Key Takeaways
La nuova dimensione del registratore di cassa: I moderni sistemi POS offrono funzionalità come l’elaborazione dei pagamenti con carta di credito e i database dei clienti, trasformandosi da semplici registratori di cassa tradizionali in strumenti aziendali completi.
La fatturazione, la sorpresa inaspettata: La fatturazione è una funzionalità fondamentale, sebbene spesso trascurata, dei sistemi POS: semplifica i processi di fatturazione e migliora la gestione finanziaria delle aziende.
Sistemi POS appariscenti e praticità: Nonostante le funzionalità varino in base ai clienti a cui si rivolgono, tutti i sistemi POS condividono caratteristiche essenziali che garantiscono operazioni fluide e conformità alle normative di sicurezza.
La semplicità porta al successo: I sistemi POS efficaci semplificano le operazioni aziendali, consentendo alle imprese di gestire i processi in modo efficiente e mantenere il flusso delle entrate senza intoppi.
Transazioni all’avanguardia: Dalle funzionalità di pagamento autonomo ai database dettagliati dei clienti, le funzionalità POS innovative rispondono alle esigenze in continua evoluzione delle aziende e migliorano l’esperienza cliente.
Dal self-checkout ai database dei clienti, le funzionalità offerte dai principali sistemi per punti vendita (POS) possono variare notevolmente, a seconda del cliente ideale a cui si rivolgono.
Tuttavia, nonostante i diversi modelli di business, esistono comunque alcune funzionalità essenziali che ogni sistema POS deve avere. Ecco le 12 che ho trovato più importanti per creare un’ottima esperienza per i clienti, rispettando al contempo le normative sulla sicurezza.
Cosa sono le funzionalità dei punti vendita?
Quando parlo di funzionalità POS, mi riferisco alle offerte aggiuntive che il sistema per punti vendita mette a disposizione, per elevarlo oltre il semplice registratore di cassa. Possono essere semplici, come consentire le transazioni con carta di credito, oppure complesse, come un database completo di monitoraggio dei clienti nel back-end.
Queste sono le funzionalità più importanti per gli operatori che desiderano semplificare la propria attività e continuare a incrementare gli incassi:
1. Fatturazione
Sebbene non se ne parli molto, la fatturazione è una funzionalità fondamentale per i sistemi POS.
Le fatture non riguardano solo le vendite. Riguardano anche acquisti, manutenzione, rimborsi e altro ancora. Creare, gestire e categorizzare queste fatture può diventare complicato, soprattutto se gestisci un’attività che effettua numerose vendite regolarmente o una piccola impresa con una forza lavoro limitata.
La maggior parte dei sistemi POS offre la fatturazione per impostazione predefinita, ma vale la pena verificare se i sistemi POS che stai valutando offrono sufficienti possibilità di personalizzazione per le tue esigenze.
- Puoi creare e condividere fatture dal dispositivo POS?
- Puoi collegare uno scanner di codici a barre?
- Puoi condividere le fatture in formato digitale, tramite e-mail o SMS?
Assicurati inoltre che lo strumento di fatturazione calcoli accuratamente imposte e commissioni in base alla regione. Ti sarà utile e ti risparmierà una gran quantità di problemi durante la stagione fiscale.
2. Gestione dell’inventario
Collegare il terminale POS ai sistemi di gestione dell’inventario ti aiuta a monitorare le scorte in tempo reale. In questo modo puoi assicurarti che i prodotti siano sempre disponibili, soprattutto se gestisci un’attività al dettaglio.
Puoi anche utilizzare i dati per comprendere le preferenze dei clienti e rifornirti degli articoli più venduti in base al negozio, alla posizione e al periodo.
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3. Molteplici opzioni di pagamento
I clienti acquistano di più quando il processo è semplice, inclusa l’esperienza di pagamento.
Offrire molteplici opzioni di pagamento dà ai clienti la flessibilità di scegliere il metodo di pagamento preferito, aumentando così il numero delle vendite.
Il tuo terminale POS dovrebbe supportare tutti i seguenti metodi di pagamento, o almeno la maggior parte:
- Metodi di pagamento tradizionali come contanti, assegni, ecc.
- Carte di credito/debito, inclusi i principali circuiti di pagamento come MasterCard, Visa, ecc.
- Metodi di pagamento online come Google Pay, Apple Pay, Samsung Pay, Venmo e PayPal
Inoltre, puoi consentire ai clienti di utilizzare buoni regalo e voucher e configurare piani di pagamento come EMI, rateizzazioni e altro ancora.
4. Report e analisi
I dati sulle vendite offrono informazioni preziose sulle tue attività di vendita e il tuo POS è il posto migliore per raccoglierli.
I dati del POS possono essere utilizzati per monitorare KPI come fatturato, profitto, costo di acquisizione dei clienti e valore del cliente nel corso del suo ciclo di vita. Ti aiutano a capire come sta andando la tua attività, mettendo in evidenza ciò che funziona e le aree da migliorare.
Può persino supportare funzionalità di gestione dei dipendenti, come il monitoraggio delle vendite e delle ore lavorate, per misurare la produttività dei dipendenti.
Avere strumenti di analisi prontamente integrati nel tuo POS offre anche alcuni vantaggi aggiuntivi, come:
- Fornire i dati nel formato richiesto, così l’elaborazione dei dati è più rapida e semplice, un aspetto con cui quasi due terzi delle aziende affermano di avere difficoltà.
- Semplificare gli audit aziendali interni compilando e archiviando i dati in report sulle vendite facilmente accessibili.
Puoi anche utilizzare i dati per migliorare l’esperienza dei clienti con consigli personalizzati (ne parleremo tra poco).
5. Gestione delle relazioni con i clienti
Avere una funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) integrata nativamente nel POS può essere utilizzata per creare profili cliente durante la conclusione dell'acquisto, consentendo così di memorizzare dati dei clienti come recapiti, cronologia degli acquisti, nome ecc.
Questi dati possono essere utilizzati in due modi per migliorare i processi aziendali e approfondire le relazioni con i clienti:
Fornire aggiornamenti tempestivi
Questo è particolarmente utile nelle attività di commercio elettronico, dove è necessario fornire aggiornamenti regolari sullo stato degli ordini.
Una volta effettuato un ordine, il POS può inviare la fattura al cliente tramite e-mail o SMS, in base alle informazioni raccolte e memorizzate nel CRM. È possibile raccogliere queste informazioni durante la conclusione dell'acquisto (se online) o durante la fatturazione alla cassa (se di persona).
Creare un'esperienza personalizzata
I dati del CRM possono offrire informazioni sulle preferenze e sui comportamenti dei clienti, che possono essere utilizzate per personalizzare l'esperienza d'acquisto, qualcosa che il 71% dei consumatori si aspetta da un'azienda.
È possibile precompilare i dati del cliente alla cassa, offrire prezzi personalizzati, sconti, carte regalo e altro ancora.
Oltre a far sentire il cliente coccolato, la personalizzazione incoraggia le visite successive rendendo tutto molto semplice per lui.
Ad esempio, il CRM potrebbe applicare automaticamente un buono ricevuto dal cliente per un acquisto precedente, velocizzando la conclusione dell'acquisto al POS.
6. Mobilità
I sistemi POS mobili (mPOS) sono dispositivi POS portatili, generalmente un tablet o un dispositivo mobile, utilizzati per accettare pagamenti in mobilità. La loro popolarità è in costante crescita: si prevede che almeno due miliardi di persone effettueranno transazioni tramite POS mobili entro il 2028.
Perché? Gli mPOS consentono alle aziende di accettare pagamenti in modo sicuro da qualsiasi luogo.
Pensa a un furgone per la ristorazione: il suo sostentamento dipende dalla capacità di servire rapidamente i clienti. Un mPOS facilita questo compito consentendo di prendere un ordine e accettare il pagamento indipendentemente dal luogo.
7. Integrazioni
I dati del POS possono aggiungere valore a quasi ogni funzione aziendale. Per farlo, però, devono poter comunicare con gli altri strumenti e piattaforme.
È qui che entrano in gioco le integrazioni native e di terze parti.
Integrare il sistema POS senza compromettere le piattaforme e i processi esistenti (o viceversa) può essere utile in diversi modi:
- Facilitare il commercio omnicanale collegando i negozi fisici e online.
- Consolidare tutti i dati delle transazioni per ottenere una comprensione più completa delle prestazioni aziendali.
- Garantire una comunicazione migliore tra le diverse funzioni aziendali.
8. Scalabilità
La realizzazione di una soluzione POS scalabile facilita l'espansione verso nuovi negozi, canali, prodotti e servizi.
È possibile elaborare più transazioni e integrare più strumenti man mano che l'azienda cresce.
Valuta di investire in un sistema POS aziendale basato sul cloud. Adatta automaticamente l'utilizzo del sistema per soddisfare l'aumento o la diminuzione della domanda, risultando quindi più adatto alla crescita.
Puoi fare in modo che i clienti continuino a fare acquisti senza interruzioni e senza spendere una fortuna.
9. Assistenza clienti
I contrattempi sono comuni quando si lavora con qualsiasi tecnologia, soprattutto durante il ridimensionamento o l'integrazione con app di terze parti. I sistemi POS non fanno eccezione: senza un'assistenza tempestiva, potresti perdere migliaia di dollari in vendite.
Verifica se il tuo sistema POS preferito offre un'assistenza clienti affidabile tramite più canali, come telefono, e-mail o chat. Alcuni offrono persino responsabili dedicati con i piani di abbonamento superiori.
Un ottimo modo per valutare l'efficacia dell'assistenza clienti di un fornitore consiste nel consultare le piattaforme di recensioni online e trovare recensioni approfondite sul sistema.
Ad esempio, una rapida ricerca su Google di Clover POS mostra moltissime recensioni contrastanti sull'assistenza clienti, anche se abbiamo riscontrato che è piuttosto valida (a patto che la tua situazione non sia troppo complessa).
10. Funzionalità di IA
Come la maggior parte delle tecnologie odierne, i sistemi POS utilizzano l'intelligenza artificiale (AI) per semplificare le funzioni aziendali e ottimizzare le attività.
Ad esempio, puoi utilizzare l'IA per creare consigli personalizzati basati sulle preferenze dei clienti o automatizzare i processi di gestione dell'inventario.
La cosa più interessante (secondo me) è che l'IA può essere utilizzata anche per verificare le transazioni. Può valutare i rischi in tempo reale analizzando i modelli delle transazioni e rilevando anomalie che indicano attività fraudolente.
Inoltre, poiché l'IA apprende continuamente, la sua precisione nel rilevare le transazioni fraudolente aumenterà nel tempo.
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11. Autorizzazioni e accesso
Cerca sistemi POS che ti consentano di controllare chi può accedere al sistema e ai suoi dati.
Dovrebbe consentirti di impostare autorizzazioni basate sui ruoli durante l'implementazione del sistema, con una formazione adeguata dei cassieri per garantire che solo le parti interessate possano accedere ai dati del POS senza compromettere la sicurezza.
L'accesso alle informazioni corrette al momento giusto consente ai titolari e ai responsabili delle aziende di adottare un flusso di lavoro trasparente che migliora la produttività e l'efficienza attraverso una formazione completa sul POS. Ad esempio, i dati sull'inventario vengono generalmente condivisi con il team addetto all'inventario, che riceve un avviso quando i livelli delle scorte sono bassi.
12. Funzionalità di sicurezza e conformità
I sistemi POS sono una miniera di informazioni sui clienti. Conservano dati come le informazioni sulle carte di credito e le informazioni personali identificabili (PII), che gli hacker potrebbero utilizzare per effettuare ordini di acquisto non autorizzati o, peggio ancora, commettere furti d'identità.
Inoltre, senza una sicurezza adeguata dei pagamenti, rischi che gli hacker accedano ad altre applicazioni, sistemi e dispositivi.
La scelta migliore è optare per un sistema POS conforme allo Standard di sicurezza dei dati dell'industria delle carte di pagamento (PCI DSS).
Il PCI DSS gestisce gli standard di sicurezza per tutte le organizzazioni che utilizzano i principali circuiti di carte di credito.
Le aziende devono rispettare il PCI DSS per tutte le transazioni effettuate sui propri sistemi POS, il che comprende la sola conservazione delle informazioni preziose sui clienti e lo svolgimento di audit regolari per rilevare eventuali vulnerabilità.
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Il tuo sistema POS dovrebbe rispecchiare il funzionamento della tua attività, soddisfacendo al contempo le aspettative dei clienti e rispettando le normative locali e internazionali.
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