Guide Complet du Suivi des Stocks : Méthodes et Top 10 des Outils
Stock Parfait: Veillez à ce que vos stocks soient toujours organisés et à jour à mesure que votre entreprise se développe.
Objectifs de Croissance: Gardez le suivi de la croissance de votre entreprise pour maintenir une expansion et une efficacité régulières.
Opérations Ordonnées: Un stock organisé permet des opérations plus fluides et une meilleure satisfaction client.
Succès Organisé: La réussite passe par une gestion optimale des stocks et une planification stratégique de la croissance.
Canards Alignés: Avoir ses stocks bien ordonnés garantit de meilleures performances et moins de stress professionnel.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous souhaitez vous assurer de toujours garder le cap sur la gestion de vos stocks.
La dernière chose que vous souhaitez, c’est un système de gestion des stocks désorganisé.
Imaginez que vos niveaux de stock mènent toujours à des ruptures, qu’il y ait une démarque inconnue constante due à des écarts, que vos prévisions d’inventaire soient médiocres, et que vos rapports de stock ne vous apprennent finalement pas grand-chose.
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Certainement pas la situation dans laquelle vous voulez voir votre inventaire. Je vais vous expliquer comment éviter cela.
Dans ce guide complet, vous découvrirez comment suivre votre inventaire et l’intégrer à votre activité pour éviter les problématiques courantes du commerce en ligne.
Nous allons passer ensemble en revue les différentes méthodes de suivi d’inventaire à connaître, les meilleures pratiques ainsi qu’une liste d’outils recommandés.
Qu’est-ce que le suivi d’inventaire et pourquoi est-ce important ?
Le suivi d’inventaire est le processus de gestion du cycle des stocks d’une entreprise. Cela signifie surveiller et enregistrer le flux des produits afin de suivre les niveaux de stocks, les ventes et les commandes.
Un système de suivi bien établi s’appuiera sur un logiciel de gestion des stocks pour simplifier et faciliter toutes les opérations d’inventaire.
Un logiciel de gestion des stocks suit précisément les niveaux de stocks en temps réel, automatise les réapprovisionnements en définissant des seuils de commande, anticipe la demande en produits et s’intègre à d’autres systèmes métiers comme la comptabilité ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Le suivi d’inventaire est un maillon essentiel du fonctionnement d’une entreprise.
Ce processus a un impact direct sur plusieurs aspects opérationnels, sur l’expérience client, la santé financière de l’entreprise et la prévention des risques.
En fin de compte, les avantages d’un suivi rigoureux de l’inventaire résultent de la bonne exécution de toutes ces tâches distinctes.
Que suit-on exactement dans votre inventaire ?
Lorsqu’on parle de suivi d’inventaire… Quels sont précisément les éléments surveillés ? Voici quelques points clés :
- Suivi des SKUs. Les SKUs sont des codes utilisés comme identifiants uniques pour chaque produit de votre inventaire. Le suivi des SKUs est essentiel, car il permet de contrôler l’identification produit, les niveaux de stock et les variantes comme la couleur ou la taille.
- Détails du produit. Les systèmes de suivi d’inventaire enregistrent les informations concernant vos produits : nom, description, catégorie, informations sur les variantes, et tout élément permettant de distinguer le produit.
- Niveaux de stock. Le suivi des quantités en stock de chaque produit à travers tous les entrepôts et sites de stockage est essentiel pour tenir des registres précis. Cela permet également de prévenir les problèmes de surstock et de rupture, ce qui peut réduire les coûts d’inventaire de 10 %.
- Réapprovisionnement et renouvellement de stock. La gestion des stocks consiste aussi à définir des seuils de réapprovisionnement pour passer automatiquement des commandes et éviter les ruptures. Pour prévenir le surstock, votre système doit aussi tenir compte du niveau maximum de stockage que l’entreprise peut supporter.
- Suivi des emplacements. En plus de savoir quoi stocker et en quelle quantité, il est essentiel de localiser où se trouvent les produits—dans quels entrepôts, sections de stockage, zones de catégorisation ou bacs. Ceci permet de retrouver rapidement un produit lors du prélèvement, de l’emballage et l’expédition.
- Numéros de lot. Pour les articles nécessitant une traçabilité, le suivi des numéros de lot est primordial. Cela concerne surtout les denrées périssables, les produits pharmaceutiques et cosmétiques, pour lesquels suivre le numéro de lot assure la qualité et la conformité aux normes.
- Dates de péremption. Certains produits sont sensibles au temps. Pour ces aliments périssables, produits pharmaceutiques ou cosmétiques, il faut suivre les dates de péremption afin de bien gérer la durée de vie et appliquer une gestion FIFO appropriée.
- Produits en cours de fabrication (WIP). Les systèmes de suivi d'inventaire suivent également la quantité de produits encore en production. Cela permet de mieux expliquer le flux de travail de l’entreprise et de mettre en place des plannings de production efficaces. Un suivi détaillé des produits en cours clarifie le temps et les ressources consacrés au développement, ce qui aide à l’allocation des coûts.
Quels sont les défis du suivi d’inventaire ?
Parfois, le suivi des stocks n'est pas de tout repos.
Comme pour de nombreux aspects de la gestion d’une entreprise e-commerce, vous pouvez rencontrer des défis et des écueils à surmonter. Voici quelques-uns à prendre en compte afin de savoir comment les anticiper.
Erreur humaine
Il est normal de faire des erreurs—il est important de le reconnaître. Voici quelques défis pouvant survenir en raison d’erreurs humaines courantes :
- Données non concordantes. Des erreurs surviennent lors de la saisie manuelle des données. Des quantités de stock ou des codes SKU incorrects entraîneront des niveaux de stock inexacts, ce qui peut provoquer des ruptures ou des surstocks.
- Incohérences dans l’entreprise. L’erreur humaine intervient souvent lorsqu’il n’y a pas de procédures standardisées pour la gestion des stocks. Un manque de mise à jour de la formation sur la gestion des stocks peut accroître le risque d’erreur humaine.
Pour atténuer ces défis :
- Automatisez les processus de gestion des stocks. Recourir à un logiciel de suivi de stock pour automatiser des tâches comme la saisie des données réduit les erreurs liées à la saisie manuelle.
- Standardisez la formation à la gestion des stocks. Tout ne peut pas être fait par des robots. Il est donc important de proposer une formation approfondie avec des processus standardisés aux personnes gérant les stocks, afin de garantir le bon déroulement des opérations.
Complexités de la gestion multicanal des stocks
Gérer les stocks sur plusieurs canaux de vente peut s’avérer complexe et provoquer des difficultés telles que :
- Problèmes de synchronisation. Lorsque les niveaux de stock sont incohérents ou mal mis à jour selon les canaux. Cela provoque une mauvaise compréhension des stocks, des surstocks ou des ruptures.
- Satisfaire des commandes diversifiées et spécifiques à chaque canal. Différents canaux peuvent avoir des exigences spécifiques pour la gestion des commandes, comme des options de livraison différentes. Lorsque les processus de préparation de commandes varient d’un canal à l’autre, cela complexifie encore davantage le suivi des stocks.
Pour atténuer ces défis :
- Utilisez un système de suivi des stocks centralisé pour synchroniser tous les canaux de vente et afficher des niveaux de stock en temps réel pour éviter les incohérences.
- Adoptez une stratégie intelligente de gestion de commande. Créez des stratégies de préparation de commandes permettant un traitement flexible qui répond aux besoins de chacun de vos canaux de vente. Il peut s’agir de la livraison à partir du magasin, du retrait en magasin, ou de l’expédition directe depuis les entrepôts.
Perturbations dans la chaîne d’approvisionnement
Si vous travaillez avec des fournisseurs externes, il n’est pas surprenant que des perturbations indépendantes de votre volonté surviennent parfois.
- Retards et dommages chez les fournisseurs. Des problèmes de transport peuvent entraîner des retards, des avaries, voire l’interruption totale de l’approvisionnement. Ces perturbations dans la chaîne d’approvisionnement constituent une cause fréquente de rupture ou de faibles niveaux de stocks.
- Évolutions de la demande. Les tendances du marché évoluent en permanence. Que ce soit à cause des périodes festives, des changements de saison ou de modes inattendues, ces variations de la demande sollicitent fortement les stocks. Cela peut entraîner l’impossibilité de répondre aux commandes potentielles en raison d’un stock insuffisant ou, à l’inverse, un surplus pour des produits peu demandés.
Pour atténuer ces défis :
- Diversifiez les fournisseurs. S’approvisionner auprès de plusieurs sources permet de ne pas dépendre d’un seul fournisseur, que cela concerne la diversité des partenaires ou des zones géographiques.
- Anticipez la demande. Utilisez les données de vente pour prévoir les besoins et les tendances du marché. Des outils comme les ERP offrent une visibilité en temps réel sur les opérations de l’entreprise, facilitant la gestion des ressources.
Disparités dans les données
Lorsque les ensembles de données ne correspondent pas, il y a forcément un souci. Cela peut venir de :
- Intégration système défaillante. Les erreurs d'intégration peuvent entraîner des problèmes de synchronisation des données lorsque les systèmes de suivi des stocks sont connectés à d'autres systèmes de gestion d'entreprise.
- Trop de sources de données. L'utilisation de nombreuses sources de données peut s'avérer complexe sans une consolidation adéquate et à jour, ce qui conduit à des incohérences.
Pour atténuer ces défis :
- Synchronisez régulièrement vos plateformes. Synchronisez régulièrement les données sur toutes vos plateformes pour garantir que tous les systèmes intégrés à votre entreprise partagent une source de données cohérente.
- Auditez et réconciliez régulièrement. La réalisation d'audits d'inventaire permet de détecter et de résoudre les écarts entre ce que vous possédez réellement et vos registres. Cela vous aidera également à identifier la provenance de ces écarts, comme la démarque inconnue, des erreurs de saisie ou des vols.
6 principaux avantages du suivi des stocks
Lorsque vous adoptez de bonnes pratiques de suivi des stocks, de nombreux bénéfices en découlent. Voici quelques avantages liés au suivi des stocks :
1. Des niveaux de stock parfaitement adaptés
Des études montrent que 34 % des entreprises ont involontairement vendu un produit qui n’était plus disponible en stock.
Un bon suivi des stocks permet d’obtenir un enregistrement précis des niveaux de stock.
Le suivi des stocks en temps réel offre une visibilité exacte sur le niveau des stocks et permet de prendre des décisions éclairées pour la gestion des inventaires.
Cela permet d’éviter les conséquences financières dues à la surabondance ou à la rupture de stock, deux causes fréquentes de perte de rentabilité.
2. Meilleure gestion de la trésorerie
Lorsque le suivi des stocks est maîtrisé, la gestion de la trésorerie devient bien plus facile.
- Libérez des liquidités. En évitant les stocks excédentaires ou à rotation lente, vous libérez des fonds qui auraient été mobilisés par les coûts de stockage de produits invendus.
- Évitez les produits à faible rotation. Votre processus de vente devient plus fluide lorsque vous passez moins de temps à stocker et moins d’argent à immobiliser dans les coûts de détention.
- Des plans financiers limpides. Grâce à une connaissance précise des niveaux de stock, votre entreprise peut mieux planifier et budgétiser ses finances.
3. Efficacité accrue de l’entrepôt
Bon nombre des avantages d’un bon suivi des stocks découlent du logiciel de suivi des stocks qu’intègre votre entreprise.
L’utilisation d’un logiciel pour optimiser les opérations en entrepôt réduit le temps habituellement consacré à la gestion manuelle des stocks. Vous disposez ainsi de plus de temps pour améliorer la productivité globale de votre entreprise.
Un bon logiciel de suivi permet :
- Des prévisions de la demande précises grâce à l’historique des ventes.
- Un réapprovisionnement facilité via des seuils de réapprovisionnement dans les niveaux de stocks.
- Une détection d’erreurs rapide rendue possible par des suivis en temps réel et d’une grande précision.
4. Fini la démarque inconnue
Selon une enquête récente, 68 % des commerçants subissent des taux de démarque inconnue supérieurs au seuil de référence du secteur, fixé à 1,5 %.
Un bon suivi des stocks assure que vos registres d’inventaire reflètent fidèlement ce que vous avez en entrepôt.
Grâce à un suivi en temps réel et à des registres détaillés des niveaux de stock, il devient beaucoup plus difficile de laisser passer des erreurs administratives.
Cela permet une identification rapide des écarts, tels que le vol ou la perte, en analysant les registres d’inventaire pour repérer des anomalies et tendances à l’aide des méthodes de suivi par numéro de série.
Avec un bon suivi, vous pouvez immédiatement corriger ces écarts afin de conserver des registres de stocks fiables.
5. Rapports de haute qualité
Le suivi des stocks permet d’obtenir de meilleurs rapports pour faciliter la prise de décisions en entreprise. Un bon reporting découle d’un suivi des stocks qui est :
- Précis. Les systèmes de suivi des stocks recueillent des données détaillées sur les niveaux et les mouvements de stock, offrant une source fiable pour établir des rapports d’inventaire.
- Actualisé. Les mises à jour en temps réel de l’inventaire permettent aux entreprises de générer des rapports reflétant l’état le plus récent des niveaux de stock. Des rapports mis à jour sont essentiels pour des décisions de vente et d’achat rapides.
- Intégré. Un logiciel de suivi des stocks s’intègre souvent avec les autres outils que vous utilisez dans votre entreprise. Une intégration fluide permet d’obtenir une vue d’ensemble complète du reporting de l’entreprise, en incluant la gestion de la chaîne d’approvisionnement, les finances, etc.
- Prédictif. Les systèmes de suivi des stocks utilisent les données historiques pour anticiper les tendances à venir. En analysant les données précédentes pour établir des rapports, votre entreprise peut se préparer à des événements ou des périodes qui modifient vos flux d’inventaire, comme les fêtes.
6. Suivi multi-emplacements
La majorité des acheteurs utilise plus d’un canal de vente au cours de leur processus d’achat.
C’est pourquoi il est important de suivre simultanément vos canaux de vente pour la gestion de l’inventaire.
L’un des principaux avantages du suivi des stocks est de pouvoir gérer les produits sur plusieurs sites.
Qu’il s’agisse de points de vente physiques, de bacs de stockage, d’entrepôts ou des trois à la fois, les systèmes de suivi des stocks peuvent tout gérer.
Le suivi de l’inventaire s’appuie sur une base de données centralisée pour gérer les informations de stock depuis une seule plateforme.
Cela assure précision, cohérence, et une vision globale des niveaux de stocks de votre entreprise.
Suivre où se trouve l’inventaire actuellement, c’est bien. MEIO aide à prévoir où il devrait se situer.
Les méthodes de suivi d’inventaire à connaître
73 % des entreprises sont encore confrontées à des données d’inventaire inexactes.
Il est important de connaître toutes les méthodes de suivi existantes afin de pouvoir appliquer celles qui conviennent le mieux à votre activité.
De plus, il est fréquent que les entreprises combinent plusieurs méthodes de suivi des stocks selon leurs besoins et leur budget.
Par exemple, voici comment les organisations de différentes tailles peuvent associer des systèmes de suivi d’inventaire :
- PME. Les petites entreprises peuvent démarrer avec un système manuel à l’aide de tableurs couplé à un système de lecture de codes-barres.
- Marques DTC. Les marques en croissance peuvent choisir un système de gestion de stock plus avancé avec étiquetage RFID.
- Grandes entreprises. Les grands acteurs du e-commerce ont tendance à cumuler des logiciels de gestion de stock avec des solutions RFID de pointe, des services de logistique tierce (3PL), et plus encore.
Suivi manuel à l’aide de tableurs
Assurer un suivi manuel de votre stock implique de consigner les données d’inventaire dans un tableur.
Avec cette méthode, il faut concevoir un format de feuille de calcul avec des colonnes correspondant aux attributs des articles (SKU, noms des produits, quantités en stock, seuils de réapprovisionnement, etc.).
Cette méthode requiert une mise à jour manuelle et régulière de vos données.
Toute opération liée à l’inventaire, comme la réception, la vente ou le déplacement d’articles entre vos différents emplacements, doit être consignée dans ce tableur.
Avantages
- Économique. Les coûts liés à la création d'un tableau comme sous Excel sont minimes, surtout lorsque vous utilisez des outils de tableur en ligne gratuits tels que Google Sheets.
- Facile à mettre en place. Un tableur est simple à construire et à personnaliser en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Inconvénients
- Risque d'erreur humaine. Puisque les données sont saisies manuellement dans le tableur, il existe un risque d'erreur humaine courante, ce qui entraîne une représentation inexacte des niveaux de stock.
- Chronophage. L'entrée manuelle des données demande beaucoup de travail, surtout si vous souhaitez que vos registres d'inventaire soient toujours à jour. Comme on dit, « Le temps, c'est de l'argent ». Le coût en temps de la saisie manuelle finit souvent par annuler les avantages économiques du suivi manuel.
- Complexité et évolutivité limitées. Bien qu’un tableur soit simple, il peut s’avérer trop simple. Les tableurs ne sont pas toujours adaptés à des besoins complexes en gestion des stocks, surtout si la croissance de votre entreprise implique une grande quantité de saisies de données.
Logiciel de gestion des stocks
Les systèmes de gestion des stocks rationalisent de nombreux processus d’inventaire quotidiens.
De nombreuses fonctionnalités utiles dans un logiciel de gestion des stocks peuvent contribuer à l’amélioration de votre entreprise. Bonne nouvelle : nous avons dressé une liste.
Il existe deux types de logiciels d’inventaire :
- Systèmes sur le cloud. Ces systèmes sont accessibles via Internet et hébergés en ligne.
- Systèmes sur site. Ces systèmes sont gérés en interne et installés sur un serveur local dans l’entreprise.
Il existe de nombreux avantages à utiliser un logiciel de gestion des stocks. Toutefois, le processus d’installation initial peut s’avérer complexe.
Voici quelques points clés à prendre en compte lorsque vous mettez en place un logiciel de gestion des stocks.
Avantages
- Suivi en temps réel. Le logiciel met régulièrement à jour les niveaux de stock pour vous indiquer exactement ce que vous avez en main.
- Automatisation des stocks. Le logiciel rationalise les processus d’inventaire et réduit le travail manuel lié à la saisie, à la commande et plus encore.
- Intégrations. Le logiciel de gestion des stocks est prêt à être intégré aux autres systèmes informatiques de votre entreprise ainsi qu’aux systèmes de suivi des stocks, permettant une gestion complète de votre activité.
- Scalabilité. De nombreux systèmes informatiques accompagneront la croissance de votre entreprise, vous évitant ainsi de vous inquiéter en cas d’augmentation des volumes.
Inconvénients
- Coûts de démarrage. Les coûts d’installation initiaux d’un logiciel de gestion des stocks peuvent être élevés lors du choix de votre solution logicielle, en particulier pour les grandes entreprises.
- Maintenance régulière. Si le logiciel permet une gestion autonome, il est indispensable de suivre la performance du système. Une maintenance régulière et des mises à jour sont nécessaires pour assurer le bon fonctionnement et l’actualisation de vos plateformes.
- Dépendance à la technologie. Avec un logiciel, la gestion de vos stocks dépend de la technologie. Que vous utilisiez une solution cloud qui nécessite Internet ou une solution sur site qui dépend du matériel, toute panne perturbera vos opérations commerciales.
Lecture de codes-barres
Lors de l’utilisation d’un système de lecture de codes-barres, les produits sont étiquetés avec un code-barres unique qui fait office d’identifiant du produit.
Le code-barres d’un produit est scanné à chaque entrée, sortie ou déplacement du produit dans vos stocks.
Lorsqu’un code-barres de produit est scanné, le lecteur saisit les données numériques du code-barres dans votre système de gestion des stocks.
Il est important de noter que la lecture de codes-barres n’est pas un système autonome, mais fonctionne en complément d’un autre système de gestion des stocks.
Par exemple, une PME peut utiliser la lecture de codes-barres en complément d’un suivi manuel, ou une plus grande marque DTC peut combiner la lecture de codes-barres avec un logiciel.
Le système de gestion des stocks enregistre les mouvements et l’activité du produit, qu’il soit nouvellement acquis, vendu ou transféré dans un nouvel entrepôt.
Avantages
- Précision. Le risque d’erreur de saisie est réduit car les données sont lues à l’aide d’un code-barres unique et fixe.
- Rentable. L’impression de codes-barres et leur système de lecture sont généralement peu coûteux à mettre en place dans l’entreprise.
- Facile d’utilisation. Les systèmes de lecture de codes-barres sont faciles à apprendre, ce qui réduit le temps de formation des employés.
Inconvénients
- Dépendance à la qualité du code-barres. Un système de lecture de codes-barres dépend de la qualité du code-barres physique. Si l’étiquette du code-barres est endommagée ou sale, elle peut devenir illisible. Cela entraîne des retards inutiles dans les processus d’inventaire.
- Sécurité des données. Les codes-barres ne sont pas cryptés, et il n’est pas possible de garantir que seuls des scans autorisés soient effectués. Cela pose des problèmes de sécurité si des informations sensibles sont encodées dans les codes-barres.
Étiquetage RFID
Comme la lecture de codes-barres, l’identification par radiofréquence (RFID) utilise une étiquette contenant des informations sur le produit et un lecteur pour stocker les données collectées.
L’étiquetage RFID utilise une étiquette avec une micropuce pour stocker les informations et une antenne pour transmettre ces informations au lecteur.
Avec l’étiquetage RFID, le lecteur émet des ondes radio qui activent l’étiquette pour l’envoi des données.
Les données collectées sont envoyées et stockées dans un système de gestion des stocks en back-office. Ces données peuvent ensuite être réutilisées pour de nombreux besoins de gestion des stocks, comme le suivi des articles et l’analyse des tendances du stock.
L’étiquetage RFID peut fonctionner de concert avec différentes méthodes de suivi des stocks.
Dans les marques DTC en pleine croissance, la RFID fonctionne de pair avec un logiciel de gestion des stocks pour suivre les opérations. La lecture RFID peut être utilisée à côté de méthodes comme la lecture de codes-barres en intégrant les données dans un système centralisé de gestion des stocks.
Avantages
- Précision. Le risque d’erreur est réduit car les données sont lues directement à partir d’une micropuce, sans saisie manuelle.
- Identification automatique. Les étiquettes RFID peuvent être lues sans qu’il soit nécessaire d’établir une ligne de vue directe. Contrairement à la lecture de codes-barres, elles peuvent être détectées à une plus grande distance et sous différents angles.
Inconvénients
- Interférences de lecture. Des objets présents dans un entrepôt, tels que des objets métalliques, des liquides ou des facteurs environnementaux, peuvent perturber la lecture RFID.
- Maintenance régulière. Les systèmes RFID exigent des calibrations fréquentes pour garantir la fluidité des opérations et vérifier l’usure. De plus, les étiquettes RFID peuvent coûter cher, ce qui représente un coût supplémentaire si elles doivent être souvent remplacées.
Systèmes de cartes
Les systèmes de cartes impliquent l’utilisation de cartes physiques ou numériques pour gérer les produits en stock.
Les fiches produits contiennent des informations sur le stock, comme les descriptions d’articles, les numéros SKU, les quantités de départ des produits, les quantités ajoutées ou retirées du stock, ainsi que les mouvements de stock tels que les ventes ou la réception de nouveaux articles.
Les fiches produits physiques doivent être mises à jour manuellement et récupérées physiquement pour consulter les informations mentionnées.
Ces fiches sont généralement conservées dans un porte-carte fixé à l’emplacement de stockage, au bac ou à l’étagère du produit.
Les fiches numériques peuvent être mises à jour automatiquement via un logiciel et sont accessibles grâce à des fonctions de recherche sur n’importe quel appareil.
Ces fiches numériques fonctionnent en complément des systèmes de gestion des stocks et sont enregistrées comme des dossiers d’inventaire dans le logiciel de gestion.
Avantages
- Économique. Peu de coûts sont associés à l’utilisation de systèmes de fiches, en particulier les systèmes de fiches physiques.
- Facile à mettre en œuvre. Un système de fiches est facile à créer et à personnaliser selon les besoins spécifiques de votre entreprise.
Inconvénients
- Complexité et évolutivité limitées. Les systèmes de fiches, en particulier celles physiques, ne peuvent pas toujours répondre à des besoins d’inventaire complexes, surtout lorsque votre entreprise se développe et nécessite d’importantes saisies de données.
- Risque d’erreur humaine. Lorsque les fiches physiques doivent être mises à jour et récupérées manuellement, il existe un risque d’erreurs humaines courantes qui entraînent une représentation inexacte des niveaux de stock.
Prestataires logistiques tiers (3PLs)
Les prestataires logistiques tiers (3PLs) sont des services spécialisés externalisés qui peuvent répondre à vos besoins de gestion des stocks.
Les 3PLs prennent en charge le suivi de l’inventaire, la gestion des niveaux de stock et la préparation des commandes pour vous permettre de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.
La majorité des 3PLs utilisent des logiciels qui s’intègrent à l’ERP ou aux systèmes de gestion des stocks de votre société. Ainsi, vous ne perdez pas la visibilité sur votre inventaire et la gestion de vos entrepôts.
Lorsque vous envisagez d’intégrer un 3PL pour vos tâches de gestion des stocks, plusieurs facteurs doivent être pris en compte.
Avantages
- Expertise. Les 3PLs externalisés disposent d’une expertise professionnelle dans la gestion des stocks, des systèmes et technologies de pointe ainsi que des connaissances spécialisés pour vous accompagner dans vos tâches d’inventaire.
- Évolutivité. Puisque les 3PLs sont spécialisés dans la gestion d’inventaire, ils peuvent accompagner la croissance de votre entreprise.
- Réduction des coûts. Pour de nombreuses entreprises, recourir aux 3PLs est idéal pour réduire les coûts d’investissement liés à l’entreposage, à la technologie et aux systèmes d’inventaire.
Inconvénients
- Contrôle de l’inventaire limité. Avec les 3PLs, la gestion de l’inventaire vous échappe. Vous avez moins de contrôle sur la gestion et le suivi de vos stocks lorsque vous comptez sur une ressource tierce. Cela signifie que vous avez moins de marge de manœuvre sur la gestion si votre 3PL n’est pas à la hauteur.
- Imposition de leurs méthodes. La plupart des systèmes 3PL utilisent des procédures standardisées de gestion des stocks leur permettant de surveiller différents inventaires en parallèle. Cette standardisation complique la personnalisation de la gestion de votre inventaire selon vos propres besoins.
- Barrières à l’intégration. Parfois, les systèmes de votre entreprise et ceux du 3PL ne sont pas compatibles, rendant l’intégration des systèmes difficile. Cela peut entraîner des incohérences dans les données entre vous et votre 3PL.
Suivi par lot
Le suivi par lot permet de tracer les activités d’inventaire de certains lots de produits, telles que l’emplacement du produit, son historique et ses déplacements.
Un système de suivi est utilisé conjointement avec le suivi par lots pour enregistrer le déplacement de différents lots. Cela peut être fait manuellement en notant les mouvements des lots sur une feuille de calcul.
Le suivi par lots fonctionne généralement avec des technologies de lecture telles que la lecture de codes-barres, le scan de QR codes et le suivi RFID.
Cette méthode est particulièrement pertinente pour les produits qui exigent une traçabilité précise, comme les produits périssables, pharmaceutiques et cosmétiques.
Les lots de produits reçoivent un numéro de lot, et des informations détaillées sur la production, la date d’expiration, les matières premières et la localisation sont enregistrées.
Avantages
- Excellente traçabilité. Le suivi par lots permet un suivi précis des produits tout au long du processus de production et de son mouvement dans l’inventaire. Cela améliore la surveillance des produits au sein de votre entreprise.
- Rappels efficaces. Lorsque les produits sont associés à des numéros de lot, le rappel de tous les produits potentiellement défectueux est facilité. Si un produit présente un défaut, les autres produits du même lot peuvent être rapidement rappelés pour inspection et contrôle qualité. Cela minimise tout risque de sécurité ou de santé pour les consommateurs.
Inconvénients
- C’est un système dépendant du produit. Un système de suivi par lots ne convient pas à toutes les industries, de nombreux facteurs influencent l’applicabilité du système :
- Unicité des produits. Les produits sur-mesure ne peuvent pas être suivis par lots, car les articles uniques ne proviennent pas d’un lot distinct.
- Valeur des produits. Les produits de luxe et de grande valeur doivent souvent être suivis individuellement afin d’avoir un contrôle précis sur ces produits.
- Distinction des produits. Les produits homogènes mélangés en grandes quantités sont difficiles à suivre car ils perdent leur identité propre, notamment pour les matières en vrac comme le pétrole ou les produits chimiques.
Comparaison des méthodes d’inventaire
Bien que les méthodes abordées ci-dessus n’existent pas de manière isolée, nous pouvons tout de même les comparer à partir des éléments que nous avons mis en avant.
Voyons comment elles se comparent dans un tableau pratique :
| Méthode | Coût | Principaux avantages | Principaux inconvénients |
| Suivi manuel (tableurs) | Faible | Économique, facile à mettre en œuvre | Risque élevé d’erreur humaine, chronophage |
| Lecture de code-barres | Moyen | Précis, économique, facile d’utilisation | Problèmes de qualité des codes-barres, préoccupations de sécurité |
| Étiquetage RFID | Élevé | Identification automatique, lecture à distance | Coûteux, risques d’interférences lors de la lecture |
| Logiciel de gestion d’inventaire | Élevé | Suivi en temps réel, automatisation, intégration | Coût initial élevé, maintenance régulière requise |
| Systèmes de cartes (physiques/numériques) | Faible | Économique, facile à mettre en œuvre | Évolutivité limitée, risque d’erreur humaine |
| 3PL (logistique tierce partie) | Variable | Expertise, évolutivité, économies de coûts | Contrôle limité, défis d’intégration |
| Suivi par lots | Moyen | Excellente traçabilité, rappels efficaces | Dépendant du produit, non adapté à tous les articles |
Top 10 des outils pour le suivi automatisé des stocks
Le suivi automatisé des stocks ne sort pas de nulle part.
Le suivi automatisé des stocks repose sur les outils et solutions que votre entreprise utilise pour gérer son inventaire.
Les outils de suivi d’inventaire sont des logiciels avec des exigences spécifiques, conçus pour rationaliser le processus de suivi des stocks.
Ces outils vous aident à gérer, réapprovisionner et établir un rapport sur les niveaux de stocks en temps réel. Plus important encore, nombre de ces outils effectuent ces tâches de façon autonome—automatisant pour votre commodité.
Bonne nouvelle, nous avons évalué et compilé de nombreux outils de gestion des stocks afin de créer une liste des meilleurs logiciels disponibles.
Voici selon nous le top 10 :
Comment choisir la bonne méthode de suivi des stocks
Avec la multitude de solutions de suivi des stocks disponibles, il peut être difficile de choisir une méthode qui fonctionnera réellement pour votre entreprise.
Voici 5 étapes simples pour vous aider à sélectionner la méthode de suivi des stocks idéale pour votre activité.
1. Évaluez la taille de votre entreprise et vos besoins
Il est important de comprendre avec quoi vous travaillez.
Évaluez l’ampleur de votre entreprise. Cela comprend la compréhension du volume de vos stocks, le nombre de références que vous gérez, la nature de vos produits (périssables ou de luxe) et la complexité de vos opérations de gestion de stock.
Cela est aussi lié à l’étendue des ressources dont dispose votre entreprise, telles que le personnel sur place, la technologie, la connaissance existante de la gestion de stock et le budget.
Identifiez également les objectifs que vous espérez atteindre avec le futur système de suivi des stocks.
- Souhaitez-vous réduire le surstockage ?
- Améliorer l’efficacité du traitement des commandes d’achat ?
- Ou peut-être, réduire les coûts de détention des stocks ?
Les objectifs de votre entreprise auront une influence directe sur le système de suivi des stocks que vous choisirez.
Gérer le stock en magasin est un défi bien différent de la gestion des stocks en ligne—soyez au top dans votre gestion des stocks en magasin.
2. Assurez-vous que la solution s’intègre à votre environnement technologique
Votre nouveau système de suivi des stocks ne doit pas perturber ce que vous avez déjà en place.
Quelle que soit la technologie que vous utilisez, assurez-vous que votre système de suivi des stocks s’intègre parfaitement à votre environnement technologique existant.
Lorsque vous déployez votre système de suivi, votre ERP, votre caisse (POS), votre CRM et d'autres systèmes doivent continuer à fonctionner ensemble.
Choisissez des solutions qui permettent une intégration facile et des échanges de données fluides entre les systèmes.
Si vous externalisez, vérifiez que votre fournisseur de système de suivi propose bien un support à l’intégration.
3. Tenez compte des coûts
Différents systèmes de suivi des stocks impliquent des coûts variables.
Déterminez le budget que votre entreprise peut consacrer à un système de suivi des stocks qui correspond à ses objectifs et besoins définis.
Pensez à combien vous êtes prêt à investir dans une solution plus complète, ou à recourir à une méthode plus manuelle. Comprenez aussi dans quelle mesure ces solutions s’intégreront à votre gestion future des stocks.
Lorsque vous évaluez les solutions de suivi, prenez en compte à la fois l’investissement initial et les dépenses récurrentes.
Pesez ensuite si l’investissement de départ en vaut la peine sur le long terme et si les coûts opérationnels réguliers seront soutenables.
4. Choisissez un système évolutif
Au moment de sélectionner un système de suivi des stocks, il est essentiel d’anticiper la manière dont ce système pourra accompagner votre croissance.
En fixant vos objectifs actuels, demandez-vous comment ils sont susceptibles d’évoluer avec le temps et quels pourraient être vos besoins futurs.
Cela influencera le système de suivi des stocks que vous choisirez sur le long terme.
Il est primordial d’évaluer la capacité d’un système à évoluer et à s’adapter. Privilégiez les systèmes conçus pour accompagner le développement de l’entreprise, comme ceux basés sur le cloud ou dotés de capacités avancées d’intégration.
Ciblez également des solutions qui offrent la possibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou des personnalisations. Cela permet à votre entreprise de s’adapter et d’enrichir ses outils au fil de son évolution.
5. Testez et surveillez la solution choisie
Aussi performant qu’un système puisse paraître, il est crucial de procéder à des tests pour valider votre choix.
Effectuez un essai de votre méthode potentielle de suivi des stocks. Commencez par réaliser un test pilote en suivant les stocks à petite échelle.
Cela peut consister à commencer par suivre une seule gamme de produits ou un emplacement de stockage d’inventaire précis. À partir de là, vous pouvez évaluer vos premières impressions et leur efficacité, ainsi que signaler où des problèmes potentiels pourraient surgir.
Vous pouvez apporter les ajustements nécessaires grâce aux retours recueillis et déterminer si vous adoptez pleinement le système.
Assurez-vous de surveiller en continu la performance de votre système de suivi des stocks.
De cette façon, vous pouvez vérifier si vous êtes en bonne voie pour atteindre les objectifs de votre entreprise et effectuer les ajustements nécessaires si besoin.
6 Meilleures Pratiques de Suivi des Stocks Pour une Précision Totale
Comme pour tout dans la vie et au travail, il existe de bonnes et de mauvaises façons d’accomplir une tâche. Le suivi des stocks ne fait pas exception. Nous voulons vous aider à adopter les bonnes pratiques.
Voici nos meilleures pratiques pour un suivi précis des stocks tout au long de votre parcours e-commerce.
1. Adopter l’automatisation
L’automatisation est essentielle pour un suivi précis des stocks—permettant d’économiser jusqu’à 95 % du temps consacré à la saisie manuelle des données.
L’automatisation dans la gestion des stocks élimine le risque d’erreur humaine, la pénibilité du travail manuel, et tout retard dus à l’absence de suivi en temps réel.
Il existe de nombreuses façons d’implémenter l’automatisation :
- Automatiser avec un logiciel de suivi des stocks. Un logiciel de gestion des stocks permet de rationaliser les opérations quotidiennes en automatisant les tâches. Les processus, tels que le suivi des stocks, la création de rapports, le traitement des commandes et le réapprovisionnement peuvent tous être automatisés grâce à un logiciel de suivi des stocks.
- Automatiser la saisie des données. Vous pouvez aussi automatiser les processus sans logiciel. Utilisez la saisie automatique des données grâce au suivi par code-barres, RFID et les systèmes 3PL.
2. Effectuer des audits réguliers et de l’inventaire tournant
Surveiller vos stocks est essentiel pour signaler toute erreur ou divergence avant qu’elles ne deviennent problématiques.
Il est important d’évaluer régulièrement l’efficacité de votre système de suivi des stocks aussi bien en période de forte activité qu’en période creuse.
Voici comment procéder :
- Audits réguliers. Des comptages physiques réguliers permettent d’aligner les stocks réels avec ceux indiqués dans les registres. Ainsi, toute divergence liée au vol ou à la perte peut être rapidement identifiée et corrigée.
- Inventaire tournant. Essayez une méthode où votre stock est compté sur une base rotative. Cela signifie que les inventaires physiques seront réalisés à des périodes différentes chaque année. Cela garantit la précision de votre inventaire, quel que soit le moment de l’année.
3. Mises à jour des stocks en temps réel
Savoir à tout moment à quoi ressemble votre inventaire est un atout majeur en gestion des stocks. Le suivi des stocks en temps réel vous permet de visualiser clairement l’état actuel de votre inventaire.
C’est très utile lorsqu’il s’agit de prendre des décisions importantes concernant la gestion des stocks.
Voici plusieurs façons de mettre en place le suivi en temps réel :
- Systèmes de suivi des stocks. De nombreux systèmes de suivi des stocks offrent un suivi en temps réel. Les logiciels de gestion des stocks et les sociétés 3PL expertes proposent souvent le suivi en temps réel.
- Système centralisé. Utilisez un système centralisé de suivi d’inventaire pour toutes vos intégrations afin de synchroniser tous vos systèmes métier. Le but est d’afficher des niveaux de stock en temps réel et d’éviter toute incohérence dans les systèmes de votre entreprise.
4. Formation complète du personnel
Les personnes qui travaillent pour vous doivent savoir ce qui se passe.
Une façon simple de garantir la précision des stocks consiste à ce que le personnel en charge soit à jour sur les pratiques et opérations standards.
Les programmes de formation du personnel sont un excellent moyen d’aligner toute l’équipe.
Un programme de formation complet inclut toutes les tâches inventoriées au quotidien et la façon de les exécuter avec soin et précision.
Des tâches telles que le déplacement des stocks, l'enregistrement des niveaux de stock et la production de rapports sur les données d'inventaire peuvent toutes être sujettes à des erreurs humaines.
Il est donc important de sensibiliser les membres de votre équipe.
5. Tenez compte de la prévision de la demande
Un moyen de prédire l’avenir est d’examiner le passé. La prévision de la demande est une excellente façon d’anticiper les besoins potentiels en inventaire auxquels vous pourriez être confronté et de vous préparer à l’avance.
Plusieurs éléments entrent en jeu dans une prévision de la demande précise :
- Utilisez les données historiques. Examinez les tendances que connaît l’inventaire de votre entreprise. Identifiez comment ces tendances peuvent vous aider à prévoir la demande future et ajustez les niveaux de stock en conséquence.
- Surveillez les tendances saisonnières. C’est la saison. Repérez les évolutions saisonnières du marché et les promotions programmées et ajustez les niveaux d’inventaire en conséquence. Il s’agit généralement d’événements de vente importants lors de diverses périodes de fêtes comme Noël et BFCM.
6. Utilisez l’évaluation des stocks
L’évaluation des stocks vous aide à reconnaître la valeur financière de vos stocks disponibles.
Cela vous permet d’attribuer une valeur monétaire à votre inventaire et celle-ci peut être reflétée dans les états financiers et les décisions.
L’évaluation des stocks joue un rôle clé dans la précision financière de votre inventaire.
Veillez à utiliser la méthode d’évaluation des stocks appropriée pour vos produits afin de refléter correctement la valeur de vos articles en stock.
La méthode que vous utilisez pour évaluer vos stocks dépend fortement de vos produits et de votre marque.
Les méthodes incluent :
- FIFO
- LIFO
- Coût moyen pondéré
- Identification spécifique
Réflexions finales
Le suivi des stocks est un rouage essentiel dans la machine de l’entreprise.
Du suivi du flux des stocks à la prévision de la demande en passant par la génération de rapports sur l’état de vos stocks—le suivi d’inventaire englobe l’ensemble du processus.
Ce qui est intéressant avec le suivi des stocks, c’est qu’il n’y a pas une seule façon de le faire.
Il existe de nombreuses façons de mettre en place le suivi d’inventaire selon les besoins, l’échelle, le budget et l’avenir de votre entreprise.
Il est important de retenir que le suivi des stocks est facilité par des solutions logicielles qui déchargent votre équipe d’une partie du travail.
L’automatisation du suivi de l’inventaire est désormais facilitée grâce à des logiciels qui simplifient les opérations quotidiennes de gestion des stocks.
N’oubliez pas de surveiller constamment vos activités d’inventaire.
Il est crucial de suivre en permanence la rotation des stocks afin d’évaluer la performance de vos ventes. Sans oublier de maintenir des niveaux de réapprovisionnement fixes pour éviter les ruptures de stock, notamment durant les périodes de ventes intenses.
Ainsi, votre gestion des stocks reste optimale tout au long de l’année.
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FAQ sur le suivi des stocks
Nous ne pouvons pas répondre à toutes les questions dans le cadre d’un billet de blog, mais nous pouvons ajouter une section FAQ pour tenter de répondre aux questions persistantes que vous pourriez avoir.
Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans un système de suivi des stocks ?
Votre système de suivi des stocks idéal dépend de la nature et des objectifs de votre entreprise. Cependant, de nombreuses fonctionnalités de suivi des stocks sont bénéfiques pour les entreprises, quel que soit le secteur d’activité.
Voici quelques exemples :
- Suivi automatisé des stocks
- Mises à jour des stocks en temps réel
- Suivi des stocks multi-emplacements
- Rapports complets
- Capacité d’intégration
- Interface conviviale
Comment choisir le bon système de suivi des stocks pour ma petite entreprise ?
Choisir le bon système de suivi des stocks peut sembler décourageant, surtout pour une petite entreprise. Toutefois, en suivant ces étapes simples, la tâche devient soudainement plus facile :
- Définissez ce que vous attendez du système pour votre petite entreprise
- Comprenez vos ressources : votre budget, votre technologie, votre personnel, etc.
- Assurez-vous que votre nouveau système puisse facilement s’intégrer à votre entreprise.
- Examinez vos capacités financières : votre petite entreprise peut-elle gérer les coûts récurrents de votre système de suivi ?
- Prévoyez la croissance future de votre entreprise.
- Surveillez la performance de votre système pour voir si vous atteignez vos objectifs.
Comment la technologie RFID améliore-t-elle le suivi des stocks ?
La technologie RFID peut considérablement améliorer le suivi de vos stocks. Voici comment :
- Précision. Le risque d’erreur de saisie est réduit car les données sont lues à partir d’une puce électronique qui ne nécessite pas de saisie manuelle.
- Identification automatique. Les étiquettes RFID peuvent être lues sans contact visuel direct. Contrairement au code-barres, elles peuvent être lues à plus grande distance et sous différents angles.
- Intégration. La technologie RFID s’intègre généralement bien avec les systèmes attenants de votre entreprise, tels que votre ERP et votre WMS.
- Données en temps réel. Les étiquettes RFID transmettent des données aux lecteurs en temps réel, ce qui permet d’obtenir des statuts à jour sur les niveaux de stocks et leurs mouvements.
