, pode considerar uma das muitas alternativas ao Shopify disponíveis no mercado.
Open Payout
O Open Payout importa todas as suas transações do Etsy para o seu software de contabilidade, facilitando o acompanhamento de todas as suas vendas.
Taxjar e Avalara
Estas integrações ajudam a automatizar os cálculos, os relatórios e a declaração de impostos sobre as vendas, garantindo o cumprimento da regulamentação fiscal em diferentes jurisdições.
Dê prioridade à saúde financeira da sua marca
A contabilidade do comércio eletrónico é uma parte essencial do seu negócio, uma vez que é a única forma de ter uma ideia da saúde financeira da sua empresa.
Os melhores sistemas de contabilidade integram-se perfeitamente com os seus sistemas de gestão de inventário e de gestão de encomendas, além de se integrarem com outras aplicações de terceiros.
Ao ter a melhor configuração para a sua empresa, pode obter uma visão em tempo real do que está a acontecer com as suas finanças, ajudando-o a tomar as melhores decisões para o seu negócio.
Para obter mais informações essenciais sobre negócios de comércio eletrónico, subscreva hoje a newsletter da The Retail Exec.
Perguntas frequentes sobre contabilidade de comércio eletrónico
Eis uma nota final onde abordaremos algumas questões relacionadas que não foram incluídas no conteúdo desta publicação.
Como contabilizar as vendas realizadas através de vários marketplaces ou canais de vendas online?
Contabilizar vendas de comércio eletrónico multicanal pode parecer assustador, mas é bastante simples com a abordagem certa.
Em primeiro lugar, deverá consolidar todos os seus dados de vendas num único sistema ou relatório centralizado. Depois, categorize cada venda por canal e faça a reconciliação mensal de tudo. Não se esqueça também de contabilizar quaisquer taxas ou comissões cobradas por plataformas de terceiros.
Quais são as implicações contabilísticas específicas dos modelos de receitas baseados em subscrições ou recorrentes, comuns no comércio eletrónico?
Com os modelos de subscrição, não pode simplesmente registar a receita total antecipadamente.
Em vez disso, terá de distribuí-la ao longo do período da subscrição, utilizando métodos como o reconhecimento linear ou baseado na produção. É também crucial diferir corretamente a receita relativa a quaisquer planos de subscrição pré-pagos até ter fornecido esses bens ou serviços. Fazer tudo corretamente garante relatórios financeiros precisos.
Como reconhecer e contabilizar corretamente devoluções, reembolsos e reversões de pagamentos de vendas online?
As devoluções, os reembolsos e as reversões de pagamentos exigem um acompanhamento meticuloso nos seus registos contabilísticos.
No caso das devoluções, ajuste os seus valores de receita e inventário em conformidade. Os reembolsos são normalmente registados numa conta de dedução à receita. Quanto às reversões de pagamentos, podem ser complicadas — terá de contabilizar quaisquer taxas adicionais, penalizações ou até custos jurídicos envolvidos.
Dispor de processos sólidos evita problemas contabilísticos mais tarde.
Quais são as melhores práticas para integrar a contabilidade do comércio eletrónico com a gestão de inventário, a gestão de encomendas e outros sistemas operacionais?
Integrar a contabilidade com os sistemas operacionais é uma grande vantagem para as empresas de comércio eletrónico.
Procure soluções que sincronizem perfeitamente os dados de vendas, inventário e encomendas entre plataformas, de modo a minimizar os erros de introdução manual. A reconciliação automatizada mantém os seus registos contabilísticos precisos em tempo real.
Além disso, dispor de métricas centralizadas fornece informações valiosas para otimizar as suas operações e finanças.
