Guide complet de la comptabilité e-commerce : Guide + 20 outils
La plupart des propriétaires d'entreprises de commerce électronique sont des esprits entrepreneuriaux qui préfèreraient faire n'importe quoi d'autre que de la comptabilité pour leur boutique en ligne.
Mais les entrepreneurs sont également avisés lorsqu'il s'agit de suivre l'argent qu'ils dépensent pour leur entreprise, ce qui explique probablement pourquoi plus de 40 % des propriétaires de petites entreprises gèrent eux-mêmes leur comptabilité et leur tenue de livres.
Cependant, la comptabilité pour le commerce électronique est complexe, surtout puisque les marques peuvent désormais expédier dans différents pays dotés de leurs propres lois et systèmes fiscaux.
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Dans ce guide, nous explorerons les concepts clés et les meilleures pratiques de la comptabilité pour le ecommerce, notamment les aspects fiscaux, les systèmes de gestion des stocks, les rapports financiers et les logiciels de comptabilité. Alors, entrons dans le vif du sujet.
Qu'est-ce que la comptabilité pour le commerce électronique ?
La comptabilité pour le commerce électronique consiste à suivre, enregistrer et présenter les transactions financières des marques en ligne, en utilisant des outils spécialisés pour répondre aux défis uniques de la vente en ligne.
Les entreprises de vente en ligne sont souvent assez complexes, avec des transactions réalisées dans plusieurs pays, devises et plateformes.
Dans ma propre entreprise de commerce électronique, je vends des produits sur des places de marché comme Amazon, Etsy et Walmart, sur ma propre boutique Shopify, et en gros via le marché de gros Faire.
Il existe de nombreux types de transactions à suivre et à déclarer, et la comptabilité pour le ecommerce est le système utilisé par les propriétaires d'entreprises en ligne pour gérer tout cela.
Pourquoi la comptabilité pour le ecommerce est-elle importante ?
La comptabilité pour le commerce électronique est essentielle car, sans un bon système comptable, il peut être difficile de comprendre la santé financière de votre entreprise.
Lorsque les marques démarrent, elles regardent souvent le solde de leur compte en banque, et tant qu'il y a de l'argent, elles estiment que l'entreprise se porte bien.
Mais votre solde bancaire ne prend pas en compte des éléments comme le coût des marchandises vendues (COGS), les retours, ni quels produits se vendent bien ou ne sont pas rentables.
Sans ces informations, il est impossible de déterminer la rentabilité globale de votre entreprise.
Le reporting financier n'est pas la seule raison pour laquelle vous devez avoir un bon système comptable pour le ecommerce. Comprendre vos obligations fiscales peut être complexe sans un système, surtout si votre entreprise vend des produits dans plusieurs pays, provinces, États, etc.
Bien que la mise en place d’un système comptable prenne du temps, si jamais votre entreprise subit un contrôle fiscal, vous serez vraiment reconnaissant d’avoir pris le temps de l’organiser !
Gérer les finances de votre entreprise devient bien plus simple avec un bon système comptable en place.
Comptabilité vs Tenue de livres : Quelle différence ?
La tenue de livres et la comptabilité font toutes deux partie de la gestion comptable dans le ecommerce, mais elles sont différentes.
La tenue de livres consiste à enregistrer toutes les transactions entrantes et sortantes de l'entreprise, et à rapprocher chaque opération pour s'assurer qu'elles sont correctement enregistrées.
Les transactions incluent des éléments comme les ventes, les remboursements, les retours et les dépenses.
La comptabilité a un champ d’application bien plus large et englobe toute votre histoire financière, y compris le reporting et l’analyse.
Elle comprend également la conformité fiscale, permettant à vos équipes comptables et financières de payer le juste montant d'impôt.
En résumé, la tenue de livres est une partie du processus comptable global qui vous permet d'enregistrer vos transactions.
En revanche, la comptabilité est un terme beaucoup plus large qui couvre tous les processus financiers, rapports et analyses de votre entreprise.
Les deux sont souvent confondus, car la tenue de livres pour le ecommerce correspond au processus quotidien d’enregistrement et de consultation des transactions dans votre entreprise.
Cela signifie qu’en tant que propriétaire, vous utiliserez généralement plus souvent la tenue de livres que les processus comptables stratégiques.
Méthodes de comptabilité pour le commerce électronique
Il existe deux méthodes de comptabilité pour les entreprises de commerce électronique : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement.
Lorsque vous choisissez un comptable ou un logiciel de comptabilité, vous devez décider quelle méthode utiliser. Celle que vous choisissez peut avoir un impact sur vos impôts de fin d'année et sur la manière dont vous enregistrez vos transactions.
Comptabilité d’engagement vs comptabilité de caisse pour le ecommerce
La plupart des entreprises utiliseront la méthode de la comptabilité d’engagement dans leur système comptable, mais examinons ci-dessous les avantages et inconvénients de chaque méthode.
Comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse mesure essentiellement le montant d’argent présent sur le compte bancaire. Parfois, cette méthode est appelée comptabilité sur base du compte bancaire pour cette raison précise.
Le fonctionnement est que les revenus ou les dépenses ne sont comptabilisés que lorsque l'argent est effectivement entré ou sorti de votre compte.
Par exemple, si vous vendez un produit pour 100 $, le revenu ne sera comptabilisé dans votre système qu’au moment où il arrive sur votre compte bancaire.
Côté dépenses, vous avez peut-être acheté 100 unités de ce produit au prix de 10 $ chacune, ce qui signifie que vous auriez une dépense de 1 000 $. Cette somme de 1 000 $ ne sera enregistrée sur votre système qu’après avoir quitté le compte.
Cela peut sembler la manière la plus simple et la plus logique de gérer votre comptabilité.
Cependant, il est très difficile de faire des prévisions de rentabilité avec cette méthode, car elle ne prend pas en compte le coût des marchandises vendues (COGS) à chaque vente, ce qui complique l’analyse du nombre de produits à vendre et à quel prix pour dégager des bénéfices.
La comptabilité de caisse peut convenir aux petites entreprises simples, mais pour des sociétés complexes telles que le ecommerce, elle deviendra rapidement difficile à gérer.
Comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement est plus avantageuse pour faire des prévisions, car elle intègre le coût des marchandises vendues et les coûts de stockage lors de la vente.
La principale raison pour laquelle cette méthode est préférable pour les entreprises de ecommerce est la gestion du stock. Par exemple, si vous passez une commande importante de stock, une grosse somme sortira de votre compte bancaire.
Disons, par exemple, que la commande représente 10 000 $ pour 10 000 unités.
Avec la comptabilité de caisse, votre système comptabilise une dépense de 10 000 $. Cela vous rendra probablement non rentable sur ce mois, car une grosse somme aura été débité de votre compte bancaire.
Cela signifie que si vous devez établir un rapport sur vos chiffres, il sera difficile de refléter fidèlement la rentabilité de l’entreprise.
Avec la méthode d’engagement, le coût de chaque unité n’est imputé qu’au moment de la vente du produit. Cela facilite de beaucoup la compréhension des montants à investir pour s’assurer de toujours avoir du stock.
La comptabilité d’engagement est la méthode privilégiée pour la plupart des entreprises d’ecommerce, car elle offre une vision plus précise et réaliste de la santé financière.
Elle reflète la performance réelle de l’entreprise en faisant correspondre les revenus et les dépenses à leur période respective, ce qui permet de prendre de meilleures décisions et d'effectuer une analyse financière pertinente.
C’est particulièrement important si vous envisagez de revendre un jour votre entreprise, car les acheteurs potentiels s'attendent à des rapports financiers précis et transparents.
La plupart des logiciels de comptabilité prennent en charge la comptabilité d’engagement. Il suffit d’ajouter les COGS au système, et le logiciel rapprochera chaque vente.
Termes clés à connaître en comptabilité ecommerce
Il existe un certain jargon comptable à avoir en tête lorsqu'on met en place un système de comptabilité ecommerce.
Apprenez les termes ci-dessous pour vous aider à configurer votre système plus rapidement et impressionner votre comptable.
Coût des marchandises vendues (COGS)
Les COGS englobent tous les coûts directement liés à la création d’un produit.
La formule générale est :
COGS = Stock initial + Achats pendant la période - Stock final
Pour la plupart des entreprises de ecommerce, cela inclut les coûts de production, taxes locales, expédition/fret et stockage.
Pour certaines entreprises d’ecommerce, vous pouvez également inclure certains frais dans les COGS, comme les rapports d’inspection/test, la conception de produit ou la photographie.
Cependant, ces coûts sont parfois enregistrés comme d’autres dépenses, telles que le marketing.
Marge brute et bénéfice net
La marge brute correspond à vos revenus diminués des COGS.
Le bénéfice net correspond aux revenus moins les COGS et moins les autres coûts d’exploitation, comme les frais Amazon, les logiciels informatiques, frais de livraison, assurances, coûts marketing, personnel, etc.
Voici les formules :
Marge brute = Revenu total - Coût des marchandises vendues
Bénéfice net = Revenu total - Coût des marchandises vendues - Dépenses d’exploitation - Intérêts - Impôts
Taxe de vente et TVA
La plupart des pays appliquent une forme de taxe sur les ventes.
En Europe, la taxe sur les ventes est généralement appelée TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Aux États-Unis, la taxe de vente s’ajoute au prix de vente, tandis qu’en Europe, la TVA est généralement incluse dans le prix payé par le client.
Vos obligations fiscales varieront selon l’endroit où vous vendez et la législation fiscale locale.
Par exemple, si vous vendez sur Amazon aux États-Unis, Amazon collectera la taxe de vente pour vous, alors qu’en Europe, il vous sera demandé de collecter la taxe et de la reverser lors de votre déclaration fiscale.
En général, les entreprises e-commerce doivent collecter la taxe au nom du gouvernement et la reverser lors de leur déclaration fiscale.
Comptes fournisseurs et comptes clients
Les comptes fournisseurs correspondent aux factures que votre entreprise doit payer, tandis que les comptes clients correspondent aux factures que votre entreprise s’attend à recevoir.
Par exemple, si vous commandez de nouveaux stocks, cette facture ira dans les comptes fournisseurs.
Si vous avez un client qui commande 1 000 unités mais les paie à la livraison, cette facture figurera dans les comptes clients.
Ai-je besoin d'un logiciel de comptabilité pour le e-commerce ?
Lorsque j’ai lancé mon entreprise, je ne vendais que sur Amazon et je regardais simplement le solde de mon compte bancaire pour vérifier si j’avais assez d’argent pour acheter plus de stock.
Mais cela signifiait que je me retrouvais souvent en rupture de stock, car je ne pouvais pas prévoir clairement la quantité de stock nécessaire ni l’argent dont j’aurais besoin pour le financer.
Un logiciel de comptabilité vous aide à gérer efficacement la comptabilité de votre e-commerce, car il se connecte généralement à votre plateforme de vente afin d’importer toutes vos transactions et de les enregistrer correctement dans vos comptes.
Plus de 67 % des experts-comptables préfèrent travailler avec des entreprises qui utilisent un logiciel de comptabilité, ce qui montre comment le secteur évolue vers les solutions logicielles.
Que rechercher dans votre logiciel de comptabilité
Lorsqu’il s’agit de choisir un partenaire logiciel de comptabilité, plusieurs éléments doivent être pris en compte.
Changer de logiciel de comptabilité est contraignant, il est donc essentiel de choisir le bon dès le départ.
Intégrations bancaires
En général, votre compte bancaire s’intègre à votre système comptable afin que vous puissiez voir votre solde et vos transactions en temps réel.
Cependant, il se peut que vous ayez plusieurs comptes bancaires.
Par exemple, mon entreprise est basée au Royaume-Uni, donc j’ai un compte professionnel britannique. Cependant, je réalise des ventes aux États-Unis via Amazon et Walmart, donc j’ai un compte bancaire américain chez Payoneer pour économiser sur les taux de change.
J’ai également un compte PayPal pour gérer les commandes en gros.
Tous mes comptes bancaires sont intégrés à mon système comptable Xero, ce qui me permet de suivre les flux entrants et sortants de l’entreprise.
Intégrations des processeurs de paiement
La plupart des entreprises e-commerce vendent via un fournisseur de paiement tel que PayPal, Square ou Stripe.
La plupart de ces solutions de traitement des cartes bancaires s’intègrent avec la plupart des systèmes de comptabilité, mais il est essentiel de vérifier que le fournisseur que vous utilisez dans votre pays est compatible avec votre solution comptable.
Intégrations avec les plates-formes de vente
La plupart des logiciels de comptabilité s’intègrent avec toutes les principales plateformes e-commerce telles que Shopify, Bigcommerce et WooCommerce.
Supposons que vous vendiez principalement via des marketplaces telles qu’Etsy, Amazon ou Walmart.
Dans ce cas, vous devrez peut-être utiliser un logiciel intermédiaire comme A2X ou Link My Books pour rapprocher toutes les transactions de vente avec votre système comptable.
Suivi des stocks
Les meilleurs outils de comptabilité s’intègrent également à votre système de gestion des stocks.
C’est un atout considérable pour comprendre la santé globale de votre entreprise, car cela permet de savoir concrètement la quantité de stock enregistrée dans vos comptes financiers.
Si vous utilisez la comptabilité selon la méthode de l’engagement, cette intégration est essentielle, car vous devez pouvoir décompter le stock à chaque vente réalisée et ajouter du stock lorsque vous recevez une nouvelle livraison.
Taxes sur les ventes
La taxe sur les ventes, ou TVA, diffère selon chaque pays.
Aux États-Unis, chaque État dispose de son propre taux de taxe sur les ventes, qui doit être collectée et comptabilisée dans vos comptes.
Votre système comptable doit enregistrer correctement cette collecte de taxes afin de pouvoir déclarer votre impôt.
Certains logiciels de comptabilité possèdent cette fonctionnalité intégrée, mais il peut aussi être utile d’obtenir une intégration comme Avalara ou Taxjar, car elle enregistrera automatiquement le taux de taxe selon le lieu de vente.
Taxjar s’intègre également avec les grandes plateformes telles que Shopify, ce qui rend la collecte de la taxe transparente.
Lorsque vous vendez via des marketplaces, telles qu’Amazon, la place de marché collecte généralement la taxe sur les ventes ; cependant, assurez-vous de vérifier cela dans les conditions générales du marketplace.
Rapports financiers
Les rapports financiers, ou états financiers, sont l’un des éléments les plus essentiels de votre système comptable, car ils vous permettent de voir en détail la rentabilité de votre entreprise.
Voici les rapports les plus importants :
Compte de résultat (P&L ou rapport PnL)
Le compte de résultat (ou état des résultats) est un rapport qui résume toutes les transactions entrantes et sortantes de votre entreprise sur une période donnée, comme une année ou un trimestre.
Ce rapport est essentiel afin de montrer la santé financière de votre entreprise et vous fournira, à vous ainsi qu’à votre comptable, une vision de la rentabilité de l’activité.
Ce rapport servira également de base à l’évaluation de l’entreprise si vous envisagez de la vendre un jour.
Bilan
Le bilan est le rapport qui présente les actifs, les dettes, et les capitaux propres des propriétaires et actionnaires de l’entreprise.
Il montre essentiellement ce que l’entreprise doit et ce qui est dû à l’entreprise.
Ce rapport est particulièrement utile pour les investisseurs car il leur donne une idée de la valeur réelle de l’entreprise.
Tableau des flux de trésorerie (CFS)
Le CFS présente l’évolution des flux de trésorerie entrants et sortants de l’entreprise au fil du temps.
Ce rapport devient indispensable si vous utilisez la comptabilité d’engagement, car il vous aidera à anticiper les besoins de trésorerie pour l’année à venir.
Rapport des ventes par produit
Ce rapport indique les revenus générés par chaque produit dans votre inventaire, vous aidant à identifier les meilleures ventes, les produits sous-performants, ainsi que les tendances dans la durée.
Rapport des ventes par canal
Ce rapport ventile vos ventes par canal de distribution, tels que votre boutique en ligne, Amazon, eBay ou d’autres marketplaces.
Il vous permet d’évaluer la performance de chaque canal et d’allouer vos ressources en conséquence.
Rapports des comptes créditeurs et débiteurs
Ces rapports indiquent combien d’argent vous devez recevoir, combien vous devez payer, ainsi que les factures associées à ces comptes.
Les meilleures solutions comptables pour l’e-commerce
Lorsque vous mettez en place votre système comptable pour l’e-commerce, vous devez prendre en compte les différents canaux de vente utilisés, mais aussi réfléchir aux autres outils utilisés par votre entreprise.
La première décision à prendre est le choix d’un logiciel de comptabilité pour l’e-commerce, et il existe trois principales options pour les propriétaires d’entreprises en ligne.
1. QuickBooks Online
Avantages
- Très facile à utiliser et intuitif. Affiche clairement les données financières importantes et les indicateurs clés.
- Large gamme de fonctionnalités, notamment la facturation, les rapports, la gestion des stocks et la paie.
- Nombreuses intégrations avec d'autres applications tierces et plateformes e-commerce.
- Application mobile.
- Les tarifs évoluent avec l'entreprise. À mesure que votre entreprise croît, votre accès aux fonctionnalités augmente également.
- Interface intuitive et conviviale, ce qui la rend facile à prendre en main pour les débutants.
Inconvénients
- Peut s'avérer plus coûteux que d'autres options, surtout avec l'ajout de fonctionnalités supplémentaires.
- Certaines fonctions additionnelles, comme la paie, sont facturées séparément.
2. Xero
Avantages
- Interface claire et conviviale avec un tableau de bord facile à utiliser - c'est le logiciel que j'utilise dans mon entreprise
- De nombreuses intégrations tierces qui le rendent idéal pour les entreprises e-commerce
- Excellentes fonctionnalités de gestion des stocks
Inconvénients
- Des fonctions supplémentaires, telles que la paie, sont facturées séparément.
3. Zoho Books
Avantages
- Zoho Books fait partie de la suite Zoho, donc si vous utilisez déjà Zoho pour d'autres aspects de votre activité, l'intégration est très simple.
- Interface simple et intuitive.
- Abordable pour les petites entreprises.
Inconvénients
- Ne dispose pas de fonctions avancées si vous prévoyez de faire évoluer l'entreprise.
- Certaines fonctionnalités sont limitées.
- Moins d'intégrations tierces disponibles.
Vous pouvez également consulter le guide approfondi de The Retail Exec sur les meilleurs logiciels de comptabilité e-commerce, qui détaille chaque solution avec évaluations, tarifs et plus encore.
Certains de leurs choix coïncident avec les miens, comme vous le verrez dans cette liste restreinte des dix meilleurs :
Et voici un aperçu des tarifs pour chacun :
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Meilleure plateforme comptable complète | Essai gratuit de 30 jours + démo gratuite disponible | À partir de 19$/mois | Website | |
| 2 | Idéal pour les intégrations | Propose un essai gratuit illimité | À partir de $29/utilisateur/mois | Website | |
| 3 | Idéal pour les utilisateurs de Zoho | Forfait gratuit + essai gratuit disponible | À partir de 15 $/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 4 | Idéal pour une comptabilité sans intervention | Essai gratuit disponible | À partir de $249/mois (facturé annuellement) | Website | |
| 5 | Idéal pour le suivi en temps réel et la gestion multi-devises | Démo gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 6 | Idéal pour les équipes en croissance | Essai gratuit de 30 jours disponible | À partir de $7/mois | Website | |
| 7 | Idéal pour simplifier la comptabilité e-commerce | Essai gratuit de 14 jours disponible | À partir de 30 $/mois | Website | |
| 8 | Meilleure solution d'automatisation du processus purchase-to-pay (P2P) | Démo disponible sur demande | À partir de £129 | Website | |
| 9 | Idéal pour les flux de travail comptables | Démo gratuite disponible | Tarification sur demande | Website | |
| 10 | Meilleur logiciel de comptabilité e-commerce gratuit | Plan gratuit disponible | À partir de 19 $/mois | Website |
Autres logiciels tiers utiles pour les marques e-commerce
Pour finir, voici quelques autres outils utiles tirés de mon expérience.
A2X et Link My Books
A2X, MyWorks et Link My Books sont des intégrations essentielles pour les vendeurs sur marketplaces.
Ils importent automatiquement toutes vos transactions et catégorisent toutes les ventes et dépenses. Ils s’intègrent parfaitement à Quickbooks et Xero.
Il y a peu de différences entre les deux (même si Link My Books est légèrement plus économique), et ils prennent tous les deux en charge les ventes entrantes depuis Amazon et eBay.
Intégration Shopify
Si vous gérez une boutique Shopify, il est essentiel d’intégrer votre logiciel de comptabilité à Shopify.
Cela vous aide sans effort à gérer les ventes, les stocks et les données clients, ce qui garantit des comptes financiers précis. Si le logiciel comptable de votre choix ne s’intègre pas à Shopify, vous pouvez envisager l’une des nombreuses alternatives à Shopify disponibles sur le marché.
Open Payout
Open Payout importe toutes vos transactions Etsy dans votre logiciel de comptabilité, facilitant ainsi le suivi de toutes vos ventes.
Taxjar et Avalara
Ces intégrations vous aident à automatiser le calcul, la déclaration et le dépôt de la taxe de vente, en garantissant la conformité avec la réglementation fiscale dans différentes juridictions.
Faites de la santé financière de votre marque une priorité
La comptabilité e-commerce est une partie essentielle de votre entreprise, car c’est le seul moyen d’avoir une idée de la santé financière de votre activité.
Les meilleurs systèmes comptables s’intègrent parfaitement à votre gestion des stocks et à vos systèmes de gestion des commandes, et peuvent aussi s’intégrer à d’autres applications de tiers.
En ayant la meilleure configuration pour votre entreprise, vous pouvez avoir une vue en temps réel de l’état de vos finances afin de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.
Pour d’autres conseils essentiels sur le e-commerce, abonnez-vous à la newsletter The Retail Exec dès aujourd’hui.
FAQ sur la comptabilité e-commerce
Voici un post-scriptum final où nous aborderons quelques questions liées que nous n’avons pas traitées dans le contenu de cet article.
Comment tenir compte des ventes réalisées via plusieurs places de marché en ligne ou canaux de vente ?
La comptabilisation des ventes multicanal en e-commerce peut sembler intimidante, mais elle est assez simple avec la bonne méthode.
Commencez par centraliser toutes vos données de vente dans un système ou un rapport unique. Ensuite, catégorisez chaque vente par canal et effectuez le rapprochement chaque mois. N’oubliez pas de prendre en compte également toutes les commissions ou frais facturés par les plateformes tierces.
Quelles sont les implications comptables spécifiques aux modèles d’abonnement ou de revenus récurrents courants en e-commerce ?
Avec les modèles d’abonnement, il ne suffit pas d’enregistrer l’intégralité du chiffre d’affaires dès le début.
Vous devez répartir ce chiffre d’affaires sur la durée de l’abonnement en utilisant, par exemple, la méthode linéaire ou basée sur les prestations fournies. Il est également important de différer correctement les revenus de tout abonnement prépayé tant que les biens ou services n’ont pas été livrés. Bien procéder garantit une comptabilité financière précise.
Comment bien reconnaître et comptabiliser les retours de ventes en ligne, remboursements et rétrofacturations ?
Les retours, remboursements et rétrofacturations nécessitent un suivi rigoureux dans vos comptes.
Pour les retours, ajustez en conséquence votre chiffre d’affaires et vos niveaux de stocks. Les remboursements sont habituellement enregistrés sur un compte de contrepartie (“compte de produits constatés d’avance”). Les rétrofacturations peuvent être plus complexes : il faut aussi comptabiliser tous frais supplémentaires, pénalités voire frais juridiques associés.
Mettre en place des processus robustes permet d’éviter des maux de tête comptables plus tard.
Quelles sont les meilleures pratiques pour intégrer la comptabilité e-commerce avec la gestion des stocks, des commandes et d’autres systèmes opérationnels ?
L’intégration de votre comptabilité avec vos systèmes opérationnels offre un vrai atout pour les entreprises e-commerce.
Cherchez des solutions qui synchronisent automatiquement les données de ventes, stocks et commandes sur toutes les plateformes afin de limiter les erreurs de saisie manuelle. Le rapprochement automatique garantit aussi la fiabilité de vos comptes en temps réel.
Avoir des indicateurs centralisés vous donne des informations précieuses pour optimiser vos opérations et votre gestion financière.