Key Takeaways
Die Preise variieren je nach Funktionen, Nutzung und Leistungsumfang des Kassensystems: Mehr Funktionen oder eine höhere Nutzung bedeuten häufig höhere Softwarekosten oder Gebühren für die Zahlungsabwicklung
Die Anschaffungskosten spiegeln nicht die Gesamtkosten wider: Achten Sie auf Zusatzoptionen wie Belegdrucker, Barcodescanner oder Gebühren für die Kreditkartenabwicklung, die sich im Laufe der Zeit summieren können
Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Listenpreis, sondern auf Rentabilität und Skalierbarkeit: Investieren Sie in ein Kassensystem, das mit Ihrem Einzelhandelsunternehmen wächst und langfristig einen Mehrwert bietet
Die Preise für Kassensysteme (POS-Systeme) können zwischen $50 und mehr als $1,000 pro Monat liegen. Kleinere Unternehmen beginnen oft bei etwa $50 pro Monat, während größere Einzelhändler $1,000 oder mehr ausgeben. Hardware, Zahlungsabwicklung und Erweiterungen können die Kosten erhöhen. Daher ist es wichtig zu wissen, wofür Sie tatsächlich bezahlen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Käufer, Finanzverantwortliche und Abteilungsleiter, die an der Budgetplanung oder Beschaffung beteiligt sind. Ich erläutere durchschnittliche Kostenbereiche, Preismodelle und versteckte Gebühren. Außerdem erhalten Sie Ratschläge zur Bewertung des ROI. So wird die Entscheidung für den Preis Ihres Kassensystems leichter.
Der Kostenrechner für Kassensysteme von The Retail Exec
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Typische Preise nach Unternehmensgröße
Die Gesamtkosten eines Kassensystems steigen mit der Größe Ihres Unternehmens und wirken sich auf Ihr Budget sowie die Systemfunktionen aus. Wenn Sie wissen, wie sich die Kosten unterscheiden, können Sie Ihre Wahl des Kassensystems besser an Ihre Abläufe anpassen:
| Unternehmensgröße | Typischer Preisbereich | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
|---|---|---|---|
| UnternehmensgrößeKleinunternehmen | Typischer Preisbereich$50-$150/ Monat | Üblicherweise enthaltenGrundlegende Funktionen wie Umsatzverfolgung, Bestandsverwaltung und Kassentools | Häufige Anwendungsfälle & AnbieterCafés, Boutiquen, Imbisswagen Vend, Square (und andere mobile Kassensysteme) |
| UnternehmensgrößeMittleres Unternehmen | Typischer Preisbereich$150-$500/ Monat | Üblicherweise enthaltenErweiterte Umsatzberichte, Kundenbeziehungsmanagement und Integrationen | Häufige Anwendungsfälle & AnbieterRestaurants, Einzelhandelsgeschäfte Toast, Clover |
| UnternehmensgrößeGroßunternehmen | Typischer Preisbereich$500-$1,000 /Monat | Üblicherweise enthaltenUmfassende Analysen sowie Verwaltung mehrerer Standorte und von Mitarbeitern | Häufige Anwendungsfälle & AnbieterSupermärkte, Großmärkte Lightspeed, Revel |
| UnternehmensgrößeUnternehmen | Typischer Preisbereich$1,000+/ Monat | Üblicherweise enthaltenKomplettlösung mit Support und Integrationen auf Unternehmensebene | Häufige Anwendungsfälle & AnbieterGroße Franchiseunternehmen, globale Einzelhändler Oracle, SAP |
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Welche Faktoren beeinflussen die Preise von Kassensystemen?
Die Wahl des richtigen Kassensystems bedeutet, zu verstehen, wie Funktionen wie Transaktionslimits, die Integration von POS-Hardware und Supportleistungen den von Ihnen zu zahlenden Betrag beeinflussen. Kassensysteme haben sich im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt, und diese Veränderungen haben sich auf ihre Preise ausgewirkt.
Folgende Faktoren beeinflussen die Preise von Kassensystemen:
| Faktor | Auswirkung auf die Preisgestaltung |
|---|---|
| FaktorRegulierungsmodule | Auswirkung auf die PreisgestaltungWenn Ihr Einzelhandelsunternehmen in einer regulierten Branche tätig ist, müssen Sie möglicherweise extra für Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften bezahlen. Je nach Komplexität können dadurch monatliche Gebühren von $50-$200 entstehen. |
| FaktorSpezialisierte Vorlagen | Auswirkung auf die PreisgestaltungBranchenspezifische Vorlagen vereinfachen die Einrichtung, können aber im Voraus mehr kosten. Rechnen Sie mit $100-$500 für spezialisierte Module, die zu den Anforderungen Ihres Online- oder stationären Geschäfts passen. |
| FaktorAnwendungsfall-Tags | Auswirkung auf die PreisgestaltungIndividuell angepasste POS-Funktionen für besondere Geschäftsarten können die Kosten um $25-$100 monatlich erhöhen. Sie stellen jedoch sicher, dass das System Ihre spezifischen Abläufe effizient unterstützt. |
| FaktorTransaktionslimits | Auswirkung auf die PreisgestaltungDas Überschreiten von Transaktionslimits kann zusätzliche Gebühren für die Zahlungsabwicklung von $0.10-$0.30 pro Kartentransaktion verursachen. Wählen Sie daher einen Tarif, der zu Ihrem Umsatzvolumen passt. |
| FaktorHardware-Integration | Auswirkung auf die PreisgestaltungDie Integration vorhandener POS-Terminals, Kassenschubladen oder Belegdrucker kann Einrichtungsgebühren verursachen oder den Kauf kompatibler POS-Hardware erfordern, wodurch sich Ihre anfänglichen Kosten um $200-$1,000 erhöhen können. |
| FaktorSupportleistungen | Auswirkung auf die PreisgestaltungPremium-Supportoptionen wie Unterstützung rund um die Uhr können monatlich $50-$150 zusätzlich kosten und sicherstellen, dass Ihr Team bei Bedarf rechtzeitig Hilfe sowohl mit der POS-Software als auch mit der Hardware erhält. |
Preisvergleich von Kassensystemen
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am einfachsten einzurichten und zu nutzen | Mit dem kostenlosen Tarif zahlen Sie nur für Transaktionen | Ab 2,6 % + 10¢ | Website | |
| 2 | Am besten für B2B-Verkäufer | Kostenloses Angebot verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für umsatzstarke Unternehmen in verschiedenen Branchen | 3 Monate kostenlos testen | Ab $79/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für Echtzeit-Lagerverwaltung | Kostenloser Test + kostenlose Demo verfügbar | Ab $59/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für E-Commerce-Unternehmen | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $39/Monat und 2,7% | Website | |
| 6 | Am besten für Individualisierung | Keine kostenlose Testphase | Ab $59/Monat + Zahlungsabwicklung | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Hardware-Bundles | Preise auf Anfrage | Website | ||
| 8 | Ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen | Die Software ist kostenlos. Sie zahlen nur für Transaktionen. | Ab 1,86 % + 8¢ | Website | |
| 9 | Bestes All-in-One-System für kleine Unternehmen | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $14.95/Monat und 2,3 % + 10¢ | Website | |
| 10 | Am besten für direkte Kreditkartenabwicklung | Kostenloses Angebot verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Preismodelle verstehen
Preismodelle unterscheiden sich. Optionen wie Gebühren pro Benutzer oder gestaffelte Monatsabonnements wirken sich anders auf Ihr Budget aus als lediglich der angegebene Preis. Hier ist eine Übersicht über gängige Modelle:
| Preismodell | Funktionsweise | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| PreismodellPro Benutzer oder Arbeitsplatz | FunktionsweiseSie zahlen eine Gebühr für jeden Benutzer, der auf das System zugreift | Worauf Sie achten solltenDie Kosten können schnell steigen, wenn Ihr Team wächst oder Sie spezielle Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung wie rollenbasierten Zugriff benötigen |
| PreismodellNutzungsabhängig | FunktionsweiseDie Gebühren richten sich danach, wie intensiv Sie das System nutzen, beispielsweise nach der Anzahl verarbeiteter Kartenzahlungen oder Lastschrifttransaktionen | Worauf Sie achten solltenEine hohe Nutzung kann zu unerwarteten Kosten führen, etwa durch Transaktionsgebühren, wenn sie nicht genau überwacht wird |
| PreismodellAbonnement mit Preisstufen | FunktionsweiseUnterschiedliche Preisstufen bieten verschiedene Funktionen und Nutzungslimits | Worauf Sie achten solltenStellen Sie sicher, dass Sie nicht für POS-Funktionen zahlen, die Sie nicht benötigen, oder Ihre Preisstufe schnell überschreiten |
| PreismodellIndividuelles Angebot | FunktionsweiseDie Preisgestaltung wird auf Ihre spezifischen geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten | Worauf Sie achten solltenOhne klare Vergleichsmaßstäbe kann der Vergleich mit anderen POS-Anbietern schwierig sein |
| PreismodellPay-as-you-go oder jährlich | FunktionsweiseSie zahlen monatlich oder verpflichten sich zu einem Jahresvertrag zu einem vergünstigten Preis | Worauf Sie achten solltenJahrespläne können Geld sparen, binden Sie jedoch an den Anbieter. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie langfristig mit dem Service zufrieden sind |
Versteckte und zusätzliche Kosten, auf die Sie achten sollten
Bei der Bewertung des Preises eines POS-Systems ist es entscheidend, über den ausgewiesenen Preis hinauszuschauen. Versteckte Kosten wie Einrichtungsgebühren oder Premium-Support können Sie unvorbereitet treffen.
Bei manchen Systemen fallen möglicherweise Gebühren für Schulungen, Online-Bestellungen oder Integrationen an, die nicht im Grundpreis enthalten sind. Prüfen Sie stets die Optionen für günstigste Kreditkartenabwicklung, um Transaktionskosten zu minimieren. Hier finden Sie eine Übersicht über häufige versteckte Kosten:
- Hardware-Upgrades: Der Austausch oder die Aufrüstung von Terminals, Belegdruckern oder Barcodescannern kann Hunderte von Dollar kosten, insbesondere bei Anbietern wie Clover oder Toast.
- Zahlungsabwicklungsgebühren: Einige Anbieter wie Square und Shopify POS verlangen, dass Sie ihre Zahlungsabwicklung zu festgelegten Tarifen nutzen, wodurch sich die Kosten schnell summieren können.
- Integrationsgebühren: Die Verbindung Ihres POS-Systems mit E-Commerce-, Buchhaltungs- oder Kundenbindungsprogrammen kann bei Anbietern wie Lightspeed oder Revel zusätzliche monatliche Gebühren oder einmalige Einrichtungsgebühren erfordern.
- Premium-Support: Der Zugang zu Support rund um die Uhr oder zu dedizierten Kundenbetreuern kostet häufig extra, wie bei Toast und NCR Silver.
- Software-Erweiterungen: Erweiterte Funktionen wie detaillierte Berichte, Geschenkkarten oder Marketingtools werden von Anbietern wie Vend und Clover häufig als kostenpflichtige Erweiterungen angeboten.
- Gebühren für vorzeitige Vertragsbeendigung: Eine vorzeitige Kündigung Ihres Vertrags kann hohe Strafzahlungen auslösen, insbesondere bei langfristigen Vereinbarungen mit Anbietern wie Oracle MICROS.
- Compliance und Sicherheit: PCI-Compliance, Datensicherungen oder Sicherheits-Upgrades sind möglicherweise nicht im Grundpreis enthalten und können bei vielen Anbietern im Unternehmensbereich zusätzliche Kosten verursachen.
ROI Ihrer Investition in POS-Systeme maximieren
Der ROI sollte Ihre Kaufentscheidung für POS-Systeme bestimmen, denn seine Messung kann Ihre Investition in einen messbaren Erfolg verwandeln:
Zeitersparnis
Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe können den manuellen Aufwand drastisch reduzieren und dadurch Kapazitäten Ihres Teams für strategischere Aufgaben freisetzen. Überlegen Sie, welche manuellen Prozesse das moderne POS-System ersetzen wird und wie viel Zeit Ihr Team dadurch möglicherweise sparen kann.
Bitten Sie Anbieter, zeitsparende Funktionen anhand eines typischen Anwendungsfalls zu demonstrieren. Diese praktische Bewertung kann Ihnen helfen, den potenziellen ROI anhand konkreter Werte zu messen.
Fehlerreduzierung
Die Reduzierung manueller Übergaben und Berechnungen minimiert das Risiko kostspieliger Fehler. Ermitteln Sie, an welchen Stellen derzeit Fehler auftreten und wie die POS-Lösung diese reduzieren könnte.
Lassen Sie sich von Anbietern zeigen, wie die Datenvalidierung und -kontrolle innerhalb der Plattform verwaltet werden. Dieses Verständnis hilft Ihnen, den Wert geringerer Fehlerquoten und besserer Entscheidungen zu quantifizieren.
Vermeidung von Compliance-Verstößen
Integrierte Compliance-Funktionen können Ihnen helfen, Bußgelder und Prüfungen zu vermeiden, indem sie die gesetzlichen und branchenspezifischen Standards einhalten – insbesondere in Verbindung mit geeigneten Schulungsprotokollen für Mitarbeiter. Fragen Sie nach den konkret enthaltenen Compliance-Funktionen und ob die Plattform die Anforderungen Ihrer Branche unterstützt.
POS-Systeme für den Einzelhandel, POS-Systeme für Restaurants und POS-Systeme für den E-Commerce enthalten diese Funktionen häufig standardmäßig – dies ist ein wesentlicher Vorteil von POS-Systemen für den Einzelhandel. Bitten Sie um Beispiele dafür, wie das System dazu beigetragen hat, Compliance-Lücken zu vermeiden. Dies kann Ihnen helfen, die mit der Einhaltung von Vorschriften verbundenen Kosteneinsparungen zu bewerten.
Teamübergreifende Einführung oder Konsolidierung
Die Nutzung eines Tools in mehreren Teams, das Verwalten mehrerer Filialen oder der Ersatz mehrerer Tools durch ein einziges kann Kosten senken und die Abstimmung im Team verbessern. Ermitteln Sie die besten Kassensysteme, die mehrere Tools ersetzen könnten, und grenzen Sie Ihre Auswahl anschließend weiter ein.
Bitten Sie Anbieter um Beispiele für erfolgreiche Einführungen in verschiedenen Unternehmensbereichen. Diese Erkenntnisse können Ihnen dabei helfen, den tatsächlichen ROI und die langfristige Rentabilität einer umfassenden Tool-Einführung zu bewerten.
Tipps zur Verhandlung der Preise für Kassensysteme
Die Kosten für Kassensoftware sind häufig verhandelbar, und eine gute Vorbereitung kann einen großen Unterschied beim Ergebnis machen. Mit starken Verhandlungstaktiken kann Ihr Team bessere Preise und Vertragsbedingungen sichern, ohne auf Funktionen verzichten zu müssen. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre Verhandlungsstrategie zu verbessern:
- Preise der Wettbewerber vergleichen: Vergleichen Sie die Preise ähnlicher Anbieter, um den marktüblichen Preis zu verstehen. Nutzen Sie diese Informationen, um wettbewerbsfähige Preise auszuhandeln, die den Alternativen entsprechen oder diese unterbieten.
- Rabattmöglichkeiten: Fragen Sie nach Rabatten für Start-ups, gemeinnützige Organisationen oder langfristige Vertragsbindungen. Viele Anbieter bieten diesen Gruppen reduzierte Preise an, wodurch Ihre Kosten deutlich sinken können.
- Preise für Pilotprogramme oder eine schrittweise Einführung: Verhandeln Sie eine Testphase oder eine schrittweise Einführung, um das System vor einer vollständigen Bindung zu testen. So können Sie die Eignung des Systems beurteilen, ohne eine hohe Vorabinvestition tätigen zu müssen.
- Verlängerungs- und Bindungsklauseln: Besprechen Sie die Bedingungen für Vertragsverlängerungen und vermeiden Sie lange Bindungszeiträume. Flexible Vertragsbedingungen können Sie vor künftigen Preiserhöhungen oder Änderungen Ihrer Anforderungen schützen.
- Gemeinsame Beschaffung oder Unterstützung durch den Einkauf nutzen: Nutzen Sie die gemeinsame Einkaufsmacht oder die Unterstützung durch den Einkauf, um Mengenpreise auszuhandeln. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Unternehmen kann Ihnen bei der Aushandlung besserer Konditionen zusätzlichen Einfluss verschaffen.
Wie geht es weiter?
Nachdem Sie ein Budget für ein Kassensystem festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Kassensoftware auszuwählen, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.