Implementering av affärssystem för e-handel: Komplett guide 2026

Det är här ett ERP-system för e-handel kommer in i bilden. 

I den här guiden går vi igenom exakt vad ett ERP-system för e-handel är och vilka strategier du kan använda för att implementera ett ERP-system för att förbättra dina affärsprocesser, minska antalet fel i orderutförandet och utveckla ditt företag.

Vad betyder ERP?

ERP står för resursplanering för företag. ERP integrerar alla dina affärsprocesser och resurser på en och samma plats, så att de kan hanteras centralt. 

Oracle, en av världens största leverantörer av ERP-programvara, säger:

Resursplanering för företag (ERP) avser en typ av SAAS-programvara som organisationer använder för att hantera dagliga affärsaktiviteter som bokföring, inköp, projektledning, riskhantering och efterlevnad samt hantering av leveranskedjan. 

En komplett ERP-svit omfattar även styrning av företagets resultat, det vill säga programvara som hjälper till att planera, budgetera, prognostisera och rapportera en organisations ekonomiska resultat.

Källa: Oracle

SAAS-programvara för ERP är alltså ett verktyg som hjälper till att integrera alla verktyg och resurser du har i företaget. ERP-system används inte bara inom e-handel. Byggbranschen är den största användaren av ERP-programvara globalt. ERP-system för e-handelsföretag behöver dock vissa funktioner, vilket är vad vi diskuterar här.

Vad är ett ERP-system för e-handel?

ERP-programvara för e-handel är utformad för e-handelsbranschen och kopplar samman alla  e-handelsprocesser:

• Programvara för lagerhantering
• System för lagerlokalshantering
• System för kundrelationshantering (CRM)
• System för orderhantering
• System för orderspårning

Ett ERP-system är ett sätt att visa och hantera alla dina affärsprocesser på en och samma plats. Det är också ett sätt att säkerställa att alla dina system är integrerade med varandra, så att de hålls uppdaterade. 

Här är ett exempel på en ganska typisk e-handelsresa: 

1. Kunden besöker din e-handelswebbplats, webbutik eller marknadsplatsannons och lägger en beställning.
2. När en beställning behandlas minskar lagernivån i lagerlokalen.
3. Lagersystemet måste uppdateras.
4. Lagersaldona i din webbutik måste uppdateras.
5. Ett spårningsnummer måste utfärdas och fraktetiketter måste skrivas ut.
6. Lagerpersonalen måste informeras om att plocka och packa beställningen.
7. Ekonomisystemet måste uppdateras för att redovisa vinsten.
8. Kundens profil måste uppdateras så att marknadsföringsteamet kan kontakta kunden senare.
9. Lagerchefen behöver veta hur många beställningar företaget gör för att kunna planera hur många medarbetare som behöver vara i lagerlokalen vid viktiga tidpunkter under året.

Ett ERP hjälper alla dessa system att kommunicera med varandra för att säkerställa att ditt företag har en korrekt global överblick över vad som händer med alla företagets resurser.

När jag började med e-handel var ett ERP helt onödigt, eftersom jag hade hela mitt lager hos Amazon FBA och behandlade alla Shopify-beställningar manuellt. Men när verksamheten växte och mina behov förändrades blev det allt viktigare att se till att mina system var effektiviserade och korrekt integrerade.

Vilka är fördelarna och nackdelarna med ett ERP för e-handel?

​​Ett ERP har potential att förbättra nästan alla processer i ditt företag genom att samla dem centralt i ett enda system.

Det är dock inte så enkelt som att implementera ett ERP och sedan få alla företagets problem magiskt lösta. ERP-system har både fördelar och nackdelar.

Fördelar

Spara tid och förbättra produktiviteten

Genom att ha alla dina system på samma ställe kan du spara tid för dig själv och dina anställda, eftersom ni inte behöver logga in i olika system. Du kan se alla dina rapporter och datamängder och få ett helikopterperspektiv över verksamheten via instrumentpanelen. 

En annan fördel med att ha alla processer och data du behöver på samma ställe är att du kan behöva färre medarbetare för att hantera varje process. Du kan effektivisera processerna och minska manuella uppgifter genom att automatisera många arbetsuppgifter. 

Minskade kostnader

De två största kostnaderna för ett e-handelsföretag är vanligtvis lager och drift. Ett ERP gör det möjligt att hålla lagernivåerna på rätt nivå, så att du varken har för stort lager eller slut i lager, vilket kan kosta dig pengar. 

Eftersom ERP-systemet är anslutet till dina andra system kan dina medarbetare och kunder se korrekta lagernivåer, vilket minskar antalet återbetalningar. Du kan också prognostisera var lagret bör förvaras, vilket kan minska frakt- och lagerkostnaderna. 

Get Free Access

Sign up and stay in the loop with fresh content, podcasts, how-to guides, tool reviews, and product exclusives.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ökad försäljning

Eftersom ditt lagerhanteringssystem kommer att vara sammankopplat med ditt frontendsystem och ditt CRM kan du visa korrekta lagernivåer för kunderna och rikta in dig på dem med produkter som de är intresserade av. Genom att ge kunderna en utmärkt kundupplevelse ökar sannolikheten att de rekommenderar dig, och ditt rykte kommer att växa. 

Minskade mänskliga fel

Människor tenderar att göra misstag, och med manuella processer är risken stor att även de mest effektiva företagen gör fel. Du kan minska dessa mänskliga fel genom att integrera automatiseringar och API:er i ditt ERP för att skapa en mer korrekt och lönsam verksamhet.

Integrerad frakt

Om ditt ERP kan integreras med en fraktpartner som UPS eller FedEx kan dina kunder välja det fraktalternativ som passar dem bäst. De bästa ERP-systemen skapar också automatiskt fraktetiketter för produkterna, vilket minskar risken för mänskliga fel och snabbar upp processen.

Nackdelar

Pris

ERP-system kan vara dyra och kosta mellan 2–5 % av omsättningen! Se till att det ERP-system du undersöker ryms inom din budget. Vissa ERP-system för växande företag har prisnivåer som blir högre ju mer företaget växer. Denna skalbarhet kan vara ett bra alternativ för nystartade företag med begränsade budgetar.

Implementeringstid

ERP-system är komplexa programvaror och påverkar alla delar av verksamheten. Om ditt företag är stort och har många olika processer kan implementeringen ta 6–12 månader. Det är lång tid för de flesta företag, så du måste se till att det passar in i din övergripande strategi för e-handelslösningen.

Utbildningstid

Även om de flesta ERP-system är enkla att använda kommer det att finnas ett kunskapsgap som personalen måste överbrygga. De bästa ERP-systemen inkluderar utbildning som en del av paketet, vilket är en stor fördel om du har ett större team. 

Vilka är de viktigaste funktionerna i ett ERP för e-handel?

Enligt en rapport från Hubspot kommer en bra ERP-lösning att automatisera många av de kundinriktade funktionerna i ditt företag, till exempel lagernivåer och skapande av fraktetiketter, för att göra dem effektivare och mer korrekta. Den ger också företagaren rapporter och insikter som hjälper till att göra verksamheten effektivare och spara pengar. 

De bästa ERP-systemen integreras också med dina HR-, redovisnings- och leveranskedjefunktioner för att hjälpa dig att hantera de interna funktionerna i verksamheten. 

Vi ska titta på några av de viktigaste funktionerna när man väljer en ERP-plattform.

ERP-integrationer

ERP-systemets huvudsakliga funktion är att integrera alla system du använder för att hantera din e-handelsverksamhet online. När du startar ditt företag är alla dessa processer enkla att hantera var för sig med hjälp av kalkylblad samt manuella processer och arbetsflöden. Men så snart verksamheten börjar växa blir dessa enskilda processer mycket svåra att hantera. 

För företag på koncernnivå, som redan har nått en nivå där de har flera system för orderhantering, blir ERP-systemets integrationsfunktioner ännu viktigare. 

Större företag har ofta flera avdelningar med olika funktioner och KPI:er, och ett ERP-system kan ge dig en överblick på ledningsnivå över allt som händer i företaget. 

Anta till exempel att ditt ERP-system är integrerat med ditt lagerhanteringssystem för företag, dina ekonomilösningar och dina lagersystem. Då kan du få användbara rapporter om lönsamheten för det tillgängliga lagret, vilket kan ge dig insikter i lagerprognoser.

Vilka integrationer bör ett ERP-system ha?

Som vi diskuterar i nästa avsnitt kan ett ERP-system antingen användas direkt ur förpackningen eller integreras med hjälp av API:erna för dina befintliga tredjepartsappar.

De flesta ERP-system behöver använda en kombination av både inbyggd funktionalitet och tredjeparts-API:er. Detta beror på att många e-handelsföretag använder andra försäljningsplattformar, till exempel Amazon eller Etsy, som du uppenbarligen inte kan återskapa i ditt ERP-system. 

Men anta att du huvudsakligen kommer att använda ERP-systemet för att ansluta till tredjepartsappar. Då är det viktigt att du åtminstone har integrationer, eller möjlighet att skapa integrationer, för följande områden: 

• E-handelsplattformar: Om du säljer på Amazon, Etsy eller till och med i din egen Shopify-butik behöver du ansluta den till ditt ERP-system.
• Lagerhantering: En överblick över lagret är viktig för prognoser.
• Lagerhantering: Detta är ofta kopplat till ditt lagerhanteringssystem.
• Fraktföretag: Det är idealiskt om du kan skapa fraktsedlar automatiskt. UPS, FedEx och Royal Mail (i Storbritannien) har alla bra integrationer med ERP-system.
• Tredjepartslogistik (3PL): Om ditt ERP-system kan ansluta till programvaran hos ditt 3PL-lager kan du hantera lager- och inventarieverksamheten centralt från ERP-systemet.
• Bokföring och ekonomi: De flesta ERP-system ansluter åtminstone till Xero, Quickbooks och andra lösningar för bokföringsprogram.
• Kassasystem (POS) och betalningar: Betaltjänstleverantörer som Stripe, Square och PayPal erbjuder orderhantering och betalningsintegrationer för de flesta ERP-system.
• Orderhantering: Om ditt ERP-system är anslutet till ditt orderhanteringssystem kan ditt kundserviceteam övervaka kundinformation centralt.
• CRM: Precis som kundserviceteamet vill marknadsavdelningen kunna fortsätta segmentera målgruppen för sina marknadsföringsinsatser.

Inbyggda funktioner jämfört med integrationer

Vissa ERP-system integreras med annan programvara som du redan använder.

För ett mindre företag som har byggt upp sin programvarustack organiskt från enkel programvara (till exempel bokföringsprogram) är det klokt att välja ett ERP-system som integreras med din befintliga programvara. 

För företag på koncernnivå som behöver ha allt sömlöst samlat på ett ställe är det mer logiskt att välja ett ERP-system som har funktioner som bokföring, CRM, lagerhantering med mera, allt på samma ställe. 

Vissa verktyg, till exempel Veeqo, passar växande småföretag. Även om programvara som denna fokuserar på frakt har den många funktioner för växande företag som inte är redo att investera i ett komplett ERP-system som Sage, Oracle eller SAP. 

Verktyg som dessa kommer att ha många integrationer med marknadsplatser som Amazon och Etsy samt e-handelsprogramvara som Shopify, vilket gör dem perfekta för växande företag.

Rapportering och analys

De bästa ERP-verktygen ger företagsägare och e-handelsansvariga möjlighet att skapa detaljerade rapporter. Dessa realtidsrapporter hjälper dig att övervaka och hantera din e-handelsförsäljning, och dessutom kan de hjälpa dig att identifiera problem, fatta beslut och förbättra affärsprocesser. 

När du bestämmer vilket ERP-system du vill använda bör du se till att granska funktionerna för rapportering och dataanalys, eftersom olika e-handelsföretag har olika behov. Varje ERP-system har en något annorlunda instrumentpanel för analys, så du bör välja det som fungerar bäst för dig.

En av de bästa sakerna med rapportering i ERP-programvara är att den vanligtvis använder realtidsdata, vilket gör det möjligt för chefer att fatta snabba beslut.

Produktinformationshantering (PIM)

Att centralt hantera produktkataloginformationen är en stor fördel med ett ERP-system. I moderna företag inom omnikanal-e-handel sker försäljning ofta i butiker, i din webbutik, på marknadsplatser och via andra försäljningskanaler. 

För en e-handelsansvarig är det avgörande att enkelt kunna kontrollera priser och produktinformation centralt samt uppdatera priserna eller produktinformationen på olika platser.

Centralt hanterad produktinformationshantering är också kopplad till rapporteringen. Om du har produkter på olika platser behöver du kunna rapportera om lagrets resultat. Detta är viktigt eftersom du måste förstå om dina ändringar fungerar när du behöver ändra priser eller skicka mer lager till en viss plats.

Bokföring och ekonomi

De flesta ERP-system har inbyggda funktioner för bokföring och ekonomi, vilket gör att du kan följa företagets ekonomiska hälsa.

Ekonomiteamet kan använda programvaran som sitt huvudsakliga verktyg, eftersom den innehåller funktioner som kundfordringar, leverantörsskulder, huvudbok, företagsfakturor, integrationer med banksaldon samt alla prognos- och budgetverktyg som ekonomiteamet behöver.

Det innebär att du inte behöver använda verktyg från tredje part som Xero eller Quickbooks, vilka är mycket bra verktyg för mindre företag men kan bli otillräckliga när företaget växer.

En av fördelarna med ERP-verktyg är att försäljningen kan stämmas av omedelbart, vilket innebär att företaget visar sina ekonomiska data i realtid. Detta sparar mycket tid eftersom den månatliga avstämningsprocessen kan undvikas.

Kundrelationshantering (CRM)

CRM är ett av de viktigaste marknadsföringsverktygen. Det registrerar alla sätt som kunden har interagerat med ditt varumärke på och ger marknadsföringsteamet viktig information som de kan använda för att rikta om marknadsföringen till kunden.

De bästa ERP-systemen har CRM inbyggt i programvaran. Det innebär att marknadsförings- och kundserviceteamet kan se all information de behöver om en kund på ett och samma ställe. Informationen kan även segmenteras så att olika team kan se olika uppgifter. 

Exempelvis kan kundserviceteamet behöva se kundens tidigare beställningar, produkter som kunden har returnerat, kontaktuppgifter och leveransinformation. Marknadsföringsteamet kan däremot se om kunden gillar vissa produktstilar, snart fyller år eller inte har handlat på ett tag. 

Allt eftersom fler företag blir omnikanala kommer ett bra ERP-system också att kunna visa en kunds köp via olika kanaler.

Genom att visa denna information på en central plats blir det enkelt att segmentera kunder och ge dem en personlig shoppingupplevelse. 

Lagerhantering

Lagerhantering är ett av de viktigaste systemen i ett e-handelsföretag, men endast 18 % av företagen använder lagerhanteringsprogramvara! 

Allt eftersom företaget växer blir det svårare och mer komplicerat att spåra lagerrörelser. Om du och ditt team behöver använda flera system för att hantera lagret kommer många misstag att begås. Lagret är förmodligen den största investeringen för de flesta e-handelsföretag, så det är viktigt att inte göra misstag.

När du har ett ERP-system som inkluderar lagerhantering kan alla dina teammedlemmar få åtkomst. Det innebär att alla team kan använda informationen för att utveckla företaget. 

Om du till exempel har varor som säljer långsamt kan marknadsföringsteamet se denna information och skapa en kampanj för den produkten. Om en produkt är slut i lager på en plats kan driftsteamet skicka mer lager till den platsen. Du kan se att centraliserad lagerhantering i ERP-systemet är ett mycket kraftfullt verktyg för att utveckla företaget. 

Frakt- och lagerhantering

Ditt lager hanteras inte bara centralt utan även av lagerteamet. När en order har lagts måste lagerteamet plocka och packa försändelsen och skicka den till kunden. 

Ett ERP-system kan också kopplas samman med lagerteamet så att en order går direkt till teamet och till och med automatiskt skapa en fraktsedel. Många ERP-system integreras med tredjeparts-logistikföretag, så att fraktsedlar genereras och betalas automatiskt och försändelsen bokas för upphämtning. Detta kan spara mycket tid och eliminera potentiella leveransmisstag.

Många ERP-system är molnbaserade och webbläsarbaserade, så att de kan användas från enheter som telefoner eller surfplattor. Det innebär att lagerteamet kan använda moln-ERP-systemet med sina befintliga enheter. 

Personalresurser (HR)

ERP-system med HR-system kan hjälpa till att hantera löner, semester, tidsregistrering och många andra HR-funktioner. Det kan också vara användbart för HR-teamet att ha tillgång till andra rapporter i företaget. Om HR-teamet till exempel kan få åtkomst till försäljningsrapporter kan teamet hjälpa till med resursplanering under intensiva perioder som fjärde kvartalet eller Black Friday.

Leveranskedja och tillverkning

Om ditt e-handelsföretag också tillverkar produkterna kan ett ERP-system spåra ditt lager och dina råvaror.

Detta är viktigt för att hålla ordning och veta var materialen finns, men det är också viktigt för prognoser och analyser. Om du kan se när dina intensiva perioder infaller kan du använda ERP-systemet för att planera inköp av råvaror och spåra deras platser på en och samma plats. 

Om du skickar produkter från Kina, Indien eller andra länder långt från dina kunder kan du spåra fraktförsändelser i ERP-systemet för att se var alla dina produkter och råvaror befinner sig. Detta hjälper dig att hålla varor i lager i så stor utsträckning som möjligt, vilket är utmärkt om du hanterar dina lager med lagerhantering enligt just-in-time-principen (JIT).

Behörigheter

Ibland vill du begränsa vissa teammedlemmars åtkomst till delar av företaget. Som vd behöver du till exempel ha åtkomst till alla avdelningar.

Det är dock inte meningsfullt att ge lagerteamet åtkomst till HR-uppgifter eller låta en frilansare inom e-postmarknadsföring se var råvarorna finns. Se till att det ERP-system du väljer låter dig ange behörigheter som passar ditt företag.

Automatiseringar

Den sista funktionen vi tittar på är en av de viktigaste, eftersom automatiseringar sparar tid och förhindrar misstag i företaget. 

Automatiseringar kan skapas i både dina ERP-system för kundgränssnitt och administration, så att processer genomförs utan mänsklig inblandning. Ett bra exempel från administrationen är att fraktsedlar skapas automatiskt så snart en order har behandlats. Ett annat exempel är att lagernivåerna som visas för kunder, lagernivåerna och nivåerna i lagerhanteringssystemet automatiskt uppdateras för den SKU:n så snart en order har lagts.

Automatiseringar kan också konfigureras för att generera rapporter, till exempel månatliga ekonomiska rapporter eller rapporter om lagernivåer. Dessa rapporter kan ge dig mycket goda insikter i företaget och förbättra kundupplevelsen.

Är ERP-programvara för e-handel nästa steg för ditt företag?

E-handelsföretag har många rörliga delar, och ett ERP-system hjälper till att koppla samman alla dina affärssystem så att de kan styras centralt. 

Den bästa ERP-programvaran för e-handel ger dig en global överblick i realtid över vad som händer i ditt företag. Nackdelen är att installation av ERP-programvara kan vara dyr och tidskrävande. 

Men om ditt företag är redo kan ERP-programvara för e-handel påverka verksamheten kraftigt och förändra hur ni arbetar.

Prenumerera på nyhetsbrevet från The Retail Exec idag för att hålla dig uppdaterad om e-handelslogistik, bästa praxis och rekommendationer av programvara.

Relaterade artiklar:

• 10 bästa ERP-programvarorna för e-handel
• 10 bästa systemen för lagerhantering
• 10 bästa orderhanteringsprogramvarorna för e-handelsföretag
• 10 bästa PIM-programvarorna för produktinformationshantering
• 10 bästa plattformarna för omnikanalshandel inom e-handel
• 10 bästa programvarorna för förebyggande av e-handelsbedrägerier
• 10 bästa CRM-programvarorna för e-handelsmarknadsföring