Mais de 90% das empresas observaram melhorias significativas nos seus processos empresariais ao implementarem um ERP para comércio eletrónico. No entanto, apenas 35% das grandes empresas de comércio eletrónico na Europa têm um ERP implementado.
À medida que as empresas de comércio eletrónico crescem, tornam-se normalmente mais complexas, com stock armazenado em vários armazéns, vendas realizadas através de vários canais e expedições enviadas por vários fabricantes.
Se não estiver a atualizar os seus processos empresariais para acompanhar o ritmo de crescimento da sua empresa, poderá rapidamente começar a deparar-se com erros. Isto poderá ter um impacto terrível na reputação da sua marca de comércio eletrónico, anulando todo o trabalho árduo que investiu para fazer crescer a sua empresa.
É aqui que entra um ERP para comércio eletrónico.
Neste guia, explicaremos exatamente o que é um ERP para comércio eletrónico e as estratégias que pode utilizar para implementar um ERP, melhorar os seus processos empresariais, reduzir os erros no processamento das encomendas e fazer crescer a sua empresa.
O que significa ERP?
ERP significa Planeamento de Recursos Empresariais. O ERP integra todos os seus processos e recursos empresariais num único local, para que possam ser geridos centralmente.
A Oracle, um dos maiores fornecedores de software ERP do mundo, afirma:
O planeamento de recursos empresariais (ERP) refere-se a um tipo de software SAAS que as organizações utilizam para gerir as atividades empresariais do dia a dia, como contabilidade, aprovisionamento, gestão de projetos, gestão de riscos e conformidade, e operações de gestão da cadeia de abastecimento.
Uma solução ERP completa inclui também a gestão do desempenho empresarial, um software que ajuda a planear, orçamentar, prever e comunicar os resultados financeiros de uma organização.
Fonte: Oracle
Assim, o software ERP SAAS é uma ferramenta que ajuda a integrar todas as ferramentas e recursos que tem na sua empresa. Os ERPs não são utilizados apenas em empresas de comércio eletrónico. O setor da construção é o maior utilizador de software ERP a nível mundial. No entanto, os ERPs para empresas de comércio eletrónico precisam de determinadas funcionalidades, que é o que discutimos aqui.
O que é um ERP para comércio eletrónico?
O software ERP para comércio eletrónico foi concebido para o setor do comércio eletrónico, de modo a ligar todos os processos de comércio eletrónico:
- Software de gestão de inventário
- Sistemas de gestão de armazéns
- Sistemas de gestão da relação com os clientes (CRM)
- Sistemas de gestão de encomendas
- Sistemas de acompanhamento de encomendas
Um ERP é uma forma de visualizar e gerir todos os seus processos empresariais num único local. É também uma forma de garantir que todos os seus sistemas estão integrados entre si, para que se mantenham atualizados.
Eis um exemplo de uma jornada de comércio eletrónico bastante típica:
- O cliente consulta o seu site de comércio eletrónico, a loja online ou o anúncio num marketplace e efetua uma encomenda.
- Quando uma encomenda é processada, o nível de inventário no armazém diminui.
- O sistema do armazém precisa de ser atualizado.
- Os níveis de stock da sua loja online precisam de ser atualizados.
- É necessário emitir um número de acompanhamento e imprimir as etiquetas de envio.
- Os funcionários do armazém têm de ser informados para recolher e embalar a encomenda.
- O sistema de gestão financeira precisa de ser atualizado para contabilizar o lucro.
- O perfil do cliente precisa de ser atualizado para que a equipa de marketing possa contactá-lo mais tarde.
- O responsável pelo armazém precisa de saber quantas encomendas a empresa recebe, para poder planear quantos funcionários serão necessários no armazém durante os períodos mais importantes do ano.
Um ERP ajuda todos estes sistemas a comunicar entre si para garantir que a sua empresa tem uma visão global precisa do que está a acontecer com todos os recursos da empresa.
Quando comecei no comércio eletrónico, um ERP era completamente desnecessário, pois mantinha todo o meu inventário no Amazon FBA e processava manualmente quaisquer encomendas da Shopify. Mas, à medida que o negócio cresceu e as minhas necessidades mudaram, tornou-se mais importante garantir que os meus sistemas estavam simplificados e devidamente integrados.
Quais são as vantagens e desvantagens de um ERP para comércio eletrónico?
Um ERP tem potencial para melhorar quase todos os processos da sua empresa, reunindo-os centralmente num único sistema.
No entanto, não é tão simples como implementar um ERP e ver todos os problemas da sua empresa serem magicamente resolvidos. Os ERPs têm vantagens e desvantagens.
Vantagens
Poupar tempo e melhorar a produtividade
Ao ter todos os seus sistemas num único local, pode poupar tempo para si e para os seus colaboradores, uma vez que não precisa de iniciar sessão em sistemas diferentes. Pode consultar todos os seus relatórios e conjuntos de dados e ter uma visão global da empresa através do painel de controlo.
Outra vantagem de ter todos os processos e dados de que precisa num único local é poder precisar de menos colaboradores para gerir cada processo. Pode simplificar os processos e reduzir as tarefas manuais através da automatização de muitas tarefas.
Redução de custos
Os dois maiores custos de uma empresa de comércio eletrónico são normalmente o inventário e as operações. Um ERP permite-lhe manter os níveis de stock na quantidade certa, para que não tenha excesso de stock nem fique sem stock, situações que podem custar-lhe dinheiro.
Como o ERP está ligado aos seus outros sistemas, os seus colaboradores e clientes podem consultar níveis de stock precisos, o que reduzirá os reembolsos. Também poderá prever onde o inventário deve ser armazenado, o que poderá reduzir os custos de envio e de armazém.
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Aumento das vendas
Como o seu sistema de gestão de inventário estará ligado ao seu sistema de interface e ao seu CRM, pode apresentar níveis de stock precisos aos clientes e direcioná-los para artigos do seu interesse. Ao proporcionar aos clientes uma excelente experiência, terá maior probabilidade de ser recomendado e a sua reputação crescerá.
Redução do erro humano
As pessoas tendem a cometer erros e, com processos manuais, existe uma grande probabilidade de até as empresas mais eficientes cometerem erros. Pode reduzir estes erros humanos incorporando automatizações e APIs no seu ERP para ter uma empresa mais precisa e rentável.
Envio integrado
Se o seu ERP puder integrar-se com um parceiro de envio, como a UPS ou a FedEx, os seus clientes poderão escolher a opção de envio que melhor lhes convém. Os melhores ERPs também criarão automaticamente etiquetas de envio para os produtos, reduzindo o erro humano e acelerando o processo.
Desvantagens
Preço
Os ERPs podem ser dispendiosos, custando entre 2-5% do volume de negócios! Certifique-se de que o ERP que está a analisar se enquadra no seu orçamento. Alguns ERPs para empresas em crescimento têm escalões de preço que aumentam à medida que a empresa cresce. Esta escalabilidade pode ser uma boa opção para empresas em fase inicial com orçamentos limitados.
Tempo de implementação
Os ERPs são programas de software complexos e têm impacto em todas as áreas da sua empresa. Se a sua empresa for grande e tiver muitos processos diferentes, a implementação pode demorar 6-12 meses. Este é um período longo para a maioria das empresas, pelo que deve garantir que se enquadra na sua estratégia global de soluções de comércio eletrónico.
Tempo de formação
Embora a maioria dos sistemas ERP seja fácil de utilizar, existirá uma lacuna de conhecimentos que os seus colaboradores terão de ultrapassar. Os melhores sistemas ERP incluem formação como parte do pacote, o que constitui uma grande vantagem se tiver uma equipa maior.
Quais são as principais funcionalidades de um ERP para comércio eletrónico?
De acordo com um relatório da Hubspot, uma boa solução ERP automatizará muitas das funções da sua empresa voltadas para os clientes, como os níveis de stock e a criação de etiquetas de envio, tornando-as mais eficientes e precisas. Também fornecerá ao proprietário da empresa relatórios e informações úteis para ajudar a tornar a empresa mais eficiente e a poupar dinheiro.
Os melhores sistemas ERP também se integrarão com as funções de recursos humanos, contabilidade e cadeia de abastecimento para o ajudar a gerir as funções internas da sua empresa.
Vejamos algumas das funcionalidades mais importantes a considerar ao escolher uma plataforma ERP.
Integrações de ERP
A principal função de um ERP é integrar todos os sistemas que utiliza para gerir o seu negócio de comércio eletrónico online. Quando inicia o seu negócio, todos estes processos são fáceis de gerir individualmente através de folhas de cálculo e de processos e fluxos de trabalho manuais. No entanto, assim que o seu negócio começa a crescer, torna-se muito difícil gerir estes processos individuais.
Para empresas de nível empresarial, que já se encontram numa fase em que dispõem de vários sistemas de processamento, as funções de integração de um ERP tornam-se ainda mais importantes.
As empresas maiores têm frequentemente vários departamentos com funções e KPIs diferentes, e um ERP pode proporcionar-lhe uma visão ao nível da gestão de tudo o que está a acontecer na empresa.
Por exemplo, suponha que o seu ERP está integrado com o seu software de gestão de inventário empresarial, soluções financeiras e sistemas de gestão de armazém. Nesse caso, poderá obter relatórios úteis sobre a rentabilidade do stock disponível, o que lhe pode fornecer informações para a previsão de inventário.
Que integrações deve ter um ERP?
Conforme abordado na secção seguinte, um ERP pode ser utilizado imediatamente ou pode ser integrado através das APIs das suas aplicações atuais de terceiros.
A maioria dos ERPs terá de utilizar uma combinação de funcionalidades integradas e APIs de terceiros. Isto deve-se ao facto de muitas empresas de comércio eletrónico utilizarem outras plataformas de vendas, como a Amazon ou a Etsy, que obviamente não podem ser replicadas no seu ERP.
No entanto, suponha que irá utilizar o ERP principalmente para se ligar a aplicações de terceiros. Nesse caso, é importante que tenha, pelo menos, integrações, ou a possibilidade de criar integrações, para as seguintes áreas:
- Plataformas de comércio eletrónico: Se efetua vendas na Amazon, Etsy ou até na sua própria loja Shopify, terá de a ligar ao seu ERP.
- Gestão de inventário: Uma visão do inventário é importante para a previsão.
- Gestão de armazém: Esta está frequentemente ligada ao seu sistema de gestão de inventário.
- Transportadoras: É ideal poder criar automaticamente etiquetas de envio. A UPS, a FedEx e a Royal Mail (no Reino Unido) têm todas boas integrações com ERPs.
- Logística de terceiros (3PL): Se o seu ERP puder estabelecer ligação ao software do seu armazém 3PL, poderá gerir centralmente as operações de armazém e de inventário a partir do ERP.
- Contabilidade e finanças: A maioria dos ERPs irá, pelo menos, estabelecer ligação ao Xero, ao Quickbooks e a outras soluções de software de contabilidade.
- Ponto de venda (POS) e pagamentos: Os fornecedores de pagamentos, como a Stripe, a Square e o PayPal, oferecem integrações de processamento de encomendas e pagamentos para a maioria dos ERPs.
- Gestão de encomendas: Se o seu ERP estiver ligado ao seu sistema de gestão de encomendas, a sua equipa de apoio ao cliente poderá monitorizar centralmente as informações dos clientes.
- CRM: Tal como a equipa de apoio ao cliente, o seu departamento de marketing quererá continuar a poder segmentar o público para os seus esforços de marketing.
Funcionalidades integradas vs. integrações
Alguns sistemas ERP integram-se com outro software que já utiliza.
Para uma pequena empresa que desenvolveu organicamente a sua estrutura de software a partir de software simples (como software de contabilidade), faz sentido escolher um ERP que se integre com o software existente.
Para empresas de nível empresarial que precisam de ter tudo integrado num só lugar, faz mais sentido escolher um ERP que tenha funcionalidades como contabilidade, CRM, gestão de inventário, etc., tudo num só lugar.
Algumas ferramentas, como a Veeqo, são adequadas para pequenas empresas em crescimento. Embora um software deste tipo se concentre nos envios, dispõe de muitas funcionalidades para empresas em crescimento que ainda não estão preparadas para investir num ERP completo como o Sage, o Oracle ou o SAP.
Ferramentas como esta terão muitas integrações com marketplaces como a Amazon e a Etsy, e com software de comércio eletrónico como o Shopify, tornando-as perfeitas para empresas em crescimento.
Relatórios e análise
As melhores ferramentas de ERP dão aos proprietários de empresas e aos gestores de comércio eletrónico a possibilidade de criar relatórios detalhados. Estes relatórios em tempo real ajudam-no a monitorizar e gerir as suas vendas de comércio eletrónico, além de permitirem identificar problemas, tomar decisões e melhorar os processos empresariais.
Ao decidir qual ERP pretende utilizar, deve certificar-se de que analisa as funções de elaboração de relatórios e análise de dados, uma vez que as diferentes empresas de comércio eletrónico têm necessidades distintas. Cada ERP tem um painel ligeiramente diferente para a análise, pelo que deve escolher aquele que funciona melhor para si.
Uma das melhores vantagens dos relatórios com software de ERP é o facto de normalmente utilizarem dados em tempo real, permitindo aos gestores tomar decisões rápidas.
Gestão da informação dos produtos (PIM)
Gerir centralmente as informações do catálogo de produtos é uma enorme vantagem de um ERP. Nas modernas empresas de comércio eletrónico omnicanal, as vendas são frequentemente realizadas em lojas, na sua loja online, em marketplaces e através de outros canais de vendas.
Para um gestor de comércio eletrónico, é crucial controlar facilmente os preços e as informações dos produtos de forma centralizada e atualizar os preços ou as informações dos produtos em diferentes locais.
A gestão centralizada da informação dos produtos também está ligada aos relatórios. Se tiver produtos em diferentes locais, precisa de ter a possibilidade de elaborar relatórios sobre o desempenho desse stock. Isto é importante porque, se precisar de alterar preços ou enviar mais stock para um determinado local, tem de compreender se as suas alterações estão a funcionar.
Contabilidade e finanças
A maioria dos sistemas ERP possui funcionalidades integradas de contabilidade e finanças, permitindo-lhe acompanhar a saúde financeira da sua empresa.
A equipa financeira pode utilizar o software como a sua principal ferramenta, uma vez que este inclui funcionalidades como contas a receber, contas a pagar, razão geral, faturas empresariais, integrações de saldos bancários e todas as ferramentas de previsão e orçamentação de que a equipa financeira necessita.
Isto significa que não precisa de utilizar ferramentas de terceiros como o Xero ou o Quickbooks, que são ferramentas muito úteis para empresas mais pequenas, mas podem ficar desatualizadas à medida que a sua empresa cresce.
Uma das vantagens das ferramentas de ERP é o facto de as vendas poderem ser reconciliadas imediatamente, o que significa que a sua empresa apresenta os seus dados financeiros em tempo real. Isto poupa muito tempo, evitando o processo de reconciliação mensal.
Gestão da relação com os clientes (CRM)
O CRM é uma das mais importantes ferramentas de marketing. Regista todas as formas como o cliente interagiu com a sua marca e fornece à equipa de marketing dados importantes que pode utilizar para voltar a direcionar a comunicação para o cliente.
Os melhores sistemas ERP terão o CRM integrado no software. Isto significa que a equipa de marketing e de apoio ao cliente pode consultar todas as informações de que necessita sobre um cliente num único local. Os dados podem até ser segmentados para que diferentes equipas possam consultar informações diferentes.
Por exemplo, a equipa de apoio ao cliente poderá precisar de consultar as encomendas anteriores de um cliente, os produtos que este devolveu, os dados de contacto e as informações de envio. Já a equipa de marketing pode ver se o cliente gosta de determinados estilos de produtos, se está a aproximar-se o seu aniversário ou se não faz uma compra há algum tempo.
Embora cada vez mais empresas estejam a tornar-se omnicanal, um bom ERP também deverá conseguir mostrar as compras de um cliente através de diferentes canais.
Consultar estas informações num único local central facilita a tarefa de segmentar os clientes e proporcionar-lhes uma experiência de compra personalizada.
Gestão de inventário
A gestão de inventário é um dos sistemas mais importantes numa empresa de comércio eletrónico, mas apenas 18% das empresas utilizam software de gestão de inventário!
À medida que a sua empresa cresce, o acompanhamento dos movimentos do inventário torna-se mais difícil e complicado. Se tiver vários sistemas aos quais você e a sua equipa precisam de aceder para gerir o inventário, serão cometidos muitos erros. O inventário é provavelmente o maior investimento da maioria das empresas de comércio eletrónico, pelo que é importante não cometer erros.
Quando dispõe de um ERP que inclui a gestão de inventário como parte da ferramenta, todos os membros da sua equipa podem ter acesso. Isto significa que todas as equipas podem utilizar as informações para fazer crescer a empresa.
Por exemplo, se tiver algumas existências com pouca rotação, a equipa de marketing pode consultar essa informação e criar uma promoção para esse artigo. Se um produto estiver esgotado num local, a sua equipa de operações pode enviar mais existências para esse local. É possível perceber que ter uma gestão de inventário centralizada no ERP é uma ferramenta realmente poderosa para fazer crescer a sua empresa.
Gestão de expedição e armazém
O seu inventário não é apenas gerido centralmente, mas também pela sua equipa de armazém. Quando é efetuada uma encomenda, a equipa de armazém precisa de recolher e embalar a encomenda e enviá-la ao cliente.
Um sistema ERP também pode estabelecer ligação à sua equipa de armazém, para que uma encomenda seja enviada diretamente para a equipa e até criar automaticamente uma etiqueta de expedição. Muitos sistemas ERP integram empresas de logística terceiras, para que as etiquetas de expedição sejam geradas e pagas automaticamente e a recolha da encomenda seja agendada. Isto pode poupar uma enorme quantidade de tempo e eliminar potenciais erros de entrega.
Muitos sistemas ERP são baseados na nuvem e funcionam através do navegador, pelo que podem ser operados a partir de dispositivos como telemóveis ou tablets. Isto significa que a equipa de armazém pode utilizar o ERP na nuvem através dos dispositivos que já possui.
Recursos humanos (HR)
Os sistemas ERP com sistemas de RH podem ajudar a gerir salários, férias anuais, controlo de horas e muitas outras funções de RH. Também pode ser útil para a equipa de RH ter acesso a outros relatórios da empresa. Por exemplo, se uma equipa de RH puder aceder a relatórios sobre vendas, poderá ajudar no planeamento de recursos para períodos de maior movimento, como o quarto trimestre ou a Black Friday.
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Cadeia de abastecimento e produção
Se a sua empresa de comércio eletrónico também for a fabricante dos produtos, um ERP poderá acompanhar o seu inventário e as matérias-primas.
Isto é importante para se manter organizado e saber onde se encontram os materiais, mas também é importante para a previsão e a análise. Se conseguir ver quais são os seus períodos de maior movimento, poderá utilizar o ERP para ajudar a planear as compras de matérias-primas e acompanhar a sua localização num único local.
Se expedir produtos da China, da Índia ou de outros países distantes dos seus clientes, poderá acompanhar os envios de mercadorias no ERP para perceber onde se encontram todos os seus produtos e matérias-primas. Isto ajudará a manter as existências disponíveis tanto quanto possível, o que é excelente se estiver a gerir os seus armazéns utilizando a gestão de inventário just-in-time (JIT).
Permissões
Por vezes, pretende impedir determinados membros da equipa de consultar partes da empresa. Por exemplo, enquanto CEO, precisa de ter acesso a todos os departamentos.
Ainda assim, não faz sentido permitir que a equipa de armazém tenha acesso aos registos de RH ou que um freelancer de marketing por correio eletrónico veja a localização das matérias-primas. Certifique-se de que o ERP escolhido permite definir permissões adequadas à sua empresa.
Automações
A última funcionalidade que estamos a analisar é uma das mais importantes, uma vez que as automações lhe pouparão tempo e evitarão erros na sua empresa.
É possível criar automações nos sistemas ERP de interface e de retaguarda para que os processos ocorram sem qualquer intervenção humana. Um bom exemplo na retaguarda é a criação automática de etiquetas de expedição assim que uma encomenda é processada. Outro exemplo é a atualização automática dos níveis de existências apresentados aos clientes, dos níveis do armazém e dos níveis do sistema de gestão de inventário relativos a essa referência assim que é efetuada uma encomenda.
Também é possível configurar automações para gerar relatórios, como relatórios financeiros mensais ou relatórios dos níveis de inventário. Estes relatórios podem fornecer informações muito úteis sobre a sua empresa e melhorar a experiência do cliente.
O software ERP de comércio eletrónico é o próximo passo para a sua empresa?
As empresas de comércio eletrónico têm muitas operações interligadas, e um ERP ajuda a ligar todos os seus sistemas empresariais para que possam ser controlados centralmente.
O melhor software ERP de comércio eletrónico proporcionar-lhe-á uma visão global e em tempo real do que está a acontecer na sua empresa. A desvantagem é que a instalação de um software ERP pode ser dispendiosa e demorada.
No entanto, se a sua empresa estiver preparada, o software ERP de comércio eletrónico pode ter um enorme impacto na sua empresa e transformar a forma como trabalha.
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