Så granskar du lagret: 9 rutiner + fördelar & verktyg

Det finns dock olika revisionsprocesser och rutiner som olika företag föredrar. 

Genom den här guiden får du lära dig mer om vikten av lagerrevisioner och hur du granskar lagret i din e-handelsverksamhet.

Nu sätter vi igång.

Vad är en lagerrevision?

En lagerrevision är en analytisk procedur som jämför ett företags lager med dess ekonomiska uppgifter för att säkerställa riktigheten. 

Denna process verifierar att det faktiska antalet varor stämmer överens med det registrerade antalet varor, vilket säkerställer att ditt lagerhanteringssystem fungerar och att inga produkter har gått förlorade under perioden.

Ofta innebär en lagerrevision helt enkelt att man räknar alla återstående produkter under en viss period och jämför siffrorna med uppgifterna i ditt lagerhanteringssystem för att se om det finns några avvikelser.

Varför lagerrevisioner är viktiga för e-handelsvarumärken

Att genomföra regelbundna lagerrevisioner – även om frekvensen beror på vilken typ av verksamhet och vilket lager du har – är en viktig process för alla detaljhandelsföretag. 

Vissa företag behöver bara genomföra dessa revisioner en gång per år, medan andra (vanligtvis företag som säljer lättfördärvliga varor) kan genomföra dem varje månad.

En lagerrevision är så viktig eftersom den kan hjälpa ditt företag att:

• Upptäcka avvikelser: Amerikanska återförsäljare rapporterade en genomsnittlig lagerminskning på 1,6 % (112,1 miljarder dollar i förluster) under 2022 – genom lagerrevisioner. Ta reda på om ditt faktiska antal skiljer sig från det antal som borde finnas enligt din lageruppföljning. Beroende på hur stor avvikelsen är kan du inleda en utredning för att ta reda på varför den uppstår.
• Undvika över- eller underlager: Revisioner kan hjälpa dig att upptäcka om du har vissa lagervaror som ligger kvar på hyllorna för länge eller vilka som börjar ta slut, så att du kan justera dina lagerbeställningar.
• Upptäcka produktförlust: Produktförlust kan uppstå på grund av stöld, skador eller förskämning. Regelbundna revisioner kan hjälpa dig att identifiera potentiella förlustproblem så att du kan hantera och minimera dem.
• Identifiera problem med lagereffektiviteten: Lagerbrist kan bero på ineffektiva lagerprocesser. Din revision kan avslöja dessa problem så att de kan lösas.
• Följa bestämmelser: Börsnoterade företag måste genomföra lagerrevisioner av en tredje part för att följa bestämmelserna – enligt AICPA:s revisionsstandarder och tillsynsnämnden för redovisning i börsnoterade företag (PCAOB) – om deras varor betraktas som ”väsentliga”. Allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) anger att en post anses vara väsentlig om ”dess utelämnande eller fel skulle kunna påverka de ekonomiska beslut som fattas av dem som förlitar sig på de finansiella rapporterna.”

9 vanliga lagerrevisionsrutiner

Det finns flera vanliga revisionsrutiner som kan hjälpa detaljhandelsföretag att få korrekta lagerantal.

Vissa av dessa kan användas tillsammans, medan andra beror på hur ditt företag arbetar.

Fysisk inventering

En fysisk inventering genomförs genom att räkna varje enhet individuellt för att mäta lagernivåerna. 

Även om detta traditionellt görs manuellt kan en streckkodsläsare också användas för att underlätta processen. 

Detta görs vanligtvis endast en gång, i slutet av räkenskapsåret eller bokföringsperioden. Det beror på att en manuell inventering är ett omfattande arbete, även med hjälp av lagerhanteringsverktyg.

Cykelinventering

Cykelinventering är en mer frekvent process. 

Denna procedur är en systematisk räkning av olika lagerområden, där man roterar mellan olika avdelningar eller produkttyper. 

Medan en fysisk inventering av hela lagret vanligtvis endast genomförs ungefär en gång om året, kan cykelinventering hjälpa till att upptäcka avvikelser under tiden.

Analys av lagerstopp

En analys av lagerstopp är processen att stoppa all verksamhet i lagret för att säkerställa att inget lager kommer in eller lämnar lagret under inventeringen. 

Detta bidrar till att öka lagerprecisionen genom att säkerställa att inga artiklar räknas under fel redovisningsperiod.

Om du genomför en analys av lagerstopp bör du informera dina kunder i förväg så att de vet att de kan förvänta sig förseningar i leveranserna.

ABC-analys

ABC-lageranalys innebär att du delar in ditt lager i tre grupper (dvs. grupp A, B och C) baserat på värde. 

Grupp A består till exempel av artiklar med högt värde, grupp B består av artiklar med medelhögt värde och grupp C består av artiklar med lågt värde. 

Du kan använda SKU-nummer och streckkoder för att hjälpa till att prioritera dina produkter.

Om du väljer denna process kan du även vilja lagra dina artiklar i dessa olika kategorier för att underlätta lagerrevisionen. 

ABC-analysprocessen hjälper dig att fördela dina resurser mer effektivt under en revision (tänk på det: du kommer att vilja prioritera dina artiklar med högre värde under den interna revisionen).

Dessutom kan ABC-lageranalys användas som en form av cykelinventering. 

Du skulle genomföra cykelinventeringar oftare för din A-grupp än för B- och C-grupperna, eftersom du vill hålla bättre uppsikt över ditt lager med högre värde.

Get Free Access

Sign up and stay in the loop with fresh content, podcasts, how-to guides, tool reviews, and product exclusives.

Get Free Access

Have an account? Log In

Analys av fraktkostnader

En analys av fraktkostnader granskar fraktkostnaderna för att transportera lager från en plats till en annan, vilket kan vara en viktig siffra att ta hänsyn till i din ekonomiska rapportering. 

En analys av detta kan ge dig en uppfattning om alla kostnader relaterade till frakt och transport, vilket kan ge möjligheter att förhandla fram bättre fraktpriser, hitta ineffektiviteter i försörjningskedjan och förbättra leveranstiderna.

Dina nuvarande fraktpriser kan till exempel vara en passiv kostnad som du inte alltid uppmärksammar. 

Om du genomför en analys av fraktkostnaderna varje år kan du få en tydlig bild av vad du betalar och sedan undersöka om du kan hitta lägre priser någon annanstans.

Om så är fallet kan du kanske använda dessa lägre priser för att förhandla fram bättre kostnader hos ditt nuvarande företag.

Kostnadsanalys av färdigvaror

Kostnadsanalys av färdigvaror fungerar bäst om du tillverkar dina egna produkter. 

Den tar hänsyn till direkta material- och arbetskostnader samt indirekta tillverkningskostnader.

Med denna analys fastställer ditt team när en produkt är klar att säljas, så att revisorerna kan inkludera den i sin process för lagervärdering.

Analys av indirekta kostnader

Analys av indirekta kostnader innebär att man granskar de indirekta kostnader som är förknippade med produktionen av dina varor. 

Det kan omfatta sådant som hyra, kostnader för el och andra tjänster, försäkringskostnader, administrativa avgifter och annat som du kanske normalt inte tar hänsyn till, för att säkerställa att du inte underskattar den totala lagerkostnaden.

Avstämning av lagerinventering

Avstämning är processen att jämföra din fysiska lagerinventering med dina bokföringsuppgifter.

Om några avvikelser upptäcks måste du arbeta med att stämma av dem och ta reda på varför de uppstått.

Denna process kommer att se ut ungefär så här:

• Genomför din fysiska lagerinventering för att få en korrekt räkning av ditt befintliga lager.
• Jämför din räkning med dina lageruppgifter för att se om de stämmer överens.
• Identifiera eventuella avvikelser och undersök varför de kan ha uppstått.
• Kontrollera fraktloggar, försäljningsuppgifter, fakturor och andra dokument för att se om du kan hitta svar.
• Stäm av lageruppgifterna så att de överensstämmer med din faktiska räkning. Om du hittade orsaken till avvikelsen ska du skapa ett ”avstämningsdokument för lagret” som förklarar varför. Annars justerar du helt enkelt siffrorna så att de överensstämmer med den faktiska räkningen, så att du har korrekta siffror framöver.

Matcha fakturor mot fraktloggen

Med denna process dubbelkontrollerar du dina fakturor eller inköpsorder mot din fraktlogg för att säkerställa att det inte finns några avvikelser mellan dokumenten. 

Detta är en automatiserad process som de flesta bokföringsprogram kan hjälpa till med.

Här kan du säkerställa att dina kunder får rätt varor och att inga dubbla beställningar har skickats iväg.

Processen för lagerrevision

Nu när du känner till några av de rutiner du kommer att använda när du reviderar ditt lager går vi igenom revisionsprocessen i tre steg.

Steg 1: Förberedelser inför lagerrevisionen

För att minimera fel och maximera effektiviteten bör du börja med en tydlig förberedelsefas. Den kan omfatta uppgifter som:

• Välja rätt tidpunkt: Eftersom en inventering av lagerartiklarna innebär att verksamheten stannar upp vill du välja rätt tidpunkt för att planera revisionen, så att störningarna minimeras. Du vill till exempel inte pausa verksamheten för en lagerrevision under julperioden. Om det däremot finns en lugn period under året kan det vara det perfekta tillfället.
• Organisera: Organisera ditt lager, minimera antalet pallar och placera allt på rätt plats för att säkerställa att revisionen går så smidigt som möjligt.
• Förbereda dokumentation: Samla alla dina uppgifter och gör en snabb genomgång för att säkerställa att du har all dokumentation som behövs för att revidera och stämma av ditt lager. Det kan omfatta lageruppgifter, fakturor, fraktloggar och andra dokument som används för att stämma av lagret.
• Fastställa mål och syften: Sätt upp mål för revisionen, till exempel att validera din lagerhanteringsprocess, identifiera orsaker till lagerkrympning, förbättra prognosförmågan eller öka kostnadseffektiviteten.
• Utbilda ditt team: Se till att ditt team vet hur man genomför en inventering för att minimera fel under hela processen.
• Utnyttja tekniken: Använd relevanta funktioner i ditt lagerhanteringssystem eller lagerhanteringssystem för att effektivisera hela processen.

Steg 2: Genomföra lagerrevisionen

Nu är det dags att börja revisionen. Följ dessa uppgifter för att genomföra steget:

• Välj rätt rutin(er): Vi har redan gått igenom de olika rutiner som krävs för att genomföra en lagerrevision. Välj den eller de rutiner som passar bäst för ditt lager.
• Genomför din räkning: Börja räkna enligt den eller de rutiner du har valt. Räkna varje enskild artikel och registrera antalet på dina lagerblanketter.
• Stäm av räkningen: Jämför siffrorna med dem i ditt lagerhanteringssystem. Undersök eventuella avvikelser du hittar.

Steg 3: Analysera resultaten

Slutligen måste du analysera resultaten när själva revisionen eller räkningen är klar. Följ dessa uppgifter för att göra det:

• Identifiera mönster i dina avvikelser: Gå igenom dina avstämningsdokument för att se om du kan upptäcka några mönster i avvikelserna, till exempel specifika produkter eller områden i lagret som tenderar att vara mest felaktiga. Försök sedan att fastställa orsaken, såsom ineffektiva processer, problem med leverantörer eller till och med interna stölder.
• Utvärdera hur effektiv den valda metoden är: Valde du rätt process (eller kombination av processer) för att granska ditt lager? Hur korrekt var din räkning? Bör du prova något annat framöver?
• Ta fram en handlingsplan för det fortsatta arbetet: När du har slutfört eventuella utredningar av avvikelser bör du ta fram en plan för att minimera dem i framtiden. Det kan innebära att byta leverantörer, hitta annan programvara, låta vissa teammedlemmar sluta eller till och med flytta till en annan lagerlokal.

7 bästa metoderna för lagergranskning

Vill du förbättra din lagergranskningsprocess? Dessa sju bästa metoder kan hjälpa dig.

1. Använd den bästa lagerhanteringsprogramvaran

Ett sätt att omedelbart förbättra din lagerhantering är att använda rätt programvara. 

Dessa onlineverktyg kan vara mycket fördelaktiga för dina processer, eftersom de hjälper till att minimera fel och ger dig ännu bättre lagerkontroll.

Den rätta lagerhanteringsprogramvaran för att förbättra dina granskningar bör ha funktioner för automatiserade beställningspunkter (automatisk beställning av nya lagerartiklar när lagernivån når en viss gräns för att hjälpa till att undvika slutsålda varor) och varningar om lagernivåer (aviseringar när lagret når en viss nivå).

Dessa funktioner är användbara för att hålla koll på lagernivåerna och veta när du beställer mer. 

Du kan också använda dessa funktioner som varningar för när du bör genomföra en mindre granskning, så att du kan säkerställa att lagernivåerna verkligen är så låga som programvaran anger – och att de bör vara det.

Här är våra favoritlösningar för lagerhantering som förenklar allt arbete med att upprätthålla korrekta lagernivåer:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Bäst för automatisering av hantering i flera kanaler
2. 2. MRPeasy — Bäst för tillverkare
3. 3. SkuVault — Bäst för sina detaljerade rekommendationer om återbeställning
4. 4. KORONA POS — Bäst för lagerhantering på flera platser
5. 5. Helcim — Bäst för lagerhantering + POS för små företag i en och samma lösning
6. 6. Veeqo — Bäst med inbyggt skydd för Amazon-konton
7. 7. Acumatica — Bäst för modernt användargränssnitt
8. 8. Zoho Inventory — Bäst för små företag
9. 9. Sortly — Bäst för enkel användning
10. 10. Cin7 Omni — Bäst för avancerad orderhantering i flera kanaler

2. Automatisera och följ lagret i realtid

Verktyg som automatisk spårning och lageruppdateringar i realtid kan bidra till att minska fel och avvikelser på lång sikt. 

När du kan hålla koll på lagernivåerna under hela året skapas mindre utrymme för överraskningar när det är dags för granskning.

Dessutom får du tillgång till smart teknik som streckkodsläsare och RFID, som hjälper till att effektivisera processerna både före och under granskningen.

Streckkodsläsare gör räkningsprocessen snabbare – och hjälper dig att inte tappa räkningen. 

RFID-taggar kan hjälpa företag att hålla koll på hur lagret förflyttas, och säkerställa att varorna tar sig genom leveranskedjan. Det här är ett utmärkt sätt att öka lagereffektiviteten samtidigt som du förbättrar dina granskningsprocesser.

3. Integrera med e-handelsplattformar och verktyg

Om du driver en webbutik kommer dina lagerregister att se annorlunda ut än i en fysisk butik med inbyggt lagerutrymme. 

Det innebär att du behöver programvara som kan fungera tillsammans för att hålla ordentlig koll på allt.

Hitta ett lagerhanteringsverktyg som integreras smidigt med din e-handelsplattform, så att du enklare kan följa lagret när det kommer in i och lämnar ditt distributionscenter. 

Se dessutom över alla tillgängliga integrationer för att ta reda på vilka andra verktyg du kan använda för att förbättra dina processer.

Några av dessa verktyg kan vara:

• Lagerhanteringsprogramvara
• Programvara för kundrelationshantering (CRM)
• Programvara för affärsresursplanering (ERP)
• System för produktinformationshantering (PIM)
• Programvara för tredjepartslogistik (3PL)
• Leveransprogramvara

4. Minimera mänskliga fel

Revision kan vara svårt. Det är tidskrävande och bygger i hög grad på att minimera mänskliga fel. 

Det innebär att du måste utbilda dina anställda ordentligt—och kontinuerligt hålla dem uppdaterade om programvaran och processerna—för att säkerställa att de vet exakt vad som förväntas av dem när revisionssäsongen börjar.

Ett annat sätt att minimera mänskliga fel är att anlita expertrevisorer som hanterar processen åt dig.

Offentliga företag måste göra detta för att följa revisionsstandarder.

5. Genomför regelbundna och externa revisioner

Se till att du alltid är förberedd inför revisionen genom att skapa ett konsekvent schema. 

Det kan till exempel innebära att genomföra cykelinventeringar varje månad och fullständiga fysiska lagerinventeringar vid räkenskapsårets slut. 

Det är också en god idé att regelbundet anlita externa revisorer så att de kan genomföra opartiska utvärderingar och säkerställa att alla dina lagerregister är helt korrekta. 

Dessa genomförs vanligtvis en gång om året.

6. Utbilda och standardisera procedurer

Som vi nämnde är det viktigt att hålla dina anställda uppdaterade om procedurerna. 

Men ännu viktigare—särskilt när medarbetare börjar och slutar på företaget—är att standardisera dina procedurer och dokumentera hela processen ordentligt.

På så sätt kan du inkludera dina revisionsprocesser i den övergripande introduktionen och regelbundna utbildningen av dina anställda. 

Testa olika inventeringsprocedurer för att hitta den som fungerar bäst för ditt företag och ditt team, och standardisera sedan processen genom att lägga till den i företagets utbildningsmaterial.

7. Ta tillvara på tekniken

Teknik är din vän—särskilt i en så manuell och omständlig process som lagerinventering. 

Använd de verktyg du har tillgång till. 

Vi har förstås redan nämnt fördelarna med lagerhanteringsprogramvara, men det finns AI-verktyg och mobilappar för sådant som prediktiv analys och hantering på språng som kan erbjuda ytterligare stöd. 

De flesta lagerhanteringssystem (WMS) bör till exempel kunna köras i en mobilapp för att effektivisera processen.

Avslutande tankar

Slutsatsen är att alla företag inom detaljhandel och e-handel behöver genomföra lagerrevisioner minst en gång om året för att säkerställa att deras uppgifter om lageromsättningen är helt korrekta. 

Den här guiden hjälper dig att säkerställa att din lagerinventering överensstämmer så nära som möjligt med dina finansiella rapporter.

E-handelns värld rör sig snabbt—och det gör du också. Prenumerera på vårt nyhetsbrev med de senaste insikterna för e-handelsansvariga från ledande experter inom e-handel.

Vanliga frågor om lagerrevision

Har du fortfarande frågor? Vi tänkte att det kanske skulle hända. Här är några extra frågor och svar som kanske stillar din nyfikenhet (håll tummarna).

Är lagerrevision svårt?

Lagerrevision kan vara svårt eftersom det finns ett antal utmaningar som ditt team kan ställas inför. För det första är det en tidskrävande process. 

Dessutom är det svårt att skala upp, vilket gör processen ännu svårare när företaget växer. Med rätt processer på plats kan du dock göra den så hanterbar som möjligt.

Hur ofta bör lagerrevisioner genomföras?

Lagerrevisioner bör genomföras i slutet av varje räkenskapsår—även om vissa företag kan behöva genomföra revisioner oftare.

Vilken är risken med lagerrevision?

Precis som med alla processer finns det alltid risk för fel. När människor räknar dina lagerartiklar manuellt kommer det alltid att finnas en felmarginal på grund av felaktiga räkningar.

Vad är en cykelinventering?

En cykelinventering innebär att ett företag räknar mindre grupper av lagerartiklar vid olika tillfällen under året, i stället för (eller kanske utöver) en omfattande fullständig lagerinventering en gång per år.