Wie viel kosten Kassensysteme?
Die Preise variieren je nach Funktionen, Nutzung und Leistungsumfang des Kassensystems: Mehr Funktionen oder eine intensivere Nutzung bedeuten häufig höhere Softwarekosten oder Gebühren für die Zahlungsabwicklung
Die Anschaffungskosten spiegeln nicht die Gesamtkosten wider: Achten Sie auf Zusatzleistungen wie Bondrucker, Barcode-Scanner oder Gebühren für die Kreditkartenabwicklung, die sich im Laufe der Zeit summieren können
Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Anschaffungspreis, sondern auf Rentabilität und Skalierbarkeit: Investieren Sie in ein Kassensystem, das mit Ihrem Einzelhandelsgeschäft wächst und langfristig einen Mehrwert bietet
Die Preise für Kassensysteme (POS-Systeme) können zwischen $50 und mehr als $1,000 pro Monat liegen. Kleinere Unternehmen beginnen oft bei etwa $50 pro Monat, während größere Einzelhändler $1,000 oder mehr ausgeben. Hardware, Zahlungsabwicklung und Zusatzfunktionen können die Kosten erhöhen. Daher ist es wichtig zu wissen, wofür Sie tatsächlich bezahlen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Käufer, Finanzverantwortliche und Abteilungsleiter, die an der Budgetplanung oder Beschaffung beteiligt sind. Ich erläutere durchschnittliche Kostenbereiche, Preismodelle und versteckte Gebühren. Außerdem erhalten Sie Tipps zur Bewertung des ROI. So wird Ihre Entscheidung für den richtigen POS-Preis einfacher.
Typische Preise nach Unternehmensgröße
Die Gesamtkosten eines POS-Systems steigen mit der Größe Ihres Unternehmens und wirken sich auf Ihr Budget sowie den Funktionsumfang des Systems aus. Wenn Sie wissen, wie sich die Kosten unterscheiden, können Sie Ihre POS-Auswahl besser an Ihre betrieblichen Abläufe anpassen:
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| Unternehmensgröße | Typischer Preisbereich | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmen | $50-$150/ Monat | Grundlegende Funktionen wie Umsatzverfolgung, Bestandsverwaltung und Kassierfunktionen | Cafés, Boutiquen, Foodtrucks Vend, Square (und andere mobile POS-Systeme) |
| Mittelständisches Unternehmen | $150-$500/ Monat | Erweiterte Umsatzberichte, Kundenbeziehungsmanagement und Integrationen | Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte Toast, Clover |
| Großunternehmen | $500-$1,000 /Monat | Umfassende Analysen sowie Verwaltung mehrerer Standorte und von Mitarbeitern | Supermärkte, große Einzelhandelsmärkte Lightspeed, Revel |
| Unternehmen | $1,000+/ Monat | Komplettlösung mit Support und Integrationen auf Unternehmensebene | Große Franchiseunternehmen, globale Einzelhändler Oracle, SAP |
Welche Faktoren beeinflussen die Preise von POS-Systemen?
Die Wahl des richtigen POS-Systems setzt voraus, dass Sie verstehen, wie Funktionen wie Transaktionslimits, die Integration von POS-Hardware und Supportleistungen den von Ihnen zu zahlenden Preis beeinflussen. POS-Systeme haben sich im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt, und diese Veränderungen haben sich auf ihre Preise ausgewirkt.
Folgende Faktoren beeinflussen die Preise von POS-Systemen:
| Faktor | Auswirkung auf die Preise |
|---|---|
| Regulatorische Module | Wenn Ihr Einzelhandelsunternehmen in einer regulierten Branche tätig ist, zahlen Sie möglicherweise zusätzlich für Compliance-Funktionen. Je nach Komplexität können dadurch monatliche Gebühren von $50-$200 entstehen. |
| Spezialisierte Vorlagen | Branchenspezifische Vorlagen vereinfachen die Einrichtung, können jedoch im Voraus mehr kosten. Rechnen Sie mit $100-$500 für spezialisierte Module, die zu den Anforderungen Ihres E-Commerce- oder Ladengeschäfts passen. |
| Anwendungsfall-Tags | Individuell auf besondere Unternehmenstypen zugeschnittene POS-Funktionen können die Kosten um $25-$100 pro Monat erhöhen. Sie stellen jedoch sicher, dass das System Ihre spezifischen Abläufe effizient unterstützt. |
| Transaktionslimits | Das Überschreiten von Transaktionslimits kann zusätzliche Gebühren für die Zahlungsabwicklung von $0.10-$0.30 pro Kartentransaktion verursachen. Wählen Sie daher einen Tarif, der Ihrem Umsatzvolumen entspricht. |
| Hardware-Integration | Die Integration vorhandener POS-Terminals, Kassenschubladen oder Belegdrucker kann Einrichtungsgebühren verursachen oder den Kauf kompatibler POS-Hardware erfordern, wodurch sich Ihre anfänglichen Kosten um $200-$1,000 erhöhen können. |
| Supportleistungen | Premium-Supportoptionen wie eine Betreuung rund um die Uhr können monatlich $50-$150 zusätzlich kosten. So erhält Ihr Team bei Bedarf rechtzeitig Hilfe sowohl bei der POS-Software als auch bei der Hardware. |
Preisvergleich von POS-Systemen
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| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am einfachsten einzurichten und zu nutzen | Mit dem kostenlosen Tarif zahlen Sie nur für Transaktionen | Ab 2,6 % + 10¢ | Website | |
| 2 | Am besten für B2B-Verkäufer | Kostenloses Angebot verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für umsatzstarke Unternehmen in verschiedenen Branchen | 3 Monate kostenlos testen | Ab $79/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für Echtzeit-Lagerverwaltung | Kostenloser Test + kostenlose Demo verfügbar | Ab $59/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für Individualisierung | Keine kostenlose Testphase | Ab $59/Monat + Zahlungsabwicklung | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Hardware-Bundles | Not available | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen | Die Software ist kostenlos. Sie zahlen nur für Transaktionen. | Ab 1,86 % + 8¢ | Website | |
| 8 | Bestes All-in-One-System für kleine Unternehmen | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $14.95/Monat und 2,3 % + 10¢ | Website | |
| 9 | Am besten für direkte Kreditkartenabwicklung | Kostenloses Angebot verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für PayPal-Nutzer geeignet | Die Software ist kostenlos. Sie zahlen nur für Transaktionen. | Ab 2,29 % + $0,09 | Website |
Preismodelle verstehen
Preismodelle unterscheiden sich. Optionen wie Gebühren pro Benutzer oder gestaffelte Monatsabonnements wirken sich anders auf Ihr Budget aus als der bloß ausgewiesene Preis. Hier ist eine Übersicht der gängigen Modelle:
| Preismodell | Funktionsweise | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Pro Benutzer oder Arbeitsplatz | Sie zahlen eine Gebühr für jeden Benutzer, der auf das System zugreift | Die Kosten können schnell steigen, wenn Ihr Team wächst oder Sie spezielle Tools zur Mitarbeiterverwaltung wie rollenbasierten Zugriff benötigen |
| Nutzungsabhängig | Die Gebühren richten sich danach, wie intensiv Sie das System nutzen, beispielsweise nach verarbeiteten Kartenzahlungen oder Debittransaktionen | Eine hohe Nutzung kann zu unerwarteten Kosten führen, etwa durch Transaktionsgebühren, wenn sie nicht genau überwacht wird |
| Abonnement mit Preisstufen | Verschiedene Preisstufen bieten unterschiedliche Funktionen und Nutzungsgrenzen | Stellen Sie sicher, dass Sie nicht für POS-Funktionen zahlen, die Sie nicht benötigen, oder Ihre Preisstufe schnell ausreizen |
| Individuelles Angebot | Die Preisgestaltung wird auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten | Ohne klare Vergleichsmaßstäbe kann der Vergleich mit anderen POS-Anbietern schwierig sein |
| Nutzung nach Bedarf oder jährlich | Sie zahlen monatlich oder schließen einen Jahresvertrag zu einem vergünstigten Preis ab | Jahrespläne können Geld sparen, binden Sie jedoch langfristig. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie mit dem Service dauerhaft zufrieden sind |
Versteckte Zusatzkosten, auf die Sie achten sollten
Bei der Bewertung des Preises eines POS-Systems ist es entscheidend, über den angegebenen Preis hinauszublicken. Versteckte Kosten wie Einrichtungsgebühren oder Premium-Support können Sie unvorbereitet treffen.
Bei einigen Systemen werden Schulungen, Online-Bestellungen oder Integrationen, die nicht im Grundpreis enthalten sind, möglicherweise zusätzlich berechnet. Prüfen Sie stets die Optionen für die günstigste Kreditkartenverarbeitung, um Transaktionskosten zu minimieren. Hier finden Sie eine Übersicht über häufige versteckte Kosten:
- Hardware-Upgrades: Das Ersetzen oder Aufrüsten von Terminals, Belegdruckern oder Barcode-Scannern kann Hunderte von Dollar kosten, insbesondere bei Anbietern wie Clover oder Toast.
- Zahlungsabwicklungsgebühren: Einige Anbieter, darunter Square und Shopify POS, verlangen, dass Sie ihre Zahlungsabwicklung zu festgelegten Tarifen nutzen, wodurch sich die Kosten schnell summieren können.
- Integrationsgebühren: Die Verbindung Ihres POS-Systems mit E-Commerce-, Buchhaltungs- oder Kundenbindungsprogrammen kann bei Anbietern wie Lightspeed oder Revel zusätzliche monatliche Gebühren oder einmalige Einrichtungsgebühren erfordern.
- Premium-Support: Der Zugang zu einem rund um die Uhr verfügbaren Support oder zu persönlichen Account-Managern kostet oft extra, wie bei Toast und NCR Silver.
- Software-Erweiterungen: Erweiterte Funktionen wie detaillierte Berichte, Geschenkkarten oder Marketingtools werden von Anbietern wie Vend und Clover häufig als kostenpflichtige Erweiterungen verkauft.
- Vertragsbeendigungsgebühren: Eine vorzeitige Beendigung Ihres Vertrags kann hohe Vertragsstrafen auslösen, insbesondere bei langfristigen Vereinbarungen mit Anbietern wie Oracle MICROS.
- Compliance und Sicherheit: PCI-Konformität, Datensicherungen oder Sicherheits-Upgrades sind möglicherweise nicht im Grundpreis enthalten und können bei vielen Anbietern für Großunternehmen zusätzliche Kosten verursachen.
Maximierung des ROI Ihrer Investition in POS-Systeme
Der ROI sollte Ihre Kaufentscheidung für POS-Systeme leiten, denn seine Nachverfolgung kann Ihre Investition in messbaren Erfolg verwandeln:
Zeitersparnis
Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe können den manuellen Aufwand drastisch reduzieren und die Kapazitäten Ihres Teams für strategischere Aufgaben freisetzen. Überlegen Sie, welche manuellen Prozesse das moderne POS-System ersetzen wird und wie viel Zeit Ihr Team dadurch möglicherweise spart.
Bitten Sie Anbieter, zeitsparende Funktionen anhand eines typischen Anwendungsfalls zu demonstrieren. Diese praktische Bewertung kann Ihnen helfen, den potenziellen ROI anhand konkreter Werte zu messen.
Fehlerreduzierung
Die Reduzierung manueller Übergaben und Berechnungen minimiert das Risiko kostspieliger Fehler. Ermitteln Sie, wo derzeit Fehler auftreten und wie die POS-Lösung sie reduzieren könnte.
Lassen Sie sich von den Anbietern zeigen, wie Datenvalidierung und Kontrolle auf der gesamten Plattform verwaltet werden. Dieses Verständnis hilft Ihnen, den Wert weniger Fehler und besserer Entscheidungen zu beziffern.
Vermeidung von Compliance-Problemen
Integrierte Compliance-Funktionen können Ihnen helfen, Bußgelder und Prüfungen zu vermeiden, indem sie gesetzliche und branchenspezifische Standards einhalten, insbesondere in Verbindung mit geeigneten Schulungsprotokollen für Mitarbeiter. Fragen Sie nach den konkreten enthaltenen Compliance-Funktionen und ob die Plattform Ihre Branchenanforderungen unterstützt.
POS-Systeme für den Einzelhandel, POS-Systeme für Restaurants und POS-Systeme für den E-Commerce enthalten diese Funktionen häufig standardmäßig – dies ist ein wesentlicher Vorteil von POS-Systemen für den Einzelhandel. Bitten Sie um Beispiele dafür, wie das System dazu beigetragen hat, Compliance-Lücken zu vermeiden. So können Sie die Kosteneinsparungen bewerten, die mit der Einhaltung von Vorschriften verbunden sind.
Teamübergreifende Einführung oder Konsolidierung
Die Verwendung eines Tools über mehrere Teams hinweg, das Verwalten mehrerer Filialen oder der Ersatz mehrerer Tools durch ein einziges kann Kosten senken und die Abstimmung im Team verbessern. Ermitteln Sie die besten POS-Systeme, die mehrere Tools ersetzen könnten, und grenzen Sie Ihre Auswahl anschließend weiter ein.
Bitten Sie Anbieter um Beispiele erfolgreicher Einführungen in verschiedenen Funktionen. Diese Erkenntnisse können Sie dabei unterstützen, den tatsächlichen ROI und die langfristige Rentabilität einer umfassenden Tool-Einführung zu bewerten.
Tipps zur Verhandlung der Preise von POS-Systemen
Die Kosten für POS-Software sind oft flexibel, und eine gute Vorbereitung kann einen großen Unterschied für Ihr Ergebnis machen. Mit starken Verhandlungstaktiken kann Ihr Team bessere Preise und Vertragsbedingungen sichern, ohne auf Funktionen verzichten zu müssen. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre Verhandlungsstrategie zu verbessern:
- Wettbewerber vergleichen: Vergleichen Sie die Preise ähnlicher Anbieter, um den marktüblichen Preis zu verstehen. Nutzen Sie diese Informationen, um auf wettbewerbsfähige Preise zu drängen, die den Alternativen entsprechen oder diese unterbieten.
- Rabattmöglichkeiten: Fragen Sie nach Rabatten für Start-ups, gemeinnützige Organisationen oder langfristige Verpflichtungen. Viele Anbieter bieten diesen Gruppen günstigere Preise an, wodurch Ihre Kosten erheblich sinken können.
- Preise für Pilotprogramme oder eine schrittweise Einführung: Verhandeln Sie über einen Testzeitraum oder eine schrittweise Einführung, um das System vor einer vollständigen Verpflichtung zu testen. So können Sie die Eignung des Systems bewerten, ohne eine hohe Anfangsinvestition tätigen zu müssen.
- Verlängerungs- und Bindungsklauseln: Besprechen Sie die Bedingungen für Vertragsverlängerungen und vermeiden Sie lange Bindungsfristen. Flexibilität bei den Vertragsbedingungen kann Sie vor künftigen Preiserhöhungen oder Änderungen Ihrer Anforderungen schützen.
- Nutzung von Gruppeneinkäufen oder Unterstützung bei der Beschaffung: Nutzen Sie die Einkaufsmacht einer Gruppe oder Unterstützung bei der Beschaffung, um Mengenpreise auszuhandeln. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Unternehmen kann Ihnen bei der Verhandlung besserer Angebote mehr Einfluss verschaffen.
Wie geht es weiter?
Nachdem Sie ein Budget für ein POS-System festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Kassensoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
