Komplet regnskabsvejledning til e-handel: Guide + 20 værktøjer

De fleste ejere af e-handelsvirksomheder er entreprenante sjæle, som hellere vil lave hvad som helst andet end regnskab for e-handel. 

Men iværksættere er også fornuftige, når det gælder om at holde styr på de penge, de bruger på deres virksomhed, hvilket sandsynligvis er grunden til, at over 40 % af ejere af små virksomheder selv står for deres regnskab og bogføring inden for e-handel.

Regnskab for e-handel er dog komplekst, især fordi virksomheder nu kan sende varer til forskellige lande med forskellige love og skattesystemer. 

I denne guide gennemgår vi de vigtigste begreber og bedste praksisser inden for regnskab for e-handel, herunder skattemæssige overvejelser, lagerstyringssystemer, økonomisk rapportering og regnskabssoftware. Så lad os komme i gang.

Hvad er regnskab for e-handel?

Regnskab for e-handel er praksissen med at spore, registrere og rapportere økonomiske transaktioner for onlinevirksomheder ved hjælp af specialiserede værktøjer, der håndterer de unikke udfordringer ved salg inden for e-handel.

E-handelsvirksomheder er ofte ret komplekse med transaktioner, der foretages i flere lande, valutaer og på flere platforme. 

I min egen e-handelsvirksomhed sælger jeg produkter på markedspladser som Amazon, Etsy og Walmart, i min egen Shopify-butik samt engros via engrosmarkedspladsen Faire.

Der er mange forskellige typer transaktioner, som skal spores og rapporteres, og regnskab for e-handel er det system, onlinevirksomhedsejere bruger til at håndtere dette. 

Hvorfor er regnskab for e-handel vigtigt?

Regnskab for e-handel er afgørende, fordi det uden et velfungerende regnskabssystem kan være svært at forstå virksomhedens økonomiske sundhed.

Når virksomheder starter, ser de ofte på saldoen på deres bankkonto, og så længe der er penge på kontoen, er de tilfredse med virksomhedens økonomiske tilstand.

Men din banksaldo tager ikke højde for ting som vareforbrug (COGS), returneringer, og hvilke produkter der sælger godt eller ikke er rentable.

Uden disse oplysninger er det umuligt at beregne din virksomheds samlede rentabilitet. 

Økonomisk rapportering er ikke den eneste grund til, at du skal have et godt regnskabssystem til e-handel. Det kan være komplekst at forstå dine skatteforpligtelser uden et system, især hvis din virksomhed sælger produkter i flere lande, provinser, delstater osv. 

Selvom det kan være tidskrævende at opsætte et regnskabssystem, vil du være meget taknemmelig for, at du brugte tid på at få det på plads, hvis din virksomhed nogensinde bliver skatterevideret! 

Det er meget mere enkelt at styre virksomhedens økonomi, når du har et godt regnskabssystem på plads.

Regnskab for e-handel vs. bogføring: Hvad er forskellen?

Bogføring og regnskab er begge dele af regnskabsopgaverne inden for e-handel, men de er forskellige. 

Bogføring er processen med at registrere alle transaktioner ind og ud af virksomheden og afstemme hver transaktion for at sikre, at de registreres korrekt.

Transaktioner omfatter ting som salg, tilbagebetalinger, returneringer og udgifter.

Regnskab har et meget bredere omfang og omfatter hele din økonomiske historik, herunder rapportering og analyse.

Det omfatter også overholdelse af skatteregler, så dine regnskabs- og økonomiteams kan betale det korrekte skattebeløb.

Kort sagt er bogføring én del af din overordnede regnskabsproces, som gør det muligt at registrere dine transaktioner.

Regnskab er derimod et meget bredere begreb, der dækker alle virksomhedens økonomiske processer, rapporter og analyser.

De forveksles ofte, fordi bogføring inden for e-handel er den daglige proces med at registrere og se transaktioner i virksomheden.

Det betyder, at du som virksomhedsejer normalt vil bruge bogføringsprocesser oftere end strategiske regnskabsprocesser. 

Metoder til regnskab for e-handel

Der er to regnskabsmetoder for e-handelsvirksomheder: kontantprincippet og periodiseringsprincippet. 

Når du vælger en revisor eller en softwarepartner til regnskab, skal du beslutte, hvilken metode du vil bruge. Den metode, du vælger at implementere, kan påvirke din indkomstskat ved årets udgang og den måde, du registrerer dine transaktioner på.

Periodiseringsprincippet vs. kontantprincippet for e-handel

De fleste virksomheder vil bruge periodiseringsprincippet i deres regnskabssystem, men lad os se på fordele og ulemper ved hver metode nedenfor.

Regnskab efter kontantprincippet

Kontantregnskab måler grundlæggende, hvor mange penge der står på bankkontoen. Derfor kaldes denne metode nogle gange bankkontoregnskab.

Metoden fungerer ved, at indtægter eller udgifter kun medregnes, når pengene er gået ind på eller ud af din konto.

Hvis du for eksempel sælger et produkt for $100, bliver indtægten først registreret i dit system, når pengene står på din bankkonto. 

På udgiftssiden har du måske købt 100 enheder af dette produkt, som kostede $10 pr. stk., hvilket betyder, at du har en udgift på $1,000. De $1,000 bliver først registreret i dit system, når pengene er trukket fra kontoen. 

Det lyder måske som den enkleste og mest logiske måde at føre regnskab på.

Det er dog meget vanskeligt at lave rentabilitetsprognoser ved hjælp af denne metode, da den ikke tager højde for COGS (vareforbrug) ved hvert salg, hvilket gør det svært at forudsige, hvor mange produkter du skal sælge, og til hvilken pris, for at tjene penge. 

Kontantregnskab kan være ideelt for små og enkle virksomheder, men for komplekse virksomheder som e-handelsvirksomheder bliver det hurtigt for udfordrende at håndtere. 

Regnskab efter periodiseringsprincippet

Regnskab efter periodiseringsprincippet er mere fordelagtigt til prognoser, da det medtager vareforbrug og lageromkostninger, når et salg foretages. 

Den vigtigste grund til, at dette er bedre for e-handelsvirksomheder, er lagerbeholdningen. Hvis du for eksempel afgiver en stor ordre på varer, vil et stort beløb blive trukket fra din bankkonto. 

Lad os for eksempel sige, at ordren lød på $10,000 for 10,000 enheder.

Med kontantregnskab vil dit regnskabssystem registrere en omkostning på $10,000. Det vil sandsynligvis gøre dig urentabel den pågældende måned, da et stort beløb er blevet trukket fra din bankkonto.

Det betyder, at hvis du skulle rapportere om dine tal, ville det være vanskeligt at rapportere præcist, hvor rentabel virksomheden er. 

Med regnskab efter periodiseringsprincippet påløber omkostningen for hver enhed først, når et produkt bliver solgt. Det gør det meget lettere at forstå, hvor mange penge du skal bruge på et produkt for at sikre, at du altid har det på lager.

Regnskab efter periodiseringsprincippet er den foretrukne metode for de fleste e-handelsvirksomheder, fordi den giver et mere præcist og realistisk billede af den økonomiske sundhed.

Den viser virksomhedens faktiske resultater ved at knytte indtægter og udgifter til den periode, de vedrører, hvilket giver mulighed for bedre forretningsbeslutninger og økonomiske analyser. 

Dette er særligt vigtigt, hvis du håber at sælge din virksomhed i fremtiden, da potentielle købere forventer at se gennemsigtige og præcise økonomiske rapporter.

De fleste regnskabsprogrammer understøtter regnskab efter periodiseringsprincippet. Du skal blot tilføje COGS i systemet, hvorefter programmet afstemmer hvert salg.

Vigtige regnskabsbegreber inden for e-handel, du bør kende

Der er noget regnskabsjargon, som du bør kende, når du opretter et regnskabssystem til e-handel.

Lær begreberne nedenfor, så du hurtigere kan få dit system sat op og imponere din revisor.

Vareforbrug (COGS)

COGS omfatter alle omkostninger, der er direkte forbundet med at fremstille et produkt.

Den generelle formel er:

For de fleste e-handelsvirksomheder omfatter dette produktionsomkostninger, lokale skatter, forsendelse/fragt og lageropbevaring.

For nogle e-handelsvirksomheder kan du også medtage visse gebyrer i COGS, såsom inspektions- og testrapporter, produktdesign eller fotografering.

Disse omkostninger registreres dog nogle gange som andre udgifter, f.eks. markedsføring.

Bruttofortjeneste og nettofortjeneste

Bruttofortjeneste er din omsætning minus eventuel COGS.

Nettofortjeneste er omsætning minus COGS minus andre driftsomkostninger, såsom Amazon-gebyrer, it-software, forsendelsesomkostninger, forsikring, markedsføringsomkostninger, personaleomkostninger osv.

Her er formlerne:

Salgsskat og moms

De fleste lande har en eller anden form for salgsskat.

I Europa kaldes salgsskat generelt for moms (merværdiafgift). I USA lægges salgsskat oven i salgsprisen, mens moms i Europa generelt er inkluderet i den pris, kunden betaler.

Dit skattekrav vil variere afhængigt af, hvor du sælger, og de lokale skatteregler. 

Hvis du f.eks. sælger på Amazon i USA, opkræver Amazon din salgsskat for dig, mens du i Europa forventes at opkræve skat og betale den som en del af din selvangivelse.

Generelt skal e-handelsvirksomheder opkræve skatten på vegne af staten og betale den som en del af deres selvangivelse.

Kreditorer og debitorer

Kreditorer er fakturaer, som din virksomhed skal betale, mens debitorer er fakturaer, som din virksomhed forventer at modtage betaling for. 

Hvis du f.eks. bestiller nye varer, vil denne faktura blive bogført som en kreditor.

Hvis du har en kunde, der bestiller 1.000 enheder, men betaler for dem ved levering, vil denne faktura blive bogført som en debitor.

Har jeg brug for regnskabssoftware til e-handel?

Da jeg startede min virksomhed, solgte jeg kun på Amazon, og jeg tjekkede ganske enkelt, hvor mange penge der stod på min bankkonto, for at se, om jeg havde penge nok til at købe flere varer.

Men det betød, at jeg ofte løb tør for varer, fordi jeg ikke tydeligt kunne forudsige, hvor meget lager jeg ville få brug for, og hvor mange kontanter jeg skulle bruge til at finansiere dette lager.

Regnskabssoftware hjælper dig med at håndtere dit e-handelsregnskab effektivt, da det generelt opretter forbindelse til den salgsplatform, du bruger, for at importere alle dine transaktioner og registrere dem korrekt i dit regnskab.

Over 67 % af CPA-revisorer foretrækker at arbejde med virksomheder, der bruger regnskabssoftware, hvilket viser, hvordan branchen bevæger sig i retning af regnskabssoftware. 

Hvad skal du se efter i din regnskabssoftware?

Når du skal vælge en regnskabspartner, er der flere ting, du bør tage i betragtning.

Det er besværligt at skifte regnskabssoftware, så du skal vælge den rigtige første gang.

Bankintegrationer

Typisk vil din bankkonto kunne integreres med dit regnskabssystem, så du kan se din aktuelle saldo og dine transaktioner.

Du kan dog nogle gange have flere bankkonti. 

Min virksomhed er f.eks. baseret i Storbritannien, så jeg har en britisk erhvervskonto. Jeg sælger dog i USA via Amazon og Walmart, så jeg har en amerikansk bankkonto hos Payoneer for at spare penge på valutakurser.

Jeg har også en PayPal-konto til håndtering af engrosordrer. 

Alle mine bankkonti integreres med mit Xero-regnskabssystem, så jeg kan holde styr på de penge, der kommer ind i og går ud af virksomheden.

Integrationer til betalingsbehandlere

De fleste e-handelsvirksomheder sælger gennem en betalingsudbyder som PayPal, Square eller Stripe.

De fleste af disse værktøjer til kreditkortbehandling kan integreres med de fleste regnskabssystemer, men det er vigtigt at kontrollere, at den udbyder, du bruger i dit land, kan integreres med dit regnskabssystem.

Integrationer til salgsplatforme

De fleste regnskabssoftwareløsninger integreres med alle de førende e-handelsplatforme såsom Shopify, Bigcommerce og WooCommerce. 

Antag, at du primært sælger gennem markedspladser som Etsy, Amazon eller Walmart.

I så fald kan du få brug for mellemsoftware som A2X eller Link My Books til at afstemme alle salgstransaktionerne med dit regnskabssystem.

Lagerstyring

De bedste regnskabsværktøjer integreres også med dit lagerstyringssystem.

Det er en stor fordel, når du skal forstå din virksomheds overordnede sundhed, da du kan se, hvor meget lager der er medtaget i dine økonomiske optegnelser. 

Hvis du bruger periodiseringsbaseret regnskabsføring, er denne integration afgørende, da du skal kunne reducere lagerbeholdningen, når et salg gennemføres, og tilføje varer, når en ny forsendelse ankommer. 

Salgsskat

Salgsskat eller moms varierer fra land til land. 

I USA har hver stat sin egen salgsskattesats, som skal opkræves og bogføres i dit regnskab.

Dit regnskabssystem skal registrere denne skatteopkrævning korrekt, så du kan indsende din selvangivelse. 

Nogle regnskabsprogrammer har denne funktion indbygget, men det kan også være nyttigt at få en integration som Avalara eller TaxJar, da den registrerer skattesatsen for dig baseret på, hvor du foretog salget.

TaxJar integrerer også med store platforme som Shopify, hvilket gør skatteopkrævningen problemfri.

Når du bruger markedspladser som Amazon, opkræver markedspladsen normalt salgsskatten, men sørg for at kontrollere dette i markedspladsens vilkår og betingelser.

Finansielle rapporter

Finansielle rapporter eller årsregnskaber er en af de mest kritiske dele af dit regnskabssystem, da de giver dig mulighed for at se, hvor rentabel din virksomhed er, på et detaljeret niveau. 

Dette er de vigtigste rapporter:

Resultatopgørelse (P&L eller PnL-rapport)

P&L-opgørelsen (eller resultatopgørelsen) er en rapport, der opsummerer alle transaktioner ind og ud af din virksomhed over en bestemt periode, f.eks. et år eller et kvartal. 

Denne rapport er afgørende for at vise din virksomheds økonomiske sundhed og giver dig og din revisor indsigt i, hvor rentabel virksomheden er.

Denne rapport vil også danne grundlag for værdiansættelsen af virksomheden, hvis du på et tidspunkt vælger at sælge den. 

Balance 

Balancen er den rapport, der viser virksomhedens aktiver, passiver samt ejerens og aktionærernes egenkapital i virksomheden.

Grundlæggende viser den, hvad virksomheden skylder, og hvad virksomheden har til gode. 

Den er især nyttig for investorer, da den giver dem indsigt i, hvad en virksomhed er værd.

Pengestrømsopgørelse (CFS)

CFS viser pengestrømmen ind og ud af virksomheden over tid.

Denne rapport bliver afgørende, hvis du bruger periodiseringsbaseret regnskabsføring, da den hjælper dig med at forstå, hvor mange kontanter du får brug for i det kommende år. 

Salgsrapport efter produkt

Denne rapport viser den omsætning, der genereres af hvert produkt på dit lager, og hjælper dig med at identificere bedst sælgende produkter, produkter med dårlige resultater og tendenser over tid.

Salgsrapport efter kanal

Denne rapport opdeler dit salg efter hver salgskanal, f.eks. din egen onlinebutik, Amazon, eBay eller andre markedspladser.

Den hjælper dig med at evaluere hver kanals resultater og fordele ressourcerne derefter.

Rapporter over kreditorer og debitorer

Disse rapporter viser, hvor mange penge du har til gode, hvor meget du skylder, samt de fakturaer, der vedrører disse konti.

De bedste muligheder for regnskabsprogrammer til e-handel

Når du opretter dit regnskabssystem til e-handel, skal du overveje de forskellige salgskanaler, du har, og også tænke over, hvilke andre værktøjer du bruger i din virksomhed. 

Den første beslutning, du skal træffe, er at vælge et regnskabsprogram til e-handel, og der er tre hovedmuligheder for ejere af e-handelsvirksomheder.

1. QuickBooks Online

Fordele

• Meget nemt at bruge og intuitivt. Viser tydeligt vigtige økonomiske data og nøgletal.
• Stort udvalg af funktioner, herunder fakturering, rapportering, lagerstyring og lønadministration.
• Mange integrationer med andre tredjepartsapps og e-handelsplatforme.
• Mobilapp.
• Prisen vokser med virksomheden. Når din virksomhed vokser, får du også adgang til flere funktioner.
• Intuitiv og brugervenlig grænseflade, som gør den nem for begyndere.

Ulemper

• Kan være dyrere end andre muligheder, især når du tilføjer ekstra funktioner.
• Nogle ekstra funktioner, såsom lønadministration, opkræves separat.

2. Xero

Fordele

• Overskuelig og brugervenlig grænseflade med et kontrolpanel, der er nemt at bruge – det er den software, jeg bruger i min virksomhed
• Der findes mange tredjepartsintegrationer, som gør den ideel til e-handelsvirksomheder
• Fremragende funktioner til lagerstyring

Ulemper

• Ekstra funktioner, såsom lønadministration, opkræves separat. 

3. Zoho Books

Fordele

• Zoho Books er en del af Zohos familie af værktøjer, så hvis du bruger Zoho til andre dele af din virksomhed, er integrationen meget enkel.
• Enkel og intuitiv grænseflade.
• Overkommelig pris for små virksomheder.

Ulemper

• Har ikke lige så avancerede funktioner, hvis du planlægger at skalere virksomheden.
• Nogle af funktionerne er begrænsede.
• Der findes færre tredjepartsintegrationer.

Du kan også se The Retail Execs dybdegående guide til den bedste regnskabssoftware til e-handel, som går i detaljer med hver løsning og indeholder vurderinger, priser og meget mere.

Nogle af deres anbefalinger stemmer overens med mine egne, som du kan se i denne top-ti-liste:

Og her er et smugkig på priserne for hver af dem:

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	QuickBooks Online	Bedste komplette regnskabsplatform	Gratis abonnement + 30 dages gratis prøveperiode	Fra $38/måned	Website
2	Webgility	Bedst til revisionsklare regnskaber godkendt af eksperter	Gratis prøveperiode tilgængelig	Fra 69 USD/måned (faktureres årligt)	Website
3	A2X	Bedst til integrationer	Tilbyder en ubegrænset gratis prøveperiode	Fra $29/bruger/måned	Website
4	Bench	Bedst til regnskab uden egen indsats	Gratis prøveperiode tilgængelig	Fra $249/måned (faktureres årligt)	Website
5	NetSuite	Bedst til sporing i realtid og understøttelse af flere valutaer	Gratis demo tilgængelig	Pris oplyses efter anmodning	Website
6	Xero	Bedst til teams i vækst	30 dages gratis prøveperiode tilgængelig	Fra $2.50/måned	Website
7	Zoho Books	Bedst til Zoho-brugere	Gratis abonnement + gratis demo tilgængelig	Fra $15/måned (faktureres årligt)	Website
8	Kashoo	Bedst til at forenkle regnskabsføring for e-handel	14 dages gratis prøveperiode tilgængelig	Fra $30/måned	Website
9	Yooz	Bedste automatiseringsløsning til indkøb-til-betaling (P2P)	Demo fås efter anmodning	Fra £129	Website
10	Sage Intacct	Bedst til regnskabsarbejdsgange	Gratis demo tilgængelig	Pris oplyses på forespørgsel	Website

Anden nyttig tredjepartssoftware til e-handelsvirksomheder

Til sidst er her blot nogle få flere nyttige værktøjer baseret på min erfaring.

A2X og Link My Books

A2X, MyWorks og Link My Books er uundværlige integrationer for sælgere på markedspladser.

De importerer automatisk alle dine transaktioner og kategoriserer alle salg og udgifter. De integreres begge problemfrit med Quickbooks og Xero.

Der er ikke meget, der adskiller de to løsninger (selvom Link My Books er en smule mere omkostningseffektiv), og de understøtter begge indgående salg fra Amazon og eBay.

Shopify-integration

Hvis du driver en Shopify-butik, er det vigtigt at integrere din regnskabssoftware med Shopify.

Det hjælper dig problemfrit med at administrere salg, lager og kundedata og sikrer nøjagtige økonomiske optegnelser. Hvis din foretrukne regnskabssoftware ikke integreres med Shopify, kan du overveje en af de mange Shopify-alternativer på markedet.

Open Payout

Open Payout importerer alle dine Etsy-transaktioner til dit regnskabsprogram, så det bliver nemt at holde styr på alle dine salg. 

Taxjar og Avalara

Disse integrationer hjælper dig med at automatisere beregning, rapportering og indberetning af salgsmoms, så du overholder skattereglerne i forskellige jurisdiktioner.

Gør dit brands økonomiske sundhed til en prioritet

Regnskab for e-handel er en vigtig del af din virksomhed, da det er den eneste måde at få et indblik i din virksomheds økonomiske sundhed på. 

De bedste regnskabssystemer integreres problemfrit med din lagerstyring og dine ordrestyringssystemer og integreres også med andre tredjepartsapps. 

Med den bedste opsætning til din virksomhed kan du få et realtidsoverblik over, hvad der sker med din økonomi, så du kan træffe de bedste beslutninger for din virksomhed.

Hvis du vil have flere vigtige indsigter i e-handelsvirksomheder, kan du tilmelde dig The Retail Exec-nyhedsbrevet i dag.