Key Takeaways
Nowy rytm kasy fiskalnej: Nowoczesne systemy POS oferują funkcje takie jak obsługa kart kredytowych i bazy danych klientów, przekształcając tradycyjne kasy fiskalne w kompleksowe narzędzia biznesowe.
Niedoceniane fakturowanie: Fakturowanie jest kluczową, choć często pomijaną funkcją systemów POS, która usprawnia procesy rozliczeniowe i poprawia zarządzanie finansami firm.
Systemy POS, pawie i praktyczność: Mimo że funkcje różnią się w zależności od docelowych klientów, wszystkie systemy POS mają podstawowe cechy, które zapewniają sprawne działanie i zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa.
Prostota prowadzi do sukcesu: Skuteczne systemy POS upraszczają działalność firmy, pozwalając sprawnie zarządzać procesami i zapewniać nieprzerwany przepływ przychodów.
Transakcje dla miłośników technologii: Od funkcji samoobsługowej realizacji zakupów po szczegółowe bazy danych klientów — innowacyjne funkcje POS odpowiadają na zmieniające się potrzeby firm i poprawiają obsługę klienta.
Od kas samoobsługowych po bazy danych klientów funkcje oferowane przez czołowe systemy sprzedaży (POS) mogą się znacznie różnić w zależności od ich docelowego klienta.
Jednak pomimo różnic w modelach biznesowych istnieje kilka podstawowych funkcji, które musi mieć każdy system POS. Oto 12 funkcji, które uważam za najważniejsze dla zapewnienia doskonałej obsługi klienta przy jednoczesnym przestrzeganiu przepisów dotyczących bezpieczeństwa.
Czym są funkcje systemu sprzedaży?
Kiedy mówię o funkcji POS, mam na myśli dodatkowe możliwości oferowane przez system sprzedaży, które wykraczają poza funkcje kasy fiskalnej. Mogą one być proste — na przykład umożliwiać przeprowadzanie transakcji kartami kredytowymi — lub złożone, jak kompleksowa baza danych do śledzenia klientów po stronie zaplecza.
Oto funkcje najważniejsze dla operatorów, którzy chcą uprościć prowadzenie firmy i zapewnić stały dopływ gotówki:
1. Fakturowanie
Choć rzadko się o nim mówi, fakturowanie jest kluczową funkcją systemów POS.
Faktury nie dotyczą wyłącznie sprzedaży. Obejmują również zakupy, konserwację, zwroty i wiele innych kwestii. Tworzenie, zarządzanie i kategoryzowanie tych faktur może stać się uciążliwe, zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę, która regularnie dokonuje wielu sprzedaży, lub małą firmę z ograniczoną liczbą pracowników.
Większość systemów POS domyślnie oferuje fakturowanie, ale warto sprawdzić, czy oceniane przez Ciebie systemy POS zapewniają wystarczające możliwości dostosowania do Twoich potrzeb.
- Czy możesz tworzyć i udostępniać faktury z urządzenia POS?
- Czy można podłączyć skaner kodów kreskowych?
- Czy można udostępniać faktury cyfrowo, przez e-mail lub SMS?
Upewnij się również, że narzędzie do fakturowania dokładnie oblicza podatki i opłaty na podstawie regionu. Przyda się ono, oszczędzając Ci mnóstwa problemów w okresie rozliczeń podatkowych.
2. Zarządzanie zapasami
Połączenie terminala POS z systemami zarządzania zapasami pomaga śledzić stan magazynowy w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możesz mieć pewność, że produkty są zawsze dostępne, szczególnie jeśli prowadzisz działalność detaliczną.
Dane możesz również wykorzystać do zrozumienia preferencji klientów i uzupełniania najlepiej sprzedających się produktów według sklepu, lokalizacji i czasu.
Have an account? Log In
3. Wiele opcji płatności
Klienci kupują więcej, gdy proces jest prosty — dotyczy to również procesu płatności.
Oferowanie wielu opcji płatności daje klientom elastyczność wyboru preferowanej metody płatności, co zwiększa liczbę sprzedaży.
Twój terminal POS powinien obsługiwać wszystkie (lub większość) z poniższych metod płatności:
- Tradycyjne metody płatności, takie jak gotówka, czeki itp.
- Karty kredytowe/debetowe, w tym popularnych operatorów płatności, takich jak MasterCard, Visa itp.
- Metody płatności online, takie jak Google Pay, Apple Pay, Samsung Pay, Venmo i PayPal
Dodatkowo możesz umożliwić klientom realizowanie kuponów i bonów prezentowych oraz skonfigurować plany płatności, takie jak EMI, płatności ratalne i inne.
4. Raportowanie i analityka
Dane dotyczące sprzedaży dostarczają cennych informacji na temat działań sprzedażowych, a system POS jest najlepszym miejscem do ich gromadzenia.
Dane z systemu POS można wykorzystywać do śledzenia kluczowych wskaźników efektywności, takich jak przychody, zysk, koszt pozyskania klienta i wartość klienta w całym okresie jego relacji z firmą. Pomagają one zrozumieć, jak radzi sobie firma, wskazując, co działa, a co wymaga poprawy.
System może nawet obsługiwać funkcje zarządzania pracownikami, takie jak śledzenie sprzedaży i czasu pracy, aby mierzyć produktywność pracowników.
Posiadanie narzędzi analitycznych łatwo zintegrowanych z systemem POS zapewnia również dodatkowe korzyści, takie jak:
- Dostarczanie danych w wymaganym formacie, dzięki czemu ich przetwarzanie jest szybsze i łatwiejsze — z czym zmaga się niemal dwie trzecie firm.
- Uproszczenie wewnętrznych audytów firmy dzięki kompilowaniu i przechowywaniu danych w łatwo dostępnych raportach sprzedażowych.
Dane możesz również wykorzystać do poprawy obsługi klienta za pomocą spersonalizowanych rekomendacji (więcej na ten temat w następnej części).
5. Zarządzanie relacjami z klientami
Posiadanie funkcji zarządzania relacjami z klientami (CRM) natywnie zintegrowanej z systemem POS może służyć do tworzenia profili klientów podczas finalizacji zakupu, umożliwiając przechowywanie danych klienta, takich jak dane kontaktowe, historia zakupów, imię i nazwisko itd.
Dane te można wykorzystywać na dwa sposoby, aby usprawniać procesy biznesowe i pogłębiać relacje z klientami:
Zapewniaj aktualne informacje
Jest to szczególnie przydatne w firmach zajmujących się handlem elektronicznym, w których należy regularnie informować o statusie zamówienia.
Po złożeniu zamówienia system POS może wysłać klientowi fakturę e-mailem lub SMS-em na podstawie informacji zebranych i przechowywanych w systemie CRM. Informacje te można zbierać podczas finalizacji zakupu (jeśli odbywa się ona online) lub podczas wystawiania rachunku przez kasjera (jeśli zakup odbywa się stacjonarnie).
Twórz spersonalizowane doświadczenia
Dane CRM mogą dostarczać informacji na temat preferencji i zachowań klientów, które można wykorzystywać do personalizowania procesu zakupowego — tego właśnie oczekuje od firmy 71% konsumentów.
Możesz automatycznie uzupełniać dane klienta podczas finalizacji zakupu, oferować indywidualne ceny, rabaty, karty podarunkowe i nie tylko.
Oprócz sprawiania, że klient czuje się wyjątkowo, personalizacja zachęca do ponownych wizyt, upraszczając cały proces.
Na przykład system CRM może automatycznie zastosować kupon otrzymany przez klienta przy poprzednim zakupie, aby przyspieszyć finalizację zakupu w systemie POS.
6. Mobilność
Mobilne systemy POS (mPOS) to przenośny sprzęt POS — zwykle tablet lub urządzenie mobilne — służący do przyjmowania płatności w dowolnym miejscu. Ich popularność stale rośnie; oczekuje się, że do 2028 roku co najmniej dwa miliardy osób będzie dokonywać transakcji za pośrednictwem mobilnych systemów POS.
Dlaczego? mPOS pozwala firmom bezpiecznie przyjmować płatności z dowolnego miejsca.
Weźmy na przykład food truck: jego działalność zależy od szybkiej obsługi klientów. mPOS to ułatwia, umożliwiając przyjmowanie zamówień i płatności niezależnie od lokalizacji.
7. Integracje
Dane POS mogą zwiększać wartość niemal każdej funkcji biznesowej. Aby było to możliwe, system musi jednak komunikować się z innymi używanymi narzędziami i platformami.
W tym miejscu zastosowanie znajdują natywne integracje oraz integracje zewnętrzne.
Integracja systemu POS bez zakłócania działania istniejących platform i procesów (lub odwrotnie) może pomóc na wiele sposobów:
- Ułatwiaj handel omnichannel, łącząc sklepy stacjonarne i internetowe.
- Konsoliduj wszystkie dane transakcyjne, aby uzyskać pełniejszy obraz wyników działalności firmy.
- Zapewniaj lepszą komunikację między różnymi funkcjami biznesowymi.
8. Skalowalność
Budowa skalowalnego rozwiązania POS ułatwia rozwój działalności o nowe sklepy, kanały, produkty i usługi.
Wraz z rozwojem firmy możesz przetwarzać więcej transakcji i integrować system z większą liczbą narzędzi.
Warto rozważyć inwestycję w chmurowy system POS dla przedsiębiorstw. Automatycznie dostosowuje on wykorzystanie systemu do rosnącego lub malejącego zapotrzebowania, dzięki czemu lepiej nadaje się do skalowania.
Możesz zapewnić klientom możliwość nieprzerwanego robienia zakupów bez nadmiernego obciążania budżetu.
9. Obsługa klienta
Często zdarzają się problemy podczas pracy z dowolną technologią — zwłaszcza podczas skalowania lub integracji z aplikacjami innych firm. Systemy POS nie są wyjątkiem — bez szybkiej pomocy możesz tracić tysiące dolarów ze sprzedaży.
Sprawdź, czy wybrany przez Ciebie system POS oferuje niezawodną obsługę klienta za pośrednictwem wielu kanałów, takich jak telefon, e-mail lub czat. Niektóre systemy oferują nawet dedykowanych opiekunów klienta w ramach wyższych planów subskrypcyjnych.
Dobrym sposobem na ocenę skuteczności obsługi klienta przez dostawcę jest sprawdzenie internetowych platform z opiniami i znalezienie szczegółowych recenzji danego systemu.
Na przykład szybkie wyszukanie w Google systemu Clover POS wyświetla mnóstwo mieszanych opinii na temat obsługi klienta — chociaż uważamy, że jest ona całkiem dobra (o ile Twoja sytuacja nie jest zbyt złożona).
10. Funkcje AI
Podobnie jak większość współczesnych technologii, systemy POS wykorzystują sztuczną inteligencję (AI), aby upraszczać funkcje biznesowe i usprawniać realizację zadań.
Możesz na przykład wykorzystać AI do tworzenia spersonalizowanych rekomendacji na podstawie preferencji klientów lub automatyzowania procesów zarządzania zapasami.
Co najciekawsze (moim zdaniem), AI można również wykorzystać do weryfikowania transakcji. Może ona oceniać ryzyko w czasie rzeczywistym, analizując wzorce transakcji i wykrywając anomalie wskazujące na oszustwa.
Ponieważ AI stale się uczy, jej dokładność w wykrywaniu oszukańczych transakcji będzie z czasem wzrastać.
More Articles
11. Uprawnienia i dostęp
Szukaj systemów POS, które pozwalają kontrolować, kto może uzyskać dostęp do systemu i jego danych.
System powinien umożliwiać skonfigurowanie uprawnień opartych na rolach podczas wdrażania, wraz z odpowiednim szkoleniem kasjerów, aby zapewnić dostęp do danych POS wyłącznie odpowiednim interesariuszom bez narażania bezpieczeństwa.
Dostęp do właściwych informacji we właściwym czasie pozwala właścicielom i menedżerom firm wdrożyć przejrzysty przepływ pracy, który zwiększa produktywność i wydajność dzięki kompleksowemu szkoleniu z obsługi systemu POS. Na przykład dane dotyczące zapasów są zwykle udostępniane zespołowi zajmującemu się zapasami, który otrzymuje powiadomienia o niskim poziomie zapasów.
12. Funkcje bezpieczeństwa i zgodności
Systemy POS są prawdziwą skarbnicą informacji o klientach. Przechowują dane takie jak informacje o kartach kredytowych oraz dane umożliwiające identyfikację osoby (PII), które hakerzy mogliby wykorzystać do składania nieautoryzowanych zamówień lub, co gorsza, kradzieży tożsamości.
Nie wspominając już o tym, że bez odpowiedniego bezpieczeństwa płatności ryzykujesz uzyskanie przez hakerów dostępu do innych aplikacji, systemów i urządzeń.
Najlepszym rozwiązaniem będzie wybór systemu POS zgodnego ze standardem standardem bezpieczeństwa danych branży kart płatniczych (PCI DSS).
PCI DSS określa standardy bezpieczeństwa dla wszystkich organizacji korzystających z usług największych dostawców kart kredytowych.
Firmy muszą przestrzegać PCI DSS w przypadku wszystkich transakcji przeprowadzanych za pośrednictwem ich systemów POS, co obejmuje przechowywanie wyłącznie cennych informacji o klientach oraz przeprowadzanie regularnych audytów w celu wykrywania wszelkich luk w zabezpieczeniach.
12 najlepszych systemów POS na rynku
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o systemach POS
Twój system POS powinien odzwierciedlać sposób funkcjonowania Twojej firmy, odpowiadać oczekiwaniom klientów oraz być zgodny z lokalnymi i międzynarodowymi regulacjami.
Jeśli masz już poczucie, że dobrze znasz standardowe funkcje, być może nadszedł czas, aby poznać trendy, które pojawiają się w tym roku w obszarze systemów POS, albo od razu przejść do demonstracji systemów POS.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach oprogramowania POS? Aby uzyskać więcej informacji o branży i zasobach dotyczących kariery, zapisz się do naszego newslettera dla liderów branży detalicznej.
