12 belangrijkste functies van kassasystemen voor betere afrekeningen in 2026
De nieuwe draai van de kassa: Moderne kassasystemen bieden functies zoals creditcardverwerking en klantendatabases, waardoor ze veranderen van traditionele kassa's in uitgebreide bedrijfstools.
De onderschatte facturering: Facturering is een cruciale, maar vaak over het hoofd geziene functie in kassasystemen. Het stroomlijnt facturatieprocessen en verbetert het financiële beheer voor bedrijven.
Kassapronken en praktische bruikbaarheid: Hoewel functies verschillen op basis van de beoogde klanten, delen alle kassasystemen essentiële kenmerken die zorgen voor soepele bedrijfsvoering en naleving van beveiligingsvoorschriften.
Eenvoud leidt tot succes: Effectieve kassasystemen vereenvoudigen bedrijfsactiviteiten, waardoor bedrijven processen efficiënt kunnen beheren en inkomsten zonder onderbrekingen kunnen blijven binnenstromen.
Technologisch slimme transacties: Van mogelijkheden voor zelf afrekenen tot gedetailleerde klantendatabases: innovatieve functies van kassasystemen spelen in op de veranderende behoeften van bedrijven en verbeteren de klantervaring.
Van zelfbedieningskassa's tot klantdatabases: de functies die toonaangevende kassasystemen (POS) bieden, kunnen sterk variëren, afhankelijk van hun ideale klant.
Ondanks unieke bedrijfsmodellen zijn er echter nog steeds enkele essentiële functies die elk kassasysteem moet hebben. Hier zijn de 12 functies die ik het belangrijkst vind voor het creëren van een geweldige klantervaring en het naleven van beveiligingsvoorschriften.
Wat zijn functies van kassasystemen?
Wanneer ik het over een POS-functie heb, bedoel ik de extra mogelijkheden die je kassasysteem biedt om het verder te laten gaan dan een kassa. Dit kan eenvoudig zijn — zoals het mogelijk maken van creditcardtransacties — of complex, zoals een uitgebreide back-enddatabase voor het volgen van klanten.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Dit zijn de functies die het belangrijkst zijn voor ondernemers die hun bedrijf willen vereenvoudigen en de inkomsten willen laten binnenstromen:
1. Facturering
Hoewel er niet vaak over wordt gesproken, is facturering een belangrijke functie van kassasystemen.
Facturen houden niet alleen verkopen bij. Ze hebben ook betrekking op aankopen, onderhoud, terugbetalingen en meer. Het opstellen, beheren en categoriseren van deze facturen kan lastig worden, vooral als je een bedrijf hebt dat regelmatig veel verkopen doet, of een klein bedrijf bent met een beperkt personeelsbestand.
De meeste kassasystemen bieden standaard facturering aan, maar het is de moeite waard om te controleren of de kassasystemen die je beoordeelt voldoende aanpassingsmogelijkheden voor jouw behoeften hebben.
- Kun je facturen aanmaken en delen vanaf het POS-apparaat?
- Kun je een barcodescanner aansluiten?
- Kun je facturen digitaal delen via e-mail of sms?
Zorg er ook voor dat je factureringstool belastingen en toeslagen nauwkeurig berekent op basis van de regio. Dat komt goed van pas en bespaart je tijdens het belastingseizoen een hoop kopzorgen.
2. Voorraadbeheer
Door je POS-terminal te koppelen aan je voorraadbeheersystemen kun je je voorraad in realtime volgen. Zo zorg je ervoor dat producten altijd op voorraad zijn, vooral als je een winkelbedrijf hebt.
Je kunt de gegevens ook gebruiken om klantvoorkeuren te begrijpen en je bestverkopende artikelen per winkel, locatie en tijdstip aan te vullen.
3. Meerdere betaalopties
Klanten kopen meer wanneer het proces eenvoudig is, inclusief de betaalervaring.
Door meerdere betaalopties aan te bieden, geef je klanten de flexibiliteit om hun voorkeursbetaalmethode te kiezen, waardoor je aantal verkopen toeneemt.
Je POS-terminal moet alle (of de meeste) van de volgende betaalmethoden ondersteunen:
- Traditionele betaalmethoden zoals contant geld, cheques enzovoort.
- Creditcards/betaalpassen, waaronder populaire betalingsverwerkers zoals MasterCard, Visa enzovoort.
- Onlinebetaalmethoden zoals Google Pay, Apple Pay, Samsung Pay, Venmo en PayPal
Daarnaast kun je klanten ook toestaan cadeaubonnen en waardebonnen in te wisselen en betalingsregelingen in te stellen, zoals EMI's, termijnen en meer.
4. Rapportage en analyses
Verkoopgegevens bieden waardevolle inzichten in je verkoopinspanningen, en je POS is de beste plek om deze gegevens te verzamelen.
POS-gegevens kunnen worden gebruikt om KPI's zoals omzet, winst, klantacquisitiekosten en klantlevensduurwaarde te volgen. Ze helpen je te begrijpen hoe je bedrijf presteert en laten zien wat goed werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn.
Het systeem kan zelfs functies voor personeelsbeheer ondersteunen, zoals verkoopregistratie en tijdregistratie, om de productiviteit van medewerkers te meten.
Als analysetools direct in je POS zijn geïntegreerd, biedt dat ook enkele extra voordelen, zoals:
- Gegevens aanleveren in het vereiste formaat, zodat gegevensverwerking sneller en eenvoudiger verloopt — iets waar bijna twee derde van de bedrijven mee zegt te worstelen.
- Interne bedrijfsaudits vereenvoudigen door gegevens samen te voegen en op te slaan in eenvoudig toegankelijke verkooprapporten.
Je kunt de gegevens ook gebruiken om de klantervaring te verbeteren met gepersonaliseerde aanbevelingen (daarover meer in het volgende onderdeel).
5. Beheer van klantrelaties
Een functie voor klantrelatiebeheer (CRM) die standaard in je POS is geïntegreerd, kan worden gebruikt om tijdens het afrekenen klantprofielen aan te maken. Zo kun je klantgegevens zoals contactgegevens, aankoopgeschiedenis, naam enzovoort opslaan.
Deze gegevens kunnen op twee manieren worden gebruikt om bedrijfsprocessen te verbeteren en klantrelaties te verdiepen:
Tijdige updates verstrekken
Dit is vooral nuttig voor ecommercebedrijven, waar je regelmatig updates over de status van bestellingen moet verstrekken.
Zodra een bestelling is geplaatst, kan je POS de factuur per e-mail of sms naar de klant sturen, op basis van de informatie die in het CRM is verzameld en opgeslagen. Je kunt deze informatie tijdens het afrekenen verzamelen (als de aankoop online plaatsvindt) of tijdens het afrekenen bij de kassa (als de aankoop fysiek plaatsvindt).
Een gepersonaliseerde ervaring creëren
CRM-gegevens kunnen inzicht bieden in de voorkeuren en het gedrag van klanten. Deze informatie kan worden gebruikt om de aankoopervaring te personaliseren—iets wat 71% van de consumenten van een bedrijf verwacht.
Je kunt klantgegevens vooraf invullen tijdens het afrekenen, aangepaste prijzen en kortingen aanbieden, cadeaubonnen verstrekken en meer.
Naast het prettige gevoel dat personalisatie de klant geeft, stimuleert het terugkerende bezoeken doordat alles voor hen uiterst eenvoudig wordt gemaakt.
Het CRM kan bijvoorbeeld automatisch een kortingsbon toepassen die de klant bij een eerdere aankoop heeft ontvangen, zodat het afrekenen bij de POS sneller verloopt.
6. Mobiliteit
Mobiele POS-systemen (mPOS) zijn draagbare POS-hardware—meestal een tablet of mobiel apparaat—die wordt gebruikt om onderweg betalingen te accepteren. Ze worden steeds populairder: naar verwachting zullen minstens twee miljard mensen tegen 2028 transacties via mobiele POS-systemen uitvoeren.
Waarom? Met mPOS kunnen bedrijven overal veilig betalingen accepteren.
Denk aan een foodtruck: Hun inkomen hangt af van het snel bedienen van klanten. Een mPOS maakt dit mogelijk doordat ze overal bestellingen kunnen opnemen en betalingen kunnen accepteren.
7. Integraties
POS-gegevens kunnen waarde toevoegen aan vrijwel elke bedrijfsfunctie. Daarvoor moeten ze echter kunnen communiceren met je andere tools en platforms.
Hier komen je ingebouwde en externe integraties van pas.
Door je POS-systeem te integreren zonder je bestaande platforms en processen (of omgekeerd) te verstoren, kun je op meerdere manieren profiteren:
- Omnichannelhandel faciliteren door je fysieke en online winkels met elkaar te verbinden.
- Al je transactiegegevens samenvoegen om een vollediger inzicht in de prestaties van je bedrijf te bieden.
- Betere communicatie tussen verschillende bedrijfsfuncties waarborgen.
8. Schaalbaarheid
Een schaalbare POS-oplossing maakt het eenvoudiger om uit te breiden naar nieuwe winkels, kanalen, producten en diensten.
Je kunt meer transacties verwerken en met meer tools integreren naarmate je bedrijf groeit.
Overweeg te investeren in een cloudgebaseerd POS-systeem voor bedrijven. Het past het systeemgebruik automatisch aan de toenemende of afnemende vraag aan, waardoor het geschikter is voor groei.
Zo zorg je ervoor dat klanten zonder onderbrekingen kunnen blijven winkelen, zonder dat dit de bank breekt.
Op locatie versus cloudgebaseerd
Ik zou POS-systemen op locatie hier niet uitsluiten. Ze zijn veiliger en beter aanpasbaar dan cloudgebaseerde oplossingen.
Het nadeel? Het opschalen en onderhouden van systemen op locatie is duurder, en je moet interne ontwikkelaars aannemen en opleiden om het systeem te beheren.
9. Klantenondersteuning
Haperingen komen vaak voor bij het werken met technologie—vooral bij het opschalen of integreren met apps van derden. POS-systemen vormen daarop geen uitzondering—zonder tijdige hulp loop je mogelijk duizenden dollars aan omzet mis.
Controleer of je favoriete POS-systeem betrouwbare klantenondersteuning biedt via meerdere kanalen, zoals telefoon, e-mail of chat. Sommige bieden bij hogere abonnementsplannen zelfs speciale accountmanagers.
Een goede manier om de effectiviteit van de klantenondersteuning van een aanbieder te beoordelen, is door online beoordelingsplatforms te bekijken en diepgaande beoordelingen over een systeem te vinden.
Een snelle Google-zoekopdracht naar Clover POS levert bijvoorbeeld een groot aantal uiteenlopende beoordelingen over de klantenondersteuning op—hoewel wij hebben vastgesteld dat deze behoorlijk goed is (zolang je situatie niet te complex is).
10. AI-functies
Net als de meeste technologie van tegenwoordig gebruiken POS-systemen kunstmatige intelligentie (AI) om bedrijfsfuncties te vereenvoudigen en taken efficiënter te laten verlopen.
Je kunt AI bijvoorbeeld gebruiken om gepersonaliseerde aanbevelingen te doen op basis van klantvoorkeuren of om voorraadbeheerprocessen te automatiseren.
Het interessantst (voor mij) is dat AI ook kan worden gebruikt om transacties te verifiëren. Het kan risico's in realtime beoordelen door transactiepatronen te analyseren en afwijkingen te detecteren die wijzen op frauduleuze activiteiten.
En omdat de AI voortdurend leert, zal de nauwkeurigheid waarmee frauduleuze transacties worden gedetecteerd na verloop van tijd toenemen.
11. Rechten en toegang
Zoek naar POS-systemen waarmee je kunt bepalen wie toegang heeft tot het systeem en de gegevens ervan.
Het systeem moet je in staat stellen om tijdens de implementatie ervan rolgebaseerde rechten in te stellen, met de juiste training voor kassamedewerkers om ervoor te zorgen dat alleen relevante belanghebbenden toegang hebben tot POS-gegevens zonder de beveiliging in gevaar te brengen.
Toegang tot de juiste informatie op het juiste moment stelt bedrijfseigenaren en managers in staat een transparante workflow te omarmen die de productiviteit en efficiëntie verbetert door middel van uitgebreide POS-training. Voorraadgegevens worden bijvoorbeeld meestal gedeeld met het voorraadteam, zodat zij worden gewaarschuwd wanneer de voorraadniveaus laag zijn.
12. Beveiligings- en nalevingsfuncties
POS-systemen zijn een schatkamer aan klantinformatie. Ze slaan gegevens op zoals creditcardinformatie en persoonlijk identificeerbare informatie (PII), die hackers kunnen gebruiken om ongeautoriseerde bestellingen te plaatsen of, erger nog, identiteitsdiefstal te plegen.
Om nog maar te zwijgen over het feit dat je zonder goede betalingsbeveiliging het risico loopt dat hackers toegang krijgen tot andere applicaties, systemen en apparaten.
Je kunt het beste kiezen voor een POS-systeem dat voldoet aan de Beveiligingsstandaard voor betalingskaartgegevens (PCI DSS).
PCI DSS beheert beveiligingsnormen voor alle organisaties die belangrijke creditcardaanbieders gebruiken.
Bedrijven moeten bij alle transacties die via hun POS-systemen worden uitgevoerd voldoen aan PCI DSS. Dit houdt onder meer in dat ze alleen waardevolle klantinformatie opslaan en regelmatig audits uitvoeren om kwetsbaarheden op te sporen.
12 Beste POS-systemen op de markt
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Denk je dat POS-systemen altijd zo geavanceerd zijn geweest? Denk opnieuw. Ontdek de evolutie van POS-technologie en zie hoe ver we zijn gekomen.
Abonneer je voor meer POS-inzichten
Je POS-systeem moet weerspiegelen hoe je bedrijf werkt, aansluiten bij de verwachtingen van je klanten en voldoen aan lokale en internationale regelgeving.
Als je al het gevoel hebt dat je vertrouwd bent met je standaardfuncties, is het misschien tijd om de trends te verkennen die dit jaar op het gebied van POS-systemen opkomen, of meteen door te gaan naar demo's van POS-systemen.
Klaar om meer te leren over de magie van POS-software? Voor meer inzichten in de sector en hulpmiddelen voor je carrière kun je je abonneren op onze nieuwsbrief voor leiders in de detailhandel.