Zapasy marki e-commerce są jednym z jej najważniejszych i najbardziej wartościowych aktywów. Dlatego tak ważne jest zapewnienie dokładności stanu zapasów oraz właściwe uzupełnianie każdego artykułu.
Częścią skutecznego zarządzania zapasami są audyty zapasów.
Audyt zapasów obejmuje szczegółową analizę zapasów firmy w celu zweryfikowania ich dokładności, zidentyfikowania potencjalnych braków oraz ograniczenia oszustw i kradzieży.
Różne firmy preferują jednak różne procesy i procedury audytowe.
W tym przewodniku dowiesz się więcej o znaczeniu audytów zapasów oraz o tym, jak przeprowadzić audyt zapasów w firmie e-commerce.
Zaczynajmy.
Czym jest audyt zapasów?
Audyt zapasów to analityczna procedura, która porównuje zapasy firmy z jej dokumentacją finansową w celu zapewnienia dokładności.
Proces ten weryfikuje, czy rzeczywista liczba towarów odpowiada liczbie zarejestrowanej, zapewniając prawidłowe działanie systemu zarządzania zapasami oraz potwierdzając, że w danym okresie nie doszło do utraty produktów.
Często audyt zapasów polega po prostu na policzeniu wszystkich pozostałych produktów w określonym czasie i porównaniu tych liczb z danymi w oprogramowaniu do zarządzania zapasami, aby sprawdzić, czy występują jakiekolwiek rozbieżności.
Dlaczego audyty zapasów są niezbędne dla marek e-commerce
Regularne przeprowadzanie audytów zapasów — choć ich częstotliwość zależy od rodzaju prowadzonej działalności i posiadanych zapasów — jest ważnym procesem dla każdej firmy handlowej.
Niektóre firmy muszą przeprowadzać te audyty tylko raz w roku, podczas gdy inne (zazwyczaj te, które sprzedają produkty szybko psujące się) mogą wykonywać je co miesiąc.
Audyt zapasów jest tak ważny, ponieważ może pomóc Twojej firmie:
- Odkrywać rozbieżności: W 2022 roku sprzedawcy detaliczni w USA zgłosili średni ubytek zapasów na poziomie 1,6% (straty w wysokości 112,1 mld USD) — dzięki audytom możesz sprawdzić, czy rzeczywista liczba produktów różni się od liczby, która powinna wynikać z monitorowania zapasów. W zależności od skali rozbieżności możesz wszcząć dochodzenie, aby ustalić, dlaczego do niej dochodzi.
- Unikać nadmiernego lub niewystarczającego zatowarowania: Audyty mogą pomóc ustalić, czy niektóre zapasy zbyt długo pozostają na półkach lub których zapasów zaczyna brakować, dzięki czemu można odpowiednio dostosować zamówienia.
- Wykrywać utratę produktów: Do utraty produktów może dojść w wyniku kradzieży, uszkodzenia lub zepsucia. Regularne audyty pomagają identyfikować potencjalne problemy związane z utratą, aby można było im przeciwdziałać i je ograniczać.
- Wskazywać problemy z efektywnością magazynu: Braki w zapasach mogą wynikać z nieefektywnych procesów magazynowych. Audyt może ujawnić te problemy, aby można było je rozwiązać.
- Przestrzegać przepisów: Spółki publiczne są zobowiązane do przeprowadzania audytów zapasów przez podmioty zewnętrzne w celu zachowania zgodności z przepisami — zgodnie ze Standardami Audytu AICPA oraz wymogami Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB), jeśli ich pozycje są uznawane za „istotne”. Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) stanowią, że pozycję uznaje się za istotną, jeśli „jej pominięcie lub błąd mogłyby wpłynąć na decyzje gospodarcze osób opierających się na sprawozdaniach finansowych”.
9 najczęstszych procedur audytu zapasów
Istnieje kilka powszechnych procedur audytowych, które mogą pomóc firmom handlowym uzyskać dokładne stany zapasów.
Niektóre z nich można stosować łącznie, podczas gdy inne zależą od sposobu funkcjonowania firmy.
Fizyczne liczenie zapasów
Fizyczne liczenie zapasów polega na indywidualnym policzeniu każdej jednostki w celu określenia poziomu zapasów.
Choć tradycyjnie wykonuje się je ręcznie, w tym procesie można również wykorzystać skaner kodów kreskowych.
Zwykle robi się to tylko raz — na koniec roku obrotowego lub okresu rozliczeniowego. Dzieje się tak dlatego, że ręczne liczenie zapasów jest ogromnym przedsięwzięciem, nawet przy wsparciu narzędzi do zarządzania zapasami.
Liczenie rotacyjne
Liczenie rotacyjne jest częstszym procesem.
Ta procedura to systematyczne liczenie różnych obszarów zapasów, obejmujące kolejno różne działy lub rodzaje produktów.
Podczas gdy fizyczne liczenie wszystkich zapasów odbywa się mniej więcej raz w roku, liczenie rotacyjne może pomóc wykryć rozbieżności w międzyczasie.
Analiza okresu odcięcia
Analiza okresu odcięcia to proces wstrzymania wszystkich operacji w magazynie, aby upewnić się, że podczas procesu liczenia żadne zapasy nie są przyjmowane ani wydawane.
Pomaga to zwiększyć dokładność ewidencji zapasów, zapewniając, że żadne produkty nie są liczone w niewłaściwym okresie rozliczeniowym.
Jeśli przeprowadzasz analizę okresu odcięcia, warto wcześniej poinformować klientów, aby wiedzieli, że mogą spodziewać się opóźnień w wysyłce.
Analiza ABC
Analiza zapasów ABC polega na podzieleniu zapasów na trzy grupy (tj. grupę A, B i C) na podstawie ich wartości.
Na przykład grupa A obejmuje produkty o wysokiej wartości, grupa B produkty o średniej wartości, a grupa C produkty o niskiej wartości.
Możesz użyć numerów SKU i kodów kreskowych, aby pomóc w ustaleniu priorytetów produktów.
Jeśli wybierzesz ten proces, możesz nawet przechowywać produkty w tych różnych kategoriach, aby ułatwić kontrolę zapasów.
Proces analizy ABC pomaga skuteczniej przydzielać zasoby podczas kontroli (pomyśl o tym: podczas kontroli wewnętrznej chcesz nadać priorytet produktom o wyższej wartości).
Ponadto analizę zapasów ABC można wykorzystać jako formę liczenia rotacyjnego.
Liczenie rotacyjne dla grupy A przeprowadzałbyś częściej niż dla grup B i C, ponieważ chcesz dokładniej monitorować zapasy o wyższej wartości.
Have an account? Log In
Analiza kosztów frachtu
Analiza kosztów frachtu obejmuje koszty wysyłki związane z przewożeniem zapasów z jednego miejsca do drugiego, co może być istotną wartością uwzględnianą w sprawozdawczości finansowej.
Analiza ta może dać Ci obraz wszystkich kosztów wysyłki i frachtu, wskazując potencjalne możliwości negocjowania lepszych stawek frachtowych, wykrywania nieefektywności w łańcuchu dostaw i skracania czasu dostawy.
Na przykład obecne stawki frachtowe mogą być kosztem stałym, na który nie zawsze zwracasz uwagę.
Jeśli co roku przeprowadzasz analizę kosztów frachtu, możesz uzyskać jasny obraz tego, ile płacisz, a następnie sprawdzić, czy gdzie indziej dostępne są niższe stawki.
Jeśli tak, możesz wykorzystać te niższe stawki do wynegocjowania lepszych warunków z obecnym dostawcą.
Analiza kosztów wyrobów gotowych
Analiza kosztów wyrobów gotowych sprawdza się najlepiej, jeśli tworzysz własne produkty.
Uwzględnia ona materiały bezpośrednie i robociznę, a także koszty ogólne produkcji.
Na podstawie tej analizy zespół ustala, kiedy produkt jest gotowy do sprzedaży, aby audytorzy mogli uwzględnić go w swoim procesie wyceny zapasów.
Analiza kosztów ogólnych
Analiza kosztów ogólnych obejmuje kontrolę kosztów pośrednich związanych z wytwarzaniem produktów.
Może obejmować takie elementy jak czynsz, media, koszty ubezpieczenia, opłaty administracyjne i inne wydatki, których zwykle możesz nie brać pod uwagę, zapewniając, że nie zaniżysz całkowitego kosztu zapasów.
Uzgodnienie wyników liczenia zapasów
Uzgodnienie to proces porównywania fizycznego stanu zapasów z zapisami księgowymi.
Jeśli zostaną wykryte jakiekolwiek rozbieżności, trzeba je uzgodnić i ustalić ich przyczynę.
Proces ten wygląda mniej więcej tak:
- Przeprowadź fizyczne liczenie zapasów, aby uzyskać dokładną liczbę posiadanych towarów.
- Porównaj wynik liczenia z ewidencją zapasów, aby sprawdzić, czy są zgodne.
- Wskaż wszelkie rozbieżności i zbadaj, dlaczego mogły wystąpić.
- Sprawdź dzienniki wysyłek, ewidencję sprzedaży, faktury i inne dokumenty, aby ustalić, czy możesz znaleźć odpowiedzi.
- Uzgodnij ewidencję zapasów, aby odpowiadała rzeczywistemu stanowi. Jeśli udało Ci się znaleźć przyczynę rozbieżności, utwórz „oświadczenie o uzgodnieniu zapasów”, w którym ją wyjaśnisz. W przeciwnym razie po prostu dostosuj wartości do rzeczywistego stanu, aby w przyszłości dysponować dokładnymi danymi.
Dopasowanie faktur do dziennika wysyłek
W ramach tego procesu ponownie sprawdzisz faktury lub zamówienia zakupu w odniesieniu do dziennika wysyłek, aby upewnić się, że między tymi dokumentami nie ma rozbieżności.
Jest to zautomatyzowany proces, w którym może pomóc większość programów księgowych.
Dzięki temu możesz upewnić się, że klienci otrzymują właściwe produkty oraz że nie są wysyłane zduplikowane zamówienia.
Proces audytu zapasów
Skoro znasz już niektóre procedury, które będziesz stosować podczas audytu zapasów, prześledźmy trzyetapowy proces audytu.
Krok 1: Przygotowanie do audytu zapasów
Aby ograniczyć liczbę błędów i zmaksymalizować wydajność, warto rozpocząć od jasno określonego etapu przygotowań. Obejmuje on takie zadania jak:
- Wybór odpowiedniego terminu: Ponieważ audytowanie zapasów wstrzymuje działalność operacyjną, należy wybrać właściwy termin audytu, aby ograniczyć zakłócenia. Na przykład nie warto wstrzymywać działalności na czas audytu zapasów w okresie świątecznym. Jeśli jednak w ciągu roku występuje okres mniejszego natężenia pracy, może to być idealna okazja.
- Uporządkowanie organizacji: Uporządkuj zapasy, ogranicz liczbę palet i umieść wszystko na swoim miejscu, aby audyt przebiegł możliwie sprawnie.
- Przygotowanie dokumentacji: Zbierz wszystkie dokumenty i szybko je przejrzyj, aby upewnić się, że masz całą dokumentację potrzebną do przeprowadzenia audytu i uzgodnienia zapasów. Mogą to być ewidencja zapasów, faktury, dzienniki wysyłek oraz inne dokumenty wykorzystywane do uzgadniania zapasów.
- Ustalenie celów i założeń: Ustal cele audytu, takie jak weryfikacja procesu zarządzania zapasami, identyfikacja źródeł kurczenia się zapasów, zwiększenie możliwości prognozowania lub poprawa efektywności kosztowej.
- Przeszkolenie zespołu: Upewnij się, że Twój zespół wie, jak przeprowadzać inwentaryzację, aby ograniczyć liczbę błędów w całym procesie.
- Wykorzystanie technologii: Korzystaj z odpowiednich funkcji oprogramowania do zarządzania zapasami lub oprogramowania do zarządzania magazynem, aby usprawnić cały proces.
Krok 2: Przeprowadzenie audytu zapasów
Nadszedł czas, aby rozpocząć audyt. Wykonaj poniższe zadania, aby zrealizować ten krok:
- Wybierz odpowiednią procedurę lub procedury: Omówiliśmy już różne procedury niezbędne do przeprowadzenia audytu zapasów. Wybierz tę procedurę lub te procedury, które najlepiej sprawdzą się w przypadku Twoich zapasów.
- Przeprowadź liczenie: Rozpocznij liczenie zgodnie z wybraną procedurą lub procedurami. Policz każdy pojedynczy artykuł i zapisz ilość w arkuszach bilansowych.
- Uzgodnij wynik liczenia: Porównaj liczby z danymi w oprogramowaniu do zarządzania zapasami. Zbadaj wszelkie znalezione rozbieżności.
Krok 3: Analiza wyników
Na koniec, po zakończeniu samego audytu lub liczenia, należy przeanalizować wyniki. Wykonaj w tym celu poniższe zadania:
- Zidentyfikuj wzorce w rozbieżnościach: Przejrzyj dokumenty uzgodnieniowe, aby sprawdzić, czy możesz odkryć pewne wzorce w rozbieżnościach, takie jak konkretne produkty lub obszary magazynu, w których dane są zwykle najbardziej niedokładne. Następnie spróbuj ustalić przyczynę, na przykład nieefektywne procesy, problemy z dostawcami, a nawet kradzieże wewnętrzne.
- Oceń skuteczność wybranej procedury: Czy wybrałeś odpowiedni proces (lub połączenie procesów) do przeprowadzenia audytu zapasów? Jak dokładne było przeprowadzone przez Ciebie liczenie? Czy w przyszłości warto spróbować czegoś innego?
- Opracuj plan działania na przyszłość: Po zakończeniu wszelkich analiz dotyczących rozbieżności przygotuj plan, który pozwoli ograniczyć je w przyszłości. Może to oznaczać zmianę dostawców, znalezienie innego oprogramowania, zwolnienie niektórych członków zespołu, a nawet przeniesienie działalności do innej lokalizacji magazynu.
7 najlepszych praktyk przeprowadzania audytów zapasów
Chcesz usprawnić proces audytu zapasów? Poniższe siedem najlepszych praktyk może Ci w tym pomóc.
1. Korzystaj z najlepszego oprogramowania do zarządzania zapasami
Jednym ze sposobów na natychmiastowe usprawnienie zarządzania zapasami jest użycie odpowiedniego oprogramowania.
Te narzędzia online mogą przynieść ogromne korzyści Twoim procesom, pomagając minimalizować błędy i zapewniając jeszcze większą kontrolę nad zapasami.
Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zapasami, które usprawnia audyt, powinno oferować funkcje automatycznych punktów ponownego zamawiania (automatyczne zamawianie nowych zapasów po osiągnięciu określonego progu, co pomaga uniknąć braków magazynowych) oraz alertów dotyczących poziomu zapasów (powiadomienia o osiągnięciu przez zapasy określonego poziomu).
Funkcje te pomagają monitorować poziom zapasów i wiedzieć, kiedy zamawiasz ich więcej.
Możesz również używać tych funkcji jako alertów informujących o tym, kiedy należy przeprowadzić mini-audyt, aby upewnić się, że poziom zapasów rzeczywiście jest tak niski, jak wskazuje oprogramowanie — i że faktycznie powinien taki być.
Oto nasze ulubione rozwiązania do zarządzania zapasami, które upraszczają wszystkie działania związane z utrzymywaniem dokładnych stanów magazynowych:
2. Automatyzuj i monitoruj zapasy w czasie rzeczywistym
Narzędzia takie jak automatyczne monitorowanie i aktualizacje stanów magazynowych w czasie rzeczywistym mogą w dłuższej perspektywie pomóc ograniczyć błędy i rozbieżności.
Możliwość monitorowania poziomu zapasów przez cały rok oznacza mniej niespodzianek w momencie przeprowadzania audytu.
Ponadto możesz uzyskać dostęp do inteligentnych technologii, takich jak skanery kodów kreskowych i RFID, które pomagają usprawnić procesy zarówno przed audytem, jak i w jego trakcie.
Skanery kodów kreskowych przyspieszają proces liczenia i pomagają uniknąć pomyłek w liczeniu.
Tagi RFID mogą pomóc firmom monitorować przepływ zapasów, zapewniając ich prawidłowe przemieszczanie się w łańcuchu dostaw. To świetny sposób na zwiększenie wydajności magazynu przy jednoczesnym usprawnieniu procesów audytowych.
3. Integruj system z platformami i narzędziami e-commerce
Jeśli prowadzisz sklep internetowy, Twoje rejestry zapasów będą wyglądać inaczej niż w sklepie stacjonarnym z własną przestrzenią magazynową.
Oznacza to, że potrzebujesz oprogramowania, które będzie współpracować z innymi systemami, aby zapewnić właściwe monitorowanie wszystkich procesów.
Znajdź narzędzie do zarządzania zapasami, które bezproblemowo integruje się z Twoją platformą e-commerce, aby łatwiej monitorować zapasy wprowadzane do centrum realizacji zamówień i opuszczające je.
Co więcej, sprawdź wszystkie dostępne integracje, aby dowiedzieć się, z pomocą jakich innych narzędzi możesz usprawnić swoje procesy.
Niektóre z tych narzędzi mogą obejmować:
- Oprogramowanie do zarządzania magazynem
- Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM)
- Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)
- System zarządzania informacjami o produktach (PIM)
- Oprogramowanie do logistyki zewnętrznej (3PL)
- Oprogramowanie do obsługi wysyłki
4. Minimalizuj ryzyko błędu ludzkiego
Przeprowadzanie audytów może być trudne. Jest czasochłonne i w dużej mierze zależy od minimalizowania ryzyka błędu ludzkiego.
Oznacza to, że musisz odpowiednio przeszkolić swoich pracowników—a także regularnie aktualizować ich wiedzę na temat oprogramowania i procesów—aby mieć pewność, że dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje w okresie przeprowadzania audytu.
Innym sposobem na ograniczenie ryzyka błędu ludzkiego jest zatrudnienie ekspertów ds. audytu, którzy zajmą się tym procesem za Ciebie.
Spółki publiczne są zobowiązane do tego, aby przestrzegać standardów audytu.
5. Przeprowadzaj regularne audyty i audyty zewnętrzne
Upewnij się, że zawsze jesteś przygotowany na audyt, tworząc stały harmonogram.
Możesz na przykład przeprowadzać liczenia cykliczne co miesiąc oraz pełne spisy z natury na koniec roku obrotowego.
Dobrym pomysłem jest również okresowe zatrudnianie zewnętrznych audytorów, którzy mogą przeprowadzać bezstronne oceny i upewnić się, że wszystkie ewidencje zapasów są w pełni dokładne.
Zazwyczaj przeprowadza się je raz w roku.
6. Szkol pracowników i standaryzuj procedury
Jak już wspomnieliśmy, kluczowe znaczenie ma aktualizowanie wiedzy pracowników na temat procedur.
Jednak jeszcze ważniejsze—szczególnie gdy członkowie zespołu dołączają do firmy lub z niej odchodzą—jest standaryzowanie procedur i właściwe dokumentowanie całego procesu.
Dzięki temu możesz uwzględnić procesy audytowe w ogólnym procesie wdrażania i regularnych szkoleń pracowników.
Przetestuj różne procedury liczenia, aby znaleźć tę, która najlepiej sprawdza się w Twojej firmie i zespole, a następnie ustandaryzuj ten proces, dodając go do materiałów szkoleniowych firmy.
7. Wykorzystuj technologię
Technologia jest Twoim sprzymierzeńcem—szczególnie w tak ręcznym i żmudnym procesie, jak liczenie zapasów.
Wykorzystuj dostępne narzędzia.
Oczywiście wspomnieliśmy już o zaletach oprogramowania do zarządzania zapasami, ale istnieją również narzędzia sztucznej inteligencji i aplikacje mobilne do takich zadań jak analityka predykcyjna i zarządzanie w podróży, które mogą zapewnić dodatkowe wsparcie.
Na przykład większość systemów zarządzania magazynem (WMS) powinna działać w aplikacji mobilnej, aby usprawnić ten proces.
Podsumowanie
Najważniejsze jest to, że każda firma handlowa i e-commerce musi przeprowadzać audyty zapasów co najmniej raz w roku, aby mieć pewność, że ewidencja rotacji zapasów jest w pełni dokładna.
Ten przewodnik pomoże Ci upewnić się, że stan zapasów jest możliwie najbardziej zgodny ze sprawozdaniami finansowymi.
Świat e-commerce szybko się zmienia—Ty również. Zapisz się do naszego newslettera i poznawaj najnowsze informacje dla menedżerów e-commerce od wiodących ekspertów w branży e-commerce.
More Articles
Najczęściej zadawane pytania dotyczące audytu zapasów
Nadal masz pytania? Spodziewaliśmy się tego. Oto kilka dodatkowych pytań i odpowiedzi, które mogą zaspokoić Twoją ciekawość (trzymamy kciuki).
Czy audyt zapasów jest trudny?
Audyt zapasów może być trudny, ponieważ Twój zespół może napotkać szereg wyzwań. Przede wszystkim jest to czasochłonny proces.
Ponadto trudno go skalować, przez co proces staje się jeszcze trudniejszy wraz z rozwojem firmy. Jednak dzięki odpowiednim procesom możesz sprawić, że będzie on możliwie najbardziej przystępny.
Jak często należy przeprowadzać audyty zapasów?
Audyty zapasów należy przeprowadzać na koniec każdego roku obrotowego—choć niektóre firmy mogą potrzebować przeprowadzać je częściej.
Jakie jest ryzyko związane z audytem zapasów?
Jak w przypadku każdego procesu, zawsze istnieje ryzyko wystąpienia błędu. Gdy pracownicy fizycznie liczą poszczególne pozycje zapasów, zawsze wystąpi margines błędu wynikający z nieprawidłowego liczenia.
Na czym polega liczenie cykliczne?
Liczenie cykliczne polega na tym, że firma liczy mniejsze grupy zapasów w różnych cyklach w ciągu roku, zamiast (lub być może dodatkowo) przeprowadzać raz w roku jedno ogromne, pełne liczenie zapasów.
